Codice di comportamento aziendale

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1 Codice di comportamento aziendale GBP e GBP Directives

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3 Codice di comportamento aziendale * (General Business Principles) Introduzione A supporto dell impegno di Philips per un comportamento responsabile, a livello di impresa, e per il perseguimento di un futuro sostenibile sotto il profilo economico, sociale e ambientale il Codice di comportamento aziendale enuncia le linee guida per una gestione degli affari informata al rispetto dell etica e dell integrità morale. Esso ha l obiettivo di disciplinare le decisioni e le iniziative di Philips in tutto il mondo e riguarda sia il comportamento dell azienda nel suo complesso sia il comportamento dei singoli dipendenti nello svolgimento delle attività proprie di Philips. Esso è, inoltre, subordinato al rispetto delle leggi applicabili ai singoli casi di specie. Il Codice di comportamento aziendale non ha la pretesa di essere esaustivo, ma piuttosto formula alcune norme minime di comportamento. Esso lascia alle divisioni di prodotto ed alla direzione dell organizzazione nazionale la libertà di definire ulteriori regolamenti di comportamento aziendale. Allo scopo di facilitare l attuazione pratica del Codice di comportamento, sono state pubblicate alcune linee guida di comportamento generali, applicabili a tutti i dipendenti. Esistono, inoltre, alcune linee guida di comportamento specifiche, quali il Codice etico in materia finanziaria ed il Codice etico in materia di acquisti, che sono applicabili alle relative categorie di dipendenti. Le linee guida di comportamento generali e le linee guida per specifiche categorie di dipendenti costituiscono parte integrante del Codice di Comportamento (cumulativamente indicato come il Codice di comportamento aziendale ). Il Codice di comportamento aziendale adottato dal Board of Management ed approvato dal Supervisory Board verrà riesaminato ad intervalli regolari ed eventualmente aggiornato, se del caso. Per garantire che l etica degli affari sia considerata una questione viva e sentita nell ambito aziendale, è stato attivato in tutto il mondo un programma di training che ha lo scopo di innalzare la soglia della consapevolezza della necessità di un rigoroso rispetto delle regole contenute nel Codice di comportamento aziendale. Dicembre 2003 * Nella presente edizione del Codice di comportamento aziendale le espressioni Philips e gruppo Philips sono utilizzate solo per comodità e si riferiscono alle società del gruppo Philips che comprendono la Koninklijke Philips Electronics N.V.e le società ad essa collegate. 1

4 1. Impegno generale La missione di Philips consiste nel migliorare la qualità della vita delle persone attraverso la tempestiva introduzione di significative innovazioni tecnologiche. Infatti, in un mondo in cui la tecnologia sempre più ha un impatto su ogni aspetto della nostra vita quotidiana, Philips aspira ad essere un fornitore leader di soluzioni nei settori della salute e cura della persona, del lifestyle nonché delle tecnologie che facilitano tutto ciò, esaltando la soddisfazione dei propri clienti con prodotti e servizi che rispondono e persino superano le loro aspettative. Philips desidera proporsi come partner responsabile nella società, agendo con integrità nei confronti sia dei propri azionisti, clienti, dipendenti, fornitori, partner commerciali e concorrenti, sia dei governi, delle agenzie governative ed eventuali altri terzi interessati dalle sue attività. Philips si impegna ad osservare debitamente le norme di legge applicabili nei paesi in cui svolge la propria attività ed a valutare regolarmente i propri interessi e gli interessi di persone ed enti con cui viene in contatto allo scopo di stabilire e mantenere con essi un rapporto sano e duraturo. Philips compie ogni sforzo necessario ad adattarsi alla situazione esistente a livello locale nel tentativo di adottare l approccio più adeguato ai possibili problemi da affrontare, nel rispetto dei vincoli posti dalla legge applicabile e da una condotta responsabile. A tale riguardo Philips sostiene il principio del dialogo e della cooperazione con tutte le parti coinvolte Diritti umani Con riferimento alla Dichiarazione Universale dei Diritti dell Uomo, che stabilisce che tutte le componenti della società, incluse le persone giuridiche, hanno il dovere di rispettare e salvaguardare i diritti umani e, nell ambito del legittimo ruolo che compete al business, Philips sostiene e rispetta i diritti umani e si impegna attivamente per garantire che la propria attività non si traduca in una forma di partecipazione ad alcuna violazione dei diritti umani Lavoro minorile e lavoro forzato In nessun caso Philips fa uso di lavoro eseguito in condizioni di costrizione, né di lavoro minorile in violazione delle Convenzioni ILO n. 138 a n Concorrenza nel libero mercato Philips informa la conduzione dei propri affari al principio della libera concorrenza nel mercato e rispetta le leggi ed i regolamenti applicabili in materia. 2

5 1.4. Sicurezza dei prodotti Philips si propone sempre come obiettivo quello di fornire prodotti e servizi sicuri Riservatezza dei dati personali La riservatezza dei dati personali di clienti, dipendenti e partner commerciali, nonché quella degli altri individui sarà protetta da Philips Protezione dell ambiente Conformemente al proprio impegno per uno sviluppo sostenibile, Philips farà tutto quanto è ragionevole e praticabile per ridurre al minimo gli eventuali effetti negativi della propria attività sull ambiente. 2. Impegno verso i clienti Philips svolge la propria attività con l obiettivo di migliorare la vita delle persone. Il suo scopo è quello di esaltare costantemente la soddisfazione di ogni cliente attraverso la realizzazione di innovazioni sia grandi che piccole. A tale scopo Philips cerca di mantenere aperto un dialogo continuo con i propri clienti, impegnandosi ad ascoltare e ad imparare da loro, al fine di rendere possibile la realizzazione di soluzioni che i clienti effettivamente desiderano e delle quali hanno realmente bisogno. Philips agisce sempre nei confronti dei propri clienti in maniera leale e diretta, nel rispetto dei più elevati livelli di integrità e correttezza. 3. Impegno verso gli azionisti È di importanza fondamentale per Philips svolgere la propria attività nel rispetto dei più elevati standard internazionali di buona corporate governance. Philips si impegna, inoltre, ad ottenere un ritorno soddisfacente sul capitale azionario, con l obiettivo da un lato di mantenere un dividendo sostenibile per gli azionisti e dall altro di assicurare la disponibilità di fondi sufficienti a generare una crescita proficua. Philips attribuisce grande valore alla relazione con i propri azionisti e con i mercati finanziari ed in quest ottica fornisce, pertanto, informazioni tempestive, regolari e affidabili in merito alle proprie attività, alla propria struttura, alla propria posizione finanziaria nonché alle proprie prestazioni. 4. Impegno verso i dipendenti Philips crede che i propri dipendenti siano una risorsa chiave. Considera di fondamentale importanza un clima positivo di dialogo, di coinvolgimento e di responsabilità in cui si promuovano lo sviluppo individuale e l uso ottimale dei talenti personali. 3

6 Diritto di organizzazione Philips riconosce e rispetta la libertà dei propri dipendenti di scegliere se intraprendere relazioni o associarsi con qualsiasi organizzazione. Philips rispetta nell osservanza di leggi e regolamenti locali, dei contratti collettivi nazionali e locali e delle prassi aziendali il diritto dei propri dipendenti di farsi rappresentare dai sindacati o da altre organizzazioni lavorative, impegnandosi a negoziare con esse, direttamente ed in proprio oppure attraverso le associazioni rappresentative dei datori di lavoro, per raggiungere accordi sulle condizioni di lavoro dei propri dipendenti Salute e sicurezza Philips fa tutto ciò che è ragionevole e possibile per salvaguardare la salute e la sicurezza dei propri dipendenti Parità ed equità di trattamento In Philips ciascun dipendente, uomo o donna che sia, gode di pari opportunità e parità di trattamento in termini di riconoscimento personale e di prospettive di carriera, a prescindere dalle sue origini, dalla sua razza, genere, nazionalità, età, preferenza sessuale e convinzione o fede religiosa. Le stesse regole vengono rispettate anche in sede di ricerca e selezione del personale. Philips si impegna attivamente per garantire la parità di retribuzione a parità di lavoro svolto ed eguale inquadramento in aree geografiche similari. Nessuna forma di molestia o discriminazione viene tollerata Retribuzione La retribuzione e le ore lavorative sono determinate nell osservanza delle regole legislative locali e sono in ogni caso in linea con le normative di settore applicabili. 5. Impegno verso fornitori e partner commerciali Philips si impegna per instaurare e mantenere con i propri fornitori e partner commerciali dei rapporti volti al perseguimento dell interesse reciproco. Mira ad assegnare occasioni di business a quei fornitori e partner commerciali che agiscono con lealtà e correttezza verso i propri committenti e che rispettano le leggi applicabili nei paesi nei quali operano. 6. Risorse aziendali e informazioni 6.1. Uso e protezione delle risorse aziendali Ogni dipendente è responsabile dell uso appropriato, della salvaguardia e della conservazione dei beni e delle risorse di

7 Philips così come delle informazioni riservate fornite a Philips dai propri partner commerciali. I beni e le risorse aziendali, così come le eventuali opportunità che si presentino nell ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, dovranno essere utilizzati dai dipendenti solo ed unicamente per il perseguimento ed il raggiungimento degli obiettivi aziendali e non per interesse privato Rivelazioni indebite Philips considera le informazioni relative alla propria attività come una risorsa aziendale che deve, pertanto, essere salvaguardata contro il rischio di eventuali perdite, violazioni, uso o diffusione indebita. Philips si impegna attivamente a non utilizzare informazioni fornite da terzi qualora vi sia il sospetto che tali informazioni siano state fornite in violazione di un obbligo di riservatezza, a meno che l informazione: a) sia accessibile al pubblico a prescindere dalla diffusione della medesima da parte di Philips; b) sia stata sviluppata in maniera indipendente da Philips; c) sia stata fornita a Philips senza alcun vincolo di riservatezza da parte di un terzo che non è soggetto ad alcun obbligo di riservatezza oppure in base a norme di legge Insider trading (operazioni di borsa effettuate sulla base di informazioni riservate) Tutti i dipendenti devono rispettare le regole stabilite da Philips in materia di insider trading. Ciò comporta che eventuali informazioni non pubbliche che siano potenzialmente idonee ad influenzare il prezzo di mercato delle azioni Philips dovranno essere mantenute rigorosamente riservate fino alla loro divulgazione da parte dei soggetti a ciò autorizzati. Inoltre, i dipendenti che siano a conoscenza di informazioni sensibili e potenzialmente idonee ad influenzare il prezzo delle azioni Philips ed i relativi diritti dovranno astenersi dall eseguire direttamente o indirettamente transazioni in azioni Philips o in tali diritti. Infine, i dipendenti dovranno attenersi al rispetto delle norme e regole statutarie in materia di insider trading con riguardo ai titoli delle altre società quotate in borsa. 7. Integrità nella conduzione degli affari 7.1. Corruzione; registrazione delle transazioni Philips sostiene fermamente il rispetto dell onestà, integrità ed imparzialità in tutti gli aspetti della propria attività. è vietata qualsiasi forma di corruzione; eventuali commissioni sui pagamenti e regali o favori personali possono essere accettati solo ed esclusivamente nel rigoroso rispetto delle linee guida di 5

8 comportamento aziendale. Philips si impegna attivamente per garantire il rispetto dei più elevati standard di trasparenza e responsabilità in ambito aziendale. Le registrazioni delle transazioni devono essere mantenute in modo accurato, completo e tempestivo in conformità con i principi della contabilità Philips. Non è consentito stabilire o mantenere riserve o beni non registrati Interessi di terzi Fatti salvi gli interessi di natura finanziaria in società quotate in borsa, i dipendenti non possono avere nessun interesse di natura finanziaria diretto o indiretto in società che siano fornitori di Philips o suoi concorrenti Contributi a partiti politici Le aziende appartenenti al gruppo Philips si impegnano a non effettuare alcun pagamento o donazione, in denaro o in natura, a partiti politici, ad organizzazioni politiche o a singoli esponenti della compagine politica, a meno che tali pagamenti siano fatti nella rigorosa osservanza del Codice di comportamento aziendale. 8. Rispetto del Codice di comportamento aziendale 8.1. Sanzioni Tutti i dipendenti Philips sono tenuti ad osservare il Codice di comportamento aziendale. Eventuali infrazioni al Codice potranno comportare l applicazione delle sanzioni disciplinari, incluso il licenziamento, con riserva di ulteriore azione civile o penale prevista dalla legislazione applicabile alla violazione commessa Politica della denunzia in forma anonima Allo scopo di incoraggiare la segnalazione delle eventuali violazioni al Codice di comportamento aziendale, è stata adottata una politica per le denunzie in forma anonima volta a mettere i dipendenti in condizione di effettuare eventuali denunce in forma anonima, senza timore di dover subire ritorsioni che portino all adozione di misure di natura disciplinare Rispetto del Codice di comportamento aziendale Il rispetto del Codice di comportamento aziendale è monitorato attraverso una rete di Compliance Officers, istituiti a livello di organizzazione nazionale e/o di divisione di prodotto, attivo in tutto il mondo, che periodicamente riportano al Corporate Review Committee GBP, il quale a sua volta informa il Board of Management in merito alla diffusione del Codice di comportamento aziendale e in generale lo supporta per tutte le questioni di carattere etico. L informativa in merito al rispetto del Codice di comportamento aziendale costituisce, inoltre, parte integrante della dichiarazione 6

9 relativa al controllo ed alla gestione degli affari (Statement of Business Controls) effettuata annualmente dai responsabili di business in quanto parte del processo a cascata che porta alla certificazione annuale del bilancio aziendale da parte del Chief Executive Officer/Chief Financial Officer. Il rispetto dei processi e delle procedure esistenti per garantire il rispetto del Codice di comportamento sono oggetto di audit da parte della funzione Philips Corporate Internal Audit. GBP Directives: direttive applicative Il presente documento costituisce parte integrante del Codice di Comportamento Aziendale che è applicabile alla società Koninklijke Philips Electronic N.V. e alle società ad essa consociate. Novembre Standard lavorativi e diritti umani 1.1. Impegno generale in materia di Convenzioni OIL Le Convenzioni dell Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) sono rivolte agli Stati membri dell OIL e non a singoli individui o società. Ciò nondimeno Philips sostiene l impegno dell OIL di arrivare a condizioni standard di lavoro universalmente accettate. Philips, inoltre, ha adottato procedure interne e linee guida relative alle sette principali convenzioni OIL, su temi quali il lavoro forzato, il diritto di organizzazione, la contrattazione collettiva, la discriminazione ed il lavoro minorile Impegno generale in materia di Patto Globale delle Nazioni Unite Philips supporta il Patto Globale delle Nazioni Unite nel suo obiettivo di fondare una economia globale più sostenibile e condivisa. Philips ha adottato procedure e linee guida interne relative ai temi trattati dalle Nazioni Unite in materia di diritti umani, standard lavorativi, ambiente e lotta alla corruzione. Nel caso di opportunità di business in nazioni dove i diritti umani siano a rischio, è obbligatorio contattare il Comitato di Revisione dei General Business Principles per preventive istruzioni Condotta dei fornitori e dei partner commerciali Philips si aspetta che i suoi fornitori, agenti, distributori e gli altri partner commerciali agiscano correttamente e con integrità nei confronti dei propri azionisti, che osservino le norme applicabili nei paesi in cui operano e che supportino e rispettino - nell ambito delle proprie legittime attività commerciali - i diritti umani internazionalmente riconosciuti, così da non essere implicati in alcun modo nell abuso di tali diritti. 7

10 1.4. Lavoro forzato In nessun caso Philips farà ricorso al lavoro forzato o obbligatorio - come il lavoro forzato eseguito da persone che si trovano in istituti o lavoro obbligatorio, incluso il lavoro come mezzo di coercizione politica o educativa - per costruire o assemblare i prodotti Philips. Salvo che sia previsto dalle leggi locali, i dipendenti Philips non saranno tenuti a depositare denaro o consegnare documenti di identificazione, passaporti o permessi di lavoro originali per lavorare. In conformità con quanto previsto dalle leggi locali, i dipendenti saranno liberi di porre termine al loro rapporto di lavoro con Philips con un ragionevole preavviso Lavoro minorile Philips non ricorre all uso del lavoro minorile che sia in contrasto con le convenzioni OIL n. 138 e Controllo delle Esportazioni e Sanzioni 2.1. Generale Beni, software, tecnologie e servizi non possono essere trasferiti, venduti o acquistati senza la debita osservanza della normativa in materia di controllo delle esportazioni e relative sanzioni. Questa regolamentazione impone obbligazioni giuridiche in capo a Philips con riferimento agli embargo commerciali, sanzioni economiche, merci e tecnologie controllate, beni che possano materialmente contribuire ad armi di distruzione di massa, componenti o clienti da considerare sensibili. Philips deve rispettare tutta la normativa in materia di controllo delle esportazioni e regole sulle sanzioni emanata, tra gli altri, dal Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite, l Organizzazione per la sicurezza e la cooperazione in Europa, l Unione Europea, gli Stati Uniti. Il non rispetto della normativa può causare un danno significativo a Philips: rifiuto o sospensione di diritti di esportazione, multe, sanzioni penali e civili e/o pubblicità negativa Il Sistema Philips in materia di controllo delle esportazioni La responsabilità del rispetto del controllo delle esportazioni è affidata alle unità operative e alle entità legali all interno dei Sectors/Business Groups. Philips opera nell ambito del sistema di gestione uniforme di Gruppo in materia di controllo dell esportazione. La funzione Corporate Export Controls fornisce assistenza specifica sui prodotti soggetti a controllo nelle esportazioni, sui controlli rilevanti, sulle politiche e sulla normativa. 8

11 Al momento di stabilire una relazione commerciale, è obbligatorio eseguire i controlli di conformità sui paesi che possano essere oggetto di sanzione o di embargo e seguire la procedura di controllo usando le informazioni e le liste governative pubblicate sulla sezione intranet dedicata al controllo delle esportazioni. 3. Regali 3.1. Impegno Generale Le decisioni di business dovrebbero essere prese esclusivamente in base ai benefici per Philips e non in considerazione di guadagni personali passati o futuri. Philips potrà offrire e accettare gesti di cortesia al fine di rafforzare e costruire legittime relazioni commerciali. Tuttavia, poiché favori personali e regali possono influenzare negativamente le relazioni commerciali, essi non saranno richiesti o concessi in circostanze tali da compromettere l integrità delle decisioni di business o di creare anche solo l apparenza di qualcosa di non corretto. L accettazione di offerte di regali e favori è consentita solo in conformità alle leggi applicabili e alle Direttive del Codice di Comportamento Aziendale (specialmente la Direttiva 6 Corruzione e pagamenti illegali) e qualora applicabili, alle linee guida locali o di Sector. Qualsiasi domanda relativa a regali o favori dovrà essere discussa con il GBP Compliance Officer Regali a esterni I regali (compresi gli inviti a eventi sportivi od altri eventi in qualità di ospiti di Philips) possono essere offerti solo in segno di cortesia nelle relazioni commerciali e sempre che questa pratica sia accettata localmente o nel settore dell industria come segno di apprezzamento e sia conforme alle norme applicabili. Non si possono dare regali sotto forma di denaro contante. Inoltre il regalo non dovrebbe avere un valore tale da influenzare una decisione di business e/o da portare a un rapporto di dipendenza o creare un apparenza di qualcosa di non corretto. La documentazione relativa a regali di valore superiore a 200 Euro in caso di prodotti Philips o 100 Euro in caso di prodotti non -Philips deve essere inserita nel Gift Registration Tool Philips in maniera accurata e completa dalla persona o dall ufficio che ha autorizzato i(l) regal(o)i. Ulteriori linee guida relative all offerta di regali: È proibito fornire qualsiasi forma di finanziamento a titolo personale a clienti o altri referenti nel business; La documentazione attestante pagamenti il cui importo superi 200 Euro per trasferte o soggiorni fuori dal proprio paese deve essere inserita nel Gift Registration Tool Philips a cura della persona o dell ufficio Philips che ha autorizzato il relativo pagamento; 9

12 10 Tutti i programmi di incentivazione ai clienti, rivolti alla forza vendita dei clienti e direttamente riconducibili alla vendita di prodotti Philips, devono essere esaminati dall ufficio legale prima che l accordo con il cliente venga perfezionato. Le Autorità e le Agenzie governative possono avere policy restrittive in relazione all accettazione di regali, sponsorizzazioni e inviti per eventi sportivi e soggiorni. Queste policy devono essere rispettate Regali da esterni Non è consentito accettare regali o favori personali che abbiano un valore commerciale. In generale, un regalo, che non sia denaro contante (il cui valore non superi i 50 Euro) potrà essere accettato se esso venga dato volontariamente e se non vi sia nessuna ragionevole probabilità che tale gesto sia in grado di influenzare il giudizio o le azioni di un dipendente Philips nell esecuzione delle proprie mansioni per Philips. Se il rifiuto di un regalo dovesse risultare scortese, tale regalo dovrà essere consegnato senza indugio al GBP Compliance Officer. È consuetudine di Philips donare tali regali ad istituzioni caritatevoli. Ulteriori linee-guida relativamente ai regali: È proibita qualsiasi forma di finanziamento a titolo personale erogata da un fornitore, da un cliente o da qualsiasi altro soggetto con il quale siano in corso rapporti commerciali, a meno che non si tratti di un istituto finanziario che agisce nello svolgimento della propria ordinaria attività. La presenza a manifestazioni sportive ed altri eventi in qualità di ospite del soggetto con il quale siano in corso rapporti commerciali è ammissibile solo fino ad un massimo di 2 volte all anno per cliente. Non sono permessi viaggi o pernottamenti a spese di terzi, come ad esempio (potenziali) fornitori. 4. Incarichi assunti all esterno di Philips 4.1. Conflitto di interessi Philips si aspetta che i propri dipendenti siano completamente dedicati all adempimento delle proprie funzioni e che evitino qualsiasi conflitto di interessi (anche potenziale) delle loro attività personali o dei loro interessi finanziari con il loro impegno di lavoro. Qualsiasi incarico assunto all esterno di Philips ed anche qualsiasi interesse finanziario (diretto o anche indiretto, cioè attraverso un familiare o un conoscente) che possa dare origine ad un conflitto di interessi deve sempre essere comunicato per iscritto al proprio capo diretto e al GBP Compliance Officer competente, che deve dare indicazioni al capo diretto in merito

13 alla effettiva sussistenza del conflitto di interessi Compensi Eventuali ricompense per attività svolte a favore di terzi devono essere consegnate a Philips. Tuttavia, se l attività è svolta per lo più durante il tempo libero del dipendente, il management potrà concedere al dipendente il permesso di trattenere in tutto o in parte il compenso ricevuto. La stessa disposizione si applica anche ai compensi ricevuti per incarichi accademici svolti part-time. Questa disposizione non si applica, invece, alle attività svolte nel tempo libero che non siano collegate con l attività professionale svolta per Philips. 5. Pagamenti a terzi 5.1. Impegno Generale Philips effettuerà pagamenti solo per beni o servizi ricevuti. Qualsiasi pagamento per un prodotto o servizio dovrà essere fatto all azienda e non al singolo individuo. La richiesta di pagare a un individuo quanto spetti a una società verrà rigettata. Tutti i pagamenti dovranno essere debitamente registrati negli appositi libri contabili. Tali libri dovranno essere a disposizione per eventuali ispezioni da parte dell Internal Audit. Non dovranno esserci né fuori libro né conti segreti. Nessun pagamento potrà essere effettuato per il tramite di agenti, consulenti, funzionari, distributori, rivenditori, e altre simili terze parti (in seguito: Terze Parti). Qualsiasi pagamento fatto direttamente a una Terza Parte si intenderà fatto a favore della Terza Parte stessa. I pagamenti in contanti non sono permessi; tutti i pagamenti dovranno essere fatti tramite conto corrente i cui estremi siano indicati per iscritto. Non sono permessi pagamenti sui cosiddetti conti cifrati Pagamento di commissioni L obiettivo di questa Direttiva è quello di assicurarsi che le regole stabilite nel Codice di Comportamento Aziendale sulla proibizione di qualsiasi forma di corruzione non siano aggirate attraverso il pagamento di provvigioni (si veda anche la Direttiva 6.2). Al fine di evitare tale condotta, la possibilità di accettare il pagamento di una provvigione dovrà essere valutata sulla base di un analisi accurata e completa, da parte del management responsabile, di tutte le informazioni riguardanti la provvigione proposta, i servizi che devono essere forniti ed il terzo al quale tale provvigione deve essere pagata, come meglio specificato dai Sector in linee guida scritte (in seguito: Linee Guida dei Sector). La consultazione preventiva dell ufficio legale è necessaria al fine di determinare se il pagamento proposto e il contratto che lo prevede siano conformi alle leggi e ai regolamenti nazionali ed internazionali e al Codice di Comportamento Aziendale. Il pagamento di qualsiasi provvigione a terzi deve essere 11

14 giustificato in maniera chiara e dimostrabile in relazione ai servizi resi a Philips Agenti, consulenti, funzionari, distributori, rivenditorie altre simili terze parti La remunerazione delle Terze Parti (come definite nella Direttiva 5.1) non può eccedere le normali e ragionevoli tariffe commerciali per il servizio legittimamente reso dalla Terza Parte. La Terza Parte dovrà essere incaricata per iscritto in forza di un contratto, che dovrà sempre includere un riferimento al Codice di Comportamento Aziendale. Tutti i predetti contratti dovranno essere vagliati dal management di Sector a livello locale. Il background della Terza Parte dovrà essere oggetto di esame approfondito da parte di colui che la propone in stretta cooperazione con il country management; prova di tale esame dovrà essere disponibile negli archivi. In nessun caso un Pubblico Ufficiale potrà essere designato come Terza Parte. I nomi e le condizioni d incarico di tutte le Terze Parti dovranno essere debitamente conservati. La documentazione contenente tutte le informazioni relative alle Terze Parti dovrà essere conservata presso i reparti commerciali e dovrà essere disponibile in qualsiasi momento per eventuali ispezioni da parte dell InternalAudit. Per maggiori dettagli sulla presente Direttiva 5.3 si faccia riferimento alle Linee Guida di Sector. 6. Corruzione e pagamenti illegali 6.1. Impegno Generale Philips conduce le proprie attività nel rigoroso rispetto di tutte le leggi e regolamenti applicabili, comprese le norme nazionali e internazionali contro la corruzione e si aspetta che i suoi partner facciano lo stesso. Per tangenti si intende pagamenti illegali o altri tipi di remunerazione fatti per influenzare e ottenere un vantaggio da una persona, una società o un pubblico ufficiale (per regali e pagamenti a persone e società, si vedano le Direttive 3 e 5) Norme Anti-corruzione Philips e i suoi dipendenti non influenzeranno policy pubbliche né tenteranno di farlo, non otterranno né manterranno affari ovvero vantaggi nella condotta degli affari offrendo o accettando pagamenti illegali, tangenti di ogni genere o altri metodi illegali. Le norme anti-corruzione, incluse le leggi nazionali adottate ai sensi della Convenzione contro la corruzione dei Pubblici Ufficiali Stranieri nelle Transazioni Commerciali Internazionali (in seguito Convenzione OECD) e il Foreign Corrupt Practice Act degli Stati Uniti (in seguito FCPA) il Bribery Act 2010 della Gran Bretagna (in seguito UK Bribery Act) proibiscono, in generale, il pagamento, l offerta o l autorizzazione a dare qualsiasi cosa che abbia un valore economico, o direttamente 12

15 o per il tramite di Terze Parti (per esempio un distributore, un agente, un consulente, o qualunque altro terzo esegua servizi per conto di Philips etc.) ad altre persone ovvero a pubblici ufficiali, partiti politici, esponenti politici o candidati politici, chiunque abbia una carica od un incarico in un azienda statale, ufficiali di un organizzazione governativa/internazionale e chiunque detenga una qualsiasi carica giudiziaria, amministrativa o legislativa (in seguito Pubblici Ufficiali) con l intento di ottenere o mantenere un affare, dirottare affari su persone, ottenere un vantaggio improprio negli affari o influenzare un atto ufficiale o la decisione del terzo o del Pubblico Ufficiale. Tali norme anti-corruzione si applicano non solo alle società, ma anche alle persone fisiche, come i dipendenti. Le violazioni delle norme anti-corruzione possono portare a pene molto severe e anche alla detenzione (si veda la Direttiva 6.4). Ciascun dipendente è obbligato a segnalare al Compliance Officer o all ufficio legale episodi di corruzione di cui si ha conoscenza o si sospetta. Il fatto che una tangente non venga effettivamente pagata non dispensa da responsabilità. Intraprendere operazioni che si sospetta comportino pagamenti ingiusti può implicare responsabilità. L inerzia consapevole, la volontaria indifferenza o l ignoranza deliberata dei fatti possono essere sufficienti a determinare una condotta illecita. Se può essere considerato ragionevolmente evidente che un pagamento o uno sconto inusuali o straordinari ad una Terza Parte possono servire a corrompere un Pubblico Ufficiale, tali inerzia, indifferenza o ignoranza costituiscono una condotta illecita. Anche se si crede che piccoli pagamenti o regali siano di minimo valore, permessi dalla legge o dagli usi locali e comuni nella pratica dei concorrenti, non è consentito derogare di propria iniziativa alla presente policy ed è invece opportuno consultare il proprio ufficio legale Libri e registrazioni contabili È policy di Philips registrare tutte le operazioni finanziarie accuratamente e tempestivamente. Alla luce del rispetto della legislazione nazionale e internazionale contro la corruzione, è molto importante che i libri contabili della società riflettano correttamente la natura delle operazioni in conformità con gli standard contabili applicabili. Non ci possono essere conti fuori libro o segreti Sanzioni per le violazioni delle Norme Anticorruzione Le sanzioni per violazioni di norme anti-corruzione variano da paese a paese e possono includere multe pesanti, sospensioni o esclusioni dai rapporti con le pubbliche amministrazioni e pene detentive per dipendenti e funzionari della società. Secondo il FCPA, per esempio, le persone fisiche (non solo i cittadini statunitensi) rischiano fino a 5 anni di detenzione per violazione delle norme anti-corruzione. Le società che hanno violato il 13

16 14 FCPA possono essere escluse dai contratti con la pubblica amministrazione degli Stati Uniti, subiscono multe pesanti e possono essere condannate a restituire i profitti derivanti dalla condotta illegale. Inoltre, violare le norme anti corruzione può causare gravi danni alla reputazione del Gruppo Philips. Secondo il UK Bribery Act, le persone fisiche (non solo i cittadini britannici) rischiano fino a 10 anni di detenzione e una multa. Anche le società che non sono riuscite a prevenire fenomeni di corruzione possono essere condannate, anche se il reato ha avuto luogo fuori dalla Gran Bretagna. 7. Rapporti con le amministrazioni pubbliche, i partiti politici e gli esponenti politici 7.1. Impegno Generale Philips fa regolarmente affari con enti pubblici regionali, nazionali e locali e con società di proprietà pubblica (in seguito Pubblica Amministrazione). Fare affari con la Pubblica Amministrazione richiede un elevato livello di attenzione e discernimento (si vedano anche le Direttive 3 Regali, e 6 Corruzione e Pagamenti Illegali). Inoltre, a progetti o contratti della Pubblica Amministrazione possono applicarsi le regole specifiche sugli approvvigionamenti pubblici. è necessario rispettare rigorosamente tali regole. Le violazioni delle regole sugli approvvigionamenti pubblici possono portare al divieto di contrarre con la Pubblica Amministrazione interessata e causare un rilevante danno alla reputazione di Philips Partiti politici e esponenti politici Le società del gruppo Philips si impegnano a non effettuare pagamenti o donazioni, in contanti o in natura, a partiti politici, organizzazioni politiche o esponenti degli stessi. Nel rispetto delle leggi e regolamenti applicabili, sono ammesse eccezioni a tali divieti quando ciò sia consentito dalla legge solo se esplicitamente approvati dal GBP Compliance Officer della Regione. In tali casi eccezionali, ove pagamenti o donazioni siano fatti, dovranno essere osservate integralmente le disposizioni che prevedono la pubblicità degli stessi. 8. Riciclaggio di denaro Philips non parteciperà ad alcuna operazione di riciclaggio di denaro e perciò non aderirà ad alcun tipo di accordo che è noto o vi è il sospetto che sia posto in essere per agevolare qualsiasi acquisizione, conservazione, uso o controllo di qualsiasi proprietà o denaro volto a ostacolare l identificazione della loro provenienza delittuosa. Se un dipendente ha il sospetto che sia

17 in corso un operazione di riciclaggio di denaro deve informare il GBP Compliance Officer. 9. Dipendenti e condizioni di lavoro 9.1. Retribuzione La retribuzione dovrà essere in linea con tutte le normative applicabili in materia, ivi incluse quelle relative alla retribuzione minima, al lavoro straordinario e ai benefits dovuti per legge. Le riduzioni dello stipendio in conseguenza di un provvedimento disciplinare applicabile non sono ammesse se non sono consentite da un contratto collettivo di lavoro o da un accordo sindacale. Gli stipendi saranno pagati regolarmente con assegno, con accredito sul conto corrente bancario o, in casi eccezionali, in denaro contante. I dipendenti saranno informati circa la composizione del loro stipendio e dei benefits in modo chiaro e dettagliato Orario di lavoro La settimana di lavoro non dovrà superare la durata massima consentita dalle leggi locali e non dovrà superare le 60 ore, compresi gli straordinari, fatte salve le situazioni di emergenza e le circostanze eccezionali in cui sia necessario fare fronte ad esigenze di business di breve periodo. I dipendenti avranno a disposizione almeno un giorno di riposo settimanale. Il lavoro straordinario verrà svolto su base volontaria, a meno che non sia stato concordato nella contrattazione collettiva di lavoro o in sede sindacale o, in situazioni di emergenza o in presenza di circostanze eccezionali, quando sia necessario fare fronte ad esigenze di business di breve periodo Formazione del dipendente Philips e i propri dipendenti si impegnano reciprocamente a compiere ogni sforzo per garantire un elevato livello di qualità delle prestazioni, dello sviluppo personale e delle potenzialità di impiego. A tal fine Philips si impegna a garantire rilevanti opportunità di formazione ai propri dipendenti Informazione dei dipendenti sull andamento generale del business Philips nell ambito della legge e/o degli usi locali informerà i suoi dipendenti almeno una volta l anno dell andamento generale del business Diritto di organizzarsi Philips riconosce e rispetta la libertà dei dipendenti di scegliere se intraprendere relazioni o associarsi con qualsiasi organizzazione da loro scelta (inclusi i sindacati), senza una preventiva autorizzazione da parte di Philips. Philips non subordinerà l assunzione di un lavoratore al fatto che egli non aderisca ad 15

18 alcun sindacato o che si dissoci da esso. Inoltre, Philips non licenzierà un lavoratore o lo pregiudicherà in qualsiasi modo a causa della sua appartenenza ad un sindacato. Philips, infine, non interferirà con o finanzierà alcuna organizzazione del lavoro né porrà in essere alcuna azione che abbia lo scopo di porla sotto il suo controllo Contrattazione collettiva Philips rispetta nell ambito e nei limiti posti da leggi e regolamenti locali oltre che da prassi e relazioni sindacali prevalenti il diritto dei propri dipendenti di essere rappresentati da sindacati o da altre organizzazioni lavorative. Philips si impegna ad instaurare trattative, direttamente e in proprio od anche a mezzo di associazioni di datori di lavoro, con l obiettivo di raggiungere un accordo sulle condizioni di lavoro Discriminazione Ciascun lavoratore ha diritto a pari opportunità e sarà trattato equamente sia in fase di assunzione che nel corso del rapporto di lavoro. Philips offre parità di retribuzione a parità di lavoro svolto ed eguale inquadramento in aree geografiche similari. Nessuna forma di molestia o di discriminazione, quali ad esempio discriminazioni basate su sesso, razza, colore della pelle, stato di gravidanza, lingua, religione, opinioni di carattere politico o di altra natura, paese di origine o estrazione sociale, proprietà, nascita o altra condizione, sarà tollerata né in sede di assunzione né durante il rapporto di lavoro HIV/AIDS Philips è consapevole delle sensibili questioni che riguardano HIV/AIDS e le tratterà in modo confidenziale e discreto. I dipendenti Philips affetti da HIV/AIDS saranno trattati al pari di altri dipendenti affetti da altre malattie con riguardo all assenteismo, la valutazione, il trasferimento a mansioni meno impegnative o ad un diverso ambiente di lavoro; nessun dipendente Philips sarà licenziato o privato di opportunità di impiego alternative adeguate a causa dell infezione da HIV. Philips rigetta l assoggettamento al test dell HIV come prerequisito per l assunzione, accesso alla formazione o alle promozioni, salvo che sia così richiesto dagli standard normativi dei paesi nei quali Philips conduce il proprio business Trattamento rispettoso Philips non tollera forme di trattamento violento o disumano, incluse molestie sessuali, abusi sessuali, punizioni corporali, coercizioni fisiche o psicologiche, o abusi verbali esercitati nei confronti dei propri dipendenti, né minacce di porre in essere i suddetti comportamenti Condizioni di impiego I dipendenti saranno informati degli esiti delle negoziazioni sulle 16

19 condizioni di impiego con le rappresentanze sindacali, se sia previsto, e Philips si impegna a fare in modo che le politiche sulla retribuzione, l inquadramento, l orario di lavoro, la salute e la sicurezza siano chiare e trasparenti oltre che interamente conformi alla legislazione nazionale applicabile. 10. Salute e sicurezza Philips intende offrire un ambiente di lavoro sano e sicuro per i suoi dipendenti, collaboratori e ospiti e pertanto, si impegna a fare tutto il necessario per: Conformarsi o ulteriormente migliorare i requisiti previsti da norme e regolamenti applicabili in materia di Salute e Sicurezza, come anche gli standard che Philips stessa volontariamente si impegna a mantenere; Attuare procedure per identificare, prevenire e minimizzare il rischio e il pericolo; Fornire a tutti i dipendenti le informazioni rilevanti e formazione regolare sugli aspetti di Salute e Sicurezza sul lavoro; Consultare e cooperare con i dipendenti e/o i loro rappresentanti ed eventuali altri portatori di interesse; Implementare azioni preventive e procedure per reagire in caso di emergenze o incidenti; Essere completamente trasparente nel report periodico sui risultati delle performance in materia di Salute e Sicurezza; Promuovere un approccio Plan-Do-Check-Act (pianificare, fare, verificare e agire) a tutti i livelli dell organizzazione, per assicurare un continuo miglioramento. 11. Protezione delle informazioni e uso delle informazioni e degli strumenti di comunicazione Le informazioni e gli strumenti di comunicazione devono essere utilizzati in modo appropriato e coerentemente con gli scopi di business di Philips. Tali strumenti (inclusi quelli di proprietà di terzi che siano in possesso di Philips) devono essere protetti diligentemente e in accordo con le policy di Philips, indipendentemente dal fatto che siano gestiti direttamente da Philips o da terzi per conto di Philips. Qualora il ruolo di un dipendente Philips implichi l accesso a informazioni confidenziali o segrete, sarà cura del dipendente stesso adottare le precauzioni adeguate alla rilevanza delle informazioni. I dipendenti devono prendere misure speciali per proteggere le informazioni di Philips che siano contenute o accessibili tramite strumenti 17

20 o apparecchi portatili, siano essi privati o in possesso di terzi, avendo consapevolezza e agendo in modo da minimizzare il rischio potenziale di perdita, furto o attività non autorizzate (per esempio: accesso, uso, alterazione, distruzione o eliminazione non autorizzati). Ogni incidente che riguardi le informazioni e gli strumenti di comunicazione deve essere riportato senza ritardo alla persona o all ufficio competente. Le informazioni e gli strumenti di comunicazione di Philips non devono essere usati in modo contrario alle leggi, all etica, o che comunque possa danneggiare la reputazione di Philips, inclusi a titolo esemplificativo: Intenzionalmente accedere, creare, mostrare, trasmettere, richiedere, stampare, scaricare o diffondere altrimenti messaggi, informazioni o materiali che siano o possano essere considerati come minatori, fraudolenti, pornografici, sessualmente orientati, discriminatori, offensivi, diffamatori, spregiativi, calunniosi, osceni, molesti, denigratori, portatori di spam o altrimenti contrari alla legge o inappropriati; Intenzionalmente copiare, riprodurre, trasmettere, distribuire, inviare, vendere o altrimenti diffondere o utilizzare informazioni o materiale in violazione di leggi, regolamenti, policy o contratti applicabili; Consapevolmente inviare comunicazioni non richieste a terzi, salvo che dette comunicazioni siano rispondenti alle preferenze relative alle comunicazioni di tali terzi; Utilizzare tali strumenti per tornaconto personale. Nessun dipendente Philips potrà utilizzare le informazioni o gli strumenti di comunicazione di Philips in modo tale da compromettere l efficienza e l efficacia delle attività di business o la sicurezza di Philips, o le informazioni, o gli strumenti di comunicazione di terzi, quali a titolo esemplificativo: Aggirare di proposito le misure di sicurezza per ottenere l accesso non autorizzato a dati o sistemi; Compromettere di proposito qualsiasi sistema informatico (ad es. diffondendo in maniera intenzionale un virus o inserendosi illecitamente in un sistema informatico); Generare intenzionalmente quantità in eccesso di messaggi. 12. Pubblicità Philips si impegna ad assicurare che tutta la pubblicità, le confezioni dei prodotti e i materiali promozionali siano veritieri, corretti, oggettivi, non ingannevoli e conformi alle leggi applicabili. La MARCOM community di Philips si impegna a rispettare le norme del Codice della Pubblicità e della Prassi nella Comunicazione di Marketing della Camera di Commercio Internazionale (ICC). Detto codice stabilisce i principi guida in 18

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