Come firmare digitalmente un documento

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1 MANUALE OPERATIVO PER LA FIRMA DIGITALE Come firmare digitalmente un documento Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software: smart card (Carta Raffaello) o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (vedi elenco sul sito DigitPA). La Regione Marche è l ente emettitore della Carta Raffaello. La Carta Raffaello CNS è uno strumento di identificazione in rete ed è dotata di un certificato di autenticazione rilasciato da un certificatore accreditato. La Carta Raffaello ospita il servizio di firma digitale qualificata rilasciata da Actalis S.p.a, un ente accreditato del Cnipa (al seguente link: è possibile reperire ogni ulteriore informazione di carattere generale e tecnico relative alla Carta Raffaello). lettore di smart card. software di firma digitale. Per chi possiede una smart card rilasciata dalla Regione Marche (Certificatore Actalis S.p.a), il software da utilizzare è: 1) Dike, scaricabile gratuitamente dal sito https://www.firma.infocert.it/ oppure cliccando direttamente qui o 2) File Protector, scaricabile gratuitamente dal sito (Area cittadini > Come iniziare ad usarla > sezione 6) oppure cliccando direttamente qui. 1

2 Caratteristiche del documento da firmare digitalmente Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A studiato appositamente per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici). In pratica non deve contenere al suo interno "macroistruzioni" o "codici eseguibili" che possano modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati. Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come.doc (Word),.xls (Excel),.odt,.ods (Open Office), non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l'estensione.p7m). Pertanto, tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti. 2

3 Come convertire un documento nel formato pdf/a Chi utilizza OpenOffice (scaricabile gratuitamente dal sito può convertire il documento con la funzione "Esporta PDF " (File - Esporta pdf - Opzioni pdf - Generale - selezionare "PDF/A-1a"). Se invece si utilizza Microsoft Office è necessario dotarsi di un software di conversione come Pdf Creator scaricabile gratuitamente dal sito Dopo l'installazione del programma, nell'elenco stampanti sarà aggiunta una nuova stampante virtuale"pdf Creator". Per convertire il documento sarà sufficiente stampare selezionando la stampante PDF Creator (azioni da eseguire: File - Stampa - scegliere PDF Creator - ok). Comparirà la seguente schermata: 3

4 Selezionare Options e sarà visualizzata la schermata sotto indicata. 4

5 Cliccare dal menu Program a sinistra, l'opzione Save. Nel campo "Standard save format" selezionare il formato PDF/A-1b. In questo modo, tutte le volte che si utilizzerà PDF Creator, il formato di default per la conversione sarà il PDF/A. Save per salvare la configurazione Automaticamente si ritorna nella schermata precedente: cliccare Save selezionare la cartella di salvataggio e il nome del file. 5

6 Come compilare un documento in formato pdf e convertirlo nel formato pdf/a È necessario dotarsi di un software per la lettura e la compilazione di documenti PDF come PDF-XChange Viewer versione 2.5 o successiva scaricabile gratuitamente dal sito 1 Dopo l istallazione, apriamo PDF-XChange Viewer e rendiamolo software di lettura PDF predefinito quando verrà chiesto dal programma (consigliabile). 2 Scarichiamo dal sito il documento nel formato PDF che dobbiamo compilare e salviamolo in una posizione facilmente accessibile dell hard disk. 6

7 3 - Compiliamo il modulo con i dati richiesti e salviamolo utilizzando l apposito comando nel menù file (a titolo puramente esemplificativo, le immagini si riferiscono alla compilazione di un documento tipo ): N.B. in PDF-XChange Viewer sono disponibili tre tipi di salvataggio le cui differenze si intuiscono. 7

8 4 Sempre dal menù File selezioniamo il comando STAMPA che aprirà la seguente finestra: 8

9 5 - Nella prima casella a discesa Nome selezioniamo la stampante PDF (che è una stampante virtuale), nell esempio illustrato si chiama Adobe PDF ma potrebbe chiamarsi PDF Printer o in altri modi che tuttavia conterranno sempre la dicitura PDF che ne facilita il riconoscimento. 9

10 6 - Dopo aver selezionato la stampante PDF cliccare sul tasto Proprietà presente affianco alla casella a discesa in cui abbiamo scelto la stampante. Nella finestra che si aprirà in corrispondenza della prima casella a discesa impostazioni predefinite selezioniamo PDF/A 1b e confermiamo cliccando su OK. 10

11 7 Clicchiamo di nuovo sul tasto OK della finestra che ci apparirà: 11

12 8 Salviamo il file con nome ( salva con nome ) nella cartella che abbiamo scelto inizialmente per scaricare i moduli. 12

13 9 A questo punto il file in formato PDF\A è pronto per essere firmato digitalmente e inviato. Come si può notare i campi di immissione dei dati non sono più modificabili, pertanto è bene controllare prima l esattezza dei dati inseriti altrimenti si dovrà ripetere daccapo tutta la procedura di trasformazione. 13

14 Utilizzo del software di firma dike Dopo la conversione del documento nel formato PDF/A, per firmarlo digitalmente attenersi alle seguenti istruzioni: verificare che la smart card sia correttamente inserita nel lettore; cliccare "Seleziona file" e cercare nella cartella di salvataggio il documento in formato PDF/A (l'estensione è sempre.pdf); "Firma": (viene richiesto in quale cartella salvare il file) - OK Inserire PIN della smart card - OK Attendere il messaggio: "Firma eseguita correttamente" - OK Dopo la firma abbiamo creato un file con l ulteriore estensione. p7m. Il file.p7m sarà quindi il documento firmato da inviare alla Pubblica Amministrazione. 14

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