Elekta Codice di Condotta

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1 Elekta Codice di Condotta

2 Scopo Si richiede a tutti i dipendenti di Elekta (qui di seguito "Professionisti di Elekta") nonché a tutti i fornitori, consulenti, agenti e distributori di Elekta (qui di seguito "Partner di Elekta") di osservare standard elevati di etica aziendale e personale durante l'esercizio dei loro compiti nell'ambito del lavoro svolto con Elekta. Lo scopo del presente documento è quello di stabilire i principi etici fondamentali a cui Elekta richiede che tutti i Professionisti e Partner di Elekta si conformino, nonché che vengano sostenuti negli affari condotti per e con Elekta. Il presente Codice di Condotta è una componente importante nel rafforzamento del marchio Elekta a sostegno della presenza e della crescita - nel mercato sostenibile a lungo termine - della nostra azienda, rispettando al contempo i corretti principi di responsabilità sociale, ambientale ed economica. Esso deve essere letto nel contesto della Vision e della Mission di Elekta, della Politica di Qualità e dei Valori di Elekta come pure della Politica Ambientale di Elekta. Sebbene il Codice di Condotta di Elekta funga da guida per gli standard applicabili di integrità e di condotta aziendale, è impossibile prevedere tutte le situazioni che i Professionisti e i Partner di Elekta potrebbero ritrovarsi a fronteggiare durante i loro affari quotidiani. Il presente Codice di Condotta non può sostituire la responsabilità di ciascun singolo nell'esercizio del suo corretto giudizio in ciascuna situazione particolare. Potrebbe inoltre essere necessario richiedere un orientamento sulla condotta appropriata da adottare in un caso particolare presso un supervisore, qualsiasi membro del management di Elekta oppure presso il Dirigente CSR. Ciascun Professionista e Partner di Elekta dovrebbe usare al meglio il suo giudizio e tentare di attenersi allo spirito del presente Codice di Condotta come pure all'effettiva formulazione del Codice in quanto tale. Il mancato rispetto del presente Codice di Condotta potrebbe portare a provvedimenti disciplinari, il cui livello potrebbe includere la risoluzione del rapporto di lavoro o della relazione contrattuale. Ambito Il presente Codice di Condotta è applicabile a tutte le aziende del Gruppo Elekta e a tutti i Professionisti di Elekta. Il Codice sarà inoltre comunicato e implementato in tutte le relazioni contrattuali con i Partner di Elekta nella misura in cui ciò sia ragionevolmente possibile. Implementazione Ciascun Professionista e Partner di Elekta è responsabile della conoscenza e della comprensione del Codice di Condotta di Elekta. Il presidente e gli amministratori delegati di ciascuna entità legale all'interno del Gruppo Elekta hanno la responsabilità ultima di assicurare che tutti i Professionisti e Partner di Elekta siano resi consapevoli del Codice di Condotta di Elekta e del suo contenuto, come pure di fornire assistenza e guida nella sua implementazione e interpretazione. 2 Elekta AB (publ) Codice di Condotta

3 Definizioni CSR Acronimo per "Corporate Social Responsibility" - "Responsabilità Sociale Aziendale" (qui intesa a includere responsabilità sociali, ambientali ed economiche come stabilito nel presente documento) Professionisti di Elekta Tutti i dipendenti di Elekta Partner di Elekta Tutti i fornitori, consulenti, agenti e distributori di Elekta Dirigente CSR Sarà la persona incaricata dal Presidente & CEO di eseguire tutti i compiti (o parte di essi) ivi stabiliti per il dirigente CSR di Elekta 1. Background e contesto Il presente Codice di Condotta fornisce direttive pratiche e di giorno in giorno su ciò che reputiamo essere standard etici elevati di condotta aziendale e personale per i Professionisti e i Partner di Elekta che rappresentino Elekta oppure lavorino con o all'interno di Elekta. 2. Riepilogo dei principi di base Il presente Codice di Condotta stabilisce principi generali al fine di promuovere comportamenti onesti e leali, come pure integrità, fiducia e responsabilità degli affari di Elekta. Il Codice si concentra sulle seguenti direttive di base: Direttive generali (I) (II) Rispettare le leggi e le regolamentazioni applicabili all'interno di ciascuna area specifica e ciascun paese - come pure dell'area di interesse ecc. - in cui Elekta è attiva; Soddisfare tutti i requisiti di divulgazione pertinenti applicabili a Elekta; Direttive sociali (III) (IV) (V) Usare prassi leali sul lavoro e rispettare i diritti dei dipendenti, incluso quanto segue: (a) Sforzarsi di garantire un ambiente lavorativo sano e sicuro; (b) Proteggere i dipendenti da trattamenti fisici e psicologici inumani o degradanti; (c) Garantire salari minimi/sufficienti per vivere; (d) Assicurare il diritto al riposo, al tempo libero e a ferie pagate; (e) Assicurare pari opportunità sul lavoro; (f) Sforzarsi di assicurare libertà di associazione e contrattazione collettiva; (g) Combattere il lavoro minorile o il lavoro forzato/obbligatorio basati sullo sfruttamento; Rispettare la privacy personale; Sforzarsi di ottenere il maggior livello possibile di sicurezza dei prodotti; Direttive ambientali (VI) Agire in maniera responsabile dal punto di vista ecologico, riducendo al minimo l'impatto ambientale degli affari e dei prodotti di Elekta; Codice di Condotta Elekta AB (publ) 3

4 Direttive economiche (VII) (VIII) (IX) (X) (XI) (XII) Evitare qualsiasi collegamento con qualsiasi tipo improprio di pagamento, transazione o incentivo (corruzione, frode, riciclaggio di denaro sporco ecc.); Evitare i conflitti d'interessi; Usare le risorse di Elekta con cura e allo scopo di condurre gli affari di Elekta; Rispettare i codici e i documenti sulle politiche chiave - provenienti da associazioni di categoria ecc. - che siano stati firmati da Elekta; Rispettare le regole sulla concorrenza e sull'insider trading; Rispettare la riservatezza, sia internamente sia nei nostri rapporti con clienti e Partner. 3. Principi fondamentali Le sezioni successive svilupperanno ulteriormente il significato di questi principi fondamentali. Requisiti legali I Professionisti e i Partner di Elekta devono sempre rispettare tutte le leggi, le regolamentazioni e le convenzioni internazionali applicabili nei paesi in cui Elekta opera o con cui i Professionisti e i Partner di Elekta potrebbero altrimenti venire a contatto. Elekta rispetta e osserva le regole sulla concorrenza, la legislazione ambientale, le leggi sul lavoro, i requisiti di sicurezza o altre disposizioni applicabili alle nostre operazioni. Nel caso in cui qualsiasi requisito sancito nel presente documento fosse in violazione delle - o contrario alle - leggi in qualsiasi paese, la legislazione locale avrà sempre la precedenza. In tal caso, l'entità locale deve segnalare immediatamente tale fatto al Dirigente CSR. Divulgazione Elekta, i suoi Professionisti e i suoi Partner si impegnano a osservare tutte le leggi e regolamentazioni pertinenti - come pure gli standard riconosciuti a livello internazionale - per quanto riguarda la contabilità, al fine di assicurare la correttezza e la trasparenza e di offrire un'immagine veritiera delle attività, della struttura, della situazione finanziaria e delle prestazioni di Elekta. Elekta punta inoltre all'integrità in tutte le comunicazioni, al fine di assicurare al pubblico resoconti tempestivi e accurati delle informazioni finanziarie come pure delle altre informazioni riguardanti i suoi affari. In particolare, la contabilità di Elekta soddisferà i requisiti degli standard GAAP svedesi, come pure le norme e le regolamentazioni sul rendere pubbliche le informazioni rilasciate dalla Borsa Valori di Stoccolma. Si richiede a tutte le entità legali locali di Elekta, come pure ai Partner di Elekta, di rispettare tutti i requisiti locali sulla contabilità e sulla rendicontazione, come pure sulla presentazione della dichiarazione dei redditi e sulla fornitura di tutte le altre informazioni richieste dalle autorità locali in maniera tempestiva. Gli standard di contabilità e di rendicontazione di Elekta sono stabiliti in dettaglio nella Guida Finanziaria di Elekta. La Politica di Comunicazione di Elekta contiene inoltre le regole per il modo in cui Elekta comunica le informazioni agli investitori e al grande pubblico. Prassi leali sul lavoro - Diritti dei dipendenti Elekta sostiene e rispetta le convenzioni internazionali riguardanti i diritti umani e chiunque lavori (direttamente o indirettamente) per Elekta deve disporre dei suoi diritti fondamentali, come stabilito ad esempio nella Dichiarazione Universale dei Diritti dell'uomo delle Nazioni Unite. Elekta non accetta l'uso di lavoro minorile, lavoro forzato o obbligatorio basati sullo sfruttamento. Elekta si impegna inoltre a rispettare le leggi locali sul lavoro in tutti i paesi in cui è attiva e richiede a tutti i Professionisti e Partner di Elekta di fare altrettanto. 4 Elekta AB (publ) Codice di Condotta

5 Tutte le forme di molestia e di abuso, per qualsiasi scopo, sono inaccettabili. I dipendenti o i Partner di Elekta non devono essere soggetti a punizioni corporali o a provvedimenti disciplinari psicologici o fisici. Elekta promuove la diversità e le pari opportunità e nessun dipendente deve essere discriminato in base a età, razza, genere, religione, orientamento sessuale, stato civile, origine sociale, opinione politica, background etnico, disabilità o in base a qualsiasi altro motivo proibito dalle leggi locali. Il licenziamento delle dipendenti dovuto a gravidanza non è accettabile. Elekta punta inoltre ad assicurare che tutti i dipendenti con la stessa esperienza e le stesse qualifiche ricevano lo stesso salario per lo stesso lavoro svolto in conformità agi standard locali e abbiano pari opportunità in base ai meriti e alle qualifiche o a criteri simili correlati al lavoro. Nelle giurisdizioni in cui sia richiesto, Elekta deve avere politiche sulle pari opportunità per il suo lavoro. Elekta rispetta inoltre i diritti di ciascun Professionista di Elekta (e richiede ai Partner di Elekta di fare altrettanto) di aderire liberamente a qualsiasi gruppo o associazione di lavoratori di sua scelta o alla contrattazione collettiva, in conformità alla legislazione locale e alle convenzioni applicabili. Elekta si impegna fermamente ad assicurare la salute, la sicurezza e il benessere dei suoi dipendenti e richiede a ciascun Professionista e Partner di Elekta di rispettare questo obiettivo e di contribuire a esso in tutte le sue attività commerciali con o all'interno di Elekta. Tutte le leggi e regolamentazioni locali sulle condizioni lavorative e la sicurezza dei dipendenti devono essere rispettate da tutti i Professionisti e Partner di Elekta. Privacy personale Elekta si impegna a mantenere la riservatezza di qualsiasi informazione personale o individuale a cui acceda nel corso dei suoi affari. Tutti i professionisti di Elekta devono contribuire a questo obiettivo (I) evitando di raccogliere informazioni personali con lo scopo di diffonderle, tranne ove necessario, (II) non divulgando tali informazioni ad altri Professionisti di Elekta o a terzi, tranne ove necessario al fine di soddisfare incarichi o obblighi contrattuali di Elekta, e (III) limitando l'accesso alle informazioni personali sui Professionisti di Elekta, in modo da usarle soltanto a scopi necessari, legali ed etici e in conformità alla legislazione locale sulla protezione dei dati, ove applicabile. Sicurezza dei prodotti Elekta si impegna a immettere sul mercato soluzioni e prodotti sicuri. Tutti i prodotti devono rispettare i requisiti legali dei mercati di destinazione e la conformità agli standard internazionali e nazionali per quanto riguarda la sicurezza. La sicurezza deve essere gestita lungo tutto il ciclo di vita dei prodotti, incluse analisi dei pericoli ed eliminazione / attenuazione dei rischi. Tutti i Professionisti e Partner di Elekta devono cooperare e sforzarsi di raggiungere miglioramenti continui all'interno di quest'area. Problemi ambientali Elekta si impegna a rispettare tutte le leggi e regolamentazioni ambientali pertinenti. In aggiunta, ai Professionisti e ai Partner di Elekta è richiesto di soddisfare i termini della Politica Ambientale di Elekta, che contiene requisiti superiori a quelli richiesti per legge. Elekta si impegna a ridurre al minimo qualsiasi effetto avverso causato dalle sue operazioni sull'ambiente, offrendo al contempo alla comunità i benefici di prodotti eccellenti, sicuri, sostenibili dal punto di vista ambientale. L'impatto ambientale viene ridotto al minimo diminuendo tutti i tipi di rifiuti operativi e produttivi nonché le emissioni nell'aria e nell'acqua ed evitando l'uso di materiali pericolosi ove ciò sia pratico. Principi su corruzione, riciclaggio di denaro sporco e frode I Professionisti e i Partner di Elekta non devono mai offrire, promettere, dare, ricevere o domandare tangenti o qualsiasi altro vantaggio illecito per ottenere o mantenere affari. Ricompense a Codice di Condotta Elekta AB (publ) 5

6 rappresentanti o agenti saranno appropriate esclusivamente in caso di prestazione di servizi legittimi. In aggiunta alla conformità alle leggi locali, Elekta si impegna inoltre a rispettare i principi sul riciclaggio di denaro sporco sanciti nelle convenzioni pertinenti contro la corruzione. I Professionisti e i Partner di Elekta devono sempre usare il loro corretto giudizio per evitare l'apparenza di pagamenti impropri. Particolare attenzione deve essere riservata a tutti i rapporti con dipendenti o dirigenti governativi. Elekta non deve elargire fondi o rendere disponibili beni aziendali o altrimenti sostenere disegni politici locali in mancanza di una preventiva approvazione scritta da parte del Dirigente CSR. Elekta, i Professionisti e i Partner di Elekta non devono partecipare ad alcun tipo di frode. Ai fini del presente Codice, la definizione di frode indica la circostanza in cui qualcuno predispone o compie azioni intese a dissimulare profitti o attribuirli a fonti diverse da quelle reali per realizzare guadagni personali o a vantaggio di altri. Nel caso sospettino una frode, i dipendenti devono contattare il manager responsabile più vicino oppure il Dirigente CSR. Elekta si impegna a rispettare le leggi applicabili contro il riciclaggio di denaro sporco esistenti in quelle parti del mondo in cui Elekta è attiva. Elekta, di conseguenza, si impegna a lavorare soltanto con Partner che siano operatori commerciali rispettabili e legittimi, i cui fondi provengano da fonti legittime. I Professionisti o i Partner di Elekta dovranno fare particolarmente attenzione ai pagamenti a persone diverse dai partner contrattuali e in base ai contratti esistenti, ai pagamenti in contante ecc. Conflitti d'interessi Elekta rispetta il diritto di ogni singolo Professionista di Elekta a prendere parte ad attività finanziarie legittime e ad altre attività al di fuori del suo orario di lavoro. Tuttavia, Elekta richiede che tali attività dei Professionisti di Elekta - come pure dei Partner di Elekta - siano conformi alle leggi applicabili e che non pongano i Professionisti o i Partner di Elekta in una situazione di conflitto d'interessi in rapporto a Elekta. Si richiede a tutti i Professionisti di Elekta di dedicare la loro attenzione e i loro migliori sforzi nell'eseguire i loro incarichi con Elekta e nell'evitare situazioni che creino un conflitto - effettivo o potenziale - tra i loro interessi personali e quelli di Elekta. Esiste un conflitto d'interessi quando la lealtà o le azioni del Professionista di Elekta siano suddivise tra gli interessi di Elekta e quelli di un altro, ad esempio un concorrente, un fornitore o un cliente. Se il Professionista di Elekta, in una situazione particolare, è incerto sul fatto che una determinata transazione, attività o relazione costituisca o meno un conflitto d'interessi, deve richiedere chiarimenti al suo diretto superiore o al Dirigente CSR. La presente direttiva non intende fornire un elenco esaustivo di tutti i possibili conflitti d'interessi che potrebbero svilupparsi. Alcuni dei conflitti più comuni da cui è necessario astenersi includono quanto segue: Accettare ospitalità o costosi regali personali inappropriati da parte di concorrenti, clienti, fornitori o potenziali fornitori (tenendo in considerazione la legislazione e gli standard locali), specialmente durante i periodi di trattativa per la stipula di accordi vincolanti, contratti ecc. Lavorare per concorrenti, fornitori o clienti oppure detenere azioni rilevanti in una di tali entità mentre al contempo si riveste una posizione all'interno di Elekta. Impegnarsi in qualsiasi lavoro che sia in concorrenza con Elekta. Dare lavoro a parenti stretti, specialmente quando tali parenti facciano riferimento - direttamente o indirettamente - al Professionista di Elekta che dà loro lavoro. Sviluppare una relazione con un dipendente subordinato di Elekta che potrebbe interferire con l'applicazione di un giudizio imparziale nelle decisioni che riguardino Elekta oppure dipendenti di Elekta. Usare informazioni aziendali proprietarie o riservate per guadagno personale oppure a scapito di Elekta. 6 Elekta AB (publ) Codice di Condotta

7 È inoltre necessario fare attenzione a evitare conflitti d'interessi effettivi o anche solo potenziali. Dev'essere chiaro che il presente Codice di Condotta non intende impedire ai Professionisti e ai Partner di Elekta di prender parte, durante il normale corso delle attività commerciali di Elekta, a ragionevoli occasioni di svago correlate agli affari e dal valore limitato, ma ciò deve avvenire nel completo rispetto delle norme, dei regolamenti e degli standard locali. Uso appropriato delle proprietà e dei fondi aziendali I Professionisti di Elekta devono usare le proprietà e i fondi aziendali in modo corretto ed efficiente e per adempiere alle loro mansioni in qualità di dipendenti di Elekta. Elekta non accetta alcun uso inappropriato. Elekta ha stabilito procedure di controllo interno per garantire che i beni siano protetti e correttamente usati e che le registrazioni e le rendicontazioni finanziarie siano accurate e affidabili. Si richiede a tutti i Professionisti di Elekta di astenersi dall'appropriarsi di beni di Elekta per uso personale. Concorrenza Attenendosi a leggi e regolamentazioni, i Professionisti e i Partner di Elekta devono eseguire le loro attività commerciali in maniera concorrenziale e devono astenersi dallo stipulare accordi anticoncorrenziali con terzi. I Professionisti e i Partner di Elekta devono rispettare tutte le leggi locali riguardanti i comportamenti anticoncorrenziali. Tali comportamenti, siano essi scritti o orali, potrebbero portare a sanzioni per i Professionisti e i Partner di Elekta, come pure per Elekta stessa. Qui di seguito vengono elencati alcuni esempi di tali accordi non concorrenziali, eventualmente stabiliti con i concorrenti, in cui i Professionisti e i Partner di Elekta non devono essere coinvolti: (i) accordi con un concorrente per stabilire un qualsiasi termine di vendita, ad esempio prezzo, sconti e termini di credito; (ii) licitazioni manipolate; (iii) ripartizione del mercato o dei clienti tra i concorrenti; e (iv) boicottaggi. Tutti i contatti con i concorrenti devono di conseguenza avvenire con cura e dopo attenta riflessione, al fine di evitare anche il benché minimo sospetto di comportamento anticoncorrenziale. Alcuni paesi in cui Elekta è attiva presentano limitazioni all'uso, tra l'altro, dell'esclusiva e del controllo dei prezzi di vendita a terzi nonché limitazioni territoriali anche per le intese a valle o a monte (cioè per le intese con distributori o fornitori). Di conseguenza, qualsiasi intesa che potrebbe influire sulla libera concorrenza dev'essere discussa con il Dirigente CSR e da esso approvata. Insider trading Si richiede a tutti i Professionisti e Partner di Elekta (e ai loro parenti stretti, come definiti nella legislazione svedese) di seguire le leggi e le raccomandazioni svedesi per quanto riguarda l'insider trading (norme e regolamenti aggiornati possono essere richieste all'ufficio legale di Elekta). Le leggi e le raccomandazioni contengono il divieto di commerciare azioni o altri titoli di un'azienda mentre si ha accesso a informazioni riservate su quell'azienda, come pure il divieto di divulgare informazioni riservate a un'altra persona che permettano a quella persona di fare affari sulla base di tali informazioni. In aggiunta a ciò, i Professionisti e i Partner di Elekta devono rispettare tutte le leggi e regolamentazioni locali esistenti sull'insider trading, sulla diffusione di informazioni materiali, rilevanti e non di dominio pubblico e sulle negoziazioni in ciascuna regione in cui Elekta è attiva. Codice di Condotta Elekta AB (publ) 7

8 4. Variazioni locali Elekta è attiva in numerosi paesi sparsi in tutto il mondo; ciò porta a un'ampia varietà di norme e regolamenti, nonché di prassi commerciali appropriate, all'interno delle aree in cui noi e i nostri Partner facciamo affari. Il Codice di Condotta di Elekta è stato creato al fine di stabilire principi di base generalmente accettati, applicabili in tutte le parti del mondo in cui Elekta o i suoi Partner fanno affari. Di conseguenza, a meno che il Codice di Condotta sia contrario alle leggi e regolamentazioni locali, i principi del Codice sono validi quali requisiti di base per tutte le parti delle nostre attività commerciali come pure di quelle dei nostri Partner. In base a questi principi generali, ogni regione o entità legale può scegliere di stabilire eventuali supplementi più dettagliati per la regione interessata, che possono essere garantiti per ciascun caso particolare, al fine di rispettare le prassi commerciali appropriate in quella regione. Nel caso in cui tali supplementi vengano redatti, essi devono essere conformi al presente Codice di Condotta. Spetta al Consiglio d'amministrazione di ciascuna entità legale all'interno di una regione adottare tali disposizioni supplementari. Una versione in lingua inglese di eventuali supplementi adottati deve essere inoltrata al Dirigente CSR per essere esaminata e registrata. 5. Amministrazione del Codice e gestione dei reclami Il Dirigente CSR deve riferire direttamente al Presidente & CEO di Elekta AB(publ) e al Consiglio d'amministrazione tutti i problemi correlati al presente Codice. Il Dirigente CSR deve coadiuvare su richiesta tutti i manager di Elekta nella formazione di tutti i Professionisti e Partner di Elekta. Il Dirigente CSR deve avere la possibilità di delegare alcune delle sue responsabilità in qualità di Dirigente CSR ad altri dipendenti di Elekta. Tutti i dipendenti devono poter contattare il Dirigente CSR e avere la possibilità di fornire al Dirigente CSR il loro feedback sulla conformità al Codice, oppure presentare asserzioni di sospetta mancata conformità al presente Codice, senza rischiare alcuna sanzione. I contatti con il Dirigente CSR possono anche avvenire in forma anonima. Il Dirigente CSR sarà responsabile del controllo della conformità al Codice, ad esempio tramite verifiche periodiche (verifiche e ispezioni esterne o interne) o altri simili mezzi ritenuti dal Dirigente CSR ragionevoli e appropriati. Il Dirigente CSR avrà inoltre la responsabilità di riferire la conformità al presente Codice, a scadenze regolari, al Consiglio d'amministrazione di Elekta AB(publ). In caso di domande, oppure se si desidera sporgere un reclamo o segnalare qualsiasi problema pertinente al Codice di Condotta, si prega di contattare il diretto superiore/manager oppure il Dirigente CSR via posta elettronica all'indirizzo csr@elekta.com o via telefono al numero Corporate Head Office: Elekta AB (publ) Box 7593, SE Stockholm, Sweden Tel Fax info@elekta.com Regional Sales, Marketing and Service: North America Atlanta, USA Tel Fax info.america@elekta.com Europe, Latin America, Africa, Middle East & India Tel Fax info.europe@elekta.com Asia Pacific Hong Kong, China Tel Fax info.asia@elekta.com Human Care Makes the Future Possible Ref: DID gpol0001, VID Elekta AB (publ). All mentioned trademarks and registered trademarks are the property of the Elekta Group. All rights reserved. No part of this document may be reproduced in any form without written permission from the copyright holder.