Esperti nella gestione dei processi documentali cercasi

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1 Esperti nella gestione dei processi documentali cercasi Nelle scelta del partner per l outsourcing documentale, le aziende europee valutano anzitutto competenze tecniche e costo del servizio Milano, 4 novembre 2003 Secondo un indagine condotta da IDC (International Data Corporation) per conto di Xerox, le competenze tecniche sono il principale criterio seguito dalle aziende europee impegnate nella scelta di un vendor specializzato in outsourcing; tuttavia, tali competenze debbono essere fornite al giusto prezzo. La ricerca di IDC evidenzia che le aziende europee orientate all'outsourcing ritengono che competenze tecniche (85%) e costo del servizio (83%) siano i criteri più importanti nella selezione di un fornitore di servizi. Dato che il 90% delle aziende si dichiara incapace di stimare la spesa relativa ai documenti e il 25% degli intervistati afferma di ricorrere all'outsourcing principalmente per la mancanza di risorse disponibili al proprio interno, sembra proprio che i tempi siano maturi per affidare tale compito ad esperti esterni. IDC ha rilevato che quasi il 60% delle aziende europee ha già affidato in outsourcing alcuni processi di business oppure ha in previsione di farlo. La scelta del fornitore di servizi in outsourcing vede in primo piano elementi quali la sicurezza delle informazioni aziendali, la riduzione dei costi e la flessibilità operativa nell'ambito del contratto. Se le aziende sono disposte a spendere qualcosa in più per competenze e conoscenze specifiche, criteri come "comprovate capacità" e "innovazione" seguono a ruota nella lista dei cinque elementi prioritari nella scelta del fornitore. La continua crescita dell'outsourcing investe anche la gestione dei processi documentali per i quali sempre più spesso si ricorre a tale modello. "La mancanza di informazioni sul costo di questi processi rende molto importante scoprire e capire il livello e l'entità della spesa dedicata ai documenti", ha affermato Jamie Snowdon, Research Director European Services di IDC. "Se non si procede a rilevare tutti i costi, o almeno la maggior parte di essi, qualunque policy per la gestione dei processi documentali rischia di produrre ulteriori inefficienze o di far perdere opportunità di risparmio. Le aziende devono quindi decidere se tale attività faccia parte del loro core business o se sia invece meglio affidarla a fornitori terzi". Al di là della riduzione dei costi, i benefici potenziali dell'outsourcing sono stati elencati in quest'ordine: - una maggiore focalizzazione sul business - disponibilità delle risorse per altri scopi - accesso a risorse non disponibili internamente - accelerazione i vantaggi della riorganizzazione - accesso a capacità di alto livello

2 - condivisione i rischi con il partner Complessivamente, il 62% dei senior executive intervistati ritiene che l'outsourcing sia una business practice comune nel proprio Paese e il 52% afferma lo stesso anche nel caso dell'outsourcing dei processi operativi. I dati dei singoli Paesi, tuttavia, indicano che il numero di persone che giudica prassi comune entrambe le tipologie di processo varia dal 70% al 14% ad indicare che l'outsourcing non è ancora maturo in aree quali l'europa dell'est. "Si tratta di segnali che esprimono chiaramente cosa si aspettano le aziende europee dai loro fornitori di outsourcing", ha spiegato Shaun Pantling, Director e General Manager di Xerox Business Services Europe. "È evidente che le persone hanno realmente compreso i benefici e quindi non considerano il costo come criterio principale nella scelta del partner. Le aziende europee vogliono affidarsi a vendor competenti, affidabili e sicuri che garantiscano flessibilità durante tutto il periodo contrattuale. Soprattutto, le aziende vogliono ottenere risultati". In qualità di leader nell'outsourcing documentale, Xerox ha erogato i propri servizi attraverso più di contratti di outsourcing in tutta Europa, fornendo servizi di document management che permettono risparmi anche del 40%. "È quanto accaduto ad esempio a una nota società di autonoleggio desiderosa di ridurre i propri costi operativi. Xerox ha individuato la chiave di volta nello spostamento mensile di 1,7 milioni di documenti sulla rete intranet", ha dichiarato Shaun Pantling. Dalla ricerca emerge chiaramente come le aziende siano sottoposte a notevoli pressioni e affrontino sfide importanti per ottimizzare i processi di business, incrementare la redditività e la produttività e ridurre i costi migliorando il servizio ai clienti. Pantling ha così continuato: "L'attuale ambiente aziendale può trarre beneficio da un set collaudato di servizi e innovazioni di prodotto realizzati attraverso l'esperienza e gli investimenti in R&S compiuti da società specializzate come Xerox, diventando efficace strumento per affrontare i costi nascosti dei documenti e dell'outsourcing". L'indagine di IDC, sponsorizzata da Xerox e intitolata "Documents - An Opportunity for Cost Control and Business Transformation: Findings 2003", è stata realizzata intervistando quasi dirigenti e senior manager di aziende di 14 Paesi europei. Note Case study Xerox Europe dispone di numerose case study che illustrano come un'efficace gestione dei processi documentali possa ridurre i costi, incrementare la produttività e aiutare le aziende a migliorare il servizio alla clientela. La metodologia di ricerca IDC L'indagine è stata realizzata intervistando 956 senior manager coinvolti nei processi decisionali riguardanti le attività aziendali ad elevato contenuto di informazioni e documenti. La ricerca, che ha preso in esame aziende europee con oltre 500 dipendenti, è stata

3 condotta nel settembre 2003 nei seguenti Paesi: Regno Unito, Francia, Germania, Italia, Austria, Svizzera, Belgio, Olanda, Paesi scandinavi (Svezia, Danimarca, Finlandia), Spagna, Polonia e Repubblica Ceca. *** Xerox Europe Xerox Europe, la sede europea di Xerox Corporation, offre una gamma completa di prodotti, soluzioni e servizi in tutta Europa. L offerta Xerox è focalizzata su tre aree principali: uffici piccoli e grandi, stampa di produzione e arti grafiche, e servizi tra cui consulenza, sistemi di gestione e di design dei documenti e outsourcing documentale. La società ha sedi produttive in Irlanda, Gran Bretagna e Paesi Bassi e centri di ricerca avanzata e sviluppo (Xerox Research Centre Europe) a Grenoble in Francia. Per ulteriori informazioni su Xerox Europe, visitate il sito Xerox, The Document Company e il simbolo della X stilizzata sono marchi di Xerox Corporation. Tutti gli altri nomi di prodotti e aziende citati sono marchi o marchi registrati appartenenti ai rispettivi proprietari. IDC IDC è la società leader nella consulenza e nei servizi di intelligence per il mercato globale che aiuta i clienti ad analizzare in maniera approfondita le tecnologie e le tendenze nell'e-business al fine di sviluppare strategie vincenti. Ricorrendo a una combinazione di attività di ricerca primaria, analisi approfondite e studio delle interazioni dei clienti, IDC pubblica previsioni sui mercati e sulle tendenze internazionali fornendo ai propri clienti servizi di consulenza affidabili. IDC pubblica ricerche globali con contenuti locali grazie ai suoi 700 esperti operanti in 43 Paesi del mondo. I clienti di IDC comprendono i principali produttori e organizzazioni IT, realtà e-business e la comunità finanziaria. Ulteriori informazioni sono disponibili all'indirizzo Per ulteriori informazioni: Angelo Sebeto/Luciano D orsi Cristina Manara/Alessandro Saccon/Barbara Ghirimoldi XEROX SpA TEXT 100 Public Relations Tel / Tel / luciano.d

4 La gestione inefficiente dei documenti frena la trasformazione delle aziende La mancanza di una precisa focalizzazione sui processi documentali minaccia il desiderio di evoluzione del business Milano, 4 novembre 2003 Gli attuali processi documentali e la gestione inefficiente dei documenti rischiano di rallentare le trasformazioni che molte aziende europee ritengono indispensabili per acquistare efficienza. È quanto risulta da una nuova ricerca condotta dalla società di analisi IDC (International Data Corporation). Il report di IDC, commissionato da Xerox, rileva che l'82% dei dirigenti europei considera i documenti come un elemento critico per il successo del business. Sebbene siano considerati così importanti, il 90% delle aziende intervistate non è tuttavia in grado di stimarne i costi, da cui si evince quanto la gestione documentale sia carente. Allo stesso modo sono molti i senior executive che non comprendono appieno cosa implichi e quali benefici permetta di ottenere un'adeguata gestione documentale. Molte aziende europee ritengono che attraverso un'efficiente strategia di document management sia possibile incrementare i livelli di produttività, efficienza e controllo dei costi. Gli intervistati considerano le rispettive strategie di gestione documentale efficaci o altamente efficaci per migliorare l'efficienza (62%), la produttività (56%) e il controllo sui costi (51%); tuttavia, il fatto che gli stessi dedichino circa il 45% del proprio tempo ai documenti suggerisce che molte delle strategie adottate debbano essere riviste. I dati IDC mostrano inoltre che sebbene la maggioranza delle aziende europee (71%) abbia introdotto importanti cambiamenti a livello organizzativo durante gli ultimi 12 mesi, quasi la metà (49%) è convinta che ne occorrano altri per diventare efficienti. Andy Jones, Director e General Manager di Xerox Global Services Europe, ha così commentato: "I documenti, in forma digitale o cartacea, sono spesso per le aziende la principale fonte di conoscenza e strumento per la comunicazione interna, con i clienti e con i fornitori. È quindi fondamentale comprendere come i documenti e le informazioni che contengono siano archiviati, adattati e utilizzati. La maggioranza delle aziende potrebbe incrementare notevolmente la produttività, l'efficienza e le relazioni con la clientela se razionalizzasse i processi operativi basati su un uso intensivo documenti inserendoli fra le strategie di business". Oltre la metà degli intervistati colloca produttività e redditività fra le prime tre sfide di business, mentre il 57% ritiene che qualsiasi progetto di trasformazione aziendale debba considerare quale obiettivo primario l'incremento della produttività.

5 "Riorganizzare i processi di business per ottenere miglioramenti a livello di efficienza e produttività è un obiettivo comune per le aziende", ha proseguito Jones. "Tuttavia, esse non riescono a cogliere l'importanza di passare dai tradizionali processi di gestione documentale a strategie innovative e misurabili volte a migliorare i processi di business e rendere le aziende sufficientemente agili per rispondere prontamente alle rapide evoluzioni del mercato. Un provider di telecomunicazioni francese, ad esempio, ha migliorato la gestione documentale e il flusso di informazioni all'interno del proprio call center per la clientela con un ROI stimato di 12 mesi e ha affidato parzialmente tale attività in outsourcing a Xerox ottenendo un incremento della fidelizzazione dei clienti pari al 30%". Jamie Snowdon, Research Director European Services di IDC, concorda: "Rivisitare processi di business già esaminati durante le trasformazioni attuate nell'ultimo anno può consentire ulteriori risparmi, ma il ritorno andrà diminuendo", ha dichiarato. "Se tuttavia occorrono ulteriori cambiamenti per diventare maggiormente efficienti, come ritengono le aziende europee, bisognerà focalizzarsi sulla gestione dei processi documentali come fonte di potenziale incremento di produttività, risparmio di costi e servizio alla clientela. Si tratta di un tema che il management dovrebbe iniziare ad affrontare". L'indagine di IDC, sponsorizzata da Xerox e intitolata "Documents - An Opportunity for Cost Control and Business Transformation: Findings 2003", è stata realizzata intervistando quasi dirigenti e senior manager di aziende di 14 Paesi europei. Note Case study Xerox Europe dispone di numerose case study che illustrano come un'efficace gestione dei processi documentali possa ridurre i costi, incrementare la produttività e aiutare le aziende a migliorare il servizio alla clientela. La metodologia di ricerca IDC L'indagine è stata realizzata intervistando 956 senior manager coinvolti nei processi decisionali riguardanti le attività aziendali ad elevato contenuto di informazioni e documenti. La ricerca, che ha preso in esame aziende europee con oltre 500 dipendenti, è stata condotta nel settembre 2003 nei seguenti Paesi: Regno Unito, Francia, Germania, Italia, Austria, Svizzera, Belgio, Olanda, Paesi scandinavi (Svezia, Danimarca, Finlandia), Spagna, Polonia e Repubblica Ceca. *** Xerox Europe Xerox Europe, la sede europea di Xerox Corporation, offre una gamma completa di prodotti, soluzioni e servizi in tutta Europa. L offerta Xerox è focalizzata su tre aree principali: uffici piccoli e grandi, stampa di produzione e arti grafiche, e servizi tra cui consulenza, sistemi di gestione e di design dei documenti e outsourcing documentale. La società ha sedi produttive in Irlanda, Gran Bretagna e Paesi Bassi e centri di ricerca avanzata e sviluppo (Xerox Research Centre Europe) a Grenoble in Francia. Per ulteriori informazioni su Xerox Europe, visitate il sito Xerox, The Document Company e il simbolo della X stilizzata sono marchi di Xerox Corporation. Tutti gli altri nomi di prodotti e aziende citati sono marchi o marchi registrati appartenenti ai rispettivi proprietari.

6 IDC IDC è la società leader nella consulenza e nei servizi di intelligence per il mercato globale che aiuta i clienti ad analizzare in maniera approfondita le tecnologie e le tendenze nell'e-business al fine di sviluppare strategie vincenti. Ricorrendo a una combinazione di attività di ricerca primaria, analisi approfondite e studio delle interazioni dei clienti, IDC pubblica previsioni sui mercati e sulle tendenze internazionali fornendo ai propri clienti servizi di consulenza affidabili. IDC pubblica ricerche globali con contenuti locali grazie ai suoi 700 esperti operanti in 43 Paesi del mondo. I clienti di IDC comprendono i principali produttori e organizzazioni IT, realtà e-business e la comunità finanziaria. Ulteriori informazioni sono disponibili all'indirizzo Per ulteriori informazioni: Angelo Sebeto/Luciano D orsi Cristina Manara/Alessandro Saccon/Barbara Ghirimoldi XEROX SpA TEXT 100 Public Relations Tel / Tel / luciano.d

7 Il management delle aziende europee non riesce ancora a ridurre e controllare il costo dei documenti e della loro gestione Uno studio condotto da IDC a livello europeo conferma che gli aspetti più negativi dell'attuale panorama aziendale sono il difficile clima economico, l'accresciuta competizione e la carenza di budget. Milano, 4 novembre 2003 Le spese associate alla produzione e alla conservazione dei documenti consumano, in media, tra il 5% e il 15% del fatturato delle aziende europee e ben il 45% del tempo del management esecutivo. A dispetto di questi dati, le strategie documentali realmente efficaci rappresentano una rarità e ben pochi manager sono consci della reale entità dei costi associati ai documenti. Queste sono soltanto alcune delle conclusioni emerse da una nuova ricerca condotta dalla società di analisi IDC (International Data Corporation) per conto di Xerox. Lo studio IDC rivela che circa i due terzi (65%) delle aziende europee non sono in grado di valutare i costi dei documenti e soltanto il 10% dell'upper management è capace di fornire dati precisi in proposito. Nonostante la maggior parte delle aziende non riesca a valutare l'entità dei costi associati ai documenti, la maggioranza dei manager interpellati da IDC ha affermato di possedere una strategia per la gestione documentale. Oltre la metà degli intervistati ritiene efficace o altamente efficace la strategia esistente nell'accrescere l'efficienza, nell'aumentare la produttività e nel controllare i costi; tuttavia, soltanto una parte di essi ha dichiarato di poter testimoniare l'efficacia della propria strategia in tutte e tre queste aree. Lo studio ha identificato in particolare l'esistenza di lacune nella gestione dei contenuti, nel workflow e nell'applicazione del concetto di stampa on-demand. La ricerca condotta da IDC ha rivelato anche enormi sprechi nell'area dei documenti stampati. Il 31% degli intervistati ha dichiarato che oltre il 10% di tutti i documenti stampati viene gettato perché contenente informazioni errate o inutili per gli interessati. Più del 10% degli intervistati valuta che l'ammontare di tali sprechi sia superiore al 30%. In un white paper recentemente pubblicato, IDC suggerisce che le aziende dovrebbero intraprendere tutte le azioni necessarie per identificare con precisione i costi reali per rivedere di conseguenza le rispettive strategie di gestione dei processi documentali e, aspetto ancor più importante, beneficiare di sensibili riduzioni dei costi e di incrementi dell'efficienza attraverso una loro efficace implementazione.

8 Il ricorso al servizio di valutazione Xerox rappresenta il primo passo del processo volto a identificare le aree sulle quali intervenire per beneficiare di sostanziali risparmi e vantaggi a livello di processi. A questa fase segue la definizione, insieme al cliente, di un'adeguata strategia di gestione dei processi documentali. Xerox provvede quindi a implementare e attuare la strategia stabilita, assicurando consistenti risparmi di tempo e costi e sensibili miglioramenti dei processi di business. "È inusuale che il processo di valutazione non scopra alcuna area che non necessiti di miglioramenti", afferma Angelo Sebeto, Responsabile della divisione Xerox Business Service di Xerox Italia. "I risparmi sono spesso consistenti, in particolare quando l'azienda è propensa a riconsiderare il suo modo di lavorare e a rivolgersi a un partner di outsourcing. Per esempio, di recente siamo stati in grado di ridurre di oltre 1 milione di dollari l'anno i costi di stampa office di un noto IT service provider globale. Tra gli ulteriori vantaggi assicurati spicca anche l'aver consentito al cliente di adottare processi di business più efficienti e di accrescere la produttività del personale". Più della metà degli senior executive intervistati da IDC ha affermato che gli aspetti più negativi dell'attuale panorama aziendale sono rappresentati dal difficile clima economico, dall'accresciuta competizione e dalla carenza di budget. La sfida operativa più severa indicata è stata invece la crescita dei profitti e della redditività, seguita a ruota dal miglioramento del servizio clienti. "Quante altre aree del business, soggette a costi elevati e caratterizzate da un alto potenziale in materia di risparmi e miglioramento del servizio clienti finiscono per sfuggire al controllo del management, specialmente nella situazione di mercato odierna?", si domanda Jamie Snowdon, Research Director, European Services di IDC. L'indagine di IDC, sponsorizzata da Xerox e intitolata "Documents - An Opportunity for Cost Control and Business Transformation: Findings 2003", è stata realizzata intervistando quasi dirigenti e senior manager di aziende di 14 Paesi europei. Note Case study Xerox Europe dispone di numerose case study che illustrano come un'efficace gestione dei processi documentali possa ridurre i costi, incrementare la produttività e aiutare le aziende a migliorare il servizio alla clientela. La metodologia di ricerca IDC L'indagine è stata realizzata intervistando 956 senior manager coinvolti nei processi decisionali riguardanti le attività aziendali ad elevato contenuto di informazioni e documenti. La ricerca, che ha preso in esame aziende europee con oltre 500 dipendenti, è stata condotta nel settembre 2003 nei seguenti Paesi: Regno Unito, Francia, Germania, Italia, Austria, Svizzera, Belgio, Olanda, Paesi scandinavi (Svezia, Danimarca, Finlandia), Spagna, Polonia e Repubblica Ceca. ***

9 Xerox Europe Xerox Europe, la sede europea di Xerox Corporation, offre una gamma completa di prodotti, soluzioni e servizi in tutta Europa. L offerta Xerox è focalizzata su tre aree principali: uffici piccoli e grandi, stampa di produzione e arti grafiche, e servizi tra cui consulenza, sistemi di gestione e di design dei documenti e outsourcing documentale. La società ha sedi produttive in Irlanda, Gran Bretagna e Paesi Bassi e centri di ricerca avanzata e sviluppo (Xerox Research Centre Europe) a Grenoble in Francia. Per ulteriori informazioni su Xerox Europe, visitate il sito Xerox, The Document Company e il simbolo della X stilizzata sono marchi di Xerox Corporation. Tutti gli altri nomi di prodotti e aziende citati sono marchi o marchi registrati appartenenti ai rispettivi proprietari. IDC IDC è la società leader nella consulenza e nei servizi di intelligence per il mercato globale che aiuta i clienti ad analizzare in maniera approfondita le tecnologie e le tendenze nell'e-business al fine di sviluppare strategie vincenti. Ricorrendo a una combinazione di attività di ricerca primaria, analisi approfondite e studio delle interazioni dei clienti, IDC pubblica previsioni sui mercati e sulle tendenze internazionali fornendo ai propri clienti servizi di consulenza affidabili. IDC pubblica ricerche globali con contenuti locali grazie ai suoi 700 esperti operanti in 43 Paesi del mondo. I clienti di IDC comprendono i principali produttori e organizzazioni IT, realtà e-business e la comunità finanziaria. Ulteriori informazioni sono disponibili all'indirizzo Per ulteriori informazioni: Angelo Sebeto/Luciano D orsi Cristina Manara/Alessandro Saccon/Barbara Ghirimoldi XEROX SpA TEXT 100 Public Relations Tel / Tel / luciano.d

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