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1 Come implementare o aggiornare il Documento Programmatico per la Sicurezza (DPS) in conformità al Disciplinare Tecnico Gestione della privacy: chiarezza sulle figure, ruoli, compiti e responsabilità Chiedi a Polistudio una proposta su misura; un responsabile ti chiamerà al più presto per chiarire ogni dubbio SCHEDA RICHIESTA INFORMAZIONI (da inviare a mezzo fax allo 0425/ o via e mail a Ragione Sociale: Indirizzo: N. CAP: Città: N Dipendenti Attività Prov. Persona da contattare Ruolo Telefono

2 Ragione Sociale: Forma giuridica: Indirizzo sede legale: DATI DELL AZIENDA Altre sedi dove avviene il trattamento dei dati: Settore e attività svolta: Numero di persone che trattano i dati (anche solo cartacei): Numero di postazioni di lavoro: Si trattano dati sensibili? Se si, specificare quali: E' installato un sistema di videosorveglianza? : Sono stati nominati responsabili del trattamento interni o esterni alla struttura? (basta rispondere si o no) : Indicare il referente Privacy per l'azienda:

3 Apporre una X in caso di risposta affermativa L Azienda ha subito sanzioni in materia di privacy? Il trattamento dati avviene mediante l uso di strumenti: Elettronici Cartacei Entrambi Le informazioni presenti in azienda sono state identificate in termini di criticità e di requisiti legali di riferimento? (Distinzione in: dati comuni/sensibili/giudiziari 1 ) I dati trattati vengono trasferiti in Paesi extra UE 2? (Se l Azienda dispone di un sito web) E stata pubblicata una Privacy Policy sul proprio sito web? Vengono regolarmente fornite le Informative a: Dipendenti/Collaboratori Clienti Fornitori Candidati all assunzione Utenti sito web E stato nominato un Responsabile privacy? I servizi assegnati in outsourcing sono stati debitamente regolamentati 3? E stata effettuata la formazione del personale? Sono state consegnate Lettere d Incarico ai dipendenti/collaboratori che effettuano operazioni di trattamento? 1 I dati comuni sono dati personali che non sono ne sensibili ne giudiziari (es.: indirizzi , numeri di telefono, codice fiscale, etc.). I dati sensibili sono i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. 2 Paesi UE (elenco aggiornato al 1 gennaio 2011): Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Repubblica Ceca, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Ungheria, Irlanda, Italia, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Spagna, Svezia, Regno Unito. 3 Attraverso la nomina a Responsabili esterni del trattamento.

4 E stato redatto un Disciplinare interno sull uso di internet e posta elettronica 4? Sono state adottate le nuove misure di sicurezza necessarie relative alla funzione di Amministratore di sistema? Il DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) è a norma di legge 5? Il DPS, se redatto, viene aggiornato regolarmente entro il 31 marzo di ogni anno? Gli Incaricati (dipendenti/collaboratori) sono dotati delle credenziali di autenticazione che consentano il loro login al sistema? 6 Gli utenti dispongono di username univoche, a loro solamente riservate? Gli utenti dispongono di password da loro solamente conosciute? E adottata una procedura di sostituzione trimestrale delle password? E adottata e resa nota la procedura di accesso da parte del Titolare allo strumento elettronico in caso di assenza non programmata dell Incaricato? Le credenziali di autenticazione ( username e password ) permettono di accedere indistintamente a tutti i dati presenti nel sistema informativo? E adottato un software antivirus che viene regolarmente aggiornato? E installato un firewall? Viene regolarmente effettuato il backup di tutti i dati personali? E presente un sistema di videosorveglianza? Se presente: il sistema di videosorveglianza può riprendere aree in cui si svolge anche l attività lavorativa? 4 Documento obbligatorio attraverso il quale si comunica ai Dipendenti e Collaboratori la Policy aziendale circa l'uso corretto della posta elettronica e della rete Internet indicando chiaramente le modalità di uso degli strumenti messi a disposizione e in che misura e con quali modalità vengano effettuati controlli; 5 6 Il DPS può essere: redatto in forma ordinaria, redatto in forma esemplificata, sostituito da un autocertificazione. Username e password per l accesso alla propria postazione lavorativa.

5 E adottato il sistema di Informativa/opt-out in caso di attività di marketing diretto ai propri clienti? (invio di periodiche/invio di pubblicità, etc.) 7 E richiesto il consenso preventivo per l attività di marketing rivolto a potenziali clienti? 8 Viene adottata la nota sulla richiesta riservatezza delle comunicazioni effettuate attraverso l invio di o fax? Agli incaricati sono impartite istruzioni scritte finalizzate al controllo ed alla custodia, per l intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento,degli atti e dei documenti contenenti dati personali? Quando gli atti ed i documenti contenenti dati personali, sensibili o giudiziari, sono affidati agli incaricati del trattamento per lo svolgimento dei relativi compiti, i medesimi atti e documenti sono controllati e custoditi dagli incaricati fino alla restituzione? L accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è controllato. Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l orario di chiusura, sono identificate e registrate? Quando gli archivi non sono dotati di strumenti elettronici per il controllo degli accessi o di incaricati della vigilanza, le persone che vi accedono sono preventivamente autorizzate? 7 Se il titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall'interessato (Cliente) nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il consenso dell'interessato, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l'interessato, adeguatamente informato (Informativa), non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. L'interessato, al momento della raccolta e in occasione dell'invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al presente comma, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento (Opt-out), in maniera agevole e gratuitamente. 8 , telefax, Mms o Sms (Short Message Service): l'uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l'intervento di un operatore per l'invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale è consentito con il consenso dell'interessato.

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