IP Office 6.1 Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office

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1 Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office IT Versione 03e - (27/11/2010)

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3 Sommario 1. one-x Portal per IP Office 1.1 Come Accesso Disconnessione Pagina principale Presenza e... stato Note sui telefoni Hot desking Modifica del layout 2.1 Selezione di... uno skin Modifica della... larghezza delle colonne Attivazione/disattivazione della visualizzazione dei gadget Ridimensionamento... di un gadget Spostamento... dei gadget Layout predefinito Esecuzione e risposta alle chiamate 3.1 Pulsanti Chiamata Icone delle... chiamate Esecuzione... di una chiamata Tramite il gadget... Chiamate Tramite il tastierino Dalla rubrica Dal registro... delle chiamate Da Voic Risposta a... una chiamata Risposta a... una chiamata Chiamate senza... risposta Conclusione... di una chiamata Messa in attesa... delle chiamate Messa in attesa... di una chiamata Recupero di una... chiamata messa in attesa Conclusione di... una chiamata trattenuta Passaggio... da una chiamata all'altra Registrazione... di una chiamata Trasferimento... delle chiamate Esecuzione di un trasferimento non monitorato Esecuzione di... un trasferimento monitorato Trasferimento... di chiamate tramite la rubrica Parcheggio... di chiamate Configurazione... degli slot di parcheggio Parcheggio di... una chiamata Ripresa di una... chiamata dal parcheggio Invio di un... messaggio IM ad altri utenti Non disturbare Chiamate in conferenza 4.1 Impostazione... di una chiamata in conferenza Trasformazione delle chiamate in attesa in una chiamata in conferenza Aggiunta di... una chiamata a una conferenza Disattivazione dell'audio dei partecipanti di una chiamata in conferenza Contents 4.5 Esclusione di partecipanti da una chiamata in conferenza Messa in attesa... di una chiamata in conferenza Comandi per... le chiamate in conferenza Configurazione del numero di bridge per le chiamate in conferenza Registro delle chiamate 5.1 Uso del registro... delle chiamate Esecuzione... di una chiamata dal registro chiamate Aggiunta di... un chiamante alla rubrica Rubriche 6.1 Visualizzazione... delle rubriche Icone della... rubrica Esecuzione... di ricerche nelle rubriche Esecuzione... di una chiamata Trasferimento... di una chiamata Aggiunta di... un contatto alla rubrica personale Aggiunta di un contatto dalla rubrica di sistema Aggiunta di un chiamante dal registro delle chiamate Aggiunta di un chiamante Voic alla rubrica Modifica di... un contatto personale Eliminazione... di un contatto dalla rubrica personale Aggiunta di... un gruppo di contatti personali Invio di un... messaggio a un contatto Invio di un... messaggio IM a un contatto Profili 7.1 Profilo rilevato Selezione di... un profilo Modifica di... un profilo Aggiunta di... un profilo Impostazioni... dei profili Risposta a chiamate Mobilità - Uso del telefono da scrivania predefinito Mobilità - Inoltra Mobilità - Abbinamento... a cellulare Mobilità - Modalità... Telecommuter Voic Voic 8.1 Controllo dei... messaggi Voic Richiamata a un utente che ha lasciato un messaggio Attivazione dell'ascolto dei messaggi sul telefono e PC Aggiunta di... un chiamante alla rubrica personale Modifica del... codice Voic Registrazione... degli annunci Voic Selezione... di un annuncio Voic Configurazione 9.1 Eccezioni... della funzione Non disturbare Tasti di scelta... rapida Slot di parcheggio Configurazione... dei suoni 106 Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 3

4 9.4.1 Eccezioni del... server proxy Lingua Lingua di IE Lingua di Firefox one-X Call Assistant 10.1 Installazione... di one-x Call Assistant Avvio di... one-x Call Assistant Impostazioni... di one-x Call Assistant Schermate... pop-up Uso dei tasti... di scelta rapida per la composizione Chiamate... perse Visualizzazione... di one-x Portal per IP Office Messaggi... di Call Assistant Glossario 11.1 Pulsanti... identificativi Attesa automatica Occupato Non disturbare Inoltra su... occupato Inoltra su... non risposta Inoltra a Hot desking Gruppo di... suoneria IP Office Accesso/disconnessione Parcheggio Telefono... principale Amministratore... di sistema Rete SNC... (Small Community Network) Trasferimento... monitorato Trasferimento... non monitorato 125 Index Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 4

5 Capitolo 1. one-x Portal per IP Office Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 5

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7 1. one-x Portal per IP Office one-x Portal per IP Office: one-x Portal per IP Office è un'applicazione che viene eseguita su un server Web collegato al sistema telefonico IP Office 124. È possibile utilizzare un browser Web per accedere a one-x Portal per IP Office e usare l'applicazione per effettuare operazioni come: Gestire il telefono e le chiamate Visualizzare informazioni sulle chiamate e le rubriche dei contatti Configurare le impostazioni che determinano come il sistema telefonico gestisce le chiamate Questo documento spiega come usare one-x Portal per IP Office versione 6.1. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 7

8 1.1 Come... Effetture il login 10 / disconnettersi 12 Esecuzione di chiamate e risposta 26 Esecuzione di una chiamata 29...Dal registro delle chiamate 32...Dalla rubrica 31...Da un messaggio Voic 33 Risposta a una chiamata 34 Risposta alle chiamate 35 Messa in attesa di una chiamata 36 Recupero di una chiamata messa in attesa 36 Parcheggio di una chiamata 46 Ripresa di una chiamata dal parcheggio 47 Passaggio da una chiamata all'altra 38 Selezione della funzione Non disturbare 49 Registrazione di una chiamata 40 Esecuzione di un trasferimento monitorato 43 Esecuzione di un trasferimento non monitorato 42 Completamento di una chiamata 35 Invio di messaggi IM (chat) 48 Modifica del layout di one-x Portal per IP Office Selezione di uno skin 22 Modifica della larghezza delle colonne 22 Attivazione/disattivazione della visualizzazione di un gadget 23 Ridimensionamento di un gadget 23 Spostamento di un gadget 23 Impostazione del layout predefinito 24 Creazione e uso dei profili 84 Selezione del profilo attivo 85 Aggiunta di un nuovo profilo 87 Modifica di un profilo 86 Profilo 'Rilevato' 85 Avvio e gestione di chiamate in conferenza 52 Impostazione di una chiamata in conferenza 53 Trasformazione delle chiamate in attesa in chiamate in conferenza 55 Aggiunta di un nuovo partecipante a una chiamata in conferenza 56 Disattivazione dell'audio dei partecipanti 57 Esclusione di partecipanti da una chiamata in conferenza 58 Messa in attesa di una chiamata in conferenza 59 Impostazione di un numero di conferenza 60 Uso delle rubriche 68 Visualizzazione delle rubriche 70 Ricerca nelle rubriche 72 Esecuzione di chiamate dalla rubrica 73 Aggiunta di contatti alla scheda Gruppo 80 Aggiunta di un contatto alla rubrica 75...Dal registro chiamate 66...Da un messaggio Voic 98...Dalla rubrica di sistema 76 Eliminazione di un contatto dalla rubrica 80 Modifica di una voce della rubrica 79 Trasferimento di una chiamata a un contatto della rubrica 44 Invio di un messaggio a un contatto 81 Invio di un messaggio IM a un contatto 82 Accesso e utilizzo di Voic 95 Riproduzione dei messaggi 95 Passaggio dall'ascolto su telefono a quello su PC 97 Uso del registro chiamate personale Aggiunta di un chiamante Voic alla rubrica personale 98 Richiamata a un utente che ha lasciato un messaggio Modifica del codice della casella postale Voic 99 Registrazione degli annunci Voic 100 Selezione dell'annuncio per la casella postale 100 Visualizzazione del registro chiamate Esecuzione di una chiamata dal Aggiunta di un numero del registro personale 63 registro delle chiamate 65 chiamate alla rubrica 66 Configurazione personalizzata di one-x Portal per IP Office 102 Creazione e gestione di profili 84 Modifica dei tasti di scelta rapida personalizzati 104 Attivazione dei suoni 106 Configurazione degli slot di parcheggio 105 Impostazione di un numero di conferenza 60 Caricamento degli annunci Voic 100 Impostazione delle eccezioni per la funzione Non disturbare 103 Modifica del codice della casella postale Voic 99 Selezione della lingua 107 Uso di one-x Call Assistant 110 (solo sui PC Windows) Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 8

9 Installazione di one-x Call Assistant 111 Avvio di one-x Call Assistant 113 Configurazione delle schermate popup di Outlook 116 Esecuzione di una chiamata da un'applicazione Windows 118 one-x Portal per IP Office: Come... Uso dei tasti di scelta rapida per la composizione 118 Visualizzazione delle chiamate perse 119 Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 9

10 1.2 Accesso Le licenze di one-x Portal per IP Office devono essere inserite dall'amministratore del sistema 125 nel sistema IP Office 124. L'amministratore del sistema dovrà anche configurare gli utenti di IP Office autorizzati a usare one-x Portal per IP Office. Se si è autorizzati a utilizzare one-x Portal per IP Office, sarà necessario specificare le seguenti informazioni per il login: Computer È necessario disporre di un computer con una connessione di rete al server one-x Portal per IP Office. Browser Web È necessario disporre di un browser Web con JavaScript abilitato. one-x Portal per IP Office è compatibile con le versioni attualmente disponibili di Internet Explorer, Mozilla Firefox e Safari. Se si desidera riprodurre l'audio, come sentire la suoneria per le chiamate in attesa o riprodurre Voic tramite il computer, è necessario installare un lettore multimediale come Windows Media Player o Quick Time. Quando si utilizza Internet Explorer, è necessario verificare che l'opzione Riproduci suoni nelle pagine Web sia attivata (Strumenti Opzioni Internet Avanzate Elementi multimediali). Per usare l'opzione Memorizza il nome utente nel computer del menu Login, è necessario abilitare il browser per l'uso dei cookie. Interno di IP Office one-x Portal per IP Office può essere usato con la maggior parte dei telefoni supportati da Avaya IP Office, ma non con Phone Manager PC Softphone. Nome utente Per connettersi, è necessario inserire il nome utente di IP Office impostato dall'amministratore del sistema. Questo nome non corrisponde necessariamente a quello visualizzato sul display del telefono. Password Per connettersi, è necessario inserire la password di IP Office, che potrebbe essere diversa dal codice di login del telefono 125, se disponibile. Indirizzo del server Per connettersi, è necessario specificare l'indirizzo Web del server one-x Portal per IP Office. one-x Portal per supporta le seguenti lingue: inglese, cinese (semplificato), francese, tedesco, italiano, olandese, portoghese (Brasile) e russo. La lingua utilizzata è quella che corrisponde di più a quella impostata nel browser. Occorre tuttavia ricordare che la modifica delle preferenze per la lingua del browser potrebbe aver effetto sulle lingue visualizzate sui siti Web visitati. Internet Explorer 107 Mozilla Firefox 108 Safari Safari non consente di impostare una lingua specifica, ma la seleziona automaticamente in base alle preferenze per la lingua configurate sul computer su cui è in esecuzione. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida in linea del computer. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 10

11 one-x Portal per IP Office: Accesso Accesso 1. Tramite il browser Web, aprire la pagina Web corrispondente all'url assegnato per one-x Portal per IP Office. 2. Viene visualizzato il menu Login. Se la pagina è vuota, significa che il browser non è configurato per supportare Javascript e non può essere usato per one-x Portal per IP Office. Quindi, è necessario rivolgersi all'amministratore del sistema per attivare JavaScript. 3. Inserire il nome utente e la password. Se si seleziona l'opzione Memorizza il nome utente nel computer, il nome utente viene memorizzato sotto forma di cookie del browser. È generalmente consigliabile usare questa opzione solo se si è l'unica persona che ha accesso al computer. È possibile effettuare il login a one-x Portal per IP Office da qualsiasi interno del sistema telefonico. Il telefono acquisisce il numero di interno e le impostazioni dell'utente. Per effettuare questa operazione, selezionare Esegui login da telefono e inserire il numero dell'interno di base corrispondente al telefono che si desidera usare per il login. Per ulteriori informazioni, vedere anche Hot desking Fare clic su Login. Il messaggio "Credenziali utente non valide" indica che il nome utente o la password inseriti sono errati. Il messaggio "Il telefono è disconnesso. Provare a ricollegarsi al telefono e riprovare" indica che l'utente non è attualmente collegato a un telefono IP Office 124. Il messaggio "Impossibile assegnare una licenza all'utente. Rivolgersi all'amministratore" indica che l'utente non dispone della licenza necessaria per usare one-x Portal per IP Office oppure che one-x Portal per IP Office non è riuscito a connettersi al sistema telefonico. Il messaggio "Risorsa Csta non disponibile" indica che il browser non supporta one-x Portal per IP Office. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 11

12 1.3 Disconnessione Appena si è finito di utilizzare one-x Portal per IP Office, è necessario fare clic sul collegamento Disconnessione nell'angolo in alto a destra. La sessione di one-x Portal per IP Office viene chiusa e viene nuovamente visualizzata la schermata di login 10 del browser. Contemporaneamente vengono "liberate" le licenze utilizzate dalla sessione di one-x Portal per IP Office. Se si visitano altre pagine Web, è possibile usare i comandi Indietro, Avanti e Cronologia del browser per tornare alla sessione di one-x Portal per IP Office senza ripetere l'operazione di login. Questa operazione, benché utile, potrebbe presentare dei rischi se si utilizza one-x Portal per IP Office su un computer condiviso o da una postazione pubblica. Quindi, dopo aver finito di usare one-x Portal per IP Office, è generalmente consigliabile selezionare il comando Disconnessione e chiudere il browser. Se si chiude semplicemente il browser o si passa a un altro sito, la licenza assegnata a one-x Portal per IP Office viene resa disponibile solo dopo 6 ore. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 12

13 1.4 Pagina principale one-x Portal per IP Office: Disconnessione one-x Portal per IP Office presenta due schede o pagine: Principale e Configurazione 102. Le opzioni disponibili nella pagina Principale sono descritte di seguito. Barra del titolo 16 La barra del titolo visualizza informazioni sull'utente. Barra degli strumenti La barra degli strumenti in fondo alla pagina permette di accedere ai comandi per la configurazione del layout 22 di one-x Portal per IP Office e di ridurre a icona i gadget. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 13

14 Gadget Chiamate 26 Il gadget Chiamate visualizza i dettagli delle chiamate in corso, presentando le informazioni di ciascuna chiamata in una scheda secondaria. Le caselle di testo nella parte superiore del gadget possono invece essere usate per effettuare nuove chiamate. Registro delle chiamate 63 Il gadget Registro delle chiamate visualizza il registro delle chiamate memorizzato nel sistema telefonico. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 14

15 Rubrica 70 one-x Portal per IP Office: Pagina principale Il gadget Rubrica visualizza le varie rubriche disponibili. La rubrica personale contiene i contatti personali dell'utente. La rubrica di sistema contiene i contatti della rubrica condivisa memorizzata nel sistema telefonico oltre ai dettagli degli altri utenti e gruppi di suoneria 124 del sistema telefonico. La rubrica esterna può essere usata per effettuare ricerche in altre rubriche. L'accesso a questa rubrica deve essere configurato dall'amministratore del sistema 125. Messaggi 95 Il gadget Messaggi visualizza i dettagli dei messaggi presenti nella casella postale Voic . È possibile utilizzare il gadget per riprodurre i messaggi sul telefono o tramite il browser, se supporta la riproduzione di contenuti multimediali. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 15

16 1.5 Presenza e stato La barra del titolo nell'angolo in alto a destra della schermata mostra lo stato corrente dell'utente e consente di accedere a svariate funzioni. Le opzioni alla sinistra della barra del titolo sono le seguenti: Presenza Questa icona indica la presenza dell'utente che viene mostrata agli altri utenti di one-x Portal per IP Office. L'icona cambia a seconda del fatto che l'utente stia utilizzando il telefono, abbia effettuato il login, si sia disconnesso, ecc. Le icone sono simili a quelle visualizzate nel gadget Rubrica degli altri utenti. Gli stati associati alla presenza sono i seguenti: Icona Presenza Descrizione Libero Occupato Non disturbare Non in linea Disconnesso Questa icona indica che l'utente non è impegnato in alcuna chiamata. Questa icona indica che l'utente è attualmente impegnato in una chiamata. Questa icona indica che l'utente ha attivato la funzione Non disturbare (vedere di seguito). In questo caso, tutte le nuove chiamate in arrivo vengono trasferite a Voic se disponibile oppure viene riprodotto il tono di occupato. Ciò non si applica alle chiamate provenienti da numeri che l'utente ha aggiunto all'elenco di eccezioni di Non disturbare 103. L'utente può effettuare chiamate mentre è in questo stato. Questa icona indica che l'utente ha attivato lo stato Non in linea (vedere di seguito). Mentre l'utente è in questo stato non può avviare sessioni chat 48 con altri utenti di one-x Portal per IP Office. Questa icona indica che l'utente non è collegato ad alcuno degli interni del sistema telefonico. In questo caso, tutte le nuove chiamate in arrivo vengono trasferite a Voic se disponibile oppure viene riprodotto il tono di occupato. L'utente non può effettuare chiamate mentre è in questo stato. Tuttavia, può comunque usare one-x Portal per IP Office per modificare le impostazioni della configurazione. Profilo Profilo attivo 84 dell'utente. È possibile usare i profili per pre-configurare gruppi di impostazioni per i telefoni e applicarli semplicemente selezionando il profilo attivo. È possibile selezionare il profilo corrente e modificare i profili tramite la pagina Configurazione 84. Le opzioni alla destra della barra del titolo sono le seguenti: Nuovo indicatore Voic Questa icona viene visualizzata sulla barra del titolo quando arriva un nuovo messaggio Voic . Nome e numero Queste informazioni vengono visualizzate solo a titolo di promemoria. Stato Questo menu a discesa mostra lo stato corrente dell'utente e gli consente di selezionare uno dei seguenti stati: Stato Libero Non disturbare Non in linea Descrizione Stato normale in cui l'utente può effettuare e ricevere chiamate. In questo stato, tutte le nuove chiamate in arrivo vengono trasferite a Voic se disponibile oppure viene riprodotto il tono di occupato. Ciò non si applica alle chiamate provenienti da numeri che l'utente ha aggiunto all'elenco di eccezioni per Non disturbare 103. L'utente può effettuare chiamate mentre è in questo stato. L'utente può selezionare questo stato se desidera continuare a usare one-x Portal per IP Office, ma non desidera che gli altri utenti di one-x Portal per IP Office inviino messaggi istantanei 48 tramite one-x Portal per IP Office.? È possibile usare questo collegamento per aprire la Guida in linea di one-x Portal per IP Office in una nuova scheda o finestra del browser. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 16

17 one-x Portal per IP Office: Presenza e stato Disconnessione 12 È possibile usare questo collegamento quando si è finito di lavorare con one-x Portal per IP Office per tornare alla schermata di login 10 di one-x Portal per IP Office. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 17

18 1.6 Note sui telefoni Il telefono utilizzato insieme a one-x Portal per IP Office influisce sul funzionamento di alcune delle funzioni di one-x Portal per IP Office. Questa sezione fornisce informazioni su tali interazioni. Registro delle chiamate di one-x Portal per IP Office Il registro delle chiamate visualizzato da one-x Portal per IP Office viene memorizzato nel sistema telefonico insieme alle impostazioni utente. È possibile memorizzare fino a 30 record (10 sui sistemi IP Office IP406 V2 e IP412). Dopo il superamento del limite, i nuovi record vengono sempre sovrascritti su quelli esistenti. Tuttavia, i record riferiti a chiamate effettuate dallo/allo stesso numero vengono semplicemente aggiornati e il numero del conteggio chiamate incluso nel record viene incrementato. Il tipo di chiamate incluso nel registro delle chiamate deve essere configurato dall'amministratore del sistema. Ad esempio, le chiamate senza risposta trasferite a Voic o a un interno di copertura non vengono generalmente registrate come chiamate perse, a meno che l'amministratore del sistema non abbia disposto altrimenti. Le chiamate dei gruppi di suoneria vengono registrate solo se l'utente risponde a una chiamata specifica. Anche in questo caso l'amministratore del sistema può eventualmente specificare che devono essere incluse nel registro delle chiamate anche le chiamate perse dei gruppi di suoneria. Registro delle chiamate del telefono Sui telefoni serie 1400, 1600 o 9600 muniti di un pulsante Registro chiamate, per impostazione predefinita è possibile visualizzare il registro chiamate di one-x Portal per IP Office sul display del telefono. A questo punto è possibile usare e modificare il registro delle chiamate tramite il telefono o one-x Portal per IP Office. Le modifiche apportate vengono aggiornate in parallelo. Se si utilizza un altro tipo di telefono con un registro delle chiamate, tale registro viene memorizzato solo nella memoria del telefono e potrebbe quindi non corrispondere a quello di one-x Portal per IP Office. È possibile ad esempio che il registro delle chiamate del telefono non visualizzi le chiamate effettuate tramite one-x Portal per IP Office e viceversa. Rubrica personale Se si utilizza un telefono serie 1400, 1600 o 9600 munito di un pulsante Contatti o un telefono serie T3, è possibile anche usare e modificare i contatti della rubrica personale direttamente tramite il telefono. 1. I contatti che si aggiungono alla rubrica personale vengono memorizzati sia in one-x Portal per IP Office che nella memoria del telefono e mantenuti sincronizzati. La memoria del sistema telefonico può contenere solo fino a 100 contatti per ciascuna rubrica personale (a seconda dei limiti del sistema). Tutti gli ulteriori contatti aggiunti vengono memorizzati solo in one-x Portal per IP Office. 2. È possibile modificare i contatti tramite il telefono o one-x Portal per IP Office. 3. I contatti delle rubriche personali visualizzati in one-x Portal per IP Office possono essere associati a più numeri, anche se uno solo di questi numeri è impostato come numero telefonico principale 125. Il record del sistema telefonico corrispondente contiene un solo numero, che viene modificato in base al numero telefonico principale impostato in one-x Portal per IP Office. Numero di chiamate one-x Portal per IP Office consente agli utenti di effettuare o ricevere un numero illimitato di chiamate. Benché sia possibile connettersi a una chiamata alla volta, è possibile mettere contemporaneamente in attesa più chiamate. È possibile tuttavia che il sistema telefonico preveda delle limitazioni relativamente al numero di chiamate in arrivo che si possono ricevere. Telefoni con pulsanti identificativi Molti telefoni Avaya sono muniti di tasti programmabili che possono essere configurati dall'amministratore del sistema 125 come pulsanti identificativi 124. Quando si utilizzano questi telefoni, ciascuna chiamata effettuata o ricevuta utilizza normalmente un pulsante identificativo e può quindi essere gestita tramite tale pulsante. In altre parole, è possibile premere questo pulsante per mettere in attesa, recuperare, visualizzare i dettagli della chiamata. Le chiamate in entrata vengono presentate su un pulsante identificativo appropriato, se disponibile. Se tale pulsante non è disponibile, il sistema telefonico gestisce la chiamata come se l'utente fosse occupato 124 e quindi non disponibile a ricevere ulteriori chiamate. Per le chiamate in uscita, è possibile usare one-x Portal per IP Office per effettuare ulteriori chiamate in uscita anche nel caso in cui i pulsanti identificativi siano in uso. In questo caso è tuttavia possibile che alcune chiamate non vengano rappresentate e che non sia quindi possibile controllarle tramite i pulsanti identificativi disponibili sul telefono. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 18

19 one-x Portal per IP Office: Note sui telefoni Telefoni senza pulsanti identificativi Se il telefono che si sta utilizzando non dispone di pulsanti identificativi, il numero di chiamate che è possibile ricevere dipende dall'impostazione Avviso di chiamata attivo configurata dall'amministratore. Se l'impostazione Avviso di chiamata attivo è attivata, è possibile utilizzare one-x Portal per IP Office per rispondere alle nuove chiamate in arrivo. Se ci sono già due chiamate attive e ne arrivano altre, il sistema telefonico le gestisce come se l'utente fosse occupato 124. Tuttavia, è possibile usare one-x Portal per IP Office per effettuare ulteriori chiamate. Se l'impostazione Avviso chiamata attivo non è attivata e l'utente è impegnato in una chiamata, il sistema telefonico gestisce le altre chiamate in arrivo come se l'utente fosse occupato 124. Tuttavia, è possibile usare one-x Portal per IP Office per effettuare ulteriori chiamate. Note 1. È possibile connettersi a una sola chiamata alla volta. Se ci si connette a un'altra chiamata (ossia si effettua una nuova chiamata, si risponde a una chiamata, si rimuove una chiamata dal parcheggio o dalla messa in attesa, ecc.), la chiamata in corso viene automaticamente messa in attesa. Questa funzione prende il nome di messa in attesa automatica. L'amministratore del sistema 125 può disattivare la funzione di messa in attesa automatica a livello di sistema. In questo caso, quando l'utente si connette a una chiamata, tutte le chiamate in corso vengono scollegate. 2. Ciò non si applica alle chiamate parcheggiate, perché a differenza delle chiamate in attesa, vengono parcheggiate sul sistema telefonico e non messe in attesa sul telefono. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 19

20 1.7 Hot desking In genere un numero di interno è sempre associato a un interno telefonico fisso, che può essere usato per effettuare e rispondere alle chiamate, indipendentemente dal fatto che one-x Portal per IP Office sia in esecuzione o meno. La funzione di hot desking consente di assumere il controllo di un altro interno telefonico e al tempo stesso di continuare a usare le impostazioni del proprio interno e del sistema telefonico. Generalmente per effettuare il login a un altro interno, è necessario comporre un numero specifico, incluso il codice di login, che è diverso dalla password utilizzata per le applicazioni IP Office. Tuttavia, è possibile utilizzare il menu di login di one-x Portal per IP Office sia per effettuare il login a one-x Portal per IP Office che per specificare il telefono a cui effettuare il login. Se si utilizza questo metodo per il login a one-x Portal per IP Office e al telefono e si esce da one-x Portal per IP Office, si verrà automaticamente disconnessi anche dal telefono. In questo caso il numero di interno viene reimpostato sul normale interno telefonico, a condizione che sia disponibile o che non sia in uso a un altro utente in modalità hot desking. Se l'utente non ha un normale interno o non è libero, viene considerato disconnesso dal sistema telefonico. Quindi, le nuove chiamate indirizzate a tale utente vengono trasferite a Voic , se disponibile, oppure viene riprodotto il tono di occupato. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 20

21 Capitolo 2. Modifica del layout Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 21

22 2. Modifica del layout È possibile modificare il layout dei gadget di one-x Portal per IP Office in molti modi. Le modifiche apportate vengono memorizzate nelle impostazioni utente di one-x Portal per IP Office e automaticamente ripristinate quando si effettua nuovamente il login. Modifica del layout di one-x Portal per IP Office Selezione di uno skin 22 Modifica della larghezza delle colonne 22 Attivazione/disattivazione della visualizzazione di un gadget 23 Ridimensionamento di un gadget 23 Spostamento di un gadget 23 Impostazione del layout predefinito Selezione di uno skin one-x Portal per IP Office include una serie di skin che possono essere selezionati dall'utente. 1. Fare clic sull'icona Comparsa. 2. Vengono visualizzate le icone dei pulsanti di comparsa. 3. Fare clic sull'icona di uno degli skin per selezionarlo e applicarlo a one-x Portal per IP Office. Predefinito Grigio 4. Fare clic su un qualsiasi punto della schermata di one-x Portal per IP Office per chiudere la finestra delle impostazioni. 2.2 Modifica della larghezza delle colonne L'area in cui vengono visualizzati i gadget è costituita da due colonne. Per impostazione predefinita le colonne hanno la stessa lunghezza (50:50). Tuttavia, è possibile anche selezionare un rapporto di 60:40 o 40:60 per la larghezza della colonna. 1. Fare clic sull'icona Comparsa. 2. Vengono visualizzate le icone dei pulsanti di comparsa. 3. Fare clic sulle icone Layout per selezionare il rapporto della larghezza delle colonne desiderato. Rapporto 40:60 Rapporto 50:50 Rapporto 60:40 4. Fare clic su un qualsiasi punto della schermata di one-x Portal per IP Office per chiudere la finestra delle impostazioni. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 22

23 Modifica del layout: Modifica della larghezza delle colonne 2.3 Attivazione/disattivazione della visualizzazione dei gadget Attivazione/disattivazione della visualizzazione di un gadget È possibile ridurre a icona uno qualsiasi dei gadget visualizzati nella scheda Principale selezionando l'icona destra del gadget. Il gadget viene ridotto a icona e visualizzato sulla barra del titolo. in alto a Quando è ridotto a icona, il gadget viene identificato per mezzo di un'icona visualizzata sulla barra degli strumenti in fondo alla schermata di one-x Portal per IP Office. Icona del gadget Chiamate Se arriva una nuova chiamata mentre il gadget Chiamate è ridotto a icona, il gadget viene automaticamente visualizzato a schermo interno per consentire all'utente di vedere i dettagli della chiamata. Icona del gadget Messaggi Questa icona visualizza anche il numero di messaggi non letti presenti nella casella postale. Icona del gadget Registro delle chiamate Questa icona visualizza anche il numero di chiamate perse presenti nel registro delle chiamate. Icona del gadget Rubrica Visualizzazione/ripristino di un gadget Per ripristinare un gadget, fare clic sulla sua icona nella barra degli strumenti in fondo alla schermata oppure fare clic sull'icona sulla barra del titolo del gadget. 2.4 Ridimensionamento di un gadget Oltre a modificare il rapporto tra la larghezza di due colonne utilizzate nei gadget, è possibile anche modificare l'altezza di ciascun gadget. Per modificare l'altezza di un gadget, fare clic e trascinare l'icona Ridimensiona inferiore del gadget. visualizzata lungo il bordo 2.5 Spostamento dei gadget È possibile spostare i gadget tra ciascuna delle colonne e modificare l'ordine dei gadget all'interno di ciascuna colonna. Per effettuare questa operazione, selezionare e trascinare la barra del titolo del gadget nella colonna e posizione desiderate. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 23

24 2.6 Layout predefinito Se si è personalizzato il layout di one-x Portal per IP Office, è possibile comunque reimpostare quello predefinito utilizzando l'opzione descritta di seguito. 1. Fare clic sull'icona Comparsa. 2. Vengono visualizzate le icone dei pulsanti di comparsa. 3. Fare clic sull'icona Ripristina interfaccia utente predefinita. 4. Fare clic su un qualsiasi punto della schermata di one-x Portal per IP Office per chiudere la finestra delle impostazioni. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 24

25 Capitolo 3. Esecuzione e risposta alle chiamate Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 25

26 3. Esecuzione e risposta alle chiamate Questa sezione spiega come usare one-x Portal per IP Office per effettuare e rispondere alle chiamate. Quando si utilizza il gadget Chiamate, le informazioni relative a ciascuna chiamata vengono visualizzate in schede diverse. I pulsanti 27 visualizzati cambiano a seconda delle opzioni selezionate, ma indicano sempre le operazioni che possono essere effettuate per la chiamata correntemente visualizzata. Esecuzione di chiamate e risposta 26 Esecuzione di una chiamata 29...Dal registro delle chiamate 32...Dalla rubrica 31...Da un messaggio Voic 33 Risposta a una chiamata 34 Risposta alle chiamate 35 Messa in attesa di una chiamata 36 Recupero di una chiamata messa in attesa 36 Parcheggio di una chiamata 46 Ripresa di una chiamata dal parcheggio 47 Passaggio da una chiamata all'altra 38 Selezione della funzione Non disturbare 49 Registrazione di una chiamata 40 Esecuzione di un trasferimento monitorato 43 Esecuzione di un trasferimento non monitorato 42 Completamento di una chiamata 35 Invio di messaggi IM (chat) 48 Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 26

27 3.1 Pulsanti Chiamata Esecuzione e risposta alle chiamate: I pulsanti visualizzati lungo il bordo sinistro della schermata della chiamata consentono di accedere alle funzioni disponibili per la chiamata correntemente visualizzata. Icona Azione Descrizione Rispondi a chiamata Consente di rispondere a una chiamata che squilla. Questo pulsante non viene visualizzato se si sta utilizzando il telefono perché in questo caso è necessario sollevare il ricevitore per rispondere a una chiamata. Abbandona chiamata Se si preme quando è in corso una chiamata, la chiamata viene interrotta. Reindirizza chiamata Se si preme quando è presente una chiamata che squilla, la chiamata viene inoltrata al numero configurato per l'impostazione Inoltra su non risposta oppure a Voic , se disponibile. Non è possibile abbandonare una chiamata in attesa ripresa o che è stata parcheggiata troppo a lungo. Registra chiamata Interrompi registrazione Metti in attesa Recupera chiamata in attesa Questo pulsante consente di avviare la registrazione della chiamata in corso. Questo pulsante consente di interrompere la registrazione della chiamata in corso. Questo pulsante consente di mettere in attesa la chiamata. Questo pulsante consente di riprendere una chiamata in attesa. Completa trasferimento Chiamata in conferenza Disattiva audio Disattiva audio per tutte le chiamate Riattiva audio Riattiva audio per tutte le chiamate Questo pulsante consente di trasferire una chiamata in attesa alla persona a cui si è connessi nel caso in cui si abbia un'altra chiamata in corso. Questo pulsante consente di unire una chiamata in attesa e in corso in una conferenza. Questo pulsante consente di disattivare l'audio di una chiamata. Questo pulsante consente di disattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza e può essere usato solo dall'utente che ha organizzato la conferenza. Questo pulsante consente di riattivare l'audio di una chiamata. Questo pulsante consente di riattivare l'audio di tutti i partecipanti di una chiamata in conferenza e può essere usato solo dall'utente che ha organizzato la conferenza. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 27

28 3.2 Icone delle chiamate Il gadget Chiamate utilizza le icone delle chiamate per indicare lo stato corrente delle singole chiamate. L'icona grande nell'angolo in alto a destra fornisce informazioni sullo stato della chiamata in corso, se ce n'è una in corso. La scheda a destra di ciascuna chiamata include anche una versione in dimensioni ridotte dell'icona che mostra lo stato della chiamata a cui si riferisce la scheda. Icona Descrizione Telefono inattivo/agganciato Questa icona indica che non ci sono chiamate in corso. Allerta/Squillo Questa icona indica l'arrivo di una chiamata a cui rispondere 34. A seconda delle impostazioni del telefono, è possibile che tale chiamata venga segnalata acusticamente o con il lampeggiamento di un'icona o spia. Composizione in corso Questa icona viene visualizzata quando l'utente sta effettuando una chiamata, ma la connessione non è ancora stata stabilita; ad esempio quando sta ancora componendo il numero. Segnalazione chiamata in uscita Questa icona indica che la chiamata in uscita effettuata sta squillando sul telefono del destinatario. Le chiamate effettuate tramite linee analogiche vengono considerate come chiamate che hanno ricevuto una risposta immediata, perché questo tipo di linee non fornisce segnali sull'avanzamento delle chiamate, ma segnala la presenza di una chiamata solo mediante uno squillo. Impossibile stabilire la connessione Questa icona indica che per qualche motivo non è stato possibile stabilire la connessione con il numero desiderato. Connessa Questa icona identifica la chiamata nella quale l'utente è impegnato. Chiamata trattenuta Questa icona indica una chiamata messa in attesa dall'utente. In attesa Questa icona indica una chiamata messa in attesa da un altro utente o dal sistema. Conferenza Questa icona indica una chiamata in conferenza avviata dall'utente. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 28

29 3.3 Esecuzione di una chiamata one-x Portal per IP Office consente di effettuare le chiamate in molti modi: Esecuzione e risposta alle chiamate: Icone delle chiamate Tramite il gadget Chiamate 29 Tramite la rubrica 31 Tramite il registro delle chiamate 32 Tramite il gadget Messaggi Tramite il gadget Chiamate È possibile usare le caselle di testo e i pulsanti nella sezione superiore del gadget chiamata. Chiamate per effettuare una 1. Inserire un numero nella casella di testo presente nella sezione superiore del gadget Chiamate. Per le chiamate esterne, è necessario ricordarsi anche di inserire il prefisso impostato nel sistema telefonico per le chiamate in uscita. È possibile anche inserire un nome. Se il nome corrisponde a quello di un contatto della rubrica personale o di sistema, viene chiamato il numero principale 125 memorizzato per il contatto. Se è necessario immettere un codice account per effettuare la chiamata, fare clic su Più... Utilizzare la casella di testo aggiuntiva per inserire il codice richiesto. Per nascondere questa casella, fare clic su Meno... Se si inserisce un oggetto, l'oggetto viene aggiunto ai dettagli della chiamata. Se si chiama un utente interno, è possibile che l'utente chiamato possa visualizzare l'oggetto sul display del telefono o delle chiamate di one-x Portal per IP Office. 2. Dopo aver impostato tutte le informazioni desiderate, fare clic su Chiama. Se si è era già impegnati in un'altra chiamata, tale chiamata viene automaticamente messa in attesa 124. L'avanzamento della chiamata viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 29

30 Tramite il tastierino È possibile accedere al tastierino tramite il gadget Chiamate. 1. Aprire il gadget Chiamate, quindi fare clic sull'icona Tastierino. 2. Inserire il numero da chiamare tramite il tastierino. Per le chiamate esterne, è necessario ricordarsi anche di inserire il prefisso impostato nel sistema telefonico per le chiamate in uscita. 3. Per cancellare l'ultima cifra inserita, fare clic sull'icona Elimina. 4. È possibile chiudere il tastierino in qualsiasi momento per continuare a inserire i dati della chiamata negli altri campi. Fare clic sull'icona Tastierino per nasconderlo. 5. Dopo aver impostato i dati desiderati, fare clic sull'icona Chiama. Se si è era già impegnati in un'altra chiamata, tale chiamata viene automaticamente messa in attesa 124. L'avanzamento della chiamata viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 30

31 Dalla rubrica Esecuzione e risposta alle chiamate: Esecuzione di una chiamata 1. Tramite il gadget Rubrica nella scheda Principale individuare il nome desiderato nella rubrica. 2. Per filtrare i nomi visualizzati, iniziare a digitare il nome o numero nella casella di testo nella sezione superiore della scheda Rubrica. Quando si digita il nome, i contatti della rubrica per le quali non ci sono corrispondenze non vengono visualizzati. 3. Per chiamare il contatto visualizzato, spostare il cursore sul contatto. Vengono visualizzate le icone Rubrica 71 per le funzioni della rubrica disponibili. 4. Per chiamare il numero principale dei contatti, fare clic sull'icona Chiamata. Se è visibile l'icona, è possibile selezionarla per visualizzare i numeri alternativi dei contatti e selezionare uno dei questi numeri per effettuare la chiamata. L'avanzamento della chiamata viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 31

32 Dal registro delle chiamate È possibile usare i numeri contenuti nel registro delle chiamate per ripetere una chiamata o richiamare un numero. 1. Usare il gadget Registro chiamate nella scheda Principale per ricercare il contatto da chiamare. 2. Fare clic sul nome o numero per effettuare la chiamata. L'avanzamento della chiamata viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 32

33 Da Voic È possibile richiamare la persona che ha lasciato un messaggio Voic . Esecuzione e risposta alle chiamate: Esecuzione di una chiamata 1. Usare il gadget Messaggi nella scheda Principale per ricercare il messaggio della persona che si desidera richiamare. 2. Fare clic sul nome o numero per effettuare la richiamata. L'avanzamento della chiamata viene visualizzato in una scheda del gadget Chiamate. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 33

34 3.4 Risposta a una chiamata Appena arriva una nuova chiamata, one-x Portal per IP Office visualizza le informazioni sulla chiamata nel gadget Chiamate. Se il gadget Chiamate è nascosto, viene automaticamente riaperto. Per impostazione predefinita, le nuove chiamate squillano per 15 secondi prima di essere trasferite in base all'impostazione Inoltra su non risposta 124 o a Voic l. Se si è già impegnati in un'altra chiamata e si risponde a una nuova chiamata in arrivo, one-x Portal per IP Office mette automaticamente in attesa 37 la prima chiamata. 1. Utilizzare il gagdet Chiamate nella scheda Principale. Se ci sono già una o più chiamate in corso, selezionare la scheda con l'icona con il telefono che squilla per visualizzare i dettagli della chiamata che squilla ed eventualmente anche il numero e il nome del chiamante, se disponibili. 2. Per rispondere alla chiamata, utilizzare il telefono oppure fare clic sul pulsante di risposta. Se si è era già impegnati in un'altra chiamata, tale chiamata viene automaticamente messa in attesa 124. In alternativa è possibile premere il pulsante di abbandono per trasferire la chiamata alla destinazione impostata per la funzione Inoltra su non risposta oppure a Voic , se disponibile. Il pulsante di risposta non è presente sui telefoni che consentono di rispondere alle chiamate solo sganciando il ricevitore o utilizzando altri comandi del telefono. Su questi telefoni è necessario sganciare il ricevitore oppure usare i comandi specifici disponibili sul telefono per rispondere alle chiamate. È possibile che il gadget Chiamate visualizza anche altri pulsanti 27 che consentano di effettuare ulteriori operazioni. Guida per l'utente di one-x Portal per IP Office Page 34