Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Giugno Anno VII - nr. 69 Link Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra CRM & Offer Management è l applicativo software Softeam per l Organizzazione delle Attività Commerciali e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni connesse alle relazioni esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra, più gestionale del gestionale Prenotate una demo online di Lyra Ridurre i costi eliminando la carta Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti Lyra News - giugno Pag. 1 di 10

2 Lyra, più gestionale del gestionale Ma noi abbiamo già il gestionale, oppure Abbiamo appena installato il nuovo gestionale.... Sono tra le più comuni prime reazioni alla proposta di valutare un software applicativo come Lyra. È vero ed è normale che abbiamo già il nostro gestionale (e chi potrebbe farne a meno?), ma è altrettanto vero che, quasi sempre, questo gestionale è un qualcosa di riguarda l Ufficio Amministrativo, andando ad assolvere tutte le fasi prettamente contabili e di adempimento degli obblighi fiscali, che coinvolge il Magazzino e la Logistica, che si occupa di organizzare la Produzione (commesse, distinte, pianificazione ). Ma il Commerciale?!... Il più delle volte semplicemente non esiste! Se va bene c è qualche funzione di base di gestione dell offerta, magari l emissione di una proposta d ordine, piuttosto elementare, e con alcune informazioni di base, utilizzabili solo se si lavora con prodotti comunque molto semplici. Ma il più delle volte non c è nemmeno questo e l offerta la va di Word. Il Commerciale quindi compare nel processo informativo, solo nel momento in cui acquisisce un ordine, e da lì si scatena tutta una procedura gestionale, logistica, amministrativa, di apertura della commessa, di pianificazione, ecc.ecc tutto più o meno ben coordinato e informatizzato. Dal gestionale, appunto. Tutta questa procedura di norma esclude il Commerciale, che come una meteora compare ed è già scomparso. Il centro del processo aziendale è l Ordine, e tutto il gestionale si occupa della parte interna all Azienda relativa all evasione dell ordine, nel rispetto dei tempi, delle caratteristiche della fornitura, degli obblighi fiscali Lyra considera invece il Cliente come centro del processo aziendale, e si occupa di raccogliere, consolidare, organizzare ogni tipo di informazione ad esso correlata. A cominciare da una gestione univoca dei nominativi delle aziende Clienti e dei contatti, facilitando le campagne promozionali ed automatizzando l'invio di offerte, mail, documenti e newsletters aziendali. Il patrimonio di Clienti, potenziali e contatti, si trasforma in un portafoglio di opportunità commerciali. La base dati di Lyra rappresenta negli anni un patrimonio di referenze e contatti che l'ufficio Marketing può usare per campagne, eventi e attività di lead generation in occasione di fiere, openhouse Su operazioni di massa, Lyra consente analisi e valutazioni preventive su un database marketing pulito ed aggiornato, per ottimizzare i risultati ottenibili da campagne di direct mailing, mass marketing È possibile gestire tutte le attività collegate alle trattative, consentendo l'aumento di Clienti gestibili per ogni commerciale, la tracciabilità dell iter commerciale e la riduzione del costo per contatto. Lyra consente l'impostazione di percorsi guidati per le operazioni commerciali (offertazione) e per la gestione delle trattative (revisioni), consentendo l'uniformazione del metodo e la creazione di un database su cui basare le statistiche. La base dati delle trattative consente di preparare velocemente analisi di fabbisogni e di fatturato su basi statistiche, o sul computo delle offerte aperte, degli ordini..., o sulla gestione del budget con i report di controllo. I dati dell'installato dei Clienti consentono di individuare opportunità commerciali in relazione a determinate scadenze temporali (azioni di after-sale) per offerte di ricambistica, servizi di manutenzione, azioni di Customer Satisfaction; Tutto questo significa sostanzialmente permettere all Ufficio Commerciale di gestire con la massima attenzione il processo relazionale con il Cliente, fornendo nel contempo a tutte le funzioni aziendali che interagiscono con il Commerciale (Direzione, Ufficio Tecnico, Postvendita ) una serie di informazioni omogenee e accessibili in maniera selettiva. È grazie a queste tipicità che Lyra si è ormai affermato come una componente integrativa del classico gestionale, anche in realtà aziendali dove il software gestionale è spesso un prodotto di altissimo livello qualitativo: la gestione delle offerte e l organizzazione dell attività commerciale, proprio per la difficoltà di standardizzarne i processi, rappresentano davvero molto spesso una zona d ombra anche nei gestionali più evoluti. Lyra News - giugno Pag. 2 di 10

3 Non dimentichiamoci che i cambiamenti del mercato offrono opportunità a coloro che superano le difficoltà del momento e guardano al futuro. In una fase di instabilità le aziende possono mettersi sulla difensiva oppure prepararsi a nuovi successi. Nella seconda ipotesi, uno strumento come Lyra contribuisce in maniera determinante alla riorganizzazione dei processi interni, predisponendo l intera struttura aziendale ad una nuova sensibilità e attenzione verso ogni opportunità di business. Non fatevi trovare impreparati dalla ripresa! E per capire in che modo Lyra può contribuire al successo della vostra Azienda, contattate senza alcun impegno la Direzione Commerciale Softeam. Lyra News - giugno Pag. 3 di 10

4 Prenotate una demo online di Lyra! Una presentazione presso la sede del Cliente è sicuramente il modo migliore per conoscere le potenzialità di un prodotto di CRM e Offer Management e capire perché Lyra è oggi l applicativo software leader in Italia per l Organizzazione delle Attività Commerciali e la Gestione delle Offerte. Ma è anche possibile un approccio più semplice e rapido: una sessione demo da remoto, guidata dagli esperti Softeam! Potete richiedere anche voi, senza alcun impegno, una presentazione remota di Lyra: Come funziona la demo online? Semplicissimo: la segreteria Softeam vi contatterà telefonicamente per concordare il giorno e l ora per voi più comoda per partecipare alla demo. Qualche minuto prima dell appuntamento online, riceverete una contenente un Invito ospiti con un link ad una connessione "sicura" (https, crittografia a 256 bit SSL "end-to-end", doppia autenticazione e RSA SecurID). E poi cosa succede? Semplicemente accettando l invito si avvierà una connessione remota, cui seguirà la videata di collegamento vera e propria, che visualizzerà sul vostro monitor lo schermo del PC Softeam, da cui sarà avviata la presentazione di Lyra, con il supporto telefonico. Il mio PC andrà bene?... è necessario installare il programma, un database?... È sufficiente un normalissimo PC Windows connesso a Internet (possibilmente in ADSL), e un telefono per interagire durante la presentazione. Se più persone vorranno partecipare alla demo potrebbe essere utile collegare uno schermo almeno da 17 o 19 e magari utilizzare un telefono dotato di funzione vivavoce. Sul PC non c è nulla da installare; la demo sfrutta semplicemente la connessione Internet, mentre il programma e gli archivi sono quelli sul PC in Softeam, che non trasferisce nulla sulla vostra stazione di lavoro. I nostri esperti vi guideranno nella dimostrazione, potrete anche interagire e fare tutte le domande per capire meglio le funzionalità del prodotto e l applicabilità nella vostra realtà aziendale. Quanto tempo ci vuole? In linea di massima circa tre quarti d ora per vedere le principali caratteristiche. Poi è già capitato il caso del Cliente che, volendo approfondire alcune funzionalità, o portare delle specifiche richieste, o capire meglio come aggregare i dati già disponibili in azienda, o come integrarsi con il software gestionale sia poi arrivato a quasi due ore di demo! Da parte nostra non ci sono problemi: la demo è in ogni caso gratuita e senza alcun obbligo d acquisto! Lyra News - giugno Pag. 4 di 10

5 In questo modo, in maniera molto semplice e senza impegni organizzativi, sarà possibile avere una panoramica completa dell applicativo o richiedere l approfondimento su specifiche funzionalità. Potrebbe essere il modo di accostarsi al programma per una prima verifica, per valutare l opportunità di un successivo incontro allargato a diverse funzioni aziendali Fissate subito un appuntamento telefonico per una sessione remota di presentazione, compilando questo modulo e selezionando senza alcun impegno il campo Richiesta demo. La partecipazione alla sessione demo (sia remota che presso la vostra sede) non comporta in ogni caso alcun impegno e vi dà anche diritto a ricevere in omaggio una copia del libro di Maurizio Duse Il CRM strategico - Come migliorare la competitività aziendale fidelizzando e centralizzando il cliente (Franco Angeli Editore). Dopo molti volumi sul perché, questo libro costituisce una guida sul come fare il proprio sistema di Customer Relationship Management. Il volume fornisce una linea guida, una sorta di vademecum, per chi intende conoscere, progettare, acquisire o realizzare un sistema di CRM efficiente ed efficace, evidenziando anche alcuni tipici errori riscontrati in talune implementazioni aziendali. L invio del volume, senza alcuna spesa, è il modo con cui Softeam vuole ringraziare i Clienti per il tempo che avranno dedicato ad approfondire la conoscenza di Lyra. Approfittatene! Lyra News - giugno Pag. 5 di 10

6 Ridurre i costi eliminando la carta In ogni azienda si producono documenti: fatture, bolle di accompagnamento, offerte, oppure progetti o semplici comunicazioni. Perché lasciarli sulla carta? Le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili, la normativa non è più un ostacolo e i benefici sono garantiti, sia per quanto riguarda il recupero di efficienza sia in termini di risparmio e tutela ambientale. Una recente ricerca di Xplor Italia Research rileva che una quota compresa tra il 6% ed il 10% del fatturato annuale di una organizzazione viene speso in attività collegate ai documenti, la cui gestione può impattare fino al 15% del giro d'affari aziendale. Inoltre il 36% della aziende del campione dichiara di essere incapace di stimare non solo gli oneri complessivi della gestione documentale ma anche i costi puntuali di produzione: insomma navigazione a vista e oneri fuori controllo. Sulla base del tempo alle prese con i documenti cartacei, dei volumi di stampa e dei costi stimati direttamente dalle aziende, sempre secondo Xplor Italia Research, una semplice revisione tecnica e organizzativa del D&PM (Document and Print Management) può permettere di riportare i tempi di gestione entro il 40% dell'attività quotidiana contro il 60% e più mediamente dichiarati oggi. Ciò significherebbe un taglio prossimo al 20% con un risultato di economizzare ogni anno mediamente euro per addetto. Per aziende con 200 addetti le economie potrebbero dunque raggiungere 1,5 milioni di euro. Ma cosa significa razionalizzare i processi di gestione dei documenti? Le fatture elettroniche La fatturazione elettronica rappresenta la chiave di volta dei cicli ordine/pagamento. Se si sblocca quest ultimo tassello del processo i benefici in termini di velocità dei processi e risparmio dei costi sono evidenti. Oggi gli ostacoli sono soprattutto di conoscenza e percezione, mentre la legislazione è matura e permette di dematerializzare completamente i processi cartacei, secondo l autorevole ricerca dell osservatorio del Politecnico di Milano (link esterno). I moduli elettronici, i processi digitali Per digitalizzare i processi è necessario avere un buon processo interamente digitale per la raccolta delle informazioni, attraverso moduli che possono alimentare basi dati o sistemi informatici, senza bisogno di passare attraverso la compilazione cartacea e firma e digitazione successiva. Oggi la tecnologia permette di digitalizzare completamente ogni processo di raccolta e gestione delle informazioni che necessitano di essere inserite in un modulo da compilare, semplicemente utilizzando il web o l . I moduli elettronici, pubblicabili sul web o inviabili via , pronti per essere compilati non solo fanno risparmiare tanto tempo, ma garantiscono una maggiore qualità dei dati raccolti perché non ci sono passaggi intermedi. I dati così raccolti sono firmati ed immediatamente disponibili per essere elaborati da qualsiasi programma informatico. L Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Archiviazione è il processo di raccolta ordinata e sistematica dei documenti secondo determinati criteri e procedure; l archiviazione è facoltativa e propedeutica alla Conservazione Sostitutiva. L archiviazione non è soggetta a particolari modalità operative: il suo obiettivo è quello di migliorare l efficienza lavorativa. La Conservazione Sostitutiva invece è il processo che permette di conservare i documenti in modo che non si deteriorino e che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. La Conservazione Sostitutiva è normata dalla legislazione. In particolare si chiama Sostitutiva perché al termine del processo è consentito eliminare il cartaceo. Entrambi i processi, Archiviazione e Conservazione Sostitutiva, permettono di ridurre i costi di gestione delle informazioni e dei documenti in forma cartacea, ed in particolare la Conservazione permette di risparmiare anche i costi di immagazzinamento e mantenimento di questi documenti fiscali per diversi anni come richiede la normativa. (*) Articolo parzialmente tratto dal sito Microsoft Office Online Per maggiori informazioni: Lyra News - giugno Pag. 6 di 10

7 Tips & Tricks... (consigli per l uso) La scheda dell anagrafica di Lyra è ricca di informazioni. Sono così numerose che è stato necessario creare più tab (o linguette) per poterne migliorare l utilizzo e ottimizzarne la consultazione Il tab Anagrafica è quello che sostanzialmente contiene i dati anagrafici principali, olte a un estratto del tab Note e del tab Referenti. È molto utile poter avere sulla prima schermata che appare in fase di consultazione tutte le informazioni anagrafiche del cliente e anche quelle relative ai Referenti (intesi come persone di riferimento presso il Cliente). Vediamo come è possibile personalizzare il layout di quest area del tab Anagrafica, scegliendo quali dati visualizzare e ottimizzando lo spazio disponibile a video. Il tab Referenti contiene nella parte destra una serie di campi: (Nome, Cognome, Telefono, Cellulare, ) utili per classificare tutte le principali informazioni di contatto: Nella parte sinistra della stessa form, sono invece visualizzati tutti i contatti archiviati, in forma di elenco. La funzione di Impostazione griglia permette ad ogni utente di scegliere quali tra i campi disponibili visualizzare in elenco (visualizzare una ventina di colonne rendere illeggibile l elenco ), definire eventuali raggruppamenti e ordinamenti, la formattazione da applicare (font, colore della griglia ecc.), la larghezza delle colonne... Lyra News - giugno Pag. 7 di 10

8 Nell esempio sotto riportato è stato scelto di visualizzare in elenco i campi Descrizione, Mansione e Telefono e di ordinare l elenco in maniera da avere come primo della lista il Referente di default (o principale) e a seguire tutti gli altri ordinati per cognome. Allo stesso modo sarebbe possibile raggruppare per mansione, includere l indirizzo , cambiare il font Questo stesso layout, che ricordiamo è personalizzabile da ogni singolo utente, è quello che viene appunto visualizzato sul tab Anagrafica. Facendo qualche prova con la dimensione dei font e la larghezza delle colonne (il consiglio è comunque di non andare oltre le tre/quattro colonne in elenco ) è possibile fare in modo che la visualizzazione nella finestra della tab Anagrafica, la prima che viene visualizzata, si presenti con un layout comunque sufficiente per mostrare i dati ritenuti più significativi, senza troncamenti e con le principali informazioni del contatto: Per chiarimenti sulla funzione illustrata, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a scrivere una a. Lyra News - giugno Pag. 8 di 10

9 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare undici distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria ACIMAC (macchine e attrezzature per ceramica) ACIMALL (macchine per la lavorazione del legno) ACIMGA (macchine per l'industria grafica, cartaria e affini) ACIMIT (macchine per l'industria tessile) ASSOMAC (macchine e stampi per materie plastiche e gomma) ASSOCOMAPLAST (macchine per calzature, pelletteria e conceria) CONFINDUSTRIA MARMOMACCHINE (macchine e attrezzature per la lavorazione delle pietre naturali) GIMAV (macchine e accessori per il vetro) UCIMA (macchine per confezionamento e imballaggio) UCIMU (macchine utensili, robot e automazione) UNACOMA (macchine agricole) rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (info riservate agli Associati Federmacchine): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. Lyra News - giugno Pag. 9 di 10

10 Newsletters precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Febbraio Marzo PFM guarda avanti, con Lyra R&S su Gphone e Blackberry Outlook: ridurre le dimensioni degli allegati Tips & Tricks (consigli per l uso). Importazione listini da fogli Excel Lyra, un rinforzo per il gestionale Lyra e la Gestione del Budget di Vendita Internet Explorer 8 RC 1 Tips & Tricks (consigli per l uso). Importazione documenti da file Word Aprile SPECIALE: nuova release 3.3 Maggio Lyra, il CRM protagonista della ripresa A maggio Mass Mail e Business Card in bundle promo Server virtuali: tecnologia e risparmio Tips & Tricks (consigli per l uso). Nuove funzionalità di importazione mail in ingresso La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti Lyra News - giugno Pag. 10 di 10

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