MANSIONARIO DELL UTENTE ASSISTENTE AMMINISTRATIVO. Codice in materia di protezione dei dati personali Decreto Legislativo 196/2003

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1 Sede: via Galileo Galilei, Brugnera (PN) Tel Fax C.F C.M. PNIC82500C - Pec: Web: Plessi scolastici: Scuola Secondaria di I Grado A. Canova Scuole Primarie: Brugnera Capoluogo N. Sauro - Tamai A. Sacilotto - Maron G. Mazzini Introduzione MANSIONARIO DELL UTENTE ASSISTENTE AMMINISTRATIVO Codice in materia di protezione dei dati personali Decreto Legislativo 196/2003 Allo scopo di definire le norme di comportamento che gli incaricati devono rispettare nell utilizzo degli strumenti messi a loro disposizione dall Istituto Scolastico, il Titolare del Trattamento ha emanato il seguente Mansionario, affinché gli utenti evitino di porre in essere - anche inconsapevolmente - comportamenti incompatibili con la correttezza professionale richiesta, con il corretto svolgimento della prestazione professionale e con le regole sancite dal Decreto Legislativo 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali. Mansionario ATA Assistenti Amministrativi 1

2 Utilizzo e accesso al PC e alla rete dell Istituto Regole generali per l utilizzo del pc La strumentazione intesa come insieme di hardware e software messa a disposizione degli utenti deve essere utilizzata in modo conforme ed esclusivamente per lo svolgimento delle attività professionali cui ogni incaricato è preposto: la strumentazione non deve essere utilizzata per scopi personali. L utente non deve utilizzare apparecchiature non consentite o per cui egli non è autorizzato. In particolare, l utilizzo di modem e di collegamenti wireless su postazioni di lavoro collegate alla rete di ufficio offre una porta d accesso dall esterno non solo al computer dell utente ma a tutta la rete di cui esso fa parte, con ripercussioni negative sulla sicurezza dell intera rete dell Istituto. E quindi vietato l uso di modem e di collegamenti wireless all interno della rete locale. Ugualmente è fatto divieto all utente di installare programmi non autorizzati. Oltre alla possibilità di trasferire involontariamente un virus o di introdurre un cosiddetto cavallo di troia, va ricordato che la maggior parte dei programmi sono protetti da copyright, per cui la loro installazione può essere illegale. E vietato scaricare per qualsiasi finalità, anche connesse con l attività lavorativa, programmi reperiti in rete (internet) o da qualunque altra sorgente esterna salvo espressa autorizzazione del titolare. Egli, peraltro, ricorda all utilizzatore che costituiscono illecito penale le condotte consistenti nell illecita duplicazione o riproduzione di software ai sensi della legge sul diritto d autore n. 633/41 come novellata. La dotazione hardware e software è quindi quella configurata su ciascun pc a cura del titolare: ogni modifica deve essergli preventivamente richiesta e da lui autorizzata. E consigliabile che l utente spenga il computer e le altre periferiche ad esso direttamente collegate (monitor, stampanti, scanner, diffusori acustici, ecc.) se si assenta per un periodo di tempo considerevole (per esempio riunioni, fine delle attività giornaliere, ). Lasciare le apparecchiature accese di regola non crea problemi al loro funzionamento, tuttavia un computer acceso è in linea di principio maggiormente attaccabile perché raggiungibile tramite la rete o direttamente sulla postazione di lavoro. Inoltre, più lungo è il periodo di assenza maggiore è la probabilità che un interruzione dell energia elettrica possa portare un danno (per esempio perdita di un file aperto nel pc) o che si possano verificare problemi legati al surriscaldamento delle apparecchiature (prossimità con documenti cartacei). Un documento aperto e presente sullo schermo è visibile e quindi vulnerabile (quasi) quanto uno stampato o copiato su dischetto e lasciato incustodito. E quindi importante che l incaricato si ricordi di chiudere tutti i documenti su cui sta lavorando prima di allontanarsi dal terminale. L utente deve prestare molta attenzione per evitare di infettare con virus ed altri malware i pc utilizzati. La prevenzione dalle infezioni da virus sul pc assegnato è molto più facile e comporta uno spreco di tempo molto minore rispetto alla correzione degli effetti di un virus, che tra l altro non sempre è possibile. Inoltre, non rispettando adeguate misure anti-virus, l utente può incorrere in una perdita irreparabile di dati o in un blocco anche molto prolungato della postazione di lavoro. Per questo motivo l utente deve diffidare dei dati o dei programmi la cui provenienza non è certa. E comunque possibile che il pc dell utente entri in contatto con un virus o venga infettato da un virus: nel caso di individuazione di file infetti, l utente è immediatamente avvisato dal software antivirus installato con messaggio a video che illustra le procedure da seguire per scongiurare il pericolo. L utente non deve violare le leggi in materia di sicurezza informatica. Anche solo un tentativo di ingresso non autorizzato in un sistema costituisce un illecito. Se l utente è interessato a studiare la sicurezza della postazione di lavoro o della rete di cui fa parte (intranet), può chiedere ogni chiarimento al responsabile del trattamento. E vietato utilizzare programmi che possano creare problemi di sicurezza nei dati e nei programmi o danneggiare la rete (blocco o rallentamento), quali ad esempio port scanner, security scanner, network monitor, network flooder, fabbriche di virus o di worm. Con la locuzione supporti rimovibili si intendono i dispositivi di memorizzazione (floppy disk, CD/DVD, chiavi USB, dischi esterni, unità nastro, ) che permettono l accesso temporaneo a dati non memorizzati internamente al pc ed il trasferimento di dati da e verso il pc. Mansionario ATA Assistenti Amministrativi 2

3 L uso di supporti rimovibili da parte dell utente è consentito solo ed esclusivamente per le seguenti finalità: a) supporto di memorizzazione dati: il supporto è utilizzato per contenere dati utilizzati per le attività e che non si trovano nel sistema informatico. E il caso di dati storicizzati o forniti dall esterno. L utente non deve cancellare i dati in esso contenuti dopo l uso. b) supporto di trasferimento dati: il supporto è utilizzato per trasferire dati quando non è possibile servirsi della rete aziendale. In questo caso i dati devono essere cancellati dal supporto al termine delle operazioni. Tutti i supporti rimovibili devono essere custoditi e sorvegliati affinché nessun soggetto non autorizzato ne possa prendere visione o possesso. Particolare attenzione deve essere prestata nei confronti dei supporti rimovibili contenenti dati sensibili o giudiziari: al termine delle operazioni, se non dedicati alla memorizzazione, questi devono essere distrutti o resi inutilizzabili, oppure possono essere riutilizzati da altri incaricati, non autorizzati al trattamento degli stessi dati, solo se le informazioni precedentemente in essi contenute non sono intelligibili e tecnicamente in alcun modo ricostruibili. Accesso al pc Ad ogni accensione del pc, il sistema richiede di inserire il nome utente e la password (credenziali di accesso a rete). La password deve: - avere una lunghezza pari ad almeno otto caratteri o il massimo consentito - contenere almeno una lettera maiuscola - contenere almeno una lettera minuscola - contenere almeno una cifra - essere cambiata ogni tre mesi. La password, inoltre, non deve contenere riferimenti agevolmente riconducibili all'utente, quali ad esempio date di nascita, nomi, cognomi, Corretta gestione della password La password è strettamente personale e riservata. Per questo motivo l utente: Non deve permettere l uso del proprio account ad altri colleghi d ufficio. Non comunicate la vostra password di accesso al pc a nessuno, ivi compresi i colleghi di ufficio. Un attività illecita svolta da un collega con la vostra password potrebbe essere attribuita a voi, con tutte le conseguenza giuridiche del caso. Non deve permettere l uso del pc utilizzato o del proprio account da personale esterno, a meno di non essere sicuri della loro identità. Personale esterno può avere bisogno di installare del nuovo software/hardware nel pc che utilizzate. Assicuratevi dell identità della persona e delle autorizzazioni ad operare sul pc. Nei casi dubbi chiedere conferma al Responsabile del trattamento. Deve fare attenzione a non essere spiato mentre digita una password o qualunque codice di accesso. Anche se il sistema non ripete in chiaro la password sullo schermo, quando digitate una password questa potrebbe essere letta guardando i tasti che state digitando, anche se siete veloci nella dattiloscrittura. Quando introducete una password controllate che nessuno vi stia osservando. Mansionario ATA Assistenti Amministrativi 3

4 Assenza/impedimento dell utente e necessità di accedere ai dati Il titolare del trattamento rende comunque noto che in caso di assenza dell utente per qualsiasi motivo (malattia, ferie, allontanamento dal posto di lavoro, ecc.) qualora sia indispensabile e indifferibile intervenire per esclusive necessità di operatività e di sicurezza del sistema, egli potrà accedere alla posta elettronica del singolo utente. Proprio per questo motivo, al fine di non ledere il diritto alla riservatezza e segretezza della posta elettronica utilizzata per scopi personali, gli utenti non dovranno utilizzare la caselle di posta elettronica per fini che esulano dal contesto lavorativo. L utente può comunque decidere di delegare ad un collega di fiducia la visione e la consultazione della posta elettronica inviata al proprio account, considerato il fatto che l Istituto può avere in ogni caso la necessità di accedere agli strumenti hardware e software in dotazione all utente per il normale e corretto svolgimento delle funzioni istituzionali. Posta elettronica ( ) Corretto utilizzo degli indirizzi assegnati all utente Le caselle di posta elettronica date in uso all utente sono destinate ad un utilizzo tassativamente ed esclusivamente inerente all attività lavorativa. Le assegnate dall Istituto all utente non devono essere utilizzate per scopi personali. Inoltre è fatto divieto di configurare all interno del programma su pc di gestione della posta elettronica indirizzi personali non relativi ai domini di posta lavorativi, quali ad esempio quelli forniti gratuitamente dai ). L utente non deve utilizzare l indirizzo di posta elettronica per iscriversi a newsletter, mailing list, forum, chat, ecc., salvo che questi servizi siano inerenti all attività lavorativa; in caso di dubbio, l utente deve rivolgersi al titolare del trattamento. L utente deve utilizzare la posta elettronica in modo appropriato e consapevole: Non deve rispondere a messaggi indesiderati (spam) e non deve partecipare alle cosiddette catene di Sant Antonio, per non dare conferma (implicita) della validità dell indirizzo di posta. Deve prestare attenzione al fenomeno del phishing, ossia una tecnica utilizzata per ottenere l'accesso ad informazioni personali e riservate con la finalità del furto di identità mediante l'utilizzo di messaggi di posta elettronica fasulli, opportunamente creati per apparire autentici (ad esempio e- mail artatamente contraffatte per sembrare comunicazioni ufficiali di Istituti Bancari, siti istituzionali, ecc.). Con tali messaggi viene richiesto l accesso a siti web, all interno dei quali il mittente (che tenta la truffa) impersona una azienda/ente che chiede al destinatario di inserire i suoi dati di accesso a scopo di verifica, in modo da carpirli ed utilizzarli successivamente in modo fraudolento. La pagina web a cui si è inviati dal link indicato dal mittente della è identica a quella dell'azienda ma non è realmente quella corretta. In tal modo, se non si presta attenzione all'indirizzo indicato nel browser internet, si è portati a credere, a colpo d'occhio, di essere realmente nella pagina web corretta. In realtà si sta utilizzando una pagina web costruita ad hoc per scopi fraudolenti. Grazie a questi messaggi, l'utente è ingannato e portato a rivelare dati importanti, come numero di conto corrente, nome utente e password, numero di carta di credito ecc. Ulteriori caselle di posta elettronica Qualora l Ente scolastico abbia predisposto alcuni indirizzi di posta elettronica che possono essere utilizzati da più utenti, in quanto relativi all attività non di singolo utente ma di uno o più uffici/funzioni dell Istituto (per esempio in tal caso tutti gli utenti autorizzati ad utilizzare la casella di posta comune vi accederanno con le stesse credenziali d accesso. 4 Utilizzo rete Internet Mansionario ATA Assistenti Amministrativi 4

5 E fatto divieto agli utenti di navigare in siti non attinenti l attività lavorativa, in quanto l utilizzo del collegamento ad internet deve essere funzionale ad essa e non effettuato per ragioni personali. E vietata la partecipazione a mailing list, forum, chat o altri mezzi di comunicazione telematica non attinenti l attività lavorativa, attuate mediante il pc assegnato, salvo espressa autorizzazione del Responsabile del trattamento. Utilizzo dei supporti cartacei E vietata l estrazione di originali e/o copie cartacee per uso personale di documenti, manuali, procedure, lettere, database ecc, di proprietà o in gestione dell ente, neppure se predisposte dal dipendente stesso. L utente non deve lasciare documenti, lettere, fascicoli, appunti sopra la scrivania quando si allontana dalla postazione di lavoro per un periodo di tempo significativo. In particolare non deve lasciare sul tavolo materiali che non siano inerenti alla pratica che sta trattando in quel momento. Ciò vale soprattutto nel caso in cui egli abbia mansioni di front office e di ricezione del pubblico. L utente deve maneggiare e custodire con cura le stampe di documenti che contengono dati personali, impegnandosi a non lasciarvi accedere persone non autorizzate. Se la stampante non si trova in prossimità della postazione dell utente, è necessario che egli si rechi il più in fretta possibile a ritirare le stampe. Per stampe contenenti dati sensibili o giudiziari si deve cercare di usare una stampante non condivisa oppure usare la modalità di stampa ritardata impostando un tempo sufficiente a permettervi di raggiungere la stampante prima dell inizio della stampa. L utente deve distruggere personalmente le stampe quando non servono più o se esse siano solo delle brutte copie o bozze da ristampare perché errate. E inoltre necessario che l utente presti attenzione alle fotocopie e che tali copie vengano fatte solo se ciò è strettamente necessario. L utente deve assicurarsi di non lasciare copie nella macchina e se necessario eliminare copie malriuscite utilizzando una macchina distruggi-documenti (shredder) se disponibile. L utente deve prestare molta attenzione quando getta nel cestino le stampe di documenti che possono contenere dati personali. Se tali documenti contengono dati sensibili e/o giudiziari, o dati di particolare riservatezza, è consigliabile che l utente utilizzi una macchina distruggi-documenti (shredder). In ogni caso è importante che l utente non getti mai documenti cartacei senza averli prima fatti a pezzi. UTILI REGOLE DI CONDOTTA Conservare sempre i dati del cui trattamento si è incaricati in apposito armadio assegnato, dotato di serratura; Accertarsi della corretta funzionalità dei meccanismi di chiusura dell armadio, segnalando tempestivamente al Titolare o al Responsabile eventuali anomalie; Non consentire l accesso alle aree in cui sono conservati dati personali su supporto cartaceo a estranei e a soggetti non autorizzati; Conservare i documenti ricevuti da genitori/studenti o dal personale in apposite cartelline non trasparenti; Consegnare al personale o ai genitori/studenti documentazione inserita in buste non trasparenti; Non consentire l accesso a estranei al fax e alla stampante che contengano documenti non ancora ritirati dal personale; Effettuare esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati; Non lasciare incustodito il registro contenente gli indirizzi e i recapiti telefonici del personale e degli studenti e non annotarne il contenuto sui fogli di lavoro; Non abbandonare la postazione di lavoro per la pausa o altro motivo senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti trattati; Segnalare tempestivamente al Titolare o al Responsabile la presenza di documenti incustoditi, provvedendo temporaneamente alla loro custodia; Attenersi alle direttive ricevute e non effettuare operazioni per le quali non si è stati espressamente autorizzati dal Responsabile o dal Titolare. Mansionario ATA Assistenti Amministrativi 5

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