Sommario. Premessa Inserimento della nuova aliquota IVA nella configurazione di FOCUS 2000 Utility Modifica IVA. Configurazione del backup

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1 Sommario I Sommario Premessa 1 Inserimento della nuova aliquota IVA nella configurazione di FOCUS Utility Modifica IVA 6 Stampa delle etichette barcode Configurazione del backup 12 14

2 1 1 Premessa FOCUS 2000 include delle semplici procedure che consentono di modificare l'aliquota IVA degli articoli presenti in magazzino e nei listini. Se si decide di cambiare i prezzi di vendita degli articoli, è possibile anche ristampare le etichette con i codici a barre. Le operazioni descritte in questa guida devono essere eseguite il giorno stesso in cui entra in vigore la nuova aliquota IVA. In caso di più negozi/filiali è necessario effettuare queste operazioni in tutti i negozi/filiali. Se FOCUS 2000 è interfacciato al misuratore fiscale, è necessario riprogrammare i reparti della cassa come indicato nella guida "Modifica IVA e gestione dei registratori di cassa", disponibile in Bludata QUICK. Si raccomanda di NON stampare scontrini con FOCUS 2000 prima di aver completato le operazioni di riconfigurazione dei reparti, in quanto eventuali scontrini emessi avranno IVA errata! Dal momento che queste procedure apportano delle modifiche permanenti ai dati, si consiglia di eseguire una copia di backup prima di iniziare. Per informazioni dettagliate sulle copie di sicurezza, si rimanda al capitolo Configurazione del backup

3 2 2 Inserimento della nuova aliquota IVA nella configurazione di FOCUS 2000 Dopo aver effettuato il backup, la prima operazione da compiere consiste nell'aggiungere l'aliquota IVA ordinaria al 21% nella configurazione di FOCUS 2000: Premere il tasto Config. (evidenziato in rosso nell'immagine a seguire) Digitare la password e premere Conferma. Si ricorda che, quando FOCUS 2000 viene installato, la password per accedere alla Configurazione del programma è "bludata", ma può essere modificata nella Configurazione stessa. Se vengono impostati gli utenti e i profili, la password iniziale viene sostituita con quelle assegnate ai vari utenti. Dopo aver confermato la password si aprirà la finestra Configurazione del programma; nel pannello a sinistra, cliccare su Parametri (si veda l'immagine che segue).

4 3 Premere il tasto, presente accanto alle aliquote IVA agevolata e ordinaria, per accedere alla schermata Anagrafica aliquote IVA (si veda l'immagine a seguire). Premere il tasto Nuovo; si aprirà la seguente finestra:

5 Codice IVA: inserire il codice dell'aliquota IVA (21); Aliquota IVA: digitare la percentuale dell'aliquota IVA (21); Descrizione: inserire una descrizione dell'aliquota IVA Tipo operazione: lasciare Imponibile. Codice contabile: se FOCUS 2000 è interfacciato ad un software di contabilità digitare il codice contabile dell'aliquota IVA. Dopo aver compilato la scheda della nuova aliquota IVA, premere il tasto Salva. Chiudere la finestra Anagrafica aliquote IVA 4

6 5 Premere il tasto associato all'aliquota IVA 20% e selezionare nell'elenco la nuova aliquota IVA ordinaria 21% (si veda l'immagine a seguire). Dopo aver sostituito l'aliquota IVA premere Conferma. Comparirà il messaggio "Per attivare alcune modifiche è necessario riavviare il programma"; premere OK e riaprire il programma FOCUS Dopo aver terminato le operazioni di configurazione appena descritte, tutti gli articoli presenti in magazzino soggetti ad aliquota IVA ordinaria vengono scaricati con IVA al 21%, anche se le schede anagrafiche riportano la precedente aliquota. L'Utility Modifica aliquota IVA, descritta nella sezione seguente, consente di modificare l'aliquota IVA nelle schede di magazzino e nei listini.

7 6 3 Utility Modifica IVA Questa semplice procedura guidata consente di applicare ai magazzini ed ai listini le modiifiche all'aliquota IVA ordinaria già impostate nella Configurazione di FOCUS Il programma consente di scegliere se aumentare o mantenere invariati i prezzi di vendita e, nel primo caso, è anche in grado di ristampare le etichette con i codici a barre. Per avviare il wizard cliccare sul menu Magazzino e selezionare Utilità, Modifica IVA (si veda immagine a seguire). Si aprirà la prima pagina di una procedura guidata (wizard):

8 7 Prima pagina del Wizard La prima pagina del wizard contiene una presentazione della funzione Modifica IVA. Premere Avanti per continuare, Annulla per uscire dalla procedura.

9 Seconda pagina del Wizard Nella seconda pagina del wizard selezionare l'opzione Tutti i prodotti. Spuntare la casella Applica le modifiche anche al listino barcode per allargare le modifiche dell'aliquota IVA anche ai listini dei fornitori. Premere Avanti per continuare, Annulla per uscire dalla procedura. 8

10 9 Terza pagina del Wizard Nella terza pagina del wizard selezionare l'aliquota IVA al "20%" nella casella Aliquota IVA non più in vigore e selezionare quella al "21%" in Nuova aliquota IVA. Premere Avanti per continuare, Annulla per uscire dalla procedura.

11 10 Quarta pagina del Wizard Nella quarta pagina della procedura guidata è necessario specificare se si desidera che la variazione dell'iva si ripercuota sul Prezzo di Vendita oppure sul Prezzo Netto. Nel primo caso, la modifica dell'iva comporta l'aumento dei Prezzi di Vendita, mentre nel secondo i Prezzi di vendita rimangono invariati. Se si mantiene invariato il Prezzo Netto e si ricalcola il Prezzo di Vendita, è possibile indicare il criterio di arrotondamento del prezzo. Nell'esempio sopra illustrato si è deciso di mantenere invariato il Prezzo di Vendita e di ricalcolare il Prezzo Netto. Premere Avanti per continuare, Annulla per uscire dalla procedura.

12 11 Quinta pagina del Wizard Nella quinta pagina del wizard vengono riassunte le impostazioni stabilite nelle pagine precedenti del wizard. Premere Elabora per procedere alla modifica dell'iva, Annulla per uscire dalla funzione. Dopo aver premuto Elabora comparirà un messaggio, illustrato nell'immagine a seguire, in cui si richiede di confermare l'intenzione a procedere con la modifica dell'iva. Premere Si per avviare la modifica dell'aliquota IVA.

13 Stampa delle etichette barcode Se nella quarta pagina del wizard Modifica IVA è stata selezionata la modifica del prezzo di vendita degli articoli, il programma aprirà il dettaglio del job di stampa barcode "aggiornamento IVA", di seguito illustrata: Nel job di stampa "Aggiornamento IVA" sono presenti tutti gli articoli di magazzino, con giacenza maggiore di 0, ai quali l'utility Modifica IVA ha modificato il prezzo di vendita. Prima di premere Stampa, deselezionare gli articoli per i quali non si desidera ristampare le etichette barcode. E' possibile stampare le etichette in un secondo momento accedendo al Barcode Manager.

14 13 Dopo aver premuto il tasto Stampa si aprirà la seguente schermata: Seleziona tipo di etichetta: selezionare nella lista il tipo di etichette; si consiglia di utilizzare i report di stampa contrassegnati dalla lettera B. Parametri modulo di stampa Se il tipo di etichette da stampare non è presente nella sezione Seleziona tipo di etichetta, è possibile inserire manualmente i parametri necessari per impostare correttamente la stampa: Numero colonne: deve essere digitato il numero di etichette presenti in ciascuna riga del modulo di stampa (ad esempio, se ogni riga del modulo contiene tre etichette, le colonne saranno tre); Margine superiore: deve essere inserita la distanza tra il bordo superiore del foglio ed il punto in cui deve essere stampata la prima riga; l unità di misura è il decimo di millimetro (1mm=10). 2 cm corrispondono dunque a 200 decimi di millimetro. Margine inferiore: deve essere inserita la distanza tra il bordo inferiore del foglio ed il punto in cui deve essere stampata l ultima riga; l unità di misura è il decimo di millimetro.

15 14 Margine sinistro: deve essere inserita la distanza tra il bordo sinistro del foglio ed il punto in cui deve essere stampato il primo carattere di ciascuna riga; l unità di misura è il decimo di millimetro. Margine destro: deve essere inserita la distanza tra il bordo destro del foglio ed il punto in cui deve essere stampato l ultimo carattere di ciascuna riga; l unità di misura è il decimo di millimetro. Altezza etichetta: deve essere inserita la misura della distanza tra la prima riga di caratteri di un etichetta e quella dell etichetta sottostante. Stampante singola etichetta: selezionare la casella se si utilizza una stampante di codici a barre dedicata. Parametri etichette In questa sezione si definiscono i dati da stampare su ciascuna etichetta; qui di seguito sono descritti i parametri della pagina Montature: Prezzo: se compare il segno di spunta, il programma stampa nell etichetta anche il prezzo di vendita dell articolo. Linea, Modello, Cal./Ponte, Colore: spuntare le caselle per stampare i dati nelle etichette; è possibile stampare solo alcune caratteristiche (ad esempio, il modello ed il calibro/ponte) selezionando le relative caselle. Etichette stampate: tale campo viene automaticamente riempito dal programma ed ha la funzione di recuperare le etichette dei fogli A4 che sono stati stampati solo in parte. Se si utilizza un foglio nuovo, digitare 0. Seleziona stampante: Selezionare la stampante nella lista a cui si accede facendo clic nella casella. Dopo aver impostato i parametri di stampa, premere Stampa per procedere oppure Annulla per abbandonare la stampa. 4 Configurazione del backup La cartella di FOCUS 2000 può cambiare nome e percorso a seconda del sistema operativo in cui è installato FOCUS 2000 ed al suo percorso di installazione (ad esempio si chiama "Focus On Eyes 32" in Windows XP, "Focus 2000" in Windows Vista e Seven). Per semplicità all'interno della guida verrà nominata "cartella di Focus". Nel caso di più postazioni in rete con FOCUS 2000 il backup dovrà essere eseguito dal computer Server. Per quanto riguarda i supporti di backup, si consiglia di utilizzare una pendrive USB, un masterizzatore di CD-ROM oppure di dotarsi di lettori ZIP. E possibile effettuare il backup dei dati contenuti negli archivi di FOCUS 2000 utilizzando il programma Backup di FOCUS 2000 oppure altri applicativi. Il programma di Backup, fornito insieme a FOCUS 2000, è in grado di effettuare le copie di sicurezza dei dati contenuti negli archivi del programma, dei documenti RTF creati con la Videoscrittura e salvati all interno della cartella di Focus e degli altri file specificati nelle pagine seguenti. Se nel computer vengono utilizzati altri software, occorre definire delle procedure specifiche per effettuare le copie di sicurezza dei dati utilizzando gli applicativi forniti dai produttori. Le copie di sicurezza su supporti esterni (CD-ROM, pendrive USB, ecc..) sono necessarie per garantire l integrità e la disponibilità dei preziosi dati contenuti nel database di FOCUS 2000 anche in caso di guasti al computer. Prima di entrare nel programma Backup Focus, uscire da FOCUS 2000 da tutte le postazioni.

16 15 Si ricorda che, in caso di più postazioni in rete con FOCUS 2000, le seguenti operazioni di configurazione del backup andranno eseguite dal pc Server. Per accedere al wizard di configurazione del backup, andare in Start (Avvio), Programmi (o Tutti i Programmi), Bludata Informatica - FOCUS 2000, Backup Focus. Comparirà la pagina di presentazione di una procedura guidata che permette la configurazione delle operazioni di backup. Premere il tasto Avanti per cominciare.

17 16 Seconda pagina del Wizard Salvataggio con le impostazioni predefinite: selezionare tale opzione se si desidera effettuare una copia di sicurezza con le opzioni di configurazione già definite in precedenza. Salvataggio con nuove impostazioni: selezionare tale opzione per effettuare un backup con nuove opzioni di configurazione; al termine della procedura sarà possibile decidere se salvare, come predefinite, le impostazioni appena configurate. Configurazione opzioni di salvataggio: selezionare tale casella per procedere alla configurazione delle operazioni di backup, ovvero alla scelta dei parametri per la copia di sicurezza. Questa funzione non esegue il salvataggio. Selezionare la prima o la seconda opzione (a seconda delle esigenze): Se si seleziona la prima opzione, andare a pagina 8 della presente guida; Se si seleziona la seconda opzione, proseguire con le impostazioni come illustrato di seguito.

18 17 Terza pagina del Wizard In questa pagina è necessario definire i dati includere nel backup Cliccando sulle varie caselle si procede al salvataggio dei dati elencati di seguito: Archivi Clienti: schede anagrafiche dei clienti incluse le seguenti sottoschede: Optometria, Lenti a contatto, Analisi Visiva, Occhiali-Buste, Carrello, Storico. Immagini clienti: immagini registrate nella scheda Immagini dei clienti; Magazzino: dati di magazzino contenuti nella sezione Magazzino e sotto schede (Storico movimenti, Lotti, Ordini, Prenotazioni, escluse le immagini) Listini e catalogo: dati contenuti nei listini e cataloghi dei fornitori, incluse le Note (escluse le immagini) Immagini magazzino: immagini registrate nelle schede degli articoli presenti nella sezione Magazzino. Ordini: dati memorizzati nella sezione Ordini (Ordini attivi, Storico ordini e Prenotazioni) Documenti: documenti registrati nella sezione Documenti (Fattura Dett.., Quietanza, ecc ) Scadenziario: dati memorizzati nella sezione Amministrazione (Scadenziario, Scadenziario clienti, ecc..) Agenda: dati memorizzati nella sezione Agenda (Settimanale, Giornaliero Studio, ecc.) Fax, , SMS: documenti memorizzati nella gestione E-service (Fax, , SMS) Varie: Configurazione: si includono nella copia di sicurezza i seguenti parametri della configurazione del programma: Impostazioni (Ragione sociale, Privacy, Protezione), Logo, Default e sotto schede, Documenti (opzioni di configurazione dei documenti, NON i documenti stessi), Righe documenti, Tasti vendita, Password, Utenti e Profili, Parametri, Punti vendita, Magazzini locali, Rete, Periferiche. Ricerche e statistiche: vengono incluse nel backup le ricerche multiple e le statistiche predefinite,

19 18 incluse quelle personalizzate. Cartelle: Docs/Documenti: vengono salvati i documenti RTF presenti nelle cartelle Docs e Documenti della cartella di Focus. I documenti RTF salvati in cartelle diverse NON saranno inclusi nel backup. Stampe: vengono salvate le stampe speciali collegate alle ricerche multiple (*.st2) e tutti i file di stampa (*.rep, *.re2) salvate all interno della cartella Stampe (e relative sottocartelle) presente nella cartella dii Focus; i file salvati in cartelle diverse NON verranno inclusi nel backup. Istruzioni/Tecnica: vengono salvati i documenti contenuti nelle cartelle Istruzioni e Tecnica; i documenti salvati in cartelle diverse (ad esempio: c:\documenti) NON saranno inclusi nel backup. Si consiglia di lasciare selezionate tutte le voci.

20 19 Quarta pagina del Wizard In questa pagina occorre effettuare le seguenti operazioni: 1. Digitare il nome del file di backup: il software propone automaticamente il nome DatiFocus, che può essere modificato in base alle proprie preferenze. 2. Selezionare l unità e la cartella di destinazione del backup. Il tasto Sfoglia permette di accedere alle Risorse del Computer. Cambia nome file ad ogni salvataggio: selezionando tale opzione, il programma provvede a modificare il nome del file di backup, ogni volta che viene effettuato il salvataggio, aggiungendo al nome la data corrente. Se si desidera sovrascrivere il file di backup già esistente, lasciare la casella bianca. Abilita verifica a fine salvataggio: la casella appare selezionata automaticamente solo nel caso in cui il salvataggio sia stato configurato su disco fisso; se si configura il backup su un supporto esterno, quindi, questa opzione non sarà attiva.

21 20 Quinta pagina del Wizard In questa pagina FOCUS 2000 è possibile impostare alcune opzioni che permettono di automatizzare le operazioni di backup: Utilizza le impostazioni solo per questo backup: le impostazioni definite nelle pagine precedenti verranno utilizzate solo per questo backup; non saranno memorizzate per l esecuzione di backup successivi. Memorizza le impostazioni per i prossimi backup: le impostazioni definite nelle pagine precedenti verranno utilizzate anche per l esecuzione di successivi backup. Scegliere quale automatismo attivare alla chiusura di FOCUS 2000: Non effettuare il backup: non viene eseguito alcun backup alla chiusura di FOCUS 2000; Chiedi conferma: ogni volta che il programma viene chiuso compare una finestra in cui si chiede se si desidera effettuare il backup; Esegui salvataggio: il backup dei dati parte automaticamente ogni volta che si esce dal programma; Il giorno: selezionare il giorno della settimana in cui si desidera che il backup venga effettuato automaticamente (o previa conferma dell utente); è possibile selezionare anche l opzione "tutti i giorni"; Dopo le ore: selezionare l ora a partire dalla quale deve essere attivo l automatismo. Ad esempio, se si seleziona "18.00", si ordina al programma di iniziare il backup automaticamente in seguito ad ogni chiusura del software che avviene dopo tale orario nei giorni della settimana impostati nella casella Il giorno.

22 21 Sesta pagina del Wizard Nella pagina finale della procedura il programma riassume tutte le opzioni selezionate. Dopo aver controllato le opzioni di configurazione ed aver effettuato delle eventuali modifiche spostandosi nelle pagine precedenti con il tasto Indietro, premere Inizia. Il backup verrà eseguito solamente se il programma FOCUS 2000 risulterà essere chiuso in tutti i terminali, in caso contrario il programma visualizzerà un messaggio di errore.

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