GUIDELINES. SOCIAL MEDIA WEEK di ROMA Il Festival della Rete PREMESSA

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1 GUIDELINES SOCIAL MEDIA WEEK di ROMA Il Festival della Rete PREMESSA La Social Media Week (SMW) organizzata da Augmendy è una fondamentale occasione di incontro e crescita, non solo per tutte le persone che si occupano di comunicazione, internet e social media in ambito business e consumer, ma anche per il grande pubblico. Una serie di eventi per privati e aziende che utilizzano (o intendono utilizzare) ogni giorno la Rete e i social media, per approfondire le proprie conoscenze e scoprirne tutte le potenzialità. Le seguenti Guidelines hanno lʼobiettivo di allineare tutti gli eventi della SMW su elevati standard di qualità e coinvolgimento, rendendo omogenea la percezione della manifestazione nei confronti del pubblico. Le Guidelines sono anche pensate per offrire una serie di soluzioni organizzative, oltre a definire degli standard minimi da rispettare per l'inserimento nell'agenda della Social Media Week di Roma. TIPOLOGIE EVENTI Eventi Augmendy, realizzati direttamente dallʼorganizzazione italiana della SMW; Eventi Spontanei, frutto di attività, idee e momenti di approfondimento indipendenti, inseribili nellʼagenda SMW a titolo gratuito, a richiesta del proponente che ne cura la realizzazione. Questi eventi sono ADV Free (per la definizione vedi capitolo dedicato); Eventi Partner, a carico di partner e sponsor della SMW, con finestre di visibilità e attività organizzate o concordate con Augmendy; Iniziative Speciali, attività ad hoc pianificate o concordate con Augmendy. 1

2 PRINCIPI La presente edizione della SMW di Roma nasce e si sviluppa in linea con i principi internazionali. SMW is a global platform for conversation, collaboration and learning INNOVATION FOCUS: gli eventi devono avere al centro strumenti, funzionalità, idee e sviluppi legati al mondo della Rete, dei social media, della tecnologia e dell'innovazione; HANDS ON: concretezza. Eʼ importante che da ogni evento nascano idee, opportunità e contatti utili per i partecipanti; LEARNING WHILE PLAY: coinvolgimento. Ingaggiare l'audience per permettere ai contenuti di essere veicolati con successo; CONTAMINAZIONE: affrontare tematiche trasversali, ricercare collegamenti e professionalità provenienti da differenti settori. IL PERCORSO TEMATICO DELLA SMW: LE CINQUE C Il tema principale dell'edizione 2011 di Roma sarà: - LA RETE PER CONDIVIVERE. Internet e i social media migliorano la nostra vita - All'interno di questo macro tema sono stati individuati i seguenti 5 percorsi tematici: 1. CONOSCERE LA REALTA' Cosa succede intono a noi? Nascono e si evolvono nuove forme del sapere, nuovi canali e strumenti di informazione, alla scoperta di culture, realtà e persone diverse. Tag: editoria, informazione, intrattenimento, new media, società, cultura digitale, cinema, musica, arte, televisione 2. CRESCERE CON LA RETE La rete diventa sempre più uno strumento per scambiare informazioni, condividere contenuti, esprimere la propria opinione. Si concretizzano opportunità che migliorano la nostra vita, nuove forme di apprendimento, sviluppo e crescita. Anche per i più piccoli. Tag: formazione, elearning, università, comunicazione mobile, kids, no profit, politica, pubblica amministrazione, religione, ecosostenibilità, sport 2

3 3. COLLABORARE SENZA CONFINI Tecnologie e strumenti sempre più facili e intuitivi da usare permettono oggi di ideare, costruire e promuovere grandi progetti. Ogni individuo può collaborare, senza distinzioni geografiche e generazionali. Tag: business, finanza, tecnologia, scienza, trasporti, turismo, seniors, made in italy, comunicazione mobile 4.CAMBIARE IL MONDO Tecnologie, innovazioni e progetti che fanno discutere, idee provocatorie, persone con ideali proiettati in un futuro non prossimo. Eppure prendono forma oggi. E potrebbero essere la svolta che cambia il nostro modo di vivere. Forse un cigno nero! Tag: innovazione, vision, eccellenze, nuove generazioni, startup, venture capital, advanced gaming 5. CONVIVIUM Una serie di eventi speciali, organizzati dopo le ore 18.00, con lo scopo di creare contatti e occasioni di incontro non convenzionali. Aperitivi, speed date e cene, per condividere momenti di convivialità in una cornice informale. PROPORRE UN EVENTO O UN'INIZIATIVA Tutti gli interessati al mondo dell'innovazione, della Rete e dei social media (partner, sponsor, appassionati, professionisti...) possono proporre uno o più eventi. Gli eventi e le iniziative dovranno appartenere ad uno dei 5 percorsi tematici sopra evidenziati. Sarà cura di Augmendy verificare la reale coerenza con il percorso e assistere il proponente (qualora necessario) nella definizione dei contenuti. Per proporre un evento o un'iniziativa è necessario compilare il form online nella sezione PARTECIPA del sito ufficiale della SMW di Roma (www.socialmediaweek.it). Il termine per la presentazione delle proposte è il 7 Gennaio Per garantire la qualità e l'omogeneità dell'agenda, sarà data precedenza alle domande in base all'ordine di presentazione, sia per l'inserimento nell'agenda stessa sia per quanto concerne i temi trattati. Gli eventi o le iniziative, fatto salvo accordi diversi, sono interamente a carico dei proponenti. Per essere vagliate, tutte le proposte dovranno contenere i seguenti requisiti: 3

4 titolo dellʼevento format percorso tematico di appartenenza bozza delle tematiche che si intendono affrontare indicazione della location scelta data e l'orario preferenziali probabili ospiti Le informazioni della proposta inviata tramite form saranno considerate a titolo indicativo e potranno essere in parte riviste durante il processo organizzativo vero e proprio. Definita la proposta, Augmendy e il Planning Committee (comitato scientifico che supervisiona i percorsi tematici) procederanno con lʼeventuale approvazione ed inserimento nellʼagenda ufficiale della SMW di Roma. A fronte dellʼapprovazione, i proponenti del singolo evento si obbligano a sottoscrivere il presente documento. PRIMA DELLʼEVENTO Eʼ CONSIGLIATO: Progettare con attenzione la scaletta. Più di ogni altra cosa, è il contenuto ciò che definisce il successo dell'evento. Usare conoscenze, studio e fantasia nella ricerca degli ospiti, mobilitando la propria rete di contatti e coinvolgendo il più ampio numero possibile di appassionati ed esperti. Gli ospiti sono invitati a portare diverse case history e, se possibile, anche altri ospiti che a loro volta possano rappresentare uno stimolo o un modello per i presenti. Se utile alla riuscita dellʼevento, avvalersi di interviste in remoto utilizzando Skype o video registrazioni. Questo ovviamente prevede che tale attività possa essere logisticamente e tecnicamente gestita dagli organizzatori. In ogni comunicazione inviata a potenziali ospiti, speaker e partecipanti è possibile utilizzare il logo ufficiale SMW nei formati forniti sul sito socialmediaweek.it, inserendo il link alla pagina ufficiale SMW di Roma. Comunicazione offline: lʼevento avviene in un determinato momento e posto fisico. Eʼ importante far conoscere anche localmente lʼevento! Questo include la possibilità di utilizzare forme di promozione attraverso media tradizionali. Eʼ OBBLIGATORIO: 4

5 Definire titolo, tematiche, location, data, orari e ospiti. Attraverso la compilazione del form ufficiale online le informazioni vengono condivise con Augmendy per approvazione e verifica al fine di garantire la qualità dei contenuti ed evitare sovrapposizioni di tematiche, location, date e orario con altri eventi. Una volta approvati titolo, tematiche, location, data, orari e ospiti dell'evento, le informazioni vengono pubblicate nell'agenda. Accordarsi con i proprietari o gestori della location per garantirne la disponibilità (e il corretto funzionamento e agibilità) durante lʼevento. Gestire i rapporti e prendere gli accordi con i propri ospiti e relatori scegliendoli in base ai contenuti e al proprio pubblico. La loro testimonianza deve avere valore aggiunto per i presenti. I proponenti hanno la possibilità di richiedere la partecipazione di un ospite dalla Speaker List ufficiale presente sul sito socialmediaweek.it. Realizzare una pagina web dedicata allʼevento, totalmente indipendente da quella ufficiale della SMW di Roma. Questa pagina sarà linkata nellʼagenda della SMW e sarà necessaria per conoscere tutte le informazioni sullʼevento (titolo, data, orari, location, moderatore e ospiti, contatti, link a socialmediaweek.it). Tale pagina potrà essere ospitata senza problemi su un sito o piattaforma esistente. Inserire allʼinterno della pagina dell'evento del proponente un mini-banner ufficiale della SMW (scaricabile sul sito socialmediaweek.it). Realizzare, all'atto dell'approvazione e inserimento nell'agenda, un post dedicato al lancio dell'evento (con un link all'agenda complessiva, per visualizzare anche gli altri eventi). Occuparsi della comunicazione/promozione in tempi utili (da un minimo di 10 giorni prima dell'inizio della SMW) coinvolgendo attivamente il network di contatti a propria disposizione. FORMAT EVENTI Di seguito, le tipologie di format per lʼevento o iniziativa da organizzare. Suggeriamo a tale proposito di prevedere format innovativi che stimolino l'attenzione e la curiosità del pubblico, evitando ad esempio le tradizionali tavole rotonde. Job meeting Breakfast Dibattiti Business speed dating Face to face Presentazioni Aperitivi Pitching competition Demo Award Convegni, Workshop Concerti Seminari e Corsi Game Performance... 5

6 LOCATION Eʼ CONSIGLIATO: E' consigliabile che il luogo in cui si svolge l'evento si snodi intorno ad un'area i cui estremi siano compresi preferibilmente tra P.za Venezia e P.za del Popolo; in ogni caso è utile prediligere luoghi raggiungibili con mezzi pubblici. Consigliamo di utilizzare un sistema di amplificazione proporzionale alla location e allʼaudience affinché i contributi audio e gli interventi degli speaker siano comprensibili a tutti i presenti. Come valore aggiunto, consigliamo inoltre di fornire un servizio di connessione internet per i partecipanti. Eʼ OBBLIGATORIO: La scelta, gestione e allestimento della location sono sotto la responsabilità e a carico del proponente. Una modalità consigliata per ottenere la location gratuitamente è lo scambio di visibilità, ad esempio invitando il gestore-proprietario ad intervenire brevemente ad inizio evento. La location deve essere adeguata a raccogliere il numero di persone che, ragionevolmente, si ipotizza prenderanno parte all'evento. La location deve avere uno spazio delimitato (o delimitabile) affinché i partecipanti possano accedere verificando la registrazione, oltre che sentirsi parte di un evento appositamente progettato per loro. Per tutti gli eventi è prevista una forte componente multimediale. La location deve disporre di uno schermo o superficie di proiezione (minimo 40 o comunque di grandezza proporzionale alle dimensioni della location) per la fruizione di contenuti video. Le scelte relative all'allestimento devono essere condivise con Augmendy; la location deve essere resa immediatamente riconoscibile come luogo in cui si svolge un evento della SMW". TIPOLOGIA LOCATION 6

7 Per quanto riguarda le location, le possibilità di scelta sono numerose: Aule per Conferenze e Meeting Teatri e Auditori Locali, Bar e Ristoranti Auditorium Mezzi di trasporto (autobus, tram, metro, imbarcazioni, camper...) Uffici Musei e Gallerie Sale cinematografiche Negozi e grandi magazzini Piazze, giardini, aree allʼaperto... PROCEDURA DI ISCRIZIONE DEI PARTECIPANTI ALL'EVENTO Nessun evento della SMW di Roma può essere a pagamento. Per quanto riguarda le iscrizioni, suggeriamo di prevedere la pre-registrazione online dei partecipanti attraverso piattaforme (gratuite) come Eventbrite o Amiando. La pre-registrazione permetterà al proponente di coordinare agevolmente la fase di check in all'ingresso dell'evento. Sulla pagina di registrazione si richiede la presenza di almeno un link a socialmediaweek.it tramite il quale i visitatori interessati potranno visionare anche gli altri eventi e/o iscriversi alla newsletter. DURANTE LʼEVENTO Eʼ CONSIGLIATO: Strutturare lʼevento in sezioni di breve durata (max 15 minuti) con presentazioni, faccia a faccia, dimostrazioni e performance coerenti (o appositamente incoerenti) alla tipologia di evento scelto. Prevedere una durata massima di 1h30. Eʼ fondamentale che tutti i materiali per le presentazioni siano concordati con gli ospiti, ordinati prima dellʼevento e messi in scaletta. Consigliamo inoltre di effettuare sempre un backup di tutti i materiali da proiettare. Per permettere una più confortevole partecipazione degli ospiti e dei partecipanti è fortemente consigliato l'utilizzo di sedute. Per gli eventi più lunghi si consiglia di prevedere un catering, rinfresco o generico ristoro con 7

8 bevande. Utilizzare contenuti multimediali durante lʼevento: video, foto o slide (per una maggiore resa di questʼultima modalità si consiglia Presentation Zen). Gestire efficacemente lo staff facendo in modo che ogni aspetto o problema durante lʼevento possa essere risolto nel migliore dei modi e in tempi brevi. Eʼ OBBLIGATORIO: Utilizzare il KIT fornito da Augmendy in maniera idonea, prevedendo la distribuzione di tutto il materiale in esso contenuto. Nei 15 minuti precedenti all'inizio dell'evento, prevedere la proiezione/trasmissione del pacchetto immagine coordinata fornito da Augmendy. A inizio evento, prevedere la proiezione/trasmissione del video istituzionale della SMW fornito da Augmendy. Essere puntuali: iniziare e terminare in linea con quanto calendarizzato, per permettere ai presenti di organizzare un proprio percorso di partecipazione agli eventi della SMW. Comunicare a inizio evento lʼhashtag ufficiale della SMW di Roma #smwrme. In questo modo i presenti potranno comunicare tra loro e con gli altri partecipanti. KIT SMW di ROMA Il kit sarà fornito da Augmendy e conterrà materiale promozionale e istituzionale, gadget della SMW e documentazione utile al proponente per lʼorganizzazione e la gestione dellʼevento. L'utilizzo del kit è obbligatorio, in particolare l'esposizione degli allestimenti (almeno 30 minuti prima dell'inizio dell'evento) e la distribuzione dei materiali a tutti i partecipanti. PRODUZIONE MULTIMEDIALE Eʼ CONSIGLIATO: Prevedere la diretta streaming dell'evento (link da comunicare preventivamente ad Augmendy per l'inserimento nell'agenda) 8

9 Caricare online su Flickr e Youtube (entro le 72h successive) foto e video dell'evento. Consigliamo, oltre alle TAG legate ai contenuti (a scelta del proponente) anche lʼutilizzo delle TAG ufficiali: socialmediaweek roma italia e smwrme. Eʼ OBBLIGATORIO: Produrre testimonianze fotografiche (minimo 15 scatti) e un video di almeno 5 minuti dedicati all'evento, da fornire in copia ad Augmendy per diffusione ed archivio. Augmendy potrà essere presente con il proprio staff per assistere allʼevento e, se necessario, con proprie telecamere per la ripresa parziale o integrale. Al fine del rispetto della legge sulla privacy il proponente del singolo evento dovrà provvedere, per ciò che concerne la richiesta di eventuali dati ai partecipanti e/o a riprese video in corso, a produrre i documenti necessari a questo adempimento secondo gli obblighi imposti dal D.lgs 196/03 (Cod. Privacy). Se non possibile per tutti i presenti, consigliamo di esporre ad ogni accesso allʼevento, un cartello che avvisa delle riprese in corso. Il modello di liberatoria standard e un fax simile del cartello potranno essere richiesti direttamente ad Augmendy. Una volta ricevuto il materiale indicato, Augmendy considererà assolti gli obblighi di legge sopraccitati e pertanto sarà libera di utilizzarli con la più amplia libertà. DOPO LʼEVENTO Eʼ OBBLIGATORIO: Al termine dellʼevento è necessario compilare il report consuntivo (sarà reso disponibile al termine della manifestazione) richiesto dallʼorganizzazione SMW internazionale. Conterrà informazioni di sintesi e bilancio sullʼevento. Entro 24 ore dal termine dellʼevento, i proponenti dovranno inviare ad Augmendy il link che rimandi ad un post di sintesi dedicato all'evento. Il post potrà essere realizzato in libertà e coerentemente con il sito di provenienza. Allʼinterno potranno anche essere inserite foto (e link a set o raccolte Flickr), embeddati video. Il post verrà promosso attraverso il rilancio sui canali ufficiali della SMW. EVENTI ADV FREE (Eventi Spontanei) La SMW Roma è una piattaforma aperta di eventi legati alla Rete e ai social media, pensata per dare a tutti la possibilità di avere spazio e visibilità. 9

10 In particolare gli eventi spontanei sono frutto di attività, idee e momenti di approfondimento indipendenti, senza spazi per promozioni e sponsorizzazioni. Il proponente potrà dunque approfondire le proprie case history, anche citando brand e marchi noti, con riferimenti a campagne e iniziative social ad opera di società terze, ma durante lʼevento non potrà attivare direttamente o indirettamente nessun tipo di sponsorizzazione, promozione o advertising legati a marchi o prodotti specifici. Se interessati ad eventuali sponsorizzazioni, i proponenti possono contattare direttamente Augmendy. SUPPORTO AUGMENDY Augmendy è a disposizione dei proponenti per supportare e supervisionare tutte le fasi di organizzazione dei singoli eventi. In particolare Augmendy mette a disposizione dei proponenti: un kit con materiali utili all'allestimento; la pubblicazione dell'evento approvato nell'agenda online della SMW; la pubblicazione dell'evento nel programma ufficiale cartaceo distribuito in migliaia di copie (se approvato entro il 7 Gennaio 2010); una Speaker List con relatori di prestigio; l'inserimento dell'evento nel piano di comunicazione generale della SMW. Per ogni inadempienza relativa agli obblighi rilevati dal presente accordo, Augmendy si riserva la facoltà di far valere i propri diritti nelle opportune sedi. Per accettazione, In fede data 10

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