PG-SGSL 12 Gestione delle registrazioni

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Rossana Poggi
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1 Redatta da Data Firma RSPP GRSGSL Verificata da GRSGSL Emissione autorizzata da DL / DG Aggiornamenti e Revisioni Revisione n Oggetto Data 1.0 Prima Stesura 15 aprile 2015 L originale firmato del documento e la copia elettronica sono conservati presso la SSD Prevenzione e Protezione. Sono consentite la visione a terminale e la stampa, ma non la modifica. I contenuti del documento sono di proprietà dell AO Ordine Mauriziano Pagina 1 di 5

2 CONTENUTI DEL DOCUMENTO 1. TITOLO DESCRIZIONE SINTETICA OBIETTIVI AMBITO DI APPLICAZIONE SEQUENZA DELLE ATTIVITÀ Premessa Insieme di documenti previsti Dettaglio delle attività da svolgere IDENTIFICAZIONE ED ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE CONSERVAZIONE ACCESSO ALLE REGISTRAZIONI MONITORAGGIO DOCUMENTI CORRELATI DIFFUSIONE... 5 Pagina 2 di 5

3 1. TITOLO PG - SGSL DESCRIZIONE SINTETICA La presente procedura descrive le regole tecniche con cui le registrazioni inerenti le tematiche di Salute e Sicurezza sul Lavoro (S&SL) vengono stabilite e conservare le registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti del proprio SGSL e a quelli nella Norma OHSAS 18001, nonché i risultati ottenuti. 3. OBIETTIVI identificazione, archiviazione, protezione, reperimento, mantenimento ed eliminazione delle registrazioni. 4. AMBITO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutte le strutture dell A.O. Ordine. 5. SEQUENZA DELLE ATTIVITÀ 5.1.Premessa La gestione dei documenti di registrazione (compilazione, archiviazione ed eliminazione) è affidata alle funzioni emittenti, in conformità a quanto previsto nelle singole PG-SGSL. 5.2.Insieme di documenti previsti TIPOLOGIA DOCUMENTO SUPPORTO UTILIZZATO RESP. ARCHIVIAZIONE TEMPI ARCHIVIAZIONE LUOGO N.A. 5.3.Dettaglio delle attività da svolgere IDENTIFICAZIONE ED ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE In allegato ad ogni PG-SGSL è riportato l elenco dei documenti di registrazione previsti in cui viene riportato: - tipologia di documento - supporto utilizzato (cartaceo, informatico, ecc.) - responsabile dell archiviazione - tempi di archiviazione Pagina 3 di 5

4 - luogo di archiviazione Di ogni registrazione elettronica esiste una copia di back-up CONSERVAZIONE I documenti di registrazione sono conservati in luoghi adatti al fine di ridurre al minimo deterioramenti e danni e prevenire smarrimenti. Le eventuali registrazioni provenienti da fornitori sono parte integrante di tali documenti ACCESSO ALLE REGISTRAZIONI L accesso agli archivi delle registrazioni cartacee è riservato ai responsabili dell archiviazione o al personale da questi autorizzato. L accesso alle registrazioni elettroniche è regolamentato da password. Ove previsto, i documenti di registrazione vengono resi disponibili ai soggetti interessati (es. clienti, fornitori, autorità di vigilanza, ecc.) per il periodo di volta in volta concordato. 6. MONITORAGGIO Non si prevede attività di monitoraggio sulla presente Procedura. 7. DOCUMENTI CORRELATI - D.Lgs. 81/08 e ss.mm.ii. Testo Unico in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro - Par OHSAS 18001:2007 Sistemi di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro - Par OHSAS 18002:2008 Linee Guida per l attuazione della norma OHSAS 18001: Politica per la Salute e la Sicurezza sul Lavoro - Manuale del Sistema di Gestione della Sicurezza - PG-SGSL 01 Identificazione dei pericoli, valutazione dei rischi e determinazione delle misure di controllo - PG-SGSL 02 Identificazione, aggiornamento e valutazione della conformità ai requisiti legali e altri requisiti: - PG-SGSL 03 Definizione degli obiettivi e dei programmi - PG-SGSL 04 Competenza, formazione e consapevolezza - PG-SGSL 05 Comunicazione, partecipazione e consultazione - PG-SGSL 06 Controllo dei documenti - PG-SGSL 07 Controllo operativo - PG-SGSL 08 Preparazione e risposta alle emergenze - PG-SGSL 09 Misurazione delle prestazioni e monitoraggio Pagina 4 di 5

5 - PG-SGSL 10 Gestione accadimenti pericolosi - PG-SGSL 11 Gestione delle Non Conformità, Azioni Correttive e Azioni Preventive - PG-SGSL 13 Audit interno 8. DIFFUSIONE Il testo del presente Documento è messo a disposizione di tutto il Personale dell Azienda mediante inserimento nell apposita sezione dell Intranet Aziendale. Pagina 5 di 5

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