Guida alla compilazione dei bilanci

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1 Registro delle Imprese Guida alla compilazione dei bilanci Fedra 6.7 Anno 2014

2 Indice Dati di lavoro... 1 Il deposito del bilancio delle S.r.l... 1 Il deposito del bilancio delle S.p.a... 2 Compilazione del bilancio con riconferma dell elenco soci dell anno precedente... 2 Compilazione del bilancio con presentazione di un elenco soci... 4 Società cooperative: compilazione del riquadro DEPOSITO PER L ALBO COOPERATIVE Compilazione del modello RP- Riepilogo La spedizione in Telemaco La gestione delle correzioni... 18

3 Dati di lavoro Il programma Fedra Plus 6.7 permette di utilizzare la funzione di acquisizione dei dati dalla Scheda Dati di Lavoro senza nessun costo se ENTRO 30 GIORNI si invia una pratica. Questa funzione è utile per il deposito di bilanci di S.p.a, con elenco soci variato in seguito a trasferimenti. Per accedere a questo servizio occorre collegarsi a nella sezione Pratiche, Dati di Lavoro e selezionare l adempimento Deposito Bilancio scaricare il file U3T-XML e poi Importare i Dati RI nel Menu Pratiche di Il deposito del bilancio delle S.r.l. Selezionare il modello B. Compilare il modello indicando il tipo di bilancio depositato la data di chiusura dell esercizio ad esempio: , la data di approvazione del bilancio (data del verbale di assemblea da allegare alla pratica). Indicare se il formato XBRL è obbligatorio oppure selezionare un opzione diversa dal menù a tendina. 31/12/2013 Figura 1 1

4 Figura 2 Inserire nel modello Note: l incarico di presentazione da parte del professionista incaricato e la dichiarazione di conformità degli atti se non è stata inserita in ogni documento. Compilare il modello RP, il riepilogo, e procedere ad allegare i file relativi al bilancio, al verbale, ecc., vedi la compilazione a pagina 13. Se si ritiene che le tassonomie previste dalla specifiche XBRL non siano sufficienti a rappresentare il bilancio secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità, si può depositare, insieme a un bilancio XBRL (B06), anche una copia del bilancio in formato PDF/A (B00), inserire una dichiarazione nel quadro note dove si specifica che la tassonomia del formato XBRL non rappresenta interamente il prospetto contabile. Il deposito del bilancio delle S.p.a. Aprire una nuova pratica (Pratica/nuova) e selezionare il Modello B. Aggiungere al modello base B modello S sia per confermare l elenco soci precedente sia che l elenco soci è variato e il quadro delle note per indicare la conformità e la dichiarazione per il professionista incaricato. Compilazione del bilancio con riconferma dell elenco soci dell anno precedente 31/12/ /04/2014 Figura 3 2

5 Aggiungere il modello S per indicare la riconferma dell elenco soci precedente o per inserire un nuovo elenco soci Figura 4 Dopo aver compilato il modello B, deposito del bilancio, compilare il riquadro delle generalità del modello S, inserendo l ammontare del capitale sociale, il numero delle azioni e sotto, al riquadro Sottoscritto al, dovrà essere indicata la data di approvazione del bilancio (data del verbale di assemblea), vedi figura 5. 15/04/2014 Se l elenco soci di s.p.a. non è variato rispetto al precedente: inserire un flag su 508 di conferma elenco soci precedente. Figura 5 A questo punto si può inserire il modello note nel caso in cui il bilancio sia presentato da un professionista incaricato e la dichiarazione di conformità degli atti se non è stata inserita in ogni documento. Compilare il modello RP del riepilogo, per inserire i file relativi al bilancio, al verbale, ecc., vedi la compilazione a pagina 13. Se si ritiene che le tassonomie previste dalla specifiche XBRL non siano sufficienti a rappresentare il bilancio secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità, si può depositare, insieme a un bilancio XBRL (B06), anche una copia del bilancio in formato PDF/A (B00), inserire una dichiarazione nel quadro note del modello fedra dove si specifica che la tassonomia del formato XBRL non rappresenta interamente il prospetto contabile. 3

6 Compilazione del bilancio con presentazione di un elenco soci Dopo aver compilato il modello B, deposito del bilancio, compilare il riquadro delle generalità del modello S, inserendo l ammontare del capitale sociale, il numero delle azioni e sotto, al riquadro Sottoscritto al, dovrà essere indicata la data di approvazione del bilancio (data del verbale di assemblea), vedi figura 6. Compilare il quadro B/ ESTREMI DELL ATTO indicando come forma dell atto C Comunicazione, codice atto: 508 e la data dell atto che corrisponde alla data di approvazione del bilancio. 15/04/2014 Se l elenco soci di s.p.a. è variato rispetto all anno precedente. 13/04/ Si allega il Modello S, codice atto 508, con l elenco soci aggiornato e i trasferimenti intervenuti. 15/04/2014 Figura 6 Selezionare Applica e cliccare poi su Nuovo elenco soci, per la compilazione dell elenco soci. Figura 7 4

7 Figura 8 indicazione del valore azionario E necessario inserire il valore nominale del primo pacchetto e cliccare su Avanti, vedi figura 8. A questo punto il programma ci chiede se il pacchetto azionario è di un unico titolare o di più contitolari. Se, ad esempio, il pacchetto azionario appartiene a un unico socio (proprietario), dovrà essere selezionata la voce Da un solo titolare, come è riportato nella figura 9. Figura 9 5

8 Selezionare Nuovo per inserire il titolare del primo pacchetto azionario. Figura 10 Quindi inserire i dati del titolare, o selezionare dall anagrafica persone il titolare, e il tipo di diritto di possesso delle azioni (per esempio proprietà). Per inserire il Secondo pacchetto azionario selezionare Nuovo, consideriamo il caso di una quota posseduta da un nudo proprietario e da un usufruttuario (la stessa procedura si applicherà anche in caso di più usufruttuari). Nel riquadro del nuovo pacchetto dovrà essere selezionata la voce: Da più contitolari. Inserire i dati del nudo proprietario (vedi figura 11) e digitare Inserisci. Figura 11 6

9 Cliccare su Nuovo e inserire il contitolare e il titolo che adesso sarà usufruttuario, (vedi figura 12). Figura 12 Cliccando nuovamente su Inserisci, avremo un riassunto del pacchetto azionario. Figura 13 La figura 13 mostra la compagine sociale di una Spa con capitale composto da due pacchetti azionari di cui la prima in piena proprietà, la seconda con un nudo proprietario e un usufruttuario. NOTA BENE Prima di procedere alla chiusura dell Elenco Soci, si raccomanda di eseguire la quadratura selezionando l apposito pulsante nella barra delle funzioni in basso. Questo permetterà di verificare se la somma del valore nominale delle partecipazioni dei soci è uguale al totale del capitale sociale. Si eviteranno così gli errori in fase di validazione. 7

10 ESEMPIO DI TRASFERIMENTO DI AZIONI Per inserire un trasferimento di azioni del primo contitolare, selezionare le INDICAZIONI ANALITICHE DELLE VARIAZIONI, e cliccare su Nuovo è possibile selezionare TRASFERIMENTO. Indicare di che tipo di trasferimento si tratta: atto tra vivi, compravendita, successione, ecc.. Figura 14 Inserire la data del trasferimento nel libro soci, il tipo di trasferimento, il numero e il valore nominale delle azioni e poi selezionare Avanti. 20/01/2012 Figura 15 8

11 Nella schermata successiva, figura 16, dovrà essere indicato se il soggetto che trasferisce la quota è un solo contitolare oppure se sono più titolari. Si inserisce la situazione precedente della quota. Figura 16 Cliccando su Avanti, apparirà una scheda relativa al titolare della situazione precedente (soggetto cedente) e dovrà essere selezionata la funzione Nuovo, a destra, procedendo all inserimento dei dati della persona fisica o giuridica del soggetto cedente indicando il tipo Ruolo DANTE CAUSA. Terminato l inserimento dei dati occorrerà selezionare Inserisci e successivamente la funzione Avanti. Figura 17- inserimento dati del Dante Causa 9

12 A questo punto il programma chiederà la compilazione della parte relativa al soggetto che riceve il trasferimento della partecipazione ossia LA SITUAZIONE AGGIORNATA della quota. Figura 18 Figura 19 inserimento dati Avente Causa Per i trasferimenti di azioni di S.p.a. non utilizzare il tipo ruolo: SITUAZIONE PRECEDENTE E SITUAZIONE AGGIORNATA, ma si utilizzano per descrivere i trasferimenti di quote di s.r.l.. 10

13 Alla fine la colonna dei trasferimenti mostrerà l immagine riassuntiva indicata nella figura 20. Figura 20 Sarà quindi possibile visualizzare i trasferimenti contrassegnati dal soggetto dante causa, dal valore nominale della partecipazione trasferita e dal soggetto avente causa. Cliccando su Chiudi, è terminata la compilazione del modello S. Figura 21 Inserire nel modello note l incarico se il bilancio è presentato da un professionista incaricato e la dichiarazione di conformità degli atti se non è stata inserita in ogni documento. Compilare il modello RP del riepilogo, per inserire i file relativi al bilancio, al verbale, ecc. Se si ritiene che le tassonomie previste dalla specifiche XBRL non siano sufficienti a rappresentare il bilancio secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità, si può depositare, insieme a un bilancio XBRL (B06), anche una copia del bilancio in formato PDF/A (B00), inserire una dichiarazione nel quadro note del modello fedra dove si specifica che la tassonomia del formato XBRL non rappresenta interamente il prospetto contabile. Quando si invia il bilancio si deve dichiarare la presenza del file Pdf/A aggiuntivo al file Xbrl 11

14 Società cooperative: compilazione del riquadro DEPOSITO PER L ALBO COOPERATIVE La compilazione del riquadro DEPOSITO PER L ALBO COOPERATIVE è obbligatorio per il deposito del bilancio delle società cooperative e società di mutuo soccorso che hanno l obbligo di iscrizione all Albo Cooperative. Non si deve più compilare ed allegare il modulo C17. Al momento della compilazione deve essere dichiarata la permanenza o meno delle condizioni di mutualità prevalente. Indicare sempre il numero aggiornato dei soci ed l eventuale adesione ad associazioni di rappresentanza. Compilare il riquadro inserendo le dichiarazioni richieste Figura 22 12

15 Compilazione del modello RP- Riepilogo Per inserire gli allegati (Bilancio, verbale etc), occorre cliccare su Riepilogo RP e aggiungi e premere sul pulsante sfoglia e selezionare il bilancio da allegare. Il file del bilancio deve contenere il prospetto contabile e la nota integrativa. Quando si indica il numero di pagine richiede se contiene la nota integrativa, vedi figura /04/ /04/ /12/2013 Figura 23 13

16 15/04/ /04/2014 Inserire il numero della pagina finale del Prospetto contabile e la pagina iniziale della nota integrativa 31/12/2013 Figura 24 Per i soggetti obbligati Xbrl (esercizi chiusi dopo il 16/02/2009) deve essere inserito obbligatoriamente il file XBRL. Dopo aver aggiunto il verbale di assemblea e le eventuali relazioni procedere alla firma dei file non firmati. Inserire il Bilancio XBRL con il codice documento - B06 - bilancio XBRL - Codice atto I codici documento risultanti saranno: - XBRL OBBLIGATI - B06 Bilancio XBRL (pagina: 1) - NI - Nota integrativa - XBRL OBBLIGATI Tassonomie non sufficienti - B06 Bilancio XBRL (pagina: 1) - B00 file completo di prospetto contabile e nota integrativa - PC - Prospetto contabile - NI - Nota integrativa 31/12/2013 Figura 25 - Soggetti esenti XBRL - B00 file completo di prospetto contabile e nota integrativa - PC - Prospetto contabile - NI - Nota integrativa 14

17 Per terminare la pratica si procede a cliccare su valida per verificare se ci sono errori e se la pratica è corretta si può cliccare su Avvia. A questo punto occorrerà compilare la distinta di accompagnamento indicando chi presenta il modello B, la data di presentazione e la modalità di assolvimento del bollo, come indicato nella figura n /04/2014 Figura 26 Una volta compilata questa parte si può cliccare su Continua. Il sistema ci dirà che la pratica è stata correttamente scaricata e se desideriamo visualizzare la cartella il programma mostrerà dove fisicamente la nostra pratica viene memorizzata nel computer. Infine, comparirà la maschera di riepilogo con la visualizzazione dei file firmati digitalmente e dei file da firmare digitalmente, come illustrato nella figura n

18 15/04/ /04/ /12/ /12/ /12/ /12/ /04/2014 Figura 27 Come possiamo vedere, lo stato della pratica della figura 27 segnala che è necessario firmare digitalmente la distinta di presentazione della pratica (semaforo rosso e scritta in rosso sull ultima colonna). Per firmare gli allegati, basterà posizionarsi sulla riga dell allegato e cliccare su Firma. A questo punto si aprirà il programma DIKE e possiamo procedere alla firma del file. Se desideriamo presentare la pratica su floppy allo sportello, sarà da questa schermata che cliccheremo su Scarica su Floppy. Quindi cliccheremo su Chiudi e avremo finito la nostra pratica e se presentiamo il bilancio con la modalità telematica potremo andare su per la spedizione. 16

19 La spedizione in Telemaco Per poter effettuare la spedizione delle pratiche telematiche è necessario collegarsi al sito Internet Selezionare Pratiche/spedizione Selezionare Esente da presentazione XBRL - Se il soggetto non è obbligato al formato XBRL - Dichiarare l inserimento di un file pdf/a se le tassonomie non sono sufficienti. Figura 28 Selezionare l importo per il deposito dei bilanci (62,70 Euro per l invio telematico). SE È UN INVIO PER LA REGOLARIZZAZIONE DI UN PROTOCOLLO inserire IL FLAG SU REINVIO, ALTRIMENTI IL SISTEMA PROTOCOLLERÀ NUOVAMENTE LA PRATICA. A questo punto, cliccando su Invia la pratica verrà inoltrata alla CCIAA di destinazione. PER VERIFICARE SE SONO STATE RICHIESTE REGOLARIZZAZIONI OCCORRE CONSULTARE LA SEZIONE PRATICHE, MONITORAGGIO. IN QUESTA AREA E POSSIBILE PROCEDERE ALLA CORREZIONE. 17

20 La gestione delle correzioni Per conoscere lo stato di avanzamento della pratica occorrerà collegarsi a selezionare la funzione Pratiche/ Monitoraggio pratiche e potremo visualizzare la lista delle pratiche in richiesta correzione e selezionare la pratica da correggere. In caso di richiesta di modifiche sulla DISTINTA e/o sulla compilazione del MODELLO la pratica andrà preparata nuovamente e ripresentata per intero (con tutti gli allegati) avendo cura di mettere il flag su REINVIO. Se invece abbiamo dimenticato un allegato o lo dobbiamo sostituire, allora potremmo avvalerci della Gestione Correzioni. Si ricorda che l eliminazione di un allegato potrà essere effettuata solo e soltanto dagli addetti della CCIAA. Chiusura Correzioni Quando avremo operato le correzioni richieste dalla CCIAA, allora potremo cliccare su Chiusura correzioni. In questo modo alla CCIAA ritornerà la pratica con tutte le correzioni effettuate. 18