GESTIONE CONTENZIOSO

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1 GESTIONE CONTENZIOSO Azienda Ospedaliera - Università di Padova Clinical Risk Management PAOLO MORENI Incident Reporting IDENTIFICAZIONE RISCHIO Revisione cartelle cliniche SDO Reclami URP Gestione del contenzioso ANALISI RISCHIO FMEA - FMECA Root Cause Analysis 1

2 CLAIM (SINISTRO) Evento avverso verificatosi nel tempo e nelle condizioni previste dalla polizza che determina l obbligo dell Assicuratore di risarcire il danno secondo quanto pattuito contrattualmente con l Assicurato ISTITUZIONE OSSERVATORIO EPIDEMIOLOGICO RESPONSABILITA PROFESSIONALE 3 2

3 Deliberazione n del 2 maggio 1991 Oggetto: Osservatorio epidemiologico sui casi di responsabilità professionale Il Presidente riferisce: II Servizio di Medicina Legale e delle Assicurazioni dell'università di Padova, convenzionato con l'u.l.s.s., ha fatto rilevare che negli ultimi anni si sta verificando un progressivo aumento delle denunce dei casi di ipotetica responsabilità professionale del personale sanitario operante presso la nostra U.L.S.S. ( ) Finalità dell'iniziativa Le più immediate finalità dell'iniziativa che si intende proporre sono quelle di razionalizzare e snellire la comunicazione tra personale sanitario, U.L.S.S., Compagnia di Assicurazione ed eventuali altri interessati (avvocati, altre Compagnie competenti, ecc.), di coordinare le procedure necessarie e di seguire l'evoluzione del caso per gli aspetti di interesse dell'u.l.s.s. Non vanno peraltro inoltre ignorate o sottovalutate altre finalità, addirittura prioritarie sotto il profilo istituzionale. In particolare: 1) la tutela del cittadino-utente dei servizi dell'u.l.s.s. attraverso un sollecito riscontro delle sue lamentele e un'adeguata risposta, anche in termini di correttezza e chiarezza di informazioni; 1. 2) acquisire conoscenze più precise sul numero, le caratteristiche e gli esiti delle contestazioni avanzate nei confronti dei sanitari (medici e non) operanti presso l'u.l.s.s., per una più documentata consapevolezza delle questioni attinenti la loro responsabilità, penale e civile, ma anche per eventuali provvedimenti di ordine disciplinare; 4 RICHIESTA EXTRA GIUDIZIALE GIUDICE PENALE GIUDICE CIVILE STAMPA U.R.P. ORDINE DEI MEDICI CENTRO PER I DIRITTI DEL MALATO PERSONALE SANITARIO IMPLICATO NELLA VICENDA AZIENDA OSPEDALIERA AVVOCATO POLIZZA ASSICURATIVA PERSONALE POLIZZA ASSICURATIVA AZIENDA OSPEDALIERA 5 3

4 3) la possibilità di trarre da ciascuna vicenda eventuali riscontri circa carenze dell'organizzazione sanitaria implicata o di proporre comunque suggerimenti al personale operante in situazioni analoghe; 4) poter disporre di tale documentazione anche per un più preciso rapporto contrattuale con la Compagnia di Assicurazione; 5) da ultimo, poter offrire un'immagine dell'u.l.s.s. più attenta a questi problemi e più adeguata alle esigenze degli utenti e dei suoi stessi dipendenti. Organizzazione dell'"osservatorio" A) Ricezione della contestazione. (omissis) B) Istruttoria della pratica e rapporti con la Compagnia di Assicurazione. (omissis) C) Trattative extragiudiziali ( ) Da parte dell'"osservatorio" sarebbe sufficiente mantenere i contatti e venire informati sull'eventuale definizione della pratica, tenendo presenti, comunque, gli aspetti di responsabilità che nel suo corso venissero evidenziati D) Vertenze giudiziarie ( ) La Compagnia o l'avvocato del sanitario potrebbe identificare il proprio fiduciario in un medico legale operante nell'ambito dello stesso Servizio ISTITUZIONE OSSERVATORIO EPIDEMIOLOGICO RESP. PROFESSIONALE 1999 INIZIO GESTIONE SINISTRI AZIENDA OSPEDALIERA PADOVA 7 4

5 Novembre 1999 POLIZZA RC Art Gestione dei sinistri Si conviene fra le parti che, sia in sede extragiudiziale che in sede giudiziale, ai fini della valutazione medico-legale del sinistro, la Società si avvarrà del Servizio di Medicina Legale della Contraente.(...) FONDIARIA RAS GERLING CARNICA AOP ZURIGO OTT.97 LOSS OCCURRENCE CLAIMS MADE 9 5

6 ATTIVITA S.C. MEDICINA LEGALE ISTRUZIONE DELLA PRATICA RELAZIONE PERITALE CONSULENZA DI PARTE CIVILE o PENALE MONITORAGGIO SINISTRI 10 DATI Ufficio Assicurativo S.C. Medicina Legale INTRANET AZIENDALE 11 6

7 ATTIVITA S.C. MEDICINA LEGALE

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11 RISK MAP Bassa frequenza & Alta Severità Alta Frequenza & Alta Severità Severità evento Bassa frequenza &Bassa Severità Alta Frquenza & Bassa Severità Legenda A-Documentaz. B-Supervis. C-Consenso D-Diagnosi E-Terapia F-Staffing G-Organizz. H-Strumentaz. (...) Frequenza evento 20 ANDAMENTO SINISTRI Az.Osp.PD N SINISTRI ANNO (30/09/06) (30/09/06) 21 11

12 N eventi/anno RESPONSABILITA SI resp. NO resp

13 CONFRONTO ADDEBITATO / ACCERTATO Addebitato Riconosciuto morte DBP DBT (solo) aborto danno a "cose" 24 TIPOLOGIA ERRORE Diagnosi Terapia 7% 6% 11% Esecuzione Car. Org. Staffing 36% 40% 25 13

14 CASI MORTALI Penale Civile Extragiudiziale 37% 42% 21% 26 ESITO PENALE Archiviazione PM Archiviazione GIP Assoluzione Non Definiti 27 14

15 ENTITA DANNO BIOLOGICO PERMANENTE 59% 29% 12% < 5% 6-10 % 11-20% % % % > 50 % 28 GESTIONE DEI SINISTRI Azienda Ospedaliera - Università di Padova Clinical Risk Management PAOLO MORENI 15

16 30 USA Claim Payments >$1 Million ( >800,000 ) 8.15 % 8 % of Paid Claims Year Source: PIAA Data Sharing Project

17 USA NATIONAL CLAIM DATA PIAA MALPRACTICE CLAIM PAYMENT ANALYSIS Indemnity Paid $ $ $ $ $ $ $ $0 OB/GYN Internal Medicine General & Family Practice General Surgery Orthopedics Radiology Indemnity Paid Speciality Group Plastic Surgery Anesthesia Pediatrics Opthalmology # of Closed Claims # Closed Claims 32 USA MALPRACTICE CLAIM PAYMENTS TRENDING ANALYSIS $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Average Indemnity Paid Average Expense Paid Source PIAA 33 17

18 Quality Management Databases & Applications Development Medical Records (transitioning to Verge) Behavioral Health TOM Acute Care TOM CareMaps (Evidence-based Medicine) Ad Hoc Excess Excess Days Days Case Case Mix Mix Index Index Length-of-Stay Core Measures (HQA,HQI,JCAHO) Sentinel Events (safety, malpractice) ICU TOM (APACHE) Developed Ongoing To Be Developed Bariatric Surgery TOM = Table of Measures On Healthport Denials Network Dashboard Standard Compliance (Verge) Premier Utilization Profile (Clin. Advisor Perspective OnLine (NS/LIJ) Discharge Planning Neurosurgery Ambulatory Services TOM Environment of Care Services TOM ED TOM AHA Stroke (Stroke Centers) Long Term Care TOM Infection Control TOM (IHI,JCAHO,CMS) Canopy Interface to Premier 34 New York State Top 10 Verdicts of Involved Medical Malpractice #1 Brain Damaged Newborn $ m. (168,000,000 ) #4 Failure to Diagnose Ovarian Cancer $ 20.0 m. (15,800,000 ) #10 Patient died of Heart Failure $ 13.9 m. while being treated for Pneumonia (11,000,000 ) 35 18

19 Risk Manager s s Role Patient Compensation $ - Loss Prevention - Claims Management - Insurance Services Balance Patient Compensation with Protecting Organization from Financial Ruin 36 RISK MANAGEMENT PHILOSOPHY No Error Medical Error Defend to the End Pay $ 37 19

20 Malpractice Claim Outcomes 25% WINNERS + Profit 50% X UNCERTAINITY?????????? ± 25% LOSERS - Length of Stay Quality Low Cost 38 OPEN RISK DATA ANALYSIS Safety/Environment of Care # Reported # Reported ## Not Reported Reported % % Reported TOTAL # Ind. Res. Total # Reserve Safety/Environment of Care OR Position/Nerve Damage 1 100% 1 $100,000 Falls % $898,333 OR Position % 8 1 $100,000 Safety (Burns, Suicide) % $611,000 Provision of Care, Tx & Falls Services % 2 13 $898,333 IV Infiltrate/Extravasation 2 100% $175,000 Instructions Discharge Safety (Burns, Suicide) Monitoring % 26 8 $611,000 & Assessment % $2,490,832 Decubitus Ulcer % 11 $960,000 Provision of Care, Tx & Services Wrong Site 1 100% 1 $1,500,000 Foreign Body % $475,000 Retained IV Infiltrate/Extravasation Erb's % 4 2 $175,000 Palsy 4 0% $1,700,000 Fluid Overload Discharge Instructions Communication 1 100% $50,000 Communication (Staff) Monitoring & Assessment Foreign Language % 26 $2,490,832 Sign Language Interpreter Decubitus Ulcer Improving Organizational Performance % 11 $960,000 Test Quality/Rep/Delay/Not % $268,334 Wrong Site Done/FU % 1 1 $1,500,000 Transfer (Delay, Monitoring) 1 100% $50,000 Equipment malfunction 1 100% $75,000 Retained Foreign BodyPreventation, Infection % 6 $475,000 Control of Infection % 9 $641,666 Hepatitis C 1 100% 1 $100,000 Disinfecting Ethics, Rights & Responsibilities Informed Consent 4 0% 4 $170,833 Confidentiality Management of Information Documentation % 3 $470,833 Missing MR/FMS Medication Management Medication Error 1 100% 1 $16,667 Monitoring Med Level 3 0% 3 $525,000 Med Rxing % 6 $750,000 DVT prophylaxis 1 0% 1 $300,000 Medical Staff Clinical Judgment % 18 $3,576,666 Resident Supervision % 5 $687,500 Tech Skills (Injury nerve/organ) % 58 $6,548,334 Fx/Delay/Improper Dx % 53 $9,549,999 Medical Clearance 1 100% 1 $125,000 Delay in Tx/Surg/Consult % 4 $300,000 Fx to Perform Rectal Exam TOTAL INDEMNITY RESERVE % 245 $33,115,

21 HOSPITAL CLOSED RISK DATA ANALYSIS Safety/Environment of Care Surg CV Surg Neuro Surg Ortho Urol OB/GYN Cardio Nursing Med Anesth. ED Rad. Rad/Onc Peds. Path No Risk/Quality Issues $850,000 $300,000 $100,000 $50,000 $750,000 $200,000 $725,000 $100,000 Safety/Environment of Care OR Damage $100,000 OR Position/Nerve Damage Falls $750,000 $865,000 $33,333 Falls Provision of Care, Tx & Services Safety (Burns, Suicide) Safety (Burns, Suicide) $85,000 $276,000 $150,000 IV Infiltrate/Extravasation $100,000 $75,000 Discharge Instructions ProvisionMonitoring of Care, & Assessment Tx & Services $708,332 $10,000 $525,000 $110,000 $600,000 $100,000 $112,500 $250,000 Decubitus Ulcer $960,000 IV Infiltrate/Extravasation Wrong Site $508,750 $625,000 Discharge Instructions Retained Foreign Body $175,000 $150,000 $150,000 Erb's Palsy $1,700,000 Fluid Overload Monitoring & Assessment Communication Decubitus Ulcer Foreign Language Wrong Site Communication $50,000 Sign Language Interpreter Improving Organizational Performance Retained Test Quality/Rep/Delay/Not Foreign Done/FU Body $563,000 $125,000 $75,000 $160,000 $33,334 Transfer (Delay, Monitoring) $25,000 $25,000 Erb's Palsy Preventation, Control of Infection Fluid Overload Improving Organizational Disinfecting Performance Ethics, Rights & Responsibilities Testing Equipment Malfunction $75,000 Infection $141,666 $25,000 $100,000 $25,000 $250,000 Hepatitis C $100,000 Surgery $1,087,500$2,608,333 Informed Consent $62,500 $33,333 $75,000 OB/GYN $2,400,000 Nursing $1,731,166 $900,000 $625,000 $2,172,000 Confidentiality Management of Information Transfer Documentation (Delay, Monitoring) $333,333 $100,000 $37,500 Missing MR/FMS Equipment Medication Management Malfunction Medication Error $16,667 Medicine $1,487,500 Anesthesia $23,500 $3,100,000 $1,918,333 Monitoring Med Level $200,000 $75,000 $250,000 Med Rxing $50,000 $100,000 $50,000 $50,000 $500,000 DVT Prophylaxis $300,000 Medical Staff Clinical Judgment $950,000 $125,000 $33,333 $2,008,333 $50,000 $335,000 $75,000 Resident Supervision $54,167 $433,333 $50,000 $150,000 Tech Skills (Injury nerve/organ) $2,810,000 $450,000 $33,334 $190,000 $150,000 $1,110,000 $160,000 $75,000 $550,000 $210,000 $500,000 $110,000 $200,000 Fx/Delay/Improper Dx $1,406,666 $300,000 $1,500,000 $25,000 $1,137,500 $1,365,833 $2,360,000 $820,000 $100,000 Medical Clearance $125,000 Delay in Tx/Surg/Consult $100,000 $50,000 $150,000 Fx to Perform Rectal Exam TOTAL INDEMNITY PAID $7,384,998 $560,000 $9,094,999 $2,536,000 $3,697,500 $2,657,500 $2,470,000 $2,595,000 $100,000 $1,000,000 $200,000 $540,000 $460,000 $360,000 $225,000 $4, SYSTEM CLOSED RISK DATA ANALYSIS Safety/Environment of Care HOSP 1 HOSP 2 HOSP 3 HOSP 4 HOSP 5 HOSP 6 HOSP 7 HOSP 8 HOSP 9 HOSP 10 HOSP 11 HOSP 12 HOSP 13 Total $ No Risk/Quality Issues $850,000 $300,000 $100,000 $50,000 $750,000 $200,000 $725,000 $100,000 $3,075,000 Safety/Environment of Care OR Damage $100,000 OR Position/Nerve Falls Damage $100,000 $898,333$223,500 $865,000 $33,333 Falls $1,731,166 $150,000 $1,500,000 $511,000 $3,231,166 Safety (Burns, Suicide) $85,000 $276,000 Provision of Care, Tx & Services IV Infiltrate/Extravasation Safety (Burns, Suicide) Discharge Instructions $100,000 $900,000 $100,000 $900,000 Provision of Care, Tx & Services Monitoring & Assessment $708,332 $10,000 $525,000 $110,000 $600,000 $100,000 $112,500 $2,165,832 Decubitus Ulcer $960,000 $960,000 Wrong Site IV Infiltrate/Extravasation Retained Foreign Body $175,000 $508,750 $508,750 $325,000 #REF! $150,000 Discharge Instructions Erb's Palsy $1,700,000 $1,700,000 Fluid Overload Communication Monitoring & Assessment Communication $3,866,500 $2,608,333 $50,000 $6,474,833 $50,000 Foreign Language Decubitus Ulcer Sign Language Interpreter $1,172,000 $1,172,000 Improving Organizational Performance Wrong Site $1,863,000 $160,000 $1,863,000 $33,334 Test Quality/Rep/Delay/Not Done/FU Transfer (Delay, Monitoring) Retained Foreign Body $75,000 $125,000 $268,334 $50,000$125,000 $25,000 $25,000 #REF! Equipment Malfunction Preventation, Control of Infection Erb's Palsy $400,000 $400,000 Infection $291,666 $141,666 $25,000 $100,000 $25,000 Fluid Overload Hepatitis C $100,000 $100,000 Disinfecting HOSPITAL1 HOSPITAL 2 HOSPITAL 3 HOSPITAL 4 TOTAL $ Ethics, Rights & Responsibilities Informed Consent $62,500 $33,333 $75,000 $170,833 Confidentiality Management of Information Documentation $333,333 $470,833 $100,000 $37,500 Missing MR/FMS Medication Management Medication Error $16,667 $16,667 Monitoring Med Level $525,000 $200,000 $75,000 $250,000 Med Rxing $50,000 $100,000 $250,000 $50,000 $50,000 DVT Prophylaxis $300,000 $300,000 Medical Staff Clinical Judgment $3,576,666 $950,000 $125,000 $33,333 $2,008,333 $50,000 $335,000 $75,000 Resident Supervision $54,167 $433,333 $50,000 $537,500 Tech Skills (Injury nerve/organ) $2,810,000 $450,000 $33,334 $1,110,000 $160,000 $550,000 $6,348,334 $190,000 $150,000 $75,000 $210,000 $500,000 $110,000 Fx/Delay/Improper Dx $1,406,666 $300,000 $1,500,000 $25,000 $1,137,500 $1,365,833 $2,360,000 $8,094,999 Medical Clearance #REF! Delay in Tx/Surg/Consult $100,000 $50,000 $150,000 $300,000 Fx to Perform Rectal Exam TOTAL INDEMNITY PAID $7,384,998 $560,000 $9,094,999 $2,536,000 $3,697,500 $2,657,500 $2,470,000 #REF! $1,000,000 $200,000 $540,000 $460,000 $360,000 $225,

22 RISK MAP Total Cost of Claims = Severity $ 1 Million Low Frequency & High Severity D A B C Low Frequency & Low Severity High Frequency & High Severity Number of Claims # = Frequency E F G High Frequency & Low Severity Map A-Burn B-IV Infiltrate C-Suicide D-Infections E-Decubitus Ulcer F-Medication Error G-Falls 42 22

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