INPS. Area Aziende. Funzionalità Contatti del Fascicolo elettronico. Manuale Utente Funzionalità Contatti

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1 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Area Aziende Funzinalità Cntatti del Fascicl elettrnic Dcument: Funzinalità Cntatti Data: Nvembre 2010

2 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Cntenuti del dcument: 1 Premessa 3 2 Funzinalità Cntatti Access al Fascicl Elettrnic Access alla Funzinalità Cntatti Lista Richieste Creazine di quesiti cncatenati Crea Cmunicazine 9 Pag. 2 di 12

3 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic 1 Premessa L INPS ha avviat un radicale prcess di trasfrmazine nella gestine delle prprie attività, in un ttica di cntinu miglirament ed allargament dell fferta di servizi in mdalità multicanale. Gli biettivi primari cnsistn nel prmuvere la dispnibilità dei servizi attravers diversi canali, in primis il canale telematic, nell ergazine di una più efficace assistenza e cnsulenza specialistica, nella semplificazine ed autmazine dei prcessi di back ffice, e nel miglirament della qualità dei servizi. In quest quadr assumn un rul determinante le tecnlgie telematiche ed infrmatiche, quali fattri abilitanti nella trasfrmazine degli Enti in aziende rientate ai servizi web che mettan al centr della prpria azine il cliente e i sui bisgni. In rispett di tali esigenze si psizina la vlntà dell Istitut di sviluppare un prcess di cmunicazine bidirezinale, che l rienti vers i bisgni dei prpri clienti e che migliri la citizen satisfactin, indice di rilevanza strategica per l evluzine dei servizi pubblici. L biettiv della Funzinalità Cntatti del Fascicl elettrnic, cui fa riferiment il presente dcument, cnsiste nel realizzare nuve mdalità di cmunicazine strutturata tra l Istitut e il cliente, aumentand l efficacia cmunicativa e diminuend i tempi di rispsta e l impieg di risrse. Pag. 3 di 12

4 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic 2 Funzinalità Cntatti 2.1 Access al Fascicl Elettrnic Si accede all applicazine Fascicl Elettrnic Aziende dall Intranet selezinand l area Prcessi/Sggett cntribuente e successivamente Fascicl Elettrnic Aziendale. L applicazine verifica che l peratre cnness sia ricnsciut dalla prcedura di autenticazine. In cas di esit negativ, viene negat l access. In cas di esit psitiv, l applicazine restituisce una maschera in cui impstare i parametri di ricerca bbligatri. Figura Access alla Funzinalità Cntatti Attravers il link Cntatti nel menu a destra l peratre abilitat ad accedere al Fascicl Elettrnic può: Visualizzare l stat dei quesiti aperti da un specific cnsulente relativi ad una specifica matricla aziendale (link Lista Richieste ); Effettuare cmunicazini vers aziende e/ cnsulenti (link Crea Cmunicazine ) Lista Richieste Cliccand sul link Lista Richieste all intern dell area Cntatti del Menu principale pst all intern del Fascicl Elettrnic, l peratre ha la pssibilità di visinare tutti i quesiti di back ffice relativi a matricle aziende afferenti alla sede di prpria cmpetenza. La pressine del tast Lista Richieste permette la visualizzazine di una schermata di filtri per la ricerca delle richieste: Oggett; Stat Richiesta; Canale; Pag. 4 di 12

5 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Mittente ( INPS nel cas di cmunicazine prveniente dall peratre di sede ppure cn Azienda nel cas in cui la cmunicazine sia partita dall azienda); Assegnat a ( Tutti, Utente Crrente ); Data Apertura (da a ); Data Ultim aggirnament (da a); Cdice Guida (Ultima cifra della matricla aziendale). Figura 2 La pressine del tast Ricerca permetterà la visualizzazine dell elenc delle richieste che sddisfan i criteri impstati cme descritt (figura 2). Le infrmazini presenti nell elenc sn: Matricla; Prtcll; Oggett; Data Apertura; Data Chiusura; Stat; Esit; Canale; Mittente. Cliccand sulla matricla, l peratre di sede può: Pag. 5 di 12

6 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Visualizzare la schermata di dettagli della richiesta; Inserire dei cmmenti a supprt (nell area Cmmenti ); Inserire l esit della richiesta (OK KO); Aggirnare l stat della richiesta tramite il tast Invia. Figura 3 All intern della schermata di dettagli (figura 3) sn presenti: 1. Dati cntatt (direttamente imprtati dall anagrafica del cnsulente, nn editabili dall peratre di sede) a. Cgnme e Nme, b. Telefn fiss, c. Telefn cellulare, d. , e. Flag psta elettrnica certificata, f. Flag ntifiche via SMS, g. Flag ntifiche via ; 2. Dati richiesta (nn editabili dall peratre di sede) a. Matricla azienda, b. Sede INPS, c. Prtcll, d. Data apertura, e. Stat, Pag. 6 di 12

7 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic f. Data ultim aggirnament, g. Canale apertura, h. Allegati (dcumenti allegati alla cmunicazine), i. Ricevuta di ritrn (presente sl nel cas in cui il canale della cmunicazine sia il fax, il mittente sia INPS e sia presente una ricevuta di ritrn allegata alla cmunicazine), j. Oggett, k. Nte ggett, l. Test, m. Esit, n. Cmmenti Creazine di quesiti cncatenati La creazine di quesiti cncatenati da parte della sede su fascicl elettrnic avviene selezinand una richiesta dalla Lista Richieste ed accedend alla schermata di dettagli (figura 4). Figura 4 L peratre di sede visualizza, all intern della schermata di dettagli, le seguenti infrmazini: Alber delle cmunicazini Pag. 7 di 12

8 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Tramite il navigatre presente sulla parte superire del quesit, l peratre di sede ha la pssibilità di visualizzare tutta la stria dei quesiti sttmessi. Cliccand sulle differenti vci nell alber, l peratre visualizza la scheda di dettagli dei crrispndenti quesiti sttmessi. Rispndi Nel cas in cui la richiesta abbia un quesit figli, quest pulsante è inibit. Selezinand la funzine Rispndi l utente accede ad un frm (figura 5) cntenente le seguenti infrmazini: Dati anagrafici (Cgnme e Nme): direttamente imprtati dall anagrafica del cnsulente, nn editabili; Dati di cntatt ( , Pec, Telefn fiss, Telefn Cellulare, Fax, flag Ntifiche via SMS, flag Ntifiche via ): direttamente imprtati dall anagrafica del cnsulente, nn editabili dall peratre di sede; I dati di cui spra sarann pplati men al variare della lr dispnibilità e cinciderann cn i recapiti a cui verrà inviata la cmunicazine. Dati richiesta: Oggett: riprta le infrmazini della precedente richiesta e nn è mdificabile; Nte Oggett: riprta le infrmazini della precedente richiesta e nn è mdificabile; Test (camp bbligatri): permette di inserire un test liber; Allegati: permette di allegare della dcumentazine; Invia: pulsante che permette di inviare la richiesta alla sede Ripristina valri: pulsante che permette di eliminare tutte le infrmazini inserite manualmente. Figura 5 Pag. 8 di 12

9 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Crea Cmunicazine L peratre di sede può cmunicare cn un cnsulente/azienda tramite il fascicl elettrnic, grazie alle funzinalità presenti nell area Cntatti. Il prim step per l invi di una cmunicazine è la selezine della matricla interessata (figura 6). La selezine può avvenire tramite: Matricla azienda CF azienda Denminazine azienda (Inizia per, cntiene (And), cntiene (Or)) Figura 6 Il sistema restituisce in autmatic i dati anagrafici sintetici (Figura 7). Figura 7 Pag. 9 di 12

10 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Una vlta selezinata la matricla, cliccand sul tast Crea Cmunicazine all intern del menu Cntatti, l peratre può inviare una cmunicazine; il click fa aprire una schermata cntenente (figura 8): Destinatari 1. Cnsulente 2. Rappresentante legale 3. Azienda Tip Cmunicazine 1. Dispsitiva 2. Infrmativa Canali Dispnibili 1. Cmunicazine Infrmativa PEC FAX (canale nn ancra abilitat) Psta (canale nn ancra abilitat) Cntact Center (canale nn ancra abilitat) Sms Cassett Previdenziale Aziende (tale pzine è selezinata in autmatic e nn deflaggabile) 2. Cmunicazine Dispsitiva PEC FAX (canale nn ancra abilitat) Psta (canale nn ancra abilitat) Cassett Previdenziale Aziende (tale pzine è selezinata in autmatic e nn deflaggabile) Figura 8 Pag. 10 di 12

11 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic Il servizi renderà dispnibile la lista dei canali per cui l Istitut ha a dispsizine il relativ recapit dell azienda e/ del cnsulente del lavr. I canali nn dispnibili sarann inibiti, cme rappresentat in figura 8. Nel cas di Cmunicazine Dispsitiva verrà res dispnibile sl un canale di cntatt (fatta eccezine per il Cassett previdenziale che rimane sempre flaggat), in funzine delle dispnibilità e secnd il seguente rdine: PEC FAX (canale nn ancra abilitat) Psta (canale nn ancra abilitat) Nel cas di Cmunicazine Infrmativa, invece, verrann resi dispnibili tutti i seguenti canali (ve dispnibili): PEC Cntact Center (canale nn ancra abilitat) Sms Una vlta selezinat il canale, il sistema frnisce una schermata (figura 9) cntenente i dati anagrafici del destinatari, i dati di cntatt e i dati relativi alla cmunicazine: Dati anagrafici (direttamente imprtati dall anagrafica del cnsulente, nn editabili) Cgnme Nme Dati di cntatt (direttamente imprtati dall anagrafica del cnsulente, nn editabili dall peratre di sede) PEC Telefn Fiss Telefn Cellulare Fax Indirizz legale I dati di cui spra sarann pplati men al variare della lr dispnibilità e cinciderann cn i recapiti a cui verrà inviata la cmunicazine. Dati Richiesta Oggett Nte ggett Test Allegati I criteri di visualizzazine dei dati della richiesta si differenzierann al variare del canale selezinat: 1. PEC e Pag. 11 di 12

12 INPS Direzine Centrale Sistemi Infrmativi e Tecnlgici Funzinalità Cntatti del Fascicl Elettrnic 2. SMS a. Oggett: selezinabile tra i 19 già presenti su cassett previdenziale b. Nte Oggett: camp liber c. Test: Camp liber (lim caratteri) d. Allegati: funzinalità abilitata a. Oggett: nn abilitat b. Nte Oggett: Nn abilitat c. Test: Camp liber (lim. 160 caratteri) d. Allegati: funzinalità nn abilitata N.B.: il crrispndente recrd su Fascicl Elettrnic e CPA avrà il camp ggett valrizzat cn Nn specificat 3. Cassett Previdenziale (pzine sempre flaggata) a. Oggett: selezinabile tra i 19 già presenti su cassett previdenziale b. Nte Oggett: camp liber c. Test: Camp liber (lim caratteri) d. Allegati: funzinalità abilitata Figura 9 Pag. 12 di 12