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1 6,67(0$,1)250$7,92'(//$5(*,21(3,(0217( ',5(=,21()250$=,21(352)(66,21$/(±/$9252 6(7725(69,/8332'(//,035(1',725,$/,7$ $33/,&$7,92³',&+,$5$=,21(',63(6$(5(1',&2172 0,685$(±/,1(((±$112,03257$=,21('$7,(67(51, 0DQXDOHGHOO XWHQWH 1

2 6200$5,2,1752'8=,21( 1.1 SCOPO DEL DOCUMENTO ORGANIZZAZIONE DELLA GUIDA...3 5(*2/(*(1(5$/,3(5/,03257$=,21( 2.1 CONSIDERAZIONI INIZIALI NOMENCLATURA E FORMATTAZIONE...4,03257$=,21(',*,867,),&$7,9,',63(6$ 3.1 NOMENCLATURA E TRACCIATO CONTROLLI DI VALIDITÀ...6,03257$=,21(',4827(3$57( 4.1 NOMENCLATURA E TRACCIATO CONTROLLI DI VALIDITÀ...9,03257$=,21(',127(',$&&5(', NOMENCLATURA E TRACCIATO CONTROLLI DI VALIDITÀ...11,1,=,2',81$6(66,21(',,03257$=,21( 6.1 CONSIDERAZIONI INIZIALI AVVIO DELL IMPORTAZIONE (66$**,'85$17(81$6(66,21(',,03257$=,21( 7.1 CONSIDERAZIONI INIZIALI MESSAGGI DI ERRORE RICHIESTE DI CONFERMA SOVRASCRITTURA (50,1(',81$6(66,21(',,03257$=,21( $33(1',&(7$92/(','(&2',),&$ 9.1 TIPO GIUSTIFICATIVO MODALITÀ DI PAGAMENTO DEL GIUSTIFICATIVO COMUNI CODICI VOCI DI SPESA

3 1 INTRODUZIONE 1.1 Scopo del documento Il presente documento é una guida all utilizzo della funzione di importazione dati esterni disponibile nell applicativo per la gestione amministrativa della Misura E1 linee 3 e 4 anno E possibile importare da files esterni opportunamente costruiti: œ giustificativi di spesa (fatture, cedolini, altri tipi di documenti); œ quote parte (distribuzione dei giustificativi sui progetti di competenza); œ note di accredito. 1.2 Organizzazione della guida La guida è così strutturata: œ panoramica sulle regole generali di importazione œ regole specifiche per l importazione di giustificativi di spesa œ regole specifiche per l importazione di quote parte œ regole specifiche per l importazione di note di accredito œ indicazioni su come iniziare una sessione di importazione œ possibili messaggi prodotti durante la sessione di importazione œ termine di una sessione di importazione Per ogni tipologia di importazione (giustificativi, quote parte, note di accredito) vengono indicati: œ la formattazione che i files devono presentare œ i controlli di validità che i dati devono superare 3

4 2 REGOLE GENERALI PER L IMPORTAZIONE 2.1 Considerazioni iniziali œ Ogni sessione di importazione permette di acquisire un singolo file di dati; œ Ciascun file di importazione può contenere esclusivamente giustificativi, oppure quote parte, oppure note di accredito; non è possibile importare un file contenente più di una tipologia di dati; œ Ciascun file di importazione deve seguire regole di nomenclatura e di formattazione che sono descritte più avanti nella presente guida; œ Ciascuna riga di dati in un file di importazione deve superare precisi controlli di validità per poter essere importata; questi controlli sono descritti più avanti nella presente guida, puntualizzati per ogni tipologia di dati (giustificativi, quote parte, note di accredito); œ un file di importazione deve essere NON vuoto. 2.2 Nomenclatura e formattazione œ I nomi dei files di importazione devono essere costruiti come segue: - GS_*.TXT, se si tratta di files contenenti giustificativi di spesa - QP_*.TXT, se si tratta di files contenenti quote parte - NA_*.TXT, se si tratta di files contenenti note di accredito dove il simbolo * indica una sequenza di caratteri numerici e/o alfabetici a piacere œ Il tracciato del generico file di importazione deve prevedere: - il carattere # come delimitatore di campo - il carattere, come separatore di campo Pertanto la generica riga del generico file avrà la seguente formattazione: #FDPSR#,#FDPSR#,#FDPSR#,,#FDPSR1# Per il tracciato specifico dell importazione di giustificativi di spesa si veda il &DS Per il tracciato specifico dell importazione di quote parte si veda il &DS Per il tracciato specifico dell importazione di note di accredito si veda il &DS œ Devono essere adottati i seguenti formati di dati: date gg/mm/aaaa numeri interi il numero nella sua interezza senza separatori delle migliaia numeri decimali il numero nella sua interezza senza separatori delle migliaia, e con. come separatore dei decimali importi in euro il numero nella sua interezza senza separatori delle migliaia, con. come separatore dei decimali, e con due decimali fissi (al limite.00) 4

5 3 IMPORTAZIONE DI GIUSTIFICATIVI DI SPESA 3.1 Nomenclatura e tracciato œ Nome file: *6B7;7 œ Tracciato: &DPSR 7LSR 'LP 9DORUL$PPHVVL (VHPSLR Gruppo operatore testo 1 da A a Z A Codice operatore num. 5 (max) da 1 a Id giustificativo testo 6 (fisso) da a Id giustificativo di riferimento testo 6 (fisso) da a (nel caso di nota di accredito) Tipo giustificativo (codice) num. 1 1, 2, 3, 4 Descrizione documento testo 200 (max) testo libero Numero documento testo 20 (max) testo libero Data documento data 10 (fisso) una data valida nel 10/11/2002 formato previsto Mese di emissione (per i cedolini) testo 7 (fisso) formato mm/aaaa 11/2002 Riferimento del documento testo 200 (max) testo libero (denominazione / cognome e nome) P. IVA o Cod. Fisc. del riferimento testo 16 (max) testo con formattazione corretta Data di pagamento data 10 (fisso) una data valida nel formato previsto Imponibile totale E. (Totale num. 15 (max) un importo in euro competenze, per i cedolini) nel formato previsto IVA totale E. num. 15 (max) un importo in euro nel formato previsto Altri oneri E. num. 15 (max) un importo in euro nel formato previsto Modalità di pagamento (codice) num. 1 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Specificazione per la modalità di testo 10 (max) testo libero pagamento Altro Intestatario/Emittente del testo 1 da A a Z documento: Gruppo Operatore Intestatario/Emittente del num. 5 (max) da 1 a documento: Codice Operatore Sede dove risiede il documento: comune (codice istat) testo 6 (fisso) un codice istat di comune valido Sede dove risiede il documento: num. 5 (fisso) cap Sede dove risiede il documento: indirizzo testo 50 (max) testo libero 5

6 œ Tracciato (continua): &DPSR 7LSR 'LP 9DORUL$PPHVVL (VHPSLR Sede dove risiede il documento: testo 4 (max) prefisso Sede dove risiede il documento: testo 8 (max) telefono Sede dove risiede il documento: testo 4 (max) prefisso fax Sede dove risiede il documento: testo 8 (max) fax Sede dove risiede il documento: testo 80 (max) testo libero persona di riferimento Sede dove risiede il documento: testo 80 (max) testo con formattazione corretta Nota 1: per le descrizioni dei campi codice si veda il &DS. Nota 2: per alcuni campi la colonna Valori Ammessi indica testo con formattazione corretta ; la formattazione è un controllo di validità, si veda il SDU. 3.2 Controlli di validità œ I seguenti campi sono SEMPRE obbligatori (non si accetta per essi una lettura ## da file) - gruppo operatore - codice operatore - id giustificativo - tipo giustificativo - riferimento del documento (denominazione / cognome e nome) - cod.fisc. / P.IVA del riferimento - imponibile totale (totale competenze, in caso di cedolino) - modalità di pagamento - intestatario/emittente del documento: gruppo operatore - intestatario/emittente del documento: codice operatore - intestatario/emittente del documento: comune - intestatario/emittente del documento: indirizzo - intestatario/emittente del documento: telefono (prefisso e numero) - intestatario/emittente del documento: persona di riferimento œ Per i giustificativi di tipo FATTURA i seguenti campi sono obbligatori: - numero documento - data documento e i seguenti campi devono essere vuoti (##): - mese di emissione - id giustificativo di riferimento œ Per i giustificativi di tipo CEDOLINO i seguenti campi sono obbligatori: - mese di emissione e i seguenti campi devono essere vuoti (##): 6

7 - numero documento - data documento - id giustificativo di riferimento - IVA totale œ Per i giustificativi di tipo ALTRO i seguenti campi sono obbligatori: - numero documento - data documento - descrizione documento e i seguenti campi devono essere vuoti (##): - mese di emissione - id giustificativo di riferimento œ Altri controlli: - gruppo e codice operatore: devono corrispondere all operatore utilizzatore dell applicativo - gruppo e codice operatore dell instestario/emittente del documento: devono corrispondere all operatore utilizzatore, o ad uno dei partner di progetto previsti; in quest ultimo caso, il partner non deve essere scaduto (la sua data di fine validità deve essere non valorizzata) - CAP della sede dove risiede il giustificativo: se specificato, deve essere una stringa di 5 cifre - fax della sede dove risiede il giustificativo: se specificato, deve essere indicato in modo completo (prefisso e numero) - della sede dove risiede il giustificativo: se specificata, deve avere la formattazione valida per un indirizzo di posta elettronica - cod.fisc./p. IVA del riferimento: può essere di 16 o 11 caratteri; se di 16 deve avere la formattazione propria di un codice fiscale, se di 11 deve avere la formattazione propria di una P.IVA - Imponibile totale deve essere >= 0 - se il giustificativo non è un CEDOLINO, IVA totale deve essere vuoto o >= 0 - Altri oneri deve essere vuoto o >= 0 - modalità di pagamento: se è stato scelto ALTRO, la specificazione è obbligatoria - Importo Totale deve essere >= Ê quote parte + Ê note di accredito eventualmente collegate al giustificativo (sia le quote parte che le note di accredito vanno ricercate nelle tavole definitive) - se per il giustificativo esistono già delle quote parte in tavola definitiva, la data di pagamento è obbligatoria 7

8 - controllo di unicità del giustificativo: non possono esistere in base dati due giustificativi che presentano gli stessi valori nei campi indicati nella tabella seguente: Numero Documento Data Documento C.F. / P.IVA del Fornitore Mese / Anno del Cedolino Codice Anagrafico Intestatario / Emittente Fattura X X X Cedolino X X X Altro X X X 8

9 4 IMPORTAZIONE DI QUOTE PARTE 4.1 Nomenclatura e tracciato œ Nome file: 43B7;7 œ Tracciato: &DPSR 7LSR 'LP 9DORUL$PPHVVL (VHPSLR Gruppo operatore testo 1 da A a Z A Codice operatore num. 5 (max) da 1 a Id giustificativo testo 6 (fisso) da a Id Attività del progetto num. 10 (max) Gruppo Spesa (codice) num. 2 (max) Voce di Spesa (codice) num. 2 (max) Importo Quota Parte E. num. 15 (max) un importo in euro nel formato previsto Nota 1: per le descrizioni dei campi codice si veda il FDSLWROR. 4.2 Controlli di validità œ I seguenti campi sono SEMPRE obbligatori (non si accetta per essi una lettura ## da file): - gruppo operatore - codice operatore - id giustificativo - id attività del progetto - gruppo di spesa - voce di spesa - importo della quota parte œ Altri controlli: - la quota parte deve riferirsi ad un giustificativo (individuato dai campi gruppo operatore, codice operatore, id giustificativo) già esistente nella base dati - il giustificativo di riferimento non può essere una NOTA DI ACCREDITO - il giustificativo di riferimento deve avere la data di pagamento valorizzata - l id attivita del progetto deve essere presente in base dati (quindi deve essere stata acquisita da internet la pratica cui il progetto appartiene) - l importo della quota parte deve essere > 0 - l importo della quota parte deve essere <= importo rimanente del giustificativo di riferimento 9

10 5 IMPORTAZIONE DI NOTE DI ACCREDITO 5.1 Nomenclatura e tracciato œ Nome file: 1$B7;7 œ Tracciato: &DPSR 7LSR 'LP 9DORUL$PPHVVL (VHPSLR Gruppo operatore testo 1 da A a Z A Codice operatore num. 5 (max) da 1 a Id giustificativo testo 6 (fisso) da a Id giustificativo di riferimento testo 6 (fisso) da a (nel caso di nota di accredito) Tipo giustificativo (codice) num. 1 1, 2, 3, 4 Descrizione documento testo 200 (max) testo libero Numero documento testo 20 (max) testo libero Data documento data 10 (fisso) una data valida nel 10/11/2002 formato previsto Mese di emissione (per i cedolini) testo 7 (fisso) formato mm/aaaa 11/2002 Riferimento del documento testo 200 (max) testo libero (denominazione / cognome e nome) P. IVA o Cod. Fisc. del riferimento testo 16 (max) testo con formattazione corretta Data di pagamento data 10 (fisso) una data valida nel formato previsto Imponibile totale E. (Totale num. 15 (max) un importo in euro competenze, per i cedolini) nel formato previsto IVA totale E. num. 15 (max) un importo in euro nel formato previsto Altri oneri E. num. 15 (max) un importo in euro nel formato previsto Modalità di pagamento (codice) num. 1 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Specificazione per la modalità di testo 10 (max) testo libero pagamento Altro Intestatario/Emittente del testo 1 da A a Z documento: Gruppo Operatore Intestatario/Emittente del num. 5 (max) da 1 a documento: Codice Operatore Sede dove risiede il documento: comune (codice istat) testo 6 (fisso) un codice istat di comune valido Sede dove risiede il documento: num. 5 (fisso) cap Sede dove risiede il documento: indirizzo testo 50 (max) testo libero 10

11 œ Tracciato (continua): &DPSR 7LSR 'LP 9DORUL$PPHVVL (VHPSLR Sede dove risiede il documento: testo 4 (max) prefisso Sede dove risiede il documento: testo 8 (max) telefono Sede dove risiede il documento: testo 4 (max) prefisso fax Sede dove risiede il documento: testo 8 (max) fax Sede dove risiede il documento: testo 80 (max) testo libero persona di riferimento Sede dove risiede il documento: testo 80 (max) testo con formattazione corretta Nota 1: per le descrizioni dei campi codice si veda il &DS. Nota 2: per alcuni campi la colonna Valori Ammessi indica testo con formattazione corretta ; la formattazione è un controllo di validità, si veda il SDU. 5.2 Controlli di validità œ I seguenti campi sono SEMPRE obbligatori (non si accetta per essi una lettura ## da file) - gruppo operatore - codice operatore - id giustificativo - tipo giustificativo - numero documento - data documento - id giustificativo di riferimento - riferimento del documento (denominazione / cognome e nome) - cod.fisc. / P.IVA del riferimento - imponibile totale (totale competenze, in caso di cedolino) - modalità di pagamento - intestatario/emittente del documento: gruppo operatore - intestatario/emittente del documento: codice operatore - intestatario/emittente del documento: comune - intestatario/emittente del documento: indirizzo - intestatario/emittente del documento: telefono (prefisso e numero) - intestatario/emittente del documento: persona di riferimento œ I seguenti campi devono essere vuoti (##): - mese di emissione œ Altri controlli: - gruppo e codice operatore: devono corrispondere all operatore utilizzatore dell applicativo - id giustificativo di riferimento: deve corrispondere ad una FATTURA esistente in base dati 11

12 - gruppo e codice operatore dell instestario/emittente del documento: devono corrispondere all operatore utilizzatore, o ad uno dei partner di progetto previsti; in quest ultimo caso, il partner non deve essere scaduto (la sua data di fine validità deve essere non valorizzata) - CAP della sede dove risiede il documento: se specificato, deve essere una stringa di 5 cifre - fax della sede dove risiede il documento: se specificato, deve essere indicato in modo completo (prefisso e numero) - della sede dove risiede il documento: se specificata, deve avere la formattazione valida per un indirizzo di posta elettronica - cod.fisc./p. IVA del riferimento: può essere di 16 o 11 caratteri; se di 16 deve avere la formattazione propria di un codice fiscale, se di 11 deve avere la formattazione propria di una P.IVA - Imponibile totale deve essere >= 0 - IVA totale deve essere vuoto o >= 0 - Altri oneri deve essere vuoto o >= 0 - modalità di pagamento: se è stato scelto ALTRO, la specificazione è obbligatoria - Importo Totale deve essere <= importo rimanente della fattura di riferimento. - controllo di unicità del giustificativo: non possono esistere in base dati due note di accredito che presentano gli stessi valori nei campi indicati nella tabella seguente: Numero Documento Data Documento C.F. / P.IVA del Fornitore Nota Accredito X X X Mese / Anno del Cedolino Codice Anagrafico Intestatario / Emittente 12

13 6 INIZIO DI UNA SESSIONE DI IMPORTAZIONE 6.1 Considerazioni iniziali Questo capitolo descrive come avviare l importazione di un file di dati opportunamente preparato secondo le regole esposte nei capitoli precedenti. 6.2 Avvio dell importazione œ Dalla schermata principale dell applicativo, cliccando sul tasto «Importa Dati Esterni» viene richiamata la seguente schermata: e si attiva automaticamente la funzione di selezione del file da importare: œ E possibile rimandare la selezione del file cliccando su «Annulla» e richiamando successivamente la schermata di scelta tramite click sul tasto: 13

14 œ Quando un file viene selezionato, il suo nome completo compare accanto al tasto di richiamo della selezione, al posto della dicitura nessuno ; a questo punto è possibile avviare l importazione del file cliccando sul tasto: œ All avvio di ogni sessione di importazione, il sistema effettua automaticamente una copia di backup della base dati, in modo da poter procedere ad un suo ripristino (sempre automatico) in caso di necessità; ad ogni modo, è consigliabile, prima di avviare un importazione, effettuare una copia di backup della base dati in una cartella o disco di propria scelta, tramite la funzione «Salvataggio/Recupero Dati» cliccabile dalla schermata principale dell applicativo œ Prima di avviare l importazione, è opportuno porre particolare attenzione alle diciture: - arresta ad ogni messaggio di errore, e - arresta in caso di sovrascrittura Esse condizionano la sessione di importazione nei seguenti modi: - se arresta ad ogni messaggio di errore è spuntato, ogni singolo errore che dovesse verificarsi durante l importazione verrà segnalato a video; l opzione potrà essere disattivata dopo ogni segnalazione; - se arresta ad ogni messaggio di errore non è spuntato, nessun errore verrà segnalato a video; gli errori che dovessero verificarsi verranno visualizzati in toto al termine dell importazione (si veda a tale proposito il &DS); - se arresta in caso di sovrascrittura è spuntato, ogni sovrascrittura di dati che dovesse verificarsi durante l importazione verrà segnalata a video e ne verrà richiesta conferma all utente; l opzione potrà essere disattivata dopo ogni segnalazione; - se arresta in caso di sovrascrittura non è spuntato, le eventuali sovrascritture verranno considerate come confermate dall utente e quindi automaticamente effettuate; 14

15 7 MESSAGGI DURANTE UNA SESSIONE DI IMPORTAZIONE 7.1 Considerazioni iniziali Durante una sessione di importazione possono essere visualizzate due tipologie di messaggi: œ messaggi di errore œ richieste di conferma sovrascrittura I primi sono prodotti esclusivamente se la dicitura arresta ad ogni messaggio di errore nella schermata di importazione è spuntata. I secondo sono prodotti esclusivamente se la dicitura arresta in caso di sovrascrittura nella schermata di importazione è spuntata. 7.2 Messaggi di errore Se una riga in un file di dati non supera i controlli di validità previsti per la tipologia in importazione (giustificativi, quote parte, note di accredito), non viene acquisita e a video compare un messaggio con le seguenti indicazioni: - numero della riga che ha generato l errore - campo che ha generato l errore - descrizione dell errore Verrà chiesto all utente se vuole continuare l importazione, le possibili risposte sono le seguenti: - Si, non segnalare i prossimi errori - Si, segnala il prossimo errore - No 7.3 Richieste di conferma sovrascrittura œ Durante l importazione di giustificativi / note di accredito, la richiesta viene prodotta perché si sta tentando di importare un giustificativo che ha nei seguenti campi: - gruppo operatore - codice operatore - id giustificativo gli stessi valori di un giustificativo già presente nella base dati. œ Durante l importazione di quote parte, la richiesta viene prodotta perché si sta tentando di importare una quota parte che ha nei seguenti campi: - gruppo operatore - codice operatore - id giustificativo - id attività (progetto) - gruppo spesa - voce di spesa gli stessi valori di una quota parte già presente nella base dati. Le risposte possibili sono: - Sì (sovrascrivi) 15

16 - Sì tutti - No (non sovrascrivere) - No tutti Se si risponde Sì tutti o No tutti l applicativo applicherà automaticamente la risposta a tutte le eventuali sovrascritture successive. 16

17 8 TERMINE DI UNA SESSIONE DI IMPORTAZIONE Al termine di ogni sessione di importazione viene generato e automaticamente visualizzato un file contenente i risultati dell operazione (file di log), con il seguente nome: œ QRPHBILOHBGLBLPSRUWD]LRQH.LOG posizionato nella medesima cartella in cui si trova il file di importazione. Se il file di log esiste già, verrà sovrascritto. Il log conterrà in intestazione le seguenti informazioni: œ nome completo del file di importazione œ data e ora di inizio della sessione Nel corpo del log saranno inserite le righe del file non importabili in quanto non soddisfacenti i controlli di validità dei dati, con accanto a ciascuna: œ il numero di riga œ la descrizione dell errore riscontrato Se tutte le righe del file sono importabili, il corpo del log risulterà vuoto. Il log conterrà al fondo le seguenti informazioni: œ numero di righe importate in totale œ numero di righe scartate in totale œ tempo che è stato necessario per completare l operazione œ data e ora di fine dell operazione 17

18 9 APPENDICE: TAVOLE DI DECODIFICA 9.1 Tipo giustificativo &RGLFH 'HVFUL]LRQH 1 FATTURA 2 CEDOLINO 3 ALTRO 4 NOTA DI ACCREDITO 9.2 Modalità di pagamento del giustificativo &RGLFH 'HVFUL]LRQH 1 BONIFICO 2 ASSEGNO 3 VAGLIA 4 CONTANTI (max E.1032,91) 5 ALTRO (specificare) 6 RI.BA. 7 CARTA DI CREDITO 9.3 Comuni Data la mole di codici ISTAT associati a tutti i comuni italiani, non viene riportata in questa guida la tavola relativa. E possibile reperire i codici di proprio interesse al seguente sito: 9.4 Codici voci di spesa &RG*UXSSR &RG6SHVD 'HVFUL]LRQH 1 1 PROGETTAZIONE DELL'INTERVENTO 1 2 PROMOZIONE DELL'INTERVENTO 2 1 ACQUISIZIONE DI SERVIZI 2 2 LOCAZIONE DI IMMOBILI E ATTREZZATURE 2 3 MATERIALE DI CONSUMO 2 4 RACCOLTA E ANALISI DEI DATI 2 5 ELABORAZIONE RAPPORTI INTERMEDI 2 6 COSTI DI PERSONALE INCLUSI VIAGGI E TRASFERTE 2 7 ATTIVAZIONE E ADEGUAMENTO DEL PROGETTO 18

19 codici di spesa (continua) &RG*UXSSR &RG6SHVD 'HVFUL]LRQH 2 8 COSTI DI RICERCA 2 9 GARANZIE FIDEIUSSORIE 2 10 AMMORTAMENTI 2 11 SPESE GENERALI 3 1 RACCOLTA E ANALISI DEI DATI, ELABORAZIONE PUBBLICAZIONE RELATIVE AZIONE 4 1 COORDINAMENTO DEL PROGETTO 4 2 VERIFICA INTERMEDIA E FINALE AZIONE PROGRAMMATA 19

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