M/INT/M/fb/ Prot. n. 783 Firenze, 9 marzo 2015 Cod. Prog. 15INT051 Alle Aziende turistiche e p.c. alle Associazioni di categoria

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1 M/INT/M/fb/ Prot. n. 783 Firenze, 9 marzo 2015 Cod. Prog. 15INT051 Alle Aziende turistiche e p.c. alle Associazioni di categoria INCONTRI A FIRENZE CON TOUR OPERATOR/AGENZIE VIAGGIO e BLOGGER 2015 SCANDINAVIA - 18 Maggio turismo attivo BRASILE-STATI UNITI-GIAPPONE - 16 Settembre turismo enogastronomico COREA del SUD-CANADA-EUROPA - 26 Ottobre turismo esperienziale Spettabile azienda, PromoFirenze, si propone di accogliere a Firenze 3 delegazioni di tour operator e blogger specializzati nell offerta dei seguenti pacchetti viaggio tematici: 1. ATTIVO: con operatori provenienti dalla Scandinavia (18 maggio); 2. ENOGASTRONOMICO: con operatori provenienti da Brasile, Stati Uniti e Giappone (16 settembre); 3. ESPERIENZIALE: con operatori provenienti da Corea del Sud, Canada ed Europa (26 ottobre). Selezione operatori: A seguito della sempre maggiore focalizzazione nel turismo Leisure in tipologie diverse di viaggio in base alla motivazione che spinge la vacanza, è cresciuta l esigenza di invitare delegazioni di tour operator provenienti da mercati diversi specializzati nell offerta di pacchetti viaggio tematici rivolti a nicchie di turisti, organizzando, oltre ai B2B, tour di conoscenza delle destinazioni proposte. Gli operatori saranno selezionati da parte della nostra rete di consulenti esteri, in collaborazione con Enit, Camere di Commercio estere e la rete Enterprise Europe Network. A chi sono rivolti gli incoming: Gli eventi sono pensati per il sistema di offerta turistica dell area metropolitana di medio ed alto livello: alberghi, residenze d epoca, strutture extra alberghiere, ristoranti, servizi turistici quali tour operator, DMC, PCO, guide turistiche, bus operator, scuole di cucina, cantine, produzioni tipiche e artigianali, ecc. In particolare per quanto riguarda il turismo attivo, oltre alle strutture ricettive, l evento si rivolge agli attori specializzati in itinerari culturali e paesaggistici, a piedi e in bicicletta, nella pratica di sport e proposte all aria aperta e in attività che stimolano l interazione tra le comunità locali ed i turisti. Nell ambito del turismo enogastronomico, oltre alle strutture ricettive e ai ristoranti, gli incoming sono indirizzati alle aziende che contribuiscono alla conoscenza di un territorio tramite le sue eccellenze vinicole e alimentari: cantine vitivinicole, frantoi, caseifici, distillerie, birrerie, e altre realtà produttive, oltre a centri di informazione gastronomica, vie tematiche e scuole di cucina. In fine per quanto concerne il turismo esperienziale, oltre alle strutture ricettive, l iniziativa è rivolta alle aziende turistiche che contribuiscono all offerta di esperienze autentiche nella 1

2 destinazione: tour volti alla conoscenza delle tradizioni e di mete culturali meno note, aziende di produzioni tipiche ed artigianali, fattorie didattiche. Benefici per le aziende partecipanti NOVITÀ 2015: Le aziende partecipanti realizzeranno incontri bilaterali con gli operatori esteri, sulla base di agende predefinite e personalizzate, che verranno inviate da PromoFirenze, insieme ai company profile degli operatori esteri, entro una settimana prima dell evento. I profili di tutte le aziende italiane aderenti saranno pubblicati in un catalogo che verrà distribuito agli operatori esteri prima dell evento. Quest anno per la prima volta le aziende italiane potranno diventare protagoniste nella costruzione dei nostri eventi contribuendo alla sponsorizzazione di cene, pranzi, servizi meeting, transfer, tour guidati, pernottamenti per gli operatori e blogger esteri invitati e potranno prenotare la visita della propria azienda: per questo proponiamo alle aziende modalità di adesione sempre più differenziate, offrendo loro maggiore visibilità e pubblicazione del loro logo in tutti i materiali promozionali dell evento (catalogo, poster, sito web, promozione internazionale), oltre alla pubblicazione nella pagina del sito di PromoFirenze dedicato ad EXPO PromoFirenze infatti è il soggetto coordinatore di tutte le iniziative promozionali che si svolgeranno a Firenze nel semestre di EXPO. Nell ambito dei tour operator esteri saranno invitati anche 1 o 2 blogger al fine di assicurare alle aziende italiane partecipanti un immediato ritorno promozionale e d immagine a seguito degli incontri b2b e, in maniera ancor più rilevante, a seguito delle visite aziendali. Fasi e tempi di realizzazione: 1. Ricezione delle schede di adesione da parte delle aziende fiorentine entro il 23 aprile Selezione degli operatori dai mercati interessati. 3. Grafica e stampa catalogo delle imprese partecipanti, da consegnare ai tour operator esteri. 4. Incontri di business con gli operatori esteri a Firenze che saranno organizzati presso una location da individuare e saranno svolti in lingua inglese (PromoFirenze non fornirà servizio di interpretariato). Si consiglia di portare durante gli incontri materiale di presentazione delle proprie aziende. 5. Visite aziendali in provincia di Firenze: oltre alla sessione di incontri, gli operatori avranno la possibilità di visitare alcune strutture in provincia di Firenze o testare tour guidati ed esperienze di viaggio, anche esse in provincia, tramite prenotazione da parte delle aziende italiane aderenti, al momento dell iscrizione, pagando una quota di adesione supplementare. PromoFirenze si farà carico dei servizi di transfer alle strutture. Per la prenotazione delle visite aziendali, cene, pranzi, sale meeting, transfer, tour guidati e pernottamenti, verrà seguito il criterio dell ordine d arrivo delle schede di adesione alla mail turismo@promofirenze.it, e confermate da PromoFirenze, a seguito di una verifica interna di compatibilità con il programma dell evento. Costi di partecipazione: Partecipazione ad 1 evento strutture ricettive con più di 6 camere e fino a 4 stelle, Tour Operator, agenzie di viaggi e servizi turistici strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese 240,00 + IVA 360,00 + IVA 480,00 + IVA 2

3 PARTECIPAZIONE AI B2B + VISITA AZIENDALE strutture ricettive fino a 4 stelle 400,00 + IVA PARTECIPAZIONE AI B2B E+VISITA AZIENDALE strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive 500,00 + IVA PARTECIPAZIONE AI B2B + OFFERTA PERNOTTAMENTO PER ALMENO 4 Partecipazione ai OPERATORI PER 2/3 NOTTI B2B gratuita PARTECIPAZIONE AI B2B + OFFERTA CENA O PRANZO O SERVIZI MEETING 200,00 + IVA + O TOUR/LEZIONE CUCINA O SERVIZIO TRANSFER di circa 3 ore (tutti i offerta servizio servizi si intendono per tutti gli 8 operatori) turistico Partecipazione a 2 o 3 eventi Confermando più di un evento d incoming in piano per il 2015, le aziende, dal secondo evento godranno di uno sconto del 10% sulla quota di adesione relativa alla categoria di appartenenza. Ricordiamo che le aziende interessate alla sponsorizzazione di cene, pranzi, servizi meeting, transfer, tour guidati, pernottamenti e visite aziendali godranno di una maggiore visibilità, della pubblicazione del loro logo in tutti i materiali promozionali dell evento (catalogo, poster, sito web, promozione internazionale) e avranno spazio sulla pagina del sito di PromoFirenze dedicata ad EXPO Modalità di adesione: Per aderire all iniziativa è possibile scegliere una delle seguenti opzioni: a) VIA POSTA ORDINARIA: le imprese, ove impossibilitate ad utilizzare la firma digitale, devono inviare entro il 23 aprile p.v. la scheda di partecipazione allegata, via posta ordinaria in originale, dopo averla necessariamente anticipata via mail a turismo@promofirenze.it entro e non oltre lo stesso 23 aprile. Unitamente alla scheda di adesione, le imprese aderenti, devono inviare via mail a turismo@promofirenze.it anche la copia del bonifico bancario ed il company profile (Allegato 1), compilato in inglese con una foto e logo della propria azienda in alta risoluzione per la redazione del catalogo da presentare ai tour operator esteri. b) TRAMITE FIRMA DIGITALE: ove le aziende dispongano di firma digitale, devono inviare a PromoFirenze, entro il 23 aprile p.v., tramite propria posta certificata a promofirenze@pec.it ed in copia a turismo@promofirenze.it, l apposita scheda di partecipazione predisposta per la firma digitale, che dovranno richiedere entro il 22 aprile alla turismo@promofirenze.it. Contatti: Per qualsiasi informazione è possibile contattare la dott.ssa Federica Burresi, tel , e- mail: turismo@promofirenze.it. Su è possibile scaricare tutte le informazioni e le condizioni dettagliate del servizio. L occasione ci è gradita per porgervi i nostri più cordiali saluti. Giacinto Bosco Coordinatore Divisione Internazionalizzazione 3

4 INCONTRI A FIRENZE CON TOUR OPERATOR/AGENZIE VIAGGIO e BLOGGER 2015 SCHEDA DI PARTECIPAZIONE 1) SCANDINAVIA - 18 Maggio turismo attivo 2) BRASILE-STATI UNITI-GIAPPONE - 16 Settembre turismo enogastronomico 3) COREA del SUD-CANADA-EUROPA - 26 Ottobre turismo esperienziale Da inviare entro il 23 aprile 2015 a promofirenze@pec.it e turismo@promofirenze.it Ufficio Marketing Turistico c.a. dott.ssa Federica Burresi Azienda*: Dati dell impresa Ragione sociale*: (per fatturazione) Indirizzo: Via/P.za n. Tel.: CAP Località Prov. Fax.: Sito Internet*: * partecipante ai B2B: Codice fiscale*: * sulla quale autorizzo l invio della relativa fattura: P.IVA*: Tipologia: 5 stelle 4 stelle 3 stelle Agriturismo Ville/Residenze affittacamere Casa Vacanze Agenzie viaggio Ristoranti Altro: Partecipante Qualifica: incontri B2B: * dati obbligatori La sottoscritta chiede di partecipare al Progetto INCONTRI A FIRENZE CON TOUR OPERATOR E AGENZIE DI VIAGGIO Riferimento protocollo: n. 783 del 9 marzo 2015 alle sotto indicate condizioni e si impegna a versare la somma di (barrare le opzioni scelte): 4

5 MODALITÀ DI ADESIONE DA SELEZIONALE PER OGNI EVENTO Costi di partecipazione 1 evento (da specificare ) Tariffe per le aziende che partecipano solo a 1 evento. Costi di partecipazione 2 Evento (da specificare..) Tariffe per le aziende che partecipano a 2 eventi. Costi di partecipazione 3 Evento Tariffe per le aziende che partecipano a 3 eventi. strutture ricettive con più di 6 camere e fino a 4 stelle, Tour Operator, agenzie di viaggi e servizi turistici 240,00 + IVA 216,00 + IVA 216,00 + IVA strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive 360,00 + IVA 324,00 + IVA 324,00 + IVA Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese 480,00 + IVA 432,00 + IVA 432,00 + IVA PARTECIPAZIONE AI B2B E VISITA AZIENDALE strutture ricettive fino a 4 stelle 400,00 + IVA 360,00 + IVA 360,00 + IVA PARTECIPAZIONE AI B2B E VISITA AZIENDALE strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive 500,00 + IVA 450,00 + IVA 450,00 + IVA PARTECIPAZIONE AI B2B + OFFERTA PERNOTTAMENTO PER ALMENO 4 OPERATORI PER 2/3 NOTTI in17maggio-out 20maggio in16 settembre-out 19settembre in25 ottobre-out 28ottobre PARTECIPAZIONE AI B2B + OFFERTA SEGUENTI SERVIZI, che si intendono per tutti gli 8 operatori: CENA (inserire data proposta ) PRANZO (inserire data proposta ) SERVIZI MEETING (inserire data proposta ) TOUR GUIDATI/LEZIONE CUCINA (inserire data proposta ) SERVIZIO TRANSFER di max 3 ore in Provincia di Firenze (inserire data proposta..) Partecipazione ai B2B gratuita 200,00 + IVA e offerta servizio turistico Per un importo complessivo di..+ IVA Partecipazione ai B2B gratuita 180,00 + IVA e offerta servizio turistico Partecipazione ai B2B gratuita 180,00 + IVA e offerta servizio turistico 5

6 Clausole contrattuali: 1. ISCRIZIONE: Per aderire all iniziativa le imprese possono scegliere una delle seguenti opzioni: c) VIA POSTA ORDINARIA: le imprese, ove impossibilitate ad utilizzare la firma digitale, devono inviare entro il 23 aprile p.v. la presente scheda di partecipazione (compilata in ogni sua parte, siglata e comprensiva dell eventuale dichiarazione de minimis), via posta ordinaria in originale, dopo averla necessariamente anticipata via mail a turismo@promofirenze.it entro e non oltre lo stesso 23 aprile. Unitamente alla scheda di adesione, le imprese aderenti, devono inviare via mail a turismo@promofirenze.it anche la copia del bonifico bancario ed il company profile (Allegato 1), compilato in inglese con una foto e logo della propria azienda in alta risoluzione per la redazione del catalogo da presentare ai tour operator esteri. La presente scheda di partecipazione va spedita a: PROMOFIRENZE Azienda Speciale della CCIAA di Firenze Divisione Internazionalizzazione/Marketing Turistico att. Federica Burresi Via Castello D Altafronte Firenze d) TRAMITE FIRMA DIGITALE: ove le aziende dispongano di firma digitale, devono inviare a PromoFirenze, entro il 23 aprile p.v., tramite propria posta certificata a promofirenze@pec.it ed in copia a turismo@promofirenze.it, l apposita scheda di partecipazione predisposta per la firma digitale, che dovranno richiedere entro il 22 aprile alla turismo@promofirenze.it. L iniziativa si svolgerà presso sale congressuali da individuare a Firenze. Costituisce parte integrante del presente contratto l allegato 1 (company profile dell impresa partecipante). Il consenso al trattamento dei dati personali del company profile avviene con la sottoscrizione del presente contratto. PromoFirenze potrà inviare alle aziende partecipanti, prima dell iniziativa, l agenda degli appuntamenti ed i profili degli operatori solo se avrà ricevuto dalle aziende stesse i company profile e la copia del bonifico bancario. 2. RITARDATO INVIO DELLA DOMANDA: Le richieste di partecipazione giunte dopo la data di cui alla precedente clausola n.1, non saranno prese in considerazione ai fini della partecipazione all evento dell'impresa richiedente, senza che alcuna responsabilità possa essere attribuita a PromoFirenze per la mancata partecipazione dell'impresa richiedente allo stesso. PromoFirenze si riserva tuttavia di accettare le adesioni giunte dopo la data di scadenza. 3. MODALITA DI PAGAMENTO: Qualora l impresa sia IVA esente dovrà inviare la relativa documentazione probante. Il pagamento dovrà essere effettuato all atto dell iscrizione a mezzo bonifico bancario da effettuarsi sul c/c , intestato a PromoFirenze Azienda Speciale della Camera di Commercio di Firenze, della Banca CR Firenze, Filiale 101 sede, Via Bufalini 4, ABI CAB CIN X IBAN IT 18X specificando nella causale il codice progetto 15INT051, il nome dell iniziativa oltre che quello dell azienda aderente. 4. ACCETTAZIONE DELLE DOMANDE: L accettazione delle domande di partecipazione da parte di PromoFirenze sarà effettuata in base alla data di arrivo. Le domande dovranno pervenire compilate in ogni parte e corredate di tutto quanto richiesto (copia del bonifico bancario e company profile - Allegato 1 - compilato in inglese con una foto e logo della propria azienda in alta risoluzione per la redazione del catalogo da presentare ai 6

7 tour operator esteri). PromoFirenze accetterà l adesione, entro la data del 23 aprile, di massimo 50 aziende. La partecipazione all iniziativa è comunque subordinata al pagamento di quanto previsto alla precedente pagina 2. Nel caso l'impresa richiedente non versi la quota dovuta o non invii la copia dell'avvenuto bonifico entro la data del 23 aprile, PromoFirenze, ai sensi dell art c.c., potrà astenersi dal porre in essere in favore dell'impresa inadempiente le attività ed i servizi oggetto dell iniziativa, e potrà escluderla dalla stessa senza che alcuna responsabilità possa esserle imputata. Si precisa inoltre che non saranno ammesse le richieste di quelle ditte che hanno conti in sospeso o che in precedenti iniziative promozionali di PromoFirenze non abbiano rispettato le condizioni per la partecipazione. 5. RECESSO: L'eventuale rinuncia all iscrizione dovrà pervenire a PromoFirenze tramite PEC (promofirenze@pec.it) o per lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, entro almeno 10 giorni dall inizio di ciascun evento, anticipando la decisione del recesso via mail (turismo@promofirenze.it). In tal caso PromoFirenze restituirà la differenza tra il prezzo pagato e quello dovuto per la nuova opzione scelta, con riferimento alle tariffe previste per la tipologia di partecipante e il numero d incontri. Qualora la comunicazione della decisione di recesso avvenga successivamente ai termini indicati o vi sia la mancata partecipazione all evento, la quota d iscrizione sarà comunque dovuta per il suo intero importo. In questo caso l impresa riceverà comunque il materiale dell evento, laddove fornito dagli operatori. Il suddetto recesso si estende automaticamente alla fornitura di servizi, richiesti da PromoFirenze, eventualmente assegnati all impresa recedente, salvo il caso in cui PromoFirenze intenda avvalersi comunque della fornitura. Resta salva la facoltà di richiedere il risarcimento di eventuali maggiori danni. 6. VISITE AZIENDALI E SPONSORIZZAZIONE EVENTI A seguito della sessione di incontri, gli operatori avranno la possibilità di visitare alcune strutture in provincia di Firenze o testare tour guidati ed esperienze di viaggio, anche esse in provincia, tramite prenotazione da parte delle aziende italiane aderenti (pagina 2 nel presente contratto), al momento della sua sottoscrizione. PromoFirenze si farà carico dei servizi di transfer alle strutture che saranno selezionate per le visite. Per la prenotazione delle visite aziendali, cene, pranzi, sale meeting, transfer, tour guidati e pernottamenti, verrà seguito il criterio dell ordine d arrivo del presente contratto alla mail turismo@promofirenze.it., e confermate da PromoFirenze, entro 10 giorni prima di ciascun evento, a seguito di una verifica interna di compatibilità con il programma di ciascun incoming. Le aziende per la sponsorizzazione di cene, pranzi, servizi meeting, transfer, tour guidati, pernottamenti e visite aziendali godranno, oltre ad una maggiore visibilità, della pubblicazione del loro logo affianco a tutti i materiali promozionali dell evento (catalogo, poster, sito web, promozione internazionale) oltre alla pubblicazione nella pagina del sito di PromoFirenze che sarà dedicata ad EXPO VARIAZIONI DI PROGRAMMA: Si riserva la facoltà di rinviare l evento per esigenze organizzative, dandone comunicazione via e- mail ai partecipanti, stabilendo una nuova data senza ulteriori oneri per l impresa. PromoFirenze si riserva la facoltà di annullare l evento programmato dandone comunicazione via ai partecipanti almeno 7 gg prima dell evento; in tal caso provvederà al rimborso della quota di partecipazione, senza ulteriori oneri. PromoFirenze si riserva la facoltà di modificare il programma e/o sostituire gli operatori indicati con altri tour operator di pari livello professionale per esigenze organizzative. 7

8 8. RESPONSABILITÀ CIVILE: PromoFirenze, per la sua funzione, non è responsabile riguardo a danni causati a persone, oggetti, materiali, prodotti esposti od altro che per qualsiasi ragione si trovino sull area della partecipazione collettiva. 9. CONTROVERSIE: Per qualsiasi controversia con PromoFirenze inerente l iniziativa cui sia data adesione è competente il foro di Firenze. Per accettazione l impresa: Data Firma del legale rappresentante (con timbro se azienda/ente) Ai sensi e per gli effetti di cui all'art C.C. si approvano specificatamente le clausole: n.2 (ritardato invio della domanda), n.4 (accettazione delle domande), n.5 (recesso), n.7 (variazioni di programma), n.8 (responsabilità civile), n.9 (controversie). Data Firma del legale rappresentante (con timbro se azienda/ente) IMPORTANTE (compilare sempre) Informativa e consenso ai sensi del D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) Il /La sottoscritto/a (STAMPATELLO) nel trasmettere i propri dati a PromoFirenze Azienda Speciale della Camera di Commercio di Firenze, dichiara ai sensi e per gli effetti dell art. 13 del D.lgs n.196/2003 e s.m.i., di aver preso visione sul sito dell intera informativa al consenso del trattamento dei dati. Il /La sottoscritto/a dichiara altresì che, riguardo al trattamento dei dati per le finalità promozionali e commerciali proprie del titolare Luogo, data e firma CONSENTE NON CONSENTE 8