Creazione di un modello di fattura. Parte prima Creazione di un prototipo

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1 Corso di Excel Avanzato Esercizitazione pratica Creazione di un modello di fattura Parte prima Creazione di un prototipo Prima di tutto occorre realizzare una struttura portante per la nostra fattura Successivamente andremo ad inserire gli altri elementi come il destinatario e gli altri dati. Creiamo una struttura come quella dell'immagine sottostante. Tabella iniziale per fattura excel A B C D E F 1 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 Inserire nella cella F3 (sotto il totale) la formula che moltiplichi D3 (la quantità) per E3 (il prezzo) digitare = D3*E3 e premere invio per confermare. In F3 ora si vedra uno zero. Attivando la cella F3, sulla barra della formula si vedrà invece la formula appena digitata. Nascondere lo zero 0 usando la funzione SE di Excel Per non vedere visualizzato lo zero come risultato della formula, andiamo a modificare la formula appena scritta in F3 nel modo seguente: =SE(D3="";"";D3*E3) Questa formula usa la funzione "SE". In questo caso la formula immessa significa: se nella cella D3 non viene scritto nulla, allora non scrivere nulla (in F3), altrimenti (in caso contrario) esegui il calcolo D3*E3. Copiare le formule in modo quasi automatico Per copiare la formula sulle celle sottostanti: occorre attivare la cella F3 e posizionarsi sul quadratino in basso a destra della cella, trascinando il suo contenuto fino alla cella F23. Apparentemente le celle della colonna F sembrano vuote, ma in realtà cliccando sopra di esse, si potrà osservare sulla barra della formula il loro reale contenuto. rag Emanuele Cescon 1

2 Ora per rendere più pratico l'esempio, inseriamo alcuni dati di esempio come da figura: Tabella per fattura con dati di esempio A B C D E F 1 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 11 matita H3 cad 12 0,7 8, foglio A4 risma colla stick cad Evidenziare i bordi e formattare le colonne Per evidenziare i bordi (o meglio per poterli stampare), 1 - selezionare dalla cella A2 alla cella F23 2 cliccare sul triangolino a fianco dell'icona bordi 3 - dalla tavolozza scegliere l'icona tutti i bordi Per formattare le colonne "prezzo" e "totale" in euro, 1 - selezionare dalla cella E3 alla cella F cliccare sull'icona euro o in alternativa, usare l'icona valuta Inserire formule per il calcolo dell'iva e del totale fattura Per inserire nella cella F24 la formula che calcola la somma dei totali, 1 - selezionare dalla cella F3 fino alla cella F cliccare sull'icona somma automatica rag Emanuele Cescon 2

3 Tabella per fattura con totale A B C D E F 1 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 11 matita H3 cad 12 0,7 8, foglio A4 risma colla stick cad ,4 Nella cella E25 inserisci la percentuale IVA (ad esempio 20%) Per calcolare l'iva nella cella F25 digitare la formula = F24*E25 Per calcolare il totale della fattura nella cella F26 inserire la formula = F24+F25 Per evidenziare il contenuto formattare in grassetto e bordi spessi le celle D26 ed F26. rag Emanuele Cescon 3

4 Tabella per fattura con totali e importo IVA A B C D E F 1 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 11 matita H3 cad 12 0,7 8, foglio A4 risma colla stick cad SOMMANO 110,4 25 IVA 0,2 22,08 26 TOTALE FATTURA 132,48 Bene il corpo della fattura è stato fatto. Occorre ora inserire alcuni dati fondamentali per l'emissione della fattura: il mittente, il destinatario, la partita IVA, il numero e la data. rag Emanuele Cescon 4

5 Inserire righe e completare l'intestazione della fattura Per inserire dieci righe sopra la tabella appena creata: 1 - cliccare sul numero uno della prima riga e mantenere premuto il pulsante del mouse 2 - trascinare in basso fino alla 10^ riga e rilasciare In questo modo viene selezionato il blocco di righe comprese fra la 1 e la clicca con il tasto destro, sopra la selezione 4 - dal menu contestuale, cliccare sul comando inserisci Digitare in A1 il nome della ditta che emette la fattura (nell'esempio IPERCARTOLERIE) Centrare e unire le celle in Excel Per centrare il nome: 1 - selezionare dalla cella A1 alla cella F1 2 - cliccare sul comando unisci e centra Per ingrandire: 1 - cliccare sul comando dimensione carattere rag Emanuele Cescon 5

6 2 - cliccare sul numero desiderato (16 nell'esempio) Digitare in A2 i dati della ditta che emette la fattura (indirizzo, telefono, partita iva) Unisci e centra le celle dalla A2 alla F2. Dimensionare i caratteri (8 nell'esempio) Completare i dati come da tabella seguente: Come inserire un numero che inizia con zero su una cella di Excel Se si vuole inserire un numero che inizia con zero in una cella di excel, (come ad esempio una partita iva), prima di digitare lo zero, digita un apostrofo (sulla tastiera l'apostrofo lo si trova a fianco del tasto dello zero, dove c'è il punto di domanda). Come centrare nel foglio i dati inseriti Per centrare il modello fattura excel al centro del foglio, 1 - dalla barra dei menu cliccare su File - Imposta Pagina 2 - cliccare sulla scheda margini 3 - attivare la casella di controllo Orizzontalmente rag Emanuele Cescon 6

7 rag Emanuele Cescon 7

8 Corso di Excel Avanzato Esercizitazione pratica Creazione di un modello di fattura Parte seconda Automatizzare il documento L'obbiettivo che si vuole raggiungere è quello di poter inserire nella fattura solamente il nome del cliente. Tutti gli altri dati relativi al cliente, dovrebbero apparire automaticamente (indirizzo, cap, luogo, provincia, partita iva).per poter realizzare questa tipologia di documento, occorre ricopiare esattamente come viene proposto il modello in allegato, inserendo come unico elemento la somma dei valori nella casella Totale Fattura. Concentriamoci ora sulla zona in cui vengono inseriti i dati del cliente: Esprimendolo più in dettaglio, l'obbiettivo da raggiungere, è: digitato il nome di un cliente nella cella F8 (destinatario), vengono automaticamente inseriti i suoi dati, nelle celle F11, E13, F13, H13, ed F15 (indirizzo, cap, località, provincia e p.iva). Inserire e rinominare un foglio di lavoro Innanzitutto, inizia ad inserire un foglio di lavoro. 1 - Dalla barra dei menu cliccare su Inserisci > Foglio di lavoro Rinomina il foglio di lavoro appena creato: 1 - Fare doppio clic sulla linguetta "Foglio 1" (in basso a sinistra) 2 - digitare elenco 3 - premere invio da tastiera rag Emanuele Cescon 1

9 Creare ora, una tabella dati dei clienti. 1 - Digitare in A1 cliente 2 - Digitare in B1 indirizzo 3 - Digitare in C1 cap 4 - Digitare in D1 località 5 - Digitare in E1 prov 6 - Digitare in F1 p.iva 7 - Selezionare la riga 1 e formattarla centrata ed in grassetto corsivo. 8 - aggiungere dei dati di esempio come da figura: Ricordarsi che se si deve inserire lo zero all'inizio di una cella, lo si deve far precedere dall'apostrofo (solitamente posto nel tasto del punto di domanda). Nominare un gruppo di celle Forse la seguente operazione potrà sembrare oscura, ma non bisogna preoccuparsi con il proseguo delle lezione eventuali dubbi si dipaneranno. In excel è possibile dare un nome ad un gruppo di celle. Questo serve per identificare quel gruppo di celle, in modo univoco nell'insieme dei nostri fogli di lavoro, dato che tutti hanno la stessa struttura a righe e colonne. Lo stesso si può fare con una singola cella. Per nominare un gruppo di celle: 1 - selezionare le celle da nominare (nel nostro esempio selezionare l'intervallo dalla cella A1 alla cella F10). Se si prevede di inserire più di 9 clienti si dovra ampliare l'intervallo di celle, selezionando ad esempio fino alla cella F100 o F1000 o sino a dove si ritiene sia necessario. rag Emanuele Cescon 2

10 2 - cliccare sulla cella "casella nome" 3 - digitare elenco 4 - premere invio Nominare inoltre, la colonna cliente in questo modo: 1 - selezionare dalla cella A1 alla cella A10 (oppure A100 o A1000) 2 - cliccare sulla cella "casella nome" 3 - digitare clienti 4 - premere invio Quest'ultima operazione servirà più avanti quando useremo la convalida della cella! La funzione Cerca Verticale Attivare il foglio fattura 1 - fare un clic sulla linguetta in basso a sinistra "fattura" Si proceda ora con l'inserire la funzione chiave che permetterà di raggiungere l'obbiettivo prefissato. La funzione CERCA.VERT Essa, cerca un valore nella colonna più a sinistra di una tabella e lo restituisce nella colonna indicata in corrispondenza della stessa riga. rag Emanuele Cescon 3

11 1 - Selezionare la cella F11 (indirizzo) 2 - cancellare il suo contenuto (opzionale) 3 - Dalla barra dei menu cliccare su Inserisci > Funzione 4 - Selezionare la categoria "Ricerca e riferimento" 5 - Cliccare su CERCA.VERT e clicca su OK Apparirà la finestra di dialogo "Argomenti funzioni" che si dovrà compilare nel modo seguente: Nella prima casella "Valore", inserire il valore da ricercare nella prima colonna della tabella (tabella clienti). Nel nostro esempio il valore è quello che verrà digitato nella cella F nella casella "Valore" digitare F8 (oppure fai un clic sulla cella F8) Nella casella "Matrice_tabella" inserire l'intervallo della tabella (clienti) 7 - cliccare sulla casella Matrice_tabella 8 - digitare la parola elenco (che corrisponde al nome dell'intervallo di celle A1 - F10 del foglio elenco). Ecco a cosa serviva nominare la tabella clienti!!! 9 - selezionare la casella "Indice" 10 - digitare il numero 2 (che corrisponde alla seconda colonna dell'elenco clienti, ovvero all'indirizzo del cliente) rag Emanuele Cescon 4

12 11 - selezionare la casella "Intervallo" 12 - digitare FALSO. E' importante inserire FALSO in questo ultimo argomento, altrimenti il dato restituito potrebbe risultare errato cliccare su OK Testare la funzione All'inizio viene restituito un messaggio di errore: #N/D perché sulla cella F8 c'è un valore non valido. 1 - Digitare nella cella F8 (cliente) ROSSI 2 - premere INVIO da tastiera Se sono stati eseguiti correttamente tutti i passi, il risultato dovrebbe essere come da figura. rag Emanuele Cescon 5

13 Corso di Excel Avanzato Esercizitazione pratica Creazione di un modello di fattura Parte terza - Conclusione INSERIRE LA FUNZIONE CERCA.VERT SULLE ALTRE CELLE Vediamo ora un trucco per inserire velocemente la stessa funzione sulle altre celle (cap, località, provincia e p.iva). 1 - Seleziona la cella F Dalla barra della formula seleziona tutto il suo contenuto (porta il puntatore a destra del segno uguale, clicca, tieni premuto e trascina a destra) 3) porta il puntatore sopra la seleziona e clicca con il tasto destro 4) dal menu contestuale clicca su COPIA 5) premi il tasto ESC da tastiera (in alto a sinistra, della tastiera) 6) attiva la cella E13 (cap) e premi il tasto CANC da tastiera 7) clicca sulla barra della formula 8) clicca con il tasto destro sulla barra della formula 9) dal menu contestuale clicca su INCOLLA 10) premi il TASTO INVIO da tastiera A questo punto dovrai modificare la formula: 11) attiva la cella E13 12) dalla barra della formula cancella 2 e sostituiscilo con 3, in modo tale che la formula risulti: =CERCA.VERT(F8;elenco;3;FALSO) (ricordati di premere il tasto invio dopo aver effettuato la modifica). Il numero 3 è riferito alla terza colonna della tabella elenco, ovvero al campo "cap". Bene ora passiamo alla cella F13. rag Emanuele Cescon 1

14 13) attiva la cella F13 (località) e premi il tasto CANC da tastiera 14) clicca sulla barra della formula 15) clicca con il tasto destro sulla barra della formula 16) dal menu contestuale clicca su INCOLLA 17) premi il TASTO INVIO da tastiera 18) riattiva la cella F13 19) dalla barra della formula modifica il 2 con il 4, in modo tale che la formula risulti: =CERCA.VERT(F8;elenco;4;FALSO) Il numero 4 è riferito alla terza colonna della tabella elenco, ovvero al campo "località". Analogamente ripeti le operazioni sulle celle H13(prov) e F15 (p.iva) Inserendo le formule, rispettivamente, =CERCA.VERT(F8;elenco;5;FALSO) =CERCA.VERT(F8;elenco;6;FALSO) CAMBIARE IL FORMATO DELLA CELLA A questo punto, come vedi dalla immagine sopra, sorge un piccolo problema: Nella cella della partita iva (F15) invece del risultato, viene visualizzata la formula. Questo perché la cella F15 è formattata con il formato "testo". Per cambiare il formato: 1 - Clicca con il tasto destro sulla cella F dal menu contestuale clicca su "formato celle" 3 - dalla scheda "numero" fai doppio clic su "generale" ma non è finita qui!! 4 - clicca sulla barra della formula e premi il tasto INVIO Bene ci siamo! rag Emanuele Cescon 2

15 VERIFICARE CHE TUTTO FUNZIONI! Verifica se il tutto funziona: modifica la cella F8 (cliente), digitando i nomi del cliente della tabella elenco 1 - Cancella il contenuto della cella F8 2 - digita Verdi 3 - cancella Verdi e digita Bianchi 4 - cancella Bianchi e digita Striato 5 - cancella Striato e digita Apua USARE LA CONVALIDA PER LIMITARE I DATI IMMESSI Se vogliamo rendere più dinamico questo "programmino", dovremmo usare lo strumento CONVALIDA. La convalida di una cella ci permette di limitare i dati da immettere e addirittura selezionarli da un elenco a discesa. Per applicare la convalida ad una cella: 1 - Seleziona la cella da convalidare (nel nostro caso F8) 2 - dalla barra dei menu clicca su Dati > Convalida 3 - dal menu a discesa "consenti" clicca sulla voce elenco rag Emanuele Cescon 3

16 4 - nella casella origine digita =clienti (non dimenticarti di digitare = uguale) Questo è l'intervallo di celle A1 - A100, che, se ti ricordi, è stato nominato nella lezione precedente 5 - clicca su OK per confermare Osserva, a fianco della cella F8 vedi il classico triangolino nero. 6 - clicca sul triangolino e dal menu a discesa clicca sul cliente desiderato. Sensazionale, vero? TOGLIERE IL COLORE ALLE CELLE Ora, solamente per una questione visiva e pratica, puoi togliere il colore azzurro sulle celle indirizzo, cap, località, prov e p.iva, per renderle differenti da quelle compilate "a mano". 1 - Seleziona dalla cella E11 alla cella F dalla barra della formattazione clicca su colore riempimento e 3 - clicca su "nessun riempimento" INSERIRE LA FUNZIONE SE SULLA FUNZIONE CERCA.VERT C'è un altro piccolo neo: quando non viene inserita la provincia sull'elenco clienti, sulla cella H13 appare uno zero. Per non visualizzare questo zero, si deve applicare ancora una volta la funzione SE. 1 - Seleziona la cella H clicca sulla barra della formula 3 - modifica la formula in modo che risulti =SE(CERCA.VERT(F8;elenco;5;FALSO)="";""; CERCA.VERT(F8;elenco;5;FALSO)) 4 - clicca su INVIO da tastiera rag Emanuele Cescon 4

17 INSERIRE LA CONVALIDA E LA FUNZIONE CERCA.VERT SUGLI ARTICOLI Per esercizio prova ad automatizzare anche gli articoli della fattura. Usa la funzione CERCA.VERT e la CONVALIDA rag Emanuele Cescon 5

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