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2 SOMMARIO Perché Gecos 3 Principali caratteristiche del software 4 Gestione Personale 6 Dati anagrafici 6 Rapporto di lavoro 7 Assegnazioni 8 Situazione debiti-crediti ore 9 C.V. Corsi di Formazione - Gestione Colloqui 9 Gestione account 11 Gestione Attività 12 Anagrafica progetti/servizi 12 Mansioni e Assegnazioni 12 Pianificazione 14 NEW: Modulo turni 15 Gestione sostituzioni 15 Costi e Ricavi 16 Andamento 17 Fatturazione 18 Rendicontazione presenze 19 Rendicontazione via web 19 Inserimento ore 20 Rimborsi km, altri rimborsi e indennità 21 Convalide 21 Integrazione con software paghe 22 Rilevazione presenze tramite smartphone, tablet e timbratrici 22 Ricerche secondo criteri multipli 22 Scadenzario 24 Promemoria 25 Personalizzazione del sistema 26 Gestione Documentale 27 Pubblicazione online cedolini paga e CUD 28 Business Intelligence Integrata 29 SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

3 Perché Gecos Gecos nasce nel 2004 da un progetto di collaborazione tra importanti realtà del privato sociale (Cooperative Sociali) e un gruppo di esperti informatici provenienti dal settore della cooperazione sociale. L obiettivo del progetto consisteva nel realizzare un software in grado di semplificare le esigenze e i processi di lavoro tipici delle Imprese Sociali, integrando in un unica soluzione una serie di strumenti artigianali creati appositamente (strumenti cartacei, fogli excel, database access, ecc ), per loro natura poco efficaci ed efficienti, che impongono la continua duplicazione dei dati in funzione delle finalità di utilizzo. L applicativo web per la Gestione delle Cooperative Sociali Gecos rappresenta il risultato di uno sviluppo progettuale partito da un accurata analisi dei bisogni, da un intenso lavoro di programmazione, e da una fase approfondita di test operativi realizzati unitamente alle Cooperative Sociali coinvolte. Oggi, a distanza di 10 anni, Gecos è cresciuto grazie anche all apporto di tutte le persone che a vario livello ogni giorno vi lavorano, raggiungendo un livello di sviluppo da farne il software più utilizzato dalle Cooperative Sociali in Italia. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

4 Principali caratteristiche del software Accessibile tramite browser da qualsiasi postazione connessa in rete locale o internet da più utenti contemporaneamente con privilegi d accesso differenziati Gestione anagrafiche e contratti, monte ore operatori, assegnazione progetti/servizi, assenze e sostituzioni, turni, banca ore/flessibilità. Strumenti integrati per la compilazione e verifica dei fogli presenza, esportazione dati per elaborazione cedolini paghe e stampa Libro Unico del Lavoro (LUL). Reportistica avanzata per lettura aggregata dei dati di maggior interesse in forma tabellare e grafica. Funzionalità avanzate per la pianificazione delle attività, la gestione delle scadenze ed il monitoraggio dell andamento dei progetti/servizi. Figura 1: Menù principale SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

5 Gestione personale Dati anagrafici, rubrica, dati bancari, etc.. Rapporto di lavoro, contratti, quadri orari contrattuali, sospensioni. Assegnazioni, assenze e sostituzioni. Situazione debiti/crediti ore. Profilo professionale/curriculum Vitae Europeo. Account, ruoli e privilegi di accesso. Gestione attività Anagrafica progetti, servizi, corsi di formazione. Mansioni/utenti. Pianificazione servizi stanziali e domiciliari. Turni strutture complesse. Monitoraggio andamento servizi/progetti Scadenze fatturazione e calcolo importi. Ricerche secondo criteri multipli Scadenzario Promemoria Personalizzazione del sistema Gestione Documentale Pubblicazione on line cedolini paga e CUD Business Intelligence Integrata Rendicontazione presenze Calendario ore lavorate Calendario ore non lavorate Rimborsi km Altri rimborsi e indennità Stampa Libro Unico del Lavoro Integrazione Software Paghe Integrazione apparati (fissi e mobili) di rilevazione presenze SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

6 Gestione Personale Dati anagrafici Scheda anagrafica completa e funzionale con la quale mantenere l aggiornamento dei dati riguardanti gli operatori. NEW: scadenzario personalizzabile per ciascun operatore attraverso il quale monitorare le scadenze personali: patente, permesso di soggiorno, libretto sanitario, etc Figura 2: Anagrafica personale SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

7 Rapporto di lavoro Le tipologie di rapporto di lavoro e dei rispettivi parametri sono strutturate nel rispetto della normativa vigente. Un accurata procedura di controllo garantisce automaticamente la coerenza dei dati inseriti in relazione alla tipologia del rapporto di lavoro selezionato (dipendente, collaboratore o consulente esterno). Figura 3: Rapporto di lavoro È possibile definire e gestire la posizione societaria per il lavoratore socio della Cooperativa. Il sistema consente la storicizzazione dei rapporti di lavoro conclusi con possibilità di visualizzarne i dati relativi in qualsiasi momento. NEW: funzione multi-ccnl per poter gestire rapporti di lavoro appartenenti a diverse categorie contrattuali (sociale, sanità, agricoli, etc.) SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

8 Assegnazioni Sezione dedicata alle assegnazioni degli operatori ai progetti/servizi; tramite un interfaccia semplice ed intuitiva ogni operatore può essere assegnato (incaricato) ai servizi/progetti sui quali dovrà operare. Si tratta di una delle aree maggiormente utili all automazione dei processi di gestione dell organizzazione.. Il sistema consente la storicizzazione della assegnazioni concluse con possibilità di visualizzarne i dati relativi in qualsiasi momento. Figura 4: Assegnazioni SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

9 Situazione debiti-crediti ore Per quelle cooperative che lo prevedono, è stato implementato il calcolo automatico della situazione debiti-crediti ore (banca ore o flessibilità). In una tabella semplice e funzionale è possibile tenere sotto controllo (ed eventualmente modificare) la situazione di ogni singolo lavoratore. Figura 5: Situazione debiti-crediti ore C.V. Corsi di Formazione - Gestione Colloqui Ad ogni operatore registrato è associato un profilo professionale organizzato secondo gli standard europei; la funzione è finalizzata anche a facilitare l eventuale assegnazione dello stesso operatore a progetti/servizi sulla base delle caratteristiche professionali e personali d interesse. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

10 Il sistema consente l inserimento e l archiviazione dei corsi di formazione rivolti al personale promossi dall organizzazione o da enti esterni. Per ogni attività formativa è possibile inserire le date degli incontri con le relative sedi, i docenti coinvolti e i partecipanti. È possibile ottenere la stampa del Curriculum Vitae (formato europeo) in tempo reale. Figura 6: Profilo SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

11 La funzione consente inoltre di gestire un agenda di colloqui per la selezione e gestione del personale. Fissati gli appuntamenti il sistema notifica attraverso promemoria le informazioni relative ai colloqui imminenti. Figura 7: Colloqui di selezione e gestione personale SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

12 Gestione account Ogni scheda anagrafica è dotata di un account individuale tramite il quale è possibile concedere un accesso profilato a tutti gli operatori. Un apposita sezione consente di differenziare livelli e responsabilità di azione e visualizzazione all interno del sistema. Figura 8: Account SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

13 Gestione Attività Anagrafica progetti/servizi Registrazione dei dati generali relativi ad ogni progetto/servizio. Figura 9: Anagrafica progetti/servizi Mansioni e Assegnazioni Per ogni attività è possibile specificare la tipologia delle mansioni previste; per ciascuna di esse è pensato l inserimento del periodo di validità, del monte ore settimanale e totale, della professione richiesta, della tariffa di vendita e della competenza del costo aziendale (finanziamento o co-finanziamento). Una tabella esterna permette di definire inoltre ricavi (tariffe di vendita) e costi del personale al fine di elaborare agevolmente bilanci previsionali (budget) e consuntivi. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

14 Ad ogni mansione vengono quindi assegnati gli operatori prescelti, i quali possono a loro volta essere assegnati anche ad altre attività e relative mansioni; funzionalità questa che consente la gestione informatizzata di incarichi multipli, con la tipica flessibilità che contraddistingue le cooperative sociali. Figura 10: Mansioni Per agevolare il controllo di gestione, le diverse assegnazioni riferite ad una mansione vengono visualizzate in un apposita finestra, così da rendere immediatamente accessibile il dato relativo ad eventuali mansioni non ricoperte o parzialmente assegnate. Il sistema prevede la possibilità di gestire due tipologie di mansione: mansione generale e mansione utente. La prima è utilizzata quando l azione è rivolta indistintamente a più utenti all interno di un progetto/servizio (es. servizi diurni/residenziali per minori o disabili); la seconda è mirata alla pianificazione, gestione e rendicontazione di interventi individualizzati, i cui dati sono ripartiti per ciascun utente (es. servizi di assistenza domiciliare, assistenza scolastica, etc.). SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

15 Pianificazione La pianificazione delle attività è una pratica connotata da più variabili, per la quale Gecos consente di scegliere la soluzione più funzionale alle proprie esigenze. Partendo da un livello minimo in cui viene attribuito un monte ore settimanale alle varie mansioni, si può proseguire nel livello di dettaglio sino a programmare le fasce orarie giornaliere in cui si dovrà svolgere una determinata mansione, con possibilità di assegnarvi gli operatori interessati in funzione del giorno e dell orario previsto, ottenendo in questo modo una pianificazione puntale e dettagliata sia della mansione che dell attività di cui fa parte. Figura 11: Fasce orarie Attraverso una visualizzazione funzionale ed efficace si può inoltre gestire assenze e sostituzioni, cambiamenti di turno, etc.. Figura 12: Visualizzazione turni/fasce SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

16 NEW: Modulo turni Il modulo turni fornisce tutti gli strumenti necessari per la corretta pianificazione degli orari di lavoro di operatori incaricati presso servizi che richiedono una turnazione complessa (strutture diurne o residenziali - h24). Figura 13: Turnazione Definito lo schema base di turnazione previsto è possibile assegnare i turni settimanali agli operatori e generare automaticamente il piano turni all interno di un periodo selezionato. Il modulo consente una gestione facile e immediata sia delle indisponibilità programmate che di assenze/sostituzioni grazie a percorsi guidati. Gestione sostituzioni Con Gecos è semplice inserire l indisponibilità di un operatore e inserire il sostituto, per il periodo definito. La ricerca di un potenziale sostituto può essere effettuata attraverso l attivazione contemporanea di molteplici criteri di filtro (disponibilità nel giorno, attività assegnate, genere, età, titolo di studio, etc.) SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

17 Costi e Ricavi In un apposita sezione è possibile inserire tutti i dati relativi a costi e ricavi extra-personale inerenti alla gestione di ciascun servizio/progetto: costi come spese di gestione, utenze, materiali, etc.; ricavi come liberalità, rette, voucher, etc.. È possibile registrare ogni singola voce sia a preventivo che a consuntivo, garantendo il controllo di gestione dell attività. Figura 14: Costi e Ricavi SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

18 Andamento Grazie ad una potente e compatta struttura ad albero è possibile monitorare costantemente, in modo facile e immediato, l andamento dei servizi/progetti a vari livelli di dettaglio (dal progetto nel suo complesso fino ad arrivare ad ogni singola voce), sia dal punto di vista economico (costi e ricavi del personale e di gestione attività) che del tempo lavoro (teorico ed effettivo). Per ciascuna attività è possibile inoltre elaborare budget previsionali e bilanci a consuntivo in grado di contemplare i valori relativi al personale e all attività di gestione, utili al monitoraggio dell andamento economico dell attività stessa. Figura 15: Andamento progetto/sevizio/cantiere SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

19 Fatturazione Questa sezione si configura in forma di scadenzario. Ogni quota di pagamento da fatturare viene definita rispetto a specifici parametri; il sistema offre anche la possibilità di gestire fatture per quote fisse o calcolate sul lavoro erogato. Alla scadenza di un periodo di fatturazione viene generato e inviato automaticamente un promemoria all operatore responsabile della gestione economica delle attività. Figura 16: Fatturazione SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

20 Rendicontazione presenze Rendicontazione via web La compilazione online della scheda di rendicontazione mensile del tempo lavorato da parte degli operatori rappresenta uno dei punti di forza del sistema, perché facilita e riduce efficacemente i tempi di verifica e controllo del lavoro svolto, eliminando contestualmente possibili fonti di errore connesse alla compilazione manuale o su foglio elettronico (es. Excel) delle singole schede. Ogni operatore, accedendo alla propria scheda di rendicontazione, visualizza il calendario del mese selezionato. Nel riquadro altro a sinistra della schermata vengono mostrate le sole assegnazioni per lui valide nel periodo. Figura 17: Calendario mensile Il calendario permette di visualizzare in forma compatta, per singola assegnazione o globalmente, il riepilogo delle ore previste, lavorate, non lavorate (ferie, permessi, malattie...), dei saldi mensili, dei rimborsi vari, kilometrici e autostradali. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

21 Inserimento ore Selezionando un giorno sul calendario si accede alla schermata di inserimento. Figura 18: Inserimento ore lavorate L inserimento dei dati di rendicontazione è semplice ed intuitivo. Per ogni assegnazione selezionata, e per ogni giorno del mese, è possibile inserire gli orari di lavoro effettuato, i giustificativi d assenza ed i rimborsi da richiedere per le spese sostenute. Le frecce di navigazione permettono di spostarsi rapidamente da un giorno all altro. Durante gli spostamenti i dati inseriti vengono automaticamente salvati ed i riepiloghi aggiornati, garantendo il costante monitoraggio di quanto registrato evitando la perdita di dati. Le descrizioni del tipo di ore da rendicontare (ore giorno, notte, ferie, permessi, reperibilità ecc...) vengono selezionate da appositi menu a tendina personalizzabili in funzione delle esigenze aziendali. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

22 Rimborsi km, altri rimborsi e indennità Per il rimborso km il sistema permette ad ogni operatore di registrare i propri veicoli, memorizzare e riutilizzare rapidamente i luoghi di partenza e destinazione e calcolare in automatico l entità del rimborso a partire dalla quota kilometrica prevista. Analogamente ogni operatore può rendicontare eventuali altre spese sostenute (da portare a rimborso) o indennità riconosciute scegliendone la tipologia da etichette predefinite dall impresa. Figura 19: Inserimento rimborsi kilometrici Convalide Terminate le operazioni di inserimento dati nella propria scheda di rendicontazione ogni operatore può convalidarne il contenuto rendendola in questo modo definitiva e disponibile al controllo da parte delle figure responsabili, alle quali apparirà un apposita notifica. Ogni coordinatore ha la possibilità di visualizzare e convalidare a sua volta le schede degli operatori assegnati ai progetti/servizi coordinati. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

23 L ultimo livello di convalida applicato dall amministrazione abilita contestualmente la trasmissione e l aggiornamento dei dati all interno delle varie sezioni del sistema evitandone la trascrizione (calcolo costi del personale su progetti/servizi, calcolo della situazione debiti-crediti ore, calcolo fatturazione, invio dati allo studio paghe, ecc...). Integrazione con software paghe Il sistema produce mensilmente il riepilogo del lavoro effettuato dagli operatori utile sia ai fini della registrazione per il Libro Unico del Lavoro (LUL), sia per la trasmissione dei dati allo studio paghe. Gecos è predisposto anche per l esportazione dello stesso riepilogo mensile in formato elettronico consentendo a un software paghe l importazione automatica dei dati, evitandone la trascrizione, garantendone la correttezza, abbattendo tempi e costi di elaborazione dei cedolini paghe. Rilevazione presenze tramite smartphone, tablet e timbratrici Gecos è configurato per comunicare con i sistemi di rilevazione presenze (fissi o mobili) permettendo l acquisizione automatica dei dati al momento della loro rilevazione. Per la rendicontazione del lavoro svolto presso servizi domiciliari e/o attività fuori sede esiste un sistema appositamente realizzato e brevettato da SIxS che ne consente la gestione in maniera semplice e sicura tramite l impiego di smartphone e/o tablet. Ricerche secondo criteri multipli Il sistema consente di recuperare rapidamente le informazioni contenute nel database attraverso una funzione modulare di ricerca libera efficace e flessibile che permette di combinare più criteri di filtro in funzione delle esigenze, facilitando le consuete operazioni di controllo e gestione ordinaria delle attività. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

24 Per quanto riguarda i dati relativi al personale i criteri di ricerca previsti sono i seguenti: nome e/o matricola comune di residenza aree di intervento attività assegnata rapporto di lavoro (dip. a tempo ind., a tempo det., collaboratore, etc..) stato del contratto (da formalizzare, firmato, etc..) tempo pieno/part time qualifica contratto variazioni contrattuali posizione societaria titolo di studio competenze specifiche Figura 20: Ricerca personale secondo criteri multipli SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

25 Scadenzario Questa funzione consente la gestione delle scadenze (relative ad attività, fatture, contratti o assegnazioni, etc.) offrendo il vantaggio di abbandonare la metodologia confusiva del lavoro per urgenza per passare a quella più efficace e funzionale del lavoro pianificato. Figura 21: Scadenzario SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

26 Promemoria Per rendere più efficace la gestione degli eventi il sistema genera automaticamente dei messaggi ad essi inerenti che vengono inviati alle figure con i rispettivi ruoli di responsabilità. Figura 22: Promemoria Ogni messaggio, una volta letto, può essere successivamente eliminato o richiamato con segnalazione automatica inviata dal sistema a una data e ora da selezionare. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

27 Personalizzazione del sistema Gecos offre la possibilità di personalizzare una serie di voci e parametri utilizzati nel suo funzionamento sulla base delle proprie esigenze o preferenze. Figura 23: Personalizzazioni SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

28 Gestione Documentale Il modulo di gestione documentale integrato, attivo in diverse sezioni del sistema, consente di allegare, condividere e scaricare qualsiasi tipo di documento: contratti, variazioni contrattuali, lettere di incarico, C.V., convezioni, cartelle utenti, etc.. Figura 24: Gestione documentale SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

29 Pubblicazione online cedolini paga e CUD Un modulo dedicato consente di importare il file PDF generato dal software paghe, cumulativo dei cedolini di tutti i dipendenti, di suddividere gli stessi per ciascun dipendente e allegarli al rispettivo account. Ogni operatore ha quindi la possibilità in autonomia di visualizzare via web, scaricare o mantenere in archivio del proprio profilo il documento, eliminando così spreco di risorse umane ed economiche dedicate alla stampa e alla consegna mensile dei cedolini. Figura 25: Gestione documentale SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

30 Business Intelligence Integrata Gecos è integrato ad una piattaforma di Business Intelligence, un sistema web per l analisi dei dati (Business Analytics), la produzione e pubblicazione di report di sintesi (tabelle, grafici, mappe geografiche, Tag-cloud, cruscotti, ecc ), che riorganizza i dati dell impresa (contenuti nel database Gecos o presso altre fonti) in forma strutturata, intelligibile, facilmente consultabile. La suite di Business Intelligence consente di migliorare efficacia ed efficienza grazie al monitoraggio preciso e puntuale della gestione aziendale, rivelandosi assolutamente funzionale per le scelte strategiche dell impresa. È prevista inoltre la possibilità di pubblicare tramite web informazioni espressamente dedicate agli interlocutori pubblici, semplificando di conseguenza il lavoro di trasmissione, monitoraggio e condivisione dei dati tra ente gestore ed ente committente di servizi e/o progetti. SIxS - Soluzioni Informatiche per il Sociale

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