- Pochi minuti per essere OK - L abbigliamento sul luogo di lavoro - Psicologia dell aspetto

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2 PRIMA PARTE: L ABITO FA IL MONACO SECONDA PARTE: LE RELAZIONI IN AZIENDA TERZA PARTE: LE SITUAZIONI CRITICHE QUARTA PARTE : UN PO DI ORGANIZZAZIONE QUINTA PARTE: VITA SOCIALE - Pochi minuti per essere OK - L abbigliamento sul luogo di lavoro - Psicologia dell aspetto - Come comportarsi col capo - Cose da non fare mai in azienda - Come.. salvare la faccia in situazioni imbarazzanti - Sensibilità interculturale - I ritardi - Gestire il proprio tempo - Le scuse - L arte della conversazione - Riconoscere ed evitare i fenomeni di mobbing, le molestie, le gaffe - Migliora l ambiente di lavoro - La gestione delle - I biglietti da visita - Regole per migliorare l immagine - Come comportarsi a un cocktail e cena d'affari - Comportamento a tavola - Cosa non fare in pubblico - Essere ospiti o ricevere ospiti a casa - Cosa regalare - Il linguaggio dei fiori SESTA PARTE: DOMANDE, RISPOSTE, TEST E CONSIGLI 2

3 OBIETTIVO: organizzare una gestione nei rapporti con gli altri che sia perfetta. E importante, in ogni caso, mantenere un attenzione alla qualità della vita: troppo spesso si vedono persone di successo pagare la propria carriera con una serie infinita di sconfitte nella vita personale. Questo, spesso, è il risultato di training di formazione che, nell esclusiva ottica aziendale, s illudono di costruire uomini vincenti, senza preoccuparsi di distruggere le singole personalità. Si può così vedere ragazzi che, con la testa piena di nozioni inculcate in corsi più o meno prestigiosi, si lanciano all arrembaggio ma non riescono ad abbindolare nessuno con la loro falsa sicurezza. Non è più il tempo del manager nevrotico che vive di caffè e sigarette, che veste solo firmato e che afferma di non dormire mai, che ha perennemente male allo stomaco o alla testa e che è incapace di apparire tranquillo se non fuori di casa, che legge solo la rassegna stampa e non riesce a vedere un film per intero o leggere un libro; quel manager insomma che se alla fine inciampa e fallisce, non riesce più a rialzarsi. Oggi bisogna trovare il modo d essere professionisti coerenti con il nostro modo di essere, non solo per quanto riguarda il lavoro, ma per impostare la propria vita con serenità e ottimismo per diventare vincenti e indistruttibili Tutta la nostra vita, da quando siamo piccoli all età matura, è dedicata a organizzare e gestire noi stessi; la maniera in cui riusciamo a organizzarci fa la differenza fra chi è vincente e chi no. LA CONOSCENZA DEL MANAGEMENT, QUINDI, NON E UN PROBLEMA SPECIFICO DEI MANAGER, MA DI TUTTI COLORO CHE LAVORANO IN AZIENDA 3

4 POCHI MINUTI PER ESSERE O.K. Fino al secolo scorso "la pulizia personale" in Europa, era considerata nociva sia per la salute fisica, che per quella spirituale. Sfatate queste leggende, oggi è la mancanza di tempo la nemica della nostra cura del corpo. L ideale per voi, in ogni caso, sarebbe quello di poter affrontare con tranquillità ogni impegno professionale. Ricordate: possono dare fastidio i capelli unti, la forfora, le mani in disordine, l alito pesante, il sudore e un epidermide piena d impurità... La moderna vita sociale e lavorativa, basata sui contatti interpersonali, non perdona cadute di stile dovute alla trascuratezza. Tutto dipende da quanto tempo abbiamo a disposizione la mattina ed anche, in alcuni casi, dalle priorità che diamo alle varie occupazioni prima di uscire da casa. Sicuramente se abbiamo dei problemi a "carburare", dovremo per prima cosa farci un caffè, ma mentre prepariamo la macchinetta, potremo già aprire l acqua della doccia regolandone il termostato per ottenere una temperatura né troppo calda né troppo fredda. Bevuto il nostro caffettino, buttiamoci sotto questo tonificante getto, utilizziamo sapone neutro, e diamoci una rapida lavata anche ai capelli con appena un ombra di shampoo (l utilizzo quotidiano non è a tutti consigliabile), quindi ne basterà poco per eliminare il grasso. Fare uso, invece, di prodotti specifici, se si ha la forfora. Una volta la settimana utilizzare il guanto di crine, aiuta a eliminare le cellule morte. Il tutto vi prenderà non più di cinque minuti. Ora dovrete radervi: acqua tiepida nel lavabo e, mentre lasciate un attimo riposare la schiuma sul viso, potrete lavarvi i denti. L igiene della bocca è molto importante (spesso da quest ultima dipende la freschezza del nostro alito durante la giornata), quindi spazzolare i denti per almeno due minuti, se vedete che avete la lingua impastata, spazzolate anche lei. Utilizzate dentifrici anti tartaro (soprattutto se siete fumatori) ed una volta al giorno potete utilizzare anche quelli schiarenti. Dopo esservi rasati e aver cosparso il viso d eau de toilette, ricordatevi di usare anche un buon deodorante ascellare e, se avete problemi di sudorazione dei piedi, 4

5 utilizzate quegli spray specifici che si possono spruzzare anche nelle scarpe. Molto utili soprattutto quando avete a che fare con scarpe sportive di gomma. Quindi sei minuti di barba più due minuti di denti. Evitate di utilizzare spesso il phon, poiché danneggia i capelli. Non esagerate neanche con la gommina, anche se è di moda, perché fa sembrare pelati anche gli uomini con folta capigliatura. Calcoliamo ancora due minuti per gli ultimi ritocchi: TOTALE 20 MINUTI, in questo modo però, sarete freschi e profumati per molte ore. Abbiate in ogni modo l accortezza di qualche piccolo trucchetto da utilizzare nella giornata: 1. Evitate di mangiare aglio o cipolla a pranzo, se questo dovesse accadere, abbiate sempre con voi delle gomme senza zucchero del genere Happydent. 2. Tenetevi in macchina un rasoio elettrico, nell eventualità non aveste tempo di passare a casa per una rinfrescata prima di un appuntamento a cena; potrete farne uso, come anche naturalmente di una buona colonia. 3. In ufficio o in macchina prevedere, soprattutto se fate parte della categoria degli "sbrodoloni", una camicia, una cravatta, una felpa di ricambio. Non c è niente di peggio che presentarsi a un appuntamento di lavoro, a una riunione, con evidenti segni del menù di mezzogiorno sugli abiti. 4. Per finire ricordiamoci che, anche la macchina e il nostro ufficio, fanno parte del nostro biglietto da visita, quindi facciamo in modo che rispecchino sempre il meglio di noi. L'abbigliamento sul luogo di lavoro Si sa, "l'abito non fa il monaco", ma l'aspetto esteriore comunica molte caratteristiche del tuo modo di essere. Sul lavoro è spesso richiesto un abbigliamento curato, perché questo contribuisce a ottenere maggiore attenzione dagli interlocutori. E del resto chi non si è mai accorto del potere di un abito bello e comodo? In poco tempo puoi sentirti raggiante e sicuro/a di te. Avere un abbigliamento curato La chiave per dirimere ogni dubbio sull'abbigliamento consiste nell'indossare abiti adeguati alle circostanze; questo significa anche mostrare attenzione ad accessori e abbinamenti. Per ottenere un risultato apprezzabile, ritaglia alcuni minuti della tua mattina per dedicarli alla scelta degli abiti più adatti per la giornata che ti attende. 5

6 Ecco alcuni test di base cui rispondere davanti allo specchio per un rapido "checkup": Hai macchie (se sei un uomo, guarda con attenzione la cravatta!)? Il vestito che indossi è ben stirato? La camicia ha i polsini e il colletto puliti e in ordine? Le tue scarpe hanno la punta o il tacco consumati? Sono pulite? Hai indossato calzini abbastanza lunghi (perché non è proprio il massimo lasciare intravedere una parte di gamba quando siedi )? Le lenti degli occhiali sono trasparenti o hanno bisogno di una spolverata? Business style L'abbigliamento formale sul lavoro segue norme piuttosto rigide e prestabilite, ma negli ultimi tempi la sua egemonia sta cedendo il passo e, soprattutto tra gli impiegati più giovani, si diffonde una tendenza al "casual" (che non vuol dire "casuale"!). È certo però che lo stile "affari", seppur meno pratico, si adatta a quasi tutte le situazioni professionali. Per l'uomo comprende: Abito scuro (la cintura è d'obbligo!) Camicia in tinta unita o con combinazione a righe Cravatta di colore in armonia con la camicia Scarpe nere o marrone Calzini lunghi e neri Per la donna: Tailleur Vestito leggero e spezzato, oppure un tailleur pantalone con blusa Scarpe dal tacco basso Gioielli o bigiotteria non appariscente Occasioni speciali Se sei stato invitato/a un ricevimento d'affari e la serata sarà elegante (sul biglietto d'invito è richiesto l'abito scuro), dovrai indossare un abito che in qualche modo dimostri l'importanza dell'occasione cui stai partecipando. In casi molto formali, agli uomini può essere indicato di vestire in smoking. In tal caso, poiché non è uno stile d'abitudine, ecco alcuni particolari cui occorre prestare attenzione: 6

7 La camicia deve avere gemelli o copri-bottoni Calzini neri e fini Scarpe di vernice e in vera pelle Il colore dello smoking: nero, senza dubbio, anche d'estate L'abito scuro, per le signore, vuol dire molte cose. I modelli, i materiali e i tessuti degli abiti possono essere tra i più vari, così come scarpe e accessori. Le uniche regole da rispettare sono il buon gusto e la convenienza rispetto all'occasione. Sono da evitare le scollature troppo profonde e l'eccesso di gioielli, che conferirebbero un effetto "kitsch-natalizio" sicuramente inelegante. Il vestito intelligente Grosse rivoluzioni non ce ne saranno mai, dato che il manager è comunque più sicuro di se ed a suo agio in giacca e cravatta. Con questo, però, non deve necessariamente morire indossando grisaglie pesanti, camicie bianche e mocassini stringati. Oggi ci sono molte possibilità di variare il proprio abbigliamento con un tocco di fantasia che personalizza: il gessato con la riga colorata, per esempio, che rimane esteticamente più easy, e anche grazie a questi nuovi tessuti morbidi e indeformabili che ti permettono l aggiunta di tasche (alle giacche) porta cellulari, palmari ecc.. La ricerca condotta dalla Bocconi con titolo L abito del manager tra informalità, nomadismo e funzionalità, ha evidenziato la necessità di creare un abbigliamento in grado di soddisfare le esigenze del manager moderno: abiti adatti agli spostamenti in scooter per riunioni improvvise, che siano confezionati con tessuti facilmente smacchiabili; abiti indossabili piacevolmente sia sotto i bocchettoni dell aria condizionata sia sotto il sole di ferragosto. La ricerca è partita da un problema contingente che è stato il famoso friday wear (moda arrivata dall America); ogni venerdì, nelle grandi corporation americane, c era la libertà di abbigliamento anche per i manager. Il risultato fu catastrofico: dopo i primi timidi pantaloni kaki e t-shirt, negli uffici dirigenziali cominciarono a circolare kafetani, bermuda panta-buggy, t.shirt demenziali, canotte. Ridimensionate le concessioni, escludendo quindi jeans, t-shirt, scarpe da jogging e vestiti etnici, è comunque d obbligo avere sempre a portata di mano il classico kit (pantaloni-giacca-cravatta) per ogni evenienza. La New economy aveva sfornato giovani assolutamente casual, i quali però hanno aggiustato il tiro modificando il loro abbigliamento per gli appuntamenti al di fuori dell ufficio o alle riunioni. Preferendo sicuramente gli spezzati ai completi, la camicia 7

8 botton down alla cravatta, le scarpe stringate sportive al mocassino, ma comunque ricreando un aspetto curato se pur non totalmente conformista. Come sarà l abito intelligente? Impeccabile ma easy Rassicurante ma mai troppo alla moda Morbido nella forma ma funzionale Unico per più occasioni (giacché al manager, la divisa piace anche il sabato e domenica) Il guardaroba del manager: OUT Il friday wear I tessuti pesanti L abito tradizionale Tutto ciò che fa moda Il completo grigio piombo La giacca a due bottoni La camicia bianca La cravatta regimental I pantaloni kaki La t-shirt o la polo Le scarpe stringate e quelle da jogging IN classic-easy (formale ma libero) I tessuti interseason (cioè per tutte le stagioni) Abito multifunzionale (adatto a più occasioni) Abiti di qualità ma confortevoli Il gessato con righe colorate Le camicie intramontabili Oxford, righe e quadretti piccoli Le cravatte in maglia di seta con disegni effetto lucido opaco Scarpe: polacchini e mocassini Cinture mai banali: pitone, squalo e chi più ne ha, più ne metta Psicologia dell'aspetto 8

9 Il vestito aziendale, ad ogni modo, va costruito in funzione del vostro habitat mentale, per non apparire inadatto e finto. Alcuni testi insegnano come proporsi, esagerando però l immagine dell uomo di successo, e facendolo quindi somigliare a quello che siamo abituati a vedere nelle pubblicità. Attenzione perché è sicuramente utile apparire sempre sbarbati di fresco, profumati e con una sana abbronzatura, ma qualche difetto è bene che appaia, per dare credibilità e per rassicurare chi si affronta. Anche nel muovervi e atteggiarvi non esasperate la sicurezza, siate genuini. L abbigliamento va studiato con attenzione che non deve essere però maniacale; spesso la giacca e la cravatta sono uno stile richiesto dall azienda, in questi casi è bene adeguarsi anche se sarebbe comunque interessante se riusciste a crearvi un vostro stile (anche originale se ne siete capaci), l importante è che poi diventi un vostro modo di vita perché i veri professionisti devono dare un immagine di loro stessi costante come per le loro capacità mentali. L aspetto culturale è altrettanto importante e va gestito come parte integrante della vostra immagine; la maggior parte degli interlocutori di un azienda sono persone di buon livello, quindi bisogna acculturarsi leggendo possibilmente saggistica varia (scegliendo magari argomenti di attualità). Un atteggiamento pieno di vitalità e di decisione è la ciliegina sulla torta. Ricordatevi però che chi esprime questi attributi può creare nei suoi interlocutori delle reazioni inverse: ammirazione e devozione o invidia e boicottaggio; quindi bisogna sempre chiedersi se, in quella determinata situazione, è meglio o più utile manifestarli apertamente o utilizzarli ugualmente ma senza enfatizzarli troppo. Quindi il vero professionista deve cercare di essere anche un po psicologo e calarsi nelle dinamiche dei rapporti tra gli individui. 9

10 COME COMPORTARSI CON CAPO E SUPERIORI Fra i rapporti personali più importanti nella vita lavorativa di ciascuno (e probabilmente anche il più complesso), c'è quello con i superiori. Il rispetto e la gentilezza sono di certo l'atteggiamento giusto da tenere, ma non per convenienza. Ricorda che dai superiori c'è sempre qualcosa da imparare. Come affrontare un nuovo capo Se un nuovo capo ha occupato il posto di un superiore con cui avevi un buon rapporto, dovrai trovare un modo corretto di costruire il nuovo legame di lavoro. Lascia l'iniziativa al nuovo direttore, permetti che sia lui a fissare lo stile e il tono delle vostre conversazioni. Assolutamente da evitare sono i gesti di prematura confidenza, come dargli del tu o chiamarlo per nome. Cerca di essere riservato finché non sarà lui stesso a richiedere maggior apertura. Conquista la sua fiducia con l'impegno quotidiano in ufficio. Dimostra di possedere la giusta competenza; col tempo potresti anche essere coinvolto in decisioni di alto livello. Aspira a diventare un collaboratore e non a restare un "sottoposto"! Come incontrare un superiore Passiamo ora a un istante concreto della relazione con il tuo superiore: gli incontri di lavoro. Come comportarti una volta entrato nel suo ufficio? In primo luogo evita di "scavalcare" i suoi assistenti, chiedi a loro se puoi incontrare il capo. 10

11 In ufficio, non sederti finché non lo richiede il capo. Cerca di essere discreto, aspetta che risolva il compito che ha per le mani prima di disturbarlo. Ringrazialo sempre per l'attenzione che ti sta dedicando. Evita di metterti in mostra, un appuntamento con il capo deve servire a esporre una situazione. Lascia che siano altri a parlare bene di te. Storie d'amore in ufficio: innamorarsi dovunque, eccetto che in ufficio, se possibile... In bagno L'amore è bello, ma le società in genere sono poco sentimentali, quindi preferiscono che gli amori non interferiscano con la produttività D'altro canto però oggi è frequente che ci s innamori sul lavoro, vista la grande quantità di tempo che tutti impieghiamo ogni giorno nel guadagnarci il pane... Comunque sia, ricorda che la vista di due persone in stretta intimità, che si baciano, abbracciano, o soltanto si lanciano occhiate di fuoco, disturba la concentrazione di chi assiste alla scena, perciò sarebbe meglio evitarle e agire con somma discrezione... Se intrecci una storia d'amore in ufficio con una persona sposata, il tuo posto di lavoro è seriamente a rischio. Le voci in ufficio infatti corrono abbastanza in fretta e purtroppo, specialmente se sei donna, corri il rischio di essere marchiata d'infamia e costretta a vivere in un ambiente non proprio simpatico... Se sei single e ti innamori di un/a single, problemi ce ne sono di meno, ma preferisci comunque la via della discrezione Anche se esci solo occasionalmente con qualcuno dell'ufficio, non parlarne a nessuno. Potresti suscitare delle invidie e poi saresti controllato/a in ogni tuo movimento...una fotocopia un po' più lunga del normale susciterebbe infiniti pettegolezzi. E sicuramente indice di buona educazione, lasciare la stanza da bagno perfettamente in ordine quindi: 1. Fare attenzione, quando si fa pipì, a mirare possibilmente all interno del w.c. 11

12 2. Se si dovesse casualmente bagnare l asse del gabinetto, perché non la si è alzata con il coperchio, asciugarla con un pezzetto di carta igienica. 3. Richiudere SEMPRE asse e coperchio dopo aver fatto scorrere l acqua. 4. Quando ci si lava le mani, lasciare pulito il lavabo e asciugare eventuali laghetti sul piano. 5. Se si utilizza un pettine non proprio, eliminare gli eventuali capelli residui. 6. Un piccolo e utile segreto è accendere un fiammifero, per coprire eventuali sgradevoli odori: lo zolfo è molto efficace per sovrastare i miasmi del bagno. Ricordatevi sempre che queste regole di buona educazione, andrebbero applicate in tutte le toilette degli uffici e dei luoghi pubblici, dove, bisogna inoltre ricordare, di non soffermarsi troppo a lungo, poiché altre persone potrebbero averne bisogno. Cose da non fare mai in azienda (...ma non solo) 1. Non cospargersi di profumo per coprire la puzza di sudore. 2. La gomma americana consigliata per rinfrescare l alito, va utilizzata per il tempo utile allo scopo e poi eliminata avvolgendola in un pezzetto di carta. Comunque evitare di masticare o succhiare caramelle in pubblico. 3. Non soffiarsi il naso a trombetta, ma neppure nascondersi voltando le spalle agli altri, non sventolare il fazzoletto con relativi bacilli, né guardare i risultati dopo esserselo soffiato ma farlo scomparire discretamente in tasca e, per quanto riguarda i fazzoletti di carta MAI appallottolarli dopo l uso e metterli nel portacenere. 4. Mai mettersi le dita nel naso (spesso si vedono persone anche con aspetto serissimo, che, convinte di essere al sicuro da sguardi indiscreti, si lanciano in ricerche accanite nel naso o nelle orecchie.) 5. Dovete essere sempre curati e affascinanti. Sarebbe sgradevole farsi sorprendere sciatti e trasandati. Qualche consiglio per salvare la faccia in situazioni imbarazzanti. Il tuo capo vuole sapere come mai non gli hai ancora consegnato il progetto cui lavori ormai da lungo tempo Non dare assolutamente l impressione di essere un perditempo, rispondigli con una proposta d incontro (che stavi giusto per fargli), spigandogli che con le tue nuove idee il progetto si trasformerà in qualche cosa di assolutamente all avanguardia e innovativo. 12

13 Hai appena terminato una presentazione e ti è posta una domanda alla quale non sai (o non vuoi) rispondere Non devi assolutamente rimanere zitto, appariresti confuso o sfuggente, quindi rispondi alla domanda che avresti voluto ti fosse posta, esempio: Grazie per avermi posto la domanda sui possibili licenziamenti per esubero, perché questo mi permette di tornare sulla questione vitale della necessità di approvvigionarsi di materiale. Dopodiché evita d incrociare lo sguardo della persona che ti ha fatto la domanda (in modo che non possa insistere), e passando in rassegna il resto degli astanti, chiudi la riunione. Il capo entra d improvviso nel tuo ufficio e ti scopre al computer che videogiochi L impressione iniziale potrebbe essere quella che stai oziando ma non è così! Stai facendo ricerche! Sa, la paletta di colori utilizzata in questo videogioco è proprio quella che dovremmo utilizzare per le nostre presentazioni ai clienti.. : Hai fatto un pessimo lavoro e il tuo capo ti manda a chiamare Scusati immediatamente per avergli consegnato erroneamente una bozza, e promettigli di fargli avere sulla sua scrivania il mattino seguente l originale. Ti è chiesto un parere a una riunione mentre eri distratto No, non sei affatto distratto, eri ancora concentrato su di una questione vitale discussa in precedenza; a questo punto replica: Ottima domanda, ma vorrei tornare un attimo a quanto detto poco fa... Incroci il tuo capo mentre arrivi in ritardo in ufficio, mal rasato e con i postumi di una sbronza L impressione potrebbe essere quella che la tua vita sociale sia fuori controllo; ma non è colpa della tua vita privata questo tuo aspetto devastato, bensì di un uscita serale di lavoro con quelli dell ufficio vendita per scoprire cosa c è dietro quelle strane stime per l anno in corso che hai letto su documenti interni della società Hai quindi dovuto fare l amicone e adeguarti ai loro ritmi di bevute (bevono come delle spugne), per ottenere informazioni 13

14 Al lavoro sei un vero disastro In questo caso, torna utile la segretaria: incolpa di qualsiasi cosa a lei. Per quale motivo non hai risposto ai nostri messaggi? Ma come, vuoi dire che la mia segretaria non vi ha avvisato che ero fuori città?. Come mai non sei venuto alla riunione? La mia segretaria me l aveva segnata per il mercoledì della prossima settimana!. E una bottiglia di gin vuota quella che vedo nel cestino dei tuoi rifiuti? Santo cielo, la mia segretaria ha ripreso a bere!. Devi licenziare un collaboratore incapace e instabile In una situazione normale non avresti nessun tipo di problemi; ti è giunta voce però, che il suddetto è caratterialmente instabile. A questo punto cerca di rigirare la frittata: fai in modo che la decisione dell azienda di farlo fuori non trapeli, ma anzi al contrario, esalterai le sue qualità manageriali e sosterrai che lui è troppo valido ed in gamba per restare ad occupare un posto dove non ha possibilità di carriera, mentre fuori c è un mondo di opportunità che non aspettano altro di essere colte. Un dipendente ti chiede un aumento che non puoi concedergli Ribalta la situazione affermando che una richiesta di questo tipo nasconde un desiderio di maggiore responsabilità; quindi prepara, alla presenza del tuo uomo, una lista di obiettivi assolutamente vaga e improbabile, aggiungendo che se saranno raggiunti, l aumento sarà cosa fatta! Come dimostrare sensibilità interculturale Quanti affari restano in sospeso o, peggio, falliscono per una scarsa capacità di comprendere la cultura d interlocutori stranieri!? In un mondo in cui il lavoro acquista dimensioni globali, diventa indispensabile adottare comportamenti adeguati e attenti alle differenze culturali. Come prepararsi all'incontro con altre culture In caso di viaggio all'estero o di una visita da parte di colleghi stranieri, preparati con cura. Aggiorna le tue conoscenze sul paese dove sei diretto o da cui provengono i tuoi ospiti e tieniti al corrente sui seguenti aspetti: La forma di governo e, magari, i nomi dei principali politici del paese 14

15 I nomi delle città principali, delle maggiori personalità culturali e dei più famosi musei e monumenti Le date delle più importanti festività nazionali e religiose: è una gaffe non da poco voler fissare un appuntamento in un giorno dedicato al riposo! I saluti e altre frasi comunemente usate nella vita di ogni giorno; è un particolare che può sembrare quasi inutile (poiché spesso si comunica in inglese), ma rivela un profondo rispetto per la cultura dei tuoi partner Se possibile, fatti insegnare anche il modo con cui gli affari sono condotti in quel paese. Come ricevere un collega straniero Se stai per ricevere la visita di un collega straniero offrigli le giuste attenzioni nel rispetto della sua cultura e tieni anche conto che è probabile che il suo arrivo sia preceduto da un lungo viaggio. È meglio non riempire d impegni il primo giorno di visita. Il tuo ospite vorrà riprendersi dalla fatica del viaggio. Fai trovare nella sua stanza d'albergo una guida completa della tua città. Tieni sempre sottomano un vocabolario della sua lingua: non credere che la tua possa bastare a risolvere le trattative. Assicurati che in tutte le riunioni importanti sia presente un bravo interprete. Evita di criticare il governo del paese da cui il collega proviene. Sono sempre valide le normali regole di ospitalità: anzitutto cordialità, disponibilità e comprensione delle altrui esigenze Come scegliere un regalo per una persona straniera I regali scambiati nel corso di affari internazionali hanno grande significato. Dimostrano il desiderio di instaurare un rapporto di lavoro sincero e durevole. Cerca un oggetto che serva a ricordare la tua gentilezza e rispetti la sensibilità del tuo collega. Ecco alcuni suggerimenti. Regala oggetti che siano simboli della tua cultura. È una fortuna che l'italia permetta una così vasta scelta! Alcuni esempi: libri d'arte, compact disc di musica sinfonica, oggetti di artigianato o, perché no, una bottiglia di buon vino. Ricorda che ogni cultura ha i suoi caratteri e i suoi tabù. Alcuni consigli: non offrire oggetti di pelle a un indiano (la mucca è sacra, per lui); non 15

16 Gestire il ritardo regalare alcolici a un musulmano, perché considerati empi; niente oggetti bianchi per colleghi asiatici: è il colore del lutto. Se il dono è un pranzo in un buon ristorante, valgono regole simili. Assicurati che nel menu del ristorante dove hai invitato il tuo collega siano assenti piatti che possano offendere la sua religione o la sua cultura. Se ancora una volta sei arrivato in ritardo al tuo appuntamento e pochi minuti sono bastati per provocare una certa irritazione in chi ti ha atteso, forse questo è il momento di affrontare il problema. Ecco, racchiusi in poche righe i consigli per imparare a rispettare la puntualità e per evitare, con garbo e naturalezza, l'imbarazzo di certe situazioni. Perché non ritardare Prova a ripensare a ciò che è successo l'ultima volta che hai fatto tardi a un appuntamento e a quali conseguenze ha avuto il tuo comportamento. Ecco un elenco da leggere con cura: È facile che l'interlocutore sia rimasto indispettito dal tuo atteggiamento. Hai dovuto perdere tempo a trovare una giustificazione. Probabilmente hai fatto perdere tempo prezioso alla persona con cui ti sei incontrato: la pianificazione della sua giornata rischia di saltare. Potresti lasciare un'impressione negativa di te, che potrebbe anche durare a lungo. Prima di cominciare a discutere del motivo dell'appuntamento, hai dovuto dilungarti in scuse e giustificazioni: altri minuti sprecati quando potevano essere meglio impiegati. Adesso hai capito perché è sempre meglio essere puntuali? Come scusarsi del ritardo Arrivato in ritardo, hai una sola possibilità: trovare una scusa convincente e, se possibile, sincera per il tuo comportamento. Non si deve essere né eccessivi né troppo misurati: esiste un giusto atteggiamento per ogni tipo di ritardo. 16

17 Nel caso tu sia arrivato con meno di 10 minuti di ritardo, sarà sufficiente limitarsi ad una semplice frase di scuse in cui mostrarti dispiaciuto dell'accaduto. Se, invece, ti sei fatto aspettare per un periodo molto lungo, ad esempio mezz'ora, mostrati sinceramente amareggiato e offri una giustificazione chiara ma sintetica. Per i ritardi davvero consistenti, di circa un'ora ad esempio, il consiglio è di assumere un atteggiamento remissivo e quasi da penitente. Inoltre è opportuno, se non doveroso, spedire una lettera di scuse. Tieni conto che in una tale situazione sei stato molto scortese e che il tuo interlocutore è (a ragione!) molto irritato. Come non perdere e non far perdere tempo Può darsi che i tuoi ritardi non siano dovuti a piccoli inconvenienti, come il traffico o altri contrattempi, ma a una maniera sbagliata di affrontare i tuoi impegni. Fai un esame del modo in cui gestisci gli appuntamenti di lavoro: sei sicuro di non perdere tempo in cose secondarie o inutili? Ti elenco qualche consiglio per evitare sprechi di tempo. Innanzitutto non spenderti in chiacchiere introduttive: le persone occupate hanno bisogno che si arrivi subito al punto. Abituati ad arrivare subito al dunque. Ti può essere molto utile preparare, prima dell'incontro, un "ordine del giorno" informale: sarà più semplice non dimenticare nessuno degli argomenti che t interessa affrontare. Cerca di essere chiaro nelle tue parole: il tempo perso a spiegare concetti mal esposti può essere facilmente evitato se sarai in grado di farti comprendere immediatamente dall'interlocutore. Infine: andare via non appena hai terminato ed esaurito la ragione dell'appuntamento, è un segno di rispetto verso il tuo interlocutore, che con ogni probabilità, ha come te altri impegni da seguire. 17

18 Come ottimizzare la gestione del proprio tempo "Il tempo è denaro" recita un vecchio detto popolare che negli anni non ha perso la sua veridicità. Se il tempo è una risorsa rara e preziosa, va gestita con oculatezza, perciò nelle prossime righe imparerai a usare una serie di accorgimenti che ti aiuteranno a evitare sprechi o inefficienze. Come analizzare il tuo tempo Poniti alcune domande di questo tipo: quante volte sono interrotto durante la giornata? Le mie telefonate sono troppo lunghe? Sono puntuale o spesso sono in ritardo? Sono capace di delegare ad altri? Sono capace di sfruttare le nuove tecnologie per risparmiare tempo? Compara la successione degli impegni con l'andamento quotidiano delle tue energie. Spesso ci dedichiamo a un affare quando le nostre attenzioni sono ormai svanite. Domandati se il carico di lavoro che di solito assumi non è eccessivo. Una regola d'oro per il buon manager è saper delegare al momento giusto alla persona giusta. Altrimenti, corri il rischio di non aver tempo per i compiti di maggior rilievo. Registra minuziosamente la tua giornata. Annota, ora per ora, ciò che stai facendo e come. Annota anche i ritardi o le fasi inoperose. Ti servirà a migliorare. Come impiegare il tuo tempo Dopo aver analizzato il modo in cui abitualmente gestisci il tuo tempo, giunge il momento di correggerlo. L'organizzazione anzitutto: affronta ogni giornata avendo bene in mente cosa ti aspetta in ufficio. Non accumulare compiti che non ti paiono possibili da eseguire tutti in una stessa giornata. Suddividi i compiti che ti aspettano in base alla loro importanza. Sfrutta tale ripartizione per distribuire i vari impegni nell'arco della giornata. Fissa gli appuntamenti più importanti nei momenti in cui sai di poter dare il meglio, mentre assegna ai momenti vicini alle pause i compiti meno impegnativi. 18

19 Delega ai colleghi tutto ciò che non ti deve interessare direttamente. Usa le pause per attività poco stressanti ma utili: la lettura dei quotidiani, uno sguardo alla posta elettronica, gli scambi di opinioni con i colleghi. Infine, impara a guardare in maniera critica al tuo lavoro. Chiediti sempre se puoi fare qualcosa in minor tempo senza sacrificare la qualità! Come usare un'agenda per gestire il proprio tempo Qual è il migliore amico del manager? Probabilmente la sua agenda. E' fondamentale per un uomo d'affari affidarsi all'aiuto di una buona agenda. In commercio puoi trovare quella che meglio si addice alle tue esigenze. Abituati a consultare e aggiornare la tua agenda ogni mattina. Ogni volta che porti a termine un compito, cancellalo dalla pagina (è un consiglio banale, ma non sottovalutare la soddisfazione di vedere i tuoi impegni diminuire in modo visibile!) Dividi gli impegni secondo l'importanza, così sarà più rapido scegliere su cosa concentrarti. Completa la lista degli appuntamenti di lavoro con gli impegni familiari o del tuo tempo libero. Saper fare le scuse Poiché gli errori sono sempre in agguato nessuno dovrebbe credere di essere infallibile. Ammettere le proprie responsabilità è indice di sensibilità e intelligenza, così come lo è dimostrare il proprio rammarico verso chi è stato da noi danneggiati. Impara a scusarti per le tue mancanze: è un modo per offrire un'immagine di correttezza e serietà. Perché scusarsi Non importa se il danno causato è volontario oppure no: chi ne è responsabile deve farsi avanti e assumersi le responsabilità del caso. Vediamo per quali motivi scusarsi è il comportamento migliore. Il momento delle scuse è l'occasione per un esame critico dei fatti e per capire la ragione della tua mancanza. Dove e perché hai sbagliato? Impara così a non ripetere l'errore. 19

20 Quando scusarsi È un modo per entrare in contatto con i tuoi superiori e mostrare il tuo attaccamento al lavoro; lo sforzo per una scusa dimostra che il tuo lavoro è importante e t interessa svolgerlo nel modo migliore. Sarà paradossale, ma scusarsi per un errore serve anche a conquistare il rispetto e la fiducia degli altri. I tuoi interlocutori saranno più disponibili con chi riconoscere i propri errori La prima regola è "fai più in fretta che puoi!". Meno tempo passa e meglio è. Un comportamento solerte mostra cura e partecipazione verso il tuo lavoro, inoltre offre un'immagine responsabile e onesta di te. Eccoti alcuni suggerimenti. Come scusarsi In primo luogo, recati immediatamente dal "danneggiato" e porgi il tuo sincero rammarico. Il telefono può sostituire una visita faccia a faccia, solo per i casi in cui un incontro reale è difficile. Anche i biglietti di scuse devono essere preceduti o seguiti da una visita tempestiva. Scusarsi in ritardo è sempre meglio che non farlo affatto. In questo caso, però, occorre domandare perdono anche del tempo che si è lasciato passare Vediamo infine come puoi porgere correttamente le tue scuse. Al di là della rapidità, esistono alcune regole formali da seguire. Servono per esibire sincerità e responsabilità. Prendiamo alcune situazioni di esempio. Le scuse faccia a faccia: usa scuse sincere ma non eccessive. Se non ti pare poco rispettoso (quindi da evitare con i superiori), metti una mano sulla spalla dell'altro per dare risalto alla tua sincerità. Un biglietto di scuse: le scuse a voce sono indispensabili, ma in alcune circostanze possono anche non bastare; un biglietto ti può aiutare. Anche in tal caso devi essere bravo a recapitare il biglietto "a tempo di record". In questo caso, non cercare di mitigare la tua responsabilità: è un tentativo che, addirittura, potrebbe sortire l'effetto contrario. 20

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