Manuale utente 3CX VOIP client / Telefono software Versione 6.0

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1 Manuale utente 3CX VOIP client / Telefono software Versione 6.0

2 Copyright , 3CX ltd. Le Informazioni in questo documento sono soggette a variazioni senza preavviso. I nomi delle ditte e dei dati usati negli esempi sono fittizi a meno che non esplicitamente dichiarato. Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta o trasmessa in alcuna forma o con ogni mezzo, elettronico o meccanico, per nessun scopo, senza l autorizzazione scritta della 3CX Ltd. 3CX Phone System per Windows è copyright della 3CX Ltd. 3CX è un marchio registrato, e 3CX Phone System per Windows e il logo 3CX sono marchi di fabbrica della 3CX Ltd. in Europa, negli Stati Uniti e negli altri paesi. Versione 6.0 ultimo aggiornamento 11 giugno 2008

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4 Indice Installazione del 3CX VOIP client... 5 Che cos è il 3CX VOIP client?... 5 Installazione del 3CX VOIP client... 5 Configurazione del 3CX VOIP client per usarlo in una rete locale (LAN)... 5 Configurazione di una connessione remota... 6 Configurare una connessione remota usando il 3CX Tunnel... 6 Configurare una connessione remota diretta... 8 Configurare una connessione con un provider VOIP/server SIP... 9 Usare il 3CX VOIP client Introduzione Usare il 3CX VOIP client come telefono software Effettuare le chiamate Rispondere alle chiamate Trasferimento di chiamata Trasferire le chiamate alla casella vocale Registrare una chiamata Storico chiamate Aggiustare il livello del microfono Usare il 3CX VOIP client con un telefono da scrivania Caratteristiche comuni per entrambi i metodi VOIP client e telefono software Schermata stati Stati dell interno, della linea e della coda Specificare lo stato Uscito/Disponibile Preferenze Effettuare chiamate da Microsoft Outlook Introduzione Integrazione della coda di chiamata Introduzione Collegamento alla coda di chiamata Monitor della coda... 22

5 Installazione del 3CX VOIP client Che cos è il 3CX VOIP client? Il 3CX VOIP Client è una piccola applicazione Windows che ti permette di fare e ricevere chiamate dal tuo telefono o usando un set di cuffie e microfono connessi direttamente al tuo computer. Puoi vedere l Interno degli altri utenti e se sono disponibili a ricevere le chiamate. La cosa importante è che puoi usare il 3CX VOIP client senza utilizzare le cuffie: puoi continuare ad usare il tuo telefono se preferisci. Il 3CX VOIP client è presente in tutte le versioni del centralino 3CX, incluso la versione gratuita. Comunque, nelle versioni Small Business, Pro and Enterprise, il 3CX VOIP client permette di vedere la presenza degli altri utenti nel sistema. Nella versione gratuita, gli altri interni appariranno come spenti. Installazione del 3CX VOIP client Il 3CX VOIP client è una piccola applicazione facile da installare: 1. Scarica l ultima versione del 3CX VOIP client dal seguente indirizzo: 2. Clicca Run per eseguire il processo di installazione. Ti sarà chiesta di selezionare la lingua dell interfaccia e una cartella di installazione. 3. I files saranno copiati. Clicca Finish (Finito) per completare l installazione Configurazione del 3CX VOIP client per usarlo in una rete locale (LAN) La prima volta che esegui il 3CX VOIP client, ti sarà richiesto di configurare un certo numero di opzioni. Schermata 1 Collegamento al 3CX Phone System Per impostare il 3CX VOIP client:: Page 5

6 1. Lancia il 3CX VOIP client dal gruppo programmi 3CX VOIP Client o fai doppio click sull icona nella barra applicazioni 2. Nel menu a discesa connessioni, tu puoi specificare quale profilo di connessione/locazione del 3cx voip client dovresti usare. Per il momento lascia il valore di default In ufficio per la prima configurazione. Vedi i prossimi paragrafi per maggiori informazioni sulla creazione di profili di connessioni addizionali. 3. Nel campo in alto inserisci il nome host o l IP della macchina dove il 3cx phone system è installato. 4. Inserisci il tuo interno e il numero PIN della tua casella vocale (per default il PIN è identico al numero del tuo interno). E possibile cambiarlo dal menu della casella vocale o dal portale utente. 5. Seleziona poi se stai usando un telefono da scrivania, o se stai usando un paio di cuffie connesse direttamente con il tuo computer. In questo caso, il 3CX VOIP client si comporterà come un telefono software. 6. Clicca OK per eseguire il 3CX VOIP client. Una volta che ti sei collegato con successo, il tuo interno sarà mostrato nella schermata del telefono. Configurazione di una connessione remota 3CX VOIP client può essere usato in una rete locale, così come da una rete remota, per esempio da casa. In questo caso dovrai creare differenti profili di connessione, in quanto le connessioni di rete sono differenti. Questa caratteristica richiede l aiuto del tuo amministratore, il quale dovrà darti i giusti parametri di connessione, così come dovrà dirti se dovrai usare un 3cx Tunnel o fare una connessione diretta. Configurare una connessione remota usando il 3CX Tunnel Per semplificare la configurazione del firewall, è possibile usare la caratteristica del 3CX Tunnel, il quale incanala tutto il traffico SIP su una singola porta TCP. Per configurare un profilo usando un tunnel 3CX: 1. Seleziona File > Connessioni dal menu Page 6

7 Schermata 2 Creazione di una connessione da fuori ufficio usando il 3CX tunnel 2. Nella finestra clicca sulla connessione fuori ufficio e specifica l IP del server SIP o del provider VOIP sul lato destro. 3. Nella sezione Autenticazione, seleziona il 3CX Phone System ed inserisci il tuo numero interno e il tuo PIN. 4. Clicca su tab Tunnel. Abilita l opzione Usa il tunnel 3CX e poi specifica l indirizzo IP pubblico e la porta della macchina del 3CX Phone System nel campo Fine remota del tunnel. Per default è la Clicca connetti per controlla se il tunnel funziona. Lo stato del tunnel ti mostrerà se la connessione ha avuto successo. 6. Clicca sul pulsante Salva per uscire dalla finestra di dialogo. E possibile rinominare il profilo cliccandovi sopra con il pulsante destro e dandogli un nome differente Per cambiare al modo Fuori ufficio da dentro il telefono, seleziona Azioni > Connessione > Fuori ufficio dal menu. La connessione sarà ristabilita con le nuove impostazioni di connessione. Page 7

8 Nota: Se desideri usare un tunnel 3CX installato su un host differente, inserisci semplicemente l IP dell host dove è installato il servizio del Tunnel 3CX. In questo caso devi configurare la fine remota del tunnel su quella macchina. Configurare una connessione remota diretta Usare il modo Diretta richiede che il tuo amministratore abbia configurato il firewall davanti al 3CX in modo corretto, così che il tuo dispositivo NAT possa gestire il VOIP. Molti moderni router da casa, (Linksys, Netgear e così via) sono ora capaci di gestire il VOIP correttamente. Per creare una connessione remota diretta che non richieda l uso di un tunnel 3CX: 1. Seleziona File > Connessioni dal menu Schermata 3 Creazione di una connessione remota diretta 2. Nella finestra di dialogo, clicca sul profilo Fuori ufficio e specifica l indirizzo IP pubblico del 3CX Phone System sul lato destro. 3. Nella sezione Autenticazione, seleziona il 3CX Phone System ed inserisci il tuo interno e il tuo numero PIN. 4. Clicca su tab GENERALE e abilita l opzione Usalo STUN. Lascia lo STUN server di default o inseriscine un altro. Page 8

9 5. Poi clicca Applica. E possibile rinominare il profilo cliccandovi sopra con il pulsante destro e dandogli un nome differente. Per cambiare al modo Fuori ufficio da dentro il telefono, seleziona Azioni > Connessione > Fuori ufficio dal menu. La connessione sarà ristabilita con le nuove impostazioni di connessione. Configurare una connessione con un provider VOIP/server SIP Se vuoi creare una connessione che debba connettersi ad un provider VOIP, o un altro server SIP (per esempio Asterisk), crea la connessione come segue: 1. Seleziona File > Connessioni dal menu. Clicca sul pulsante aggiungi per creare un nuovo profilo di connessione. Schermata 3 Creazione di una connessione ad un provider VOIP/server SIP 2. Poi specifica l IP del provider VOIP o server SIP sul lato destro. In caso di dubbi, contatta il tuo amministratore. 3. Nella sezione Autenticazione, seleziona server SIP / provider VOIP ed inserisci l account (solitamente il numero del tuo provider VOIP o il numero dell interno) e l ID di autenticazione e la password che ti sono stati assegnati. 4. Se ti stai connettendo ad un provider VOIP o un server SIP remoto, clicca sul Tab STUN e abilita l opzione Usa lo STUN... Lascia il valore di default per il server STUN o inseriscine un altro. Page 9

10 5. Poi clicca Applica per salvare il profilo di connessione. Per cambiare al modo Fuori ufficio da dentro il telefono, seleziona Azioni > Connessione > Fuori ufficio dal menu. La connessione sarà ristabilita con le nuove impostazioni di connessione. Page 10

11 Usare il 3CX VOIP client Introduzione Il 3CX VOIP client può funzionare come telefono software e in combinazione con un telefono da scrivania. E possibile usare un telefono da scrivania e il 3CX Voip client impostato nel modo telefono allo stesso modo (perchè il 3CX support ail forking SIP). In questo modo potrai ricevere e fare chiamate dal telefono da scrivania o dal telefono software, dove è più conveniente. Questo capitolo descrive come usare il 3CX VOIP client come telefono software, poi spiega come può essere usato con un telefono da scrivania e infine esso tratta le caratteristiche comuni, disponibili in entrambi i modi. Usare il 3CX VOIP client come telefono software Schermata 4 - Il 3CX VOIP client nel modo telefono SIP Page 11

12 1. Tastierino 2. Funzioni del telefono 3. Linee 4. Schermata degli stati 5. Modi telefono 6. Pannello degli stati 7. Pulsante per chiamare 8. Pulsante per terminare la chiamata Se selezioni di usare il 3CX VOIP client con un paio di cuffie, poi il 3CX VOIP client funzionerà come telefono SIP, e l interfaccia assomiglierà ad un telefono. Effettuare le chiamate Per fare una chiamata, componi semplicemente il numero sul tastierino usando il mouse, o inseriscilo. Clicca sul pulsante verde o premi invio per chiamare il numero. Il 3CX VOIP client effettuerà la chiamata sulla prima linea disponibile. Rispondere alle chiamate Appena arriverà la chiamata, il 3CX VOIP client suonerà e mostrerà la chiamata sullo schermo del telefono. Sarà mostrato anche una piccola finestra di dialogo nella traybar per informarti della nuova chiamata. Schermata 5 Chiamata in arrivo Le chiamate in entrata accenderanno il LED sulla prima linea disponibile. Per rispondere alla chiamata, clicca sul pulsante di risposta premi invio. Se desideri rifiutare una chiamata, clicca sul pulsante rosso o premi il pulsante Esc. La chiamata sarà trattata come se il tuo telefono fosse occupato. Il centralino 3CX eseguirà l impostazione per Passa la chiamata se occupato. Puoi rispondere ad una chiamata premere il tasto Invio ; per annullare una chiamata premere il tasto Esc. Nota: Se hai già una chiamata attiva, la chiamata sarà ricevuta sulla seconda linea, e si illuminerà il LED della seconda linea. Per rispondere a questa chiamata, clicca prima sul pulsante Linea 2. La chiamata sulla linea 1 sarà messa in attesa e il LED si illuminerà ad intermittenza. Trasferimento di chiamata Trasferimento cieco Page 12

13 Un trasferimento cieco trasferirà la chiamata ad un altro interno senza parlare prima con l utente. Esistono due modi per effettuare un trasferimento cieco : Metodo 1 1. Clicca sul pulsante trasferisci 2. Componi il numero di destinazione o fai doppio click sull Interno nel pannello di stato e clicca sul pulsante Metodo 2 o premi il tasto Invio. 1. Seleziona Trasferimento chiamata dal menu Azioni 2. Inserisci il numero dell interno al quale vuoi trasferire la chiamata e clicca OK Trasferimento con avviso Un trasferimento con avviso è effettuato chiamando prima l interno al quale si deve passare la telefonata e parlando quindi con l utente che deve prendere la chiamata. Ci sono due modi per effettuare un trasferimento di chiamata con avviso. Metodo 1 1. Seleziona l opzione trasferimento con avviso dal menu azioni 2. Inserisci il numero dell interno al quale vuoi trasferire la chiamata e clicca OK. 3. Dopo aver introdotto chi chiama all utente dell interno, clicca sul pulsante trasf. per trasferire la chiamata Metodo 2 1. Clicca sul pulsante della Linea 2 e componi il numero dell interno che desideri raggiungere. Alternativamente fai doppio click sull interno nel pannello stato. La chiamata sulla Linea 1 sarà automaticamente messa in attesa. 2. Dopo aver introdotto chi chiama all utente dell interno, clicca sul pulsante Trasf. e clicca sulla linea 1 per connettere entrambi gli interni Trasferire le chiamate alla casella vocale Se non sei disponibile a prendere una chiamata, è possibile trasferirla alla propria casella vocale. Per fare questo clicca sull icona nella barra dei menu, o nel menu azioni seleziona > Trasferimento alla casella vocale. Chi chiama sarà trasferito alla tua casella vocale dove potrà lasciare un messaggio. Registrare una chiamata Schermata 7 Registrare una chiamata E possibile registrare una chiamata semplicemente cliccando sul pulsante registra la chiamata. Questo registrerà la chiamata corrente e la salverà come un file wav sul server. Per aver accesso alla chiamata contatta il tuo amministratore. Page 13

14 Storico chiamate Schermata 6 Storico chiamate Puoi vedere lo storico delle chiamate ricevute e fatte cliccando sul pulsante Storico. Per effettuare una chiamata ad un numero nello storico, fai semplicemente un doppio click sul numero da chiamare. Alternativamente seleziona il numero e clicca sul pulsante ricomponi. Page 14

15 Aggiustare il livello del microfono Schermata 7 Aggiustare il livello del microfono Il livello dell audio del microfono è impostato dal driver della scheda audio in Windows. Per aggiustarlo: 1. Vai nel pannello di controllo e fai doppio click su Suoni e periferiche audio. Nel tab Audio, clicca sul pulsante del volume nella sezione Registrazioni suoni, poi sposta su o giù il controllo per aggiustare il livello di registrazione del microfono. 2. Alternativamente, fai doppio click sull icona dello speaker nella traybar di Windows. Vai in Opzioni > Proprietà. Dal menu a discesa della periferica Mixer seleziona un dispositivo di input e clicca poi OK per continuare. Sposta le barre su e giù per regolare il livello di registrazione del microfono. Page 15

16 Usare il 3CX VOIP client con un telefono da scrivania Schermata 8 Usare il VOIP client come un telefono da scrivania Se selezioni di usare il 3CX VOIP client con un telefono esterno, l interfaccia non avrà un tastierino numerico tutte le chiamate saranno fatte e ricevute attraverso il telefono esterno. Comunque, è possibile vedere lo stato degli utenti del centralino 3CX, come monitorare lo stato degli interni attraverso la schermata degli stati. Page 16

17 Caratteristiche comuni per entrambi i metodi VOIP client e telefono software Schermata stati Schermata 11 Schermata stati 1. Numero dell Interno 2. Cuffie/Telefono esterno 3. Modo In ufficio/fuori ufficio 4. Casella vocale 5. Disponibile/Uscito La schermata stati sul telefono riporta importanti informazioni. Essa mostra: Il tuo numero interno e il tuo nome Se hai un messaggio vocale e se sì quanti Se stai usando un telefono esterno o se stai usando il client come telefono SIP Se il tuo telefono è impostato come In ufficio o Fuori ufficio Se lo stato è impostato su Disponibile o Uscito Ulteriormente, quando fai o ricevi una chiamata, il numero di chi chiami o l ID di chi chiami è mostrato nel mezzo della schermata stato. Appena sotto puoi vedere un messaggio che ti mostra lo stato della chiamata. Stati dell interno, della linea e della coda 3CX VOIP client ha un pannello operatore che ti permette di vedere lo stato degli utenti. Nella versione gratuita, gli altri interni appaiono spenti. Le informazioni sulla presenza sono disponibili solo nella versione commerciale. Schermata 12 Bottoni filtro per la presenza Per default tutti gli interni, linee e code sono elencate, comunque è possibile filtrarli usando i bottoni nella barra strumenti. Schermata 13 - Aggiungere / Rimuovere colonne E possibile espandere il pannello operatore in più colonne usando il tasto + e meno nella barra strumenti. Se non vuoi espandere le colonne, e non tutti gli interni sono visualizzati, puoi cliccare sulle frecce per guardare gli interni rimanenti. Page 17

18 Specificare lo stato Uscito/Disponibile Schermata 14 Specificare lo stato Uscito/Disponibile Se non puoi rispondere temporaneamente al telefono, puoi specificare che sei uscito. Questo mostrerà ai colleghi che tu non sei in una posizione per rispondere alle chiamate, e le chiamate saranno trattate come specificato nell impostazione Telefono occupato configurato per il tuo interno. Per impostare lo stato del tuo interno, seleziona Disponibile o Uscito dalla toolbar. Nota che queste opzioni rimarranno attivate anche nel caso il 3CX VOIP client venga chiuso! Preferenze Qui è possibile impostare le proprie preferenze per il 3CX VOIP client. E possibile cambiare le opzioni del proprio interno cliccando sul pulsante Cambia le opzioni dell Interno. Questo eseguirà il browser di default e caricherà la homepage del portale utente del centralino 3CX. Schermata 9 - Preferenze E possibile anche configurare le seguenti opzioni per il 3CX VOIP client: Page 18

19 Abilita l opzione Esegui all avvio di Windows, in modo che il 3CX VOIP client sarà eseguito automaticamente nella barra delle applicazioni ogni volta che windows parte. Abilita l opzione Collegami automaticamente, in modo che il 3CX VOIP client userà le ultime credenziali inserite per collegarsi in automatico al centralino 3CX. L opzione Mostra la barra dei menu nasconde e mostra la barra principale del menu principale. L opzione Azione su ricezione permette di definire come deve comportarsi il 3CX VOIP client quando riceve una chiamata: a. Mostra finestra di risposta questa opzione mostrerà una finestra la quale permetterà di rispondere, di rifiutare o deviare la chiamata alla casella vocale b. Mostra popup di notifica questa opzione mostra una piccolo popup di notifica della chiamata in arrivo. c. Finestra in primo piano questa porterà in primo piano il 3CX VOIP client E possibile selezionare la lingua dell interfaccia usando il menu a discesa Nella sezione Dispositivi multimedia, è possibile selezionare quale dispositivo audio tu desideri usare rispettivamente per il microfono, suoneria, riproduzione Page 19

20 Effettuare chiamate da Microsoft Outlook Introduzione Questa caratteristica richiede la versione commerciale del centralino 3CX. Se usi Microsoft Outlook o qualsiasi applicazione TAPI compatibile, e salvi tutti i tuoi numeri telefonici nei contatti di Outlook, puoi facilmente fare chiamate direttamente da dentro Outlook. Per fare questo: Schermata 10 Tasto destro sul contatto 1. Tasto destro sul contatto in Microsoft Outlook, e seleziona Chiama contatto Schermata 11 - Finestra di dialogo per una nuova chiamata da Microsoft Outlook 2. Apparirà una finestra di dialogo per una nuova chiamata da Microsoft Outlook. La prima volta che usi l integrazione di Microsoft Outlook, clicca su opzioni di composizione Page 20

21 Schermata 18 Opzioni di composizione 3. Nella sezione Connetti tramite la linea, seleziona la voce 3CX VoIP Client. Clicca poi OK. 4. Ora puoi cliccare il pulsante Chiama. La chiamata sarà effettuata usando il 3CX VOIP client. Nota: Se stai usando il modo telefono da scrivania, poi la chiamata sarà deviata sul tuo telefono esterno. Page 21

22 Integrazione della coda di chiamata Introduzione Il 3CX Phone System ha una potente caratteristica chiamata code di chiamata, la quale permette ai chi chiama di essere accodato fino a quando un qualsiasi agente sarà in grado di prendere la chiamata. L attuale configurazione di chi è un agente per una particolare coda è fatta dalla console del centralino 3CX Il 3CX VOIP Client ti abilita a prendere un pieno vantaggio da questa caratteristica permettendoti un facile login e logout dalla coda, così come il monitoraggio dello stato della coda. Collegamento alla coda di chiamata Se sei un agente, devi collegarti alla coda per iniziare a prendere le chiamate. Questo eviterà che le chiamate ti siano deviate senza che tu sia disponibile. Per collegarti alla coda di chiamata di cui sei un membro: 1. Seleziona Azioni > Coda > Collegati a tutte le code 2. Le chiamate ti saranno inoltrate appena esse finisco nella coda Monitor della coda Schermata 12- Monitoraggio delle code Il monitor della coda ti permette di vedere le code disponibili, quali agenti sono collegati, così come gli agenti che stanno rispondendo alle chiamate. Per lanciare il monitor della coda: 1. Dal menu Visualizza, seleziona Mostra code Page 22

23 2. Se vuoi che la finestra di dialogo rimanga sempre in primo piano, perfino se minimizzi il VOIP client, seleziona Sempre in primo piano. Page 23

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