Sistemi di Messaggistica Vocale KX-TVM50 KX-TVM200

Transcript

1 Sistemi di Messaggistica Vocale Panasonic presenta i sistemi di messaggistica vocale TVM50/200 integrati con i software PBX CTI. I sistemi TVM50/200 non servono solo per rispondere alle chiamate dei clienti quando siete fuori ufficio o al telefono, possono anche inviarvi un con allegati i messaggi lasciati dai clienti, ovunque voi siate e su qualsiasi supporto che possa ricevere . Inoltre, utilizzando software CTI (Communication Assistant) i messaggi lasciati possono essere aperti, ascoltati, cancellati o inoltrati via da un con semplicità, fornendo anche una soluzione vocale che può supportare efficientemente le operazioni quando siete fuori dall ufficio.

2 Il Nuovo Sistema Voce Mail che si Adatta ai Tuoi Bisogni Introduzione su TVM50/200 Servizi di Attesa L Attesa Automatica L Servizio Clienti L Servizio di Intervista L Servizio Voice Mail L Instradamento chiamata su base CLIP/PIN I sistemi Panasonic TVM (Voice Processing System) offrono molteplici servizi, permettono di aumentare i livelli di qualità delle comunicazioni in modo efficace e aiutandovi a rendere il vostro business più produttivo. Transfer Services L 20 Gruppi di Interni per le Mailbox Comuni L Status Trasferimento Chiamata L Gestione Chiamate Incomplete Servizio Mailbox L Live Call Screening L Two-way Recording L Two-way Transfer L Assistenza Clienti Persone L Liste di Distribuzione Messaggi per Gruppo L Messaggi Broadcast L Richiamata per Caller ID L Attribuzione Messaggi Urgenti L Segnalibro L Volume messaggi/controllo velocità/pausa L Menù VM su Display LCD L N. Messaggi Nuovi su Display L Turorial Utenti Servizio di Distribuzione Messaggi L Esterni L Interni L L Lista Distribuzione Messaggi Esterni L Annuncio Chiamante Numero di Porte Archiviazione Voce Numero di Mailbox Servizio di rete con CTI L Voice Mail Assistant con Communication Assistant 2 to 6 Max. 8h Max to 24 Max. 1000h Max Caratteristiche Principali del Sistema e-message Anche quando siete lontani dall ufficio il VPS vi permette di non perdere alcun messaggio. È possibile configurare il sistema affinché notifichi l arrivo di un messaggio in casella attraverso una ; semplicemente accedendo da remoto alla propria mailbox si potrà ascoltare il messaggio in casella. Meglio ancora, potrete ascoltare il Voice mail Assistant (VMA) Ogni utente dei sistemi TVM può accedere alla propria mailbox attraverso il VMA, che viene gestito attraverso il Communication Assistant. Un percorso comunicativo viene stabilito per effettuare una chiamata da un interno al sistema TVM. Il numero di utenti che accedono contemporaneamente al sistema TVM dipende dal numero di porte che sono state installate sul TVM stesso. Utilizzando il VMA, il sistema TVM permette di effettuare le seguenti operazioni: - Attivazione da CA - Effettuare il login al TVM come utente - Messaggi sottoforma di lista sul proprio Display - Ascoltare i messaggi attraverso il numero di interno - Cancellare messaggi - Cambiare le impostazioni della mailbox di un utente - Esportare i messaggi ad un - Allegare i messaggi ad una - Richiamare il numero telefonico lasciato in un messaggio Menù del Voice Mail su Display LCD* 2 Per operazioni semplici, il menù del Voice Mail e il numero dei nuovi messaggi ricevuti possono essere visualizzati sul display LCD dei telefoni Proprietari; ad esempio si possono recuperare i messaggi. Diagramma di Connessione del Sistema CA Supervisor Cliente TDE/TDA CA: Communication Assistant DPT : Telefoni Digitali Proprietari APT: Telefoni Analogici Proprietari IP PT: Telefoni IP Proprietari SLT: Linea Telefonica Singola * 1 il VMA non supporta solamente i SLT vostro nuovo messaggio in formato.wav senza il bisogno di prendere in mano il telefono! È possibile anche inoltrare i messaggi via a terze persone e mantenere una copia di back up degli stessi sul vostro. Chiamare l ufficio per controllare se ci sono dei messaggi ormai è un lontano ricordo. Chiamate in Ufficio Voice Mail Assistant Out of Office e-message WAV Allegato Notifica Messaggi Accesso al VPS tramite il GSM che ha ricevuto il messaggio di notifica. DPT o APT or IP PT o SLT* 1 CA Basic/Pro TVM50/200 Registrazione messaggio [ e funzioni del server VMA] CA Pro ricevute tramite VPS DPT o APT or IP PT o SLT* 1 GSM* *Richiede un contratto con il provider CA Pro con IP Soft Phone LAN * 2 Solo integrazione con DPT CA Screen VMA Screen

3 Funzionalità Standard Servizio Voice Mail Il sistema permette di gestire 64 caselle vocali protette da password mentre il sistema arriva sino a Quando un chiamante raggiunge la vostra mailbox è possibile far ascoltare un messaggio di benvenuto che voi stessi potrete registrare (in qualsiasi lingua desiderate). È possibile, inoltre, impostare l inoltro automatico dei messaggi verso una casella vocale di backup. Servizio di Attesa Automatica Serve per rispondere alle chiamate entranti e per inoltrare le chiamate stesse verso l interno o il gruppo più appropriato. Servizio di Intervista I sistemi e possono fornire un Sistema di Intervista. È possibile registrare sino a 10 domande e impostare il sistema così che quando qualcuno chiama è inviato verso l intervista. Il sistema intervisterà il chiamante e registrerà le risposte. Questo tipo di servizio è ideale per aziende che ricevono ordini via , aziende di selezione del personale e aziende che conducono ricerche di mercato. Notifica dei Messaggi Questa funzionalità vi avverte nel momento in cui qualcuno ha lasciato un messaggio nella vostra mailbox. La notifica può avvenire in tre differenti modalità: tramite l accensione del LED messaggio in attesa sul vostro telefono, mediante messaggio sul cercapersone su altoparlante o tramite una chiamata ad un numero telefonico specificato in anticipo. Voce Guida Multilingue È possibile programmare il sistema TVM con una Voce Guida in più lingue. Il messaggio di ringraziamento iniziale può essere impostato in modo da lasciare scegliere la lingua al chiamante ed è possibile programmare lingue diverse su linee differenti. Accesso Diretto alla MailBox Per recuperare i nuovi messaggi dalla propria mailbox è sufficiente chiamare il proprio interno o un numero pre-registrato senza il bisogno di codici di accesso. Funzionalità Panasonic Instradamento Chiamata tramite Caller ID Questa funzionalità invia in automatico una chiamata da un Caller ID predefinito (può essere utilizzata una wild card ) verso una mailbox predeterminata, un interno o il Servizio Clienti. Questa deviazione migliora enormemente il servizio offerto dalla vostra azienda. Ad esempio, se sta chiamando un cliente importante è possibile inoltrare la chiamata direttamente alla persona interessata. Inoltre è possibile ricevere chiamate da un cliente, ad esempio, di Parigi e deviarlo direttamente verso una mailbox con il messaggio di benvenuto in francese. Infine è possibile ricevere chiamate dai familiari o amici e inviarle verso una mailbox privata. Con i sistemi TVM è possibile avere la notifica dei nuovi messaggi in attesa tramite una chiamata sul proprio cellulare. Annuncio del Nome del Chiamante Con questa funzionalità non è più necessario guardare il proprio telefono per identificare alcuni chiamanti. È possibile infatti salvare messaggi audio pre-registrati e associarli a diversi Caller ID. Tali messaggi poi vengono eseguiti attraverso il microtelefono quando il Caller ID in questione vi sta chiamando. Annuncio Personale per Caller ID Ciascun utente può decidere sino ad otto numeri identificabili mediante Caller ID e può registrare sino a quattro annunci personali diversi, indirizzabili a ciascuno degli otto numeri. Ad esempio, una volta deciso un messaggio in Tedesco è possibile inoltrarlo ad otto clienti predefiniti con indicativo tedesco, qualora uno di essi chiami quando siete lontani dalla scrivania. Funzionalità Cercapersone Consiste nella notifica di una chiamata non risposta in arrivo. Il sistema metterà la chiamata in attesa e utilizzerà un cercapersone con altoparlante per l annuncio C è una chiamata per. Potrete perciò rispondere alla chiamata ovunque vi troviate semplicemente digitando il codice per poter prendere una chiamata da un telefono qualsiasi. Backup Pianificato Consente all amministratore del sistema di effettuare backup e ripristino dei dati seguenti: Programmi, Parametri del Sistema, Indicazioni del Sistema, Indicazioni Mailbox e Messaggi della Mailbox. Il backup di questi elementi verrà effettuato automaticamente nel tempo specificato dall amministratore. I dati di backup possono essere salvati in un file.

4 Voice Processing System Inoltro Automatico dei Messaggi / Copia dei Messaggi Se i messaggi non sono stati ascoltati dopo un periodo predefinito, il sistema può essere programmato automaticamente per inoltrare o copiare i messaggi verso un altra mailbox. Servizio Ferie Il sistema può eseguire messaggi speciali di benvenuto per il periodo di ferie oppure messaggi di benvenuto per occasioni speciali. Volume Messaggi / Controllo Velocità Gli utenti possono cambiare il volume o la velocità del messaggio mentre lo ascoltano. Rilevamento Fax Quando una porta riceve la chiamata di un fax e quando sono rilevati dei toni CNG il sistema trasferirà automaticamente la chiamata ad un interno fax predefinito. Live Call Screening Potrete ascoltare il messaggio del chiamante in viva voce e decidere se rispondere oppure lasciare terminare il messaggio senza alcuna risposta; è come avere una segreteria telefonica sulla scrivania. Two-Way Recording Con questa funzionalità è possibile registrare una conversazione nella propria casella vocale. Semplicemente cliccando il tasto Two-Way Record. Two-Way Transfer Tale funzione permette di registrare una conversazione nella casella vocale di un altro interno. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende che, per esempio, hanno la necessità di avere i receptionist che registrino personalmente le conversazioni. Elenco delle Funzionalità /200 Funzionalità del sistema Interno Alternativo di Gruppo Deviazione Automatica Attesa Automatica Messaggi di Broadcast Modalità di Copertura su Occupato Servizi Chiamata Trasferimento Chiamata verso l Esterno Instradamento Chiamata tramite Caller ID Screening tramite Caller ID (solo con integrazione APT/DPT) Annuncio del Nome del Chiamante Personale Annuncio del Nome del Chiamante di Sistema Classe di Servizi (COS) Messaggi di Benvenuto Aziendali Nome Aziendale Copertura degli Interni Servizio Clienti Assegnazione Ora Legale Composizione Numeri tramite il Nome Instradamento Chiamata su base DID (solo con integrazione DPT) Integrazione con Gruppi di Interni Gestione Fax Archiviazione Servizio Ferie Cercapersone su altoparlante (solo con integrazione APT/DPT) Servizio di Intervista Elenco di Tutti i Nomi Logical Extension (Tutte le Chiamate vengono Inoltrate alla Mailbox) Gruppi di Mailbox Distribuzione Interna dei Messaggi Modalità di Ricezione dei Messaggi Notifica Messaggi Tramite Cercapersone Notifica Messaggi Tramite Indicatore Luminoso Servizio Multilingua Trattamento Chiamata per Non Risposta Menù con Annuncio dei Messaggi in Attesa Servizio Operatore Instradamento Chiamate tramite PIN Riproduzione Messaggi di Sistema Servizio Porta Servizio Telefonico Rotante Backup Programmato Comandi per Accesso ai Servizi Gruppi di Servizi Orologio di Sistema Guida di Sistema Servizio Ora Servizio Trunk (Porte Universali) Voice Mail Assistant Servizio Voice Mail Funzionalità aggiuntive Ricezione Automatica Login Automatico Auto Riproduzione dei Nuovi Messaggi Segnalibro Status Trasferimento Chiamate Richiamata al Numero del Messaggio Richiamata tramite Caller ID Chiamate al Cercapersone su Altoparlante Conferma Cancellazione dei Messaggi Lista Distribuzione dei Messaggi Esterni Servizio Distribuzione dei Messaggi Esterni Lista di Distribuzione per Gruppi Personale Lista di Distribuzione per Gruppi di Sistema Servizio di Gestione delle Chiamate Incomplete Screening delle Chiamate in Tempo Reale Mailbox Avvisi sulla Capacità della Mailbox Trasferimento Messaggi Trasferimento One-touch Two-way (solo con integrazione DPT) Servizio Clienti Personalizzato Messaggio di Benvenuto Personalizzato per Caller ID Messaggio di Benvenuto Personalizzato Volume Messaggi/Controllo Velocità Messaggi Privati Messaggi Ricevuti Recupero Messaggi Set di Deviazione delle Chiamate Remote (solo con integrazione DPT) Utenti Tutorial Messaggio di Benvenuto Personalizzato e Temporaneo Visualizzazione del Tempo Rimasto (solo con integrazione DPT) Toll Saver Two-way Record Two-way Transfer Lunghezza dei Messaggi Illimitata Messaggi Urgenti VM Menù (solo con integrazione DPT) Funzionalità di Gestione di Sistema Auto Configurazione (Solo con Integrazione APT/DPT) Costruzione di Servizi Custom Struttura Casella Vocale di Default Password di Protezione per gli Amministratori Registrazione Messaggi dall Amministratore di Sistema Modalità Servizio Backup/Restore di Sistema Reportistica di Sistema Sicurezza di Sistema Sincronizzazione Temporale (Solo con Integrazione DPT)

5 Soluzioni per gli Utenti Agenzie di Viaggio Registrare conversazioni importanti Trasportatori Facile accesso al TVM50/200 tramite il VMA Quando i clienti chiamano per effettuare prenotazioni o per avere informazioni, gli agenti prenderanno nota, ma se ci sono delle incomprensioni, queste possono causare lamentele o cancellazioni. In questo caso, il VPS di Panasonic permette di registrare le chiamate tramite Two-way recording / Two-way transfer. Le chiamate, quindi, possono essere riascoltate più volte, per essere sicuri di aver capito le richieste dei clienti e preservare la loro fiducia. Se vi arriva una chiamata quando siete occupati in magazzino e non potete rispondere, sarà il Voice Mail a rispondere per voi. Inoltre, utilizzando il sistema wireless di Panasonic, potrete accedere al Voice Mail per ascoltare i messaggi quando preferite, risparmiando il tempo necessario per andare fisicamente in ufficio e leggere i messaggi. Inoltre, potrete rispondere alle e ai messaggi registrati dal VMA da un qualsiasi computer connesso in rete, in modo da poter essere ancora più efficienti nel vostro lavoro. Uffici di Consulenza Registrare messaggi importanti Clienti Importanti Incremento dell affidabilità Quando si parla di dettagli o di questioni complicate con un cliente, può esser difficile prendere nota di tutto ciò che viene detto, e se la conversazione diventa lunga, non si può rispondere ad altri clienti. In questa situazione, la modalità Two-way recording permette di registrare la chiamata e di controllare i dettagli successivamente. Inoltre, quando si è al telefono, il VPS registra in automatico i messaggi degli altri clienti nella vostra mailbox, così che non si perdano opportunità di business e si evitino inconvenienti con i clienti. Per evitare inconvenienti con alcuni clienti considerati molto importanti, può essere impostato il loro numero telefonico nel VPS in modo che le loro chiamate vengano automaticamente inoltrate a predeterminati interni, mailbox o gruppi di mailbox. Hotel Facile controllo Voice Processing System Uffici Vendite Servizi a basso costo I messaggi relativi a determinate stanze possono essere cancellati al momento del check-out semplicemente premendo un pulsante del Telefono Digitale Proprietario della reception. I venditori spesso sono occupati con i clienti o sono in riunione, ma grazie al salvataggio delle chiamate in entrata sul Voice Mail e l abilitazione dello staff per controllare le proprie da remoto, non perderanno più chiamate importanti, perché potranno controllare le proprie dal proprio e rispondere prontamente alle richieste dei clienti. Benefici dei TVM50/200 Registrazione dei messaggi importanti Servizi a costo contenuto Carico leggero per gli operatori (basse spese lavorative) Reception notturna telefonica Filtro = Distribuzione efficiente delle chiamate Fornitore di nuovi servizi Nuove comunicazioni in azienda Una nuova forma di contatti interaziendali Incremento di affidabilità Messaggi veloci e precisi al proprio staff Trasmissione accurata dei messaggi Facile Accesso al TVM50/200 attraverso il Communication Assistant (VMA)

6 Diagramma di Rete LAN DPT CA Supervisor Server USB Modem Interno (Opzionale) PSTN KX-TDE100 LAN (Opzionale : LAN Interface Card) DPT CA Supervisor Server KX-TDA30 USB Modem Interno (Opzionale) PSTN Specifiche e Numero di porte Compatibilità PBX Numerazione Interni Pausa Led Messaggio di Attesa Memorizzazione Voce Numero di Caselle Vocali (Inclusi i System Manager e le caselle vocali Message Manager) Numero di Messaggi Messaggi Personali di Benvenuto Tempo di Mantenimento Messaggio in Casella Lunghezza Massima del messaggio Reportistica Connessioni Linee Telefoniche: Porta Dati Alimentazione Consumo Dimensioni Peso Memoria Modem Remoto 2 sino a 6 PBX Panasonic serie KX* Fino a 8 numeri (programmabili) da 100 a 9900msec (100 msec per unità) Programmable DTMF sequence. Data line of APT/DPT interface Iniziale : 4h Max.:8h Max. 64 Illimitato da 1 a 360 sec (programmabile) sino a 24 PBX Panasonic serie KX Data line of DPT interface Max h Max da 1 a 30 giorni, oppure illimitato (programmabile) da 1 a 60 min. oppure illimitato (programmabile) Reportistica Servizi ai Clienti, Reportistica , Reportistica Chiamate, Reportistica Utilizzo Porte, Reportistica Stato Memoria/HDD, Reportistica Utilizzo Casella Vocale, Reportistica Fax, Reportistica Informazioni Casella Vocale, Reportistica Statistica Trattamento Chiamate, Reportistica Status Messaggio, Reportistica Impostazioni Utente, Reportistica Informazioni Sicurezza, Reportistica Statistiche Orarie. Connettori Modulari Connettori Modulari (2 fili; 4 fili in caso di integrazione DPT/APT) (4 fili) Interfaccia USB, Interfaccia LAN da 100V AC a 240V AC, 0.25A, 50/60Hz da 100V AC a 240V AC, 1.5A, 50/60Hz 9V, 0.75A (6.75W) 40V, 1.38A (55.2W) 249 x 316 x 74 mm 275 x 376 x 117 mm 1.3 Kg 2.9 Kg Flash Memory HDD Modem Interno (Max bps) * con l interfaccia SLT, il VPS è connesso con altri PBX. Accessori Opzionali 2 Scheda ibrida di Espansione a 2 porte KX-TVM204 Scheda 4 porte Interfaccia Digitale 3 Scheda digitale di Espansione a 2 porte KX-TVM296 Scheda Modem KX-TVM524 Scheda di Espansione di Memoria KX-TVM594 Scheda di Interfaccia LAN KX-TVM296 Scheda Modem Il design e le specifiche sono soggetti a modifiche senza alcun preavviso. PBX-TVM v2[1].1 Stampato in Italia.