L organizzazione di un congresso internazionale: il progetto preliminare, la scelta dell impostazione negoziale ed il grado di esposizione al rischio

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1 L organizzazione di un congresso internazionale: il progetto preliminare, la scelta dell impostazione negoziale ed il grado di esposizione al rischio

2 L organizzazione di un CI Il prodotto congressuale Complesso di beni e di servizi prodotti e/ o erogati dai diversi partecipanti alla filiera coordinata da un nodo strategico (PCO) le fasi! fase di concezione! fase di definizione o di candidatura (bidding)! fase di impostazione! fase di sviluppo! fase di realizzazione dell evento! fase post congressuale

3 LE FASI DEL PROGETTO CONGRESSUALE Concezione Definizione Impostazione Sviluppo Realizzazione Post-evento Identificazione del bisogno Creazione del LOC Proposta di una location Definizione del format WBS dell evento Piano dei tempi (GANTT o PERT) Piano dei costi e BEP Erogazione servizi di back end Erogazione servizi di front office Studio di fattibilità tecnica Definizione di un budget sintetico Candidatura Affidamento al PCO Definizione contratti Acquisizione forniture esterne Strutturazione impianto organizzativo Gestione flussi finanziari Acquisizione feed back Valutazione risultati Attivazione di strumenti virtuali a supporto della community of practice

4 Fase 1: concezione Il CI è un evento ripetitivo (tempo) e itinerante (spazio) cadenza annuale sedi diverse

5 Fase 2: definizione o candidatura (bidding) Soggetto promotore (LOC) PCO collaborano Elaborazione di un progetto preliminare analisi economico-tecnica (condizioni di fattibilità) determinazione del budget (condizioni di realizzabilità) Esito positivo LOC affida al PCO organizzazione e sfruttamento economico dell evento (appalto o cessione)

6 Fase 3: impostazione progetto sottoprogetti! comunicazione! press! infrastrutture! mostra! conferenza attività operative coinvolgimento di soggetti terzi

7 Fase 4: sviluppo sottoprogetti comunicazione press infrastrutture mostra conferenza attività operative Dettaglio tecnico delle attività operative! acquisizione forniture esterne! perfezionamento dei contratti Controllo! tempi! costi

8 Fase 5: realizzazione dell evento Momento della verità Coinvolgimento e interazione tra tutti i soggetti organizzatori e fruitori

9 Fase 6: post congressuale Conclusione dell evento Grado di soddisfazione Risultati economici Risultati tecnico-scientifici

10 Il progetto preliminare L organizzazione congressuale presuppone una serie di verifiche preliminari di fattibilità mercatistiche tecniche Valutazione dei segmenti potenziali di utenza (numerosità dei partecipanti) Verifica delle capacità strutturali e della disponibilità di fruizione

11 .. della fattibilità tecnica generico! sede dell evento! servizi alla sede! servizi ai partecipanti!. ampliato! programmi collaterali! spettacoli!.

12 FORMATO EVENTO LOCATION - SITE DOVE? VENUE - FACILITY ACCOMMODATION

13 Cosa tenere presente? Eventi di persone media durata Eventi oltre le 2000 persone lunga durata Sedi congressuali alberghiere Palacongressi Dimore storiche Centri congressuali fieristici

14 Palacongressi CONVENTION CENTRE Si caratterizzano per: Ampi spazi espositivi Ampi spazi multifunzione con pareti modulari e senza posti fissi per avere la massima flessibilità

15 Sede congressuale alberghiera CONVENTION HOTEL Offrono spazi congressuali ampi spazi espositivi meno ampi full-service capacità di gestire i last-minutes camere in-house

16 Il budget sintetico di candidatura RICAVI Criterio di definizione in fase di candidatura Ripartizione percentuale costi QUOTE DI PARTECIPAZIONE Stima n. partecipanti per valore quota al valore storico rivalutato VENDITA SPAZIO MOSTRA SPONSORIZZAZIONI Previsioni mq da commercializzare per valore mq. al valore storico rivalutato Previsioni COSTI PROMOZIONE E COMUNICAZIONE Analisi dati storici rivalutati 5% INFRASTRUTTURE ED ALLESTIMENTI Previsioni costo delle alternative presentate 30% STAMPATI Analisi dati storici 10% SERVIZI AI PARTECIPANTI Analisi dati storici 15% COSTO RELATORI Previsione soluzione prevista 8% COMPENSO ASSOCIAZIONE Analisi dati storici 10% INTERNAZIONALE COMPENSO LOC COSTO PCO Offerta PCO 10% MANIFESTAZIONI SOCIALI Preventivi soluzioni proposte 12%

17 Costi e ricavi del budget sintetico! dati storici per i costi relativi ai servizi standard dell evento! specifiche voci di spesa (preventivi) relative alla particolare destinazione congressuale! quote di partecipazione! vendita degli spazi espositivi! sponsorizzazioni STRUTTURA gestione caratteristica Quote di partecipazione Vendita spazio mostra Promozione e comunicazione, infrastrutture, press, servizi, manifestazioni sociali Compensi Associazione internazionali e spettanze CO Sponsorizzazioni Spettanze PCO

18 La cessione del congresso Costi e ricavi per il PCO RICAVI Quote di partecipazione Vendita spazio mostra Commissioni alberghiere Diritti di agenzia Servizi self-supporting COSTI Costi esterni di fornitura Costi interni del progetto e del servizio Spettanze CO Eventuale addizionale di costi invenduto alberghiero Spese per servizi self-supporting

19 L appalto del congresso Costi e ricavi per il PCO RICAVI Compenso PCO: fisso o variabile Ricavi di vendita servizi interni Ricavi di vendita servizi esterni Servizi self-supporting COSTI Costi acquisto servizi esterni Costi di realizzazione servizi interni Spese per servizi self-supporting

20 Le situazioni contrattuali intermedie Tali soluzioni contrattuali sono caratterizzate da:! cessione parziale dello sfruttamento economico dell evento! clausole di garanzia pro PCO Tipologie di garanzia al PCO! numero minimo partecipanti! compenso minimo! rimborso di numero stabilito di depositi alberghieri nel caso di invenduto ricettivo

21 Contratti intermedi: struttura dei costi e dei ricavi RICAVI COSTI Costi e ricavi per il PCO Quote di partecipazione con minimo garantito Eventuale compenso minimo pro PCO (forfettario) Sponsorizzazioni, vendita spazi espositivi Commissioni alberghiere e diritti di agenzia Costi esterni di fornitura + Costi interni di realizzazione servizio Spettanze CO: Compenso forfettario + eventuale partecipazione agli utili Eventuale addizionale di costo per invenduto alberghiero Servizi self-supporting Spese per servizi self-supporting

22 Il budget da allegare al contratto RICAVI DETTAGLIO Variabilità dei costi in funzione dei partecipanti PARTECIPANTI ESPOSIZIONE SPONSORIZZAZIONI Quote di partecipazione Vendita stand Sponsorizzazioni COSTI PROMOZIONE E COMUNICAZIONE Presenza ad altre manifestazioni Locandine e manifesti Pubblicità sui media Elaborazione mailing Copertura stampa.

23 continua.. Il budget da allegare al contratto INFRASTRUTTURE ED ALLESTIMENTI STAMPATI Sale congressuali Centro diapositive Uffici Spazio espositivo Area registrazione Area catering Area poster Allestimenti Linea grafica I annuncio Programma preliminare Programma finale Vari Fisso e/o variabile Variabile Variabile Fisso e variabile Variabile Variabile Variabile

24 continua.. Il budget da allegare al contratto SERVIZI AI PARTECIPANTI COSTO RELATORI COSTI DI ORGANIZZAZIONE MANIFESTAZIONI SOCIALI Programma scientifico Registrazioni ed iscrizioni Materiale congressuale Traduzioni Pausa caffè Colazione di lavoro Trasporti Sicurezza Assicurazione Ospitalità Viaggi e trasferimenti Assicurazione Costo LOC e Associazione Internazionale Costo PCO Staff durante l evento Cena del presidente Variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Fisso e variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Fisso e/o variabile Fisso e/o variabile Variabile Variabile Cena di gala Altre Variabile Variabile

25 La valutazione del BEA: appalto R,C Ipotesi: compenso forfettario fisso e i e+i MC Mse Msi Cff Cff = Mse = Msi = MC = compenso forfettario fisso al PCO N mark-up o commissione sui servizi acquistati dal PCO presso terzi margine sui servizi realizzati internamente margine di contribuzione del progetto alla copertura dei costi di struttura

26 La valutazione del BEA: appalto RC Ipotesi: compenso variabile in relazione al numero partecipanti MC vp i + e + vp e i N Mse Cvp Msi Cvp = Mse = Msi = MC = compenso variabile al PCO mark-up o commissione sui servizi acquistati dal PCO presso terzi margine sui servizi realizzati internamente margine di contribuzione del progetto alla copertura dei costi di struttura

27 La valutazione del BEA: cessione R RC MC CV Q CV Q - CV -CF+RM+RS N - CF+RM+RS = Intercetta tra MC e asse delle ordinate Q = Quota di partecipazione cv = Costi variabili interni e di acquisto servizi esterni

28 Valutazione comparativa con il BEA RC Punto di indifferenza tra i contratti MC cessione MC appalto -CE+RS+RA NE N La problematica rimane aperta relativamente alla stima del numero di partecipanti

29 GESTIONE DEL RISCHIO NELL IMPRESA CONGRESSUALE (1/2) R,C R,C Q Q,T Da gestione statica a Gestione dinamica del prezzo

30 GESTIONE DEL RISCHIO NELL IMPRESA CONGRESSUALE (2/2) R,C R,C Q Q,T Da gestione statica a Gestione dinamica dei costi

31 FASI DI IMPOSTAZIONE E SVILUPPO DEL PROGETTO CONGRESSUALE

32 L APPROCCIO PER PROGETTI DELL IMPRESA CONGRESSUALE Capacità dinamiche ROUTINE A B C D E PROGETTI / CONGRESSI

33 Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili? Passo 4 : Network Logica di progetto Passo 3 : RAM Assegnazione responsabilità Passo 5 : Diagr. di Gantt Master Diagr. di Gantt - Dettaglio Passo 6 : Piano delle risorse Passo 7 : Piano dei costi Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5

34 L IMPOSTAZIONE DEL CONGRESSO: WBS (1/2) Congresso Comunicazione Press Allestimento Mostra Conferenza

35 L IMPOSTAZIONE DEL CONGRESSO: WBS (2/2) Comunicazione Press Allestimenti Mostra Conferenza Campagna pubblicitaria di informazione Messaggistica promozionale Sede conferenza Spazio Servizi a partecipanti Produzioni editoriali Copertura stampa Sede spettacolo Allestimenti Alberghi Produzioni audio - video Conferenze stampa Sede cena gala Promozione commerciale Eventi sociali Atti Presenza stampa Altre sedi Trasporti

36 RUOLI CHIAVE NELLA GESTIONE DEL PROGETTO DIRETTORE DI PROGETTO RESPONSABILE DEL CLIENTE Analisi dell architettura del progetto Definizione dell impianto organizzativo Individuazione e attivazione delle risorse interne Individuazione e acquisizione delle risorse esterne Gestione in itinere del singolo congresso Analisi della commessa Valutazione della commessa rispetto al portafoglio Analisi delle esigenze del cliente Gestione della relazione ordinarie con il cliente Gestione delle eccezioni

37 Organization breakdown structure Event Coordinator G.De Leve MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN CONFERENCE PROJECT ASSISTANTS Quality Control Manager M. Liguori Organising Secretariat M. Marguglio Scientific Secretariat G. Roccetti Exhibition Manager M. De Vergottini EXTERNAL WORKFORCE Conference Stewards/Hostess team Intepreters Catering Service Sound and IT Technician

38 Responsability Assignment Matrix La RAM è l ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS. Matrice delle responsabilità WBS OBS idem

39 Responsability Assignment Matrix Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6 Analisi R A I C C Definizione I A C R Gestione R A I S Monitoraggio R A I C C S! R = responsabile! A = approva! S = supporta! C = consultato! I = informato! V = verifica

40 Cronoprogramma (GANTT) Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la collocazione temporale delle attività pianificate Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Attività 5

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