30 Convegno ANUSCA Merano, 30 Novembre Comune di Milano Settore Servizi al Cittadino

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1 30 Convegno ANUSCA Merano, 30 Novembre 2010 Comune di Milano Settore Servizi al Cittadino La dematerializzazione delle Pratiche Anagrafiche e dei Registri di Stato Civile: l esperienza del Comune di Milano Nicola Marra, Direttore Settore Servizi al Cittadino

2 Sommario 1. L Approccio 2. I Progetti 3. Prospettive/Opportunità

3 Dematerializzazione: Approccio La dematerializzazione presso il Comune di Milano è un percorso che l Amministrazione ha iniziato da decenni con lo sviluppo di specifici progetti/soluzioni. Le soluzioni adottate hanno mirato e mirano a semplificare la vita non solo ai Cittadini, ma anche agli Addetti ai lavori utilizzando: Leve Organizzative Leve Tecnologiche Ai Cittadini : Erogazione di servizi in tempo reale sul territorio e non necessariamente presso le sedi del Comune Agli Addetti: Gestione e razionalizzazione dei flussi interni eliminando tutte operazioni manuali possibili. le

4 Dematerializzazione: I progetti La Dematerializzazione dei Registri di Stato Civile La Dematerializzazione delle Pratiche Anagrafiche La Cittadella degli Archivi

5 Dematerializzazione: Registri di Stato Civile Alcuni Dati / Informazioni : Lo stato Civile del Comune di Milano è stato creato nel 1866; Attualmente il numero totale degli atti sono circa (sette milioni); nuovi atti all anno; annotazioni all anno; più di 500 Certificati ed Estratti al giorno. Per legge bisogna continuare a conservare ed aggiornare I registri in forma cartacea.

6 Dematerializzazione: Registri di Stato Civile L Ufficio di Stato Civile è una componente fondamentale dei Servizi al Cittadino. Scandisce e registra tutti i principali eventi della vita di una Persona. Nascita, matrimonio, morte e tutti gli eventi, che hanno conseguenze sullo stato civile, sono annotati nei registri di Stato Civile. I registri sono organizzati in categorie di atti: a) nascite c) cittadinanze b) matrimoni d) morte Le funzioni / i compiti dell Ufficio di Stato Civile sono: 1.Registrare gli eventi 2.Archiviare e conservare gli atti ed i documenti allegati 3.Certificare

7 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Prima Soluzione Negli anni 80 l intero Archivio di Stato Civile era disponibile su microfilm. Benefici della memorizzazione su microfilm: Relativa velocità di accesso ai dati (10 min min. ) Facile procedura di stampa documento su carta Costo della memorizzazione su microfilm: Alti costi per memorizzare e aggiornare gli atti (dovuto alle procedure di stampa pellicola) Lungo tempo di aggiornamento atti (2 3 giorni) Alti costi di risorse umane ( circa 38) Impossibilità di servizio distribuito ed in tempo reale

8 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Seconda Soluzione Obiettivo: accesso rapido agli Atti per la consultazione ed il rilascio delle certificazioni da tutti gli sportelli e sedi di anagrafe e stato civile distribuiti sul territorio (16). Dal 1998 al 2005 (in 2 fasi) è stata realizzata una soluzione basata su un archivio digitale che è un perfetto mirror degli atti cartacei. Che cosa è stato fatto e viene fatto: 1. Scannerizzazione di tutti i registri di stato civile dal 1866 ad oggi; 2. Ogni nuovo atto viene scannerizzato ed indicizzato; 3. Sostituzione delle immagini digitali degli atti updated.

9 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Workflow: schema di principio evento Nuovo atto nuovo record update atto update record certificazione archiviazione

10 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Workflow: Registrazione Digitalizzazione Archiviazione Eventi della vita (nascita, matrimonio, etc) Registrazione degli atti Stampa Archivio Cartaceo Scannerizzazione Archiviazione

11 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Workflow: updating Proposta di annotazione Timbratura Updating atto cartaceo Archiviazione per sostituzione Scanning

12 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Benefici in termini di performance 1. Rilascio immediato dei certificati (2 3 min. contro i 30 min. con microfilm) 2. Facile procedura di archiviazione degli atti da aggiornare con la tecnica della sostituzione (5-10 min. contro fino a 3 giorni con i microfilm) 3. Possibilità di inviare i certificati alle altre Amministrazioni via fax server senza stampare il documento 4. Possibilità di condividere l intero archivio in RETE ed accedervi disponendo di un semplice browser 5. Possibilità di decentrare i servizi ed erogarli da qualsiasi sportello e fuori dalle sedi di Anagrafe 6. Una comune infrastruttura per archiviare informazioni non strutturate

13 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Benefici Economici Forte riduzione dei costi delle risorse umane: da 38 unità a 12 unità Risparmi relativi al solo personale di. Euro anno

14 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Progetto ICARO ICARO è un esempio di interoperabilità tra Enti (Regione, ASL, Aziende Ospedaliere, Comune ed Agenzia delle Entrate) per l erogazione di servizi al cittadino in occasione della nascita di un bimbo. I servizi erogati, direttamente in ospedale, sono: Il certificato di assistenza al parto la denuncia di nascita e attribuzione del nome al nato la richiesta ed attribuzione del Codice Fiscale la richiesta e assegnazione del Pediatra di Libera Scelta l aggiornamento dell anagrafe assistiti

15 Dematerializzazione: Registri Stato Civile Progetto ICARO

16 Dematerializzazione: Pratiche Anagrafiche Dal 2006 tutte le nuove Pratiche Anagrafiche vengono acquisite tramite scanner e gestite digitalmente. Per le pratiche prima del 2006, ogni volta che una di esse viene interessata, viene scansita. Le pratiche interessate al processo di scansione sono: Iscrizioni anagrafiche Variazioni anagrafiche Dichiarazioni di dimora abituale per stranieri Cartellini carte di Identità

17 Dematerializzazione: Pratiche Anagrafiche Per avere una vista unica di tutte le diverse informazioni del cittadino ossia trovare tutti i documenti del cittadino con una sola ricerca si è implementato il Sistema Delle Ricerche Federate, che gestisce: Atti di Stato Civile (archiviati nel Content Manager) Cartellino Carta di Identità (archiviati nel Content Manager) Posizione di archivio (archiviati in DB2 z/os) Pratiche Anagrafiche (archiviati in DB2 z/os)

18 Dematerializzazione: Pratiche Anagrafiche Alcuni Benefici: Ricerca semplice di tutte le informazioni archiviate nei vari repositories anche se generate da differenti processi/applicazioni Riduzione drastica dei tempi di ricerca delle informazioni Decentralizzazione dei servizi Miglior servizio per il Cittadino e per gli Addetti ai lavori Condivisione delle informazioni tra i differenti processi interni/servizi

19 Dematerializzazione: Pratiche Anagrafiche Digital Pen: Sistema di automazione del processo di Accertamento Anagrafico da parte dei Messi Comunali. Dopo la realizzazione di un prototipo (fine metà 2010), che ha interessato due zone (10 messi), si sta ora concludendo la fase di estensione del sistema a tutto il servizio (70 messi). Il flusso informativo è il seguente: il supporto amministrativo dei Messi stampa il modulo dell accertamento su uno speciale supporto cartaceo, con i dati relativi alla pratica anagrafica provenienti da SIPO; il Messo si reca sul luogo dell accertamento e compila normalmente il verbale utilizzando la Digital Pen (è possibile effettuare più sessioni di registrazione relativi a diversi accertamenti); al rientro in sede il Messo scarica gli accertamenti eseguiti (ponendo la penna ottica nel calamaio) nel sistema centrale secondo un tracciato definito. Le immagini degli accertamenti ed i dati vengono elaborati giornalmente e vanno ad aggiornare le posizioni anagrafiche in SIPO per la gestione dell iter legato al procedimento di cambio residenza; mediante un applicazione web i moduli compilati possono essere richiamati per un ulteriore verifica dei dati inseriti.

20 Ricerche Federate

21 Ricerche Federate

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24 Ricerche Federate

25 Ricerche Federate

26 Dematerializzazione: La Cittadella Degli Archivi La Cittadella degli Archivi è un impianto di archiviazione automatizzato che prevede l utilizzo di un robot per il prelievo dei documenti dalle scaffalature senza intervento da parte dell operatore. I nuovi archivi hanno una capacità pari a circa 70 chilometri lineari, e la struttura è dotata di uffici per il personale e di una ampia sala di consultazione destinata a ricercatori ed utenti. Al fine di garantire la disponibilità, l accesso, la trasmissione, la conservazione dei documenti in modalità digitale, secondo quanto previsto dal CAD (Codice Amministrazione Digitale), il nuovo Archivio ha un Centro di detamerializzazione dei documenti per la riproduzione degli originali e per rederli fruibili in rete ai richiedenti senza spostamento fisico dei documenti o di mezzi e persone destinati al ritiro o consegna. Tempi: pronto ad aprile 2011 Costi : Euro

27 Dematerializzazione: Prospettive/Opportunità Abbiamo parlato di Dematerializzazione e fatto Sistemi per Dematerializzare Dobbiamo pensare a processi senza carta, basati su documenti digitali. I documenti non devono muoversi, ma devono essere accedibili Nuove Sfide e non Problemi (accessi, identificazione, sicurezza, diritti,..)