PIANO DI CONVALIDA SIMT-IO 043 PROCESSO DI CONGELAMENTO RAPIDO DEL PLASMA (Abbattitore KW )

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1 Redattori : Gasbarri- Rizzo - Mastrocola Prima Stesura Data: 20/10/ PIANO DI CONVALIDA SIMT-IO 043 PROCESSO DI CONGELAMENTO RAPIDO DEL PLASMA (Abbattitore ) Indice 1. RISULTATI ATTESI PER IL PROCESSO ELENCO COMPONENTI DEL PROCESSO DA QUALIFICARE QUALIFICAZIONE DEL LOCALE IN CUI SI ESPLICA IL PROCESSO (LOCALE stanza N 19) QUALIFICAZIONE DEI MATERIALI DISPOSITIVI PER LA RACCOLTA DI SANGUE ED EMC (SACCHE) ETICHETTE UTILIZZATE PER LE UNITÁ DI PLASMA INCHIOSTRO PER LE ETICHETTE QUALIFICAZIONE DELLE APPARECCHIATURE... 7 QUALIFICAZIONE DELL ABBATTITORE RAPIDO DELLA TEMPERATURA VERIFICHE AI FINI DELLA QUALIFICAZIONE DELLE PRESTAZIONI DELLE APPARECCHIATURE E DELLA CONVALIDA DEL PROCESSO PROTOCOLLO DI CONVALIDA PROVE DI CONVALIDA DEL PROCESSO IN CONDIZIONI ROUTINARIE/STANDARD PROVE WORST CASE PROCEDURA DI EFFETTUAZIONE DELLE PROVA DI CONVALIDA PREPARAZIONE DEI MATERIALI E DEGLI STRUMENTI PER L EFFETTUAZIONE DELLE PROVE RICONVALIDA PERIODICA DEL PROCESSO E RIQUALIFICAZIONE PERIODICA DELL ABBATTITORE RESPONSABILITA BIBLIOGRAFIA INDICATORI Stato delle Modifiche Rev. Descrizione Modifica Redige Verificato Approvato Emette Data 00 Prima stesura Rizzo Mastrocola Riscaldati Gasbarri

2 DESCRIZIONE ATTIVITÀ In riferimento a quanto definito dalle disposizioni normative vigenti, Lo scopo di questo Piano di convalida è garantire il corretto svolgimento delle attività da svolgere: ai fini della convalida del processo di congelamento rapido del plasma; ai fini del mantenimento nel tempo dello stato di convalida del suddetto processo Questo Piano si applica alle attività di convalida del processo di congelamento rapido del plasma finalizzato alla ottimale preservazione delle proteine labili. Il Plasma Fresco Congelato (PFC) è un emocomponente ottenuto sia mediante separazione del sangue intero, sia mediante procedure di aferesi (plasmaferesi produttiva o aferesi multi-component). Il plasma da frazionamento deve essere separato dal sangue intero al massimo entro 6 ore dalla raccolta e comunque non oltre le 18 ore; il plasma da aferesi deve essere congelato entro 6 ore dalla procedura di raccolta. Il congelamento del plasma deve in ogni caso avvenire, in riferimento a quanto definito dalla normativa vigente, garantendo il raggiungimento della temperatura di -30 C nel core dell unità entro 1 ora dall inizio del congelamento. La Tabella 1 che segue descrive: - la sequenza delle fasi (attività) in cui si articola il processo; - per ogni fase, le componenti critiche del processo (ossia gli elementi che incidono in misura significativa sul livello di qualità dei risultati attesi per il processo stesso): locali/aree in cui si esplicano le attività; materiali utilizzati; apparecchiature impiegate; - per ogni fase, gli standard operativi applicati: parametri di processo; procedure operative previste (intese come i documenti che definiscono le modalità specifiche di svolgimento delle attività). 2 2

3 Tab.1 1a 1b 2 3 Fase processo Materiali Apparecchiature Locali/aree Separazione plasma da sangue intero Raccolta plasma tramite aferesi (plasmaferesi produttiva o aferesi multi-component) Congelamento rapido unità di plasma Stoccaggio unità di plasma congelate Kit da Aferesi Dispositivi per la raccolta di sangue ed emc (sacche) Etichette Etichette Abbattitore Stanza n 19 3 Parametri processo Plasma raccolto tramite aferesi (plasmaferesi produttiva o aferesi multicomponent): 6 h Plasma da SI 6-18 h Tempo di raggiungimento della temperatura di -30 C nel core dell unità: < 1 h Sterilità del prodotto Standard operativi Procedure, Piani, altri documenti SIMT Vedi SIMT 054 Piano di convalida processo di produzione di emc mediante separazione del sangue intero Vedi SIMT POS 014 Raccolta di emc mediante procedure di aferesi Procedure di controllo dei tempi di raccolta e lavorazione Manuali di utilizzo abbattitore rapido di temperatura Procedure per il congelamento rapido del plasma e per il controllo delle unità dopo il congelamento Piani di manutenzione, controllo e pulizia abbattitore rapido di temperatura Procedura per le attività da svolgere in caso di dispersione di materiale biologico Vedi SIMT IO 055 Piano convalida processo di conservazione degli emc 3

4 1. RISULTATI ATTESI PER IL PROCESSO Raggiungimento della temperatura di -30 C nel core dell unità entro 1 ora dall inizio del congelamento Assenza di conformazioni anomale della sacca (plicature/torsioni del profilo) dopo il congelamento Mantenimento dell integrità, adesione e leggibilità delle etichette di identificazione delle unità congelate 2. ELENCO COMPONENTI DEL PROCESSO DA QUALIFICARE Al fine di attestare l adeguatezza e la conformità di tutte le componenti critiche impiegate nell ambito delle procedure di congelamento rapido del plasma, dovranno essere oggetto di procedura di qualificazione: Locali/aree - Locale destinato al congelamento del plasma Materiali - Dispositivi per la raccolta del plasma (sacche) - Etichette utilizzate per le sacche di plasma - Inchiostro per le etichette Apparecchiature - Abbattitore rapido di temperatura in dotazione al SIMT - Sistema di monitoraggio per la rilevazione della temperatura nel core dell unità in fase di prova finale ai fini della convalida del processo Operatori - Operatori addetti al congelamento rapido del plasma e alla gestione delle apparecchiature - Corso di addestramento 4

5 5 3. QUALIFICAZIONE DEL LOCALE IN CUI SI ESPLICA IL PROCESSO (LOCALE stanza N 19) Requisiti da verificare ai fini della qualificazione Requisiti/Prestazioni Disponibilità autorizzazione (destinazione uso) Locale destinato esclusivamente alla lavorazione del sangue e degli emc Accessibilità solo a personale autorizzato dal Direttore del SIMT Locale dotato di impianti di climatizzazione in relazione alle specifiche di funzionamento delle apparecchiature utilizzate Pareti e pavimenti integri, lavabili e disinfettabili Modalità di verifica Verifica documentale Ispezione e documentazione Verificare elenco Ispezione (N 1 condizionatore) Ispezione Standard operativi necessari ai fini della qualificazione Standard operativi Intervallo di temperatura di esercizio in relazione alle specifiche di funzionamento delle apparecchiature utilizzate Piani di manutenzione, taratura e controllo degli strumenti di misurazione della temperatura Piani/procedure di pulizia e decontaminazione di superfici e ambiente Piani di monitoraggio della contaminazione microbica di superfici e ambiente Piani per il pest control (disinfezione/disinfestazione) Responsabilità di elaborazione/verifica Coordinatore Tecnico Incaricato Coordinatore Tecnico Incaricato Coordinatore Tecnico Incaricato Coordinatore Tecnico Incaricato Coordinatore Tecnico Incaricato 5

6 6 4. QUALIFICAZIONE DEI MATERIALI 4.1 DISPOSITIVI PER LA RACCOLTA DI SANGUE ED EMC (SACCHE) Requisiti da verificare ai fini della qualificazione 1 2 Requisiti/Prestazioni Conformità alla normativa vigente (marcatura CE,...) e documentazione tecnica prevista a corredo del prodotto Mantenimento dell integrità della sacca durante il congelamento 4.2 ETICHETTE UTILIZZATE PER LE UNITÁ DI PLASMA Requisiti da verificare ai fini della qualificazione 1 2 Requisiti/Prestazioni Resistenza materiale etichetta alle temperature di congelamento previste Mantenimento adesione etichetta sull unità congelata 4.3 INCHIOSTRO PER LE ETICHETTE Requisiti da verificare ai fini della qualificazione 1 Requisiti/Prestazioni Indelebilità alle temperature di congelamento previste Modalità di verifica Verifica documentale (da dettagliare) Controllo in sede di prova finale ai fini della convalida del processo Modalità di verifica Controllo in sede di prova finale ai fini della convalida del processo Controllo in sede di prova finale ai fini della convalida del processo Modalità di verifica Controllo in sede di prova finale ai fini della convalida del processo Standard operativi necessari ai fini della qualificazione di tutti i materiali 1 Standard operativi Procedure per il controllo e lo stoccaggio dei materiali Responsabilità di elaborazione/verifica Coordinatore Tecnico Incaricato 6

7 7 5. QUALIFICAZIONE DELLE APPARECCHIATURE QUALIFICAZIONE DELL ABBATTITORE RAPIDO DELLA TEMPERATURA Di seguito si riportano le specifiche dell abbattitore di temperatura che caratterizza il processo di congelamento rapido. Specifiche dello strumento: Congelatore rapido per plasma per contatto Numero di serie: KPFF48B Matricola APPARECCHI SCIENTIFICI anno di costruzione 2014: Il principio di scambio termico adottato utilizza superfici a -75 /- 80 C, con le quali le sacche vengono a contatto diretto. La sacca di plasma, da congelare, viene immessa, in posizione verticale, in pozzetti le cui pareti sono a 75 C almeno. La geometria dei pozzetti è tronco conica, per facilitare l estrazione e la formazione della sacca solida, senza alcun impedimento per l aumento di volume che si ha nel passaggio di stato da liquido a solido. Termoregolazione e controlli: L impianto elettrico di comando è azionato da interruttore a chiave (estraibile in entrambe le posizioni) per la massima sicurezza nella gestione della macchina; è inoltre presente una spia di segnalazione di alimentazione. La regolazione della T interna è gestita da un pannello di controllo che include : un controllore elettronico digitale a µp, con display a leds con entrambi i valori di T set e T valore attuale, con una isteresi regolabile, ad azione ON/OFF. Le termosonde impiegate sono termoresistenze RTD Pt 100 Ohm, poste pressoché in aria. L utente può leggere la T di processo (quella attuale nei pozzetti di congelamento) nel display in alto, mentre in quello inferiore può verificare il valore di set point impostato Funzioni Display e allarmi: A fianco dei display, si trovano alcuni leds funzionali : COOLING indica che è in atto la refrigerazione (l impianto frigorifero sta lavorando). ALARM indica che il valore di processo è al di fuori del range di accettazione della T, rispetto al set point; trattasi di allarme di T min /max : Tset ± 10 C, di default. Questo allarme è sia ottico che visivo e può essere tacitato agendo sul pulsantino BUZZER OFF. L indicazione visiva di allarme (led rosso acceso) permane fintanto che il sistema non esce dalla condizione di allarme. TIMER: indica che è in atto il conteggio del tempo (impostabile da parte dell utente) di congelamento. Il tecnico di laboratorio può leggere il count down (in minuti) sul display in basso, mentre in quello in alto permane l indicazione della T di processo all interno dei pozzetti. Quando il ciclo è finito, ovvero quando è trascorso il tempo impostato dall utente, compare la segnalazione visiva End sul display inferiore. E si attiva un buzzer per la segnalazione acustica di fine ciclo, lo stesso può essere tacitato agendo sul pulsante RUN o FUNC. 7

8 8 POWER FAIL: il congelatore rapido per plasma dispone anche di un allarme acustico guasto energia autoalimentato da propria batteria (vita batteria stimata in circa 3 anni) 12 Vdc 1,2 Ah che si ricarica automaticamente al ritorno della alimentazione elettrica, mediante un alimentatore switching. Il buzzer può essere tacitato, agendo sul pulsantino BUZZER OFF. Struttura Cassa interna, costituita da 12 pozzetti in acciaio inox AISI 304 con finitura lucida BA, con angoli arrotondati ad ampio raggio, per facilitare la pulizia; il mobile esterno è in lamiera di acciaio inox AISI 304 satinata; la coibentazione è in resine poliuretaniche CFC e HCFC free, espanse in situ, con densità 40 Kg./mc. e con spessore medio di 140 mm., incluso lo sportello; lo sportello è montato su cerniere con copertura in ABS, autobilancianti. La guarnizione è tripla in gomma silicone con giunture saldate, riscaldata dal refrigerante stesso e di durata pressoché illimitata. La maniglia é dotata di serratura con chiave. Il congelatore è dotato di ruote pivottanti per facilitarne il trasporto e gli spostamenti interni ai laboratori. Requisiti/Prestazioni da verificare ai fini della qualificazione Requisiti 1 Conformità alla normativa vigente (marcatura CE,...) 2 Raggiungimento della temperatura di -30 C nel core dell unità entro 1 ora 3 Strutturazione interna con spazi facilmente ispezionabili 4 Superfici interne facilmente pulibili Interfacciabilità con sistema gestionale informatizzato convalidato per il monitoraggio 5 della temperatura 8

9 9 Verifiche da effettuare nelle fasi di qualificazione della installazione, delle funzioni e delle prestazioni Fase di qualificazione Qualificazione della installazione (IQ) Qualificazione delle funzioni (OQ) Qualificazione delle prestazioni (PQ) Verifiche Disponibilità documentazione attestante la conformità alla normativa vigente (marcatura CE,...) Disponibilità dati per l univoca identificazione delle caratteristiche dell apparecchiatura (costruttore, tipo, modello, numero di serie/matricola, etc.) Disponibilità doc. tecnica prevista a corredo dell apparecchiatura e sua rispondenza all apparecchiatura consegnata Disponibilità e corretta identificazione di tutti i componenti, accessori e parti di ricambio previsti a corredo dell apparecchiatura Collegamento elettrico, collegamento di messa a terra Collegamento alla rete aziendale sotto gruppo di continuità Stato di taratura apparecchiature di misurazione/controllo presenti, in riferimento a standard nazionali riconosciuti Collaudo funzionale Funzionamento dei dispositivi per il monitoraggio della temperatura Interfacciamento con sistema gestionale informatizzato del SIMT per il monitoraggio della temperatura Generazione allarmi in caso di malfunzionamento delle apparecchiature PPPPPPP. La qualificazione delle prestazioni coincide con la convalida del processo 9

10 10 Standard operativi necessari ai fini della qualificazione Standard operativi Responsabilità di elaborazione/verifica Tempo intercorrente tra raccolta e 1 Coordinatore Tecnico Incaricato congelamento del plasma 2 Istruzioni per l uso della apparecchiatura Coordinatore Tecnico Incaricato Procedure per il congelamento rapido del 3 plasma e per il controllo delle unità dopo Coordinatore Tecnico Incaricato il congelamento Piani per il controllo, la manutenzione e la 4 Coordinatore Tecnico Incaricato pulizia periodici della apparecchiatura Piani per la verifica periodica dello stato 5 di taratura dei dispositivi di monitoraggio Coordinatore Tecnico Incaricato della temperatura Piani per la verifica periodica del 6 Coordinatore Tecnico Incaricato funzionamento dei dispositivi di allarme Procedure per la gestione di eventuale 7 Coordinatore Tecnico Incaricato dispersione di materiale biologico Piani di addestramento del personale addetto al congelamento rapido del 8 Ditta plasma e alla gestione delle apparecchiature Standard operativi necessari ai fini della qualificazione 1 Standard operativi Manuale per l uso e la manutenzione del sistema di rilevazione della temperatura Responsabilità di elaborazione/verifica Coordinatore Tecnico Incaricato 10

11 11 6. VERIFICHE AI FINI DELLA QUALIFICAZIONE DELLE PRESTAZIONI DELLE APPARECCHIATURE E DELLA CONVALIDA DEL PROCESSO Risultati attesi per il processo Raggiungimento della temperatura di -30 C nel core della sacca entro 1 ora dall inizio del congelamento Assenza di conformazioni anomale della sacca (plicature/torsioni del profilo) dopo il congelamento Mantenimento dell integrità, adesione e leggibilità delle etichette di identificazione delle unità congelate Parametro da misurare/controll are Temperatura nel core della sacca a 1 ora dall inizio del congelamento Assenza di conformazioni anomale della sacca (plicature torsioni del profilo) dopo il congelamento Integrità, leggibilità e adesione etichette di identificazione delle unità congelate Valore/Standard di rif. -30 C nel core della sacca Sì Sì Modalità di verifica Rilevazione temperatura sacche-test Ispezione visiva Ispezione visiva e lettura con lettore ottico 11

12 12 7. PROTOCOLLO DI CONVALIDA 7.1 PROVE DI CONVALIDA DEL PROCESSO IN CONDIZIONI ROUTINARIE/STANDARD Ai fini della verifica dei risultati attesi sopra definiti, le prove dovranno tenere conto dei seguenti fattori: - risultato 1. Per il raggiungimento della temperatura di -30 C in un tempo definito, si ritiene siano elementi da considerare come fattori critici: a) la posizione dell unità nell abbattitore (tasca in cui è posizionata l unità, vicinanza al piano refrigerante); b) la quantità di plasma contenuta nella sacca (650 ml); c) la temperatura dell unità nel momento in cui viene inserita nell abbattitore; d) il livello di riempimento dell abbattitore (< al volume consentito considerato le sacche sonde). - risultato 2. Per l ottenimento di unità prive di conformazioni anomale (plicature/torsioni del profilo) dopo il congelamento, caricare le sacche in senso verticale senza deflettore per il plasma da aferesi e con deflettore per le sacche da scomposizione, appoggiare il vassoio per ridurre lo spazio libero della tasca (serraggio). - risultato 3. Qualità del materiale per basse temperature. Raccomandazioni -fare attenzione allo sportello: operare in modo che esso rimanga aperto soltanto per pochi minuti, durante l introduzione ed il prelievo del materiale; accertarsi che venga richiuso correttamente preferibilmente a chiave, qualora, nell effettuare le operazioni di scarico, lo sportello dovesse rimanere aperto per tempi sufficientemente lunghi da provocare l innalzamento della temperatura interna, e indispensabile chiudere lo sportello ed attendere che la temperatura interna indicata ritorni al valore di esercizio (-70 c od inferiore) prima di effettuare un nuovo carico. La Apparecchi Scientifici consiglia di scongelare almeno una volta ogni 20 gg. (2-3 settimane) l apparecchio, e comunque l intervallo temporale è funzione della formazione di ghiaccio sulle pareti dei pozzetti (Vedi IST Manuale) 12

13 I condensatori raffreddati ad aria dovranno essere tenuti sempre ben puliti con un'accurata ispezione ed una pulizia una volta ogni tre mesi, per controllarne lo stato ed il libero passaggio dell'aria. 13 Per la pulizia del condensatore rivolgersi al personale dedicato secondo il piano di manutenzione periodica aziendale impiegando attrezzature adeguate alla completa rimozione dello sporco/polvere sulle alette degli scambiatori. Disinserire in ogni caso l apparecchio prima di procedere alla sua pulizia. Ogni 2-3 settimane la guarnizione del coperchio o sportello dovrà essere controllata dal punto di vista della tenuta. Tempo intercorrente tra raccolta e congelamento del plasma In base a quanto richiesto dalla Guida alle attività di convalida dei processi nei servizi trasfusionali e nelle Unità di Raccolta del sangue e degli emocomponenti a cura del Centro Nazionale Sangue - ISS, come standard operativo necessario ai fini della qualificazione del congelamento del plasma, è stato valutato il tempo intercorrente tra la raccolta e congelamento del plasma. I criteri di accettabilità sono: Plasma da SI - Per uso clinico, tempo impiegato alla conclusione del congelamento 6 ore dalla scomposizione - Per industria, tempo impiegato alla conclusione del congelamento 18 ore dalla scomposizione Plasma da aferesi - uso clinico, tempo impiegato alla conclusione del congelamento 6 ore dalla fine della procedura - Per industria, tempo impiegato alla conclusione del congelamento 18 ore dalla procedura PROTOCOLLO DI CONVALIDA In questo paragrafo viene descritto il protocollo seguito per la preparazione dei materiali e degli strumenti per l effettuazione delle prove. a) Allestimento del sistema di rilevazione della temperatura al core delle unità: 1 sacca-test con capacità 650 ml con sensori S/N P43550 LAT ST 1807, P43665 LAT ST 1821, Expert MED, certificati LAT, sonda PT 100, S/N sistema certificato LAT ST L abbattitore (congelatore) della temperatura da qualificare è dotato di 12 tasche; per le prove si è stabilito di effettuare una caratterizzazione termica delle tasche, dell abbattitore rapido, effettuando come prove n.3 possibili posizionamenti delle unità/sacche rispetto 13

14 alla apertura dell abbattitore: anteriore, centrale e posteriore per tutte le 12 tasche con carico misto. La scelta di tale caratterizzazione deriva dalle raccomandazioni del fabbricante che individua sia nella posizione centrale per il carico con sacche da 650 ml. la più critica per il raggiungimento della T -30 C entro 1 ora nel core della sacca, sia nel carico misto con sacche da 650 ml.e le 250 ml. le più critiche per il raggiungimento della T -30 C entro 1 ora nel core della sacca. 14 La convalida è considerata valida se tutti i risultati del monitoraggio rientrano nei range (- 30 C entro 1 ora) per due batch/run. Sarà dunque necessario effettuare le prove considerando 3 possibili posizionamenti delle unità all interno del vano/tasca porta sacca (posteriore, centrale, anteriore); dovranno pertanto essere presi in esame 12x3=36 possibili posizionamenti delle unità. Le sacche impiegate dalla U.O. sono di 2 volumi (250 e 650 ml), ma come detto in precedenza viene utilizzata per le prove di convalida la sola sacca-test da 650 ml, che è quella che presenta le maggiori criticità. Si effettuano 2 prove per ogni posizione all interno di ciascuna tasca del congelatore. Per un numero complessivo di prove eseguite pari a 72 tenendo in considerazione: n.3 possibili posizionamenti per ogni tasca (12x3=36) il volume della sacca test di 650 ml. n. 2 prove per ogni combinazione da convalidare la capacità termica massima di congelamento (dichiarata dal fabbricante) pari a n.47 sacche da 250 ml. e n.16 sacche da 650 ml. le prove sono state sempre eseguite con carichi misti e con distribuzione casuale condizioni che il fabbricante individua come criticità, per il raggiungimento della T - 30 C entro 1 ora nel core della sacca. In tali cicli, le sacche-test verranno posizionate all interno dell abbattitore in ciascuna delle 36 posizioni avendo cura di registrare la posizione esaminata, come riportato nello schema. AllegatoTab.3,4. Per quanto riguarda il risultato 2, la verifica della assenza di conformazioni anomale delle sacche a fine congelamento dovrà essere effettuata su tutte le unità congelate nel corso dei cicli di abbattimento espletati in sede di prova di convalida (vedi Tab.5-6). Per quanto riguarda il risultato 3, la verifica a fine congelamento dell integrità, leggibilità ed adesività dell etichetta sulle unità dovrà essere effettuata su tutte le unità congelate nel corso dei cicli di abbattimento espletati in sede di prova di convalida (vedi Tab.5-6). I risultati delle suddette attività di misurazione/controllo dovranno essere registrate tramite: a) dispositivo elettronico di registrazione della temperatura nel core delle sacche-test. Le misure rilevate in fase di convalida verranno utilizzate per la definizione dei valori 14

15 da prendere come riferimento per i successivi controlli di routine da effettuare sul processo al fine di monitorarne nel tempo lo stato di convalida, nonché al fine di accertare il mantenimento dello stato di qualificazione dell abbattitore Il processo si riterrà convalidato solo in caso di conformità di TUTTI i risultati agli standard definiti in questo paragrafo PROVE WORST CASE Non vengono prese in considerazione prove di worst case, dei casi limite, aggiuntive, per testare condizioni diverse da quelle descritte, in quanto vengono fatte coincidere con i cicli standard della convalida, ovvero: - pieno carico, con misure anche nella porzione centrale; - carichi misti ( 650 ml ml) di unità da congelare;. viene vietata la sovrapposizione (anche parziale) delle sacche/unità all interno dell abbattitore. Pertanto si ritengono esaustive le prove effettuate nelle due sessioni di convalida. 8 RISK ASSESSMENT DEL PROCESSO DI CONGELAMENTO RAPIDO DEL PLASMA Il Risk Assessment associato al processo è stato effettuato da un gruppo di lavoro composto da: Responsabile di processo Responsabile Sistema Qualità Operatore TSLB incaricato Per quanto riguarda l analisi e la valutazione dei rischi associati a questo processo, si rimanda al Report Analisi del rischio del processo di congelamento rapido del plasma. Dai risultati delle analisi dei Report vengono dedotte le componenti del processo che necessitano di qualificazione (Parag.2), nonché gli elementi da considerare in sede di prova ai fini della convalida del processo (Parag.7). A questo scopo vengono utilizzati strumenti che prevedono la valutazione solo dell indice di gravità e dell indice di probabilità, dal momento che l indice di rilevabilità è poco significativo. 15

16 Report analisi del rischio del processo di congelamento rapido del plasma 16 Fase processo Ricevimento Unità di Plasma (da SI O da Plasmaferesi Produttiva\ Aferesi multicomponent Congelamento Rapido unità di plasma Eventi critici possibili Tempo tra Raccolta e cong. Superiore a quello Previsto Da norme vig. Conservazione Unità nel SIMT per Tempi o a T non conformi Congelamento Incompleto Dell unità di Plasma Rottura Della Sacca Distacco o Deterioramento etichetta Potenziali Effetti Decremento Concentrazione Fattori labili Coagulazione Decremento Concentrazione fattori labili coagulazione Unità non conforme agli standard definiti Unità non conforme agli standard definiti Spargimento di materiale biologico nell apparecchio G Unità non identificabile 10 Potenziali cause Ritardo di consegna delle unità al Settore Produzione del SIMT Inosservanza modalità\tempi di conservazione definiti Abb. rapidi di T non idonei a garantire la T di congelamento prevista nei tempi definiti per tutte le unità P IPR Abb. rapidi di T malfunzionanti 3 30 Utilizzo non corretto Abb. rapidi di T 5 50 Disp. Di raccolta non idoneo alle T di congelamento prevista 2 20 Sacca difettosa 3 30 Etichetta di materiale non idonea al congelamento Elementi per qualificazione Componenti processo Componente Criteri di qualificazione Elementi per Prove di Convalida Elementi per Procedure 3 21 Check informatico 1 7 Check informatico 4 40 Abbattitori rapidi di T Abbattitori rapidi di T Disp. di raccolta 3 30 etichette Idoneità a garantire le T di cong. Previste nei tempi definiti per tutte le unità Corretto funzionamento Mantenimento integrità durante il congelamento Materiale idoneo a resistere a T di cong. previste Raggiungimento della T di -30 C nel core di tutte le unità entro 1h da inizio congelamento Mantenimento integrità unità congelate Mantenimento integrità etichette delle unità congelate Piani di controllo e manutenzione abbattitori rapidi di T Manuale d uso abbattitori rapidi di T Controllo dei materiali al ricevimento e durante lo stoccaggio 16

17 17 9 PROCEDURA DI EFFETTUAZIONE DELLE PROVA DI CONVALIDA PREPARAZIONE DEI MATERIALI E DEGLI STRUMENTI PER L EFFETTUAZIONE DELLE PROVE a) Allestimento del sistema di rilevazione della temperatura al core delle unità (saccatest con volume di 650 ml). b) Programmazione del microsensore estraibile per il rilevamento della temperatura nel core delle unità, e della sonda. c) Misurazione della temperatura iniziale delle sacche-test. d) Inserimento del microsensore nelle sacche-test Prove in cicli standard di produzione a) Accensione dell abbattitore rapido di temperatura. b) Raggiungimento della temperatura di inizio ciclo. c) Posizionamento delle sacche-test secondo lo schema in Tab.2 contestualmente al posizionamento delle normali unità di plasma da congelare. d) A fine ciclo di congelamento (1 ora), trasferimento dei valori di misurazione del microsensore al software gestionale e memorizzazione in apposite tabelle. e) Verifica della assenza di conformazioni anomale di tutte le unità di plasma congelate (ispezione visiva). f) Verifica dell integrità e della adesione delle etichette di tutte le unità di plasma congelate (ispezione visiva). g) Verifica della leggibilità del barcode delle etichette di due unità di plasma congelate per ogni ripiano dell abbattitore (tramite scanner ottico). I cicli di congelamento saranno i batch (cicli di congelamento) consecutivi effettuati con le modalità di routine 17

18 18 Prove in condizioni worst case Non vengono prese in considerazione prove aggiuntive, per testare condizioni diverse da quelle descritte, in quanto vengono fatte coincidere con i cicli standard della convalida. 10 RICONVALIDA PERIODICA DEL PROCESSO E RIQUALIFICAZIONE PERIODICA DELL ABBATTITORE Alla luce della analisi dei rischi effettuata, parametri da tenere sotto controllo al fine di verificare il mantenimento dello stato di convalida del processo, sono: a) capacità dell abbattitore di garantire il raggiungimento della temperatura di -30 C al core di sacche-test entro 1 ora; b) assenza di anomalie di conformazione delle unità di plasma congelate; c) adeguatezza delle etichette per tenuta del collante e leggibilità ad esame visivo e scanner ottico. Per quanto riguarda i parametri b) e c), si prevede di continuare ad effettuare, alla fine di ogni ciclo di congelamento, un ispezione visiva di tutte le sacche congelate. Per quanto riguarda il parametro a) si prevede di effettuare con cadenza trimestrale un controllo della temperatura di una sacca-test da posizionare nella tasche dell abbattitore che in sede di prova di convalida sono state valutate mediante la verifica dei valori ( media ± deviazione standard) Tabella 2. Il valore di riferimento per la verifica di conformità della temperatura della sacca-test sarà dato dalla media dei valori rilevati nel periodo di prova per quella specifica posizione della tasca dell abbattitore (media ± deviazione standard). I risultati delle prove verranno allegati alla convalida del processo di congelamento rapido. 18

19 19 Tab.2 Deviazione Tasca Media Standard 1 23,87 6, ,12 7, ,25 4, ,25 4, ,62 5, ,50 3, ,75 6, , ,12 6, ,25 4, ,75 3, ,61 La verifica verrà utilizzata ai fini della riqualificazione periodica dell abbattitore. Le suddette attività di controllo e la gestione delle eventuali non conformità rilevate dovranno essere definite all interno delle Procedure e dei documenti derivati applicabili nell U.O. In assenza di criticità emerse nel corso delle attività di controllo o di modifiche del processo, lo stato di convalida dello stesso e lo stato di qualificazione delle apparecchiature deve essere comunque attestato almeno una volta ogni 2 anni, in occasione del riesame periodico del Sistema Qualità. 19

20 20 11 GESTIONE CONTROLLATA DI CAMBIAMENTI DA EFFETTUARE SUL PROCESSO ( CHANGE CONTROL ) Relativamente al processo di congelamento rapido del plasma, deve essere avviata una procedura di gestione controllata dei cambiamenti ( change control ) almeno nei seguenti casi: - sostituzione degli abbattitori rapidi di temperatura; - sostituzione dei dispositivi di raccolta (sacche); - sostituzione delle etichette; - modifica della normativa di riferimento in relazione al processo di congelamento del plasma. È in ogni caso responsabilità del Responsabile Sistema Qualità identificare, al di là dell elenco sopra riportato, la necessità di avviare le attività previste per il Change Control SIMT-POS

21 21 I SESSIONE DI LETTURE Tempo raggiungimento Core Sacca Tab.3 (min) N. PROVE N sacche N sacche Batch al (-30 C) OPERATORE SONDA TASCA Posizione 250 ml 650 ml Data giorno MEDIA DEV.STD 1 P43550 Anteriore /04/ PICCIONI II 2 1 Centrale /04/ PICCIONI I 25,00 5,60 3 Posteriore /04/ PICCIONI II Anteriore Centrale /04/ /04/ FERLICCA PASQUINI I I 6 Posteriore /04/ PASQUINI II 7 Anteriore /04/ PICCIONI II 8 3 Centrale /04/ PICCIONI II 9 Posteriore /04/ RIZZO I Anteriore Centrale /04/ /04/ FAMIGLIETTI FAMIGLIETTI I II 12 Posteriore /04/ FAMIGLIETTI III 13 Anteriore /04/ FERLICCA I 14 5 Centrale /04/ DE ANGELIS II 15 Posteriore /04/ DE ANGELIS III 21 26,25 5,06 27,25 5,68 27,25 3,50 29,00 6,68 16 P43550 Anteriore /04/ RIZZO I 17 6 Centrale /04/ DE ANGELIS I 36,50 3,51 18 P43665 Posteriore /04/ RIZZO I 19 7 Anteriore /04/ FERLICCA I 28,75 4,79

22 22 S.I.M.T. Viterbo SIMT- IO Centrale /04/ FERLICCA II 21 Posteriore /04/ DE ANGELIS I Anteriore Centrale /04/ /04/ CARONE CARONE I II 24 Posteriore /05/ SAMPIETRO I 25 Anteriore /04/ PICCIONI II 26 9 Centrale /04/ PiCCIONI III 27 Posteriore /04/ FERLICCA IV 28 Anteriore /04/ PASQUINI I Centrale /04/ PASQUINI II 30 Posteriore /04/ PICCIONI I 31 Anteriore /05/ DE ANGELIS II Centrale /05/ CARONE I 33 Posteriore /04/ RIZZO I 34 Anteriore /05/ PICCIONI I Centrale /05/ PICCIONI II 36 Posteriore /05/ PICCIONI III 26,50 3,87 30,75 5,06 28,00 5,48 28,00 5,48 29,67 10,02 22

23 23 II SESSIONE DI LETTURE Tempo raggiungimento Core Sacca Tab.4 (min) N. PROVE N sacche N sacche Batch al (-30 C) OPERATORE SONDA TASCA Posizione 250 ml 650 ml Data giorno MEDIA DEV.STD 1 1 Anteriore /05/ ,00 DE ANGELIS I 2 Centrale /05/ ,00 DE ANGELIS I 22,75 7,76 3 Posteriore /05/ ,00 PASQUINI II 4 2 Anteriore /05/ ,00 RIZZO I 5 Centrale /05/ ,00 RIZZO II 28,00 10,68 6 Posteriore /05/ ,00 DE ANGELIS I 7 3 Anteriore /05/ ,00 RIZZO I 8 Centrale /05/ ,00 PASQUINI I 35,25 2,36 9 Posteriore /05/ ,00 SAMPIETRO I 10 4 Anteriore /05/ ,00 SAMPIETRO II 11 Centrale /05/ ,00 RIZZO I 29,25 6,45 12 Posteriore /05/ ,00 RIZZO II 13 5 Anteriore /06/ ,00 RIZZO II 14 Centrale /06/ ,00 RIZZO III 26,25 3,40 15 Posteriore /06/ ,00 DE ANGELIS I 16 6 Anteriore /05/ ,00 DE ANGELIS I 17 Centrale /04/ ,00 RIZZO II 30,50 3,87 23

24 24 S.I.M.T. Viterbo SIMT- IO Posteriore /05/ ,00 DE ANGELIS I 19 7 Anteriore /06/ ,00 RIZZO I 20 Centrale /06/ ,00 PICCIONI I 21 Posteriore /06/ ,00 FAMIGLIETTI I 22 8 Anteriore /06/ ,00 CARONE I 23 Centrale /06/ ,00 DE ANGELIS I 24 Posteriore /06/ ,00 DE ANGELIS II 25 9 Anteriore /05/ ,00 PASQUINI II 26 Centrale /06/ ,00 PICCIONI I 27 Posteriore /06/ ,00 PICCIONI II Anteriore /05/ ,00 DE ANGELIS I 29 Centrale /05/ ,00 DE ANGELIS II 30 Posteriore /05/ ,00 FAMIGLIETTI I Anteriore /05/ ,00 FAMIGLIETTI I 32 Centrale /05/ ,00 FAMIGLIETTI II 33 Posteriore /05/ ,00 PICCIONI I Anteriore /05/ ,00 SAMPIETRO I 35 Centrale /05/ ,00 RIZZO II 36 Posteriore /05/ ,00 DE ANGELIS I 26,75 7,72 27,50 4,80 31,50 8,35 26,50 3,87 31,50 1,29 34,33 3,21 TOTALE MEDIA DEV.STD 28,98 5,41 24

25 25 12 REPORT ANOMALIE ED ETICHETTATURA UNITA CONGELATE Verifica assenza di conformazioni anomale, adesione etichette di tutte le unità di plasma congelate (ispezione visiva) e leggibilità dei barcode Tab.5 N Prova Data Assenza di conformazioni anomale dopo congelamento Adesione dell etichetta dopo congelamento Leggibilità dell etichetta con barcode dopo congelamento 1 15/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 2 15/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 3 15/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 4 28/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 5 29/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 6 29/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 7 26/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 8 26/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 9 27/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 10 25/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 11 25/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 12 25/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 13 24/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 14 24/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 15 24/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 16 15/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 17 16/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 18 15/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 19 20/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 20 20/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 21 23/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 22 22/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 23 19/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 24 12/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 25 27/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 26 18/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 27 18/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 28 17/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 29 17/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 30 18/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 31 25/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 32 25/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 33 19/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 34 24/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 35 24/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 36 24/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 25

26 26 Tab.6 N Prova Data Assenza di conformazioni anomale dopo congelamento Adesione dell etichetta dopo congelamento Leggibilità dell etichetta con barcode dopo congelamento 1 22/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 2 23/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 3 23/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 4 21/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 5 21/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 6 22/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 7 18/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 8 19/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 9 20/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 10 16/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 11 17/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 12 17/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 13 06/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 14 06/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 15 07/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 16 02/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 17 15/04/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 18 02/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 19 06/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 20 05/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 21 04/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 22 02/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 23 03/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 24 03/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 25 31/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 26 01/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 27 01/06/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 28 30/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 29 30/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 30 31/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 31 07/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 32 07/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 33 08/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 34 05/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 35 05/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 36 06/05/15 Nessuna conformazione Buona adesione Leggibilità con barcode 26

27 27 13 RESPONSABILITA Resp area produzione emc Coordinatore Tecnico Incaricato Tecnici Incaricati Resp. Sistema Qualità Analisi del processo e risk assessment R CO CO CR Pianificazione iter di convalida R CO CO CR Verifiche di qualificazione locali/aree R CO Rilascio qualificazione locali/aree CR CR Verifiche di qualificazione R CO CO CO apparecchiature Rilascio qualificazione apparecchiature CR CR Verifiche di qualificazione materiali R CO CO CO Rilascio qualificazione materiali CR CR Prove convalida processo R CO CO CO Convalida processo CR CO CR Predisposizione procedure operative R CR Controllo periodico temperatura abbattitore R CO R = Responsabilità primaria (responsabilità primaria sulla attività nel suo complesso) Legenda Livello di responsabilità CR = Corresponsabilità (responsabilità vincolante su una parte della attività) CO = Collaborazione (contribuzione allo svolgimento della attività) 27

28 28 14 BIBLIOGRAFIA Accordo tra il Governo, le Regioni e le PA di Trento e Bolzano del 16 dicembre 2010, All. A Requisiti strutturali tecnologici e organizzativi minimi per l esercizio delle attività sanitarie dei servizi trasfusionali e delle unità di raccolta del sangue e degli emocomponenti, ai sensi dell articolo 6, comma 1, lettera a) e dell articolo 19, comma 1 della legge 21 ottobre 2005, n. 219 DMS 3 marzo 2005 Caratteristiche e modalità per la donazione di sangue e di emocomponenti EDQM - European Directorate for the Quality of Medicines & HealthCare. Guide to the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components, 17 th Ed. (2013) European Pharmacopoeia. Human Plasma for Fractionation & others (S/D plasma, etc.), 8 th Ed. European Commission, Enterprise and industry Directorate-General, Public Health and Risk Assessment, Pharmaceuticals. EudraLex, The rules governing medicinal products in the European Union, Volume 4 EU Guidelines to Good Manufacturing Practice Medicinal Products for Human and veterinary Use. Annex 14: Manufacture of medicinal products derived from human blood or plasma (2011). Manuale d uso e manutenzione Abbattitori rapidi di temperatura XXX 15 INDICATORI N/A 28