CENTRALE TELEFONICA Urania 16 IP Manuale Utente

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1 CENTRALE TELEFONICA Urania 16 IP Manuale Utente Grazie per aver scelto una centrale telefonica Urania 16 IP, ci auguriamo che possa soddisfare tutte le vostre esigenze in modo semplice ed efficace. Il seguente manuale è diviso in tre parti : - Installazione del PBX Assistant Utilizzo del PBX Assistant Utilizzo del telefono BCA e del telefono IP -1-

2 INSTALLAZIONE PBX Assistant Inserite il CD contenente il programma nel lettore del vostro PC.Se necessario, prima di procedere con l installazione del PBXAssistant, procedete con l installazione del programma dotnetfx.exe. Selezionate l icona del programma, cliccateci sopra due volte per iniziare la procedura di installazione. Confermate o modificate a vostro piacere la directory in cui installare il programma e confermate tutti i passi successivi fino a completamento dell operazione. A questo punto dovrebbe essere comparsa sul desktop del vostro computer l icona del programma PBXAssistant. L unica operazione di impostazione da effettuare è la conferma dell indirizzo IP della vostra centrale. Il programma propone di default l indirizzo , se fosse necessario modificarlo, lanciate il programma, selezionate la voce del Menù Utilità / PBX IP e scrivete il nuovo indirizzo nella casella che apparirà, quindi confermate. Il programma è ora pronto e potete utilizzarlo a partire dalla schermata iniziale: - Inserite il vostro nome utente, che corrisponde al vostro numero di telefono, - Inserite il vostro codice di accesso che inizialmente dovrebbe essere Se il vostro PC si trova al di fuori della LAN del vostro ufficio e si collega attraverso Internet ricordatevi di inserire un segno di spunta nella casella Extranet Login. -2-

3 Il segno di spunta nella casella Auto Login farà in modo che ad ogni accensione del PC il programma venga attivato automaticamente mentre quello nella casella Ricorda Codice vi permette di non inserire il codice di accesso ad ogni collegamento. Concordate con il vostro Amministratore del sistema se e come modificare i codici di accesso. Nel caso doveste disinstallare il programma dal vostro PC, selezionate Pannello di controllo, scegliete Installazione Applicazioni e nell elenco proposto cercate PBXAssistant.Cliccate su Rimuovi e seguite le istruzioni sullo schermo. -3-

4 UTILIZZO DEL PROGRAMMA PBXAssistant Dopo avere effettuato il login, cioè esservi fatti riconoscere dalla centrale come utente, vi apparirà la schermata di base del programma. In essa vedrete partendo dall alto una serie di menù ed una serie di icone oltre ad una casella per la chiamata diretta di numeri telefonici esterni o interni. Al di sotto di questi compare la schermata dello stato della centrale, in essa vedete lo stato di: - linee urbane - interni analogici - interni IP Il numero di colore rosso è quello che rappresenta il vostro interno, cliccandoci sopra con il tasto destro e selezionando la voce dettagli si aprirà la schermata dei dati che vi riguardano. Se compilate la scheda questi dati saranno a disposizione degli altri interni della centrale che comunque non potranno modificarli. -4-

5 SERVIZIO click to dial ( clicca per chiamare ) Per chiamare un numero telefonico presente nella rubrica o in uno degli elenchi dell Assistant basta cliccarvi sopra due volte,( o se esiste un icona a fianco del numero, una volta sola sopra l icona). Il vostro interno squillerà. Sollevando il microtelefono la chiamata avrà inizio automaticamente. I simboli posti in fianco alle linee urbane ed agli interni cambiando colore in funzione dello stato -5-

6 permettono di avere sempre presente in modo visivo la situazione del traffico telefonico della centrale: - colore verde indica che l interno è collegato e disponibile - colore blu la linea urbana o gli interni sono in chiamata - colore rosso la linea urbana o gli interni sono occupati. - colore grigio ( solo per telefoni IP) indica che il telefono non è attivo. Il programma PBXAssistant non deve necessariamente rimanere aperto sopra il vostro desktop, potete chiuderlo e questo resterà in attesa nella barra delle applicazioni. Cliccando sull icona il programma riapparirà sullo schermo. Nel momento in cui riceverete una chiamata apparirà una finestra con il numero ed il nome del chiamante, volendo rifiutare la chiamata premete sull icona rossa. MENU UTILITA La prima voce del menù utilità si chiama Stato : è una copia della schermata dello stato degli interni. Il servizio permette di poter vedere l elenco completo delle linee urbane e interne in una finestra ridimensionabile ed autonoma rispetto al resto del programma. Permette quindi di ridurre a icona il programma principale mantenendo aperta la finestra di stato, con la possibilità di ridimensionarla a piacere e poterla spostare dove si preferisce sullo schermo. Le opzioni della finestra permettono di mostrare l elenco degli interni in tre modi differenti e la posizione degli interni segue dinamicamente le dimensioni della finestra mostrandosi su una o più colonne automaticamente. -6-

7 La seconda voce del menù utilità si chiama Rubrica, è uno dei servizi più importanti dell Assistant. La rubrica è divisa in 3 parti: - 1 Dettagli di tutti gli interni, modificabile dall amministratore in tutte le parti Dall utente solo per il proprio numero Rubrica comune, tutti gli utenti possono aggiungere, togliere, modificare i dati inseriti. In questa parte sono disponibili più opzioni per l inserimento dei dati nelle schede (vedi immagine contatti ) Inoltre è disponibile un funzione di ricerca di numeri telefonici, nomi, indirizzi ed altri dati da definire. 3 Rubrica numeri personali, l utilizzo è uguale a quello della rubrica comune con in più la possibilità di poterla dividere in cartelle e gruppi in base alle esigenze personali -7-

8 Nel menù Utilità della rubrica sono disponibili le opzioni di importazione ed esportazione dei dati inseriti in rubrica. La rubrica comune può essere la salvata solo dall amministratore. La rubrica personale può essere salvata solo dall interno specifico. La terza voce del menù Utilità si chiama Chiamate Recenti, Trattasi di 3 elenchi di memorie a rapida consultazione che mostrano le ultime 30 chiamate fatte, perse e ricevute. Per ogni chiamata vengono registrati il numero ed il nome ( se disponibili), la data e all ora. Cliccando con il tasto destro su uno dei numeri presenti è possibile vedere i dettagli della chiamata e, se opportuno, creare automaticamente un inserimento in rubrica, oppure cancellare la chiamata o richiamare il numero selezionato ( funzione attivabile anche cliccando due volte con il tasto sinistro direttamente sul numero telefonico ). -8-

9 La quarta voce del menù Utilità si chiama Cambia Password Permette di cambiare la password o codice di accesso ( usato obbligatoriamente per il login del PBXAssistant) che si attiva dopo essere usciti dal programma ( Logout ) o averlo chiuso ( Esci ). Se il vostro telefono è un telefono IP anche la sua password verrà modificata e, dopo aver riacceso al centrale, il vostro telefono non sarà più in grado di collegarsi fino a che anche la password del telefono non sarà stata modificata di conseguenza. L opzione PBX IP già descritta in precedenza una volta impostata, non dovrebbe più essere modificata se non da persone competenti. L opzione Logout ci permette di ritornare alla schermata iniziale del programma. Ricordate che dallo stesso PC si possono collegare alternativamente più utenti, ognuno con il proprio nome utente e codice di accesso. E sufficiente che ogni interno al termine dell utilizzo dell Assistant effettui il logout per permettere ad un altro di collegarsi. -9-

10 MENU FUNZIONI Nella progettazione di questa centrale si è pensato di non utilizzare una serie di codici complessi per attivare e disattivare i vari servizi ma di utilizzare l Assistant per poter compiere le stesse operazioni più semplicemente e con un controllo sul monitor del proprio PC di tutte le impostazioni. La prima voce del menù finzioni si chiama Conferenza Permette di riunire in una sala comune virtuale gli interni (massimo tutti quelli disponibili) per una conversazione comune. Per poter iniziare la conferenza è necessario che essa sia stata predisposta dall amministratore del sistema, sia stato creato un amministratore della conferenza ed assegnate le password di accesso (opzionale). Dopo aver selezionato la voce conferenza apparirà l elenco delle sale disponibili, stabilito quale attivare è possibile selezionare dall elenco di sinistra quali interni invitare e trasferirli in quello a destra

11 Completato l elenco degli interni, premete il tasto di conferma per attivare la conferenza. Tutti gli interni verranno chiamati automaticamente ( se necessario dovranno inserire la propria password di accesso). Quando almeno due interni si sono uniti alla conferenza questi possono iniziare a conversare. Ogni volta che un nuovo interno si unisce un breve avviso sonoro sottolinea l evento

12 Nella schermata che si apre dopo aver iniziato la conferenza vedrete: - Nella parte sinistra l elenco di tutti gli interni con evidenziati in blu quelli attivi. - Nella parte a destra in alto l elenco degli interni attivi con le loro caratteristiche di amministratore o associato ed il tempo trascorso dall inizio della conferenza.. - Nella parte inferiore destra l elenco degli avvenimenti. L amministratore della conferenza ha a disposizione alcuni tasti che permettono di escludere momentaneamente dalla stessa un interno (Mute) o di impedire ad altri interni di unirsi alla conferenza ( Blocca ). Cliccando con il tasto destro su uno degli interni dell elenco di sinistra o su uno dei partecipanti appaiono ulteriori funzioni che permettono di invitare un interno non previsto all inizio, o di espellere uno degli interni partecipanti. Un interno che si è scollegato dalla conferenza e desidera rientrare può farlo componendo il codice * 21 seguito dal numero della sala di conferenza e da #. Qualsiasi interno può collegarsi ad una conferenza in qualsiasi momento. Per evitare questo è possibile assegnare una password conosciuta solo da alcuni utenti oppure creare un amministratore della conferenza, che una volta riunito la blocchi. La seconda voce del menù funzioni si chiama Seguimi. Permette di deviare la chiamata diretta al proprio interno, ad una sequenza di numeri telefonici interni o urbani per poter essere raggiunto automaticamente dalla centrale quando non è possibile restare al proprio posto di lavoro. Inserendo il segno di spunta nella casella Abilita Seguimi, la chiamata verrà inviata ad una serie di numeri interni o urbani in sequenza fino ad ottenere risposta. Inserendo il segno di spunta anche nella casella Prima chiama me la chiamata verrà inoltrata al proprio telefono e successivamente alla sequenza precedentemente impostata Per ogni riga è possibile inserire un solo numero telefonico. Dopo aver inserito tutti i numeri premete OK per confermare. Volendo disattivare il servizio togliete il segno di spunta dalla casella Abilita Seguimi e confermate

13 La terza voce del menù funzioni si chiama deviazione Deviazione Permette di trasferire automaticamente una chiamata, si attiva in condizioni diverse e la chiamata viene deviata verso un solo numero di telefono. Per attivare il servizio inserite un segno di spunta nella casella Enable forwarding. Selezionate una o più situazioni tra quelle disponibili ed inserite i numeri di telefono corrispondenti. Le situazioni disponibili sono : - l interno è occupato - immediatamente senza altre condizioni - l interno non risponde entro un determinato numero di squilli - deviazione su interno occupato o per mancata risposta. La quarta voce del menù funzioni si chiama Avviso di chiamata Abilitando questa funzione, se ci troviamo in conversazione ed un altro interno cerca di chiamarci, questo anziché sentire nel microtelefono il tono di occupato udrà il normale tono di chiamata, mentre noi contemporaneamente riceveremo un tono di avviso. Utilizzando il tasto Flash o il tasto utilizzato per mettere in attesa, potremo mettere in attesa il primo interlocutore e conversare con il secondo. Premendo di nuovo lo stesso tasto torneremo a parlare con il primo, ponendo in attesa il secondo. Quando una delle due chiamate terminerà la conversazione verrà automaticamente spostata sull altra. Questa funzione si abilita o disabilita semplicemente cliccando sul nome del servizio. La quinta voce del menù funzioni si chiama Voic

14 Questa funzione riguarda la nostra casella vocale personale che funziona come una segreteria telefonica. Alle chiamate che ci vengono inoltrate risponde una casella vocale, la quale abilita il chiamante alla registrazione di un messaggio. Come opzione è possibile fare in modo che la registrazione della telefonata venga allegata ad un messaggio di posta elettronica ed inviata ad un indirizzo di nostra scelta. In questo modo ogni volta che un nuovo messaggio viene registrato nella casella vocale noi veniamo avvisati con una Mail e possiamo ascoltare il messaggio senza dover contattare la centrale. Per attivare questo servizio si inserisce un segno di spunta nella casella abilita voice mail. Per attivare l invio dei messaggi di posta elettronica si inserisce un segno di spunta nella casella enable ed un indirizzo di posta elettronica nella casella a fianco, quindi confermare il tutto. La sesta voce del menù funzioni si chiama Messaggi Personali Permette di registrare un breve messaggio in una sua memoria ( risponditore) e chiunque chiamerà il nostro interno ascolterà questo messaggio. La procedura di abilitazione e disabilitazione comporta unicamente l inserimento del segno di spunta a fianco del servizio desiderato e la conferma ciccando su Finito. Per creare il messaggio personale da utilizzare si deve: - 1 selezionate il modo Selezionare l opzione Nuovo Mess. e premere il tasto Seg così facendo si è pronti per la registrazione del nostro messaggio di benvenuto. - 2 registrate il messaggio - Dal vostro telefono dovete comporre il codice * 77 #, ascoltare le istruzioni della guida vocale e dopo il segnale acustico iniziare a parlare. Al termine della registrazione premere il tasto # ed attendere il messaggio che ci permette di riascoltare la registrazione ed eventualmente, di ripeterla. Se la registrazione è corretta riagganciare il telefono e premere il tasto Seg

15 - - Terzo confermate Se avete ancora dei dubbi componete il codice * 99 # per riascoltare il messaggio ed eventualmente registrarlo di nuovo. Premere Seg. Quarto uscite Cliccare su Finito per terminare la registrazione. Vedrete comparire una finestra che vi chiederà se volete utilizzare il messaggio personale, confermando abiliterete la funzione. Oltre a registrare il messaggio personalmente è possibile caricare dei file sonori dal PC con le seguenti caratteristiche : Tipo di file Wav (PCM) Numero canali 1 (Mono) Frequenza 8000 Hz ( 128 Kbps) Nr. Bits 16 La settima voce del menù funzioni è Non Disturbare. Permette di selezionare quali chiamate faranno squillare il nostro telefono e quali no. Attenzione se il telefono è uno di quelli predisposti per suonare direttamente all arrivo di una chiamata urbana questa funzione non è attivabile. Selezionando la funzione si aprirà la finestra relativa. Inserendo un segno di spunta nella casella Abilita Dnd e confermando abiliterete il servizio. Inserendo il segno di spunta nella casella Abilita VIP potrete inserire una lista di numeri ( interni e urbani) che squilleranno sul vostro telefono anche se il servizio DND è abilitato. Togliendo il segno di spunta dalle varie caselle di abilitazione e confermando disattiveremo il servizio

16 L ottava voce del menù funzioni è Controllo Messaggi. Verifica quali messaggi sono presenti nella nostra casella vocale. Cliccando sul menù cambierà la finestra dell Assistant compariranno tre serie di informazioni selezionabili riguardanti i messaggi, cliccando sulle stesse: - Nuovi appariranno i messaggi registrati nella casella vocale non ancora ascoltati. - Vecchi vedremo l elenco di tutti i messaggi registrati nella casella vocale già ascoltati, - messaggi locali ( funzione non attiva ). In ogni schermata vedremo l elenco dei messaggi partendo dal più recente fino al più vecchio. Ogni messaggio riporterà il numero del chiamante, la data e l ora della telefonata. Cliccando col tasto destro del mouse sopra il messaggio potremo scegliere tra: - Richiamare la persona che lo ha lasciato - Vedere tutti i dati disponibili sulla chiamata - Salvare il messaggio nella memoria del PC. Quando un messaggio nuovo è stato ascoltato verrà automaticamente spostato nell elenco dei messaggi vecchi. Attenzione: per ascoltare, spostare, cancellare i messaggi dovete utilizzare il telefono. Le istruzioni per accedere al Voice Mail da uno qualsiasi dei telefoni collegati le troverete nella parte bassa della schermata. Ogni casella vocale può registrare un massimo di N 15 messaggi, ognuno di durata massima non superiore a 120 secondi

17 La nona voce del menù funzioni è una rubrica di numeri indesiderati Permette di realizzare un elenco di numeri telefonici sgraditi. Attivando questa lista quando un telefono inserito in essa cercherà di chiamare, un messaggio lo avviserà della nostra indisponibilità. Di fatto è un Non Disturbare personalizzato ( il mio telefono è disponibile per tutti i numeri telefonici eccetto quelli inseriti nella lista ). Per attivare e disattivare la funzione si deve mettere o togliere il segno di spunta nella casella Abilita Lista Nera. Questi numeri telefonici vanno inseriti in colonna uno sopra l altro. La decima voce del menù funzioni è Impostazioni Hot-Line Riguarda solo i telefoni standard collegati all impianto. Può essere programmato per due utilizzi diversi: - 1 Permette di inviare automaticamente una chiamata ad un numero predefinito al momento dello sgancio del microtelefono ( automatico ). - 2 Permette una volta sganciato il microtelefono di inviare automaticamente una chiamata ad un numero predefinito dopo un certo tempo di mancata selezione (differito). Nella schermata del servizio possiamo abilitare il tipo di servizio preferito ed inserire il numero telefonico da chiamare. Se desideriamo abilitare la chiamata ritardata, dobbiamo anche inserire i secondi da attendere prima di effettuare la chiamata, altrimenti la chiamata verrà effettuata al momento dello sgancio. Non è possibile abilitare entrambi i servizi contemporaneamente

18 L undicesima voce del menù è Impostazioni ( personalizzazione proprio telefono) Permette di abilitare il tipo di chiamata urbana che il nostro telefono dove effettuare : - Diretta non dobbiamo anteporre nessuna cifra per impegnare una linea urbana. - Indiretta dobbiamo sempre premere 9 per impegnare una linea urbana - Mista possiamo compiere le due azioni a nostro piacere. Nella casella ringtime inseriamo il tempo da far trascorrere prima di considerare il nostro telefono non presidiato. Inserendo il segno di spunta nella casella CRBT abilitato colui che chiama il nostro telefono al posto del segnale di chiamata in corso udrà la musica di attesa della centrale. Al di sotto dei menù vi è una serie di icone che permettono di accedere direttamente ad alcuni dei servizi precedentemente descritti essi sono: - Stato - Rubrica - Seguimil - Non Disturbare - Elenco dei messaggi del Voice Mail Il loro funzionamento è esattamente quello descritto precedentemente. La casella sottostante permette di selezionare un qualsiasi numero di telefono urbano o interno, chiamarlo cliccando sull icona a fianco o premendo il tasto Invio (della tastiera). Il nostro telefono squillerà e rispondendo alla chiamata verrà composto automaticamente il numero che abbiamo inserito

19 Utilizzo del telefono Alla centrale possono essere collegati due tipi di telefoni di tecnologia completamente diversa ( Analogica- IP ) nella macchina si possono distinguere come segue: - I primi sedici ( o trentadue sulle centrali più grosse ) telefoni interni sono telefoni analogici - I successivi telefoni con numerazione superiore sono telefoni IP ( ATTENZIONE ) per esigenze particolari questa differenza potrebbe non essere sempre valida. Un altra differenza è il tipo di cavo di collegamento del telefono : - il telefono standard o BCA utilizza il normale cavo telefonico - il telefono IP utilizza il cavo di rete dei Computer, e un secondo cavo che lo collega ad una presa elettrica. Se non siete in grado di stabilire da soli quale tipo di telefono state utilizzando al vostro installatore di fiducia. I telefoni IP a differenza di quelli BCA possono eseguire alcune operazioni attraverso dei tasti speciali o combinazioni di essi, questo comporta che ogni modello di telefono può fare la stessa operazione in modo diverso da un altro. Vi suggeriamo le manovre più comunemente usate, se queste procedure di programmazione non dovessero andare a buon fine, consultate il manuale del telefono o rivolgetevi al vostro installatore di fiducia. Effettuare una chiamata interna Identica per tutti i tipi di telefono: - Sollevate il microtelefono, componete il numero dell interno desiderato seguito dal tasto # - Attendete la risposta dall altra parte - Al termine della conversazione riagganciate il microtelefono. Effettuare una chiamata urbana Identica per tutti i tipi di telefono: - Sollevate il microtelefono, componete il numero desiderato seguito dal tasto # - Attendete la risposta dall altra parte - Al termine della conversazione riagganciate In funzione della programmazione della centrale potrebbe essere necessario comporre una cifra prima del numero urbano ( solitamente 9 ) oppure sarà la centrale a comprendere che il numero chiamato è un numero esterno ed agire di conseguenza. Potrebbero anche essere stati abilitati una serie di codici speciali per impegnare delle linee urbane specifiche ( 91*, 92* ecc). In questo caso fate riferimento alle istruzioni del vostro installatore. Risposta ad una chiamata Da qualsiasi telefono che sta suonando sollevate il microtelefono e parlate. Se volete rispondere ad una chiamata da un telefono che non sta squillando sollevate il microtelefono e componete * 8 Se volete rispondere ad una chiamata indirizzata verso uno specifico telefono interno ( per esempio 808) dovete comporre il codice ** numero del telefono interno ( nell esempio ** 808 )

20 Messa in attesa Telefono standard BCA Tutti i telefoni sono dotati di un tasto denominato R oppure Flash, premendo questo tasto la chiamata viene messa in attesa. Chi sta chiamando sente la musica di attesa e noi udiamo nel microtelefono un tono differente ad indicarci cha abbiamo lasciato una chiamata in attesa. Per riprendere la chiamata premiamo di nuovo il tasto R - Flash oppure riagganciamo il nostro microtelefono, il telefono inizierà a squillare e sollevando il microtelefono ritorneremo in conversazione con la chiamata che era posta in attesa. Telefono IP I telefoni IP possono adottare metodi diversi per mettere in attesa una chiamata e riprenderla. Solitamente, se dispongono di un tasto HOLD, premetelo per mettere in attesa la chiamata e premetelo di nuovo per riprenderla. In ogni caso consultate il manuale del telefono. Trasferimento di una chiamata Telefono standard BCA Dopo aver messo in attesa una chiamata, comporre il numero dell interno desiderato, attendere la risposta e quindi riagganciare per trasferire la chiamata. Se la persona chiamata non desidera parlare con la chiamata in attesa, chiedetele di riagganciare, come ha riagganciato ritornerete automaticamente in conversazione con la chiamata in attesa. Se il numero chiamato non risponde e non volete attendere, riagganciate, attendete un secondo, sganciate di nuovo e premete * 8 oppure ** numero dell interno chiamato Telefono IP Per trasferire una chiamata il telefono IP di solito dispone di un tasto denominato Transfer oppure XFR o denominazione similare (consultare manuale del telefono). Premetelo e quindi componete il numero dell interno desiderato, per trasferire la chiamata solitamente basta riagganciare, se così non fosse provate a premere di nuovo il tasto Transfer prima di riagganciare. Se anche questa manovra non funziona consultare il manuale del telefono. Anche per i telefoni IP dovrebbero valere le operazioni descritte per i telefoni BCA. Avviso di chiamata Telefono standard BCA Con questa funzione abilitata, quando siete in conversazione ed un altra persona cerca di chiamarvi, vi arriverà nel microtelefono un tono di avviso. Premendo il tasto R-Flash potrete mettere in attesa la chiamata con cui siete in conversazione e rispondere all altra. Ad ogni pressione del tasto R Flash le due conversazioni si alterneranno. Quando una delle due chiamate si conclude, verrete collegati automaticamente all altra

21 Telefono IP L operazione è uguale a quella del telefono BCA utilizzando il tasto Transfer XFR salvo manovre diverse descritte nel manuale del telefono IP Conferenza 1 Linea, 2 Interni Telefono standard BCA Dopo aver messo in attesa la chiamata urbana e aver chiamato l interno da unire alla conferenza premiamo di nuovo il tasto R Flash. Telefono IP L operazione è uguale a quella del telefono BCA utilizzando il tasto Transfer XFR salvo manovre diverse descritte nel manuale del telefono IP. Utilizzo Voice Mail Da tutti i tipi di telefono componete il numero * 97 # per accedere alla casella vocale del telefono da cui state chiamando. Chiamando da un telefono e volendo ascoltare la casella vocale di un altro interno utilizzate il codice * 98 #. Una voce vi fornirà le istruzioni necessarie per compiere tutte le operazioni disponibili. Registrazione Messaggi Personali Da tutti i tipi di telefono volendo cambiare o modificare il messaggio personale componete il codice * 77 #, dopo il segnale acustico iniziate a parlare, al termine della registrazione premete #. Seguite le istruzioni vocali per riascoltare o cambiare il messaggio. Al termine riagganciate

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