CONSERVARE E RIORDINARE

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1 Gestione dell Archivio Storico Parrocchiale: CONSERVARE E RIORDINARE Corso per Archivisti Parrocchiali 14 Maggio 2010

2 L attenzione della Diocesi di Bergamo agli Archivi parrocchiali Nasce da lontano 1564 I Sinodo vescovo F. Cornaro, cap. 26 De libris per parochos tenendis (contraenti matrimonio, battesimi, inconfessi) L ultimo intervento è il Censimento promosso nel 1997 Quadro descrittivo completo e organico dei 426 archivi territoriali (delle 389 parrocchie esistenti + 64 parrocchie accorpate nel 1986)

3 RIFLETTIAMO SUI RISULTATI OTTENUTI 1. Cospicua consistenza e ricchezza degli archivi: - 39 archivi conservano i libri canonici (battesimi, matrimoni, morti) anteriori alla fine del concilio di Trento che ne dispone l introduzione nel I più antichi si trovano ad Albano S. Alessandro (1518), Carenno (1525), Nasolino (1534), Rosciano (1538), Osio sopra (1539), Gandino (1541). Si ha l impressione che nelle parrocchie bergamasche il fenomeno sia stato particolarmente diffuso tant è che entro la fine del 500, altre 82 parrocchie ne risultano provviste.

4 - Numerosissime le parrocchie dotate di chronicon, la cui compilazione di norma risale al XIX secolo, anche se non mancano cronache risalenti al XV secolo in cinque località (Alzano maggiore, Novazza, Somendenna, Trescore, Gandino). In altre 11 parrocchie si trovano cronache risalenti al XVI secolo, in 17 al XVII e infine 13 al XVIII secolo. - Interessante la fitta documentazione di confraternite e associazioni laicali (in numero di 150 circa) dalle più antiche (come i disciplini con documenti dal 1343 a Gandino, dal 1531 a Clusone e dal 1639 a Cividate al Piano) alle moderne Azione Cattolica, UNITALSI, passando attraverso le congregazione del S.S. Sacramento, del Santo Rosario ecc.

5 - Una segnalazione a parte meritano le scuole della Dottrina Cristiana, documentate in almeno 199 parrocchie, con carte datate dal XVII secolo in trenta casi (le più antiche a Paladina, Nembro e Treviolo dal 1609). - Significativa è apparsa la presenza di carte antecedenti all anno dell acquisita autonomia parrocchiale. Si tratta sia di documenti stralciati dall archivio della parrocchia da cui è avvenuto il distacco, sia prodotti dalla comunità esistente da tempo (in qualche caso da secoli) attorno quella chiesa. Così a Cicola (Carobbio degli Angeli) parrocchiale dal 1956, troviamo carteggio dal 1909.

6 2. Lacune di materiale perso (per furto incendio, calamità, trascuratezza) -scambi di materiale archivistico tra parrocchie affidate allo stesso parroco -si è rilevata l urgente necessità di restauro soprattutto del materiale su pergamena o antichi registri del

7 3. Un buon numero di archivi è corredato almeno di un qualche strumento di consistenza (inventari, elenchi, indici) - Hanno dei buoni inventari: in diocesi: Albino, Calolzio in città: Sant Andrea, Santa Grata inter vites, Sant Alessandro della Croce (unità 3000 ca. dal sec. XIV-XX)

8 4. Criteri di ordinamento diversi. Mancanza di un titolario comune: -Alcuni fanno riferimento alle norme dei sinodi di mons. Bernareggi 1939/1952 o di mons. Marelli Altri al titolario di mons. Pesenti Altri hanno ordinato con criteri arbitrari e personali

9 SI PUO AGGIUNGERE CHE Guida sostanzialmente e diffusamente monocratica dell istituzione parrocchiale (Badini) ha portato l archivio a diventare simile all archivio personale. Generalizzato atteggiamento di non curanza verso mondo amministrativogiuridico della parrocchia ha portato ha non avere la percezione culturale degli archivi.

10 Il post-concilio Vaticano II, cambiando i recinti del sacro e delle funzioni stesse della parrocchia, ha portato a una crisi archivistica nel clero. la capillarità, frammentarietà e decentramento di responsabilità connaturati alla parrocchia, si riflettono nella fatica di garantire un uniformità della gestione adeguata degli archivi.

11 In una realtà così variegata e in continua evoluzione, occuparsi di gestione dell archivio parrocchiale non è semplice!

12 mi limiterò quindi a suggerire alcune linee guida in merito ad alcuni grandi temi: la classificazione la selezione il riordino la conservazione la consultazione

13 L ARCHIVIO E UNO PER TUTTI E TUTTI PER UNO La tradizione Archivistica Italiana si fonda su una concezione unitaria del bene Archivio (con valore amministrativo e del valore culturale ) Questo coinvolge in quasi egual misura, una responsabilità dell amministrazione Statale-Archivistica (Sovaintendenza) e del Soggetto Produttore (Parrocchia).

14 L archivio è un complesso unitario anche se per convenzione viene suddiviso in 3 fasi di vita: Archivio CORRENTE /archivio in formazione Archivio di DEPOSITO/ dalla cessazione della pratica fino al quarantennio Archivio STORICO / dopo 40 anni la documentazione diventa storica (ante 1970)

15 COME AFFRONTARE Circolari, avvisi, preventivi, richieste di atti di copia, inviti, lettere, convocazioni, verbali, controversie che arrivano sul tavolo dell ufficio parrocchiale in grandi quantità? L accumularsi della corrispondenza e delle altre carte, se non governato a tempo debito, se non gestito con criteri opportuni, può dare adito a numerosi inconvenienti.

16 Ritrovarle con troppa fatica

17 Serve fare in modo che l Archivio corrente si mantenga ordinato e che si incrementi possibilmente in modo ragionevole e logicamente strutturato Attraverso l adozione di un registro di PROTOCOLLO in cui la documentazione debba poter ricevere una sua CLASSIFICAZIONE in relazione a un preciso titolario. L attribuzione di ciascun documento in arrivo o in partenza dall ufficio parrocchiale ad una determinata categoria o classe del TITOLARIO guiderà la collocazione della carta o della pratica entro l apposito fascicolo o entro il contenitore dell archivio

18 per le parrocchie che hanno adottato il titolario Pesenti: dovranno aggiornarlo introducendo delle classi che rispettino le nuove funzioni che la parrocchia ha assunto in questi ultimi anni. Nel caso in cui l ordinamento dell archivio storico, applicato in anni o secoli precedenti (magari utilizzando criteri cronologici, alfabetici, per materia): si preferirà adottare per la documentazione corrente un nuovo titolario che tenga conto delle attuali funzioni della parrocchia (andando così a creare una recente sezione d archivio che non avrà soluzioni di continuità con la precedente, se non per le serie storiche.

19 SELEZIONE La realtà odierna evidenzia che la produzione documentale in questi ultimi decenni si è fatta dovunque massiccia e invasiva L esperienza, in linea in questo caso con la teoria archivistica, ci insegna che non abbiamo la possibilità di conservare tutto e per sempre. I costi di tenuta diventerebbero considerevoli e la gestione stessa dell archivio risulterebbe, a lungo andare, impraticabile.

20 SELEZIONE Non si possono offrire metodi di selezione comuni: ognuno attribuisce alla propria documentazione un valore intrinseco, legato ai propri obiettivi e finalità. Si devono individuare i documenti fondamentali per l ente, ritenuti idonei alla futura consultazione interna, a tutelarne la memoria e, perciò, ad essere tramandati ai posteri

21 SELEZIONE Se consideriamo l archivio parrocchiale quale bene culturale, quale fonte di studi storici, la selezione dei documenti che saremo in grado di mettere in atto costituirà un elemento qualificante delle fonti per la storiografia Se consideriamo l archivio nella sua valenza giuridica l intervento di selezione dovrà ovviamente mirare alla conservazione di quella documentazione in grado di testimoniare le situazioni giuridiche e amministrative rilevanti, che si conta siano state a loro tempo non solo classificate ma pure protocollate.

22 SELEZIONE Valida per documenti non precedenti al 1970 Richiede grande responsabilità per evitare danni alla storia, all ente e ai privati È uno dei momenti più delicati, ma indispensabili, perché da questa ne deriva lo SCARTO

23 SCARTO un compromesso fra la necessità teorica e l'impossibilità pratica della conservazione integrale dei documenti d'archivio Elio Lodolini un paradosso della conservazione Isabella Zanni Rosiello una vera necessità Antonio Romiti la selezione come elemento qualificante Paola Carucci In generale per l archivistica italiana lo scarto sembra essere un male necessario

24 SCARTO Data l importanza di tale operazione è raccomandato operare sempre di concerto con l Archivio Storico Diocesano Valutazione deve essere compiuta da una commissione, in genere composta da almeno 3 persone (parroco, archivista parrocchiale e archivista diocesano) che valuteranno l effettive esigenze di scarto. Questa commissione opererà con le debite autorizzazioni (ordinario diocesano e Sovrintendenza) e compilerà, prima della distruzione del materiale, un breve regesto della documentazione scartata, in modo da conservarne memoria almeno sommaria.

25 DA TENERE Secondo la normativa vigente (CJC e Istruzione in materia amministrativa della CEI del 1/09/2005 sulla gestione dei beni temporali della chiesa) E necessario conservare nell archivio parrocchiale corrente tutti i documenti civili e fiscali per il tempo previsto dall istituto della prescrizione: 10 anni per i casi soggetti al termine di prescrizione ordinaria e per le scrittura contabili concernenti attività commerciali e relativi documenti (art. 2220, cod. civ.); 5 anni per le dichiarazioni fiscali, i canoni di locazione, i canoni per utenze; 3 anni per gli onorari dei professionisti; 1 anno per i premi assicurativi

26 DA TENERE Libri parrocchiali la cui tenuta è obbligatoria (o fortemente raccomandata) e per i quali in un certo senso la conservazione è da considerarsi illimitata sono: il registro delle SS. Messe (can ); il registro dei legati (ca e delibera CEI, n 6); l inventario dei beni mobili, immobili, delle cose preziose e dei beni culturali (can ,3) i libri delle entrate e delle uscite (can ,7 ); i registri dell amministrazione dei beni (delibera CEI, n 6);

27 DA TENERE il libro dei catecumeni; il libro dei battezzati; il registro delle cresime (delibera CEI, n 6) il libro dei matrimoni; il libro dei defunti; i registri dello status animarum; il registro delle prime comunioni; il libro della cronaca parrocchiale;

28 DA TENERE Da considerarsi rilevanti o cosiddetti vitali in caso di conservazione sono: gli atti costitutivi generali (erezione, modifica, soppressione, riconoscimento civile, iscrizione al libro delle persone giuridiche), statuti, regolamenti; gli atti di visita pastorale e vicariale; i registri di protocollo; le nomine del parroco, del viceparroco; le delibere del consiglio affari economici e pastorale; e in generale gli atti giudiziari (verbali, processi, pignoramenti), gli atti notarili e tutti gli atti legislativi in senso lato.

29 DA ELIMINARE Carte inutili, superflue, farraginose e pleonastiche possono essere per esempio considerate: copie di originali (fotocopie, copie dattiloscritte in cartacarbone, esemplari mutili di copia a stampa); contenitori (raccoglitori, buste, faldoni) che non hanno nessuna scritta; documenti non archivistici (videocassette, fotografie, oggettistica devozionalistica) che non ha nessun legame con la documentazione dell archivio.

30 SCARTO La distruzione non autorizzata dei documenti dell archivio è punita con l arresto da sei mesi a un anno e con l ammenda da euro 775,00 ad euro ,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una forma di scarto. (art. 169, c. 1 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio del 2004 )

31 DOCUMENTARE SELEZIONARE CONSERVARE sono quindi tre momenti distinti e indipendenti di un processo archivistico che genera seleziona e salvaguarda l attività interna ed esterna di un istituzione

32 In Archivio storico La corretta conservazione comporta una serie di attività: - lo studio dell ente - l organizzazione sistematica del suo archivio - la compilazione degli strumenti per eseguire ricerche.

33 ORDINAMENTO E INVENTARIAZIONE L ordinamento e l inventariazione di un fondo costituiscono gli aspetti più qualificanti e più specifici del lavoro dell archivista. Rispondono a finalità distinte che confluiscono però nel raggiungimento di un unico obiettivo, rappresentato dalla corretta conservazione della fonte destinata all uso pubblico.

34 RIORDINO L archivista, chiamato a riordinare l archivio, con il metodo STORICO, cioè volto a ricostruire e se possibile ripristinare l ordine originario secondo cui l ente che aveva prodotto quei documenti aveva provveduto a classificarli e ad articolarli in serie.

35 RIORDINO è il modo perfetto anzi l unico per riordinare l archivio ai nostri giorni consente di inquadrare il documento nel contesto in cui si è formato rendendo possibile la comprensione dei rinvii interni da documento ad altro documento dello stesso archivio E il metodo più difficile poiché richiede una grande preparazione da parte dell archivista

36 L ARCHIVIO E UN MONUMENTO

37 METODO DA SEGUIRE 1. Studiare la storia della parrocchia, della sua organizzazione interna, delle sue competenze tenendo conto delle variazioni e delle evoluzioni subite nel tempo. Serve quindi andare in biblioteca per cercare tutta la bibliografia esistente sull istituzione dell archivio che ci è stato dato da ordinare. Anche qualora non fosse mai stato scritto nulla su questa, esisterà comunque una bibliografia di riferimento che la contestualizza. (Ved. bibliografia su parrocchie di V. Marchetti)

38 RIORDINO 2. E necessario prendere contatto de visu con l intera massa documentaria da riordinare valutazione quantitativa e qualitativa (dimensioni e caratteristiche) dei pezzi conservati al fine di ipotizzare tempi e costi del lavoro di riordino. valutare lo stato di ordinamento dell archivio per capire se esiste un apparente o un effettivo disordine del materiale attraverso la ricerca del titolario originale, lo studio delle segnature e di ricognizione di inventari e repertori precedenti

39 RIORDINO 3. Studio e redazione di un titolario di massima fatto con le annotazioni ricavate dai documenti (dislocazione, formato, legatura, tipologia) e dalle informazioni acquistite dalla precedente ricerca bibliografica. A questo scopo risultano utili la lettura dei libri di memorie e delle visite pastorali conservate nell archivio stesso, poiché sono indicatori di cosa è avvenuto all istituzione nel corso del tempo. Le voci del titolario saranno quindi organizzate secondo i fatti che sono cronologicamente più anteriori (esempio l erezione canonica della parrochia).

40 RIORDINO 4. Raccogliere i documenti separando possibilmente i registri e i fascicoli legati da pergamene e carte sciolte, dando ad ognuno di essi una numerazione progressiva e provvisoria preferibilmente adottando dei fogli di carta da inserire piuttosto che scriverla sopra; e redigere una scheda descrittiva di ogni pezzo archivistico.

41 RIORDINO In detta scheda i dati che andranno indicati sono: numero progressivo del documento (che diventa la numerazione provvisoria della scheda): data del documento e luogo di sua produzione; tipologia del pezzo archivistico (vol. cartac. o membr. / busta / filza / scatola); le dimensioni (base per altezza in cm); l eventuale segnatura archivistica presente sul documento; la presenza di titoli sul piatto, sul dorso, sul foglio di guardia; un breve regesto del contenuto; eventuali annotazioni come la presenza di miniature, la mancanza di fascicoli, la presenza di fogli mutili o bianchi e lo stato di conservazione.

42 1 Titolo di costa Es. Scheda descrizione Reg. Battesimo-S. Michele al Pozzo Bianco Atti di nascita 1568 Pozzo Bianco Cond./mat. scrit. Formato Numero cc. Contenuto Osservazioni Stato di conservazione Reg. cart., legatura in cartone, di fattura posteriore alla stesura cm. 16x19 45 Elenco nomi dei Battezzati presso la Chiesa di S. Michele al Pozzo Bianco (da c. 2v a c. 22r, da c. 36v a c. 39v, e da c. 45v a c. 46r) negli anni , ed elenco dei matrimoni celebrati presso la stessa parrocchia negli anni ; (da c. 28r a c. 33r, da c. 40r a c. 45r, e c. 46v). Da c. 17v a c. 22r i battesimi sono depennati, probabilmente perché ripresi nel registro successivo per gli anni compresi tra il Stato di conservazione Mediocre per danni provocati dall umidità. Il registro presenta inoltre in più punti sottolineature in penna rossa, sicuramente recenti

43 RIORDINO 5. Fusione delle schede: accorpo le schede prodotte simili per materia, mettendo insieme le schede che saranno coerenti lato sensu attribuendogli un titolo che rappresenterà la serie o la sottoserie di cui la struttura dell archivio si compone. [Non confondere serie diverse; estrazione atti incongrui; creare appendice]

44 RIORDINO 6. Costituzione delle serie: metto in ordine i titoli secondo l evoluzione storica dell ente (per primo per esempio metterò la materia che storicamente ha fatto nascere l istituzione) e al suo interno metterò le schede organizzate in ordine cronologico.

45 RIORDINO 7. Attribuzione di una numerazione definitiva alle schede e ai pezzi e ricollocazione dei pezzi in altro ambiente. [Numerazione consecutiva e non per serie; è più chiara, sicura, conveniente]

46 RIORDINO 8. Foliazione definitiva dei pezzi con completamento della scheda relativa. [Numerazione camicie; in caso di errate legature; in caso di fortografie, sigilli, disegni; biglietti da visita]

47 RIORDINO Per evitare il passaggio di acidità da una carta all altra bisogna conservare quelle deteriorate in contenitori appositi di carta barriera, es. ritagli di giornale Devono essere tolte le graffette metalliche, e gli spilli o altre spillature metalliche.

48 RIORDINO 9. Segnatura definitiva dei pezzi da apporre con etichetta su ciascuna unità archivistica. [sul dorso, piatto o foglio di guardia; mai usare colle viniliche o nastro adesivo].

49 STRUMENTI DI RICERCA Tali mezzi di corredo si dividono in due categorie: quelli approntati in fase di redazione dei documenti (registri di protocollo, rubriche, schedari, indici) quelli compilati dagli archivisti (guide, inventari, regesti, repertori, elenchi di consistenza).

50 INVENTARIO E lo strumento più completo (da invenio>trovare) consiste nell elenco descrittivo dei pezzi di un archivio, uno dopo l altro, nell ordine e nello stato in cui si trovano fa conoscere la consistenza dell archivio, lo rispecchia fedelmente, rende possibili i controlli e i trapassi da una sezione ad un altra

51 INVENTARIO Le qualità che dovrebbe avere un inventario moderno sono: 1) Una buona introduzione storica: con la storia dell istituzione con una precisa bibliografia di riferimento e con la storia dell archivio (con cenni su quando è nato, riferimento a eventuali smembramenti, esistenza di inventari, danni o sequestri, presenza di lacune)

52 INVENTARIO 2) Una parte descrittiva di ciascuna unità del fondo: vanno messi in evidenza serie, numero progressivo d ordine che indica l unità archivistica, la data (estremi cronologici), il titolo del pezzo nella descrizione del contenuto una forma oggettiva (prima si dice la natura dell atto e poi chi è coinvolto) nomi di luoghi e persona traslitterati in italiano, uso di non troppe abbreviature. bisogna mantenere un livello linguistico di descrizione chiaro, tecnico ed appropriato

53 FONDO III SERIE 1 Note -Le c. 17r, da 22v a 27v, 32r, da 33v a 34v, 44r sono bianche. -Da c. 2v a c. 22r sono registrati battesimi, ripresi da c. 36v a 39v e da 45v a 46 r. -Da c. 28r a c. 33r sono registrati matrimoni, ripresi da c. 40r a 45r e a 46v. -La c. 38v è bianca con apposto il motto mors mea vita tua -Da c. 17v a 22r i battesimi sono contrassegnati da una linea obliqua, probabilmente perché ripresi nel libro successivo (n.2), che li riprende dal 1579 al 1583 (da c. 2r a 5v) -Le carte sono in molti punti segnate da sottolineature in penna rossa, sicuramente recenti. Registri di Battesimo 1- Atti di nascita Pozzo Bianco (etichetta sul dorso del volume; in realtà vi sono registrati anche matrimoni) Ms. cartaceo, 160x190 mm, cc. n 45, rilegatura in cartone (di datazione posteriore), le pagine presentano evidenti tracce di umidità. Incipit: Jesus Maria al nome d.la san.ma Trinità Estremi cronologici Battezzati: Matrimoni: e Battezzati:

54 INVENTARIO 3) Una sezione relativa agli indici di nomi, luoghi, enti e possibilmente un indice cronologico dei pezzi; 4) Una bibliografia generale il più completa possibile, da cui si esclude la bibliografia relativa ad alcuni pezzi che va menzionata nella nota della scheda riferita al pezzo.

55 CONSERVAZIONE Attenzione dedicata alla buona conservazione degli archivi: Già in alcune civiltà mesopotamiche del Vicino Oriente, si parla di cesti, giare (es. Uruk) Poi di luoghi preposti alla conservazione a Roma (tabularium), nel Medioevo (monasteri e in casse chiuse a chiave)

56 CONSERVAZIONE I fattori di degradazione dei fondi documentari: fattori intrinseci: dovuti alla natura, alla qualità del materiale e al processo adoperato per la produzione (carta acida, pergamena sottile); fattori estrinseci, attribuibili alla responsabilità di chi produce e conserva i documenti: umidità, luce, temperatura, inquinamento atmosferico e degli ambienti, reazioni acide dovute agli inchiostri adoperati, i microrganismi (batteri, funghi, muffe), insetti (tarli, termiti) e roditori, eventi catastrofici naturali (fuoco, terremoti, alluvioni).

57 Fori e gallerie provocati da tarli CONSERVAZIONE

58 CONSERVAZIONE carta prodotta con gli stracci (di lino e di cotone) diffusa sino al Settecento ha mostrato una condizione di durata soddisfacente: si calcola, in condizioni ottimali, che possa durata circa duemila anni; quella prodotta con pasta di cellulosa (legno, paglia, fibre varie più collanti e coloranti) pare si aggiri intorno ai 200/300 anni. la carta chimica (quella usualmente utilizzata negli uffici) ha una durata di circa 50 anni.

59 CONSERVAZIONE audiovisivi La conservazione degli Audiovisivi ha una sua problematica specifica legata alla sua realizzazione su nastri magnetizzati e su pellicole chimicamente trattate. Essi richiedono ambienti con temperatura non superiore ai 15 C e umidità non superiore al 50%, conservati lontani da fonti di luce (che ne alterano i colori), dalla polvere e dal contatto con sostanze chimiche e sorgenti magnetiche che potrebbero far perdere del tutto le registrazioni. Si consigliano contenitori di metallo

60 CONSERVAZIONE documenti elettronici Non esiste nessuna garanzia di durata nel tempo dei documenti elettronici. Tuttora l unica soluzione elaborata è il travaso dei dati su strumenti tecnologicamente più avanzati. Si ritiene che un cd e un dvd possano durare da 20 a 100 anni a seconda dei materiali usati. (es. Nasa)

61 CONSERVAZIONE Serve risolvere alcuni problemi di ordine pratico, perché PREVENIRE è MEGLIO CHE CURARE

62 CONSERVAZIONE La PREVENZIONE è quel complesso di azioni dirette a rallentare gli effetti della degradazione causata dal tempo e dall uso sulle componenti materiali dei beni culturali (C. Federici) Controllo dei parametri ambientali Studio e scelta degli arredi più adatti Condizionamento in contenitori idonei Spolveratura dei locali e dei materiali

63 CONSERVAZIONE Le indicazioni che seguono sono linee guida a cui ispirarsi come prospettiva ideale. Solitamente infatti gli archivi parrocchiali sono conservati insieme agli archivi correnti presso le rispettive segreterie parrocchiali.

64 CONSERVAZIONE I locali devono risultare sufficienti e situati in una posizione tale da offrire luce e aria. E del tutto sconsigliato adibire ad archivio solai e sotterranei e in genere locali poco areati e non illuminati adeguatamente. Se possibile si consigliano finestre lunghe e larghe, facili da aprirsi e chiudersi, che consentano il sufficiente ricambio d aria senza procurare correnti.

65 CONSERVAZIONE E preferibile un ambiente con pavimento di marmo e non in mattoni, maiolica o cotto, che favoriscono la polvere; le pareti saranno tinteggiate con vernice antipolvere.

66 CONSERVAZIONE L illuminazione diretta sia tale che impedisca la caduta dei raggi solari sui posti dove è conservato o consultato il materiale documentario, altrimenti, nel tempo si provocano danni irreparabili. L illuminazione artificiale sia assicurato da un impianto a norma, diffusa, forte e regolare. Si preferiscono lampade a fluorescenza (neon) a quelle a incandescenza (che producono calore).

67 CONSERVAZIONE Va pure previsto un armadio di sicurezza chiuso ed ignifugo, destinato esclusivamente al materiale documentario di particolare pregio (vedi schema tipo Regolamento CEI art. 29).

68 CONSERVAZIONE La luce procura alla carta: ossidazione, indebolimento delle fibre di cellulosa, ingiallimento, macchie, inscurimento.

69 CONSERVAZIONE Tanto gli armadi che gli scaffali possono essere ancorati a parete, oppure collocati nel vano centrale della sala prestando attenzione però a renderli stabili: posizionati di dorso in fila doppia. In ogni caso la posizione dei ripiani non superi i 220 cm di altezza, in modo che per prelevare il materiale non si renda necessario l uso di scale. Là dove gli ambienti lo consentono si sta diffondendo l uso degli armadi compact.

70 CONSERVAZIONE La temperatura ideale va tra un minimo di 19 e un massimo di 24 e conseguentemente l umidità deve essere garantita tra i 50 e il 60% (monitoraggio costante con termoigrometro).

71 Valori consigliati per i manufatti archivistici e librari (art. 150, comma 6 D. Lgs 11/1998) Carta, manoscritti 19/24C UR 50/60% disegni, stampe Cuoio, pergamena 19/24C UR 50/60% Registrazioni magnetiche 10/21C UR 40/60% Film -5/+15C UR 30/50% Fotografie, materiale plastico 2/ 20C UR 20/30% vetro

72 CONSERVAZIONE Collocazione La posizionatura dei documenti negli armadi metallici si effettua in relazione a diversi fattori come la natura del documento, la frequenza del suo impiego, il numero delle pratiche da archiviare. In generale il materiale sugli scaffali va collocato dall alto verso il basso e da sinistra verso destra, ricominciando dall alto per ogni colonna.

73 CONSERVAZIONE Collocazione

74 CONSERVAZIONE Collocazione La posizione orizzontale, cioè quella in cui i documenti e le cartelle sono appoggiati, in piano, sulla loro superficie maggiore, è consigliabile per le pergamene e per carte di dimensioni particolarmente rilevanti (editti, mappe geografiche, catastali, disegni, stampe, progetti architettonici, manifesti) Questa disposizione presenta però notevoli inconvenienti di natura meccanica nella ricerca della posizione e non è elastico negli incrementi.

75 CONSERVAZIONE Collocazione

76 CONSERVAZIONE Collocazione Quella verticale è retta sulla superficie dello spessore, come per il libri in una biblioteca. Di solito necessita di una busta o di una cartella rigida, possibilmente chiuso su tutti i lati, di cartone non acido (ph7) e con tre lacci di chiusura.

77 CONSERVAZIONE Collocazione Quella sospesa viene adottata soprattutto nei classificatori degli archivi correnti, perché favorisce l elasticità di consultazione e favorisce l aggiornamento delle pratiche.

78 CONSERVAZIONE Contenitori Per cartelle, buste il mercato è in continuo aggiornamento, sia per tipi che per misure. La scelta si compia secondo le effettive necessità dell archivio e coniugando per quanto possibile qualità ed economicità. Da evitare sono le buste e i contenitori di plastica perché impediscono al supporto documentario (pergamena, carta, fotografia) una sufficiente respirazione e creano facili condense umide che nel tempo danneggiano il documento.

79 CONSERVAZIONE Pulizia Serve pulizia periodica dei locali e delle scaffalature (lavaggio con soluzioni idroalcoliche). Si evita il rischio di infestazioni e insorgere di muffe. E auspicata una corretta e periodica spolveratura dei pezzi con panni antistatici, o pennello morbido. per asportare meccanicamente lo strato di polvere adesa elettrostaticamente

80 CONSERVAZIONE in caso di emergenza Archivio di Stato dell Aquila

81 CONSERVAZIONE in caso di emergenza Il danno prodotto dall acqua è la minaccia più comune per la documentazione cartacea. È quindi utile avere alcune informazioni e istruzioni operative in caso di allagamenti, incendi, violenti temporali o terremoti. Le misure di salvataggio e recupero del materiale avvengono in maniera decisiva entro le prime 48 ore dell emergenza.

82 CONSERVAZIONE in caso di emergenza Indicazioni generali sulla tutela e suggerimenti per ripristinate il materiale e riportarlo in condizioni di stabilità sono le seguenti: 1. Rivolgersi all Archivio Storico Diocesano, che è in contatto con Sovrintendenza e con aziende specializzate nel restauro e in servizi per trattamenti di deumidificazione, disinfestazione, disinfezione e depolveratura;

83 CONSERVAZIONE in caso di emergenza 2. concentrare i primi interventi di protezione e salvataggio su serie di archivio che contengono informazioni essenziali o più rappresentativi per l istituzione (inventari, back up di database, materiali considerati preziosi);

84 CONSERVAZIONE in caso di emergenza 3. posizionare il materiale in una zona fresca, con basso tasso di umidità e in cui l aria circoli liberamente; 4. disponete i fogli all aria su una superficie orizzontale (se possibile su rastrelliere di plastica o su reti a prova di ruggine), dividendoli uno per uno o in piccole cataste che non superino i 6 mm di spessore. Interfoliate con carta assorbente da sostituire quando diventa umida;

85 CONSERVAZIONE in caso di emergenza 5. non dispiegate o separate i fogli bagnati; 6. se le unità da asciugare sono troppo numerose: interfoliate per gruppi di fogli o simili con carta oleata; disponete il materiale in posizione verticale dentro a contenitori rigidi in modo che non si afflosci; riempite i contenitori solo al 90%; congelate [il congelamento fissa le condizioni di un documento per mesi, arresta la crescita delle muffe, lo scolorimento degli inchiostri, il trasferimento del colore e il rigonfiamento. L ideale sarebbe utilizzare un congelatore industriale, ma anche uno per uso domestico può andar bene].

86 CONSERVAZIONE in caso di emergenza Nel caso di volumi se sono parzialmente bagnati o umidi, teneteli in piedi aperti ad angolo retto e lasciate che si asciughino all aria. Se sono molto bagnati disponeteli orizzontalmente su una superficie pulita, interfoliate meno del 20% del libro con materiale assorbente e sostituitelo quando diventa umido. Se i volumi sono troppo numerosi per asciugarli nell arco di 48 ore, avvolgeteli in carta oleata, disponeteli con il dorso in basso in contenitori resistenti e congelateli.

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