Dott. Flavio Bosco

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1 1 H2OProfessional è un programma di gestione per il laboratorio di farmacia pensato e sviluppato da un farmacista preparatore con il supporto di molti colleghi ed amici. Dott. Flavio Bosco

2 2 1 INTRODUZIONE L'idea di un software di gestione del laboratorio di farmacia risale al Quel software, allora utilizzato in una sola farmacia, oggi sembrerebbe fin troppo elementare ma consentiva già la stampa di etichette personalizzate, la manutenzione del registro preparazioni, il controllo degli acquisti delle sostanze. Fin da allora ci siamo ispirati alle linee guida della FU IX, all'esperienza di laboratorio e al semplice buonsenso. Questo manuale descrive il funzionamento del software nello stato di evoluzione attuale, circa 20 anni e centinaia di utilizzatori dopo, con un richiamo a margine delle attuali NBP della FU XII NORME DI BUONA PREPARAZIONE DEI MEDICINALI IN FARMACIA [ ] La qualità', l efficacia e la sicurezza dei medicinali preparati dal farmacista tuttavia non dipendono soltanto dalla sua professionalità', dalla sua competenza scientifica e dalla continua interazione con il medico prescrittore e con il paziente. Esse dipendono anche dall accurata organizzazione e dal costante controllo che il farmacista dedica al lavoro di preparazione del medicinale in tutte le fasi, anche successive alla sua vendita. L organizzazione di un efficiente sistema integrato di gestione, che garantisca il controllo continuo e la documentabilita' del lavoro svolto dalla farmacia, risponde all esigenza fondamentale di salvaguardare la salute del paziente. In questo modo si fornisce inoltre un riferimento certo sia all'autorità' sanitaria per valutare la qualità' del processo di preparazione, sia al farmacista e al medico prescrittore per le rispettive responsabilità' legali (con la possibilità' di tutelare la loro professionalità' ) e per poter ripetere eventualmente la preparazione. Il sistema integrato di gestione e' utilizzabile anche ai fini di un eventuale accreditamento nell ambito del Sistema di Assicurazione della Qualità TABELLA A: NBP

3 3 2 Concetti essenziali 2.1 Area di lavoro IMMAGINE 1: AREA DI LAVORO La immagine mostra come appare l'area di lavoro ed indica le parti principali:

4 4 2.2 Inserimento dati Pesi e volumi Nelle caselle in cui viene inserito un peso o un volume l'unità di misura predefinita è il grammo o il millilitro. Si può specificare la unità di misura desiderata subito dopo la cifra. Durante la digitazione il colore dei caratteri è rosso e lo rimane fino a quando non viene riconosciuta una unità di misura valida. Per cambiare unità di misura a parità di valore premere i tasti PAG up e PAG down Valuta Nelle caselle nelle quali viene inserito un prezzo è possibile scrivere la cifra in LIRE o in EURO indifferentemente. Il calcolo di conversione viene fatto contestualmente Data Nelle caselle che richiedono una data la pressione di un tasto o il doppio click del mouse causano la comparsa del calendario. Per cambiare il mese fare click sulle frecce apposite. Per cambiare anno fare click sull'anno per causare la comparsa di due frecce verticali. Per confermare la data fare doppio click sul giorno prescelto.

5 Mouse Nelle zone dove appare questa icona si accede a ulteriori funzioni con un doppio click del tasto sinistro Nelle zone dove appare questa icona si accede ad un sottomenu con un singolo click del tasto destro IMMAGINE 2: DOPPIO CLICK CON IL TASTO SINISTRO IMMAGINE 2: CLICK CON IL TASTO DESTRO Flaconi Il colore del numero del flacone identifica sempre il suo stato 2.3 Ricerca rapida Quello che appare in immagine è il pannello della ricerca rapida Digitando un frammento di nome si avrà un elenco di : Sostanze oppure Formule oppure Sostanze + Formule che rispettano il criterio di ricerca. In ogni caso l'icona alla sinistra del nome identifica il tipo di elemento elencato. Facendo doppio click sul nome verrà aperta la scheda relativa. Tale criterio può essere di tre tipologie : base : ricerca soltanto nel nome e per nomi che iniziano come

6 6 specificato anche sinonimi: ricerca nel nome e nei sinonimi estesa : la ricerca coinvolge anche parti di nome. IMMAGINE 3: RICERCA RAPIDA Esempio : Testo di ricerca "ASP" La ricerca base trova : Aspartame La ricerca nei sinonimi trova : Aspartame, Aspirina ( Ac acetilsalicilico) La ricerca estesa trova : Aspartame, potassio Aspartato La ricerca estesa e nei sinonimi trova : Aspartame, Aspirina ( Ac acetilsalicilico), potassio Aspartato

7 7 3 Archivio sostanze sostanze archivio materie prime L'archivio in dotazione contiene circa 2200 monografie, ognuna con la sua scheda anagrafica. Per ricercare una sostanza ed aprire la scheda, ci sono due possibilità : 1. Ricerca rapida 2. Ricerca in archivio monografie Per facilitare la visualizzazione è possibile elencare le sostanze per Ordine alfabetico Forma fisica (Polvere, liquido, etc) Utilizzo (sostanze gestite / NON gestite) ) Tutte le sostanze Dopo aver scelto la modalità di visualizzazione appare un elenco delle scelte possibili : nel caso dell'ordinamento alfabetico appariranno le lettere. Con un click sulla lettera scelta, apparirà l'elenco di monografie relativo alla scelta fatta. Per aprire la scheda di una sostanza si fa doppio click sul nome. IMMAGINE 4: MODALITÀ' DI RICERCA Anteprima : sinonimi della sostanza evidenziata in quel momento. Acquisto immediato :modulo acquisto / scorte.

8 8 Ricerca : ricerca sostanza per frammento di nome. Ad esempio ricercando "para" si avrà la seguente lista di sostanze. La ricerca si estende a tutto l'archivio. Stampa :modulo stampa elenco sostanze. IMMAGINE 5: SELEZIONE SOSTANZA 3.1 Nuova sostanza sostanze Nuova sostanza Per inserire una nuova sostanza in archivio 1. Nella scheda sostanza (vuota) digitare il nome e gli altri dati (prezzo indicativo al grammo, tipo sostanza,sinonimi, etc) 2. Fare click sul tasto salva 3.2 Scheda sostanza La scheda di una sostanza è suddivisa in più parti :

9 Generale Questa parte contiene dati generali sulla sostanza. IMMAGINE 6: PROPRIETÀ SOSTANZA Il codice interno viene assegnato automaticamente all'atto della creazione di una sostanza. La casella T.N. indica se la sostanza è inclusa nella tariffa nazionale ( in questo caso è possibile specificare il prezzo previsto al grammo). Se la sostanza è prevista dal Tariffario Nazionale allora il prezzo di vendita sarà sempre quello specificato. Se invece non è così il prezzo sarà quello di acquisto raddoppiato ed ivato. Nel caso in cui non si gestiscano gli acquisti, il prezzo di vendita sarà di nuovo quello di riferimento ( anche se la sostanza non è in T.N.) IMMAGINE 7: TARIFFA NAZIONALE, PREZZO DI RIFERIMENTO E' possibile specificare l'ubicazione della sostanza con un testo a piacere. Per aggiungere una nuova locazione basta digitarla. Si possono gestire le ubicazioni con il modulo apposito (vedi pag. 37) Proprietà/Precauzioni Nello spazio avvertenze si trovano speciali indicazioni e precauzioni. Vengono visualizzate le caratteristiche organolettiche, solubilità,

10 10 incompatibilità, etichettatura etc. Nel caso di sostanze di origine vegetale è possibile assegnare la denominazione botanica per accedere all'archivio piante. Specificando la densità, questa sarà considerata in tutti i calcoli relativi alla conversione peso / volume (acquisti e formule). E' possibile associare un documento esterno di qualunque formato (pdf, pagina web, testo) tramite lo spazio apposito. IMMAGINE 8: ASSOCIAZIONE DI UN DOCUMENTO ESTERNO Formulazioni Elenco delle formulazioni che contengono la sostanza in questione. Con un doppio click sulla formulazione scelta si può accedere alla scheda formula Acquisti caricati (lotti interni) In questa area si ha la visione completa sulle giacenze e gli acquisti della sostanza.

11 11 IMMAGINE 9: ACQUISTI CARICATI DI UNA SOSTANZA a) Flacone Vengono elencati tutti i flaconi acquistati e per ognuno, tutti i dati relativi all'acquisto. E' possibile filtrare l'elenco in modo da elencare : Soltanto i flaconi ancora disponibili (cioè con giacenza e non scaduti Soltanto i flaconi con giacenza sotto-scorta Soltanto i flaconi che scadranno entro un numero di giorni scelto. Impostando la scorta minima e massima si facilitano le operazioni di riordino. Un asterisco accanto al numero del flacone indica il flacone preferenziale del momento. Viene riportata anche la scorta globale di tutti i flaconi, considerati gli errori di pesata. Ogni volta che viene effettuato un prelievo di una sostanza la giacenza viene decrementata di un valore teorico ( la quantità esatta). Esiste però anche un valore tecnico che considera l'errore di pesata. La giacenza attuale di una sostanza sarà quindi compresa tra questi due valori. Questa funzione è inibita se la sostanza non è stata mai acquistata. Non è possibile apportare modifiche ai dati : per fare ciò è necessario accedere all'archivio acquisti. b) Dettaglio Giacenza

12 12 IMMAGINE 10: DETTAGLIO GIACENZA FLACONE SOSTANZA Viene mostrato come viene calcolata la giacenza finale attuale. E' possibile variare la giacenza finale : tale variazione verrà registrata nel registro storico flacone. (vedi pag 36) c) Storico flacone Vengono mostrate le date più importanti della storia del flacone selezionato. E' anche possibile aprire il modulo storico flacone per il dettaglio completo. IMMAGINE 11: STORICO FLACONE SOSTANZA

13 13 4 Gestione acquisti 4.1 Fornitori Altri archivi fornitori e listini La scheda fornitori consente sia la scelta che l'inserimento che la modifica della anagrafica fornitori. IMMAGINE 12: SCHEDA FORNITORE Esiste sempre un fornitore standard denominato "inventario" a cui ci si riferisce per indicare un fornitore arbitrario. Il codice è automatico e non è possibile modificarlo. Selezionando la casella "Mostra acquisti" appare un estratto del registro acquisti con l'elenco di tutti gli acquisti relativi al fornitore visualizzato. In situazioni in cui questa finestra viene utilizzata per assegnare un fornitore (ordini sostanze o contenitori) viene visualizzato anche il tasto ASSEGNA che consente di impostare il fornitore scelto. Per aggiungere un nuovo fornitore : 1. Fare click sul tasto 2. Inserire i dati (ragione sociale, etc) 3. Chiudere la finestra o continuare la visualizzazione

14 14 Per eliminare un fornitore fare click sul tasto cestino. Il tasto LISTINO aprirà il modulo relativo al listino del fornitore selezionato. E' possibile importare il listino prelevato dal sito oppure crearlo manualmente. Dalla pagina degli acquisti è possibile selezionare una riga dal listino ed importare il taglio prescelto. Un listino fornitore può essere importato anche tramite la funzione Strumenti>Scambi>importazione listino fornitore. QUALIFICAZIONE FORNITORI Per essere qualificato un fornitore, per ogni materia prima, deve attestare: la provenienza e il nome del produttore (qualora il fornitore sia un rivenditore), il lotto di produzione, la data limite di utilizzazione e/o di rititolazione, l indicazione dell appartenenza allo stesso lotto di produzione di tutta la quantità' di materia prima fornita, certificato di analisi, datato e sottoscritto dal responsabile di qualità' del produttore, che riporti la rispondenza ai requisiti di farmacopea o alle specifiche di qualità' del produttore, la data limite di utilizzazione e/o di rititolazione, le condizioni di conservazione e di manipolazione, le eventuali impurezze presenti e la loro concentrazione. TABELLA B: QUALIFICAZIONE FORNITORI

15 Storico acquisti e proposte ordini storico acquisti La immagine 13 mostra il pannello acquisti /proposte. E' possibile visualizzare separatamente gli acquisti e le proposte di acquisto. IMMAGINE 13: SCELTA TIPO ORDINE Facendo click sul pulsante è possibile inserire un nuovo ordine di acquisto. Da questo stesso pannello è possibile filtrare l'archivio acquisti in base al fornitore (inteso come intestatario della fattura) alla sostanza acquistata alla data di acquisto Tramite il pulsante è possibile visualizzare l'anteprima delle sostanze presenti nell'ordine selezionato. Facendo doppio click sulla riga prescelta verrà aperta la scheda di modifica e carico di un singolo ordine di acquisto.

16 Acquisto sostanze ordini nuovo acquisto sostanze Questo modulo consente la gestione degli acquisti e delle giacenze delle materie prime. La gestione delle giacenze non è comunque indispensabile per poter tariffare e stampare una etichetta. Dopo l'apparizione della finestra acquisti, sarà possibile inserire le sostanze da acquistare facendo click sul pulsante di inserimento La scelta della sostanza avverrà tramite l'apertura della funzione di ricerca rapida. IMMAGINE 14: ELENCO SOSTANZE IN ORDINE Con un click sulla riga desiderata è possibile visualizzare il dettaglio di acquisto della sostanza I valori in Euro sono calcolati automaticamente, così come i valori di P.A. (prezzo di acquisto ) e P.V.(prezzo di vendita). P.A. netto= 0,96 / 63 g = 0,0152 /grammo P.A. lordo= 0,0152 /g + 21% = 0,183 /g P.V. = 0,0152 /grammo x 2 = 0,0304 /g +10% = 0,0335 /g Il prezzo di vendita viene calcolato secondo norma ( raddoppio del prezzo di acquisto netto + IVA 10%) nel caso di sostanze non comprese nel tariffario nazionale.

17 17 Particolare importanza hanno dati come il rapporto peso / volume e il titolo Si avrà il calcolo automatico del volume a partire dal peso o viceversa. Se la casella non è selezionata, inserendo i due valori si potrà calcolare la densità. Questo valore verrà riportato nella scheda anagrafica della materia prima. IMMAGINE 15: DETTAGLIO ACQUISTO SOSTANZA Lista acquisti Al termine dell'inserimento delle sostanze si dovranno inserire i dati relativi all'acquisto : Fornitore, numero e data del documento.

18 18 IMMAGINE 16: RIEPILOGO DATI ORDINE A questo punto è possibile registrare l'acquisto come a) Proposta di acquisto L'ordine può essere stampato e ripreso in un secondo momento (all'arrivo merce) per il carico delle giacenze. b) Acquisto caricato L'ordine viene registrato e le giacenze caricate. Ad ogni sostanza acquistata verrà assegnato un numero di flacone, che sarà applicato poi sul contenitore. In questo modo, ogni lotto di ogni sostanza ( con prezzo di acquisto e data di scadenza ) sarà identificabile univocamente. Tra tutti i lotti di una stessa sostanza, ne esisterà sempre uno preferenziale, da cui si preleverà fino ad esaurimento.

19 19 Quando l'ordine sarà caricato, quindi all'atto del ricevimento merce, si potrà accedere alla scheda tecnica di acquisto, con il tasto mostrato Documentazione di acquisto DOCUMENTAZIONE DELLE MATERIE PRIME La documentazione delle materie prime deve contenere almeno le seguenti informazioni: denominazione comune e/o nome chimico, quantità' acquistata, data di arrivo, numero di lotto, nome del produttore e nome dell eventuale distributore; eventuale numero di riferimento interno attribuito dal farmacista, certificato di analisi, datato e sottoscritto dal responsabile di qualità' del produttore, che riporti la rispondenza ai requisiti di farmacopea o alle specifiche di qualità' del produttore, la data limite di utilizzazione/o di rititolazione, le condizioni di conservazione e di manipolazione, tipo e risultati degli eventuali controlli eseguiti dal farmacista, accettazione o rifiuto per l utilizzazione nella preparazione,datata e firmata dal farmacista responsabile. TABELLA C: DOCUMENTAZIONE DELLE MATERIE PRIME

20 20 Questa scheda deve essere compilata per ogni lotto acquistato. E' buona pratica procedere ad un controllo obiettivo delle caratteristiche delle sostanze che vengono caricate in magazzino e tenere traccia dei controlli effettuati così come delle schede tecniche che accompagnalo le sostanze. Facendo doppio click sullo spazio produttore (o premendo il tasto ENTER) è possibile inserire il nome del produttore. IMMAGINE 17: DOCUMENTAZIONE DI ACQUISTO Il riferimento alla scheda tecnica del produttore è libero : può quindi essere inserito un progressivo assegnato dalla farmacia oppure utilizzare quello originale del documento. Con il tasto "importa dati generici" verranno copiati i dati standard della sostanza (prelevati dalla scheda sostanza). Su questi si potrà poi intervenire liberamente. CONSERVAZIONE DELLE MATERIE PRIME La conservazione delle materie prime deve essere fatta seguendo le indicazioni del produttore. Prima dell uso nella preparazione, le materie prime devono essere sottoposte a controlli allo scopo di accertarne la qualità' e l'idoneità' all uso. Il controllo deve comprendere l analisi quali-quantitativa sia del principio attivo (purezza del composto) che delle sostanze correlate (impurezze) la cui concentrazione deve essere contenuta nei limiti di accettabilità' menzionati dalle specifiche di qualità'. Può' essere accettata la certificazione dettagliata della ditta produttrice/fornitrice, ma rimane comunque responsabilità' del farmacista accertare l'identità', lo stato di conservazione, la data limite di utilizzazione per ogni materia prima impiegata. TABELLA D: CONSERVAZIONE DELLE MATERIE PRIME

21 21 Al termine della introduzione dei dati si dovrà stampare un documento che andrà controfirmato dal responsabile e conservato insieme al certificato tecnico del produttore. Questa scheda viene mostrata sia per un singolo lotto di sostanza che per tutti i lotti contenuti in un acquisto. In questo caso sarà possibile la stampa di tutti i documenti in una unica sessione. IMMAGINE 18: STAMPA DOCUMENTAZIONE DI ACQUISTO L'immagine mostra un esempio di documentazione cartacea obbligatoria,

22 22 contenente tutte le informazioni richieste dalla normativa Stampa / ordine La stampa di un ordine da inviare al fornitore avviene tramite la produzione di un file esterno. Se nella scheda del fornitore è stata specificata a sarà possibile inviare l'ordine via . Se il file viene salvato per essere modificato in seguito, si dovrà assegnare un nome. Il file creato è di tipo RTF (Rich Text Format). In genere per la modifica di questi file viene usato WordPad (programma in dotazione windows).

23 Richiesta quotazioni Tramite questo modulo è possibile richiedere la quotazione di una sostanza o un contenitore ad uno o più fornitori. Tenendo traccia delle quotazioni ricevute si potrà poi ordinare al fornitore più adatto. Tutta la procedura si compone di 3 passaggi Richieste Nella' area richieste vengono inserite le sostanze ed i contenitori dei quali si intende richiedere la quotazione. Ad ognuno di questi si possono associare uno o più fornitori ed una quantità base da richiedere. Nella immagine 19 si mostra,per esempio, che verrà richiesta la quotazione di sostanza 1 ai fornitori fornitore A e fornitore B. IMMAGINE 19: RICHIESTA QUOTAZIONE A FORNITORE

24 24 IMMAGINE 20: INVIO RICHIESTA DI QUOTAZIONE Al momento di effettuare la richiesta di quotazione si procederà scegliendo un fornitore: tutte le sostanze ed i contenitori presenti nelle richieste ed associati a quel fornitore verranno inseriti nel documento. Il documento viene creato e visualizzato. Può essere stampato ed inviato via FAX, salvato ed inviato via oppure inviato via direttamente. Nel caso di invio diretto sarà necessario specificare origine e destinazione del messaggio.

25 25 Per l'invio sarà usato il server di posta di h2oprofessional ed una copia della sarà inviata alla farmacia mittente. Naturalmente è necessaria la connessione in rete Quotazioni Nella' area quotazioni vengono inserite le quotazioni ricevute da ogni singolo fornitore. IMMAGINE 21: REGISTRAZIONE QUOTAZIONE E' possibile inserire il prezzo netto di diversi tagli per ogni sostanze o contenitore di cui si è ricevuta la quotazione.

26 26 Alcune quotazioni diventeranno obsolete con il passare del tempo ed è possibile eliminarle in base ad una data limite. E' possibile ripetere la richiesta di quotazione : in questo caso la richiesta da ripetere si ritroverà in area richieste. Notare che in questa area vengono elencate le sostanze/contenitori raggruppate per fornitore.

27 Ordini Nella' area ordini si ha un riepilogo, raggruppato per sostanza, delle quotazioni inserite fino a quel momento. Questa parte rappresenta anche uno storico di tutte le quotazioni ricevute ed è visualizzabile anche dal pannello storico acquisti. Il sistema evidenzia le quotazioni migliori in base a : prezzo unitario data della quotazione taglio IMMAGINE 22: ORDINE DA QUOTAZIONE MIGLIORE In ordine ha la precedenza un prezzo unitario minore, una quotazione più recente, un taglio più piccolo. Effettuata la scelta delle sostanze/contenitori da ordinare si procede con la creazione delle proposte d'ordine. Ogni proposta d'ordine verrà poi gestita autonomamente (pag 16).

28 Carico giacenze Il carico delle giacenze può essere fatto in più modi :carico iniziale oppure acquisto periodico. Per ogni acquisto di una sostanza viene creato un riferimento interno (numero di flacone) che verrà utilizzato per identificare quel particolare lotto di quella sostanza. Questo numero è un progressivo non temporizzato (quindi non legato all'anno di riferimento). Dal momento che è possibile avere diversi acquisti (flaconi) della stessa sostanza presenti in magazzino, ne esisterà sempre uno (ed uno solo) preferenziale Inventario immediato Inserendo il peso richiesto verrà creato un ordine a fornitore inventario e subito caricato. Questo ordine potrà essere modificato se necessario dal modulo gestione acquisti. Notare che è necessario inserire anche il prezzo di acquisto al grammo.

29 29 IMMAGINE 23: ORDINE A FORNITORE INVENTARIO Ordine immediato a fornitore Questo modulo consente di inserire in ordine una certa quantità della sostanza indicata. L'ordine verrà creato al fornitore indicato. Se esiste un ordine in lavorazione a tale fornitore la richiesta sarà accodata a tale ordine. Per perfezionare l'acquisto sarà necessario inviare l'ordine al fornitore e, al ricevimento della merce, caricarlo (gestione acquisti).

30 30 IMMAGINE 24: ORDINE IMMEDIATO A FORNITORE Inventario iniziale per sostanza ordini inventario semplificato

31 31 IMMAGINE 25: INVENTARIO INIZIALE PER SOSTANZA Viene mostrato l'elenco di tutte le sostanze presenti in archivio. Facendo doppio click sulla colonna Peso si entra in modalità modifica e si potranno inserire : Giacenza Prezzo acquisto netto al grammo Lotto e scadenza scorta minima e massima Facendo click sulla intestazione delle colonne la tabella verrà ordinata in ordine crescente o decrescente. Al termine delle operazioni di inserimento, facendo click sul pulsante di esecuzione, verranno inserite in carico tutte le sostanze previste. Questa funzione NON SOSTITUISCE le giacenze, ma AGGIUNGE IN CARICO. Per modificare le giacenze vedi situazione giacenze pag 33.

32 Inventario periodico per flacone ordini inventario semplificato IMMAGINE 26: INVENTARIO PERIODICO PER FLACONE Come si vede nella immagine 26, questo modulo consente di variare la giacenza di ogni singolo flacone. Ogni variazione,positiva o negativa, viene registrata nello storico Nella griglia vengono mostrati tutti i flaconi presenti in magazzino e per ognuno la giacenza attuale. E' possibile quindi digitare la giacenza fisica reale (COLONNA "EFFETTIVO") del singolo flacone di sostanza per allineare l'archivio. La colonna [+/-] mostra la differenza in grammi tra le due giacenze. E' possibile anche inserire una motivazione per la variazione di giacenza.

33 Situazione giacenze Ordini situazione giacenze Questo modulo consente una completa visuale dei flaconi acquistati. IMMAGINE 27: FILTRI SITUAZIONE GIACENZE Per produrre l'elenco desiderato sarà necessario impostare il filtro e poi premere il pulsante VISUALIZZA I possibili filtri applicabili sono : Sotto-scorta Elenca i flaconi per cui la giacenza è inferiore alla scorta minima Lotti in esaurimento Elenca i flaconi per cui la quantità rimasta è un decimo della quantità acquistata Lotti in scadenza tra giorni nnn Elenca i flaconi per cui la data di scadenza è entro i prossimi nnn giorni Lotti già scaduti da giorni nnn Elenca i flaconi per cui la data di scadenza è nei precedenti nnn giorni Lotti acquistati negli ultimi giorni nnn Elenca i flaconi per cui la data di acquisto è nei precedenti nnn giorni Da smaltire Elenca i flaconi per cui la data di non disponibilità è trascorsa da più di 6 mesi Tutto Dall'elenco posso essere esclusi tutti i flaconi esauriti selezionando "Solo flaconi disponibili". Inoltre nel calcolo della giacenza può essere omesso il calcolo dell'errore di pesata. Dopo l'esecuzione della ricerca secondo i criteri specificati appare una griglia simile a quella che segue Facendo click sul numero del flacone si aprirà la scheda relativa all'acquisto del flacone stesso.

34 34 E' possibile : modificare il flacone preferenziale modificare la disponibilità di un flacone correggere la giacenza (in questo caso viene azzerato l'errore di pesata accumulato fino a quel momento). Sulla sinistra appare un elenco di sostanze e sulla destra tutti i flaconi della sostanza selezionata. Da questo punto è possibile modificare la disponibilità di ogni flacone, aprire la scheda sostanza o inserire la sostanza in proposta d'ordine. Viene mostrata la giacenza complessiva e quella di ogni singolo flacone, insieme ai dati relativi al consumo. Facendo click sul pulsante SCORTE MIN/MAX appare una griglia contenente l'elenco di sostanze. E' possibile qui impostare il valore di scorta minima e massima. Facendo click sul pulsante CREA ORDINE A FORNITORE appare una griglia contenente l'elenco di sostanze. Con un click sulla riga che si desidera modificare si possono inserire le quantità da ordinare ed il fornitore. Al termine, con il pulsante di creazione ordini verranno create tante proposte d'ordine quanti sono i fornitori diversi che sono stati specificati. Facendo click sul pulsante SMALTIMENTO appare una griglia contenente l'elenco di flaconi da smaltire. Per ognuno dei flaconi selezionati sarà impostata la data di smaltimento alla data di esecuzione. E' possibile visualizzare anche un pannello con l'elenco dei flaconi scaduti e in esaurimento tramite la funzione Ordini>controllo scadenze

35 Statistiche Consumi / Acquisti Il pulsante mostrato consente di accedere al modulo di statistica e riepilogo sui consumi e gli acquisti per una determinata sostanza ed è accessibile da quasi tutti i moduli. IMMAGINE 28: STATISTICHE CONSUMI / ACQUISTI Per esempio, nell'area acquisti, data una sostanza, verranno elencati tutti gli acquisti con il relativo numero di flacone. Saranno messi a confronto i prezzi e le quantità acquistate in modo da calcolare il prezzo al grammo effettivo. Nell'area consumi, data una sostanza, verranno elencati tutti i carichi e gli scarichi negli ultimi 24 mesi.

36 Storico flaconi ordini storico flaconi Al fine di mantenere traccia di tutte le variazioni di giacenza (carico in magazzino, prelievi e perdita di lavorazione) un elenco di eventi riguardanti ogni singolo flacone viene aggiornato costantemente. IMMAGINE 29: STORICO FLACONI Tale elenco è mostrato nella immagine 29 e rappresenta,in ordine cronologico, le variazioni di giacenza che il flacone di esempio n. 8 ha subito. Come si vede, l'elenco inizia con il carico da acquisto (12g) e prosegue con una variazione di giacenza (- 1g).

37 Ubicazioni Ordini ubicazioni E' possibile elencare e modificare con estrema facilità l'ubicazione dei singoli flaconi utilizzando il mouse. IMMAGINE 30: UBICAZIONI

38 38 5 Formulazioni PREPARATO O FORMULA MAGISTRALE Medicinale preparato in farmacia in base ad una prescrizione medica destinata ad un determinato paziente. Sono tecnicamente assimilabili ai preparati magistrali anche tutte le miscelazioni, diluizioni, ripartizioni, ecc., eseguite per il singolo paziente su indicazione medica. PREPARATO O FORMULA OFFICINALE Medicinale preparato in farmacia in base alle indicazioni di una farmacopea e destinato ad essere fornito direttamente ai pazienti che si servono in tale farmacia. TABELLA E: MAGISTRALE E OFFICINALE 5.1 Archivio formule Formule archivio formule L'archivio in dotazione contiene circa 250 formule, ognuna con la sua scheda formula. Per ricercare una formula ed aprire la scheda, ci sono 2 possibilità : 1. Ricerca rapida 2. Ricerca in archivio formule Per facilitare la visualizzazione è possibile elencare le formule per Ordine alfabetico Forma farmaceutica (Capsule, Crema, Polvere, etc) Categoria terapeutica Gruppo interno ( definito dall'utente) tutte le formule Dopo aver scelto la modalità di visualizzazione appare un elenco delle scelte possibili : nel caso dell'ordinamento alfabetico appariranno le lettere. Con un click sulla lettera scelta, apparirà l'elenco di formule relativo alla scelta fatta. Per aprire la scheda di una formula fare doppio click sul nome. Sono disponibili alcune funzioni :

39 39 Anteprima : composizione della formula evidenziata in quel momento. Clonazione : copia una formula con tutti i suoi componenti e proprietà. Nuova formula :aggiunge una nuova formula. Ricerca : ricerca formula E' possibile cercare una formula per nome e/o categoria e/o uno o due sostanze come componenti. La ricerca si estende a tutto l'archivio.

40 Scheda formula Generale Il codice (ad uso interno al programma) è assegnato automaticamente e non è modificabile. Il bar-code è invece libero, e deve essere scelto in modo che un eventuale programma di gestione vendita al banco possa riconoscerlo se stampato in etichetta. IMMAGINE 31: SCHEDA FORMULAZIONE : DATI GENERALI Il nome dovrebbe sempre essere il più descrittivo possibile, mentre esiste anche la possibilità di assegnare un subnome, in genere il nome comune della preparazione ( es. Lugol, pasta di Lassar ). E' possibile scegliere il tipo di preparazione tra tutte quelle elencate : qualora il tipo scelto non sia contemplato in tariffa sarà ricercato il tipo analogo da tariffare ( compresse = capsule, empiastri = creme). Il tipo di somministrazione diventa importante per censire eventuali componenti contenuti nella tabella dopanti. La disciplina di vendita indica se la preparazione è di tipo magistrale ed eventualmente il tipo di ricetta necessaria per la spedizione. Le Procedure NBP possono essere associate facendo doppio click sull'area designata. ( vedi pag 110 ) Formula Area dedicata alla gestione di pesi e percentuali.

41 Tariffa Area dedicata alla visione della tariffa Prezzi Fornisce, a partire da una quantità ed ad incrementi decisi dall'utente, la variazione di prezzo della preparazione Storico Elenco di tutte le preparazioni effettuate e possibilità di ristampa dell'etichetta Uso/note Caratteristiche della formulazione in questione. Modalità d'uso Note tecniche / bibliografia Categoria terapeutica Modalità di conservazione Gruppo interno Può essere inserito un numero indefinito di gruppi. Un esempio di utilizzo è quello di assegnare un gruppo come "nuove preparazioni", ed un altro a "preparazioni storiche". Documento Esterno : un documento associato alla formulazione di qualsiasi tipo (testo, immagine, pdf, pagina web) che può contenere ulteriori informazioni o dettagli Lista Elenco delle formule che contengono la formula in questione come componente Spedizione Questo pulsante, visibile nel pannello basso permette la spedizione di una preparazione (Tariffazione, registrazione e stampa etichetta).

42 Composizione Scegliendo l'area "FORMULA" si accede alla composizione vera e propria. IMMAGINE 32: GESTIONE QUALITATIVA DI UNA FORMULAZIONE In seguito si indicherà con formula l'elenco delle sostanze con le relative percentuali e con preparazione una certa configurazione di confezioni, dosi,pesi ed unità di misura. In questa finestra esistono diverse aree : Area composizione Area misure Area preparazioni frequenti Area proprietà Cestino

43 area composizione Si ha la formula organizzata come un albero : una delle caratteristiche principali di H2O Professional è infatti quella di permettere l'inclusione di un numero arbitrario di formulazioni una dentro l'altra, proprio come avviene nella realtà. Può accadere che una sostanza ( caso tipico acqua, alcool) siano presenti più volte nella formulazione in questo caso il tasto raggruppa darà la esatta percentuale della sostanza considerata una sola volta. I tasti di espansione /riduzione permettono di visualizzare l'albero come si desidera. Con i tasti di spostamento alto e basso si può variare la posizione relativa di ogni componente in modo da anteporre i principi attivi agli eccipienti area misure Conterrà l' elenco delle sostanze,con relativo peso e titolo. Ogni sostanza infatti verrà pesata come sostanza base ( titolo teorico del 100% ) e come sostanza impura. Per questo ogni preparazione avrà il suo flacone preferenziale di prelevamento : unico per lotto e purezza area preparazioni frequenti permette di avere un sotto archivio di preparazioni relative alla formula in questione. Ad esempio 100 g, 50 g, 150 g saranno tre preparazioni frequenti, oppure, nel caso di una formulazione di tipo multi-dose, 30 capsule, 60 capsule, etc.

44 Altri parametri per la stampa etichetta Per il componente selezionato si può : Marcare come eccipiente (in questo caso non verrà tariffato pur essendo presente in etichetta.) Riportare una sotto-formulazione come unico componente (soltanto in etichetta) Aggiungere la riga Pari a sostanza base riportando il peso equivalente della sostanza base. Tutte lettere permette di esprimere la quantità del componente in lettere invece che in numeri.

45 Nuova formulazione Formule creazione nuova formula La procedura è suddivisa in 5 passi guidati : 1. Inserire riga per riga il nome del componente e il suo peso. IMMAGINE 33: COMPONENTI NUOVA FORMULAZIONE 2. Nel caso in cui vi siano sostanze non presenti in archivio apparirà un pannello che ne consentirà l'inserimento immediato. Inserire i dati per ogni sostanza da aggiungere in archivio e premere il tasto di conferma. La procedura continua fino a quando non sono state inserite tutte le sostanze. IMMAGINE 34: PROPRIETÀ NUOVA FORMULAZIONE

46 46 3. Aggiungere in giacenza le sostanze (opzionale) Se alcune delle sostanze presenti nella formula non sono ancora state caricate in giacenza è possibile farlo in questa fase. L'elenco che viene mostrato è quello delle sostanze incluse nella nuova formulazione. Facendo doppio click sulla riga desiderata appare il pannello di inventario immediato. 4. Inserire i dati generali della formulazione : Sarà possibile specificare il dati generali come nome, peso etc. 5. Quando tutti i pesi sono corretti e tutte le sostanze sono presenti in archivio si può procedere con la creazione della formulazione Specifica dei componenti La prima colonna indica cosa sta per essere aggiunto alla formulazione : Una sostanza presente in archivio Una sostanza non presente in archivio Una formulazione Una miscela di eccipienti. Per inserire il nome di un componente, posizionarsi sulla riga e colonna desiderate e premere ENTER. Ricercare quindi la sostanza che si desidera inserire e premere ENTER. Se la sostanza non è presente, scrivere il nome e premere ENTER (Il nome della sostanza che sta per essere inserita in archivio sostanze sarà in colore rosso). Posizionando il cursore su una riga vuota sarà possibile aggiungere un componente. Posizionando il cursore su una riga già compilata sarà possibile modificarla o annullarla.

47 Specifica del peso L'unità di misura predefinita è il grammo e tutte le misure verranno convertite in grammi. Si può specificare l'unità di misura come mg, ctg, dg, g, dd, ht, kg dopo il numero che rappresenta il peso. Scrivendo Diventa 0,25 Kg 250 g 0,25 0,25 g 0,25 mg 0,00025 g 1000 mg 1g Inserimento manuale E' possibile saltare l'auto composizione facendo click sul pulsante mostrato. In questo modo si accede alla creazione manuale della nuova formula Formula solo etichetta Al termine della procedura di creazione formula si potrà decidere se inserire la formulazione in archivio oppure considerarla transitoria al solo fine di valutare il costo oppure di stampare una etichetta.

48 Modifica formulazione Aggiunta di un componente Premendo il pulsante mostrato appare un pannello da cui si può scegliere la sostanza premendo il tasto INVIO, verrà aperta la funzione di ricerca rapida. Dopo questa operazione verrà richiesto l'inserimento della quantità : come peso : scrivere il peso e l'unità di misura (ad es. 100 mg, 0.1 g, 10 ctg sono tutti equivalenti) come complemento al un certo peso come percentuale rispetto ad una quantità ( Ad esempio 20 % di 140 = 28 g) IMMAGINE 35: INSERIMENTO DI UN COMPONENTE Se il peso della sostanza può anche essere espresso in volume allora sarà possibile indicare una unità di volume come ad esempio ml o l In seguito sarà sempre possibile modificare la quantità di ogni sostanza della formulazione Eliminazione di un componente Evidenziare sull'albero delle composizioni la sostanza da eliminare e fare click su pulsante

49 Sostituzione di un componente Evidenziare il componente che si desidera sostituire e fare click sul pulsante. Il componente verrà sostituito soltanto nella preparazione corrente. E' possibile sostituire una sostanza con una formule e viceversa. Se si decide di effettuare la sostituzione in tutto l'archivio si deve prestare attenzione in quanto l'azione non è reversibile Variazione di peso o percentuale IMMAGINE 36: VARIAZIONE DI PESO O PERCENTUALE DI UN COMPONENTE E' sempre possibile variare la composizione di una formulazione

50 50 aggiungendo o eliminando dei componenti, oppure variando la percentuale o il peso. Per variare il peso o la percentuale sarà necessario fare doppio click sul nome del componente che si vuole modificare Appare la finestra di modifica relativa al componente scelto : Le possibili operazioni sono : Variazione di percentuale Variazione di peso o di volume Le percentuali dei componenti modificabili vengono ricalcolate in proporzione. Variando il peso di uno dei componenti varia il peso totale. Quanto basta Il peso ( o il volume se si è specificata una unità di volume) viene calcolato in base al peso totale (o al volume totale) Imponi Peso Questa funzione consente di ricalcolare il peso totale della formulazione a partire dal peso di uno dei componenti, sulla base della percentuale. E' possibile impostare il peso base ( cioè della sostanza impura, ad es. il cloridrato di ranitidina) oppure il peso tecnico ( cioè della sostanza base, ad. es ranitidina base). Nel caso di preparazioni multiple si può decidere di calcolare il numero di dosi invece che il peso totale. 5.6 Visualizzazione misure Come si vede nella immagine seguente, abbiamo una formulazione formata da una sostanza ( ac. salicilico) ed una sotto formulazione ( lanovaselina). Finché l'albero della sotto-formulazione non è stato espanso ( in questo caso si vedrà un segno [+] a fianco del nome) questa verrà considerata una sostanza a tutti gli effetti. Infatti si nota che nell'area misure si hanno due sole righe.

51 51 Espandendo la sotto-formulazione si avrà una visuale su tutte le sostanze che la compongono. Da notare come nell'area misure sono adesso in vista tutte le sostanze, con le relative percentuali rispetto a tutta la formulazione. Il lucchetto che appare, indica che non sarà possibile modificare le percentuali delle sostanze che appartengono alla sotto-formulazione. Nella immagine seguente viene mostrato cosa accade quando ci si posiziona con il mouse sul nome della sotto-formulazione: le percentuali questa volta sono riferite alla sotto-formulazione e non alla formulazione madre. Nel caso specifico si avrà bisogno di 98 g di lanovaselina ed essendo questa composta dal 5% di lanolina, 90% di vaselina e 5% di alcool cetilstearilico, dovremo pesare rispettivamente 4,9 g, 88,2 g e 4,9g Volume approssimativo Data una formulazione, il suo volume verrà calcolato in base alla densità dei singoli componenti. Se non tutti i componenti hanno una densità definita (per esempio le polveri) allora il volume finale sarà approssimativo perché calcolato su dati parziali. E' possibile però assegnare ad ogni formulazione un volume predefinito, indipendentemente dal calcolo effettuato come detto prima. Lo spazio per assegnare questo valore si trova nella tabella 'proprietà' della scheda formula. Durante la lavorazione è possibile comunque confrontare il valore calcolato con quello predefinito facendo doppio click sulla icona che appare nella immagine.

52 52 IMMAGINE 37: VOLUME APPROSSIMATIVO Assegnare una densità ad una formulazione consente di inserire in volume piuttosto che in peso la misura della quantità presente in una formulazione. 5.7 Peso unitario, dosi, confezioni IMMAGINE 38: PESO UNITARIO, DOSI, CONFEZIONI Ogni preparazione si compone delle seguenti informazioni : peso di una dose unità di misura numero dosi esistenza in Formulario Nazionale numero confezioni Per dose indicheremo l'unita di somministrazione ( ad esempio una capsula). Per confezione indicheremo l'unità di vendita : confezione da 30 capsule, confezione da 50 capsule etc. Per ogni formulazione si possono avere quante preparazioni frequenti si desiderano : una volta variato uno dei dati elencati, sarà possibile aggiungere la preparazione all'elenco delle preparazioni frequenti. Se la formulazione è prevista in una delle farmacopee europee ( come ad esempio benzile benzoato emulsione acquosa 100g ), allora sarà possibile la preparazione in scala ridotta e si potrà specifica il numero di confezioni che sono state prodotte.

53 53 PREPARATO IN SCALA RIDOTTA Numero di preparati eseguibili dal farmacista. La consistenza numerica, compatibilmente con la stabilita' del preparato stesso, e' quella ottenibile da una massa non più' grande di 3000 grammi di formulato. TABELLA F: PREPARATO IN SCALA RIDOTTA Se il tipo di formulazione prevede più dosi ( capsule, compresse etc) allora si dovrà specificarne il numero. E' importante notare che nell'area misure viene sempre indicato il totale dei pesi per tutte le dosi e tutte le confezioni. La tariffa invece riguarderà sempre una singola confezione. Dopo avere variato un parametro della preparazione è sempre necessario aggiornare la visualizzazione delle sostanze con il tasto mostrato. L'unità di misura è variabile a piacere. A prescindere dall'unità di misura, la precisione può essere cambiata secondo la necessità : Impostando un peso di 100,0 si avrà una approssimazione alla 2 cifra decimale. Impostando un peso di 100,000 si avrà una approssimazione alla 4 cifra decimale.

54 Tariffa Questo modulo descrive nel dettaglio il tipo di tariffa che si applica alla spedizione. IMMAGINE 39: AREA TARIFFA DI UNA FORMULAZIONE Ogni riga contiene le seguenti informazioni : Nome Nome del componente. Ogni componente è elencato una sola volta. Flac Numero del flacone preferenziale (lotto interno) della sostanza. Se la sostanza non ha acquisti verrà visualizzato uno zero. Il colore del numero diventa rosso quando ci sono avvisi di fattibilità Prezzo/g Prezzo di vendita al grammo Origine del prezzo di vendita: Prezzo di riferimento Prezzo di acquisto raddoppiato Prezzo da Tariffa Nazionale P.Acq Prezzo di acquisto D.Add. Diritti addizionali Titolo Percentuale di purezza della sostanza base ( Es. 55,23 per AlCl3

55 55 6H2O) g Base Grammi di sostanza base ( Es. 20g ) % Base Percentuale di sostanza base (Es. 20 % su 100g) g Tecn Grammi di sostanza non pura pesata ( Es. 36,21g) (Peso necessario per avere 20 g di sostanza pura con purezza 55,23) % Eff Percentuale effettivamente presente di sostanza pura (Es.17,20%) sul totale (Es.116,21) % Tecn Percentuale di sostanza non pura (Es. 31,16%) sul totale. ml Volume in ml (solo se la sostanza ha una densità specificata) Lotto Lotto di acquisto del flacone preferenziale p.ven Prezzo di vendita della quantità effettivamente dispensata Scadenza Scadenza del lotto Per ogni riga possono essere eseguite le seguenti azioni : IMMAGINE 40: COMPONENTI: AZIONI DISPONIBILI IMMAGINE 41: FORMULA: AZIONI DISPONIBILI

56 Fattibilità VERIFICHE PRIMA DI INIZIARE LA PREPARAZIONE In ogni caso prima di iniziare la preparazione si devono eseguire le seguenti verifiche: formulazione e composizione (dose, compatibilità' e stabilita' chimico-fisica), materie prime (identità', conservazione, corrispondenza alla formulazione da eseguire, data limite di utilizzazione e/o di rititolazione), contenitori (qualità' ed idoneità' alle caratteristiche della preparazione), locali, apparecchiature (pulizia e corretto funzionamento), abbigliamento idoneo alla preparazione. L operatore dovrà' inoltre eseguire preventivamente tutti i calcoli numerici relativi alle quantità' dei vari prodotti che dovranno essere utilizzati, facendo particolare attenzione alle cifre significative da considerare in base all ordine di grandezza delle quantità' delle singole sostanze da utilizzare. TABELLA G: VERIFICHE A questa funzione si accede in maniera automatica (se così specificato nelle preferenze) entrando in "Tariffa & Stampa", oppure in manualmente con l'apposito pulsante in area"tariffe" della scheda formula. Viene effettuato un controllo su tutte le sostanze che stanno per essere utilizzate :

57 57 Motivo di segnalazione Sotto-scorta La giacenza totale è inferiore alla scorta minima prevista In esaurimento La quantità prelevata dal flacone è il 90% della quantità acquistata In scadenza La data di scadenza è vicina alla data odierna Giacenza insufficiente La giacenza del flacone preferenziale non copre la quantità richiesta Controllo peso La quantità richiesta potrebbe essere disponibile se l'errore di pesata accumulato è risultato in eccesso. Da suddividere La giacenza del flacone è insufficiente, tuttavia esiste in magazzino una giacenza sufficiente, però divisa in più lotti. In ogni caso viene ricercato un flacone che soddisfi i requisiti di giacenza e data di scadenza. Se non viene trovato, viene svolto un controllo sugli ordini in corso. Se la sostanza non risulta in ordine, viene creato un ordine. Se si decide di proseguire nella tariffazione, dai flaconi con giacenza insufficiente non verrà effettuato alcuno scarico. Facendo doppio click sulla azione (Es. Ordina) si può impedire l'esecuzione della azione per quella sola riga.

58 Tariffa e stampa Si accede a questa finestra con il pulsante Da questa area verranno inserite alcune importanti informazioni che riguardano la spedizione della ricetta e poi si procederà alla Scrittura sul registro delle preparazioni (il progressivo assegnato è gestito dal programma e non è modificabile) NOTA : eventuali salti di numerazione dovuti a cancellazioni dal registro non sono fuori normativa. E' comunque possibile utilizzare una numerazione parallela personalizzata (vedi preferenze). Stampa dell'etichetta secondo il formato prescelto Scarico dal magazzino delle sostanze utilizzate Scarico dal magazzino del contenitore Dopo queste operazioni si sarà in grado di Visualizzare le preparazioni effettuate per data, medico, paziente, formula, lotto etc.. Ristampare l'etichetta Calcolare i consumi di sostanze, formule e contenitori Valutare l'economicità della gestione del laboratorio Particolare attenzione va posta alla fase di registrazione che deve essere unica per ogni singola preparazione. Nota : la giacenza viene aggiornata considerando un errore massimo di pesata del 10%. Si avrà dunque un range entro il quale la giacenza effettiva deve ricadere. Nel caso di preparazioni estemporanee verranno richiesti il nome del Medico e del Paziente. Si può sempre scegliere di non mantenere in archivio queste informazioni, pur avendo la stampa in etichetta. Nel caso di preparazioni in scala ridotta verranno richieste la data e il numero del lotto identificativo.

59 59 Il nome del preparatore è quello relativo a chi ha effettuato l'accesso. Ogni preparatore ha la sua chiave di accesso al programma, e dunque si potranno elencare le preparazioni create da ogni singolo preparatore. Ogni preparazione viene memorizzata con un progressivo automatico e con una data di preparazione ( che verrà stampata in etichetta). LIMITI DI UTILIZZAZIONE DELLA PREPARAZIONE In assenza di informazioni sulla stabilita' devono essere osservati, per preparati non sterili, i seguenti limiti di utilizzazione della preparazione stessa conservata nelle condizioni indicate in etichetta: Formulazioni solide, liquide non acquose o con un contenuto alcoolico non inferiore al 25 per cento Non oltre il 25 per cento del più' breve periodo di validità' dei componenti utilizzati; tale periodo non può' comunque superare i 6 mesi. Per tutte le altre formulazioni Utilizzare entro 30 giorni dalla data di preparazione. TABELLA H: LIMITI DI UTILIZZAZIONE Se il formato di etichetta scelto lo prevede, è possibile inserire le avvertenze e la posologia.

60 60 IMMAGINE 42: AVVERTENZE IN ETICHETTA E' possibile assegnare fino a tre contenitori. Nella immagine viene mostrato il calcolo del numero di contenitori necessario per 8 capsule. Per assegnare un contenitore diverso fare doppio click sul nome del contenitore Scegliere il formato etichetta più adatto al tipo di preparazione ed al contenitore. Questa operazione comunque andrà fatta una sola volta. Formato composizione E' possibile stampare con i seguenti formati : Peso : I componenti sono elencati con il loro peso effettivo in grammi Nel caso di preparazioni multi-dose ( capsule, etc) sarà considerato il peso della singola dose. Percentuale : percentuale in peso. Nome : Non viene stampata la composizione, ma piuttosto il nome della formula. Da utilizzare nel caso di formule F.U. 100 grammi contengono : peso effettivo in grammi riferito a 100 grammi. Peso in continuo : i componenti saranno stampati senza

61 61 interruzione di rigaù Volume o Peso : per le sostanze che hanno una densità diversa da uno la quantità sarà espressa in volume. IMMAGINE 43: FORMATO COMPOSIZIONE IN ETICHETTA Il prezzo finale della formulazione può essere modificato manualmente e verrà registrato nella relativa scrittura del registro preparazioni. Nel caso in cui si desideri replicare la stessa formulazione con lo stesso prezzo si potrà riaprire la formulazione dal registro preparazioni. Lanciare la stampa con il tasto Dal seguente pannello è possibile scegliere l'attività :

62 62 IMMAGINE 44: STAMPA ETICHETTA DI UNA SPEDIZIONE Soltanto nel caso di una formulazione già creata è possibile ricoprire la registrazione precedente. Se si sceglie di stampare una etichetta apparirà il pannello della anteprima di stampa. E' possibile stampare l'etichetta in un secondo momento selezionando stampa differita (vedi pag 100) Viene mostrata una pagina di anteprima di stampa. la IMMAGINE 45: SCELTA DELLA POSIZIONE DELLA ETICHETTA IN STAMPA 1. Selezionare la posizione sul foglio della etichetta da stampare.

63 Eventualmente : selezionare la stampante Eseguire la stampa Si può visualizzare l'anteprima della etichetta con il tasto mostrato. Per annullare la procedura chiudere il pannello Foglio di lavorazione Al termine della introduzione dei dati si dovrà stampare un documento che andrà controfirmato dal responsabile e conservato insieme alla ricetta. OPERAZIONI DI PREPARAZIONE Tutte le procedure e le istruzioni di lavoro devono essere riportate in forma scritta, in dettaglio e devono essere corredate di un foglio di lavoro in cui vengano riportate, anche dall operatore, le varie fasi della preparazione. Nelle istruzioni andranno anche indicati tutti i controlli da eseguire. Nel caso di preparazioni magistrali potranno essere sufficienti istruzioni più' generiche a seconda della forma farmaceutica. Procedure particolari dovranno essere previste in caso di utilizzazione di prodotti pericolosi e/o nocivi. Le istruzioni dovranno essere periodicamente aggiornate. TABELLA I: OPERAZIONI DI PREPARAZIONE IMMAGINE 46: FOGLIO DI LAVORAZIONE

64 64 DOCUMENTAZIONE DEI PREPARATI Per i preparati magistrali e officinali la documentazione deve riportare: data di preparazione, composizione quali-quantitativa completa, forma farmaceutica e posologia, se nota, numero di riferimento interno o numero di lotto del fornitore delle sostanze utilizzate, con l indicazione di quelle utilizzate per motivi tecnologici, riferimento alle procedure operative, data limite di utilizzazione, contenitore utilizzato, se necessario o previsto dalle procedure, copia dell etichetta oppure le avvertenze da riportare in etichetta, se necessario, nome e firma del preparatore, risultati dei controlli di qualità' effettuati, accettazione o rifiuto della preparazione, datata e firmata dal farmacista responsabile. Per i preparati magistrali la documentazione deve anche riportare: numero progressivo, nome del medico prescrittore, nome del paziente, ove indicato. Per i preparati officinali la documentazione deve anche riportare: nome del preparato, numero di lotto e sua consistenza numerica. TABELLA J: DOCUMENTAZIONE DEI PREPARATI L'immagine 47 mostra la documentazione cartacea obbligatoria, contenente tutte le informazioni richieste dalla normativa. IMMAGINE 47: DOCUMENTAZIONE CARTACEA

65 65 E' possibile allegare al documento l'esame della uniformità di massa. Eseguendo il controllo da questo punto (compilazione del foglio di lavoro) il risultato sarà legato al documento e sarà quindi possibile rivederlo in seguito Uniformità di massa strumenti utility uniformità di massa UNIFORMITÀ' DI MASSA DELLE FORME FARMACEUTICHE A DOSE UNICA Pesare singolarmente venti unità prelevate a caso da uno stesso lotto o, per le preparazioni a dose unica allestite in confezione singola, i contenuti di venti unità e determinare la massa media. Non più di due di tali masse individuali possono presentare uno scarto,rispetto alla media, superiore alla percentuale riportata nella Tabella e nessuna unità può presentare uno scarto maggiore del doppio di tale percentuale. TABELLA K: UNIFORMITÀ' DI MASSA Tabella Forma farmaceutica Massa media Compresse (non rivestite e rivestite con 80 mg o meno film) Supposte ed ovuli uso 10 Più di 80 mg e meno di 250 mg 7,5 250 mg o più 5 Capsule, granuli (non rivestiti, a dose Meno di 300 mg unica) e polveri (a dose unica) Polveri per preparazioni per parenterale(*) (a dose unica) Deviazione percentuale mg o più 7,5 Più di 40 mg 10 Tutte le masse 5 (*) Quando la massa media è uguale o inferiore a 40 mg non si applica Questa funzione risulta di estrema utilità per visualizzare graficamente la accettabilità del lotto in esame. Procedere così : 1. Inserire il peso di venti dosi scelte a caso 2. Impostare la forma farmaceutica 3. Fare click sul pulsante GRAFICO

66 66 Nel grafico 48 viene riportata la distribuzione dei pesi inseriti. Viene mostrato l'ambito di variabilità accettato e conteggiate le dosi che rientrano nei limiti imposti. IMMAGINE 48: INSERIMENTO VALORI PER L'UNIFORMITÀ DI MASSA E' possibile correggere l'elenco dei pesi inseriti estraendo il peso da variare e reinserendolo in elenco Nome del preparatore Per la gestione dei preparatori (cioè coloro che hanno accesso al programma, con o senza password) è necessario l'utilizzo dei programmi di servizio. (vedi pag 120)

67 Registro preparazioni Formule registro preparazioni Questo pannello consente la esplorazione del registro preparazioni secondo diverse modalità. La parte superiore consente di specificare il filtro di visualizzazione : Alfabetico Per Forma farmaceutica Per paziente Per Medico Per data di spedizione Dopo aver operato la scelta saranno mostrate le preparazioni (dati prelevati del registro preparazioni) che rientrano nel criterio prescelto. La parte intermedia elenca i nomi delle formulazioni. La parte inferiore selezionata. elenca le singole spedizioni della formulazione

68 68 Nella immagine si vedono tutte le formulazioni spedite il cui nome comincia per la lettera "A". Avendo selezionato la formula "ac. salicilico 6% lanovaselina" vengono mostrate le due scritture sul registro preparazioni. Facendo doppio click sul pannello inferiore (elenco spedizioni) verrà aperto il dettaglio del registro preparazioni come appare in immagine.49 IMMAGINE 49: REGISTRO PREPARAZIONI

69 69 Da questa finestra è possibile riaprire la formulazione (verranno riportati i prezzi e i contenitori utilizzati al momento della spedizione) oppure ristampare il foglio di lavorazione. Facendo doppio click su una delle formulazioni (pannello intermedio) verrà aperta invece la scheda formula Stampa registro preparazioni Stampe registro preparazioni Nella immagine viene mostrato il pannello di scelta per la stampa del registro preparazioni. E' possibile filtrare in vario modo i dati oppure anagrafica. e produrre una lista contabile

70 70

71 Stampa registro veleni, dopanti, stupefacenti Stampe registro veleni dopanti stupefacenti Nella immagine viene mostrato il pannello di scelta per la stampa delle sostanze. Nel caso in cui si desideri produrre l'elenco delle quantità delle sostanze dopanti spedite durante l'anno, si potrà effettuare selezionare la casella apposita e riempire il modulo ministeriale.

72 72 MINISTERO DELLA SALUTE - DECRETO 24 SETTEMBRE 2003 Modalità di attuazione delle disposizioni contenute nell'art. 7 della legge 14 dicembre 2000, n. 376, recante «Disciplina della tutela sanitaria delle attività sportive e della lotta contro il doping». I farmacisti sono tenuti a trasmettere entro e non oltre il 31 gennaio di ogni anno al Ministero della salute - Direzione generale dei farmaci e dispositivi medici, via della Civiltà Romana, Roma, in formato cartaceo e su sopporto informatico (in formato compatibile con Microsoft Access) i dati riferiti all'anno precedente relativi alle quantità prodotte e vendute di ogni singolo medicinale. Ai medicinali di cui al comma 1 del presente articolo si applica la classificazione ai fini della fornitura di «medicinali soggetti a prescrizione medica da rinnovare volta per volta» ai sensi dell'art. 5 del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n L'etichettatura deve riportare la frase «Contiene sostanze il cui impiego e' considerato doping ai sensi della legge n. 376/2000» e quella indicata al comma 3, lettera b) del precedente art. 1 TABELLA L: DECRETO 24 SETTEMBRE 2003 Alcune sostanze sono considerate dopanti soltanto se somministrate per via non topica (Es. classe corticosteroidi) e per questo motivo sarà necessario specificare la via di somministrazione della formulazione che le contiene. Selezionando la scelta di modificare formulazione e sostanza, verrà assegnata la via di somministrazione alla formulazione, altrimenti si considererà valida soltanto per il report che si sta producendo (quindi la scelta dovrà essere fatta ogni qualvolta si produca il report).

73 Dopanti strumenti documentazione dopanti IMMAGINE 50: SOSTANZE DOPANTI Questo modulo è utile per controllare l'appartenenza o meno di una sostanza all'elenco delle sostanze dopanti. La selezione dopante/non dopante andrà fatta manualmente nella scheda sostanza ai fini dell'inserimento della dicitura in etichetta. Questo modulo è attivabile anche dalla scheda sostanza. Dal momento che il nome di una sostanza può avere diverse variazioni e sinonimi è talvolta necessario effettuare una ricerca tramite il menu a tendina.

74 Miscele di eccipienti sostanze miscele eccipienti Le miscele di eccipienti sono una categoria a metà strada tra le sostanze e le formulazioni. L'esigenza è quella di acquistare dal fornitore una miscela di sostanze caricare in magazzino soltanto la miscela come unica sostanza in fase di preparazione di una formula utilizzare la miscela come unica sostanza stampare in etichetta tutti i componenti della miscela stampare nel foglio di lavoro tutti i componenti della miscela scaricare dal magazzino soltanto una sostanza : la miscela In H2O professional la miscela di eccipienti è costituita dalla connessione tra due entità : una sostanza ed una formulazione. E' consigliato che la sostanza e la formulazione abbiano lo stesso nome, in ogni caso H2O Professional tratterà ognuno delle due come miscela di eccipienti. Per creare una miscela di eccipienti sarà necessario prima di tutto creare una formulazione con la composizione della miscela. Con la funzione Menu principale / sostanze / miscele di eccipienti sarà possibile impostare questa formulazione come miscela. L'utilizzo di una miscela come componente di una formulazione non è diverso dall'utilizzo di una sostanza comune.

75 Creazione di miscele di eccipienti La procedura di creazione di una miscela di eccipienti è in realtà una procedura di associazione tra una formula (che elenca i componenti della miscela) ed una sostanza ( che rappresenta la parte acquistata e contabilizzata). IMMAGINE 51: MISCELE DI ECCIPIENTI La formulazione deve essere necessariamente creata manualmente (i componenti vanno inseriti in archivio). La sostanza invece può essere creata in modo automatico dalla procedura. Il risultato di questa operazione è mostrato nelle due figure : Nella scheda formula della crema base al cetomacrogol si vedrà il riquadro

76 76 Nella scheda sostanza della relativa sostanza crema base al cetomacrogol (M) verrà mostrato il riquadro : Ciò significa che i due oggetti sono associati. Nell'elenco formulazioni si vedrà come segue : IMMAGINE 52: MISCELA COME SOSTANZA e nell'elenco sostanze si vedrà IMMAGINE 53: MISCELA COME FORMULA In ogni caso, sia negli acquisti (dove verrà considerata come una singola sostanza) che nelle formula (dove i componenti verranno stampati) si potrà inserire ognuno dei due oggetti : H2O Professional utilizzerà ognuno dei due oggetti come miscela. NOTA : la sostanza crema base al cetomacrogol (M) è stata creata automaticamente dal modulo di creazione miscele, per questo ha lo stesso nome della formula associata con una (M). E' possibile, ma non consigliato, associare una qualsiasi sostanza ad una

77 77 formulazione per creare una miscela di eccipienti. E' sempre meglio che le due entità abbiano lo stesso nome Utilizzo delle miscele di eccipienti In area formula di una scheda preparazione contenente una miscela tutti i componenti della miscela saranno mostrati. La differenza con una normale sotto-formulazione è che nel caso di una miscela i singoli componenti non avranno un flacone dal quale effettuare il prelievo, in quanto non sono stati acquistati singolarmente ma tutti insieme. In area tariffa di una scheda preparazione contenente una miscela saranno mostrati i componenti che vengono contabilizzati : la miscela aprirà quindi soltanto come una unica sostanza.(i prezzi dell'esempio non sono reali) IMMAGINE 54: TARIFFAZIONE DELLE MISCELE In etichetta invece la composizione quali-quantitativa sarà completamente descritta.

78 78 6 Altri archivi 6.1 Medici Altri archivi medici Il codice è automatico e non è possibile modificarlo. Selezionando la casella "Mostra prescrizioni" appare un estratto del registro preparazioni con l'elenco di tutte le prescrizioni relative al medico visualizzato. Questa opzione non avrà risultati validi se nelle opzioni si è scelto di non memorizzare il nome nel registro preparazioni. 6.2 Pazienti Altri archivi pazienti Il codice è automatico e non è possibile modificarlo. Selezionando la casella "Mostra prescrizioni" appare un estratto del registro preparazioni con l'elenco di tutte le prescrizioni relative al paziente visualizzato. Questa opzione non avrà risultati validi se nelle opzioni si è scelto di non memorizzare il nome nel registro preparazioni.

79 79 7 Contenitori Altri archivi contenitori CONTENITORI Il contenitore primario deve essere scelto tra quelli previsti dalla farmacopea in vigore, debitamente certificato dal fabbricante, idoneo alle caratteristiche della preparazione e in grado di garantire la qualità' del preparato per tutto il suo periodo di validità'. Il contenitore primario potrà' essere sigillato qualora esigenze tecniche lo rendano consigliabile (per es. blister, bustine termo-saldate, ecc.); deve poter essere utilizzato con facilita' dal paziente, consentire agevolmente e razionalmente l prelievo del medicinale, essere proporzionato al contenuto ed avere, se necessario, una chiusura a prova di bambino. TABELLA M: CONTENITORI La gestione dell'archivio contenitori ricalca quella delle sostanze. Le modalità di carico e scarico della giacenza prevedono infatti un lotto di acquisto preferenziale, come avviene per le sostanze. E' possibile : Visualizzare l'archivio dei contenitori. Visualizzare l'archivio acquisti dei contenitori. Fare un nuovo acquisto. Archivio Contenitori La immagine 55 mostra l'archivio contenitori. IMMAGINE 55: ARCHIVIO CONTENITORI Nel pannello di sinistra vengono elencate le varie forme con le relative

80 80 dimensioni, così ad esempio nel nostro archivio avremo quattro dimensioni diverse (100, 30, 500,200) per i vasetti. Nel pannello di destra vengono visualizzati tutti gli acquisti di una particolare capacità di un particolare contenitore. Vengono visualizzati i dati di acquisto, il prezzo unitario di vendita e la disponibilità (Indicata con Si nel nostro esempio) e se si sta considerando un lotto di acquisto preferenziale ( Indicato da un asterisco ). Nel pannello in basso è possibile variare la disponibilità del lotto di acquisto considerato. Con un click sul tasto si accede alla finestra acquisti. Ad ogni forma di contenitore può essere associato un parametro che determinerà l'utilizzo del valore della dimensione Caratteristiche di un contenitore IMMAGINE 56: CARATTERISTICHE DI UN CONTENITORE

81 81 Generico La dimensione non viene utilizzata per altro scopo che quello di identificare il contenitore. Volume La dimensione esprime una capacità. Questo consente, in fase di tariffazione, di ricercare la capacità più corretta per il contenitore scelto, in base al volume complessivo della formulazione. Misura La dimensione esprime il numero di identificazione delle capsule. In questo caso non viene variata la capacità ma la quantità di contenitori (capsule). Numero dosi di La dimensione esprime quante dosi può contenere il contenitore. In fase di tariffazione il numero di questo tipo di contenitori sarà un sotto multiplo del numero di dosi preparate. a) Aggiungere / eliminare una dimensione 1. Fare click su una delle capacità ( Ad. es. 100) 2. premere il tasto Per eliminare una capacità ( sempre che non ci siano acquisti) si deve selezionare la riga da cancellare e premere il tasto b) Aggiungere / eliminare una forma di contenitore 1. Fare click sulla Contenitori ) 2. premere il tasto radice dell'albero ( in pratica sulla scritta In questa fase è anche possibile creare un acquisto da inventario.

82 Onorari professionali e diritti addizionali Altri archivi onorari professionali Per ognuna delle forme farmaceutiche sono disponibili tre sotto-tabelle a) Tariffa Impostare la tariffa secondo la normativa vigente per le preparazione estemporanee. b) Multipli Impostare la tariffa secondo la proposta SIFAP per le preparazioni multiple. c) Definizione Descrizione dettagliata della forma farmaceutica. Poiché soltanto alcune forme sono contemplate nella tariffa nazionale, nel caso di forme non contemplate si deve assegnare una forma farmaceutica di riferimento per la tariffazione. Ad esempio volendo inserire i parametri di tariffazione per i Collutori si dovrà segnalare che la tariffa di riferimento è quella delle soluzioni. E' possibile impostare i valori per i diritti addizionali secondo la norma vigente per sostanze coloranti corrosive velenose stupefacenti e i diritti per chiamata notturna o a battenti chiusi

83 83 IMMAGINE 57: TN : DIRITTI ADDIZIONALI

84 84 8 Stampe 8.1 Lista sostanze Stampe materie prime Nella immagine 58 viene mostrato il pannello di scelta per la stampa delle sostanze. IMMAGINE 58: STAMPA DELLE SOSTANZE E' possibile filtrare in vario modo i dati per produrre un elenco ristretto. Ad esempio per ottenere un inventario valorizzato delle sostanze presenti in laboratorio si dovranno selezionare le caselle : Acquistate Elenca lotti/flaconi Disponibile = si

85 85 Smaltito = no 8.2 Lista formulazioni Stampe formule IMMAGINE 59: STAMPA DELLE FORMULAZIONI Nella immagine 59 viene mostrato il pannello di scelta per la stampa delle formulazioni. E' possibile filtrare in vario modi i dati. L'elenco è anagrafico e non riporta la composizione delle formule.

86 Lista acquisti Stampe acquisti Nella immagine 59 viene mostrato il pannello di scelta per la stampa degli acquisti. E' possibile ricercare un acquisto di materie prime o contenitori per fornitori, sostanza/contenitore o data. IMMAGINE 60: STAMPA DEGLI ACQUISTI Effettuata la scelta, è possibile stampare il singolo acquisto oppure tutto

87 87 l'elenco. 8.4 Stampa analitica flaconi Stampe analitica flaconi/lotti Questo tipo di stampa permette di elencare i flaconi /lotti, restituendo le informazioni relative ad ogni singolo flacone. E' possibile filtrare l'elenco in base alla data

88 88 Tipo di data Descrizione Acquisto Data dell'ordine di acquisto Carico Data di arrivo e di carico in magazzino Apertura Data primo utilizzo Ultimo utilizzo Data ultimo utilizzo Non disponibilità Data di non disponibilità ( per esaurimento,scadenza, etc) Smaltimento Data in cui il flacone è stato eliminato Scadenza Data di scadenza del lotto E' previsto un elenco dei soli flaconi da smaltire : flaconi la cui data di ultimo utilizzo è più antica di 6 mesi rispetto alla data del giorno. Lo smaltimento dei flaconi si può effettuare tramite la funzione apposita nella scheda sostanza

89 Movimenti contabili Stampe movimenti contabili I movimenti contabili sono registrati separatamente dal registro preparazioni. Ciò significa che i dati non verranno eliminati quando viene cancellato il registro preparazioni ogni sei mesi.(parametro variabile dalle preferenze) ILLUSTRAZIONE 61: STAMPA DEI MOVIMENTI CONTABILI Nella immagine 61 viene mostrato il pannello di scelta per la stampa dei movimenti contabili La registrazione dei movimenti contabili può essere attivata e disattivata da strumenti/preferenze.

90 90 9 Etichette ETICHETTATURA DEI PREPARATI L etichettatura, fermo restando il disposto all art. 37 del R.D. 30 settembre 1938, n. 1706, deve riportare, chiaramente ed in modo facilmente leggibile ed indelebile: il nome, indirizzo e numero di telefono della farmacia, il nome del medico prescrittore, nel caso di preparati magistrali e, se del caso, il nome del paziente, ove indicato, l indicazione che consente di risalire alla documentazione, la data di preparazione e la data entro la quale il medicinale deve essere utilizzato, il titolo della monografia nel caso di preparati officinali, la quantità' e/o il numero di dosi forma, la composizione quali-quantitativa dei principi attivi e qualitativa di tutti gli eccipienti impiegati; nel caso di preparazioni iniettabili la composizione quali-quantitativa completa. I componenti,incluse le droghe vegetali, devono essere indicati con la denominazione comune, altre indicazioni previste da leggi e regolamenti, dettagliate istruzioni e eventuali precauzioni per il corretto uso e conservazione, l indicazione Tenere fuori dalla portata dei bambini e, se del caso, le modalità' di eliminazione dei contenitori e del contenuto non utilizzato. In mancanza di spazio, le indicazioni potranno essere riportate su un etichetta aggiuntiva applicata sul contenitore o, qualora ciò' non fosse possibile, fornite su un foglio opportunamente allegato al contenitore stesso, anche ricorrendo all uso di pittogrammi. TABELLA N: ETICHETTATURA DEI PREPARATI L'impostazione che H2O Professional utilizza per la stampa delle etichette è quella degli OGGETTI CONTENITORI. Una etichetta è composta da : un formato carta un formato etichetta Potendo liberamente creare sia l'uno che l'altro il risultato è la massima libertà possibile nella creazione di una etichetta personalizzata. Il formato carta rappresenta fisicamente il foglio di etichette sul quale si stamperà e viene definito in base alle dimensioni delle singole etichette e dei margini. Si potrà quindi adattare il programma al tipo di carta acquistata, la cui dimensione di penderà dal tipo di contenitore utilizzato. Sia avranno quindi molti formati carta di dimensioni diverse da applicare sui

91 91 contenitori di diversa misura. Il formato etichetta rappresenta le informazioni che si desidera stampare : queste informazioni sono denominate OGGETTI e in fase di costruzione sono soltanto dei contenitori che verranno poi riempiti dal programma al momento effettivo della stampa e tariffazione. In fase di costruzione quindi si decide COSA e DOVE l'etichetta conterrà. Un formato etichetta conterrà ad esempio, oltre l'intestazione della farmacia, la composizione ed il prezzo per le spedizioni estemporanee. Un altro formato potrebbe contenere anche la dicitura "veleno" oltre ad una immagine. Un formato potrebbe avere 20 componenti mentre un altro soltanto 3. Ogni formato etichetta viene costruito sulla base di un formato carta che ne determina la dimensione. Il formato etichetta può essere assegnato ad una o più formulazioni. In fase di tariffa & stampa le varie posizioni della etichetta verranno riempite con le informazioni del momento (composizione,prezzo, etc). Come si vede nella immagine 62, l'archivio può contenere molti formati etichetta, ognuno associato ad un formato carta. IMMAGINE 62: SCELTA FORMATO ETICHETTA / CARTA

92 Formato Carta Etichette tipi di carta Prendendo le misure con un righello,in millimetri, è possibile creare tutti i formati possibili. La immagine mostra un esempio di formato carta per etichette : Si può inserire manualmente la misura nelle apposite caselle: le misure sono precise al decimo di millimetro. Non sono ammessi valori inferiori a 0,1 millimetri. Il numero di righe rappresenta il numero di righe di etichette per pagina, mentre il numero di colonne rappresenta quello delle colonne di etichette per pagina, quindi in un formato 3x6 ci saranno 18 etichette per pagina. IMMAGINE 63: FORMATO CARTA Ci si può spostare nell'archivio dei formati carta con la barra Come si vede ogni formato è identificato da : (10 x 2) : righe x colonne (36 x 71) : dimensioni della etichetta (166 x 380) : dimensioni del foglio di carta Selezionando la casella MODULO CONTINUO si predisporrà la carta per la stampa su stampante ad aghi. Non sarà in questo caso necessario impostare il numero di righe di etichette per pagina. Nel caso di etichette per stampanti DYMO si potrà impostare il tipo di carta

93 93 digitando il codice etichetta. DYMO 9.2 Formato etichette Etichette formati etichette La immagine 64 mostra il layout di una etichetta tipo. E' possibile scegliere quali informazioni inserire, la posizione ed il carattere con il quale verranno stampate. ILLUSTRAZIONE 64: LAYOUT DI UNA ETICHETTA Inserimento Dal menu Impostazioni si seleziona dalla tabella degli oggetti inseribili quello che si desidera aggiungere in etichetta.

94 94 IMMAGINE 65: OGGETTI IN ETICHETTA Per inserire un oggetto si fa doppio click Posizionamento: una volta inserito il campo sarà possibile posizionarlo dentro l'etichetta, le cui dimensioni sono state definite precedentemente. Si trascini con il mouse il campo che si vuole riposizionare. Eliminazione: Si seleziona il campo e si preme il tasto CANC o DEL Proprietà Facendo click sul nome dell'oggetto nel pannello degli oggetti inseriti si avrà la evidenziazione e dunque la possibilità di variarne le proprietà. Dal pannello proprietà è possibile variare nel dettaglio ogni singolo campo Esempi di variazione del colore, tipo, dimensione, sfondo ed ombra del carattere.

95 95 E' possibile impostare la centratura o l' incolonnamento (per prezzo, lotto, bar code ). Codifica Data/lotto (Il progressivo viene mostrato in modo non numerico) Solo data ( Non viene visualizzato il progressivo) E' possibile visualizzare il prezzo come segue : Solo totale (Non viene mostrata la composizione del prezzo finale) Dir. Add (I Diritti addizionali non vengono calcolati insieme all'onorario professionale) IMMAGINE 66: NUMERO DI COMPONENTI IN ETICHETTA Il numero di componenti presenti in etichetta può essere variato dal pannello mostrato in immagine. E' possibile stampare la composizione su

96 96 una o due colonne e impostare la larghezza delle colonne. NOTA : la stampa di peso o percentuale verrà decisa al momento della stampa. E' possibile anche inserire una immagine o serie di immagini IMMAGINE 67: INSERIMENTO IMMAGINI IN ETICHETTA Si può disporre questa serie di immagini lungo uno dei 4 lati della etichetta e ridimensionarla a piacimento.

97 Creazione di un formato etichetta Etichette crea nuovo formato etichetta Se viene utilizzata la procedura guidata di creazione formati, la procedura si comporrà di 6 passi : 1. Selezione carta Fare click per scegliere il formato carta da assegnare alla nuova etichetta. 2. Aggiunta oggetti Scegliere tra gli oggetti disponibili quelli da inserire (Es. Intestazione,composizione,avvertenze) 3. Impostazione parametri In dipendenza degli oggetti inseriti dovranno essere impostati alcuni dati ( ES. numero massimo di componenti, testo libero) 4. Aggiunte di icone Opzionale. E' possibile aggiungere una o due immagini in posizioni predefinite. Successivi aggiustamenti potranno essere fatti in seguito. 5. Aggiunta di linee e riquadri Opzionale. E' possibile aggiungere alcune linee o riquadri predefiniti. Successivi aggiustamenti potranno essere fatti in seguito. 6. Creazione Facendo click su questo tasto viene generato il nuovo formato etichetta. Gli oggetti inseriti verranno posizionati al centro e la dimensione del testo sarà adattata alla dimensione della carta selezionata. Al termine dalla procedura viene aperta la finestra di gestione etichette tramite la quale sarà possibile effettuare gli aggiustamenti necessari. Se non viene utilizzata la procedura guidata è possibile comunque creare un nuovo formato in maniera non automatica. Per semplificare la procedura, quando si lancia il comando Nuovo, viene creato un nuovo formato etichetta, che potrà essere prelevato dal catalogo. Oppure si può scegliere di clonare il formato attuale.

98 98 IMMAGINE 68: CATALOGO ETICHETTE E' importante assegnare un nuovo nome prima di apportare le modifiche desiderate. Si può effettuare una prova di stampa per valutare l'allineamento dei dati e la correttezza delle misure. Per eliminare un layout dall'archivio di preme il tasto

99 Stampa Etichette All'atto della tariffazione si può registrare la preparazione e stampare la relativa etichetta. Per ogni formula è possibile assegnare un tipo di etichetta diverso : IMMAGINE 69: SCELTA TIPO ETICHETTA E TIPO CONTENUTO ad esempio le preparazioni multipli non avranno in etichetta il nome del medico prescrittore mentre avranno il codice a barre, le preparazioni estemporanee il contrario. Così come si può scegliere di stampare delle etichette con un carattere particolare per le preparazioni fitoterapiche. Ogni formato ha un nome ( ad es. "3x6", oppure "Tisana 3x6", oppure "multi 3x6" etc.). E' importante che il nome contenga anche un riferimento al formato di carta. Questo nome viene (assegnato al momento della creazione del formato) raggruppa in sé tutte le specifiche di quel tipo particolare di etichetta.

100 Stampa differita etichette Etichette stampa differita Dopo aver selezionato la stampa differita in fase di tariffazione si può accedere all'archivio delle etichette inviate in stampa. Tali etichette sono raggruppate per tipo carta. Dall'apposito pannello si può selezionare il tipo di carta desiderato e verranno mostrate le etichette che possono essere stampate. Per accedere ad altre funzioni posizionarsi su una delle righe e fare click con il tasto destro. Per disporre le etichette sul foglio si può scegliere l'auto disposizione oppure eseguire manualmente questa operazione facendo click su ognuna delle etichette che si desidera stampare. Notare che tutte le etichette devono essere posizionate prima di poter stampare. Le etichette stampate possono essere eliminate dalla coda di stampa ovvero essere lasciate per successive stampe.

101 Etichetta doppia In fase di modifica formato etichette è possibile assegnare una etichetta secondaria. La stampa di questo formato etichetta sarà sempre costituito da due etichette. L'etichetta secondaria deve avere lo stesso formato carta di quella primaria. Quando viene creato il collegamento vengono mostrate soltanto le etichette effettivamente collegabili.

102 Etichette flacone Dal pannello di acquisto sostanze è possibile stampare le etichette da apporre sul flacone, secondo la normativa corrente. DECRETO DEL MINISTRO DELLA SALUTE 18 NOVEMBRE 2003 (Procedure per l'allestimento in farmacia di medicinali non sterili in scala ridotta) Articolo 7 (Materie prime) [...] 4. Per le materie prime acquistate successivamente al 1 gennaio 2004 il titolare della farmacia, ovvero il direttore responsabile, deve apporre sulla confezione, facendo riferimento alla fattura di acquisto ovvero al documento di trasporto, un numero progressivo e la data di primo utilizzo. 5. Tutte le materie prime presenti in farmacia devono essere numerate con numerazione unica. Sul certificato di analisi deve essere apposta la numerazione e la data di ricezione. Tale certificato deve essere conservato. 6. Al momento dell esaurimento della confezione di materia prima usata, deve essere apposta sulla etichetta della stessa la data di ultimo utilizzo. Il flacone vuoto deve essere conservato per sei mesi a partire da tale data. TABELLA O: DECRETO DEL MINISTRO DELLA SALUTE 18 NOVEMBRE 2003 Dopo avere effettuato il carico in magazzino è possibile fare click sul pulsante (Stampa etichette flacone). La immagine mostra il pannello di scelta delle etichette da stampare e del formato etichetta da utilizzare. Questo formato è di tipo speciale ed è denominato "ETICHETTA FLACONE NBP". Può essere utilizzato qualsiasi formato etichetta / formato carta purché sia definito come formato flacone oppure contenga i seguenti oggetti: -Composizione 8 componenti, Avvertenza 1,Avvertenza 2, Peso,Scadenza,Sottonome

103 103 IMMAGINE 70: SCELTA ETICHETTA DI TIPO "FLACONE" E' possibile anche importare una delle "etichette flacone" standard dal catalogo e poi adattarle al proprio formato carta. Dopo avere premuto il pulsante "Stampa etichette" apparirà il modulo di stampa differita, tramite il quale si potranno stampare le etichette. Le informazioni contenute nell'etichetta stampata sono quelle inserite in fase di carico acquisto. Viene lasciato uno spazio per aggiornare manualmente le date di primo ed ultimo utilizzo. IMMAGINE 71: ETICHETTA FLACONE

104 Opzioni / Preferenze Strumenti preferenze 10.1 Salvataggio Mai : non viene effettuato alcun salvataggio automatico Un file diverso ogni Giorno / Settimana/ Mese : viene effettuato un salvataggio automatico ad ogni apertura di sessione. A seconda del metodo scelto si possono mantenere su disco i salvataggi di ogni giorno, settimana o mese. Nello sfortunato caso di una perdita o danneggiamento del database originale si può procedere con il ripristino del database di copia. Il massimo grado di sicurezza è dato dalla copia giornaliera ma per contro si ha un grande spreco di spazio. Una politica accettabile è quella di avere una copia mensile, cosicché un eventuale ripristino sia aggiornato al mese precedente. Naturalmente la scelta dipende dal grado di modifiche che si apportano agli archivi durante la lavorazione Privacy E' possibile, selezionando le caselle, inibire la registrazione del nome di medico e paziente sul registro preparazioni. Questo impedirà la visualizzazione delle preparazioni prescritte da ogni medico e la visualizzazione delle preparazioni acquistate da ogni paziente. Non impedirà comunque la stampa in etichetta Iva di vendita E' possibile effettuare il ricalcolo dei prezzi di vendita delle sostanze al variare della percentuale IVA Cancellazione registro preparazioni E' possibile impostare la cancellazione automatica (ad ogni avvio del programma) delle preparazioni con data antecedente alla data attuale del numero di mesi specificato. Questa cancellazione non passa dal cestino ed è quindi irreversibile Movimenti contabili E' possibile impostare attivare la registrazione dei movimenti contabili. In questa fase è possibile ricostruire i movimenti sulla base del registro preparazioni ed impostare un periodo per effettuare l'inventario periodico

105 105 delle giacenze di contenitori e sostanze Numero di lotto preparazioni E' possibile decidere il tipo di numerazione utilizzare per le preparazioni : - Standard (Anno,mese,giorno,ora) - Annuale (Anno,progressivo annuale) - Mensile (Anno,Mese,progressivo mensile) - Manuale (Anno,Mese,progressivo manuale) 10.7 Codice a barre Il parametro consente di variare il rapporto tra le righe strette e le righe larghe. Può essere utile per la stampa su certi tipi di stampante Automatismi Nuova formula: la creazione di una nuova formulazione è facilitata da una interfaccia semplificata che guida nelle operazioni. Inserimento righe multiplo: in fase di inserimento di un componente in una formulazione, la finestra di richiesta appare continuamente finché non si termina la fase di inserimento con il tasto F4 Controllo fattibilità: prima di entrare nel pannello "Tariffa & stampa" viene eseguito un controllo sul prelievo delle sostanze contenute nella formula

106 106 Formato etichette: consente l'apertura automatica della procedura guidata per la creazione dei formati etichette Calcolo data di validità : calcolo della data di scadenza della preparazione in base alla data di validità dei lotti dei componenti utilizzati secondo le NBP. Apri in tariffa e stampa : la scheda formulazione viene aperta direttamente in area spedizione (vedi pag 58) 10.9 Perdita di lavorazione Ad ogni prelievo viene associato un extra prelievo pari alla quantità determinata dalla percentuale inserita. E' possibile impostare zero Giorni di dispensabilità Quanti giorni prima della scadenza un lotto deve essere considerato non dispensabile Stampanti predefinite Possono essere impostate due stampanti come predefinite : una per la stampa delle etichette ed una per la stampa dei report in formato A4. Sarà comunque possibile cambiare la stampante in ogni momento.

107 Funzioni utili 11.1 Calcolatrice Calcolo diluizione alcool etilico Da GRADI a PERCENTO Si vuole calcolare la percentuale di Alcool Etilico 95 in Acqua per avere una certa gradazione alcoolica. Ad esempio per preparare Alcool Etilico a 55 Inserire la gradazione desiderata ( 55) Premere il tasto Il risultato sarà 51,05 % alcoolica Ciò significa che per 100 g di soluzione finale si devono pesare 1. 51,05 g di Alcool Etilico ,95 g di Acqua Distillata Da PERCENTO a GRADI In questo caso si vuole conoscere la gradazione alcoolica a partire dalla percentuale di Alcool Etilico 95 in Acqua. Inserire la percentuale ( 30) Premere il tasto Il risultato sarà 33,73 desiderata Ad esempio, avendo una soluzione di Alcool in Acqua al 30%

108 Calcolo pesi molecolari strumenti utility pesi molecolari Questa funzione serve a calcolare il peso molecolare di una sostanza conoscendo la formula bruta. Può anche essere utile a conoscere il rapporto in peso tra la sostanza base e la sostanza come, ad esempio, monoidrato, triidrato, cloridrato etc.. Nel pannello Formula base nell'esempio è stato inserito AL <spazio> CL3 <spazio> Gli spazi sono necessari per permettere il corretto riconoscimento dell'elemento. (Ad esempio : CO può essere sia Cobalto che Ossido di Carbonio). Se un elemento ha un indice numerico, lo spazio si può omettere, tenendo presente che alla fine della formula si deve sempre aggiungere uno spazio. Al di sotto della finestra di inserimento la formula viene ripetuta e, se è stata interpretata correttamente, tutti gli elementi verranno visualizzati in colore BLU. Se un elemento appare in colore ROSSO allora non è stato riconosciuto. Con lo stesso criterio nel pannello Agente complesso è stato inserito H12 <spazio> O6 <spazio>. Ne risulta che la molecola di Alluminio cloruro esaidrato ( AlCl 3. 6H2O) (PM = 108, ,34 = 241,42) contiene il 55,23% in peso di AlCl 3 (PM = 133,34) come tale.

109 Solubilità Questo modulo è utile per controllare la solubilità di una sostanza in uno dei solventi più comuni. Questo modulo è attivabile anche dalla scheda sostanza. Dal momento che il nome di una sostanza può avere diverse variazioni e sinonimi è talvolta necessario effettuare una ricerca tramite il menu a tendina. IMMAGINE 72: SOLUBILITÀ DELLE SOSTANZE NEI SOLVENTI PIÙ COMUNI La visualizzazione grafica consente di valutare quale sia il miglior solvente ed anche, digitando la quantità di soluto, risalire al volume approssimativo di solvente necessario.

110 Procedure NBP L'archivio contiene elenca le procedure catalogate. Per ogni procedura viene visualizzato : NUMERO : identificativo univoco NOME : Descrizione sintetica dell'argomento DOCUMENTO : Nome ed indirizzo del documento che descrive la procedura (DOC, PDF, HTM etc) Questo modulo consente sia la modifica dell'archivio che l'assegnazione di un gruppo di procedure ad una formulazione. Per modificare una voce fare DOPPIO CLICK sul valore da variare.

111 Additivi alimentari VENDITA DI INGREDIENTI/ADDITIVI ALIMENTARI art. 3 D.M n. 209 Vendita di ingredienti/additivi alimentari ripartiti e confezionati dalla farmacia su richiesta degli utenti L etichetta dovrà contenere il nome dell'additivo, il relativo numero CE la dicitura ad uso alimentare ovvero per limitato uso alimentare, oppure un riferimento più specifico alla destinazione dell'additivo; le condizioni di conservazione e di utilizzazione, qualora necessarie; le istruzioni per l'uso, qualora la mancanza possa non consentire un uso corretto dell'additivo; il nome o la ragione sociale e la sede del fabbricante o del confezionatore o di un venditore stabilito nell'unione Europea; la quantità netta; il termine minimo di conservazione. TABELLA P: VENDITA DI INGREDIENTI/ADDITIVI ALIMENTARI IMMAGINE 73: ADDITIVI ALIMENTARI E' possibile identificare la indispensabilità di un additivo alimentare consultando l'elenco interattivo. La mancata iscrizione di un additivo nell elenco allegato al D.M. 209/1996 e succ. modifiche costituisce divieto d impiego dello stesso negli alimenti. Ad esempio l'acido salicilico non è presente in questo elenco e non può considerarsi un additivo alimentare.

112 Statistiche Strumenti statistiche Eseguendo il modulo statistiche è possibile produrre dei grafici stampabili ed esportabili. La immagine mostra quali sono i grafici disponibili. Il periodo di osservazione può essere scelto liberamente.

113 Tabella 8 Dosi minime e massime Con il supporto di questo modulo si può determinare la rispondenza della spedizione alla tabella 8 della FU. E' possibile accedervi durante la lavorazione di una formulazione, ed in questo caso i componenti saranno aggiunti automaticamente. In ogni caso il controllo deve essere fatto dall'operatore. IMMAGINE 74: DOSI MINIME E MASSIME Questa funzione è consultazione. accessibile dal menu documenti anche per sola

114 Calendario di lavoro Questo strumento consente di pianificare l'attività del laboratorio sia per quanto riguarda le diverse preparazioni che i diversi preparatori. Tramite un calendario è possibile assegnare ad una certa data un EVENTO, cioè una preparazione effettuata da un determinato preparatore, ad una tale ora. Per ogni singola data viene mostrato il prospetto degli eventi pianificati, in ordine di ora di inizio. La durata minima di una preparazione è di 15 minuti e, in base alla durata prevista e all'ora di consegna, verrà calcolata l'ora di inizio lavoro. Le descrizioni sono generiche, non sono quindi vincolate all'esistenza in archivio della formulazione. E' prevista anche una lista di attività per giorno o per mese, in modo da poter anche effettuare a posteriori una analisi sull'attività trascorsa.

115 Scambi Strumenti scambi 12.1 Esportazione Questa funzione consente di copiare su un file le descrizioni di sostanze e formulazioni. Il file che ne risulta è estremamente compatto, adatto quindi alla trasmissione via internet. Si può ad esempio allegare questo file ad una . L'esportazione si può fare a più riprese, aggiungendo una alla volta le voci desiderate all'elenco di esportazione. Se si esporta una formulazione, verranno inserite anche tutte le sostanze che fanno parte della composizione. Esportazione Premendo tasto Scambi e scegliendo la funzione Esportazione si ha la possibilità di modificare l'elenco esportazione e di creare il file esportato. Esporta : crea il file Elimina riga : cancella la riga selezionata Elimina elenco : Al momento della esportazione l'elenco viene eliminato solo se richiesto.

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117 Importazione Questa funzione consente di aggiornare l'archivio con file ricevuti via o prelevati dal sito Importazione Premendo tasto Scambi e scegliendo la funzione Importazione si ha la possibilità di scegliere il file dal quale aggiornare l'archivio. I file di aggiornamento hanno estensione.hcl Dopo aver scelto il file di aggiornamento con il tasto APRI si accede alla seguente finestra : Come si vede nella immagine, vengono elencate le sostanze e le formule contenute nell'aggiornamento. All' inizio sono contemplate le seguenti possibilità : Sostanza esistente in archivio : Aggiornamento della scheda. Formula o sostanza esistente in archivio :Aggiornamento della scheda. A differenza della situazione precedente la ricerca è avvenuta per nome e non per codice, quindi la corrispondenza è considerata probabile. Formula o sostanza di cui non è stata rilevata la presenza nell'archivio : Aggiunta di una nuova scheda. Facendo doppio click sulla icona si potrà escludere dall'aggiornamento la sostanza o formula selezionata Formula o sostanza che verrà esclusa dall'aggiornamento. Con un nuovo doppio click si ritornerà alla situazione precedente. Per poter aggiungere o aggiornare una formulazione, tutti i componenti devono essere presenti nell'aggiornamento. Escludendo quindi un componente dall'aggiornamento si provocherà l'esclusione anche delle formule che prevedono quel componente. Facendo doppio click sul nome si accede alla scelta manuale della scheda da aggiornare.

118 118 E' possibile quindi decidere a quale sostanza già presente in archivio fare corrispondere la sostanza contenuta nell'aggiornamento. Qualora non si trovi alcuna corrispondenza si può decidere di aggiungere una nuova scheda. Esecuzione dell'aggiornamento Premendo l'apposito pulsante l'aggiornamento verrà eseguito secondo i criteri scelti. Saranno modificate la data di aggiornamento e la provenienza di ogni scheda aggiornata. Un elenco delle sostanze e formule aggiornate si può ottenere dal menu liste.

119 Programmi di servizio Ai programmi di servizio di accede dal menu di sistema tramite : START>programmi>h2oprofessional>programmi di servizio. Per il corretto funzionamento H2O Professional deve essere chiuso.

120 120 IMMAGINE 75: ACCESSO AI PROGRAMMI DI SERVIZIO 13.1 File di controllo Viene creato un file in cui sono riepilogate informazioni sullo stato del programma, del sistema e degli archivi. Non vengono inviate informazioni contenenti dati privati dell'utilizzatore o dati sensibili, come ad esempio medici o pazienti Preparazione archivi per invio Nei casi in cui è necessario inviare l'archivio per assistenza, si può inviare un archivio in cui i riferimenti a medici e pazienti siano stati eliminati per motivi di privacy 13.3 Prezzi sostanze Azzeramento dei prezzi delle sostanze in TN o acquistate o bloccate Archivi Salvataggio Consente di recuperare e rendere attivo uno degli archivi di salvataggio (vedi pag 104) Riparazione Tenta la riparazione di archivi danneggiati ( ad esempio dopo una interruzione di corrente con spegnimento brusco del PC) Cancellazione Consente di cancellare il registro preparazioni oppure gli acquisti. E' possibile anche reimpostare la numerazione dei flaconi, ma soltanto cancellando l'archivio Gestione preparatori Eseguendo il sottoprogramma denominato "Gestione preparatori" si accede alla seguente finestra:

121 121 IMMAGINE 76: GESTIONE PREPARATORI Per motivi di sicurezza, per accedere alla funzione, è obbligatorio nome preparatore password con diritti di amministratore. Suggerimento : Il preparatore "Administrator" viene inserito dal sistema e non è modificabile ne eliminabile. La password iniziale è vuota ed è opportuno cambiarla non appena possibile. Si avrà accesso alla lista dei preparatori e se ne potrà modificare il profilo. Esempio di profilo del preparatore "Nuovo-1" L'area statistiche non è modificabile e viene aggiornata automaticamente. Funzioni Aggiunta di un preparatore Fare click sul pulsante "NUOVO" Inserire NOME, PASSWORD, CONFERMA PASSWORD Impostare i permessi sulle singole azioni Eliminazione di un preparatore Fare doppio click sul nome del preparatore Fare click sul riquadro "ATTIVA" Fare click sul pulsante CONFERMA I preparatori non attivi non sono visibili e non hanno accesso al programma Cambio password Fare doppio click sul nome del preparatore dalla lista dei preparatori Inserire PASSWORD,CONFERMA PASSWORD Fare click sul pulsante CONFERMA Annullamento Fare doppio click sul nome del preparatore dalla lista

122 password dei preparatori Inserire spazio su PASSWORD e su CONFERMA PASSWORD Fare click sul pulsante CONFERMA Annulla modifiche Fare click sul pulsante RINUNCIA Nome del preparatore libero Selezionare la casella 122 IMMAGINE 77: GESTIONE PREPARATORI

123 Note sul software 14.1 Acquisto e Registrazione H2O Professional viene dato in prova dimostrativa funzionante senza limitazioni per 21 giorni. Al termine del periodo di prova si deve procedere all'acquisto del prodotto e all'attivazione E' possibile comunque l'utilizzo del software oltre i 21 giorni di prova, ma soltanto in modalità sola lettura. La procedura di attivazione è composta da tre passi : 1. Creazione del codice di richiesta 2. Pagamento, compilazione ed invio del modulo di richiesta 3. Inserimento della chiave di attivazione Dalla pagina iniziale si accede alla finestra registrazione per la creazione del codice di richiesta Inserire i le tre righe di intestazione identificative della farmacia

124 124 Inserire i propri dati anagrafici,di fatturazione, gli estremi di avvenuto pagamento tramite bollettino postale, bonifico o carta di credito (Per le modalità di acquisto consultare il documento che si trova nel CD di distribuzione) Premere il pulsante Crea modulo di richiesta Viene così creato un documento basato sui dati da voi inseriti ed un collegamento al documento viene posto sul desktop. E' possibile : Fare click sul pulsante di registrazione via internet Connettersi al sito entrare nell'area ATTIVAZIONE ed

125 125 IMMAGINE 78: RICHIESTA DI ATTIVAZIONE DI H2O PROFESSIONAL Mandare via il documento Entro 24/48 ore si riceverà la Chiave di attivazione. Tutto il lavoro svolto fino a questo momento non verrà perso: la procedura di attivazione non modifica i dati.

126 Aggiornamenti Il sito internet è sempre aggiornato. H2O Professional è stato pensato per facilitare al massimo lo scambio di informazioni tra colleghi. Si possono trovare aggiornamenti del programma di questo manuale del manuale dei riferimenti normativi dei listini delle ditte fornitrici degli archivi sostanze e formulazioni Gli aggiornamenti sono prelevabili da chiunque ma potranno essere installati soltanto da coloro che aderiscono all'abbonamento. Il codice di ATTIVAZIONE AGGIORNAMENTI è valido per 12 mesi dal suo rilascio. Attivando la funzione di aggiornamento automatico, al momento del lancio di H2O Professional sarà effettuata la ricerca di eventuali aggiornamenti. Per questo motivo è necessario un collegamento internet attivo.

127 Variazione chiave di attivazione E' possibile ottenere gratuitamente una nuova chiave di attivazione se è stato necessario cambiare il computer di installazione. La nuova chiave di attivazione sostituirà la precedente che non sarà più utilizzabile. Per cambiare il computer in cui H2O Professional è installato e conservare i dati, procedere come segue : 1. Prima di cominciare Vecchio sistema 2. Dal sito (area DOWNLOAD) prelevare il file di installazione e salvarlo sul desktop Dal sito (area AGGIORNAMENTI) prelevare il file di aggiornamento e salvarlo sul desktop Fare una copia degli archivi tramite i programmi di servizio oppure manualmente (Il file da copiare è denominato lab.h2o e si trova nella cartella \programmi\h2opro). Per completare l'operazione con successo,i seguenti passi dovrebbero essere eseguiti in questo ordine e senza omissioni Nuovo sistema Installare H2O Professional Lanciare il programma per assicurarsi che l'installazione sia andata a buon fine. Copiare il file lab.h2o (salvato dal vecchio sistema) nel nuovo sistema nella sua posizione originale. NON eseguire il programma per evitare che vengano corrotti gli archivi. Eseguire l'aggiornamento al programma. Eseguire H2O Professional. La copia in modalità DEMO funzionerà senza limitazioni per 21 giorni. Richiedere (via internet o ) la nuova chiave di attivazione fornendo il vecchio codice di richiesta ed il nuovo.

128 Funzionamento in rete E' possibile condividere gli archivi di H2O Professional fra due o più computer connessi in rete. IMMAGINE 79: FUNZIONAMENTO IN RETE In tutti i computer dovrà essere installata una copia di H2O Professional e dovrà essere richiesta una chiave di attivazione. E' comunque possibile utilizzare una sola copia attivata considerando che tutte le altre copie avranno accesso agli archivi in sola lettura. Per condividere gli archivi sarà necessario impostare per tutte le postazioni lo stesso percorso relativo. Per esempio, se il computer ed il laptop sono connessi in rete : COMPUTER - funzionamento locale Laptop - condivisione archivi in rete. Da strumenti/preferenze impostare il percorso di rete in cui si trova l'archivio da condividere. Si consideri che per il funzionamento in rete, il computer (quello che nell'esempio funge da server) dovrà essere acceso. In caso di assenza del COMPUTER, il Laptop potrà comunque lavorare ma con gli archivi locali e quindi non aggiornati. E' fortemente sconsigliato l'uso parallelo (non in rete) di due versioni del programma in quanto le informazioni potrebbero non essere più allineate.

129 Accesso al programma L'accesso sarà consentito ai preparatori registrati che digiteranno la password corretta. NOTA: Inizialmente il preparatore è Administrator e la password è disattivata Tutte le preparazioni effettuate durante la sessione avranno come preparatore il detentore della password digitata. E' possibile cambiare il nome del preparatore senza chiudere il programma con la funzione CAMBIA PREPARATORE. Strumenti cambia preparatore IMMAGINE 80: CAMBIO PREPARATORE

130 130 Se è stata selezionata la casella Nome del preparatore libero allora sarà possibile digitare il nome del preparatore in fase di tariffa e stampa.(vedi pag. Errore: sorgente del riferimento non trovata) IMMAGINE 81: NOME DEL PREPARATORE NOTA : L'accesso al programma e la registrazione sul registro preparazioni non sono interessate da questa opzione. Il nome del preparatore impostato manualmente appare soltanto in etichetta.

131 Piccoli trucchi Il tasto F1 apre il manuale d'uso. Il manuale è sensibile al contesto. E' possibile importare oltre 100 formati di etichette grafiche dal catalogo ( modulo "formati etichette") E' possibile assegnare un numero di flacone personalizzato dal campo MNEMO in fase di carico ordine Per le preparazioni multi-dose si può effettuare e memorizzare la uniformità di massa ( foglio di lavorazione) Nei campi numerici ( pesi o valuta) facendo doppio click si attiva una micro calcolatrice con le operazioni base ( + - x / ). I carattere sarà verde su nero e premendo enter il risultato del calcolo sarà inviato al campo originario. Si può ristampare un foglio di lavorazione tramite il registro preparazioni (FORMULE->REGISTRO) Dal modulo STORICO FLACONI è possibile controllare ogni singola operazione effettuata con un certo flacone di una certa sostanza. Lo storico flaconi è raggiungibile dal menu principale, dalla scheda acquisti, dalla scheda sostanza e dalla scheda formula Per personalizzare un listino fornitore si apre la scheda fornitore, si fa click sul pulsante LISTINO e poi su AGGIUNGI RIGA E' possibile aprire la scheda di una spedizione dal registro preparazioni anche digitando il progressivo univoco di spedizione E' possibile assegnare l'ubicazione preferita di una sostanza dalla scheda sostanza, area generale. Le formulazioni in cui una sostanza è presente possono essere visualizzate dalla scheda sostanza, area formulazioni. In fase di carico si può specificare il titolo di purezza di una sostanza ovvero la percentuale di sostanza base in un complesso La giacenza di una sostanza è espressa come un intervallo tra un minimo ed un massimo ( viene considerata la perdita di lavorazione dovuta ad ogni prelievo) Il colore del numero di flacone indica sempre la possibilità di essere utilizzato. Per smaltire i flaconi esauriti è possibile utilizzare la funzione di "situazione giacenze e scadenze" Ad ogni acquisto viene associata una scheda tecnica in cui vengono specificate la provenienza e le caratteristiche della sostanza Per modificare la scorta minima e massima è possibile utilizzare la funzione di "situazione giacenze e scadenze"

132 132 Per modificare la giacenza di una sostanza ( ad esempio dopo un inventario) si può utilizzare la funzione della scheda sostanza, area acquisti, riquadro giacenza.. In fase di carico è possibile specificare il "peso con contenitore" in modo da poter effettuare un inventario periodico. La percentuale assegnata per la perdita di lavorazione può essere modificata dal pannello strumenti->preferenze. Si possono stampare le etichette per i flaconi dalla scheda acquisto -> strumenti -> etichette flacone Se una sostanza è dopante, si può assegnare la relativa classe tramite il pulsante dalla scheda sostanza, area generale. Per visualizzare le sostanze in scadenza è possibile utilizzare la funzione di "situazione giacenze e scadenze" E' possibile personalizzare le informazioni allegando un documento esterno (pagina WEB, PDF, una immagine, un documento di testo etc) alla scheda sostanza. ( scheda sostanza, area proprietà) Un flacone non disponibile non può essere utilizzato per una preparazione ma risulta ancora in carico in magazzino. Il documento riepilogativo dell'acquisto può essere stampato dopo il carico dell'ordine. Un flacone smaltito non risulta più in carico in magazzino. Si può accedere alla documentazione presente sul CD della FU relativa ad una sostanza tramite il bottone info della scheda sostanza Se una sostanza ha delle avvertenze da riportare in etichetta è possibile specificarle nello spazio presente nella scheda sostanza Per ogni sostanza è possibile assegnare un fornitore preferenziale (scheda sostanza->consumi). Facendo click sul nome della colonna di un acquisto, le righe saranno ordinate per nome, flacone o Mnemo. In fase di carico di un ordine è possibile specificare il prezzo lordo o netto della confezione acquistata ovvero il prezzo netto al grammo. Gli altri valori saranno ricalcolati di conseguenza. Facendo click con il tasto destro su un componente in area formula sarà possibile scegliere quale sinonimo utilizzare in etichetta e nel foglio di lavorazione.

133 Domande frequenti 1. La data preparazione e la data di validità vengono inserite manualmente o automaticamente con l immissione della preparazione? Vedi pag 41 ( Spedizione ) Vedi pag 105 ( Automatismi) 2. cosa rappresentano i numeri alla voce lotto, a cosa servono e come si determinano? Vedi pag 105 ( Numero di lotto preparazioni ) 3. ll progressivo formulazione è il numero di lotto interno che viene riportato anche in etichetta e che verrà riportato anche per i multipli? Vedi pag 58 ( Tariffa e stampa ) Vedi pag 105 ( Numero di lotto preparazioni ) 4. come si fa ad inserire nuovi preparatori e a nominare un amministratore del sistema? Vedi pag 120 ( Gestione preparatori ) 5. come si fa ad immettere e memorizzazione un metodo particolare di preparazione o annotazioni per il preparatore? Vedi pag 41 ( Uso/note ) 6. il lotto interno delle sostanze è un progressivo per anno solare? Vedi pag 28 (4.5 - Carico giacenze) 7. nel caso si usi una miscela di eccipienti pre composta e codificata con numero di lotti univoco, come si fa a far comparire solo il nome della miscela e non la composizione completa? Vedi pag 74 ( Miscele di eccipienti) Vedi pag 44 ( Altri parametri per la stampa etichetta) 8. come si fa ad esprimere i quantitativi totali in ml per le preparazioni liquide? Vedi pag 51 ( Volume approssimativo)

134 134 Vedi pag 60 ( Formato composizione ) 9. come si imposta la differenza tra magistrale od officinale? Vedi pag 40 ( Generale ) 10. il peso specifico (gr/ml) per le polveri è sempre = 1? Nei liquidi va memorizzato se non presente? Il peso/volume viene prelevato dall anagrafica sostanze? Vedi pag 17 (4.3 - densità ) Vedi pag 9 ( Proprietà/Precauzioni) 11. come si può immettere una formula di prova per poter comunicare un preventivo di costo? Vedi pag 47 ( Formula solo etichetta) 12. in una formulazione, a cosa serve il subnome? Vedi pag 40 ( Generale ) 13. come si fa a variare il prezzo finale ed a memorizzarlo onde non immetterlo ogni volta. Vedi pag 61 ( prezzo finale ) 14. che cosa è ed a cosa serve il documento esterno? Vedi pag 41 ( Uso/note ) Vedi pag 9 ( Proprietà/Precauzioni) 15. come si può ristampare il foglio lavorazione senza nuova memorizzazione formula? Vedi pag 67 (5.9 - Registro preparazioni) 16. in preferenze cosa vuole dire apri in tariffa e stampa? Vedi pag 105 ( Automatismi)

135 Bibliografia FARMACOPEA UFFICIALE della Repubblica Italiana XII Edizione ROMA Ringraziamenti I tanti colleghi che utilizzano H2O Professional, e in particolar modo coloro i quali hanno trovato difetti o suggerito modifiche. SIFAP Società Italiana Farmacisti Preparatori Copyright H2O Professional è protetto dalle leggi sul diritto d'autore Autore e unico titolare dei diritti è il Dott. Flavio Bosco

136 Indice 1 - INTRODUZIONE 2 - Concetti essenziali Area di lavoro Inserimento dati Pesi e volumi Valuta Data Mouse Flaconi Ricerca rapida 3 - Archivio sostanze Nuova sostanza Scheda sostanza Generale Proprietà/Precauzioni Formulazioni Acquisti caricati (lotti interni) a) - Flacone b) - Dettaglio Giacenza c) - Storico flacone 4 - Gestione acquisti Fornitori Storico acquisti e proposte Acquisto sostanze Lista acquisti a) - Proposta di acquisto b) - Acquisto caricato Documentazione di acquisto Stampa / ordine Richiesta quotazioni Richieste Quotazioni Ordini Carico giacenze Inventario immediato Ordine immediato a fornitore Inventario iniziale per sostanza Inventario periodico per flacone Situazione giacenze Statistiche Consumi / Acquisti Storico flaconi Ubicazioni 5 - Formulazioni Archivio formule Scheda formula Generale Formula

137 Tariffa Prezzi Storico Uso/note Lista Spedizione Composizione area composizione area misure area preparazioni frequenti Altri parametri Nuova formulazione Specifica dei componenti Specifica del peso Modifica formulazione Aggiunta di un componente Eliminazione di un componente Sostituzione di un componente Variazione di peso o percentuale Imponi Peso Visualizzazione misure Volume approssimativo Peso unitario, dosi, confezioni Tariffa Fattibilità Tariffa e stampa Foglio di lavorazione Uniformità di massa Nome del preparatore Registro preparazioni Stampa registro preparazioni Stampa registro veleni, dopanti, stupefacenti Dopanti Miscele di eccipienti Creazione di miscele di eccipienti Utilizzo delle miscele di eccipienti Altri archivi Medici Pazienti Contenitori Caratteristiche di un contenitore 78 a) - Aggiungere / eliminare una dimensione 79 b) - Aggiungere / eliminare una forma di contenitore Onorari professionali e diritti addizionali 80 a) - Tariffa 80 b) - Multipli 80 c) - Definizione 80

138 8 - Stampe Lista sostanze Lista formulazioni Lista acquisti Stampa analitica flaconi Movimenti contabili 9 - Etichette Formato Carta Formato etichette Creazione di un formato etichetta Stampa Etichette Stampa differita etichette Etichetta doppia Etichette flacone 10 - Opzioni / Preferenze Salvataggio Privacy Iva di vendita Cancellazione registro preparazioni Movimenti contabili Numero di lotto preparazioni Codice a barre Automatismi Perdita di lavorazione Giorni di dispensabilità Stampanti predefinite 11 - Funzioni utili Calcolatrice Calcolo pesi molecolari Solubilità Procedure NBP Additivi alimentari Statistiche Tabella 8 Dosi minime e massime Calendario di lavoro 12 - Scambi Esportazione Importazione 13 - Programmi di servizio File di controllo Preparazione archivi per invio Prezzi sostanze Archivi Salvataggio Riparazione Cancellazione Gestione preparatori 14 - Note sul software

139 Acquisto e Registrazione Aggiornamenti Variazione chiave di attivazione Funzionamento in rete Accesso al programma Piccoli trucchi Bibliografia Ringraziamenti Copyright Indice delle tabelle NBP QUALIFICAZIONE FORNITORI DOCUMENTAZIONE DELLE MATERIE PRIME CONSERVAZIONE DELLE MATERIE PRIME MAGISTRALE E OFFICINALE PREPARATO IN SCALA RIDOTTA VERIFICHE LIMITI DI UTILIZZAZIONE OPERAZIONI DI PREPARAZIONE DOCUMENTAZIONE DEI PREPARATI UNIFORMITÀ' DI MASSA DECRETO 24 SETTEMBRE 2003 CONTENITORI ETICHETTATURA DEI PREPARATI DECRETO DEL MINISTRO DELLA SALUTE 18 NOVEMBRE 2003 VENDITA DI INGREDIENTI/ADDITIVI ALIMENTARI