Manuale operativo Dispositivo di Firma Digitale a.s. 2010/2011. Procedure di tesseramento con firma digitale. Norme e modalità operative

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2 Procedure di tesseramento con firma digitale Norme e modalità operative 2

3 1. REGOLE GENERALI Logica non modificabile della procedura normale In ogni caso l uso della firma digitale prevede la seguente rigida e non modificabile sequenza cronologica: a) accesso al sistema FIPonline, b) predisposizione interattiva del modulo di tesseramento specifico per l operazione che si intende effettuare con contestuale verifica da parte del sistema della liceità dell operazione richiesta, c) stampa del modulo precompilato ed identificato univocamente dal sistema nel caso di società che utilizza l atleta, d) raccolta e apposizione negli appositi spazi di TUTTE le firme necessarie ed obbligatorie in forma autografa ed originale, e) firma digitale da parte del legale rappresentante della società e messa agli atti della Società del modulo completato come indicato al punto precedente. Per quanto precede, l apposizione della firma digitale da parte del legale rappresentante della società tesserante equivale alla firma autografa dello stesso ma, soprattutto, certifica la presenza agli atti della Società dello specifico modulo di tesseramento redatto e completato come appena sopra indicato (punti b, c e d, in particolare). La conservazione agli atti della Società è a tempo indeterminato. Al completamento di ogni operazione di tesseramento con firma digitale, il sistema addebita automaticamente tutti i contributi previsti dalle normative federali nel Riepilogo Movimenti Contabili della Società che tessera l atleta a qualsiasi titolo. Il tesseramento effettuato con DFD, o in qualsiasi altra forma autorizzata, non può essere né annullato, né sostituito. Temporaneo impedimento del Legale Rappresentante Solo in caso di temporaneo impedimento alla firma del legale rappresentante pro tempore della Società (ad esempio: sospensione del solo Presidente e mancanza del DFD da parte del dirigente Responsabile, ovvero sospensione di entrambi), le operazioni di tesseramento devono essere autorizzate dall Ufficio Tesseramento Nazionale. La procedura, obbligatoria, per il caso di impedimento temporaneo del legale rappresentante pro tempore della Società può essere evitata solo se al Dirigente Responsabile della Società è stato rilasciato, a sua richiesta, un diverso DFD. Esclusione procedura convenzionale L introduzione della firma digitale per le operazioni di tesseramento esclude, automaticamente, la modalità convenzionale per tutti i casi previsti; ogni atto di tipo convenzionale viene perciò annullato d ufficio sia che il modulo sia stato prodotto manualmente che con il supporto del sistema FIPonline. 3

4 2. MODALITÀ OPERATIVE Procedura comune a tutti i tipi di operazioni Ogni operazione viene identificata in modo univoco con apposito codice emesso dal sistema, riportato sul modulo cartaceo; l operazione è presente inoltre nella funzione visualizza pratiche, riepilogata in un apposito elenco identificato con firma digitale. Questo elenco è organizzato per tipo di operazione e per data; per ogni posizione sono disponibili, a seconda dello stato della pratica, i pulsanti elimina, stampa o conferma. Per ogni posizione l elenco evidenzia lo stato dell operazione che può essere: da stampare (icone presenti: stampa) da firmare (icone presenti: stampa e firma) attesa firme altre società (icone presenti: nessuna) annullata Ad ogni stato è associata la sua data di attivazione. Alla scadenza dei termini perentori previsti per l operazione di cui si tratta, le pratiche ancora da firmare vengono passate dal sistema allo stato annullata. La firma della seconda e/o terza Società, nei casi previsti, deve essere apposta al più entro 72 ore dall invio del messaggio con la richiesta di firma, con decadenza automatica dell iter non completato entro questo termine e con conseguente obbligo di ripetizione della procedura dall inizio. La seconda, o terza, Società può anche annullare l operazione se non (più) di suo interesse o se erroneamente destinataria dell operazione; Per effettuare l operazione di tesseramento, richiamato l elenco delle pratiche e scelta l operazione da confermare, l utente aziona il pulsante firma ed il sistema richiede l inserimento della chiave per la firma digitale (DFD); inserito il dispositivo nella presa USB del computer, il sistema ne verifica la validità comunicandone l esito alla procedura che, in caso di buon fine, rende definitiva l operazione ed assume, perciò, che il modulo di tesseramento con tutte le firme richieste è agli atti della Società. Le pratiche definitivamente concluse vengono tolte dall elenco relativo alla funzione visualizza pratiche perché l atleta corrispondente è ormai presente negli statini della Società. Operazioni di tesseramento che coinvolgono UNA sola Società Rinnovi di autorità (art.9 R.E. - Tess.) Tesseramento di atleti provenienti o provenuti da Federazione o Paese straniero (artt.20 e ss. TITOLO III R.E. Tess.) Queste operazioni non sono interessate dalla introduzione della firma digitale e rimangono invariate rispetto al passato. 4

5 Tesseramento Multiplo Svincolati Passaggio di categoria (art.11 R.E. Tess.) Primo tesseramento (art.12 R.E. Tess.) Nuovo tesseramento (art.12 R.E. Tess.) Nuovo tesseramento Atleti Svincolati (art.12 R.E. Tess.) Tesseramento Speciale (art. 18 R.E. Tess.) Tesseramento conseguente al primo anno tesserabile (art.19 R.E.- Tess) Per queste operazioni la pressione del pulsante di conferma dell operazione attiva la stampa obbligatoria del modulo di raccolta firme che DEVE essere custodito agli atti della Società dopo la raccolta di tutte le firme previste nel modulo stesso. Il modulo può essere eventualmente ristampato mediante l apposita icona presente nella riga presentata dalla funzione visualizza pratiche. Operazioni di tesseramento che coinvolgono DUE Società Trasferimento (art.13 R.E. - Tess.) Prestito (art.14 R.E. Tess.) Prestito e/o Doppio utilizzo Tecnico (atleti in età di Doppio Utilizzo con contratto prof.) Ritorno da Prestito Doppio Utilizzo Attivazione: obbligatoriamente a cura Società che detiene il diritto da trasferire (cedente) La pressione del pulsante di conferma dell operazione provoca l invio al legale rappresentante pro tempore dell altra Società (destinataria dell operazione) di un messaggio di posta elettronica per segnalare la necessità di sottoscrivere l accettazione dell operazione. Concettualmente la procedura è analoga a quella da tempo in uso per la richiesta emissione di tessere gare però, ora, con l utilizzo di DFD. Per sottoscrivere la sua accettazione, la Società destinataria dell operazione deve selezionare la richiesta della Società cedente ed accettarla; il sistema provoca, in questo caso, la stampa obbligatoria del modulo relativo all operazione per la raccolta di tutte le firme previste, che devono essere custodite agli atti della Società che utilizzerà l atleta. Queste operazioni di tesseramento devono perciò essere perfezionate con l intervento di entrambe le Società (cedente e destinataria) che sono perciò tenute, entrambe, al rispetto dei termini perentori; la validità dell operazione è riferita, ovviamente, all ultima firma digitale apposta. Operazioni di tesseramento che coinvolgono TRE Società Prestito su Prestito Doppio Utilizzo su Prestito Attivazione: obbligatoriamente a cura Società che utilizza l atleta in prestito. La pressione del pulsante di conferma dell operazione da parte della Società che può 5

6 iniziare la pratica, provoca l invio al legale rappresentante pro tempore della Società cointeressata, che detiene il diritto principale, di un messaggio di posta elettronica per segnalare la necessità di esprimere il consenso all operazione. Concettualmente la procedura è analoga a quella da tempo in uso per la richiesta emissione di tessere gare però, ora, con l utilizzo di DFD. Solo l espressione del consenso da parte della Società che detiene il diritto principale, mediante DFD, provoca l invio al legale rappresentante pro tempore della terza Società (destinataria dell operazione) di un messaggio di posta elettronica per segnalare la necessità di sottoscrivere l accettazione dell operazione. Per acconsentire e/o accettare l operazione, la seconda e la terza Società, rispettivamente, devono selezionare la richiesta della Società che ha iniziato la pratica e confermarla con la firma digitale di competenza. Il sistema provoca, solo per l ultima società (destinataria dell operazione), la stampa obbligatoria del modulo relativo all operazione per la raccolta di tutte le firme necessarie, che deve essere custodito agli atti. Queste operazioni di tesseramento devono perciò essere perfezionate con l intervento di tutte le Società interessate (cedente, cointeressata e beneficiaria) che sono perciò tenute al rispetto dei termini perentori; la validità dell operazione è riferita, ovviamente, all ultima firma digitale apposta. 3. UTILIZZO DEL DISPOSITIVO DI FIRMA DIGITALE Come già indicato nel capitolo precedente, l utente deve predisporre ogni pratica accedendo alla apposita funzione di FIPonline ed inserendo tutti i dati richiesti; ogni pratica così predisposta viene identificata dal sistema in modo univoco e viene inserita nell elenco pratiche che viene visualizzato premendo il pulsante Vis. Pratiche presente in ogni funzione. Per procedere alla firma digitale di una pratica è perciò necessario richiamare l elenco delle pratiche in corso. Alla pressione del pulsante o attivando la specifica funzione, il sistema visualizza l elenco delle pratiche in corso: 6

7 Con il pulsante a fondo rosso è possibile eliminare la pratica che rimarrà comunque in elenco con lo stato annullata utente. L icona della penna è attiva solo se si è proceduto alla stampa del modulo; l icona della stampante è attiva solo fino al momento in cui si attiva la firma digitale; successivamente non sarà più possibile la stampa del modulo per la raccolta delle firme. Per procedere alla firma digitale di una pratica è necessario fare click sull'icona della penna, presente nella riga della pratica scelta. Prima firma di ogni sessione Preliminarmente, prima della prima firma che viene apposta in ogni sessione, è però necessario verificare il corretto funzionamento del dispositivo che viene inserito in una presa USB del computer. All inserimento del DFD, il sistema risponde con la seguente immagine: Premendo il pulsante OK il sistema presenta la schermata del programma di firma digitale. 7

8 Nota: questa operazione viene attuata una sola volta per sessione. In modo automatico il sistema presenta poi un pop-up di autenticazione con la richiesta di inserire il codice PIN. Per evitare un blocco del browser dovuto ad un doppio caricamento dell'applicazione, solo se il pop-up non appare in modo automatico, è necessario premere sul pulsante Firma (si suggerisce di attendere almeno una decina di secondi, circa). Naturalmente è opportuno controllare che non sia attivo il blocco dei pop-up e, nel caso, disattivarlo mentre è necessario che siano abilitati i cookies. Inserito il codice PIN, il sistema richiede di selezionare il certificato di firma tra quelli proposti nella finestra successiva. 8

9 Se il controllo del certificato va a buon fine, viene visualizzato un pop-up di conferma: Premendo il pulsante OK si ritorna alla schermata iniziale che consente la vera e propria firma digitale. Firme successive nell ambito della stessa sessione Se nell ambito della stessa sessione si firmano più pratiche con DFD, il click sull'icona della penna associata ad una nuova posizione, fa comparire il seguente messaggio: 9

10 Nello stesso ordine vengono riproposti e devono essere ripetuti i passaggi per l inserimento del PIN e la scelta del certificato ma con la differenza che al completamento di questi passi un messaggio segnala il termine dell'operazione di firma digitale. Come già detto, tutte le pratiche definitivamente concluse con l apposizione della firma digitale vengono eliminate dall elenco associato alla funzione visualizza pratiche perché gli atleti corrispondenti sono già inseriti negli statini della Società. Da ricordare, infine, che il dispositivo DFD si aggiorna automaticamente alla versione più recente del software, cioè dei programmi che contiene, in modo di garantire la disponibilità delle versioni più recenti ed aggiornate, riducendo errori e difficoltà di utilizzo. Pertanto è opportuno prima di iniziare la sessione, inserire la DFD, far effettuare l aggiornamento automatico, chiudere la sessione di lavoro e procedere come di consueto. 10

11 4. CAMPO DI APPLICAZIONE L uso del dispositivo DFD avviene esclusivamente nell ambito del sistema FIPonline ed è obbligatorio per tutte e sole le operazioni di: tesseramento atleti regionali maschili e femminili, ad eccezione di quanto di seguito indicato; tesseramento atleti nazionali per tutte e sole le Società che partecipano ai campionati nazionali dilettanti maschili e femminili. Sono escluse, quindi, tutte le operazioni che riguardano gli atleti professionisti per cui è obbligatorio il deposito del relativo contratto tutte le operazioni di PRIMO TESSERAMENTO di cittadini stranieri e di cittadini italiani nati all estero, disciplinate dagli artt. 25 e ss. R.E.) tutte le operazioni previste agli articoli 15, 16 e 17 R.E. le operazioni previste agli articoli 20, 23 e 24 R.E. 5. RILASCIO DEL DISPOSITIVO Il dispositivo per la firma digitale viene rilasciato esclusivamente al legale rappresentante pro tempore di ogni Società dall Ufficio Tesseramento Nazionale e/o dal Comitato Regionale competente. La procedura, assimilabile al rilascio di una scheda bancomat, può essere gestita esclusivamente da personale abilitato (RAO = Registration Autority Operator), dopo la frequenza di apposito corso, e prevede l acquisizione di dati personali e della firma autografa sul contratto di servizio : può e deve quindi essere eseguita solo in presenza del diretto interessato che deve essere identificato con proprio documento valido e deve anche fornire il proprio codice fiscale. Dopo la sottoscrizione del contratto di servizio, al legale rappresentante pro tempore della Società viene rilasciata copia dello stesso, il dispositivo e le buste con i codici di prima attivazione (PIN) e di eventuale riattivazione del dispositivo (PUK). NON possono essere consentite deroghe a queste norme perché, come già detto, DFD è utilizzabile come firma elettronica in tutti i casi previsti dalla legislazione vigente e, in particolare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione con la assunzione di ogni conseguente responsabilità. 6. CARATTERISTICHE E PROPRIETÀ DEL DISPOSITIVO PER LA FIRMA DIGITALE (DFD) Il dispositivo per la firma digitale adottato da FIP è sviluppato e fornito da InfoCert, società di servizi della Associazione delle Camere di Commercio Italiane. 11

12 DFD si presenta come una normale chiavetta USB per la memorizzazione dei dati; può quindi essere utilizzato su qualsiasi computer, collegato ad Internet, dotato di presa USB v. 2. L accordo sottoscritto da FIP prevede la consegna di dispositivi validi per le procedure FIP ma anche per qualsiasi altra operazione in cui la legislazione vigente prevede ed ammette l uso della firma digitale; in particolare, DFD può essere utilizzato nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, con l ovvia, conseguente assunzione di ogni responsabilità. La conservazione diligente del dispositivo è affidata al legale rappresentante pro tempore della Società (Presidente, normalmente) cui viene consegnato. Per le Società che lo richiederanno, è possibile l acquisto di un ulteriore dispositivo da associare al Dirigente Responsabile; la perdita del dispositivo deve essere denunciata alla Autorità di Pubblica Sicurezza e, naturalmente, comunicata a FIP per la necessaria disabilitazione a tutti gli effetti. DFD potrà essere utilizzato dal suo titolare anche dopo l eventuale cessazione dell incarico di Presidente della Società escludendo, ovviamente, le sole firme di documenti FIP; ne consegue che ad ogni cambio del legale rappresentante pro tempore della Società, oltre a comunicare la variazione adottata la Società deve obbligatoriamente attivare la procedura per l acquisto ed il rilascio di un nuovo DFD. Quanto precede vale anche, ovviamente, nei casi di decadenza obbligatoria del legale rappresentante pro tempore della Società. 7. FAQ (DOMANDE FREQUENTI) Che significa DFD? Dispositivo di Firma Digitale. Va spedito il modulo generato con DFD? No, il tesseramento non dovrà più essere spedito, ma conservato agli atti delle società con tutte le firme del caso. Ma l atleta, ed eventualmente i Suoi genitori, firma con DFD? No, l atleta firma il modulo tradizionalmente dopo che lo stesso è stato firmato stampato. DFD lo devono usare tutte le società? Si, tutte le società che partecipano a qualsiasi campionato federale. A chi viene dato DFD? Ai Presidenti delle Società e, su richiesta, ai Dirigenti Responsabili. Cosa succede quando una Società cambia Presidente? Deve immediatamente espletare tutte le pratiche con l ufficio Affiliazioni per il cambio del legale rappresentante e contestualmente richiedere un nuovo DFD. 12

13 Ma nelle more del tempo necessario a cambiare nominativo e ricevere la chiavetta come ci si comporta? Le Società possono richiedere una seconda DFD per il Dirigente Responsabile che quindi può firmare i tesseramenti anche in assenza del Presidente. Cosa succede se non riesco a firmare con DFD? E necessario contattare il Comitato Regionale di competenza ovvero l ufficio Tesseramento Nazionale. E possibile inoltre contattare il numero verde della Infocert a disposizione per sapere quale è la migliore risposta alle tue esigenze. Note: Per evitare un blocco del browser dovuto ad un doppio caricamento dell'applicazione, alla visualizzazione della pagina di firma digitale cliccare sul pulsante FIRMA solo se la finestra di inserimento del pin non appare (attendere almeno una decina di secondi). Disabilitare eventuali blocchi dei pop-up. Abilitare i cookies. IMPORTANTE! Chi utilizza chiavette USB per collegarsi ad internet potrebbe avere dei problemi con la chiavetta per la firma digitale. Per evitare questi problemi eseguire le seguenti operazioni: 1) inserire la chiavetta per la firma digitale e aspettare che esca la maschera Business Key 2) inserire la chiavetta per collegarsi ad internet e procedere normalmente Al caricamento del programma di firma digitale si presenta un avviso di protezione: che segnala l'impossibilità di eseguire l'applicazione. 13

14 Considerare sempre attendibile il contenuto di questo autore e premere esegui. Successivamente sarà possibile proseguire con la firma. Se non appare la finestra di inserimento pin dopo questa installazione chiudere il browser e riprovare. 14

15 Il programma di firma digitale non si avvia; la schermata si blocca e compare l'errore javascript Impossibile visualizzare la pagina o Proprietà e metodo non supportati dall'oggetto rappresentato da un punto esclamativo in basso a sinistra (explorer) o in altro a destra (firefox) e/o da una finestra di pop-up. 1) Verificare se nel proprio pc è installata la Java Virtual Machine (JVM) e all'occorrenza installarla. Per verificare la presenza della JVM: - al caricamento del programma di firma deve visualizzarsi in basso a destra un'icona simile a questa: - dal prompt dei comandi DOS digitare cd/ invio e successivamente java -version : se Java è installato comparirà un messaggio relativo alla versione più recente presente nel pc. Per il corretto funzionamento della firma digitale è necessaria almeno la versione 1.5, ma si raccomanda di aggiornare il proprio pc con l'ultima versione disponibile. Il download della JVM può essere effettuato collegandosi al sito: 15

16 2) Dopo aver verificato la presenza della Java Virtual Machine se il problema persiste, collegarsi al sito e cliccare sul pulsante software 16

17 Poi fare click a sinistra, sotto la scritta software, su Dike Util Ed infine su Download DikeUtil

18 Salvare poi il file sul desktop ed eseguirlo facendo click su avanti fino alla fine dell installazione. Se avevate aperto Explorer o Firefox, chiudeteli e riaprite la pagina di FIPonline per riprendere la firma digitale delle pratiche. 18

19 Viene visualizzato il messaggio Operazione fallita (errore ). Verificare che la chiavetta sia stata abilitata al primo utilizzo. Aprire il programma Business Key contenuto nella stessa chiavetta. Aprire il menu GESTIONE PIN e cliccare su Attivazione PIN primo utilizzo Business Key ; inserire i codici personali richiesti. Se DFD è già stato attivato, viene visualizzato il messaggio informativo il token è già stato attivato. 19

20 Appare un messaggio di errore Errore nella connessione al token. Questa problematica può essere risolta solo tramite assistenza remota da parte di Infocert pertanto è necessario avvisare gli organi competenti per l apertura di un ticket. 20

21 Appare il messaggio di errore L applicazione F://Infocamere non è un immagine valida di Windows. Verificare con il dischetto di installazione. Smartcard non inizializzata. Questa problematica può essere dovuta da un aggiornamento non scaricato correttamente da Infocert. Può essere risolta tramite il download dal sito del software della chiavetta. Una volta entrati nella pagina cliccare su Strumenti e poi scegliere nell elenco del Software disponibile il numero 2. Software BK per Win (ZIP) 21

22 Salvare il file sul desktop, cliccare sul file con il tasto destro del mouse e poi su Estrai i file e selezionare in Risorse del computer la lettera che corrisponde alla chiavetta digitale 22

23 Verrà chiesto se si vogliono sostituire tutti i files e bisogna confermare la sostituzione. Uscire eventualmente da FIPonline e rientrare. 23

24 Dopo aver inserito il PIN della chiavetta digitale la prima volta e dopo che è uscito il messaggio di corretto funzionamento della chiavetta appare un messaggio di errore Impossibile elencare il contenuto della directory. Verificare che in Explorer, nelle impostazioni dei file temporanei di internet, il pallino verde di selezione sia su Automaticamente e NON su Mai. Per verificarlo il percorso è questo: 24

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