CONSULENZA E SERVIZI PRIVACY DI POLIMATICA PROGETTI

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1 CONSULENZA E SERVIZI PRIVACY DI POLIMATICA PROGETTI Aggiornato al 7 Luglio 2014 Pag. 1/24

2 INDICE 1 INTRODUZIONE PRIVACY ASSESSMENT CONSULENZA PER L ADEGUAMENTO DOCUMENTAZIONE PRIVACY E PROCEDURE EX DPSS ORGANIGRAMMA DELLA PRIVACY ANALISI DEI TRATTAMENTI ANALISI DEI RISCHI MISURE DA ADOTTARE PIANO DI FORMAZIONE PRIVACY POLICY LINEE GUIDA PER IL TRATTAMENTO SICURO DEI DATI MEDIANTE L UTILIZZO DEGLI STRUMENTI AZIENDALI (DISCIPLINARE INTERNO) POLICY WEB PROVVEDIMENTI DEL GARANTE AMMINISTRATORI DI SISTEMA VIDEOSORVEGLIANZA GEOLOCALIZZAZIONE MARKETING FORMAZIONE CONSULENZA E SERVIZI PER IL MANTENIMENTO AUDIT PRIVACY GESTITA PRIVACY OFFICER PRIVACY E QUALITÀ Pag. 2/24

3 1 INTRODUZIONE L obiettivo principale dei servizi illustrati in questo documento è quello di costruire e mantenere aggiornato un vero e proprio Sistema di Gestione della Privacy. Il raggiungimento di tale obiettivo richiede un approccio di tipo multidisciplinare, ed è per questo che l attività viene svolta da un team di consulenti legali, consulenti di organizzazione ed esperti di Information Technology & Security. Nel documento per ognuno dei servizi vengono descritti gli obiettivi, i contenuti e le metodologie. Si parte dalla illustrazione del servizio di Privacy Assessment, poiché il processo di adeguamento alla normativa Privacy, volto a raggiungere la cosiddetta Privacy Compliance, non può prescindere da una verifica iniziale che ha come obiettivo l individuazione delle non conformità e la distanza dalla compliance normativa, permettendo quindi di identificare e di conseguenza pianificare correttamente le azioni da intraprendere. Successivamente vengono illustrati i servizi di consulenza privacy per mezzo dei quali Polimatica Progetti assiste il cliente nell attuazione del processo di adeguamento. Questi servizi potranno essere combinati secondo le esigenze di ogni singola azienda e secondo le priorità stabilite a conclusione del Privacy Assessment. Una volta completato l adeguamento occorre che la compliance normativa sia garantita nel tempo. Con il servizio di Privacy gestita, accompagnato da un piano di Audit su singole unità organizzative o specifici trattamenti, Polimatica Progetti aiuta il cliente a provvedere al mantenimento e aggiornamento continuo di documenti, procedure e misure. Un passo ulteriore verso l efficacia e l efficienza dei processi legati alla Privacy può essere compiuto con il nostro supporto integrando il Sistema di Gestione della Privacy con il Sistema di Gestione della Qualità. Il diagramma di seguito riportato fornisce una visione sintetica delle attività e fasi per la gestione dell intero processo Privacy. Pag. 3/24

4 SISTEMA DI GESTIONE PRIVACY Privacy assessment Gap Analysis Compliance normativa Privacy gestita Audit Privacy Officer Privacy e Qualità Pag. 4/24

5 2 PRIVACY ASSESSMENT Ogni azienda privata o pubblica che voglia iniziare o completare il percorso di adeguamento verso la compliance alla normativa Privacy, dovrà misurare la distanza che la separa dal soddisfacimento dei requisiti di legge al fine di determinare e pianificare le azioni da mettere in atto per raggiungere la conformità. Tale attività viene chiamata Privacy Assessment. Il Privacy Assessment di Polimatica Progetti Per effettuare un Privacy Assessment occorre svolgere un analisi approfondita delle misure adottate e delle prescrizioni che sono state soddisfatte. Il Privacy Assessment si effettua confrontando e valutando la distanza tra la documentazione, le procedure e le misure di sicurezza messe in atto dall azienda e i requisiti fissati dal Codice della Privacy, dall Allegato B e dai Provvedimenti del Garante (Gap analysis). In altre parole il Privacy Assessment prevede che per ciascuno dei predetti requisiti si attesti il livello di compliance normativo: ecco perché il Privacy Assessment può essere condotto solo da un team di professionisti della Privacy. Polimatica Progetti durante il Privacy Assessment prenderà in considerazione aspetti quali: documentazione prevista dal Codice; misure di sicurezza fisiche; misure di sicurezza logiche (informatiche); misure di sicurezza organizzative (ad es. esistenza di politiche e/o di procedure); provvedimenti del Garante Privacy (quali ad esempio amministratori di sistema, videosorveglianza, localizzazione satellitare, marketing e profilazione della clientela). Il risultato del Privacy Assessment è un documento che potrà essere utilizzato dal Titolare del trattamento come strumento di supporto alle decisioni in merito alle prescrizioni da assolvere e alle misure da adottare. Pag. 5/24

6 3 CONSULENZA PER L ADEGUAMENTO Una volta effettuato il Privacy Assessment è possibile affrontare il percorso di adeguamento, che potrà comprendere tutte o alcune delle attività descritte nel seguito. 3.1 DOCUMENTAZIONE PRIVACY E PROCEDURE Documentazione Privacy Per preparare in maniera corretta la documentazione prescritta dalla legge occorre innanzitutto identificare il cosiddetto Organigramma della Privacy, definendo i ruoli le responsabilità e i compiti di tutti coloro che sono chiamati a trattare i dati personali. Tali compiti sono resi espliciti attraverso la stesura di idonee lettere di nomina che dovranno essere predisposte sia per il personale interno incaricato o responsabile del trattamento dei dati, sia per i soggetti esterni incaricati di trattare i dati per conto dell azienda o della pubblica amministrazione. È necessario poi redigere le informative per i dipendenti, i clienti/utenti, i fornitori: per mezzo di questi documenti l azienda (o la pubblica amministrazione) rende note agli interessati le finalità e le modalità dei trattamenti di dati che li riguardano, le eventuali comunicazioni a soggetti terzi, le tutele che vengono loro garantite. Insieme alle informative occorrerà poi predisporre, in tutti i casi previsti dalla legge (ad esempio per la finalità di marketing), le formule e le modalità per la raccolta del consenso da parte degli interessati. La corretta individuazione dei contenuti delle lettere di informativa e di incarico passa necessariamente attraverso un Analisi dei trattamenti dei dati effettuati dall azienda, che si traduce in un elenco di banche dati le cui caratteristiche vengono illustrate più avanti in apposito paragrafo. È importante sottolineare come la documentazione di legge per l adeguamento al Codice della Privacy non debba essere considerata un adempimento di natura esclusivamente burocratica, bensì un vero e proprio biglietto di presentazione dell azienda, che testimonia la cura che viene prestata nel trattare i dati personali dei dipendenti, dei clienti/utenti e dei fornitori. Procedure Privacy La stesura della Documentazione Privacy non basta da sola a garantire una efficace e costante applicazione della normativa. Occorre anche formalizzare e mettere in atto le necessarie procedure per il rilascio, la conservazione, l aggiornamento della documentazione. Pag. 6/24

7 È opportuno, ad esempio, predisporre Procedure Privacy da applicare alla gestione del personale, come pure alla gestione degli Amministratori di Sistema e a quella della raccolta e pubblicazione di dati sul Web. La consulenza di Polimatica Progetti su documentazione e procedure privacy comprende (a titolo esemplificativo e non esaustivo): individuazione di ruoli e responsabilità (Organigramma della Privacy) stesura delle lettere di nomina di incaricati e responsabili del trattamento (e di eventuali soggetti terzi) stesura delle informative per gli interessati (clienti/utenti, fornitori, dipendenti) identificazione dei casi che prevedono l obbligo di prestazione del consenso da parte degli interessati, e predisposizione della formula di richiesta del consenso stesura delle Procedure Privacy di rilascio, conservazione e aggiornamento della documentazione. Documentazione Privacy e Procedure, insieme alla corretta definizione dell Organigramma della Privacy, andranno a costituire un Sistema di Gestione della Privacy (eventualmente integrabile col Sistema di Gestione della Qualità). 3.2 EX DPSS Il decreto legislativo semplifica Italia, approvato in via definitiva dal Parlamento ad Aprile 2012, ha eliminato l obbligo di redazione del DPSS (Documento Programmatico sulla Sicurezza). Non sono invece stati abrogati tutti i restanti adempimenti e prescrizioni, quali ad esempio l obbligo di adottare le misure di sicurezza a livello fisico, logico e organizzativo per assicurare la riservatezza, l integrità e la disponibilità dei dati (di cui al Codice e all Allegato B dello stesso), l obbligo di fornire agli incaricati idonee istruzioni per il trattamento sicuro dei dati ecc La necessità di rispettare gli adempimenti porta le aziende a raccogliere, organizzare e mantenere aggiornati i dati e le informazioni contenuti nei principali capitoli previsti fin qui nel DPSS, in particolare: trattamenti effettuati dall azienda strumenti utilizzati per i trattamenti distribuzione dei compiti e delle responsabilità all interno e all esterno dell azienda Pag. 7/24

8 Analisi dei Rischi a cui sono sottoposti i dati e verifica delle misure di sicurezza adottate identificazione delle ulteriori misure minime e idonee da adottare. Pertanto resta indispensabile raccogliere e strutturare tutte le necessarie informazioni all interno di uno o più documenti che l azienda organizzerà nei modi che riterrà opportuni. L approvazione in via definitiva del Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati Personali farà si che le aziende si impegnino sulla verifica effettiva dell'applicazione delle misure di sicurezza previste dal Codice e, in base al principio di Accountability, dovranno dimostrare l effettiva adozione delle misure e prescrizioni. Quali sono le attività che occorre continuare a eseguire? In base alle informazioni riportate e alle considerazioni espresse è dunque non solo opportuno ma indispensabile l aggiornamento del DPSS ogni qualvolta intervengano modificazioni nell organizzazione aziendale, nei trattamenti di dati effettuati e nelle misure di sicurezza adottate. Tale attività permette fra l altro di farsi trovare preparata al momento dell approvazione in via definitiva del Regolamento Europeo. Le attività principali da eseguire, sulle quali Polimatica Progetti fornisce consulenza e supporto sono: Identificazione e aggiornamento di ruoli e responsabilità (Organigramma della Privacy). Stesura e aggiornamento dell elenco dei trattamenti. Analisi dei Rischi e verifica delle misure di sicurezza logiche fisiche e organizzative. Identificazione delle misure da adottare. Predisposizione di un piano formativo ORGANIGRAMMA DELLA PRIVACY Per una corretta attuazione della normativa occorre che per tutti coloro i quali trattano dati all interno dell azienda vengano individuati compiti e responsabilità relativamente al trattamento dei dati. Per questo motivo dovrà essere definito il cosiddetto Organigramma della Privacy). Pag. 8/24

9 L assegnazione di compiti e responsabilità dovrà tenere conto anche dei soggetti terzi che effettuano trattamenti di dati per conto del Titolare del trattamento (ad es. i soggetti che forniscono servizi in outsourcing quali l elaborazione paghe e stipendi) ANALISI DEI TRATTAMENTI Una corretta identificazione delle misure da adottare per proteggere i dati personali deve prima di tutto passare attraverso una analisi che individui le tipologie e le caratteristiche dei dati che l azienda o la pubblica amministrazione trattano. Per questo motivo dovrà essere effettuato e mantenuto aggiornato un censimento dei trattamenti che per ciascuno di questi descriva fra gli altri la natura dei dati, le finalità del trattamento, le modalità di quest ultimo (informatico, cartaceo ), le risorse utilizzate per il trattamento (hardware, software ), gli eventuali soggetti terzi coinvolti etc ANALISI DEI RISCHI L Analisi dei Rischi consente di definire o aggiornare le policy e le misure di sicurezza che l azienda dovrà adottare per salvaguardare i propri dati e prevenire i danni economici. Quest attività non risponde solo al problema di applicare correttamente la normativa Privacy, ma costituisce una premessa importante per la gestione della continuità operativa (Business Continuity) e la salvaguardia del patrimonio di dati aziendale. Come funziona l Analisi dei Rischi Per l Analisi dei Rischi si utilizza una metodologia di tipo qualitativo, più adatta a determinare il trattamento dei rischi in presenza di norme cogenti che impongono misure di sicurezza minime (come il Codice per la tutela dei dati personali). L attività prevede una verifica dello stato di attuazione degli adempimenti e delle misure di sicurezza a livello fisico, logico e organizzativo. Per raccogliere i dati utili allo svolgimento dell Analisi, dovremo intervistare le persone di riferimento dell azienda (il Responsabile Privacy e/o del trattamento, il Responsabile dei Sistemi Informativi e/o Security Manager, il Responsabile del Personale, il Responsabile dell Ufficio Tecnico). Il rischio residuo viene calcolato considerando il rischio da abbattere (calcolato mediante il prodotto della probabilità che si verifichi un determinato evento che minacci la sicurezza dei dati, per l impatto provocato su questi ultimi) e le misure di sicurezza adottate. Pag. 9/24

10 Per avere un efficace Sistema di Gestione della Privacy, occorrerà eseguire l Analisi con una frequenza commisurata al livello di criticità dei dati da proteggere e ai cambiamenti tecnologici. Nel rapporto conclusivo, oltre ai risultati dell Analisi dei Rischi, indicheremo le misure da adottare di tipo logico, fisico e organizzativo per tutelare la Privacy e la vostra azienda. Per le realtà aziendali più complesse consigliamo di accompagnare l Analisi dei Rischi con l attività di Vulnerability Assessment sui sistemi e sulle reti: Analisi dei Rischi e Vulnerability Assessment sono da considerarsi complementari MISURE DA ADOTTARE Il risultato dell analisi dei rischi fornirà, come si è detto, una indicazione delle misure da adottare, non soltanto di quelle minime e idonee per la protezione dei personali richieste dalla legge, ma anche di quelle per la salvaguardia di tutti gli altri dati da considerarsi critici e riservati per l azienda. È importante che alla descrizione di queste misure venga accompagnato un piano per l attuazione delle stesse PIANO DI FORMAZIONE Il Codice prevede che tutti gli incaricati debbano essere istruiti sulle corrette modalità di trattamento dei dati; inoltre è importante far sì che tutti coloro che trattano i dati applichino nella pratica quotidiana le misure di sicurezza previste dalla legge e le regole comportamentali fissate dall azienda. Pag. 10/24

11 Questi obiettivi possono essere raggiunti predisponendo e attuando un adeguato piano formativo. Il documento descrive i contenuti, le modalità di attuazione e i tempi di attuazione degli interventi formativi rivolti ai Responsabili e agli Incaricati del trattamento. La pianificazione dovrà comprendere sia la formazione iniziale per i neoassunti sia l aggiornamento continuo del personale. 3.3 PRIVACY POLICY La definizione di Policy per garantire la Privacy e la Sicurezza dei dati costituiscono verso l interno delle aziende uno strumento per favorire l applicazione della normativa e delle misure di sicurezza, verso il mondo esterno un efficace biglietto di presentazione LINEE GUIDA PER IL TRATTAMENTO SICURO DEI DATI MEDIANTE L UTILIZZO DEGLI STRUMENTI AZIENDALI (DISCIPLINARE INTERNO) Poiché la sicurezza non dipende solo da aspetti tecnici ma anche da quelli organizzativi e comportamentali, tutti i dipendenti devono considerarla una componente integrante dell attività quotidiana, finalizzata alla protezione delle informazioni e delle apparecchiature da manomissioni, uso improprio, distruzione. L uso improprio degli strumenti informatici può: arrecare un danno in termini di perdita di tempo lavorato nuocere da un punto di vista della sicurezza e della reputazione esporre l azienda a rischi di natura legale. Anche il T.U. sulla privacy (D.lgs. 196/03) impone, per procedere a qualunque trattamento dei dati personali, il rispetto di certi criteri guida onde garantire il rispetto del diritto alla riservatezza dell individuo. Questo concetto è stato ribadito e meglio esplicitato dal Garante per la protezione dei dati attraverso il Provvedimento a carattere generale 01 marzo 2007, che raccomanda l'adozione da parte delle aziende di un disciplinare interno nel quale siano chiaramente indicate le regole per l'uso dei beni aziendali e in particolare di Internet e della posta elettronica. L'Autorità prescrive ai datori di lavoro di informare con chiarezza e in modo dettagliato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica e sulla possibilità che vengano effettuati controlli nel rispetto dei diritti dei lavoratori. Pag. 11/24

12 È dunque necessario adottare e diffondere una politica aziendale trasparente in cui siano esplicitati i limiti di utilizzo delle risorse assegnate ai dipendenti, per lo svolgimento delle mansioni lavorative, nonché le regole comportamentali da osservare per trattare in modo sicuro sia i dati informatici che quelli cartacei. In tal modo, l Azienda: protegge i propri investimenti salvaguarda i dati e le informazioni si tutela da potenziali responsabilità legali evita problemi di sicurezza informando e incentivando i comportamenti corretti protegge la propria reputazione L attività che proponiamo prevede la stesura di un documento contenente le Linee guida per l utilizzo dei beni e strumenti aziendali in conformità con la normativa in vigore e in particolare con quanto previsto dal provvedimento del Garante Privacy sopra citato. Per una maggiore efficacia e comprensione si suggerisce di accompagnare la consegna del documento con un incontro di formazione POLICY WEB Il Web viene utilizzato sempre di più dalle aziende e dalle Pubbliche Amministrazioni per fornire informazioni mirate ed erogare servizi a clienti, fornitori, cittadini. Il Web e altri strumenti di comunicazione quali i Social Networks vengono inoltre impiegati diffusamente come strumenti di marketing, raccogliendo dati non solo in forma anonima dei clienti/visitatori, e in alcuni casi anche per profilarne i comportamenti di acquisto e le abitudini al consumo. Tutto questo ha determinato per il legislatore ma soprattutto per il Garante Privacy la necessità molto forte di fissare alcune regole che aziende e pubbliche amministrazioni debbono seguire per salvaguardare la privacy degli utenti. Citiamo a titolo di esempio i seguenti Provvedimenti: Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web - 2 marzo Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam - 4 luglio Pag. 12/24

13 Consenso al trattamento dei dati personali per finalità di "marketing diretto" attraverso strumenti tradizionali e automatizzati di contatto - 15 maggio I Provvedimenti impongono ai Titolari del trattamento di informare in maniera corretta e completa gli utenti/visitatori sulle modalità di trattamento dei loro dati attraverso il web e sulle tutele che vengono loro fornite. L azienda e la Pubblica Amministrazione oltre ad altri adempimenti, hanno in definitiva l obbligo di redigere e rendere conoscibile un documento di Privacy Policy orientato alla pubblicazione e alla raccolta di dati personali attraverso il web. La Polimatica Progetti fornisce tutto il necessario supporto, dall analisi della problematica alla redazione del documento di Policy e a tutti gli altri adempimenti necessari (ad es. la notificazione al Garante in caso di profilazione degli utenti, o la redazione di un regolamento interno per la pubblicazione di dati sul Web nel caso delle Pubbliche Amministrazioni). 3.4 PROVVEDIMENTI DEL GARANTE Uno dei compiti dell Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali è quello di intervenire su problematiche o ambiti di applicazione specifici, al fine di attuare in maniera efficace quanto contenuto nella norma, traducendolo in raccomandazioni, prescrizioni e linee guida. Il Garante emana pertanto sempre più frequentemente Provvedimenti a carattere generale, ai quali viene di fatto attribuito valore di legge. Di seguito ne vengono richiamati alcuni tra quelli di applicazione più frequente, insieme ai servizi di consulenza che Polimatica Progetti è in grado di fornire. Esistono inoltre numerosi Provvedimenti che riguardano in maniera particolare ad esempio l ambito della Sanità, delle Scuole, della Pubblica Amministrazione e altri che non vengono qui illustrati, ma anche sui quali mettiamo a disposizione le nostre competenze AMMINISTRATORI DI SISTEMA Agli Amministratori di Sistema è affidato il compito di vigilare e operare per il corretto funzionamento dei sistemi informatici di un'azienda o di una pubblica amministrazione. In virtù delle loro funzioni, essi hanno la possibilità di accedere a tutti i dati che transitano sulle reti e i sistemi aziendali, ivi compresi i dati sensibili dei lavoratori. Pag. 13/24

14 È per questo motivo che il Provvedimento del Garante Privacy in materia di Amministratori di Sistema impone specifiche misure di tipo organizzativo e prescrive ai Titolari del trattamento una verifica periodica delle attività degli Amministratori di Sistema. Riassumiamo alcuni elementi importanti riguardanti il Provvedimento: Registrazione degli accessi: occorre adottare sistemi di controllo per registrare gli accessi effettuati dagli amministratori di sistema ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici. Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali, la descrizione dell'evento che le ha generate e devono essere conservate per almeno sei mesi. Verifica dell attività svolta: i Titolari del trattamento dovranno verificare periodicamente (almeno una volta all anno) l'operato degli amministratori di sistema riguardo alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza previste dalla legge. Elenco degli Amministratori di Sistema e dei compiti a loro affidati: è obbligatorio inserire in un documento interno gli estremi identificativi degli amministratori di sistema e l'elenco dei loro compiti. Tale documento dovrà essere mantenuto aggiornato e reso disponibile in caso di accertamenti da parte dell autorità Garante per la Privacy. È anche opportuno inserire l elenco nel DPSS nel caso in cui (come consigliabile) si decida di mantenere questo documento. Polimatica Progetti fornisce consulenze di tipo organizzativo e legale per la predisposizione di tutta la documentazione di legge necessaria in materia di Amministratori di Sistema (lettere di nomina, documento di verifica annuale, elenco degli Amministratori di Sistema e dei loro compiti. L obbligo di registrazione degli accessi e verifica periodica delle attività degli Amministratori di Sistema può essere rispettato mediante l adozione di strumenti di Log Management che Polimatica Progetti può fornirvi in collaborazione con Polimatica. Siamo inoltre in grado di fornire adeguato supporto anche per le attività di analisi dei Log che il Titolare del trattamento non voglia o non possa effettuare autonomamente VIDEOSORVEGLIANZA L attivazione di un sistema di videosorveglianza, tema sul quale è intervenuto più volte il Garante della Privacy, deve essere fatta nel rispetto del diritto alla Privacy dei cittadini e dei lavoratori, nonché dell art. 4 dello Statuto dei Lavoratori che vieta il controllo a distanza di questi ultimi. Il Provvedimento a carattere generale del 8 Aprile 2010 sostituisce quello emanato nel 2004, integrandolo e considerando le possibilità offerte dalle nuove tecnologie. Pag. 14/24

15 I principi generali sono: Le persone che transitano in aree videosorvegliate devono essere informate con appositi cartelli, visibili al buio se il sistema di videosorveglianza è attivo in orario notturno. I sistemi di videosorveglianza installati da soggetti pubblici e privati collegati alle forze di polizia richiedono uno specifico cartello informativo, sulla base del modello elaborato dal Garante. Occorre concordare con le rappresentanze sindacali dei lavoratori o in assenza far autorizzare dalle competenti direzioni del lavoro l installazione di sistemi che possano anche incidentalmente registrare le immagini di lavoratori È necessario incaricare per iscritto le persone autorizzate a visionare le immagini, nonché i soggetti incaricati della manutenzione, identificando per ciascuno il profilo di autorizzazione Nei casi previsti dalla legge occorre effettuare la notificazione del trattamento al Garante Privacy Per quanto riguarda la conservazione: Le immagini registrate possono essere conservate per periodo limitato e fino ad un massimo di 24 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini di polizia e giudiziarie. Per attività particolarmente rischiose (es. banche) è ammesso un tempo più ampio, che non può superare comunque la settimana. Eventuali esigenze di allungamento della conservazione devono essere sottoposte a verifica preliminare del Garante. Particolari regole sono previste per le Pubbliche Amministrazioni che installano sistemi di videosorveglianza. L obiettivo del servizio di Polimatica Progetti è quello di mettere a norma le aziende e le pubbliche amministrazioni per quanto riguarda le misure da adottare per l impianto e la documentazione prevista dalle normative in vigore. Il servizio prevede: consulenza legale e tecnico organizzativa su quanto previsto dal Provvedimento in materia di videosorveglianza, per mettere l azienda in grado di mettere in atto le necessarie misure e adempiere alle prescrizioni; Pag. 15/24

16 individuazione dell eventuale responsabile e incaricati del trattamento dei dati (ai fini della videosorveglianza), e conseguente loro nomina (a mezzo di opportune lettere di incarico); stesura della documentazione necessaria: regolamento ad uso interno, informative da appendere all esterno dell area video sorvegliata e all interno dell edificio; supporto alla stesura del testo di accordo con le RSA o in alternativa della richiesta di autorizzazione alla DTL; supporto alla eventuale notifica al Garante e, nei casi particolari, alla verifica preliminare GEOLOCALIZZAZIONE I dati relativi all ubicazione dei veicoli acquisiti tramite sistema di tracciamento e geolocalizzazione costituiscono informazioni personali riconducibili (anche indirettamente) ai conducenti dei mezzi e come tali soggetti alle normative in materia di protezione dei dati personali. I dati acquisiti dalle apparecchiature di geolocalizzazione sono altresì soggette agli obblighi previsti dall art. 4 della Legge N. 300/1970 (divieto di controllo a distanza dei lavoratori). Polimatica Progetti fornisce tutto il supporto necessario alla definizione delle procedure per il corretto utilizzo del sistema secondo quanto previsto dalle normative in materia di geolocalizzazione, privacy e statuto dei lavoratori. In particolare a titolo esemplificativo e non esaustivo: supporto alla definizione degli accordi con le rappresentanze sindacali dei lavoratori o alle richieste di autorizzazione alla Direzione Territoriale del Lavoro; notifica al Garante (nei casi previsti); stesura della lettera di informativa; individuazione dei Responsabili e Incaricati del trattamento e stesura delle lettere di nomina; stesura delle policy organizzative e di sicurezza per il corretto trattamento dei dati del sistema di geolocalizzazione. Pag. 16/24

17 3.4.4 MARKETING Dal Registro delle Opposizioni alle Web Policy, dal Soft Spamming ai Cookies per il Remarketing: cosa occorre sapere per salvaguardare i propri legittimi interessi commerciali e allo stesso tempo rispettare la privacy dei clienti. In seguito all emanazione da parte dell Autorità Garante delle Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam (4 luglio 2013) e del Provvedimento sull utilizzo dei cookie (8 maggio 2014), si possono definire con maggiore chiarezza le caratteristiche che devono contraddistinguere un informativa per questo genere di attività. E opportuno individuare le modalità delle attività promozionali e verificare se la raccolta dei dati, a mezzo per es. di un web form o di cookies piuttosto che attraverso call center, risulti conforme alla normativa. In particolare per il mondo del web, la Germania (in virtù del proprio peso nell orientamento delle politiche comunitarie) ha sollevato dei problemi che sembrano destinati a influenzare anche le regole del mercato in Europa. Polimatica Progetti può aiutarvi a: predisporre delle specifiche informative per le attività di marketing verificare che le modalità utilizzate per svolgere attività di marketing (attraverso per es. web form, mailing list, call center, agenti ) rispettino la normativa 4 FORMAZIONE La formazione e la sensibilizzazione di tutto il personale responsabile e incaricato del trattamento dei dati sono elementi chiave per l applicazione effettiva ed efficace del Codice in materia di protezione dei dati personali. Oltre a costituire un obbligo di legge, la formazione è indispensabile per contribuire alla massima diffusione della cultura della sicurezza, evitando che comportamenti inconsapevoli possano causare problemi o minacce alla sicurezza nel trattamento dei dati. L utilità quindi non è limitata alla prevenzione dei rischi di natura legale: investire in formazione significa anche salvaguardare la continuità operativa (business continuity) e il patrimonio di dati aziendale. Pag. 17/24

18 I Corsi di Formazione Privacy che vengono proposti, sia in aula che sul campo, sono erogati presso le sedi dei clienti, senza problemi di turni e straordinario. Tutti i nostri corsi hanno carattere fortemente pratico e vengono svolti attraverso una costante interazione fra docente e partecipanti. Corso per Responsabili del trattamento Obiettivi generali del corso sono sia di far conoscere gli obblighi di legge derivanti dalla tutela dei dati personali e la loro applicazione nella pratica quotidiana, sia di accrescere la cultura e la visione strategica della sicurezza al fine di garantire un livello di tutela commisurato all importanza dei servizi resi. Al termine del corso i partecipanti comprenderanno anche come una corretta organizzazione dei processi di gestione delle informazioni permetta non soltanto di applicare la normativa in maniera efficace ma anche di ridurre i costi associabili a carenze di sicurezza. Corso per Incaricati del trattamento L obiettivo è di far conoscere a tutto il personale coinvolto nel trattamento dei dati i principi fondamentali della legge, le misure di sicurezza da adottare e le linee guida comportamentali per il corretto utilizzo degli strumenti aziendali. Formazione sul campo La formazione sul campo è la modalità di formazione che offre maggiore capacità di coinvolgere e responsabilizzare direttamente i partecipanti. Infatti si contraddistingue per un elevato livello di interattività e per l analisi ed il continuo confronto delle situazioni lavorative affrontate, facilitando in tal modo la riflessione di coloro che sono coinvolti nell attività formativa. Consente inoltre una maggiore finalizzazione rispetto agli obiettivi aziendali, minori problemi rispetto ai turni e allo straordinario e una riduzione dei costi anche dei docenti. Come ulteriore e non meno importante beneficio è vi è la possibilità che nel corso degli incontri vengano raccolte direttamente attraverso gli operatori le informazioni sull effettivo stato di applicazione della normativa e sulle problematiche e le criticità rilevate. Dalla discussione emergono inoltre quasi sempre indicazioni su interventi di risoluzione dei problemi e sulle aree di miglioramento, che possono essere sintetizzate e riportate alla Direzione aziendale. Corsi per ogni tipologia di azienda Pag. 18/24

19 Pur essendo molte le problematiche comuni nell applicazione della normativa, le aziende private, le pubbliche amministrazioni locali, le aziende sanitarie, le scuole, le associazioni di categoria devono far fronte ad esigenze connesse con la caratteristica della propria attività e debbono spesso obbedire a specifiche disposizioni di legge e a provvedimenti del Garante Privacy. Per rispondere a queste esigenze Polimatica Progetti ha predisposto per queste aziende corsi di tipo mirato, che prevedono la trattazione di numerosi casi pratici. Corso per Amministratori di Sistema Chi ricopre questo ruolo in azienda ha potenzialmente accesso a tutti i dati, occorre quindi adottare cautele particolari. Con gli Amministratori di Sistema approfondiamo il provvedimento del Garante Privacy in materia di Amministratori di Sistema relativamente ai compiti svolti in azienda, alle tipologie di dati trattati, alle modalità di gestione dell infrastruttura informatica aziendale. 5 CONSULENZA E SERVIZI PER IL MANTENIMENTO 5.1 AUDIT Per avere un sistema di gestione della Privacy coerente ed efficace nel tempo, occorre adottare precise misure di sicurezza, procedure e controlli. Tali requisiti vengono messi in particolare evidenza all interno del Regolamento Europeo, anche in relazione all applicazione del principio di Accountability richiamato all interno di quest ultimo. È quindi indispensabile che ogni azienda predisponga Audit di prima parte (Internal Audit). un piano annuale di Privacy I principali obiettivi del Privacy Audit sono la valutazione delle conformità ai criteri (requisiti di legge e requisiti interni all organizzazione) e l indicazione delle eventuali azioni correttive e/o di miglioramento. Il Privacy Audit viene eseguito da un team di professionisti di Polimatica Progetti prendendo come riferimento le linee guida ISO :2012 e prevede le seguenti fasi: riesame documentazione preparazione dell Audit (checklist dei criteri da verificare e delle risorse coinvolte) svolgimento dell Audit in campo predisposizione del rapporto dell Audit Pag. 19/24

20 chiusura dell'audit e indicazioni sulle azioni correttive e/o di miglioramento. Per maggiore chiarezza è bene ricordare che il Privacy Audit e il Privacy Assessment differiscono per modalità di svolgimento e obiettivi; per un coerente ed efficace Sistema di Gestione Privacy è consigliabile effettuare prima di tutto l Assessment e, una volta completato il processo di adeguamento iniziale, una serie di Audit da pianificare nel tempo. 5.2 PRIVACY GESTITA Aggiornare e mantenere nel tempo tutti gli adempimenti previsti dal D. Lgs. 196/2003 e successivi, applicare i vari e sempre più frequenti provvedimenti dell Autorità Garante per la Privacy, richiede alle aziende di impiegare loro risorse per un numero significativo di giornate lavorative all anno. L impegno è determinato non soltanto dalla necessità di rivedere la documentazione di legge periodicamente e ogniqualvolta necessario, ma anche di mantenersi aggiornati in maniera costante sulle modifiche di legge e sui provvedimenti, comunicati e newsletter del Garante che possono avere effetto di legge. Il servizio di Privacy Gestita Polimatica Progetti ha costruito negli anni e mantiene sempre aggiornato un bagaglio di conoscenze e competenze in materia di sicurezza dei dati e privacy, ed è pertanto in grado di fornire un insieme qualificato di servizi per supportare la gestione di tutte le problematiche legate all applicazione efficace e continua della normativa: aggiornamento della documentazione di legge (informative, consenso, lettere di nomina); attività periodiche di verifica, internal auditing; analisi periodiche dei rischi; test periodici di vulnerabilità su reti e sistemi; aggiornamento periodico del DPSS o documentazione equivalente; formazione continua e aggiornamento dei responsabili e degli incaricati del trattamento dei dati; consulenza e supporto sugli aggiornamenti di legge e sui provvedimenti e comunicazioni del Garante consulenza legale da parte di un avvocato specializzato in materia di Privacy assistenza in caso di visite ispettive da parte delle Autorità di Controllo Pag. 20/24

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