I Google Groups delle Comunità Tematiche della CN-ER. le regole del gioco. Bologna, 15 dicembre Pag. 1 di 5

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Flavia Gloria Neri
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1 I Google Groups delle Comunità Tematiche della CN-ER le regole del gioco Bologna, 15 dicembre 2015 Pag. 1 di 5

2 Sommario del documento 1 LE REGOLE DELLA PARTECIPAZIONE NEI GOOGLE GROUP 1.1 I NOSTRI Google Groups 1.2 Le modalità di confronto e interazione DI CHE COSA si parla e non si parla nel Google Group COME si parla nel Google Group È necessario comunicare SEMPRE E SOLO attraverso il Google Group? 1.3 Le modalità di risposta Tempi di risposta Risposte a domande ai Referenti di Comunità pervenute fuori Google Group 2 QUALCHE INDICAZIONE PRATICA Pag. 2 di 5

2.3 È necessario comunicare SEMPRE E SOLO attraverso il Google Group? 1.3 Le modalità di risposta 1.3.1 Tempi di risposta 1.

3 1. LE REGOLE DELLA PARTECIPAZIONE NEI GOOGLE GROUP 1.1. I NOSTRI Google Groups Ogni CT CN-ER ha il suo Google Group. Nel Google Group di riferimento sono inseriti tutti i partecipanti alla CT (e, ovviamente, Coordinatore della CT, Esperto del Territorio, Animatore Locale, Solution Manager LepidaSpA, Staff CN-ER ). Le persone che sono iscritte a più di una CT saranno quindi iscritte a più Google Groups. Tutti gli iscritti possono leggere e scrivere attraverso il gruppo. Ma chi sono davvero tutti gli iscritti? Nel nostro spazio di collaborazione online, ogni CT ha un suo spazio che riporta anche l anagrafica e i contatti degli iscritti alla CT Le modalità di confronto e interazione DI CHE COSA si parla e non si parla nel Google Group Il Google Group della CT è uno strumento che ci facilita nel confronto da remoto e nello scambio di informazioni e materiali Lo preferiamo alle perché è sempre disponibile, è IL luogo in cui ci incontriamo virtualmente tutti insieme ogni volta che ne abbiamo necessità e ci permette di comunicare con tutte le persone coinvolte senza rischiare di lasciare disallineato qualcuno. Sul Google Group della CT possiamo fare domande (cfr. più sotto paragrafo Le modalità di risposta ), scambiarci : materiali di lavoro digitali (documenti, video ), segnalazioni di oggetti di interesse comune rispetto al tema della CT (una nuova normativa, un commento interessante, una proposta, un esperienza di successo o di difficoltà riscontrata nel territorio di appartenenza ), idee Nel gruppo, ognuno può postare un contributo da portare all attenzione degli altri; i contributi che la CT riterrà utili da conservare e mantenere all attenzione, saranno pubblicati all interno dello spazio di collaborazione online della CT. Sul Google Group della CT NON parliamo invece delle questioni organizzative legate agli incontri (possibilità di connessione in video conferenza, visione in streaming dell incontro etc): per questo tipo di comunicazioni scriviamo alla Segreteria Organizzativa staff.cn-er@lepida.it che sarà lieta di occuparsene COME si parla nel Google Group Nel Google Group si scrive e ognuno ha il suo stile di scrittura e su questo non si discute Ciò che tuttavia più facilita la comunicazione, è che, sul Google Group, ognuno parli come mangia, uscendo dal burocratese che a volte utilizziamo nei nostri uffici. Nel rispetto delle basilari regole del fair play, uno stile chiaro, diretto e franco, capace di portare contributi e esprimere critiche costruttive è quello che ci aiuta a comprenderci meglio e a lavorare meglio insieme. Pag. 3 di 5

Le persone che sono iscritte a più di una CT saranno quindi iscritte a più Google Groups. Tutti gli iscritti possono leggere e scrivere attraverso il gruppo. Ma chi sono davvero tutti gli iscritti?

4 Dobbiamo però sempre ricordare che sul Google Group si parla dei temi e i contenuti specifici del lavoro della CT e che andare fuori tema fa perdere tempo a tutti. Alcune parole-chiave per il Google Group che vorremmo : - ricordiamoci di scrivere con trasparenza e congruenza ; - ricordiamoci di scrivere con intenzione positiva ; - ricordiamoci che nel Google Group si legge, oltre a scrivere: ascolto e feedback sono fondamentali perché il confronto fluisca in modo efficace. Tutti siamo tenuti ricordare e rispettare queste regole. Quando ce ne scordiamo (càpita ) è dovere di chi modera e di ciascun partecipante riportare la discussione e il confronto nei giusti binari È necessario comunicare SEMPRE E SOLO attraverso il Google Group? Resta sempre possibile scambiarsi private, anche nel rispetto del tempo di tutti. Se desidero approfondire un contenuto con persone specifiche della CT, posso sempre inviare private alle persone con cui desidero confrontarmi trovandole nell anagrafica degli iscritti alla CT nel nostro spazio di collaborazione online. Se il confronto porta a risultati di interesse comune per la CT, è sicuramente opportuno condividere nel Google Group la sintesi di quanto prodotto Le modalità di risposta Tempi di risposta Vogliamo che i Google Groups siano strumenti di lavoro agili ed efficaci quindi dobbiamo mantenere tempi di risposta rapidi : chi fa una domanda non vuole restare appeso a tempo indeterminato ad attendere una risposta. Le risposte al Google Group, sia da parte dei Coordinatori di Comunità che da parte dei partecipanti coinvolti in uno scambio devono essere date entro 3 giorni massimo. Meglio prima Risposte a domande ai Referenti di Comunità pervenute fuori Google Group E quando una domanda viene posta, al di fuori del Google Group, ai referenti organizzativi della CT? Al Coordinatore di Comunità, all Esperto del Territorio, all Animatore Locale o al Solution Manager Lepida di riferimento? Naturalmente, chi la riceve la domanda restituisce un rapido feedback a chi la pone Se la domanda non permette una risposta immediata e richiede passaggi ulteriori di verifica con altri, la domanda viene condivisa tra i referenti organizzativi, che collaborano all elaborazione della risposta. Se domanda e risposta sono di interesse comune, il CM condivide con tutti la risposta inserendola all interno del Google Group di riferimento. Pag. 4 di 5

Group si legge, oltre a scrivere: ascolto e feedback sono fondamentali perché il confronto fluisca in modo efficace. Tutti siamo tenuti ricordare e rispettare queste regole.

5 2. QUALCHE INDICAZIONE PRATICA Alcune indicazioni pratiche sull uso dello strumento Google Groups : Chi ha un account Gmail può accedere direttamente al gruppo e postare argomenti e Chi non ha un account Gmail può leggere e rispondere direttamente dalla propria pagina di posta; può entrare nel Google Group solo in lettura. Per ogni ulteriore informazione su Come si partecipa attraverso Google Groups possiamo consultare la Guida online oppure, se è necessario, chiedere supporto alla Segreteria Organizzativa staff.cn-er@lepida.it. Pag. 5 di 5

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