IP Office Guida per gli utenti di Phone Manager

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1 IP Office Guida per gli utenti di Phone Manager 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

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3 Indice Preparazione... 1 Introduzione...1 Preparazione...2 Phone Manager... 3 Finestra principale...3 Stato chiamata...4 Cronologia chiamate...5 Area di parcheggio delle chiamate...14 Menu Configura...15 Informazioni configurazione PBX...16 Configura rubrica...17 Configura preferenze...19 Dimensione di default...25 Menu Funzioni...26 Chiamata...28 Chiamata (con Codice account)...29 Trasferimento...30 Codice account...31 Stato assente...31 Icone di gestione delle chiamate...32 Tasti funzione...34 Funzionamento con Viva voce...34 Funzionamento VoIP...35 Funzionamento in Modalità Agente...36 Conferenza Power...37 Configurazione Configurazione delle preferenze personali...39 Composizioni rapide...39 Finestra di dialogo Modifica composizione rapida...39 Voci di rubrica...40 Creazione di una voce di rubrica...40 Modifica di una voce di rubrica...40 Eliminazione di una voce di rubrica...40 Esecuzione di una chiamata mediante una voce di rubrica...41 Creazione di una voce di rubrica da una chiamata esistente...41 Creazione di un contatto MS Outlook da una chiamata esistente...41 Dimensione di default...41 Gestione chiamate Esecuzione di una chiamata...43 Ricezione di una chiamata...43 Mettere in attesa una chiamata...44 Ripresa di una chiamata...44 Termine di una chiamata...44 Ricomposizione di un numero...44 Richiamata di una chiamata in entrata non accettata...44 Applicazione di un tag a una chiamata...44 Cancellazione di una chiamata...45 Trasferimento di una chiamata...45 Trasferimento cieco di una chiamata...45 Trasferimento di una chiamata al servizio Voic di un altro utente...45 Applicazione di un tag a una chiamata trasferita...46 Creazione di una conferenza...46 Conversazione privata con un partecipante di una conferenza...46 i

4 Indice Rimozione di un partecipante dalla conferenza...46 Raccolta dei nuovi messaggi Voic Richiesta di una chiamata...47 Parcheggio di una chiamata...47 Ripresa di una chiamata parcheggiata...47 Applicazione di un tag a una chiamata parcheggiata...47 Modulo tag chiamata...47 Risposta a una chiamata...48 Risposta a una chiamata in attesa...48 Impostazione di Richiamata su Occupato...48 Impostazione di un messaggio assente...49 Esecuzione di una chiamata con codice account...49 Eliminazione di tutte le chiamate dal pannello Cronologia chiamate...49 Funzionamento delle code...50 Come Risposta alle chiamate da un altro interno...51 Inoltro delle chiamate a un altra postazione...52 Impostazione di Non Disturbo (DND)...53 Impostare un numero Eccezione di Non Disturbo...53 Ritrasferimento a un interno inoltrato...54 Attivazione/disattivazione di una chiamata in attesa...54 Attivazione/disattivazione del servizio Voic Attivazione/disattivazione della richiamata Voic Attivazione/disattivazione di Funzionamento disattivato...55 Selezione delle schede da visualizzare in Cronologia chiamate...55 Creazione di una composizione rapida...55 Modifica di una composizione rapida...55 Eliminazione di una composizione rapida...55 Esecuzione di una chiamata mediante composizione rapida...56 Creazione di una composizione rapida verso l'interno di un utente...56 Creazione di una composizione rapida durante la creazione di una voce di rubrica...56 Uso dei codici account...57 Esecuzione di una chiamata con codice account...57 Assegnazione del codice account a una chiamata in corso...57 Codice account obbligatorio...57 Uso di un codice account per una chiamata in corso...57 Amministrazione di sistema Suggerimenti per gli amministratori di sistema...59 Specifiche minime del PC per l'uso di PhoneManager...59 Specifiche minime del PC per l'uso di Phone Manager VoIP...59 Glossario Indice ii

5 Pagina 1 Preparazione Introduzione La presente guida si riferisce alle applicazioni Phone Manager Pro e Phone Manager Lite. Il numero della versione installata è indicato nella barra del titolo del programma. Entrambe le versioni utilizzano lo stesso software, che viene eseguito come Phone Manager Lite, a meno che non vengano immesse le licenze opportune nel sistema telefonico. Può essere utilizzata con un normale telefono, un telefono con visualizzazione del chiamante o un telefono viva voce, una combinazione di telefono/cuffie o un telefono IP soft per PC (interno VoIP). Nota: non disponibile con Windows 95 e/o Phone Manager Lite. Può essere utilizzata con un telefono tradizionale per ottenere risorse proprie di un telefono con display del chiamante. Può essere utilizzata per abilitare/disabilitare alcune funzioni dell'interno senza dover ricordare lo specifico codice funzione. Fornisce la visualizzazione delle proprie impostazioni per le funzioni attuali del numero interno. Fornisce la visualizzazione di tutte le chiamate in entrata e in uscita al proprio interno. È dotata di Composizioni rapide. Fornisce informazioni relative allo stato della chiamata attuale. Visualizza il numero di messaggi nuovi in attesa di essere riuniti dal proprio servizio Voic . Visualizza il numero di messaggi in attesa di essere riuniti per un Gruppo di suoneria di cui fa parte l'utente. Fornisce dettagli relativi a chiamate in attesa. Phone Manager Lite Questa sezione contiene le differenze principali di Phone Manager Lite. Per il funzionamento non è richiesta alcuna chiave di licenza sul PBX. La Cronologia chiamate visualizza solo le schede Perse, Tutte, Messaggi e Composizioni rapide. Configura preferenze fornisce solo Visualizza Phone Manager Lite, Nascondi alla Chiusura e Riproduci Suoni. Massimo 15 composizioni rapide. Nessuna rubrica utente, accesso solo alla rubrica PBX. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 1 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

6 Pagina 2 Preparazione Per poter utilizzare Phone Manager Pro è necessario richiedere all'amministratore di sistema le informazioni riportate di seguito. Nome utente Il numero del proprio interno (ad es. 201) o il nome utente (ad es. JohnS); viene fatta la distinzione tra maiuscole e minuscole. Password La password utente; viene fatta la distinzione tra maiuscole e minuscole. Indirizzo PBX L'indirizzo IP del PBX in uso, ad esempio Phone Manager Pro Consente di specificare l'esecuzione di Phone Manager come Phone Manager Lite o Phone Manager Pro. Nota: per l'esecuzione come Phone Manager Pro è anche necessario disporre di una licenza valida disponibile con IP Office. Una volta ottenute queste informazioni, effettuare le seguenti operazioni. 1. Nel menu Configura, selezionare PBX. 2. Inserire le informazioni nella finestra di dialogo Informazioni configurazione PBX. Connessione (Solo Phone Manager Pro) Se si desidera effettuare la connessione con un numero interno differente da quello effettivo, fare clic su Connessione>>. Selezionare Connessione/Disconnessione e quindi il numero dell'interno di base a cui connettersi. Quando si avvia Phone Manager, l'utente viene automaticamente connesso all'interno di base con i numeri associati al proprio Nome utente. Quando si chiude Phone Manager, si viene disconnessi e il telefono torna ad avere il proprio numero Interno di base. 3. Selezionare OK o premere Invio. 4. Gli utenti degli interni VoIP devono anche attivare l'opzione Abilita VoIP selezionando Configura Preferenze Phone Manager. Vedere Phone Manager. Se l informazione inserita è errata viene visualizzato un messaggio di avvertimento. Selezionare OK, tornare al menu Configura e selezionare PBX. Nella finestra di dialogo Informazioni configurazione PBX verificare se: è stato inserito il numero interno corretto; è stato inserito il nome utente corretto e se sono state utilizzate le maiuscole e le minuscole in modo corretto; è stata inserita la password corretta e se sono state utilizzate le maiuscole e le minuscole in modo corretto; è stato inserito l'indirizzo IP corretto. Se la risposta a tutte queste domande è Sì, contattare l amministratore di sistema per ulteriore assistenza. Se vengono eseguiti più Phone Manager che utilizzano lo stesso interno (ad esempio da più PC contemporaneamente), possono verificarsi problemi non prevedibili. Pagina 2 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

7 Pagina 3 Phone Manager Finestra principale Phone Manager Lite è suddiviso nelle due seguenti aree. Stato chiamata Cronologia chiamate Icone di gestione delle chiamate Area di parcheggio delle chiamate Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 3 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

8 Pagina 4 Stato chiamata Il riquadro Stato chiamata visualizza lo stato attuale di tutte le chiamate attive, sia in entrata che in uscita. Numero Vengono visualizzati sia il numero telefonico in entrata che il numero telefonico chiamato con le relative Icone di stato della chiamata. Da Questa colonna visualizza il nome associato al numero nella Rubrica nel sistema principale (rivolgersi all'amministratore di sistema) o nella Rubrica locale (solo Phone Manager Pro, vedere Voci di rubrica). A In questa colonna viene visualizzato il nome associato al numero chiamato nella Rubrica nel sistema principale (rivolgersi all amministratore di sistema) o nella Rubrica locale (solo Phone Manager Pro, vedere Voci di rubrica). Tag Il testo immesso per l'identificazione della chiamata. Vedere Applicazione di un tag a una chiamata. Icone di stato della chiamata Le icone riportate di seguito vengono visualizzate nello stato Chiamata e indicano lo stato della chiamata indirizzata al proprio numero interno. - Il ricevitore è disattivato (si sta effettuando una chiamata). - La chiamata con la quale si è attualmente collegati. - La chiamata è in attesa. - Il numero che si sta chiamando è occupato. - Indica una chiamata in entrata indirizzata al proprio interno. Pagina 4 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

9 Pagina 5 Cronologia chiamate Il riquadro Cronologia chiamate è suddiviso nelle schede riportate di seguito. In entrata Elenca tutte le chiamate ricevute dal proprio interno (solo Phone Manager Pro). In uscita Elenca tutte le chiamate inviate dal proprio interno (solo Phone Manager Pro). Perse Elenca le chiamate non risposte ricevute dal proprio interno. Tutte Elenca tutte le chiamate in entrata, in uscita e perse. Messaggi Visualizza il numero di messaggi presenti nella casella Voic e per ogni Gruppo di suoneria per il quale si riceve una richiamata voic . Composizioni rapide Consente di memorizzare e creare le icone di composizione rapida. Conferenza Quando si imposta una conferenza dal proprio numero interno, questa scheda visualizza tutti i membri della conferenza. Solo per Phone Manager Pro, nel riquadro Cronologia chiamate vengono visualizzate le schede riportate di seguito con le relative funzioni attivate. Stato Questa scheda viene visualizzata quando una chiamata è in corso o è nello stato Occupato Impiego/Occupato non disponibile. Voic Durante una chiamata alla casella Voic , questa scheda visualizza tutti i messaggi e i pulsanti per il controllo di tali messaggi. Coda Consente di monitorare le code di Gruppi di suoneria configurate nella scheda ID coda in Configura preferenze. Porta Consente di attivare lo sblocco della porta configurato nella scheda Sblocca porta in Configura preferenze. Script Visualizza il testo configurato nel campo File script in una Voce di rubrica. Codici account Visualizza le icone per effettuare le chiamate con i codici account o per applicare un codice account a una chiamata in corso. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 5 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

10 Pagina 6 In entrata Solo Phone Manager Pro. La scheda In entrata elenca tutte le chiamate ricevute dal proprio interno. Questa scheda mostra un massimo di 100 chiamate. Al raggiungimento della capacità massima, il record più vecchio viene eliminato e ne viene aggiunto uno nuovo. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Richiama numero Chiama il numero selezionato. Aggiungi a rubrica Crea una nuova voce di rubrica direttamente dai dati della chiamata. Aggiungi a composizione rapida Crea automaticamente una composizione rapida dai dati della chiamata. Aggiungi a Outlook Aggiunge automaticamente i dati della chiamata alla cartella dei contatti di Outlook. Copia Copia il "Numero" dalla chiamata selezionata negli appunti del PC. Elimina Elimina la chiamata selezionata dalla cronologia chiamate. Cancella Cancella tutti i dati della chiamata elencati nel riquadro visualizzato. Cancella tutti i tab Cancella tutti i dati della chiamata elencati nei riquadri In entrata, In uscita, Perse e Tutte. La funzione Aggiungi a Outlook richiede l'installazione di Microsoft Outlook sul PC in uso e la corretta configurazione di MAPI. Per informazioni, contattare il proprio amministratore di sistema. Pagina 6 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

11 Pagina 7 In uscita Solo Phone Manager Pro. La scheda In uscita visualizza tutte le chiamate inviate dall'interno dell'utente. Queste possono essere chiamate effettuate manualmente o mediante PhoneManager Pro Questa scheda mostra un massimo di 100 chiamate. Al raggiungimento della capacità massima, il record più vecchio viene eliminato e ne viene aggiunto uno nuovo. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Richiama numero Chiama il numero selezionato. Aggiungi a rubrica Crea una nuova voce di rubrica direttamente dai dati della chiamata. Aggiungi a composizione rapida Crea automaticamente una composizione rapida dai dati della chiamata. Aggiungi a Outlook Aggiunge automaticamente i dati della chiamata alla cartella dei contatti di Outlook. Copia Copia il "Numero" dalla chiamata selezionata negli appunti del PC. Elimina Elimina la chiamata selezionata dalla cronologia chiamate. Cancella Cancella tutti i dati della chiamata elencati nel riquadro visualizzato. Cancella tutti i tab Cancella tutti dati della chiamata elencati nei riquadri In entrata, In uscita, Perse e Tutte. La funzione Aggiungi a Outlook richiede l'installazione di Microsoft Outlook sul PC in uso e la corretta configurazione di MAPI. Per informazioni, contattare il proprio amministratore di sistema. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 7 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

12 Pagina 8 Perse La scheda Perse elenca le chiamate in entrata indirizzate all'interno dell'utente che non hanno ricevuto risposta. Questa scheda mostra un massimo di 100 chiamate. Al raggiungimento della capacità massima, il record più vecchio viene eliminato e ne viene aggiunto uno nuovo. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Richiama numero Chiama il numero selezionato. Aggiungi a rubrica Crea una nuova voce di rubrica direttamente dai dati della chiamata. Aggiungi a composizione rapida Crea automaticamente una composizione rapida dai dati della chiamata. Aggiungi a Outlook Aggiunge automaticamente i dati della chiamata alla cartella dei contatti di Outlook. Copia Copia il "Numero" dalla chiamata selezionata negli appunti del PC. Elimina Elimina la chiamata selezionata dalla cronologia chiamate. Cancella Cancella tutti i dati della chiamata elencati nel riquadro visualizzato. Cancella tutti i tab Cancella tutte le informazioni relative alle chiamate elencate nei riquadri In entrata, In uscita, Perse e Tutte. La funzione Aggiungi a Outlook richiede l'installazione di Microsoft Outlook sul PC in uso e la corretta configurazione di MAPI. Per informazioni, contattare il proprio amministratore di sistema. Pagina 8 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

13 Pagina 9 Tutte La scheda Tutte fornisce un elenco di tutte le chiamate in entrata e in uscita registrate al proprio numero interno. Questa scheda consente di visualizzare i dati di un massimo di 100 chiamate. Al raggiungimento della capacità massima, il record più vecchio viene eliminato e ne viene aggiunto uno nuovo. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Richiama numero Chiama il numero selezionato. Aggiungi a rubrica Crea una nuova voce di rubrica direttamente dai dati della chiamata. Aggiungi a composizione rapida Crea automaticamente una composizione rapida dai dati della chiamata. Aggiungi a Outlook Aggiunge automaticamente i dati della chiamata alla cartella dei contatti di Outlook. Copia Copia il "Numero" dalla chiamata selezionata negli appunti del PC. Elimina Elimina la chiamata selezionata dalla cronologia chiamate. Cancella Cancella tutti i dati della chiamata elencati nel riquadro visualizzato. Cancella tutti i tab Cancella tutti dati della chiamata elencati nei riquadri In entrata, In uscita, Perse e Tutte. La funzione Aggiungi a Outlook richiede l'installazione di Microsoft Outlook sul PC in uso e la corretta configurazione di MAPI. Per informazioni, contattare il proprio amministratore di sistema. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 9 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

14 Pagina 10 Messaggi La scheda Messaggi indica il numero di nuovi messaggi memorizzati nella casella Voic e per ogni Gruppo di suoneria per il quale si riceve una richiamata voic . Per raccogliere i nuovi messaggi Fare doppio clic sulla casella Voic a cui accedere o fare clic con il pulsante destro del mouse sulla casella Voic e selezionare Chiama Voic . Se il telefono è attivo, squilla quando il server di Voic viene contattato. Sollevare il ricevitore e ascoltare i messaggi. Se il telefono è già nello stato disattivo, viene automaticamente stabilita la connessione al server di Voic non appena questo viene localizzato. Viene quindi visualizzata la scheda Voic . Composizioni rapide La scheda Composizione rapida consente di creare le icone per i numeri interni o esterni composti con regolarità. È possibile sia creare delle Composizioni rapide da un elenco di utenti sul sistema in uso che creare delle composizioni personalizzate (massimo 15 per Phone Manager Lite). Una composizione rapida svolge anche funzioni da Campo spia di occupato come indicato di seguito (non valido per composizioni rapide per utenti fuori rubrica). Se l'utente/interno è occupato, l'icona Composizione rapida viene contrassegnata da un cerchio rosso con una croce bianca al centro (solo numeri interni). Se l'utente/interno ha impostato lo stato su Non Disturbo, l'icona Composizione rapida viene contrassegnata da un cerchio blu con una croce bianca al centro (solo numeri interni). Perché la funzione Campo spia di occupato sia attiva, il PC in uso deve essere collegato alla stessa LAN fisica del PBX. Per informazioni, contattare il proprio amministratore di sistema. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su questa scheda, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Nuovo Crea una composizione rapida personalizzata. Vedere anche Creazione di una composizione rapida. Aggiungi utente Crea automaticamente una composizione rapida da un elenco di utenti nel sistema in uso. Modifica Modifica una composizione rapida esistente. Elimina Elimina una composizione rapida. Chiama Chiama il numero configurato nella composizione rapida (è anche possibile fare doppio clic sull'icona). Piccole Mostra le composizioni rapide mediante icone di piccole dimensioni. Pagina 10 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

15 Pagina 11 Stato Solo Phone Manager Pro. La scheda Stato viene visualizzata nel corso di una chiamata. Include un timer per le chiamate e può contenere anche informazioni sul costo delle chiamate, se questa funzione è stata impostata dall'amministratore di sistema. Se è stata impostata la Modalità agente, la scheda Stato viene visualizzata anche quando si passa allo stato Occupato Impiego o Occupato Non disponibile. L'opzione Mostra status nelle impostazioni di Phone Manager determina se il riquadro Stato viene visualizzato in primo piano quando attivo. Per le chiamate in entrata, se è stato configurato un file script, la scheda Script viene visualizzata per i 15 secondi successivi al collegamento. Conferenza Quando si imposta una conferenza dal proprio telefono, viene visualizzata la scheda Conferenza contenente tutti i partecipanti. Vedere anche Creazione di una conferenza. Per riportare il partecipante selezionato alla conferenza, assicurarsi che sia stato selezionato nel riquadro Stato chiamata e fare clic sul pulsante Conferenza. Per eliminare un partecipante dalla conferenza, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Aggancia. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 11 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

16 Pagina 12 Voic Solo Phone Manager Pro dotato del servizio Voic Pro in IP Office e in modalità Intuity. All'accesso della casella Voic , effettuato sia mediante una Richiamata Voic che tramite la composizione del numero *17 o mediante la scheda Messaggi, viene visualizzata la scheda Voic . Questa contiene tutti i messaggi nuovi, precedenti e salvati. I pulsanti di comando (vedi sotto) consentono di inoltrare, ripetere, saltare, interrompere, riprodurre, salvare, eliminare e riprodurre i messaggi salvati. Per riprodurre un messaggio particolare, fare doppio clic sul messaggio stesso. - Messaggio indietro - Indietro - Annulla pausa messaggio selezionato - Avanti - Inoltra messaggio - Interrompi messaggio selezionato - Elimina messaggio selezionato - Salva messaggio selezionato - Riproduci messaggi salvati Coda Solo Phone Manager Pro. La scheda Coda visualizzata in Cronologia chiamate consente di controllare il numero delle chiamate conservate in una coda per un Gruppo di suoneria particolare. Vedere Funzionamento delle code. Per la configurazione dei gruppi di suoneria da controllare, accedere a Configura preferenze nella scheda ID coda. Il Gruppo di suoneria deve già esistere nel sistema e deve essere abilitato per la coda. Per ulteriori informazioni, contattare l amministratore di sistema. La scheda Coda si trova in Cronologia chiamate e mostra fino a due schermi Coda. Questi schermi indicano il numero di chiamate attualmente in coda per il gruppo di suoneria in questione. Ogni chiamata conservata in una coda è indicata da una casella blu. Se il puntatore del mouse viene spostato sopra uno schermo Coda, il numero delle chiamate nella coda viene visualizzato nella casella Suggerimenti. Porta Solo Phone Manager Pro. La scheda Porta viene visualizzata nel riquadro Cronologia chiamate, se in Configura preferenze sono state impostate le opzioni Sblocca porta. Per attivare la porta richiesta, fare clic sul relativo pulsante. Pagina 12 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

17 Pagina 13 Script Solo Phone Manager Pro. La scheda Script viene visualizzata quando una Voce di rubrica corrispondente al numero chiamato dispone di un file script configurato. Ad esempio, un centralinista può rispondere alle chiamate per conto di più aziende. Per garantire di rispondere alla chiamata pronunciando il nome corretto dell'azienda, è possibile creare un file di testo con il nome e i dettagli relativi alla società. Phone Manager Pro può essere quindi configurato per mostrare questo file di testo nel caso in cui venga ricevuta una chiamata per quella società. 1. Creare una Voce di rubrica per l'interno o per il Gruppo di suoneria che riceverà la chiamata. Immettere il percorso del file di testo nel campo File script. 2. Se questo numero riceve una chiamata, nel riquadro Cronologia chiamate viene visualizzata la scheda Script unitamente al file di testo. Nota: la scheda Stato viene visualizzata automaticamente in primo piano 15 secondi dopo la visualizzazione della scheda Script. Per continuare a visualizzare lo script, deselezionare l opzione Mostra status nelle impostazioni di Phone Manager. Codici account Solo Phone Manager Pro. Consente di assegnare i codici account di sistema alle chiamate, sia prima di effettuare la chiamata che durante le chiamate in corso. In ogni icona presente sulla scheda è possibile memorizzare un nome, un codice account e un numero telefonico opzionale. I codici account vengono selezionati tra quelli disponibili nel sistema telefonico. La scheda mostra due tipi di icona. Codice account senza numero Fare doppio clic per applicare il relativo codice account a una chiamata in corso. Codice account con numero Fare doppio clic per effettuare una chiamata verso il numero memorizzato o per applicare il relativo codice account a una chiamata in corso. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su questa scheda o su un'icona particolare, è possibile accedere a una serie di opzioni. Chiama Chiama il numero memorizzato dell'icona. Seleziona Applica a una chiamata in corso il codice account associato all'icona. Nuova Crea una nuova icona. Modifica Modifica un'icona esistente. Elimina Elimina un'icona esistente. Piccole Visualizza le icone riducendo o aumentando le dimensioni. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 13 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

18 Pagina 14 Area di parcheggio delle chiamate Talvolta è necessario "parcheggiare" temporaneamente una chiamata per gestire altre operazioni (ricevere una nuova chiamata) od occuparsi di una interruzione. Il sistema principale dispone di quattro aree di parcheggio che consentono di gestire in modo efficiente le chiamate. Queste aree possono essere utilizzate da tutti gli utenti del sistema. Le aree di parcheggio utilizzano gli ID parcheggio 1, 2, 3 e 4. Ad esempio, quando un chiamante in entrata deve parlare urgentemente con qualcuno, ma non riesce a trovarlo, la chiamata può essere parcheggiata nello slot "1" e l utente specifico viene contattato mediante cercapersone perché risponda alla chiamata sull'"1". L'utente può quindi rispondere alla chiamata mediante Phone Manager Pro o un codice funzione (ad esempio, *38*1#) da qualunque interno. L'area di parcheggio delle chiamate fornisce un pulsante Parcheggia per ogni ID parcheggio, in modo tale che una chiamata possa essere parcheggiata e prelevata dal parcheggio semplicemente facendo clic sul relativo pulsante Parcheggia. Un ulteriore vantaggio consiste nel fatto che l'utente originario che ha gestito la chiamata può vedere quando il destinatario risponde, poiché scompare dal pulsante Parcheggia. Parcheggio di una chiamata Per parcheggiare una chiamata, fare clic sul pulsante Parcheggia desiderato, quindi fare nuovamente clic per rispondere alla chiamata. Mentre una telefonata è parcheggiata, viene visualizzato il campo Tag o, se non disponibile, viene mostrato il numero sorgente della chiamata stessa. Applicazione di un tag a una chiamata parcheggiata È possibile utilizzare un tag per poter identificare una chiamata parcheggiata con una descrizione. 1. Prima di parcheggiare la chiamata, fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante Parcheggia desiderato. 2. Inserire la descrizione nel Modulo tag chiamata. 3. La chiamata viene parcheggiata e la descrizione viene visualizzata sul pulsante Parcheggia. Pagina 14 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

19 Pagina 15 Menu Configura Il menu Configura consente di accedere alle opzioni riportate di seguito. Informazioni di configurazione PBX Questa opzione consente di configurare Phone Manager Pro per comunicare con il PBX. Configura rubrica La Rubrica consente di creare e modificare un elenco di nomi e numeri memorizzato localmente che può essere utilizzato per composizioni rapide o per l'identificazione delle chiamate in entrata. Configura preferenze Questa opzione consente di definire le impostazioni personali, ad es. opzioni di inoltro ecc. Dimensione di default Questa funzione ripristina le dimensioni predefinite della finestra di Phone Manager Pro dopo che è stata ridimensionata. Esci Il comando Esci chiude Phone Manager e salva i dettagli di configurazione, quali le nuove composizioni rapide. Guida per gli utenti di Phone Manager Pagina 15 IP Office 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003)

20 Pagina 16 Informazioni configurazione PBX Questa finestra di dialogo consente di configurare Phone Manager per comunicare con il sistema telefonico. Dopo avere inserito le informazioni, fare clic su OK. Se i dati inseriti sono inesatti, viene visualizzato un messaggio di avvertimento. Nome utente Immettere il numero del proprio interno (ad es. 201) o il proprio nome utente (ad es. JohnS). Questo viene assegnato dall amministratore di sistema. Il nome utente distingue tra maiuscole e minuscole. Password Immettere la propria password utente. La password viene assegnata dall amministratore di sistema. La password distingue tra maiuscole e minuscole. Indirizzo PBX Immettere l indirizzo IP del sistema principale, ad es Questo viene assegnato dall amministratore di sistema. L indirizzo PBX non può essere un indirizzo broadcast, ad es Phone Manager Pro Consente di specificare l'esecuzione di Phone Manager come Phone Manager Lite o Phone Manager Pro. Nota: per l'esecuzione come Phone Manager Pro è anche necessario disporre di una licenza valida disponibile con IP Office. Gli utenti dell interno VoIP devono anche selezionare la casella di controllo Abilita VoIP selezionando Configura Preferenze Phone Manager. Vedere Phone Manager. Il pulsante Connessione consente di visualizzare o nascondere le opzioni relative alla connessione (solo Phone Manager Pro). Di seguito vengono riportate le opzioni disponibili. Connessione/Disconnessione Selezionare questa casella se si desidera usare Phone Manager per la connessione e la disconnessione. Interno di base Immettere il numero dell'interno dal quale Phone Manager dovrebbe eseguire la connessione all'avvio. Al termine della procedura di connessione, l'interno in questione adotterà il nome utente specificato e il relativo numero telefonico. Alla chiusura di Phone Manager, l'utente viene disconnesso. Nota: quando è selezionata la funzione Connessione/Disconnessione, il menu Informazioni configurazione PBX viene visualizzato ogni volta che Phone Manager viene avviato. In questo modo viene confermato l'interno dal quale viene effettuata la connessione. Pagina 16 40DHB0002TYAR Edizione 10 (7 Ottobre, 2003) Guida per gli utenti di Phone Manager IP Office

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