La Struttura sanitaria nel suo complesso

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1 AGGIORNAMENTO CONOSCENZE MEDICHE RICERCA CLINICA Profilo di Cura Prognosi prevista; dimissione; Outcome Dati Clinici Significativi Richieste delle Risorse previste FLUSSI INFORMATIVI PER IL MANAGEMENT Processo di Cura Risultati: output Dati Paziente Risorse Impiegate MANAGEMENT AUDIT MEDICO CONTROLLO DI QUALITA ORGANIZZAZIONE DELLE RISORSE, DEI PROFILI E DEI PROGRAMMI DI CURA HTA CONTROLLO DI GESTIONE Livello organizzativo Livello governativo centrale e di coordinamento Dati elementari ed aggregati strutturati secondo criteri e formati standard Livello territoriale Livello di trattamento del paziente La Struttura sanitaria nel suo complesso Osservatori epidemiologici Anziani Ospedali Interazione e collaborazione diversi presidi operanti sul territorio Centri di gestione e coordinamento Dati elementari ed aggregati strutturati secondo criteri e formati standard Medici di base Ambulatori Laboratori Accettaz. Insieme di unità Degenza funzionali preposte alla erogazione di specifici servizi Servizi Diagnosi Amminis. 1

2 L evoluzione nella struttura dei sistemi informativi sanitari I GENERAZIONE da un ambiente rigido, composto da diverse procedure autonome, essenzialmente mirate agli aspetti amministrativi II GENERAZIONE al supporto alle principali attività di gestione del paziente, con limitate possibilità di integrazione ed interazione fra le diverse procedure Personale Personale Magazzini Laboratori Contabilità.. Contabilità Magazzini Accettaz. III GENERAZIONE L evoluzione nella struttura dei sistemi informativi sanitari ad un ambiente modulare, incentrato sul paziente e sulle attività professionali, in grado di integrare procedure ed applicazioni eterogenee di diversi fornitori Pazienti Amministrazione e controllo Gestione del Paz. Attiv. mediche Att. Infermieristiche Servizi ausiliari Altre strutture Serv. diagnostici e sanitari 2

3 Data-Flow in Primary Health Care LABORATORY X-RAY --- Other PHC-workers Pharmacist Community Care Home care GP Medical Record HOSPITAL SECONDARY CARE Health Administration INSURANCE, FINANCE RESEARCH e.g. epidemiology Public Health Social Services Patient SUPPORT e.g. databases I differenti livelli di responsabilità che devono essere supportati dal sistema informativo: Integrazione Tecnologica e Integrazione Funzionale ed Informatica Responsabilità locali Funzionamento delle singole unità operative secondo i requisiti e le esigenze locali REPARTI LABORATORI ACCETTAZIONE/ DIMISSIONE... DIAGNOSTICA AMMINISTRAZ.NE Responsabilità Complessive Funzionamento integrato e sinergico dell intera struttura Interazioni con le strutture esterne Informazioni ed attività rilevanti per l intera organizzazione interazioni fra le diverse unità operative 3

4 I differenti livelli di responsabilità che devono essere supportati dal sistema informativo Responsabilità locali Funzionamento delle singole unità operative secondo i requisiti e le esigenze locali Responsabilità Complessive Funzionamento integrato e sinergico dell intera struttura REPARTI LABORATORI ACCETTAZIONE/ DIMISSIONE... DIAGNOSTICA AMMINISTRAZ.NE Servizi standardizzati e stabili per la gestione di: Interazioni con le strutture esterne Informazioni ed attività rilevanti per l intera organizzazione interazioni fra le diverse unità operative Singole applicazioni, a supporto delle diverse unità operative Piattaforma applicativa comune in grado di assicurare l integrazione funzionale ed informativa delle diverse applicazioni I due livelli funzionali del sistema informativo Accettazione Controllo gestione Diagnostica Reparti... Amministrazione Applicazioni Responsabili di fornire un supporto ottimizzato alle attività delle singole unità operative Piattaforma applicativa di integrazione Utenti e criteri di abilitazione Interazioni tra le varie unità operative... Dati sintetici sui pazienti Piattaforma applicativa standard, che fornisce alle applicazioni un insieme di funzionalità di utilità generale per tutto il sistema, tali da assicurare l integrazione funzionale ed informativa dei diversi moduli 4

5 Modello esteso per la schematizzazione dei livelli funzionali del sistema informativo Accettazione Reparti Controllo gestione Diagnostica... Amministrazione Applicazioni Responsabili di fornire un supporto ottimizzato alle attività delle singole unità operative Piattaforma applicativa di integrazione Utenti e criteri di abilitazione Interazioni tra le varie unità operative... Dati sintetici sui pazienti Piattaforma applicativa standard, che fornisce alle applicazioni un insieme di funzionalità di utilità generale per tutto il sistema, tali da assicurare l integrazione funzionale ed informativa dei diversi moduli Piattaforma tecnologica Rete Locale Rete Geografica Rete Locale Responsabile di consentire il collegamento dei vari componenti dei sistema attraverso diversi ambienti tecnologici Telematics in Health Care TRASNATIONAL BACKBONE NATIONAL BACKBONE 5

6 Telematics and Informatics in Health Care Commission of the European Communities DG XIII/C-4 AIM Office Advanced Informatics in Medicine Common Service Infrastructure and V.A. Services in Health Care Commission of the European Communities DG XIII/C-4 AIM Office Advanced Informatics in Medicine 6

7 Organigramma dell Azienda Sanitaria Locale Direttore Amministrativo Direttore Sanitario Direttore Generale Coordinatore Sociale Responsabile dipartimento di prevenzione Affari generali Assistenza sanitaria di base Area socio-assistenziale Igiene e sanità pubblica Personale Assistenza specialistica ambulatoriale Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro Economato Assistenza ospedaliera Igiene alimenti e nutrizione Provveditorato Assistenza farmaceutica Veterinaria Economicofinanziario Sanità animale Gestione convenzioni Tecnico Igiene alimenti Igiene Allevamenti 7

8 Livello organizzativo Livello governativo centrale e di coordinamento Dati elementari ed aggregati strutturati secondo criteri e formati standard Livello territoriale Livello di trattamento del paziente La Struttura sanitaria nel suo complesso Osservatori epidemiologici Anziani Ospedali Interazione e collaborazione diversi presidi operanti sul territorio Centri di gestione e coordinamento Dati elementari ed aggregati strutturati secondo criteri e formati standard Medici di base Ambulatori Laboratori Accettaz. Insieme di unità Degenza funzionali preposte alla erogazione di specifici servizi Servizi Diagnosi Amminis. Utenti Anagrafe sanitaria Autorizzazioni Vaccinazioni Prescrizioni Schede utenti Cartelle cliniche Schema Logico del S.I.S. dell ASL Servizi Accettazione ricoveri Prenotazioni Gestione laboratori Gest. radiodiagnostica Gestione emoteca Direzione Dati sintesi attività Dati sintesi utenza Rendiconto economico Flussi trimestrali Relazioni Supporto Ambiente Igiene industriale Igiene alimenti Acque potabili Sicurezza ambienti Lavoro Igiene allevamenti Delibere Protocollo Archivio Gestione Prof. Marcello BRACALE - testi Risorse Personale dipendente Convenzioni Acquisti Contabilità 8

9 Organigramma dell area amministrativa e principali collegamenti con le strutture periferiche Direttore Amministrativo Affari generali Personale Economati Provveditorato Economicofinanziario Tecnico Gestione convenzioni Ufficio delibere Ufficio giuridico Gestione magazzini Gestione acquisti Gestione bilancio Manutenzione ordinaria Ufficio protocollo Uff. trattamento economico Inventario beni mobili Gestione gare Gestione incentivi Manutenzione straordinaria Ufficio concorsi gestione delibere gestione protocollo gestione personale dipendente Strutture periferiche Distretto Dipartimento di prevenzione Ambulatori Consultori gestione magazzini Presidio Ospedaliero Tecnologie dell informazione e della comunicazione, 3/3 sistemi informativi automatizzati e processi aziendali Deriva da questa analisi preliminare una prima considerazione di fondo sul ruolo della tecnologia dell'informazione: la stessa assume rilevanza manageriale e supporta in modo significativo la gestione dell'azienda solo se è applicata in modo coerente a sistemi informativi specificamente disegnati per il supporto di ben definiti processi aziendali (o di parti di questi ultimi). Un ricorso acritico, standardizzato e non ponderato alle nuove tecnologie dell'informazione non costituisce dunque per l'azienda una fonte di "creazione di valore" (in senso strettamente economico per le aziende private, in senso lato per quelle pubbliche) se non è accompagnato da un'attenta analisi e revisione dei processi aziendali supportati dai nuovi sistemi informativi automatizzati. 9

10 Teorie di management e dei sistemi informativi 6/9 L approccio di business administration Simon, estendendo le considerazioni di Anthony, evidenzia che anche i processi decisionali, che pur vengono assunti a ognuno dei tre livelli della piramide aziendale, si distinguono in base al grado di"strutturazione" dei processi organizzativi esistenti e quindi in base alla programmabilità delle procedure operative (Simon, 1960): ne consegue che a livello operativo sono maggiormente presenti processi caratterizzati da una discreta strutturazione e programmabilità mentre, al contrario, la direzione aziendale si confronta con processi poco strutturati e difficilmente programmabili proprio in ragione delle peculiarità delle funzioni di governo tipiche della direzione aziendale. La figura che segue sintetizza l approccio di Simon e quello di Anthony Attività aziendali suddivise in base al grado di strutturabilità (da: Simon, 1960) 10

11 Teorie di management e dei sistemi informativi 7/9 L approccio di business administration L'insieme delle due teorie rafforza l'approccio secondo il quale la pianificazione del sistema informativo aziendale deve essere fatta considerando sinteticamente che: ogni azienda è macroscopicamente articolata in tre macroaree organizzative; ciascuna area svolge una specifica funzione aziendale; ciascuna area, per svolgere le attività peculiari della propria funzione, necessita di un particolare e specifico supporto informativo; ogni livello informativo deve "fornire" informazioni al livello superiore (integrazione informativa tra le tre aree). Teorie di management e dei sistemi informativi L approccio di business administration Le teorie di Anthony e Simon rappresentano tuttora un caposaldo nella definizione di una strutturazione "unitaria" del sistema informativo aziendale. Le moderne tecnologie oggi consentono, come rappresentato nella figura che segue, la realizzazione di un unico e unitario sistema informativo aziendale, pur consentendo, attraverso l'utilizzo di specifici strumenti tecnologici, di supportare adeguatamente ciascuno dei livelli organizzativi di seguito elencati: 8/9 11

12 Teorie di management e dei sistemi informativi L approccio di business administration 9/9 il livello operativo supportato dai sistemi informativi gestionali (electronic data processing, EDP); il livello delle direzioni intermedie supportato da specifici strumenti di programmazione e controllo a fini di reporting direzionale (management information system, MIS); il livello dell'alta direzione supportato da strumenti che consentono analisi multidimensionali e on-line delle performance aziendali (decision support system, DSS). Sistema informativo autorizzato differenziato in base alle diverse tipologie di attività.. DSS, decision support system; MIS, management information system; Edp electronic data processing (da Camussone 1998) 12

13 IL MODELLO DELL HOSPITAL RESOURCE PLANNING Il modello di Analisi 1/15 I sistemi informativi delle Aziende sanitarie possono essere analizzati attraverso una preliminare scomposizione delle attività aziendali in macroaree alle quali tendono a corrispondere esigenze informative particolari, legate alle caratteristiche delle attività svolte e delle finalità perseguite da ciascuna area. 13

14 Il modello di Analisi 2/15 Può dunque rivelarsi utile introdurre una distinzione tra le seguenti cinque aree del sistema informativo aziendale, i cui contenuti specifici saranno successivamente illustrati in dettaglio: area amministrativa; area ospedaliera; area dei servizi al territorio; area direzionale; area delle relazioni esterne (front office). Il modello di Analisi L'area ospedaliera e l'area dei servizi al territorio rappresentano, insieme, la cosiddetta area "della produzione" del sistema informativo automatizzato delle Aziende sanitarie. Occorre notare che sovente nella prassi operativa delle Aziende sanitarie si suole far riferimento a ciascuna delle cinque aree come a uno specifico e autonomo "sistema informativo" (per esempio, il "sistema informativo amministrativo" oppure il "sistema informativo ospedaliero" o quello "direzionale"), evidenziando in tal modo una piena autonomia di funzioni e contenuti specifici, ma sottolineando, nel contempo, una debole e marginale interconnessione con gli altri sistemi. 3/15 14

15 Il modello di Analisi Lo schema proposto nella che segue intende rappresentare una prima visione semplificata di un sistema HRP, evocativo tanto della realtà dell' azienda sanitaria territoriale (dove l area servizi al territorio rappresenta evidentemente una componente essenziale del sistema, eventualmente integrata da un area ospedaliera qualora l Azienda sanitaria includa uno o più presidi ospedalieri) quanto della realtà dell Azienda ospedaliera (in cui è assente o assai limitata l area servizi al territorio con le relative problematiche). 4/15 Il modello di Analisi 5/15 In particolare, la figura che segue identifica i principali flussi informativi esistenti tra gli elementi del sistema denominati convenzionalmente: "moduli" (o sottosistemi), coincidenti con determinate attività di gestione e/o processi dell'azienda (per esempio, "acquisto di beni e servizi", "gestione cespiti", "gestione radiologia" eccetera); attività direzionali; attività di interscambio dati/informazioni/beni/servizi con soggetti esterni; "database nodali", che, per il numero e la rilevanza dei dati e delle informazioni che raccolgono e sintetizzano, si rivelano "cerniere" cruciali nella circolazione e nell'integrazione dei flussi. 15

16 Il modello di Analisi 6/15 Si può osservare che si è optato per l'identificazione di "moduli" coincidenti con specifiche attività di gestione o con processi anziché con unità organizzative (per esempio, "provveditorato" o "ragioneria"), intendendo con ciò focalizzare l'analisi proprio sulle informazioni generate dai diversi processi attuati, a prescindere dalle diverse soluzioni organizzati v e adottate dalle diverse aziende. Il modello di Analisi In sintesi, per realizzare un efficiente "sistema complessivo delle informazioni", l'azienda sanitaria deve costruire un sistema informativo unitario che produca informazioni disponibili e utilizzabili da tutte le componenti dell'azienda stessa. Nella costruzione e nella progettazione del sistema generale in grado di produrre le informazioni per tutta l'azienda non si può prescindere dalla conoscenza specifica delle caratteristiche dei processi di ogni singola macroarea né tantomeno dalla conoscenza dei fabbisogni di integrazione tra le diverse aree. 7/15 16

17 Sistema HRP AREA RELAZIONI ESTERNE AREA DIREZIONALE AREA AMMINISTRATIVA AREA OSPEDALIERA AREA SERVIZI AL TERRITORIO 17

18 Il modello di Analisi 8/15 Ancora debole è, in definitiva, la capacità di percepire le proprie esigenze informative e informatiche complessive, progettando un sistema informativo integrato (adatto a gestire i principali flussi informativi minimizzando le ridondanze) e aperto (cioè provvisto di un' area per il governo delle relazioni esterne di front office). Il modello di Analisi La lettura dello schema riportato nella figura precedente consente di cogliere alcune logiche generali che caratterizzano la progettazione di un sistema di tipo HRP. In primo luogo, il sistema HRP si fonda chiaramente sulla realizzazione di due "database nodali", rappresentati dal sistema contabile (contabilità generale e analitica) nell'area amministrativa e dalla base dati dell'epr (electronic patient record) nell' area ospedaliera e territoriale, come rappresentato graficamente nella figura successiva, che evidenzia peraltro la necessità di creazione di un "tessuto connettivo" tra i due fulcri del sistema. 9/15 18

19 I due database nodali dell Azienda sanitaria. del sistema informativo Il modello di Analisi In altri termini, mentre nell' approccio tradizionale il sistema era progettato partendo dai fabbisogni gestionali delle singole unità organizzative (amministrative e cliniche), con un obiettivo successivo di alimentazione delle procedure contabili ed eventualmente di creazione delle cartelle cliniche elettroniche, un sistema HRP risulta progettato con lo specifico obiettivo di supportare: come finalità primaria le basi dati contabili e quelle di gestione integrata dei dati del paziente; come finalità di secondo livello di derivare dalle basi dati nodali i dati necessari alla gestione di specifiche attività o processi (gestione magazzino, gestione reparti eccetera). 10/15 19

20 Il modello di Analisi 11/15 Evidentemente tale regola progettuale non può estendersi a tutte le procedure gestionali del sistema, alcune delle quali, in virtù delle loro specificità, continueranno a essere gestite con piena autonomia e mediante la strutturazione di autonome basi dati. Come principio generale alla base del disegno progettuale di un HRP, quest ultimo è concepito quale strumento di gestione di un ospedale che si caratterizza: Il modello di Analisi per un'assoluta centralità del paziente e dei "processi" di carattere diagnostico e terapeutico che lo riguardano, necessariamente "trasversali" rispetto alle unità organizzative coinvolte; per un'interpretazione del sistema contabile quale unica base dati idonea ad accogliere, univocamente e senza ridondanze, tutti i valori economici delle risorse utilizzate e delle attività svolte; per una nativa valorizzazione economica delle attività cliniche svolte rispetto al trattamento del singolo paziente e dunque per la necessaria integrazione tra area amministrativa e area della "produzione". 12/15 20

21 Il modello di Analisi Sotto il profilo delle architetture del sistema, il modello di HRP qui sinteticamente descritto può essere il risultato: dell integrazione nativa del sistema, progettato e implementato con l immediata condivisione delle due basi dati nodali da parte di tutti i moduli e con la definizione di processi aziendali di riferimento che presiedono alla condivisione del database unico (si tratta in sintesi delle logiche progettuali tipiche dei sistemi di enterprise resource planning o ERP, che si caratterizzano per la reingegnerizzazione e la formalizzazione dei processi aziendali e per l'unicità del database); 13/15 Il modello di Analisi 14/15 oppure, soprattutto qualora il grado di specificità dei diversi moduli sia elevato e il valore dei cosiddetti sistemi legacy non ne consenta in alcun modo la rapida dismissione (evidenza riscontrabile soprattutto con riferimento ai moduli informativi che integrano rilevanti tecnologie diagnostiche), dell'integrazione ex-post dei moduli preesistenti, attraverso la creazione di strati di software di tipo middleware. 21

22 Il modello di Analisi 15/15 La figura seguente propone dunque un possibile modello di integrazione dei moduli clinici che individua tre distinti livelli del sistema: il livello delle applicazioni: include i gestionali in uso a supporto dei diversi moduli informativi (i cosiddetti sistemi verticali clinici); il livello delle comunicazioni: è costituito dal cosiddetto middleware, ossia da un insieme di moduli software che interagiscono con le varie applicazioni e garantiscono l'integrazione, l'interoperabilità e la coerenza dei dati scambiati, fungendo da "tessuto connettivo" fra le diverse applicazioni e alimentando una base dati esterna rispetto a quelle gestionali per l'integrazione degli electronic patient record; il livello degli utenti web per l'alimentazione dei principali flussi informativi esterni. L integrazione dei sistemi dell area ospedaliera Sistemi orizzontali Sistemi verticali Medici ospedalieri Accettazione Medici di base Direzione Ospedaliera Electronic patient record Middleware di integrazione Pazienti HL7 HL7 HL7 DICOM Standard LAB RIS PACS Sistemi Radiologici Best Of breed Livello Relazioni esterne Livello di Comunicazione Livello delle Applicazioni 22

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