Fiscal News La circolare di aggiornamento professionale

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1 Fiscal News La circolare di aggiornamento professionale N Auto dipendente: rimborso chilometrico Categoria: Auto Sottocategoria: Imposte dirette L impresa può autorizzare il dipendente ad utilizzare l auto di sua proprietà per l effettuazione di trasferte, con rimborso delle spese sostenute. Con la R.M. 92/E del , l Amministrazione Finanziaria ha chiarito che in presenza di trasferte extracomunali, se il rimborso chilometrico (riconosciuto a tariffe Aci) viene calcolato partendo non dalla sede di lavoro ma dalla propria abitazione, se quest ultima, utilizzata nell ambito del rimborso spese: è inferiore a quella calcolata dalla sede di lavoro: il rimborso non è considerato reddito imponibile; è maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di lavoro: al lavoratore viene erogato un rimborso chilometrico complessivo di importo eccedente rispetto a quello da considerare esente; la differenza è da considerarsi reddito imponibile ex art. 51 c. 1 TUIR. Trasferta Per stabilire se quanto corrisposto a titolo di rimborso spese concorra o meno alla formazione del reddito per il lavoratore, occorre definire la nozione di trasferta. Il Comune di riferimento del lavoratore dipendente è quello in cui lo stesso è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie mansioni, ossia, generalmente, la sede del datore di lavoro; il trattamento delle indennità di trasferta è differente a seconda che le stesse siano svolte o meno nell ambito del territorio comunale in cui è stabilita la sede di lavoro. 1

2 Per quanto riguarda il rimborso delle spese di viaggio e trasporto, l art. 51, comma 5, TUIR dispone che in caso di trasferta: fuori dal Comune; il rimborso analitico delle spese documentate per viaggio e trasporto, tra le quali il rimborso chilometrico, non concorre a formare il reddito indipendentemente dall ammontare; nell ambito del Comune; l eventuale rimborso delle spese di trasporto effettuato attraverso la corresponsione di un indennità chilometrica, è interamente assoggettato a tassazione. In caso di trasferta nell ambito del territorio comunale, infatti, sono esclusi dalla formazione del reddito solamente i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti proveniente dal vettore (ad esempio: biglietti dell autobus, ricevuta taxi, ecc.). Rimborso chilometrico Fuori dal territorio comunale Nell ambito del comune Non concorre alla formazione del reddito Assoggettato a tassazione Documentazione e adempimenti Relativamente al rimborso chilometrico per le trasferte fuori del Comune dove il dipendente ha la sede di lavoro, nella Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/1997, è stato inoltre precisato che, al fine di consentirne l esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente: non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio; in sede di liquidazione, l ammontare dell indennità deve essere determinato avuto riguardo a: la percorrenza; il tipo di automezzo usato dal dipendente; il costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. 2

3 Tali elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro, ad esempio nella forma di nota spese con indicazione del tragitto, dei chilometri percorsi, delle modalità di calcolo applicate nella determinazione del rimborso liquidato. Calcolo del rimborso spese Per calcolare l importo dei rimborsi spettanti ai dipendenti per l utilizzo del proprio veicolo a favore del datore di lavoro, si fa riferimento alle tariffe dei costi chilometrici elaborate dall ACI, prelevabili anche dal sito internet dell ente ( Il costo chilometrico elaborato dall ACI (espresso in euro per km), è rappresentativo delle spese sostenute per l utilizzo di un veicolo, riferite ad alcuni valori standard di percorrenza annua. Esso si compone di varie voci, sulle quali la percorrenza annua incide in modo diverso: ammortamento del veicolo; carburante; pneumatici; riparazioni e manutenzioni. Altre voci di costo, non proporzionali alla percorrenza chilometrica, ma comunque considerate dall ACI, nell elaborazione dei costi sono: l assicurazione RCA (massimale ,00 Euro, classe 14, zona di Roma, tariffa standard al netto degli oneri fiscali); la tassa di possesso (zona tariffaria comprendente Abruzzo, Basilicata, Calabria, Lazio, Lombardia, Veneto, Marche e Piemonte); la quota di interessi sul capitale investito. Le voci sono comprensive di IVA, quando applicabile, la quale, peraltro, ai fini del rimborso rappresenta un ulteriore elemento di mero costo. Il costo d esercizio può essere personalizzato, modificando alcune voci di costo considerate per adattarlo alla singola situazione. Le tariffe ACI rappresentano comunque il limite oltre il quale l importo riconosciuto come rimborso chilometrico costituisce reddito e deve essere assoggettato a ritenuta fiscale e previdenziale. 3

4 Per individuare il costo chilometrico da utilizzare si deve scegliere la percorrenza annua totale del veicolo, comprensiva dell uso personale da parte del proprietario e dell uso per lavoro. Trovato questo costo, si moltiplica poi per la sola percorrenza per uso di lavoro. Per alcuni contratti di lavoro la materia dei rimborsi chilometrici è regolata in modo specifico, prevedendo per esempio il rimborso solo per alcune voci (di solito il carburante), ma non per altre (come la tassa di possesso o l assicurazione RCA, dato che comunque sarebbero sostenute dal proprietario). In questo caso le tariffe ACI non possono essere utilizzate. Altri costi Le voci di costo non considerate dall ACI nel calcolo dei costi chilometrici (come i pedaggi autostradali, le spese di custodia e parcheggio, ecc.) possono essere rimborsate analiticamente a piè di lista, senza concorrere alla formazione del reddito da parte del dipendente. L assimilazione dei redditi da collaborazione a quelli di lavoro dipendente ha determinato l applicabilità a decorrere dal 1 gennaio 2001, per i rimborsi agli amministratori (collaboratori), delle regole sui rimborsi spese valide per la generalità dei lavoratori dipendenti. Deducibilità dei costi per l impresa Non tutto ciò che viene riconosciuto al dipendente a titolo di rimborso spese per l utilizzo del proprio veicolo per l effettuazione di trasferte di lavoro, rappresenta per l impresa un costo deducibile. L art. 95, comma 3, TUIR stabilisce infatti che: Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel. Una tabella che riporta i costi medi, complessivi e per singole voci, per varie percorrenze chilometriche, relativi a veicoli di 17 e 20 cavalli fiscali è prelevabile dal sito internet dell ACI. 4

5 L utilizzo di un autoveicolo con potenza superiore a quella indicata non comporta indeducibilità dell intera spesa bensì solo della parte di questa che eccede i predetti limiti. La medesima eccedenza, tuttavia, non costituisce comunque reddito in capo al dipendente e pertanto, nonostante l indeducibilità per l impresa, non risulta tassabile in capo al beneficiario. Come già ricordato, secondo quanto precisato nella Circolare n. 326/1997, non è più necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. Deve però essere conservata la documentazione relativa ai chilometri percorsi, all automezzo utilizzato e alla ricostruzione del calcolo del rimborso chilometrico. I rimborsi chilometrici pagati dall impresa al lavoratore costituiscono una componente di costo indeducibile ai fini IRAP. Trasferte nel comune Come precedentemente evidenziato in caso di trasferte nell ambito del comune, i rimborsi chilometrici percepiti dal dipendente costituiscono reddito imponibile in natura. Per tale ragione dal punto di vista dell azienda non vi sono limiti di deducibilità. Contabilmente, essi vanno infatti iscritti nella voce B) 9a. come costi per il personale, salari e stipendi, come elemento della retribuzione lorda figurante in busta paga. R.M. 92/E/2015 Nel caso sottoposto al vaglio dell Agenzia, una società assicurativa, che si avvale tra i propri dipendenti di alcune figure professionali che svolgono frequentemente le proprie mansioni in trasferta, in particolare al di fuori del territorio comunale ove è ubicata la sede di lavoro di assegnazione (cd. missione temporanea) anche attraverso dell autovettura personale, chiede lumi sulla deducibilità delle suddette spese. La società in questione al fine di determinare i rimborsi da erogare ai dipendenti utilizza un particolare meccanismo informativo, ponendo a confronto i chilometri calcolati "dalla sede di lavoro alla località di missione" (di seguito "prima percorrenza") con quelli "dal domicilio alla località di missione" (di seguito "seconda percorrenza") operando come segue: 5

6 quando il percorso per raggiungere la località di missione, calcolato a partire dall'abitazione, è più breve rispetto a quello calcolato partendo dalla sede di lavoro (il calcolo della "seconda percorrenza" risulta minore della "prima percorrenza"), l'indennità chilometrica spettante viene interamente riconosciuta in regime di esenzione fiscale e contributiva; quando, invece, il percorso per raggiungere la località di missione, calcolato a partire dall'abitazione, è più lungo rispetto a quello calcolato partendo dalla sede di lavoro (il calcolo della "seconda percorrenza" risulta maggiore della "prima percorrenza"), l'indennità chilometrica, seppur corrisposta in ragione dell'intero percorso, è assoggettata a tassazione, fiscale e previdenziale, per la sola quota riferibile alla maggiore distanza percorsa; ciò nel presupposto che l'importo tassato è da considerarsi quale rimborso erogato per il tratto abitazione - sede lavoro. L istante giustifica il proprio comportamento in ragion del fatto che ii rimborso delle spese di viaggio per il tragitto abitazione-sede di lavoro, a suo parere, costituisce un ammontare fiscalmente rilevante ai sensi dell'art. 51 del TUIR, dal momento che il costo sostenuto al riguardo risulta già forfettariamente "rimborsato" con il riconoscimento delle detrazioni per lavoro dipendente di cui all'art. 13 del TUIR. Su tale questione interviene l Agenzia, che partendo dal principio di onnicomprensività per i redditi di lavoro dipendente ex articolo 49 del TUIR, ribadisce innanzitutto che per le trasferte fuori dal territorio comunale sono previsti tre distinti sistemi di tassazione in ragione del tipo di rimborso (analitico, forfettario o misto) scelto e non è possibile ipotizzare, accanto alle fattispecie individuate dal legislatore tributario nel comma 5 dell'art. 51 del TUIR, nuovi e diversi sistemi di calcolo degli importi che non concorrono al reddito. Ciò detto viene chiarito che: le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito; per quanto concerne il regime fiscale da applicare ai rimborsi spese corrisposti sotto forma di indennità chilometrica, in linea con i precedenti interventi, l'amministrazione finanziaria ha chiarito che i 6

7 rimborsi chilometrici erogati per l'espletamento della prestazione lavorativa in un comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro, sono esenti da imposizione, sempreché, in sede di liquidazione, l'ammontare dell'indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. Applicando tale ultimo principio al caso in esame, viene chiarito che: laddove la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo, quest'ultimo è da considerare non imponibile ai sensi dell'articolo 51, comma 5, secondo periodo, del TUIR; nell'ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell'articolo 51, comma 1, del TUIR. Trasferte al di fuori del territorio comunale della sede di lavoro Partenza dalla propria residenza Partenza dalla propria residenza Distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza la località di missione è inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio Distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza la Minor rimborso chilometrico, esente da imposizione Maggior rimborso, reddito imponibile. 7

8 località di missione è superiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio La differenza è da considerarsi reddito imponibile - Riproduzione riservata - 8