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1 Comune di Rottofreno Settore Cultura, Informazione e P.R. Centro Culturale di San Nicolò Report Gestionale 1 quadrimestre 2011 Responsabile dott. Lorella Negrati Sede di lavoro: Centro Culturale di San Nicolò Via Alighieri Tel Fax

2 SETTORE CULTURA INFORMAZIONE E P.R. Attività Personale e addetti di supporto 1 Responsabile D4 Laurea e Iscrizione Albo Nazionale Giornalisti (E.R. Bologna) 1 Operatore Culturale C4 part-time 18 ore Diploma Superiore 2 Operatori (a rotazione) della coop. Gutenberg per 20 ore settimanali Specializzati nella gestione bibliotecaria 2 Volontari Socialmente utili (a rotazione) per affiancamento e operazioni di apertura e chiusura in orari serali 1 Volontario Socialmente utile per pulizia spazi esclusi dal contratto con la cooperativa che gestisce il servizio per l intero Comune CENTRO CULTURALE Gestione struttura Gestione utilizzo locali (2 locali auditorium, 1 locale biblioteca, 1 locale aula corsi, 1 ufficio, magazzino seminterrato, bagni pubblici su Piazza Togliti) Gestione custodia locali in orari di utilizzo serale o extra apertura Gestione consegna e ritiro chiavi nei casi di assenza socialmente utili per custodia Gestione manifestazioni del Comune o di privati richiedenti i locali BIBLIOTECA Gestione acquisti (libri, periodici, DVD e altro materiale) Gestione catagolazione informatizzata Gestione (parte propria) Polo Biblitocario Provinciale Gestione attività di revisione scaffali, scarto e reitegro Gestione catalogo utenti Gestione prenotazione volumi e servizio richieste acquisti Gestione prestiti locali Gestione prestiti interbibliotecari Gestione attività di promozione alla lettura CORSI E ATTIVITA CULTURALI Organizzazione e gestione corsi Gestione rapporti con insegnanti e utenti Realizzazione materiale informativo MANIFESTAZIONI Organizzazione manifestazione culturali e ricreative Collaborazione all organizzazione di manifestazioni organizzate da terzi Gestione concessione eventuale patrocinio SPORT Convenzioni con società sportive per gestione strutture comunali Gestione utilizzo palestre in orari extrascolastici Gestione manifestazioni sportive organizzate dal Comune Gestione autorizzazioni per manifestazioni sportive organizzate da terzi

3 URP Garanzia dei diritti d informazione, di accesso e di partecipazione di cittadini attraverso illustrazione delle disposizioni normative e amministrative, e l informazione sulle strutture, sui compiti e sui servizi dell Ente Acquisizione dei flussi di informazioni sia interne sia esterne Attuazione, attraverso l ascolto dei cittadini e la comunicazione interna, dei processi di verifica della qualità dei servizi e del gradimento degli stessi da parte degli utenti Realizzazione di modulistica e schede contenenti informazioni generali sui servizi erogati Sinergie e collegamenti con i diversi uffici per promuovere compagne di comunicazione, avvisi di bandi pubblici per l erogazione dei più svariati servizi Gestione e distribuzione di materiale informativo-comunicazionale elaborato dall Ente o da altre Istituzioni pubbliche (Università, U.S.L., Aziende erogatrici di servizi, eccetera) Gestione ed organizzazione della raccolta dei dati e delle informazioni di interesse generali sulla città (per residenti e turisti): orario degli uffici e delle strutture comunali, i servizi, i luoghi di maggiore interesse, date ed orari dello svolgimento dei principali eventi Monitoraggio ed elaborazione dei dati statistici relativi alle richieste dell utenza Predisposizione di tutte le novità e di tutti gli aggiornamenti delle schede-servizi e dei dati di competenza URP per la propria banca dati e per le pagine web comunali P.R. Realizzazione grafica targhe, attestati e altro Organizzazione incontri istituzionali Commemorazioni istituzionali (con materiale idoneo: corone alloro, fiori, targhe ecc.) Realizzazione materiale informativo e comunicazioni alla stampa locale Manifestazioni legate a commemorazioni e celebrazioni istituzionale INFORMAGIOVANI Gestione progetto Informagiovani (con Provincia), organizzazione punto informativo e iniziative rivolte ai giovani TEMPOPERMETTENDO Adesione al progetto telematico Tempopermettendo e gestione richieste PUNTO INFORMATIVO EUROPA Allestimento punto informativo Europa con materiale cartaceo di lettura e collegamento al sito istituzionale Europeo ARCHIVIO Gestione archivio e aggiornamento dati con il sistema informativo CAStE-R (Regione ER).

4 STAMPA Questo servizio è svolto dal resp. Lorella Negrati in collaborazione con il resp. Monica Buroni (Responsabile Capo Ufficio Stampa delibera n.189 del ) Direttore Responsabile periodico Il Comune di Rottofreno Gestione rassegna stampa quotidiana telematica e cartacea (20 account) Gestione Servizio News Rottofreno Organizzazione per realizzazione TG Web comunale e collaborazione Portale Provinciale Svolge compiti di comunicazione istituzionale Cura e mantiene i rapporti con i media Si occupa della produzione del materiale editoriale e promozionale dell Ente Elabora, redige e confeziona su indicazione dei vertici dell Ente e nell ambito del PEG di pertinenza, altri prodotti editoriali Organizza conferenze stampa e offre assistenza giornalistica Elabora, redige e invia comunicati stampa che riguardano la normale routine quotidiana, con riferimento ai principali compiti istituzionali dell Ente Fornisce le rassegne stampa mensili da distribuire a organismi istituzionali dell Ente e rilegate per l archivio e ne estrae da esse su motivata richiesta rassegne stampa tematiche Realizzazione e Direzione del Periodico Comunale Gestione del sito Internet Comunale Cura dell impaginazione ed elaborazione della veste grafica di pubblicazioni e materiale informativo, prodotto in collaborazione con altri uffici comunali Produzione di materiale grafico, manifesti, audiovisivi Gestione e archiviazione del materiale editoriale, fotografico e audiovisivo. WEB Realizzazione nuovo sito Internet Gestione sito Internet e aggiornamento file e grafica Inserimento dati per tutti i settori Inserimento materiali multimediali Gestione dati per Portale Territoriale In fase di organizzazione TG WEB Direzione, redazione e realizzazione video (con operatore tecnico per confezione puntata)

5 Convenzioni con associazioni sportive 1 quadrimestre 2011 L obiettivo perseguito con l affidamento in gestione degli impianti è quello di consentire un utilizzo ottimale delle strutture sportive sia di proprietà comunale sia di proprietà di terzi con modalità di comodato d uso al Comune. La gestione diretta di tali strutture non può essere supportata dal Comune per motivi tecnici ed economici pertanto si è optato da diversi anni per questo tipo di organizzazione in collaborazione con associazioni sportive e sociali del territorio. Rimane in gestione diretta al Comune la pista polivalente di Piazza Togliatti che viene utilizzata dagli utenti del giardino pubblico e, su richiesta, dalle associazioni. Sono inoltre a disposizione in orario extrascolastico le palestre delle scuole elementari di San Nicolò e Rottofreno che vengono quotidianamente utilizzate in orario pomeridiano e serale, tramite accordo con il Comune, dalle associazioni sportive e ricreative in base ad una equa suddivisione delle ore. E recentemente stato realizzato un nuovo impianto Mini Pitch (donato da Filippo Inzaghi), attualmente non utilizzato poiché manca regolamentazione e gestione. Associazioni sovracomunali di cui Rottofreno fa parte: ASD Val Tidone e Val Luretta ogni anno organizza la gara ciclistica GRAN FONDO e mediofondo. Associazioni Sportive Numero associazioni sportive 28 Associazioni che gestiscono impianti (con convenzione) 06 Associazioni che utilizzano le palestre scolastiche (con accordo) 10 Associazioni che svolgono attività e manifestazioni di carattere pubblico 28 Impianti Sportivi convenzionati n.6 non convenzionati n.1 palestre scolastiche n.2 nuovi n.1 LOCALITA STRUTTURA INDIRIZZO TIPO DI GESTIONE Estremi approvazione ROTTOFRENO AREE RICREATIVE COPERTE/SCOPERTE e PISTA POLIVALENTE VIA PAPA GIOVANNI XXIII ROTTOFRENO CAMPO SPORTIVO COMUNALE (calcio) VIA CAMPO SPORTIVO ROTTOFRENO CENTRO SPORTIVO (polivalente) VIA TOBAGI SAN NICOLO CAMPO SPORTIVO COMUNALE (calcio) VIA RIVA TREBBIA SAN NICOLO PALESTRA POLIVALENTE VIA GARIBALDI SANTIMENTO CAMPO SPORTIVO PARROCCHIALE (prop. Parrocchia in uso al Comune) (calcio) VIA CASTELLO Pro Loco Rottofreno Scade il FC Rottofreno Scaduta il Rinnovata al Auser Piacenza Scaduta il Rinnovata al ACS San Nicolò Scade il Polisportiva San Nicolò Scade il U.S. Santimento Scade il Delibera di G.M. n.112 del Delibera di G.M. n.116 del Delibera di G.M. n.61 del Delibera di G.M. n.2 del Delibera di C.C. n.59 del Delibera di C.C. n.41 del Impianti con Convenzione di Gestione SAN NICOLO PALESTRA SCUOLA ELEMENTARE VIA ALIGHIERI Utilizzo extrascolastico Spese gestionali ROTTOFRENO PALESTRA SCUOLA ELEMENTARE VIA TOBAGI Utilizzo extrascolastico Spese gestionali SAN NICOLO PISTA POLIVALENTE PIAZZA TOGLIATTI Spazio pubblico comunale Spese gestionali Gestione comunale oo SAN NICOLO MINIPITCH - Campo calcetto Via Nenni area verde S.Giuseppe = =

6 Manifestazioni Culturali e Associazioni - 1 quadrimestre 2011 L obiettivo perseguito è l organizzazione del calendario delle iniziative che si svolgeranno nel corso dell anno a cura dalle associazioni o direttamente dal Comune. Tale organizzazione, che può essere effettuata direttamente dal Comune o da terzi con il patrocinio comunale) necessita di due fasi: 1) operazioni burocratiche al fine del rilascio dell autorizzazione all svolgimento e relativo atto deliberativo (anche solo per il patrocinio all iniziativa) 2) fase operativa e fornitura di materiali, se richiesti, in collaborazione con l ufficio tecnico che fornisce strutture quali: palco, tavoli, sedie ecc. Per ogni manifestazione è inoltre effettuata una campagna pubblicitaria con diffusione agli organi di stampa e web oltre che cartacea tramite locandine e manifesti. Associazioni ed altri enti che operano sul territorio Associazioni Comitati Parrocchie San Nicolò Rottofreno 07 01* 02 (comprende Pilastro) Santimento 05 01* 01 Centora Totale * comitato che comprende Rottofreno/Santimento Alcune della manifestazioni realizzate sono organizzate direttamente o con la collaborazione del Settore mentre per le altre (organizzate da altri settori) è stata fornita la collaborazione per alcune fasi organizzative. Fondazione musicale e relativo festival - 1 quadrimestre 2011 La Fondazione Val Tidone Musica è stata costituita e quindi registrata legalmente il presso la Fondazione di Piacenza e Vigevano alla presenza del notaio Boscarelli. Il Comune di Rottofreno ha aderito come socio fondatore con la quota prestabilita di 3.000,00 euro ed è stato rappresentato nel Consiglio della Fondazione dal ex sindaco Giulio Maserati. L organizzazione ha proposto anche per l anno 2011 i Concorsi Internazionali di Musica e il Val Tidone Festival che per il Comune di Rottofreno si terrà il giorno 29 giugno a Santimento con l esibizione di Juan carlos Caceres & Tango Negro Trio. La quota richiesta al Comune di Rottofreno, che comprende la gestione ordinaria della Fondazione oltre alle attività musicali proposte in loco, è di 3.000,00 euro che sono stati regolarmente versati. Fanno parte della Fondazione Val Tidone Musica i Comuni di Pianello, Agazzano, Borgonovo, Calendasco, C.S.Giovanni, Gragnano, Nibbiano, Pecorara, Rottofreno, Sarmato e Ziano. Inoltre la Provincia di Piacenza, l ass. Eventi Musicali V.T. e la Fondazione Libertà

7 Elaborazione grafica dell informazione - 1 quadrimestre comunicati conferenze volantini brochures targhe interventi pubblicazioni campagne informative comunicati conferenze volantini brochures targhe interventi pubblicazioni campagne informative L attività informativa è proseguita con le sue specifiche mansioni di produzione di materiali e di servizi informativi sull attività dell Amministrazione: - contatti con i media locali (con la produzione di comunicati stampa e la programmazione di conferenze stampa) - comunicazione diretta di tipo giornalistico rivolta ai cittadini (giornale del Comune, utilizzo di internet e possibilità di produzione di video, trasmissioni radiofoniche o tv). - campagne informative o di promozione sui servizi, attività pubblicitarie, produzione di volantini e manifesti - realizzazione di servizi fotografici per iniziative comunali e tenuta archivio fotografico Tutto il lavoro di creazione e di grafiche è svolto dal responsabile. E esternalizzata la sola opera di stampa del materiale a colori. Materiale monocolore, soprattutto in tirature di 1.000/1.200 copie per gli studenti della scuole, è prodotto con fotostampatore interno. Viene inoltre scritto e prodotto il Periodico Comunale (su base quadrimestrale o semestrale), regolarmente registrato presso il Tribunale di Piacenza, stampato dalla Tipografia Maserati di Rottofreno. La pubblicazione è distribuita a tutti i nuclei familiari del territorio comunale a mezzo posta o consegna manuale da parte di ditta specializzata.

8 Servizio Biblioteca Dal giugno 2007 il servizio bibliotecario viene svolto interamente su base informatizzata pertanto tutti i cittadini già iscritti con scheda cartacea sono stati recuperati di volta in volta in fase di prestito bibliotecario. Si è quindi operata la revisione e l aggiornamento dei dati relativi agli utenti. Anche il servizio di prestito interbibliotecario viene svolto interamente su base informatizzata con possibilità di reperire volumi da tutte le biblioteche presenti in Opac che possono altresì richiedere materiale alla nostra. Nei primi mesi del 2009 è stato istituito lo Scaffale multietnico che propone opere in varie lingue del mondo. Nello stesso periodo è stato introdotto il prestito gratuito di DVD relativi a film per bambini e per tutti. Nel gennaio 2011 c'è stato un cambio nel personale addetto alla catalogazione e fornito dalla cooperativa Eredi Guternberg. L'attività di incremento del patrimonio ha pertanto subito un piccolo rallentamento nei primi mesi dell'anno, per permettere alla nuova addetta di prendere visione del pregresso e procedere con coerenza rispetto al passato. Nel marzo 2011 è stato introdotto un nuovo sistema gestionale a livello di Polo Provinciale, Sebina Open Library, attualmente in fase di rodaggio. L'introduzione ha comportato una riqualificazione del personale e un breve periodo di sospensione totale dei servizi di prestito (esterno e intersistemico). Prestiti annuali Tabella dati dal al n. volumi posseduti nuovi iscritti dal 1 gennaio al 30 aprile Numero iscritti totale n. prestiti bibliotecari dal 1 gennaio al 30 aprile 2011 numero prestiti bibliotecari totali (dall 84) numero prestiti interbibliotecari Rottofreno richiedente 83 dal 1 gennaio al 30 aprile Rottofreno prestante 91 nuovi volumi ingessati 62 dal 1 gennaio al 30 aprile 2011 numero giorni aperture al pubblico 103 numero ore apertura

9 URP e sito WEB - 1 quadrimestre 2011 Il nuovo Sito Internet istituzionale del Comune di Rottofreni è stato attivato dal novembre 2008 ed offre una comoda organizzazione delle informazioni ad albero, fruibile in modo semplice ed immediato dagli utenti. Sono state inserite speciali sezioni dedicate al servizio SMS e Video. E presente lo sportello URP virtuale con funzione di interfaccia con i cittadini che comunicano tramite . Sono in constante implementazione gli inserimenti di modulistica dei vari settori e di tutta la documentazione che attualmente deve essere presente sul sito istituzionale a norma delle vigenti leggi e soprattutto in riferimento Riforma Brunetta. Il sito viene aggiornato almeno 2/3 volte alla settimana o anche più in base alle necessità di informazione. Accessi Sito Internet Statistica Generale Periodo Incremento annuale totale Statistica Generale dal 2008 ad oggi DATA ACCESSI Dal novembre 2008 al Il numero di consultazione pagine del sito internet comunale è verificabile tramite il contatore apposto sul sito stesso. Si evince quindi che in soli 7 mesi vi sono state consultazioni Ad oggi (giugno 2011) Il dato è verificabile quotidianamente sul sito Il Comune di Rottofreno ha inoltre aderito al Portale Territoriale pertanto si provvede anche alla pubblicazione delle notizie su tale nuovo strumento informativo attuale

10 Allestimento al centro culturale dell archivio di Documentazione Storica Negli ultimi mesi del 2008 si è reso necessario traslocare l archivio per procedere ad opere murarie nel seminterrato della sede Municipale. Contestualmente si è deciso di istituire presso il Centro Culturale, la sezione di Documentazione Storica da rendere accessibile alla consultazione da parte degli studenti e di tutta la popolazione. Ho quindi provveduto ad acquisire le necessarie strutture adatte al contenimento e alla corretta conservazione del materiale storico a fronte di un impegno di circa ,00 euro avviando inoltre la richiesta di contribuzione alla Provincia di Piacenza sul Piano Bibliotecario 2010 (che ha incluso anche particolari progetti di archivio). Sarà poi necessario prevedere fondi finanziari per la scannerizzazione e la stampa di copie del materiale particolarmente significativo rintracciato all interno della documentazione storica generale. Nel contempo ho mantenuto i contatti con la Soprintendenza Archivistica per la programmazione della redazione informatizzata del Catalogo di Consistenza che permetterà, attraverso una facile consultazione, di reperire agevolmente il materiale. Tale operazione è stata svolta da un archivista professionista validato dalla Soprintendenza che ha terminato il lavoro nell aprile Nel corso dei lavori abbiamo ricevuto la visita di un rappresentante della Soprintendenza Archivistica Regionale il quale ha giudicato molto positivamente l opera svolta e l impegno del Comune di Rottofreno a mantenere in perfetto ordine la documentazione storica. Ad oggi sono già state effetuate n. 8 ricerche per fini di studio a livello universitario, in via sperimentale anche per testare le modalità operative più congrue al fine di rendere un buon servizio all utenza garantendo la massima cura dei documenti. Occorre ora approvare un apposito Regolamento e la modulistica di riferimento. La gestione dell archivio prevede inoltre l aggiornamento annuale dei dati tramite il sistema informativo regionale CAStE-R (Regione ER). Si è provveduto ai necessari aggiornamenti. Organizazzione URP (ufficio relazioni con il pubblico) in rete e informatizzato Procede la definizione del progetto che prevede l istituzione di un URP virtuale tramite il sito Internet comunale al quale i cittadini possono quindi accedere 24 ore su 24. Si sta completando la progettazione della rete comunicativa interna che possa garantire la visione immediata delle segnalazioni degli utenti e la certezza di risposta agli stessi. Pubblicati e visibili gran parte dei documenti relativi alla modulistica, in fase di prova l albo pretorio informatizzato (con Segreteria). Si sta ora valutando l opportunità di craere punti URP nelle varie sedi comunali.

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