Leggero, trasparente, permanente e sostenibile : gestione e conservazione del documento digitale

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1 Workshop 18 maggio 2015 Historical Archives of the European Union Leggero, trasparente, permanente e sostenibile : gestione e conservazione del documento digitale Samir Musa Historical Archives of the European Union Samir.Musa@eui.eu

2 Sommario Introduzione: il sistema di gestione documentaria inserito nell evoluzione tecnologica gli standard internazionali: ISO gli standard europei MoReq2010 case study: e Domec e la Commissione UE 2

3 L impatto della tecnologica dell informazione Crescita della funzione dell informazione Trasformazione dei modelli organizzativi e delle modalità di produzione, trasmissione e utilizzo dei documenti Funzione strategica del sistema documentario nel sistema informativo informatizzato 3

4 L innovazione tecnologica nei sistemi documentari La diffusione di risorse tecnologiche per il trattamento dei documenti: offre strumenti per la condivisione, evitando la duplicazione non necessaria (trasparenza) accresce la coerenza e la qualità del sistema perché richiede progettazione a priori (efficienza, efficacia) 4

5 Il ruolo del sistema documentario Il sistema documentario è parte del sistema informativo di un ente (che comprende diverse componenti e risorse tecnologiche). Assume una funzione strategica se adotta procedure innovative e strumenti tecnologicamente avanzati rispondenti alle esigenze di efficiente ed efficace utilizzo delle informazioni documentarie in un ambiente distribuito 5

6 Sistemi documentari e contraddizioni della rivoluzione digitale Le trasformazioni organizzative e tecnologiche investono ogni soggetto pubblico e privato a partire dalle modalità stesse di comunicare e ricevere informazioni e documenti e impongono una nuova riflessione: sulle finalità della produzione/conservazione documentaria sul metodo e sugli strumenti che garantiscono un automazione efficace 6

7 L evoluzione del sistema Allargamento del concetto di documento: diffusione di nuovi prodotti documentari rilevanti nell attività amministrativa, ma meno soggetti a controlli tipologie documentarie molto differenziate e non omogenee nel trattamento e nella gestione (moltiplicazione delle registrazioni e dei formati) 7

8 Le potenzialità dell innovazione tecnologica Il sistema documentario è oggi frammentato e trascurato e non favorisce né sostiene le trasformazioni organizzative che l IT consente Può diventare un fattore cruciale di sviluppo del sistema amministrativo, se opportunamente aggiornato in quanto strumento flessibile di informazione e comunicazione e di trasformazione organizzativa per l amministrazione e tra amministrazione e cittadini (e government). 8

9 La gestione dei documenti ed efficienza dell azione amministrativa La corretta e razionale gestione dei flussi documentali sostiene e favorisce l efficienza dei flussi e delle decisioni amministrative. Il rapporto è, tuttavia, impegnativo: la semplificazione dei flussi documentali e amministrativi richiede investimenti cospicui di analisi e progettazione (business process re engineering) l automazione delle procedure documentarie (uso calibrato di workflow management system) 9

10 I nodi organizzativi e progettuali Perché l IT produca risultati significativi è necessario che l automazione dei sistemi amministrativi includa interventi di: snellimento e razionalizzazione dei processi di lavoro riorganizzazione (semplificazione e qualificazione) delle attività di documentazione (formazione, acquisizione, tenuta e utilizzo dei documenti). 10

11 Il contesto archivistico di riferimento L unione Europea e i singoli stati che la compongono Scuole e tradizioni diverse (es. scuola tedesca vs scuola italiana) 11

12 Il contesto normativo di riferimento Unione Europea e i singoli stati che la compongono La normativa italiana La normativa Inglese La normativa Francese La normativa Spagnola 12

13 Alcune tappe normative significative In Europa: 1999 Direttiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999 relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche Decisione della Commissione 2002/47/CE, CECA, Euratom recante modificazione del suo regolamento interno: fra le altre cose ha previsto raccomandazioni sulla gestione documentaria Decisione della Commissione 2004/563/CE: provvedimenti sui documenti elettronici e digitalizzati (DOCELEC) 2007/320/CE: Decisione della Commissione, del 22 marzo 2007, che istituisce un gruppo di esperti degli Stati membri sulla digitalizzazione e la conservazione digitale 13

14 Alcune tappe normative significative In Italia: 1993 riforma della pa 1997 leggi Bassanini 1997 DPR n. 513 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n protocollo informatico 2000 TUDA 2003 codice in materia di protezione dei dati personali196/ Codice dei beni culturali 42/ Codice dell amministrazione digitale 82/

15 Alcune tappe normative significative In Gran Bretagna: 2000 Freedom of Information ACT (GB) 2003 Proposed National records and archives Legislation (entro 21 novembre 2003 suggerimenti, ma ad oggi si sta ancora valutando implicazioni e costi; ancora in vigore il Public records Act del 1958 sostanzialmente immodificato) 15

16 Alcune tappe normative significative In Spagna 2002 Ley 34 de servicios de la sociedad de la informacion y de comercio electronico Real decreto 1164/2002 regula la conservacion del patrimonio documental con valor historico, el control de la eliminacion Numerose leggi di autonomia delle regioni di adozione di provvedimenti in materia di archivi ( ) 16

17 Alcune tappe normative significative In Francia: Code du patrimoine che include la legge del 1979 sugli archivi Normativa generale sugli archivi ndex.html Circolari e note ectroniques/index.htm 17

18 Gli strumenti Oltre alla normativa, complessa e articolata, che generalmente non tiene conto dei risultati raggiunti dai gruppi archivistici in merito alla documentazione digitale è necessaria una solida preparazione archivistica e la conoscenza aggiornata dei risultati ottenuti nei gruppi di lavoro all avanguardia in campo nazionale, europeo mondiale 18

19 Motivazioni I benefici di una buona gestione degli archivi correnti sono ben noti: Eliminazione dei costi vivi legati alla gestione degli spazi fisici Superamento della gestione documentaria a compartimenti stagni Automazione dell intero flusso procedimentale, dalla acquisizione alla classificazione, nonché il trattamento, la selezione e lo scarto Sistemi di ERMS (Electronic Records Management System) permettono che: I documenti il cui valore amministrativo si sia esaurito di essere eliminati, I documenti di valore storico e probativo di essere conservati adeguatamente 19

20 Benefici e rischi ERMS efficiente ERMS inefficiente sostiene la buona gestione amministrativa migliora l efficienza e l affidabilità del/nel sistema sorregge la conformità alla missione istituzionale assicura la responsabilizzazione protegge interessi e diritti (individuali e istituzionali) scarse capacità ed efficacia decisionali servizi inefficienti ed incoerenti rischi legati ad inadempienze amministrative (finanziarie e legali) perdita di affidabilità (sia interna sia esterna) 20

21 Linee guida internazionali per la creazione e conservazione di sistemi documentari informatici La complessità organizzativa e tecnologica dei sistemi documentali sviluppati in ambiente digitale rende necessario lo sviluppo di progetti di ricerca che si traducano in standard internazionali e normative o direttive nazionali per sostenere gli investimenti e individuare le criticità del sistema: standard ISO Linee guida europee (Moreq) 21

22 ISO ISO/TR Parte 1 Generale specifica i fondamentali della gestione documentaria e precisa quali obiettivi prefiggersi Parte 2 Linee Guida è una guida implementativa della Parte 1, uno degli approcci metodologici possibili per la conformità a ISO

23 Standard ISO 15489: benefici Lo standard ISO si propone come approccio sistematico alla gestione documentaria corrente, ritenuta componente essenziale per persone ed enti al fine di: 1. «proteggere e conservare documenti come prova stabile (fixed evidence) di atti giuridici come fonte primaria delle attività amministrative 2. e di assicurare l affidabilità del sistema ai presenti ed ai futuri responsabili per la tenuta della memoria documentaria» 23

24 Standard ISO 15489: principi generali Le istituzioni che intendono creare e gestire programmi per lo sviluppo di sistemi di gestione documentaria dovrebbero anzitutto includere I seguenti obiettivi generali: 1. «determinare quali documenti siano stati creati, quali metadati debbano essere inclusi nel documento ed il livello di profondità che essi richiedono, 2. decidere in quale formato tali documenti debbano essere creati e acquisiti, 3. determinare quali metadati dovrebbero essere creati unitamente al documento e nel corso del flusso documentario e come quei metadati saranno collegati permanentemente al documento 24

25 Standard ISO 15489: principi generali 4. configurare i parametri di ricerca, utilizzo e trasmissione dei documenti fra le unità operative e gli utenti, 5. decidere come aggregare (logicamente) i documenti per rispondere ai parametri di cui sopra 6. valutare I rischi connessi al fallimento di una delle attività di cui sopra 7. conservare I documenti e renderli accessibili nel tempo al fine di soddisfare sia le esigenze amministrative sia le necessità storiche 25

26 Standard ISO 15489: principi generali 8. essere conformi a norme, regolamenti, standard e policy 9. assicurare che i documenti siano gestiti in luoghi fisici sicuri e sorvegliati 10. assicurare che siano conservati secondo I tempi stabiliti (retention), e 11. essere in grado di valutare le opportunità di miglioramento nell efficienza, efficacia o qualità di processi, decisioni e azioni che potrebbero risultare in seguito ad una migliore creazione e gestione dei documenti» 26

27 Che cos è il documento ISO : «information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business». Aperto a tutte le tipologie e supporti documentari Inteso come frutto sedimentario di attività amministrative e non Per essere autorevoli (authoritative > documento amministrativo), i documenti (records) debbono possedere caratteristiche di: Autenticità (authenticity) Affidabilità (reliability) Integrità (integrity) Fruibilità (useability) 27

28 Records vs. Documents Differenze fra il documento e documento amministrativo Documento (Document) il contenuto informativo può essere manipolato e gestito Può essere strumentale e di supporto Documento amministrativo (Record) il contenuto informativo può essere manipolato e gestito Ha valore costitutivo e probatorio di un atto o fatto giuridicamente rilevante Solitamente è sotto la responsabilità diretta dell autore e proprietario È modificabile È eliminabile È sotto la responsabilità dell ente o dell azienda È immodificabile È ineliminabile 28

29 Che cos è il documento: autenticità «An authentic record is one that can be proven: to be what it purports to be, to have been created or sent by the person purported to have created or sent it, and to have been created or sent at the time purported». Per assicurare l autenticità dei documenti, gli enti dovrebbero implementare e documentare procedure e policy che controllino la creazione, ricezione, trasmissione, gestione e selezione dei documenti al fine di assicurare che i creatori dei documenti siano autorizzati e identificati e i documenti siano protetti da aggiunte, eliminazioni, alterazioni non autorizzate 29

30 Che cos è il documento: affidabilità «A reliable record is one whose contents can be trusted as a full and accurate representation of the transactions, activities or facts to which they attest and can be depended upon in the course of subsequent transactions or activities». I documenti dovrebbero essere creati nel momento stesso in cui si dà avvio al procedimento amministrativo, o poco dopo, da parte di chi ha una diretta conoscenza dei fatti e degli strumenti usati abitualmente per l espletamento dell iter procedimentale. 30

31 Che cos è il documento: integrità Un documento si definisce integro in quanto completo, e inalterato nel tempo È pertanto necessario che il documento sia protetto da alterazioni non autorizzate. Le politiche di gestione documentaria dovrebbero specificare: quali aggiunte e modifiche possano essere effettuate dopo la creazione del documento quali siano le circostanze che permettono l autorizzazione di tali aggiunte e modifiche successive Ogni modifica, aggiunta o eliminazione autorizzata deve essere esplicitamente indicata e tracciata. 31

32 Che cos è il documento: fruibilità Un documento si definisce fruibile quando è: localizzabile ricercabile visualizzabile, e interpretabile È il contesto relazionale che permette la comprensione delle attività amministrative che hanno portato alla creazione del documento. Si rende, pertanto, necessario che il documento sia protetto da alterazioni non autorizzate. Diventa, altresí, di fondamentale importanza la conservazione dei collegamenti fra i documenti (vincolo archivistico). 32

33 La gestione dei documenti correnti (Records Management) ISO «the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposal of records, including processes for capturing and maintaining evidence of an information about business activities and transactions in the form of records». 33

34 La gestione dei documenti correnti (Records Management) Un sistema di gestione dei documenti correnti dovrebbe essere caratterizzato da: Affidabilità: il sistema dovrebbe essere in grado di rispondere ai cambiamenti istituzionali e di missione dell ente e questo dovrebbe avere un impatto sui caratteri intrinseci dei documenti stessi; analogamente le migrazioni (export) da un sistema all altro dovrebbero avvenire in modo tale che questi non intacchino I caratteri intrinseci dei documenti Integrità: misure di controllo ad hoc debbono prevenire azioni non autorizzate, quali accessi, distruzioni, alterazioni e rimozioni; inoltre, ogni malfunzionamento, aggiornamento e manutenzione ordinaria del sistema non deve intaccare l integrità dei documenti 34

35 La gestione dei documenti correnti (Records Management) Conformità: I documenti dovrebbero essere conformi ai requisiti di contesto amministrativo, normativo e piú in generale della comunità di appartenenza Esaustività: i documenti dovrebbero documentare tutti gli aspetti delle attività istituzionali di un ente Sistematicità: I documenti dovrebbero essere creati, gestiti e mantenuti sistematicamente, attraverso la modellazione di operazioni di workflow. 35

36 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 36

37 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase A: indagine preliminare La finalità è di ottenere una comprensione piú specifica del contesto amministrativo, legale e istituzionale, in cui l ente opera Inoltre, questa prima fase serve a fornire un quadro generale dei punti di forza e di debolezza dell organizzazione per quanto riguarda la gestione dei loro documenti. I risultati di questa fase saranno essenziali per la definizione dello scopo del progetto di ERMS la redazione di uno studio di fattibilità e di un documento di valutazione dei rischi la compilazione di un piano di classificazione e di conservazione l analisi dei principali flussi di processi e delle tipologie documentarie che ne scaturiscono la definizione dei requisiti e delle conformità cui l ente intende sottoporsi la base di valutazione di tutti i sistemi informativi preesistenti 37

38 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 38

39 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase B: Analisi delle attività istituzionali Scopo primario di questa fase è lo sviluppo di un modello concettuale delle modalità operative attuali dell ente (as it is). Serve a: descrivere in che misura i documenti si relazionino agli aspetti sia organizzativi sia processuali di un ente supportare le decisioni relative alla creazione, acquisizione, controllo, conservazione, selezione e accesso dei documenti Questo è particolarmente importante in ambito digitale, ove solamente un adeguata progettazione e modellazione a priori fornisce il necessario approccio sistematico 39

40 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase B: Analisi delle attività istituzionali Il prodotto di questa fase dovrebbe includere: descrizione statica dei processi e micro processi descrizione gerarchica di tali processi raggruppati in funzioni, attività e micro attività infine, un mappa di tutte le funzioni dell ente relazionata alle tipologie documentarie prodotte L analisi sarà la base per: redazione di thesauri di controllo per l individuazione delle specifiche tipologie documentarie individuazione di un autorità o gruppo di lavoro per la definizione dei tempi di conservazione dei documenti identificazione di set di metadati ad hoc assegnazione formale delle responsabilità per la tenuta dei documenti 40

41 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 41

42 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase C: Identificazione dei requisiti Lo scopo di questa fase è l identificazione dei requisiti necessari per la creazione, acquisizione e tenuta dei documenti L analisi assicurerà che gli enti: possano rispondere in maniera affidabile ad ogni eccezione di natura legale e amministrativa siano responsabilizzati nei confronti di gruppi di interesse, interni ed esterni, e di conseguenza attenti ai loro bisogni ed aspettative Si può affiancare a questa analisi una valutazione di esposizione ai rischi connessi alla inadempienza nella buona tenuta documentaria. 42

43 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 43

44 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase D: Valutazione dei sistemi preesistenti Scopo di questa fase è di fotografare i sistemi informativi preesistenti e in quale misura essi impattano con la produzione documentaria La valutazione aiuterà a far emergere le incongruenze fra i requisiti individuati nella fase precedente e le effettive capacità dei sistemi attuali. Inoltre l analisi servirà come base per lo sviluppo del nuovo sistema e di rimodellazione dei sistemi precedenti 44

45 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 45

46 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase E: Identificazione delle strategie Scopo di questa fase è determinare le piú appropriate policy, procedure, standard, strumenti e strategie che un ente dovrebbe adottare al fine di assicurare che I requisiti di tenuta dei documenti siano soddisfatti. La scelta delle strategie piú idonee deve tener conto di: la natura dell ente, dei suoi obiettivi e della sua storia istituzionale il tipo di attività istituzionali che l ente promuove il contesto tecnologico di supporto la cultura aziendale eventuali ostacoli e limitazioni 46

47 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase E: Identificazione delle strategie La selezione terrà altresí conto dei risultati ottenibili da ciascuna strategia e dei potenziali rischi connessi ad un eventuale fallimento. Il prodotto di questa analisi comprenderà: una lista delle strategie che soddisfino I requisiti dell ente una mappatura delle strategie e dei requisiti una raccomandazione per una strategia di modellazione da indirizzare alla dirigenza 47

48 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 48

49 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase F: Modellazione del sistema documetario Questa fase traduce la strategia individuata nella Fase E in un progetto di sistema documentario che soddisfi i requisiti individuati nella Fase C. Il sistema qui è intenso in senso lato e comprende non solo gli strumenti tecnologici ma anche gli attori ed i processi coinvolti. Pertanto, questa fase includerà: la rimodellazione dei sistemi attuali, dei processi e delle procedure l adattamento e l integrazione delle presenti soluzioni tecnologiche 49

50 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase F: Modellazione del sistema documetario Nella pratica, risulta difficile non sovrapporre le due fasi di individuazione delle strategie e di modellazione implementativa. È utile, ad ogni modo, analizzare separatamente le strategie al fine di assicurare che i requisiti di creazione e gestione dei documenti siano fattibili, coerenti e idoneamente integrati nel modello di sistema. La fase coinvolge direttamente non solo gli esperti del settore (archivisti e records manager) ma anche gli utenti del futuro sistema, i quali sono chiamati a produrre le specifiche dei requisiti. 50

51 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase F: Modellazione del sistema documetario I prodotti di questa fase includono: progetto di modellazione, piano delle attività, responsabilità coinvolte e tempistiche di realizzazione piano di dettaglio delle consegne piano di adozione dei nuovi requisiti, sottoscritto sia dagli utenti finali sia dal gruppo di lavoro diagrammi di flusso che rappresentino l architettura di sistema e le sue componenti modelli di rappresentazione statica dei processi, dei flussi dati e delle entità dati specifiche per la messa in piedi e l acquisizione delle componenti tecnologiche SW e HW piani di integrazione del modello coi sistemi e i processi esistenti piano di formazione e dei test iniziali piano di implementazione del sistema 51

52 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 52

53 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase G: Implementazione del sistema documetario Lo scopo di questa fase è la identificazione e l applicazione delle strategie di realizzazione del modello descritto nella Fase F. L integrazione del nuovo sistema dovrebbe avvenire con una minimale interruzione delle attività se ben progettata a priori. La documentazione che scaturisce da questa fase include: un progetto di dettaglio delle strategie adottate policy, standard e procedure documentate materiali di formazione documentazione delle procedure di conversione e di esportazione documentazione richiesta per la messa in qualità del sistema rapporti sulle prestazioni del sistema rapporti indirizzati alla dirigenza 53

54 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS 54

55 Progettazione, modellazione e implementazione di un ERMS Fase H: Revisione post implementativa Gli obiettivi di questa fase sono: la misurazione dell efficacia del sistema documentario, la valutazione dello sviluppo del sistema, in modo da sopperire ad eventuali mancanze, il monitoraggio del sistema stesso Gli strumenti da utilizzare in questa fase includono: interviste alla dirigenza, allo staff e agli attori coinvolti sondaggi riesame della documentazione prodotta nelle fasi precedenti e confronto con le operazioni svolte 55

56 Iniziative nazionali DOMEA (Germania). The DOMEA (Document Management and Electronic Archiving in IT-supported business processes) concept costituisce riferimento piú importante in Germania per quanto riguarda l implementazione di sistemi di ERMS. Consiste in tre sezioni principali: Riorganizzazione procedurale, Lista di requisiti e Moduli di espasione. Alla data attuale, sono state approvate licenze di conformità a DOMEA in Germania, Austria e Svizzera.. ELAK (Austria). ELAK (Federal Electronic File Management) si inserisce nei programmi di semplificazione amministrativa e di armonizzazione delle procedure federali di gestione dei documenti. Rispetto a DOMEA concept, ELAK descrive requisiti e funzioni dell ERMS ad un livello tecnico piú dettagliato. Gever (Svizzera). Gever è una raccolta di cinque standard che coprono la gestione dei documenti elettronici (ma anche cartacei). I cinque standard sono : Business Administration, Metodologie e funzioni con ricadute legali, il Modello organizzativo federale, la Lista dei servizi applicatiivi e I Metadati. AgID/DigitPA/CNIPA/AIPA (Italia). AgID (Agenzia per l Italia Digtitale) ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell Agenda digitale italiana in coerenza con l Agenda digitale europea. Fra le altre cose, emana indirizzi, regole tecniche, linee guida e metodologie progettuali in materia di tecnologie informatiche, in modo da assicurare anche la piena interoperabilità e cooperazione applicativa tra i sistemi informatici della pubblica amministrazione e tra questi e i sistemi dell'unione europea; 56

57 Iniziative nazionali ReMANO (Paesi Bassi). ReMANO (Records Management Applications for the Netherlands Government) è un catalogo di specifiche SW destinato a ERMS per la PA olandese, basato su MoReq. È stato pubblicato nel 2004 da Nederlands Instituut voor Archiefonderwijs en onderzoek. NOARK (Norvegia). NOARK-5 (Norsk arkivstandard) è una specifica di requisiti funzionali per ERMS, nonché un sistema di gestione di casi, utilizzato da tutte l amministrazione pubblica norvegese. PRO/TNA (Regno Unito). PRO/TNA (The Public Record Office, The National Archives) ha fornito uno strumento di benchmarking per supportare la gestione dei documenti elettronici. Lo strumento è stato in parte superato con l introduzione delle specifiche MoReq

58 MoReq specification L assenza di uno standard di specifiche tecniche e implementative valido in ambito europeo ostacola, anzitutto, l interoperabilità e lo scambio di informazioni fra i vari progetti di amministrazione digitale nazionali (egovernment) DLM Forum stabilito nel 1994 dalla Commissione Europea, nasce in seguito alle conclusioni della sessione del Consiglio Europeo del 17 giugno dello stesso anno, concernente l attivazione di politiche di cooperazione europea in campo archivistico originariamente l acronimo indicava Données Lisibles par Machine ; nella conferenza del 2002 (Barcellona) una risoluzione ha previsto il cambiamento in Document Lifecycle Management Finalità principali sono la promozione, l implementazione e l interoperabilità di soluzioni nell ambito della gestione degli archivi elettronici promosse dagli Stati Membri 58

59 MoReq specification Il risultato piú importante raggiunto da DLM Forum è la creazione di standard per la gestione documentaria, collettivamente noti sotto il nome di MoReq, contrazione per Model Requirements for the management of electronic records Il primo MoReq è stato inizialmente concepito alla fine degli anni Novanta, in risposta a US DoD , pubblicato dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti, con la medesima funzione di descrivere funzionalità e requisiti di un buon ERMS La prima raccolta di specifiche, nota informalmente come MoReq1 è stata pubblicata nel

60 MoReq specification MoReq1 non è mai stato accompagnato da un programma di test di conformità, nonostante le numerose traduzioni nazionali; questo ha spinto DLM Forum ad un aggiornamento globale dello standard. MoReq2010 è stato sviluppato da consulenti esterni, supportati da gruppi di revisori volontari (fra cui fornitori di SW di ERMS e rappresentanti degli Archivi nazionali) e da un Comitato di redazione (Editorial Board),. Nel marzo 2010, DLM Forum ha sottoscritto un contratto per lo sviluppo della nuova versione di MoReq, che è stato pubblicato nella metà del 2011 con il nome di MoReq

61 Il progetto MoReq2010 In generale: MoReq problemi Linee guida generali, non un vero e proprio standard Nessuno sviluppo di conformità a MoReq Nessun avanzamento dal 2001 Evoluzione tecnologica Numerose traduzioni non controllate che si riferiscono in particolare ai sistemi ERM 61

62 MoReq2010: specifiche Si tratta di una raccolta di requisiti funzionali e non funzionali, obbligatori e opzionali. MoReq presenta caratteristiche di modularità: gli elementi possono essere aggiunti e adattati al contesto MoReq non specifica quale ERMS né tantomeno quale SW si debba utilizzare ma le funzionalità che tali sistemi dovrebbero possedere. 62

63 Chi può essere interessato a MoReq Chiunque abbia la necessità di implementare un nuovo sistema di ERMS (ad esempio è utile per chi debba preparare un bando di gara) Chi possiede già un sistema ERMS come strumento di verifica e audit Le ditte produttrici di SW come guida allo sviluppo dei prodotti i fornitori di servizi di gestione documentaria per determinare la natura dei servizi offerti utenti di servizi esternalizzati di gestione documentaria per specificare i servizi richiesti 63

64 MoReq2010: sommario Part One Core Function Classification service Record service Model Metadata service Disposal scheduling service Disposal holding service Searching and reporting service Export service Non functional requirements (performance, scalability. manageability, portability, security, privacy, usability, accessibility, availability, reliability, recoverability, maintainability, support, warranty, compliance) Information model 64

65 MoReq2010 specification 65

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67 MoReq2010 specification Part Two Plug in Modules Graphical User Interface (GUI) Application Programming Interface (API) Hierarchical classification Electronic components 67

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70 MoReq2010: considerazioni generali MoReq2010 ridimensiona fortemente tre capisaldi condivisi dalle specifiche precedenti: 1. l idea di fascicolo (file) nel senso tradizionale del termine che era stato traslato in ambito digitale traducendo il medesimo comportamento degli archivi cartacei; MoReq2010 rimpiazza il concetto di fascicolo con quello di aggregazione (aggregation) 2. l idea di unico piano di classificazione monolitico strettamente interrelato al piano di conservazione (con le relative regole di conservazione da applicare). Moreq2010, invece, permette la costituzione di piú piani di classificazione, i quali possono essere legati a diverse regole di conservazione 3. l idea di poter applicare un solo modello di ERMS a tutte le organizzazioni potenziali; MoReq2010, per questa ragione, è stato scritto in modo tale che il core module contenesse solo i requisiti comuni a tutte o alla maggior parte delle organizzazioni. 70