Condivisione sicura dei dati in azienda

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1 Condivisione sicura dei dati in azienda

2 2 Follow-me data e produttività per gli utenti, con sicurezza e gestibilità per l IT La produttività oggi dipende dalla capacità della forza lavoro di accedere e condividere i propri dati da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo, e di usarli per collaborare con colleghi e partner ovunque nel mondo. Nell era della mobility, del bring-your-own device (BYOD) e della globalizzazione, il lavoro non è qualcosa che si svolge in un unico luogo o su un unico computer; al contrario, può essere svolto ovunque e su qualsiasi dispositivo. Gruppi di lavoro, reti di partner e sedi dei clienti abbracciano varie aree geografiche. I progetti e i processi coinvolgono la forza lavoro di più organizzazioni e in più luoghi. Come può il reparto IT consentire il flusso dei dati dove serve, senza sacrificare la sicurezza, il controllo e la conformità? In realtà, l accesso e la condivisione dei dati avviene tuttora oltre le sedi e i confini aziendali, ma ciò accade in gran parte attraverso servizi non gestiti di tipo consumer che il personale ha adottato da sé. I dati condivisi e sincronizzati attraverso questi servizi rimangono archiviati presso sedi di terzi, fuori dalla visibilità e dall azione del reparto IT. Tutto ciò rappresenta un serio rischio per l azienda, in quanto il reparto IT non è in grado di mettere in sicurezza o controllare in modo efficace l accesso ai dati aziendali condivisi in questo modo. Allo stesso tempo, chiudere l accesso a questi servizi senza fornire un alternativa migliore, avrà come unico risultato che il personale cercherà modalità alternative, non sanzionate, per soddisfare la propria necessità di accesso e condivisione dei dati. Una soluzione efficace deve soddisfare le esigenze sia degli utenti che del reparto IT: responsabilizzando gli utenti con un accesso istantaneo ai dati, sincronizzati su tutti i dispositivi, e aiutandoli a migliorare la collaborazione e la produttività attraverso una condivisione sicura dei file che si integri perfettamente con il loro flusso di lavoro; consentendo al reparto IT di mantenere il pieno controllo sull accesso e la condivisione dei dati, pur offrendo un servizio gestito che soddisfi la sicurezza dei dati aziendali e gli standard di conformità. Citrix ShareFile risponde a tali esigenze con una soluzione follow-me data di livello enterprise che consente di offrire un servizio sicuro e affidabile che soddisfa le esigenze di mobility e di collaborazione per tutti gli utenti. I lavoratori possono facilmente condividere, archiviare, sincronizzare e proteggere i dati attraverso qualsiasi dispositivo; al contempo il reparto IT può soddisfare le sue esigenze di sicurezza, conformità e gestibilità. Fondata sulla leadership di Citrix nel campo del follow-me desktop e follow-me app, ShareFile completa la gamma delle soluzioni Citrix per la produttività su qualsiasi dispositivo, ovunque. La diffusione dei servizi di file sharing di tipo consumer in azienda Per affrontare efficacemente il problema della condivisione non protetta dei dati, è importante comprendere il perché di questo fenomeno. Gli utenti rispondono al desiderio di poter accedere e condividere i dati in modo più ampio; spesso, per soddisfare tale desiderio, non si rendono neanche conto di mettere la propria organizzazione a rischio. Questo fenomeno può essere meglio compreso nel contesto di diverse attività chiave e trend dell IT.

3 3 A livello dei singoli dipendenti: La mobility è diventata modus vivendi per la forza lavoro aziendale di oggi. Il lavoro può essere svolto ovunque, in qualsiasi momento, da un ufficio a casa dopo l orario di lavoro, a un treno di pendolari o perfino durante una pausa caffè prima di una riunione. Oltre a questi scenari, gran parte del personale adesso può disporre della mobility in modo integrato nel loro scenario abituale di lavoro; ad esempio, coloro che lavorano regolarmente presso un cliente o un partner, gli addetti alle vendite, i consulenti e gli executive. Questa forza lavoro mobile deve essere in grado di sincronizzare i dati tra tutti i dispositivi utilizzati per svolgere le varie mansioni, compresi i dispositivi mobile utilizzati on-the-go, così da poter accedere a tali dati in modo affidabile, dove e quando ne ha bisogno, e condividerli con i colleghi e i team, con la stessa facilità, come se si trovassero all interno della rete aziendale. La consumerizzazione e il BYOD stanno rapidamente trasformando l ambiente informatico aziendale, dalla proliferazione di dispositivi alle politiche e programmi BYOD che lasciano che le persone scelgano le tecnologie che meglio soddisfano le loro esigenze di lavoro. In seguito alla proliferazione di diversi tipi di dispositivi e con gli utenti che iniziano a gestire più dispositivi, tuttavia, diventa sempre più difficile sia per gli utenti che per il reparto IT gestire dove i dati risiedono e in che modo è possibile accedervi. Mentre i partecipanti a programmi BYOD tipicamente ottengono la libertà nella scelta dei dispositivi che utilizzano, spesso non sono poi in grado di sincronizzare i dati tra tali dispositivi, accedervi ovunque o condividerli con i collaboratori all interno o all esterno dell azienda. Ne consegue una propensione all uso di servizi di condivisione di file non sicuri di tipo consumer sui dispositivi personali. Sul piano organizzativo: Rischi relativi ai servizi di file sharing di tipo consumer Mancanza di sicurezza di livello enterprise Incapacità per il reparto IT di controllare o verificare l accesso e la condivisione dei dati Impossibilità di rispettare le normative governative Dati aziendali archiviati in posizioni sconosciute e datacenter di terzi non gestiti Il workshifting e la globalizzazione hanno esteso il raggio d azione della forza lavoro aziendale ben oltre i luoghi tradizionali. Le aziende ora devono assumere personale in più località e lavorare con una maggiore diversità di partner e fornitori in tutto il mondo. Pur mantenendo la sicurezza e il controllo sulla proprietà intellettuale e sugli altri beni aziendali, il reparto IT deve consentire alla forza lavoro presente in qualsiasi luogo di accedere facilmente e di condividere i dati necessari allo svolgimento delle proprie mansioni: da file di progettazioni di grandi dimensioni utilizzati in fabbrica, al codice di un software sviluppato in outsourcing, fino ai file utilizzati in produzione nei settori media e entertainment. La collaborazione è di particolare importanza, in quanto i membri dei team tra aree geografiche e organizzazioni diverse dipendono dalla capacità di condividere facilmente i dati senza essere vincolati dalla loro posizione. La modifica nei rapporti con i clienti genera nuove esigenze, in quanto le aziende cercano sempre più di svolgere il proprio lavoro tramite comunicazioni e transazioni elettroniche, che possono essere messe al sicuro, monitorate e controllate in modo più efficace rispetto ai classici metodi cartacei o di posta elettronica. Grazie allo scambio di informazioni in forma elettronica, le aziende possono meglio verificare se i documenti siano stati ricevuti, e da chi, oltre a garantire una sicurezza end-to-end. Questo approccio richiede una condivisione sicura dei file che sia affidabile tra le due parti, indipendentemente dalla posizione, dalla rete o dalla dimensione del file. Gli attuali strumenti di condivisione dei dati di livello enterprise non sono in grado di soddisfare le esigenze degli utenti, né quelle aziendali. I sistemi di posta elettronica pongono restrizioni alla dimensione dei file che possono essere inviati, e anche se il mittente è in grado di inviare un file di grandi dimensioni, spesso viene bloccato dal destinatario.

4 4 Agli utenti non vengono fornite soluzioni che possono aiutarli ad accedere ai dati aziendali e a mantenerli sincronizzati su tutti i loro dispositivi. Non è possibile accedere ai file di rete dall esterno della rete aziendale o su dispositivi mobile. Molti strumenti di collaborazione esistenti distribuiti dal reparto IT, analogamente, sono di difficile o impossibile accesso tramite reti di terzi o dispositivi mobile, e non permettono ai dati di essere condivisi facilmente con terzi. In assenza di un efficace soluzione di condivisione dei dati gestita dal reparto IT, gli utenti hanno naturalmente iniziato a soddisfare le proprie necessità tramite servizi non gestiti di tipo consumer. Rischi relativi ai servizi di file sharing non gestiti L uso sfrenato di servizi di condivisione di file di tipo consumer rappresenta un chiaro pericolo per la sicurezza dei dati aziendali. Il reparto IT non ha alcun controllo su come vengono utilizzati questi servizi (quali tipi di dati possono essere condivisi, in che modo è possibile accedervi, o quali possono essere condivisi internamente o esternamente). L accesso ai dati e l attività di condivisione non possono essere monitorati o controllati centralmente, rendendo impossibile il rispetto degli standard IT e l ottemperanza alle normative governative, soprattutto in settori altamente regolamentati come quello finanziario e sanitario. I dati condivisi con terzi possono con troppa facilità cadere nelle mani di un destinatario indesiderato, che sua volta può accedervi e condividerli. Il problema è sempre più diffuso. Secondo un rapporto di Enterprise Strategy Group (agosto 2012), la stragrande maggioranza delle aziende, circa il 70 percento, sospettano o sono a conoscenza del fatto che i loro dipendenti utilizzano account personali di file sharing online senza l approvazione formale del reparto IT. 1 Dropbox, uno dei servizi di tipo consumer più famosi e una scelta frequente per la condivisione non gestita dei file da parte degli utenti, è stato vittima di violazioni ampiamente documentate. Questo servizio comporta un tale rischio che molti in ambito IT fanno riferimento al file sharing non gestito in generale come Il problema Dropbox. Requisiti per la condivisione dei file di livello enterprise Sicurezza di livello enterprise per i dati in sosta e in transito Possibilità di memorizzare i dati off/on-premise Esperienza per l utente semplice, produttiva e piacevole Controllo del reparto IT sull accesso e la condivisione dei dati Sincronizzazione in tempo reale su tutti i dispositivi dell utente, anche mobile Verifica e reporting completi dell attività dell utente Accesso e condivisione dei dati di terzi in modo semplice e sicuro Accesso ai dati in piattaforme di dati aziendali esistenti Molte aziende rispondono a questo problema bloccando i servizi di condivisione dei file di tipo consumer, ma questa è una risposta alquanto irrealistica. Se un servizio viene bloccato, infatti, gli utenti dovranno semplicemente trovarne un altro, e poi un altro ancora, perché la loro produttività dipende da questo. L unico rimedio efficace per il reparto IT è quello di implementare una soluzione veramente di livello enterprise che fornisca agli utenti funzionalità complete e affidabili di sincronizzazione e condivisione dei dati, proteggendo al contempo i dati di proprietà intellettuale, riducendo al minimo i rischi e supportando la conformità. Per ottenere l accettazione completa da parte dell utente e per impedire l ulteriore utilizzo di servizi di livello consumer, la soluzione deve superare i limiti delle attuali soluzioni IT distribuite e ideate per l uso interno, che in genere non presentano funzioni di sincronizzazione, accesso mobile, accesso semplificato e collaborazione esterna. Il personale si aspetta e necessita di essere autorizzato con un accesso immediato ai file e ai dati da qualsiasi dispositivo, ovunque, così come di poter condividere file in modo semplice con i collaboratori interni ed esterni all azienda. Queste funzionalità di livello enterprise devono essere fornite attraverso una soluzione che fornisca un esperienza intuitiva simile a quella di tipo consumer, per soddisfare o superare le aspettative a paragone con qualsiasi servizio di file sharing di tipo consumer. 1. Ricerca di ESG sul File Sharing e la collaborazione online: difficoltà e requisiti inerenti la sicurezza, agosto 2012

5 5 Citrix ShareFile: condivisione dei file sicura e gestita per l azienda Come leader della mobility aziendale e del computing ovunque e su qualsiasi dispositivo, Citrix ha trasformato il mondo dell IT con soluzioni follow-me desktop e follow-me app. Ora Citrix sta estendendo questa sua preziosa offerta al followme data. Citrix ShareFile è una soluzione follow-me data di livello enterprise che consente di offrire un servizio sicuro e affidabile che soddisfa le esigenze di mobility e di collaborazione per tutti gli utenti. Con oltre 20 anni di esperienza al servizio delle esigenze dei reparti IT aziendali, Citrix ha progettato ShareFile come una vera alternativa di livello enterprise ai servizi di file-sharing di tipo consumer. Più di tre milioni di utenti in più di aziende utilizzano già ShareFile per condividere, archiviare, sincronizzare e proteggere i dati su qualsiasi dispositivo. Per gli utenti, ShareFile fornisce: Accesso mobile ai dati sincronizzati su tutti i dispositivi L utente medio ha tre dispositivi, tra cui computer portatili, smartphone e tablet, e vuole che i dati siano sincronizzati tra tutti questi dispositivi in tempo reale, per consentirvi un accesso costante, ovunque e su qualsiasi dispositivo. La mancanza di questa capacità è uno dei motivi principali che spingono alla condivisione non gestita dei file. ShareFile soddisfa questa esigenza con applicazioni e strumenti che abilitano la sincronizzazione in tempo reale tra tutti i dispositivi di un utente, per un esperienza splendida e intuitiva di follow-me data. L integrazione con Microsoft Outlook, Microsoft Windows Explorer e il Mac OS Finder rende semplice e intuitivo condividere, aprire e modificare i documenti archiviati in ShareFile nell ambito del proprio flusso di lavoro esistente. Facile collaborazione all interno e all esterno dell azienda L integrazione con Outlook consente agli utenti sia di condividere i file che di inviare richieste di file ad altri. Gli utenti possono anche condividere i dati con persone che non dispongono di un account ShareFile, in modo sicuro, facile e senza restrizioni; inoltre, hanno anche la possibilità di richiedere file a queste persone. Possono essere condivisi file di dimensioni fino a 100 GB, ben oltre i limiti dei servizi di tipo consumer. Il plug-in di ShareFile per Outlook può essere configurato per convertire tutti gli allegati in link ShareFile, oppure solo gli allegati che superino una determinata dimensione, per venire incontro alle necessità di una determinata rete locale di un utente o per rientrare nelle limitazioni imposte dalla rete riguardo alla dimensione dei file. L accesso ai dati in condivisioni di rete aziendali La strategia follow-me data di Citrix non è limitata ai dati archiviati in ShareFile. Gli utenti ottengono anche un accesso istantaneo mobile ai dati sulle condivisioni di file di rete, ai quali non sarebbe altrimenti possibile accedere al di fuori della rete aziendale o da dispositivi mobile. Un esperienza completamente integrata L integrazione con Citrix Receiver, un client universale per l accesso a desktop e applicazioni virtuali su qualsiasi dispositivo, abilita il follow-me app e il follow-me data con single-sign-on. Gli utenti possono aprire, visualizzare e modificare i dati ShareFile con un esperienza avanzata di editing tramite applicazioni hosted Citrix XenApp.

6 6 Per il reparto IT, ShareFile fornisce: Archiviazione dei dati flessibile Le aziende possono archiviare selettivamente i dati ShareFile in StorageZones gestite da Citrix, che offrono un cloud storage altamente sicuro in datacenter sottoposti a ispezione SSAE 16, senza la necessità di infrastrutture on-premise o di manutenzione; in StorageZones gestite direttamente all interno del datacenter del cliente; o in entrambe. Questa flessibilità consente al reparto IT di soddisfare i requisiti aziendali specifici di autorità e conformità per i dati, e al contempo di realizzare la soluzione più conveniente e su misura. Perfetta integrazione con le piattaforme dati esistenti Funzionando in combinazione con le StorageZones gestite dai clienti, StorageZone Connectors permette al reparto IT di creare una connessione sicura tra il servizio ShareFile e i dati dell utente archiviati in condivisioni di rete esistenti, senza necessità di migrazioni di dati. Sicurezza di livello enterprise ShareFile è una soluzione compatibile con PCI- DSS che offre numerose funzioni di protezione dei dati. I file vengono crittografati sia in sosta che quando sono in transito. La cancellazione in remoto permette sia agli utenti che al reparto IT di eliminare tutti i dati archiviati tramite ShareFile e le password su un dispositivo che è stato compromesso. Il reparto IT può anche rimuovere un dispositivo dalla lista dei dispositivi che possono accedere gli account ShareFile, o bloccare un dispositivo per limitare il suo utilizzo per un periodo di tempo predefinito. La funzionalità poison pill (letteralmente pillola avvelenata ) consente al reparto IT di prescrivere criteri di scadenza dei dati sui dispositivi mobile. Auditing e reporting Il reparto IT è in grado di monitorare e registrare tutte le attività dell utente, compresi sia l accesso ai dati che la condivisione degli stessi, per supportare i requisiti di conformità e per fornire visibilità sull utilizzo dei dati. Gli utenti e il reparto IT possono anche generare report personalizzati sull utilizzo di un account e i relativi accessi. Conclusioni Il valore per l azienda di trend quali la forza lavoro mobile, il BYOD, il workshifting e la globalizzazione dipende dalla capacità del reparto IT di responsabilizzare il personale e di dotarlo di sistemi di condivisione, archiviazione e sincronizzazione sicura dei dati, ovunque e su qualsiasi dispositivo. Gli attuali strumenti e soluzioni per la condivisione dei file non riescono a fornire la facilità d uso e tutte le funzionalità di cui il personale ha bisogno; di conseguenza, il personale stesso si rivolge a servizi di file sharing commerciali e non protetti. Ciò espone l azienda a vari rischi, dal furto di proprietà intellettuale alla mancata ottemperanza alle norme vigenti. Tali rischi continueranno a crescere fino a quando il reparto IT non fornirà un alternativa migliore che combini la convenienza e la produttività dei servizi di tipo consumer, alla funzionalità e sicurezza delle soluzioni di livello enterprise.

7 7 Citrix ShareFile dona la possibilità al reparto IT di fornire l accesso ai dati ovunque, su qualsiasi dispositivo e gli strumenti di collaborazione di cui il personale ha bisogno, pur soddisfacendo i requisiti aziendali in tema di sicurezza, gestibilità e conformità. Con oltre due decenni di esperienza al servizio del reparto IT aziendale, Citrix ha progettato ShareFile come una vera soluzione di livello enterprise che elimini i pericoli rappresentati dai servizi di file sharing di tipo consumer, e fornisca il più completo set di funzionalità del settore. Rendendo il follow-me data una parte integrante e intuitiva nell uso quotidiano di ciascun utente, ShareFile facilita una produttività ottimale per la forza lavoro estremamente mobile di oggi, che svolge il proprio lavoro ovunque e su qualsiasi dispositivo. Risorse Sito Citrix ShareFile Introduzione alla ShareFile Enterprise(video) ShareFile con StorageZones (video) Sede aziendale Fort Lauderdale, FL, USA Sedi nella Silicon Valley Santa Clara, CA, USA Sedi EMEA Schaffhausen, Svizzera Centro per lo sviluppo in India Bangalore, India Sedi della divisione online Santa Barbara, CA, USA Sedi nel Pacifico Hong Kong, Cina Sedi in America Latina Coral Gables, FL, USA Centro per lo sviluppo nel Regno Unito Chalfont, Regno Unito Informazioni su Citrix Citrix (NASDAQ: CTXS) trasforma il modo in cui le aziende s interfacciano con l IT e le persone collaborano nell era del cloud. Grazie a tecnologie cloud, di collaborazione, di networking e di virtualizzazione leader di mercato, Citrix offre servizi cloud e permette di adottare stili di lavoro mobile, rendendo il complesso ambito IT aziendale più semplice e più accessibile per aziende. Citrix raggiunge il 75 percento degli utenti di Internet ogni giorno ed è partner di più di aziende in 100 paesi. Il fatturato annuo nel 2011 è stato di 2,21 miliardi di dollari. Per ulteriori informazioni, visitare Copyright 2012 Citrix Systems, Inc. Tutti i diritti riservati. Citrix, ShareFile, XenApp e Citrix Receiver sono marchi o marchi registrati di Citrix Systems, Inc. e/o di una o più delle sue società controllate, e potrebbero essere registrati presso l Ufficio marchi e brevetti negli Stati Uniti e in altri Paesi. Tutti gli altri marchi e marchi registrati sono di proprietà dei rispettivi proprietari. 1212/PDF