Programma del corso Funzionalità del sistema di protocollo informatico "Titulus 97 XML"

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2 Programma del corso L'Informatica nella PA: una panoramica Nozioni di base sull'organizzazione e conservazione di documenti e fascicoli Manuale di gestione del Protocollo Informatico Funzionalità del sistema di protocollo informatico "Titulus 97 XML"

3 FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO "TITULUS 97 XML"

4 Funzionalità di un sistema di protocollo informatico Protocollazione di documenti Gestione delle anagrafiche Smistamento del flusso documentale Ricerche di documenti e fascicoli Funzioni di monitoraggio del sistema documentale

5 MENU DI AVVIO Come tutte le maschere di Titulus, appare in maniera differente a seconda della tipologia di utente che accede. Il Profilo Personale definisce le diverse abilitazioni e, quindi, che cosa ogni utente può vedere e che cosa può fare. È possibile pre-definire alcuni profili standardizzati diversificando i singoli utenti per categorie meglio identificabili e semplificando la gestione delle abilitazioni di competenza del Servizio Protocollo.

6 AOO

7 TIPOLOGIA DOCUMENTI Per documento dell Amministrazione Centrale si intende un documento amministrativo prodotto o acquisito dagli uffici dell amministrazione centrale nello svolgimento della propria attività o nell esercizio delle proprie funzioni. È fondamentale identificare con esattezza il tipo di documento che si vuole registrare in base allo stato di trasmissione: Protocollo in Arrivo Protocollo in Partenza (Primo destinatario esterno) Documenti non protocollati Protocollo tra Uffici (Primo destinatario in Amm.Centrale) ( Repertori )

8 Documenti in Partenza CAMPI OBBLIGATORI NON modificabili: destinatario soltanto DESCRIZIONE (se struttura) soltanto COGNOME e NOME (se privato) Elenco allegato regole per l anagrafica!

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11 Documenti in Partenza con più di tre destinatari Per esigenze di semplificazione della procedura - ricordando che è obbligatorio mantenere nel registro di protocollo l indicazione di tutti i destinatari del documento - l anagrafica da utilizzare è esclusivamente Elenco allegato. Ne consegue l obbligo di allegare alla registrazione il file contenente l elenco dei destinatari!

12 Oggetto CAMPO OBBLIGATORIO (In tutte le tipologie) NON modificabile: L oggetto è il principale campo di ricerca strutturata e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione evidenziando gli elementi giuridicamente rilevanti del documento: normalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di documenti scrittura esplicita senza indicazioni mute alla normativa sintesi, ma anche tutte le informazioni necessarie perché chiunque possa capire agevolmente il testo di un documento Soglia minima: trenta caratteri non ripetibili

13 Allegati CAMPO OBBLIGATORIO (In tutte le tipologie) NON modificabile: Il numero e la descrizione degli allegati sono parte dell atto pubblico e quindi elementi essenziali per l efficacia della registrazione. Va riportata la descrizione degli allegati e non singolarmente il loro oggetto. Se il campo assume valore 0 (zero) si certifica l assenza verificata degli allegati Soltanto nel caso di allegati voluminosi, pervenuti direttamente ad una UOR, si possono non inoltrare al Servizio Protocollo ma è obbligatorio riportare sul documento almeno il loro numero: in questo caso il Protocollo in Arrivo registrerà il numero di allegati dichiarato e la dicitura Trattenuti dall Ufficio

14 Conteggio automatico Allegati (numero delle righe editate)

15 Classificazione CAMPO OBBLIGATORIO (In tutte le tipologie) modificabile: Voce di Indice: permette la selezione titolo/classe - descrizione Classif. : campo sussidiario alla Voce di Indice, accede al Titolario permettendo la selezione diretta di Titolo e Classe

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18 Casella di spunta dati sensibili o giudiziari

19 Responsabilità: persone / strutture interne Se utilizziamo il Protocollo in Partenza devono essere registrate esclusivamente in Copie conoscenza! Assegnazione CC a tutte le Persone dell Ufficio o ad una in particolare.

20 Amministrazione Centrale

21 Documenti Informatici Il file del documento va SEMPRE inserito nel paragrafo Documenti informatici (NON modificabile)

22 Conversione dei files allegati

23 Ricerche

24 Ricerche

25 Ricerche

26 ESITO RICERCA (elenco documenti) Proposta ulteriore ricerca dal Menù di avvio

27 ESITO RICERCA (elenco documenti) E possibile ridefinire l ordinamento

28 ESITO RICERCA (elenco documenti) Esportazione della selezione in un file Excel

29 ESITO RICERCA (elenco documenti) Fascicolazione!

30 ESITO RICERCA (elenco documenti) Trasferimento a diverso RPA!

31 ESITO RICERCA (elenco fascicoli) Selezione in ordine alfabetico!

32 Titulus non è prendere il numero di protocollo con Titulus dobbiamo gestire i documenti!

33 Documenti in gestione (UOR) La cartella dei documenti in gestione è la propria scrivania di lavoro deve essere pulita!

34 Documenti in gestione (UOR) Se ci viene assegnato un documento che non è di nostra competenza:

35 Documenti in gestione (UOR) Se ci viene assegnato un documento che interessa anche altre UOR:

36 Documenti in gestione (UOR) Si pulisce la propria scrivania riordinando i documenti secondo un ordine logico: ogni gruppo di documenti sta in una cartellina e dentro ogni cartellina possiamo controllare a che punto siamo con quel procedimento, quella persona, quella attività Anche in Titulus va mantenuto lo stesso ordine!

37 Documenti in gestione (UOR) Si pulisce la scrivania buttando nel cestino quello che non serve oppure fascicolando!

38 Il Registro di Protocollo

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