Cristina Covizzi. Corso di aggiornamento ANAI-Veneto Padova, 27 aprile 2009

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1 Cristina Covizzi Corso di aggiornamento ANAI-Veneto Padova, 27 aprile

2 programmazione Valutare Pianificare Agire 2

3 Analisi preliminare volta alla pianificazione degli interventi da compiere Fase di preparazione logica Esame attento della situazione esistente 3

4 Devono risultare Esame preventivo Numero dei depositi interessati dall operazione; Per ogni deposito: indirizzo, nome del responsabile (recapiti telefonici, fax, e- mail) orari di apertura, gestione chiavi, accessi (portoni, cortili, spazi di movimentazione, ascensori, scale, piano); Possibili operazioni di sgombero locali (biciclette, sedie rotte, computer dismessi ); Note relative al colloquio con il personale (quando è stata collocata la doc., proveniva da ); Possibilità di recupero arredi (descrizione e quantificazione) 4

5 e dal punto di vista strettamente archivistico... Individuazione di precedenti interventi di riordino (segnale: n. di corda ai pezzi) Reperimento degli strumenti descrittivi esistenti Sommario elenco delle serie presenti ml approssimativi di documentazione presente (1 m³ m = 9 ml circa) 5

6 Quali situazioni possibili Deposito insufficiente per capienza Deposito inagibile (tenuta solaio, allagamento locali, piccioni ) Necessità di spostare alcune serie Trasferimento momentaneo per la messa in sicurezza dei locali 6

7 prima valutazione dei costi Valutazione dei costi relativi a: Costruzione/ristrutturazione del deposito Arredi Facchinaggio Personale specializzato (interno o affidamento esterno) 7

8 Che cosa si dovrebbe fare? Che cosa si può fare? Si stabilisce un programma generale evidenziando le priorità attraverso uno studio di fattibilità 8

9 Individuazione di un deposito Contatti con la Soprintendenza archivistica Verifica delle risorse umane disponibili Progetto esecutivo 9

10 10

11 Il deposito di quali superfici abbiamo bisogno (mediamente un deposito dovrebbe rimanere attivo non meno di 10 anni ) edificio ad hoc o ristrutturazione (LR 6/85) messa a norma del deposito controllo ambientale cura e salvaguardia delle collezioni arredo sale di consultazione 11

12 ISO 11799/2003 Information and documentation: Document Storage Requirements for Archives and Library Materials Specifica le caratteristiche del sito scelto per la costruzione dell edificio delle attrezzature necessarie per il funzionamento 12

13 ISO11779/2003 punto 4 Criteri di scelta del sito evitare le zone a rischio sismico, inondabili, soggette a smottamenti del terreno evitare i siti esposti a rischi incendio, esplosione, vicini a installazioni strategiche, nei pressi di impianti che emettano gas nocivi, fumi assicurarsi che siano rispettate le distanze minime di sicurezza dagli edifici o impianti adiacenti 13

14 ISO11779/2003 punto 5 Struttura dell edificio sicurezza dello stabile contro le intrusioni, i furti gli atti di vandalismo e di terrorismo, incendio doloso Si suggerisce Unico ingresso consentito con precauzioni per eventuali altri accessi Finestre protette 14

15 Scelta dei materiali da costruzione che garantiscano la massima inerzia termica Compartimentazione dei locali verticale e orizzontale per maggior sicurezza contro il fuoco e controllo del clima Resistenza al fuoco minima di 2 ore per muri, porte, pavimenti e soffitti Materiale utilizzato per le superfici interne non deve essere combustibile Valutazione da parte di un ingegnere strutturista della portata delle solette in funzione della densità e della quantità del materiale da depositare sugli scaffali 15

16 inoltre Suddividere la struttura in cinque aree principali: 1) depositi con spazi per lo smistamento e la lavorazione del materiale; 2) uffici per il personale; 3) sala di studio per utenti esterni; 4) servizi vari (servizi igienici, caffetteria, guardaroba, ecc.). 5) sala convegni 16

17 ISO11779/2003 punto 6 Considera l insieme delle misure di sicurezza da adottare in caso di incendio per la protezione contro i furti per l illuminazione per il ricambio e la qualità dell aria per la temperatura per gli arredamenti 17

18 incendio impianto di rilevazione incendi estinzione incendi (impianti di spegnimento automatici ed estintori portatili e carrellati) impianto di evacuazione di fumo e di calore Occorre predisporre un piano di emergenza e di evacuazione delle persone e del materiale 18

19 altri dispositivi di sicurezza impianto antiallagamento; impianto elettrico a norma; sistema di allarme antintrusione; gruppi elettrogeni per garantire il funzionamento degli impianti anche in caso di interruzione temporanea dell erogazione di energia elettrica. 19

20 Il controllo delle condizioni ambientali illuminazione Protezione da una esposizione eccessiva e prolungata ai raggi UV max 200 lux nei depositi (con lampade a fluorescenza, a incandescenza, a fibre ottiche) schermi alle finestre collocare i documenti in cartelle di cartone 20

21 Il controllo delle condizioni ambientali temperatura La temperatura consigliata è fra i 18 e i 20 mai superiore ai i 25 OBIETTIVO eliminare le punte estreme avere la temperatura più stabile possibile 21

22 Il controllo delle condizioni ambientali umidità relativa Umidità relativa = quantità di vapore acqueo ad una data temperatura Provoca alterazioni ai documenti per le contrazioni e le dilatazioni dovute alla fluttuazione del tasso di umidità relativa Tasso di umidità relativa raccomandato 40% - 45% con oscillazioni graduali tra i 35%-55% 22

23 Il controllo delle condizioni ambientali climatizzazione dei locali Per mantenere tali valori sarebbe necessario climatizzare i locali di conservazione Riscaldamento Raffreddamento Filtraggio Umidificazione Deumidificazione Ventilazione meccanica 23

24 Il controllo delle condizioni ambientali in n ogni caso Assicurare una buona circolazione dell aria per evitare concentrazioni di alti valori di umidità relativa in modo naturale Garantire la circolazione dell aria tra gli scaffali: 150mm dal pavimento e dal soffitto; 50mm di spazio libero dal palchetto superiore 24

25 Il controllo delle condizioni ambientali monitoraggio Lo strumento ideale è il termoigrometro = registra in modo continuato la temperatura e il tasso di umidità In alternativa Un igrometro Un termometro 25

26 Il controllo delle condizioni ambientali animali nocivi-insetti-funghi e muffe temperatura - umidità relativa - presenza di cibo Sono condizioni ambientali che provocano l insorgere del biodeterioramento Come operare? -pulizia e manutenzione (otturare fessure, spolverare) -regolazione dell ambiente per evitare le condizioni favorevoli ai funghi e agli insetti -ispezioni regolari nei depositi 26

27 ISO11779/2003 punto 6.8 Attrezzature e arredamenti Nei depositi va collocato solo il materiale documentario e il materiale utile per l immagazzinamento e la movimentazione 27

28 Arredi la scaffalatura Le scaffalature Non devono avere bordi e angoli taglienti Non devono essere fabbricate con materiale combustibile che rilascia sostanze dannose (es. gas acido che danneggia i documenti) Devono essere rifinite con smalto termofissato per resistere ad abrasione e corrosione Non devono avere ripiani di difficile spostamento (senza bulloni) Non devono essere collocate in prossimità dei muri esterni (distanza minima 200mm) Non devono superare i 215 cm (in media 5 ripiani da un metro per ogni scaffale) Devono avere un corridoio di 90 cm 28

29 La capacita di carico degli scaffali deve essere sufficiente a sopportare il peso della documentazione Cartelle d archivio = kg/ml Registri di grande formato = kg/ml La dimensione degli scaffali deve assicurare che i pezzi collocati non sporgano oltre i bordi 29

30 Normalmente bisogna prevedere scaffali a doppia faccia con profondità di 30 cm Valutare la possibilità di montare scaffalature con profondità maggiore per documenti particolarmente voluminosi 30

31 Il compactus La scaffalatura su rotaia permette lo sfruttamento intensivo dello spazio Sono necessarie alcune verifiche: Portata dei solai almeno 1200 kg/m² (per scaffalatura statica 600 kg/m²) Pavimento piano 31

32 Inoltre Le rotaie possono essere inserite nel pavimento o sovrapposte con l ausilio di una pedana Sono preferibili scaffali che si spostano manualmente e non con movimentazione elettrica Bisogna assicurare la circolazione dell aria lamiera perforata nei montanti laterali Presenza di cordoli separatori mobili tra un palchetto e il suo adiacente nella colonna a doppia faccia 32

33 scaffalature con soppalco collegare i piani con rampe o montacarichi. prevedere carrelli metallici per il trasporto del materiale dagli scaffali alle rampe o al montacarichi. scale a norma (UNI EN 131) una per piano. 33

34 ISO11779/2003 punto 7 -Nei depositi deve essere proibito Il funzionamento fumare, mangiare, bere, svolgere attività non strettamente connesse -In ogni compartimentazione deve essere presente un telefono interno -Le nuove accessioni devono essere controllate prima di essere introdotte nel deposito - La pulizia deve essere effettuata mediante aspirapolvere munito di filtro in grado di trattenere le spore fungine - Considerare la congelazione come trattamento per le infestazioni di insetti 34

35 Condizionamento del materiale Ogni documento deve essere condizionato in base al suo stato di conservazione e alla frequenza di consultazione Buste e contenitori sono a protezione della documentazione e devono essere adeguati a contenere senza costringere La carta utilizzata a diretto contatto con la documentazione deve avere i requisiti richiesti dalla norma ISO 9706/

36 I volumi devono essere collocati diritti, ad eccezione di quelli con altezza superiore ai 400mm per i quali è preferibile una collocazione orizzontale Se posti uno sull altro, il peso non deve essere eccessivo e devono essere facilmente rimossi e ricollocati (meglio non superare i 150mm) 36

37 Fogli sciolti di grandi dimensioni o delicati devono essere collocati in custodie grandi o passe-partout Le mappe,, i disegni, i manifesti e i grafici devono essere riposti di piatto in contenitori protettivi (scatole o cassetti) 37

38 ISO11779/2003 punto 9 Valutazione dei possibili rischi e dei piani di emergenza specifici secondo le caratteristiche dell edificio e della documentazione conservata (allegato C) 38

39 39

40 Sorveglianza e Autorizzazioni L art. 30, commi 1 e 2, del D. Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) impone agli Enti pubblici di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza. Spetta alle Soprintendenze archivistiche osservare l idoneità dei luoghi destinati alla conservazione. Anche l autorizzazione allo spostamento di archivi da una sede ad un altra è concessa solo quando venga dimostrato che la nuova sede soddisfa i requisiti di sicurezza. 40

41 Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Articolo 21 Interventi soggetti ad autorizzazione 1. Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero: a) la demolizione delle cose costituenti beni culturali, anche con successiva ricostituzione; b) lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali, salvo quanto previsto ai commi 2 e 3; e) lo smembramento di collezioni, serie e raccolte; d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13; e) il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonche' di archivi di soggetti giuridici privati. 2. Lo spostamento di beni culturali, dipendente dal mutamento di dimora o di sede del detentore, e' preventivamente denunciato al soprintendente, che, entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie perché i beni non subiscano danno dal trasporto. 3. Lo spostamento degli archivi correnti dello Stato e degli enti ed istituti pubblici non e' soggetto ad autorizzazione. 4. Fuori dei casi di cui ai commi precedenti, l'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere su beni culturali e' subordinata ad autorizzazione del soprintendente. 5. L'autorizzazione e' resa su progetto o, qualora sufficiente, su descrizione tecnica dell'intervento, presentati dal richiedente, e può contenere prescrizioni. 41

42 42

43 Risorse umane Personale interno Professionisti esterni Sistema misto = operare in stretto contatto con distribuzione dei compiti (consigliato) 43

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45 I fase rilievo e censimento Per ogni deposito censito devono essere indicati: Il numero del deposito e il numero del vano censito all interno del deposito L articolazione seriale e la collocazione Gli estremi cronologici delle serie con eventuali lacune La consistenza delle serie -in pezzi (bb., regg., voll., scatole con doc. sfusa ) -in metri lineari (state abbondanti) Le dimensioni delle unità di condizionamento, dei registri o volumi Il peso di regg. e voll. o altro materiale particolarmente ingombrante Lo stato di conservazione e l eventuale elenco del materiale da restaurare 45

46 I fase strumenti da produrre 2 elenchi seriali: 1) Elenco delle serie presenti nei singoli depositi 2) Elenco riepilogativo delle serie per permetterne il ricongiungimento pianta topografica distinta per: deposito locale scaffali 46

47 I fase igiene ambientale Effettuare una buona igiene ambientale, eliminando: -GU e BUR -modulistica scaduta e stampati in bianco -fotocopie sparse in giro programmando: -disinfestazione dei locali 47

48 I fase selezione ai fini dello scarto elenco dei documenti sicuramente scartabili dopo il tempo prescritto e che generalmente sono conservati in serie: bollettari, fatture, registri di carico e scarico, cartellini marcatempo, mod. 740 consiglio:segnate i contenitori destinati allo scarto con una S rossa e non trasferiteli nel nuovo deposito 48

49 I fase elenco di scarto L ENTE, qualora intenda procedere allo scarto dei documenti, deve inviare alla Soprintendenza archivistica n. 3 copie della determinazione del dirigente responsabile del Servizio protocollo e archivio e n. 3 copie della proposta di scarto (elenco dei documenti che si intendono eliminare). 49

50 La proposta di scarto deve contenere 1. Breve introduzione sul lavoro di analisi svolto 2. Elenco riportante: Numero progressivo Descrizione degli atti proposti per lo scarto Data iniziale e terminale Quantità dei volumi, registri, buste, scatole Peso approssimativo Motivi specifici della proposta 50

51 poi In base al DPR 854/1975 la Soprintendenza archivistica, dopo aver valutato l elenco, deve trasmetterlo all Ispettorato Centrale per i servizi archivistici del Ministero degli Interni, per il controllo sull eventuale presenza di atti riservati, contenenti o dati relativi alla politica interna o estera dello Stato o i cosiddetti dati sensibili. Una volta pervenuta la lettera di risposta dall Ispettorato, la Soprintendenza restituisce all Ente un esemplare della proposta di scarto munito di autorizzazione. 51

52 II fase organizzazione degli spazi nel nuovo deposito - Gli spazi vanno organizzati sulla base della consistenza seriale dell incremento medio annuale in genere calcolato sulla base della produzione degli ultimi 2/3 anni della frequenza delle consultazioni - L altezza dei palchetti va predisposta in considerazione delle dimensioni dei pezzi da collocare - Sulla scaffalatura va apposta la segnaletica provvisoria (indicante l inizio e la fine della serie, lo spazio per l integrazione) 52

53 III fase organizzazione del trasferimento Reperimento della ditta di traslocatori (gara o ditta già in contratto) Verifica dell esperienza nel settore Mezzi adeguati per il trasferimento (pallet, roll, scatole, ceste) Imballaggi idonei Sopralluogo con i traslocatori (verifica: accessi, scale, ascensori, spazi di movimentazione) Assicurazione del carico 53

54 IV fase piano di trasferimento individuazione del primo deposito da trasferire ordine delle serie da trasferire data di inizio lavori da comunicare agli interessati tempi previsti calendario giornaliero dei trasferimenti distinto in ore/uomo, ml da spostare (prevedere report a fine giornata) recupero dei mezzi necessari non forniti dai traslocatori (carrelli, elevatori, muletti, etc.) organizzazione dei coordinatori (uno alla presa e uno al recapito, se si organizzano 2 squadre di traslocatori) 54

55 IV fase trasferimento Numerazione dei pezzi in modo provvisorio: matita, gessi colorati Pulitura dei pezzi (macchine depolveratrici) Condizionamento dei pezzi all interno dei contenitori Numerazione progressiva dei contenitori Elenco sommario dei contenitori Posizionamento dei pezzi dall alto verso il basso e da sinistra verso destra 55

56 Revisione dell elenco di consistenza Elenco topografico (per file di scaffali, colonne e palchetti) Pianta topografica Segnaletica archivistica (prevedere dei portaetichetta sulla testata delle file) 56

57 Formazione relativa -alle norme di sicurezza - reperimento e consultazione dei pezzi 57

58 Infine Progetto di riordino e inventariazione 58

59 bibliografia M. BARBARA BERTINI, La conservazione dei beni archivistici e librari. Prevenzione e piani di emergenza, Roma, Carocci editore,

60 Prevenire è meglio che curare: la conservazione preventiva, ovvero come ottenere i migliori risultati possibili con risorse illimitate, a cura di Maria Barbara Bertini, Quaderni della scuola di Archivistica, paleografia e diplomatica dell ASMi, Milano,

61 M. DUCHEIN, Les bâtiments d archives en France: construction et equipement, Paris, Archives nationales, G. ARRUZZOLO- G. MARINUCCI, La spolveratura meccanica dei documenti d archivio, Pulizia industriale e sanificazione, anno XXXII, Milano, Ed. MO.ED.CO. Srl.,

62 contatti Cristina Covizzi 62

63 63

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