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1 Termini che è necessario capire: Foglio elettronico Cartella Funzione Help Tecniche che bisogna padroneggiare: Aprire una cartella in un foglio elettronico e salvare le modifiche Usare la funzione Help Salvare una cartella in un altro formato (file TXT, file RTF ecc.)

2 M4 8 Foglio elettronico 1.1 Primi passi col foglio elettronico Prima di tutto, che cos è un foglio elettronico? In altre parole, che cosa fa (o meglio, che cosa ci permette di fare) un programma di foglio elettronico? Possiamo pensare a un foglio elettronico (in inglese spreadsheet) come a un enorme foglio di carta; per essere più precisi, a un insieme di enormi fogli di carta sovrapposti. Ciascun foglio è diviso in righe e colonne, indicate rispettivamente da numeri e lettere, un po come gli schemi su carta quadrettata che usavamo per giocare a battaglia navale. I quadretti individuati dall intersezione di righe e colonne, indicati dai corrispondenti numeri e lettere (A1, E22, Z1215 ecc.) sono detti celle. Ogni cella può contenere del testo, valori numerici oppure delle formule, eventualmente collegate al contenuto di altre celle. L idea di foglio elettronico è tutta qui; nella sua semplicità, si tratta di uno degli strumenti software più potenti e versatili, che ha trovato innumerevoli applicazioni nei più diversi ambiti. In commercio esistono diversi fogli elettronici; i due più diffusi, comunque, sono Microsoft Excel e Lotus A essi si farà riferimento nel seguito Aprire un programma di foglio elettronico Per individuare dove si trova il programma e iniziare l esercitazione senza perdere tempo prezioso, la tecnica più efficace è quella di utilizzare il pulsante Avvio di Windows e accedere alla voce di menu Programmi dove, con un po di pazienza, si può reperire il programma: un clic su di esso e verrà eseguito.

3 9 M4 Una difficoltà potrebbe presentarsi se il programma fosse contenuto all interno di cartelle (indicate tramite apposite icone: nella figura sottostante ne sono visibili due diversi tipi, che recano all estrema destra del nome un triangolo nero). In questo caso bisogna leggerne i nomi per individuare quella più probabile, come Microsoft Office, Lotus, Fogli elettronici. In caso di necessità, è possibile utilizzare la funzione di ricerca di un file all interno del disco fisso, attraverso il comando Avvio/Trova/File o cartelle inserendo il nome del programma nella finestra che si aprirà: questa operazione può tuttavia richiedere alcune decine di secondi. Una volta visualizzato il nome nella parte inferiore della finestra, sarà sufficiente un doppio clic su di esso per aprirlo. La stessa tecnica può essere utilizzata per ricercare un qualunque documento creato con il foglio elettronico (specificando come nome un asterisco seguito dal punto e dall estensione del file, per esempio *.xls per Excel oppure *.123 per Lotus 1-2-3), aprirlo con un doppio clic e utilizzare il comando File Chiudi o File Close: in questo modo Windows eseguirà il programma aprendo e chiudendo immediatamente il documento selezionato; il comando File Nuovo o File New consentirà di avere un documento nuovo pronto per iniziare l esercitazione Aprire una cartella esistente Dopo avere individuato ed eseguito il programma, si avrà a disposizione un documento vuoto, pronto per l uso.

4 M4 10 Foglio elettronico Per evitare confusione o problemi bisogna conoscere il doppio valore che assume la parola Cartella quando si parla di fogli elettronici: Nell accezione normale, la cartella è l equivalente del termine inglese (ormai in disuso) directory, ovvero un insieme di file che può essere visto e sfogliato attraverso le risorse del computer. Nei programmi di gestione dei fogli elettronici, la cartella, detta anche cartella di lavoro, è l insieme di più fogli elettronici salvati all interno di un unico file. Il termine equivalente in inglese è workbook. Quando si parla di aprire un foglio elettronico, in realtà si sta facendo riferimento alla cartella. L origine di questa ambiguità linguistica risale alla metà degli anni Ottanta, quando i software memorizzavano solo un foglio per documento ed era quindi corretta l espressione aprire un foglio. Al giorno d oggi si dovrebbe sempre parlare di cartella, ma le abitudini non cambiano facilmente e non è difficile trovare persone che utilizzano ancora il termine foglio come sinonimo di cartella; a complicare ulteriormente le cose, si è visto che anche il termine cartella si presta a equivoci. Ne deriva che se l esercitazione chiede di aprire o salvare una cartella, implicitamente si starà parlando della cartella quale insieme di fogli elettronici. In questo caso va utilizzato il comando File Apri oppure File Salva. Una volta aperta una cartella, sul monitor appare il primo foglio. La cella che appare con un bordo vistosamente più marcato di quello delle altre è la cosiddetta cella attiva, ovvero quella in cui verranno inseriti i dati che eventualmente saranno digitati. Per attivare un altra cella si può agire: Spostandosi per mezzo delle frecce sulla tastiera fino a quando non si è raggiunta la cella desiderata. Utilizzando il mouse, con un clic direttamente sulla cella desiderata; se non è visibile, si deve agire sulle barre di scorrimento verticali e orizzontali.

5 11 M4 Per prendere confidenza con l apertura di un documento e con gli spostamenti, se ne può aprire uno già esistente e provare a muoversi al suo interno, raggiungendo nell ordine le celle Z1, A128, A1. Il salvataggio del documento è un operazione piuttosto semplice. Esistono due diversi comandi: File Salva provvede a salvare il documento corrente utilizzando il nome attuale, eventualmente sovrascrivendo il salvataggio precedente. Se il documento non è mai stato salvato, allora viene aperta la finestra Salva per definirne il nome e la cartella in cui collocarlo. File Salva con nome permette di salvare il documento corrente indicando la cartella e il nome da assegnargli; questo comando è utile nei casi in cui si desidera creare un nuovo documento utilizzandone un altro come base, per evitare di digitare le parti uguali. Nota: Quando si usa il comando File Salva con nome è necessario fare attenzione a un dettaglio molto importante: il documento che viene salvato con il nuovo nome diventerà attivo, mentre quello precedente sarà chiuso senza salvare le modifiche apportate. Anche se potrebbe apparire superfluo, ricordiamo che il nome di una cartella è soggetto alle stesse regole imposte ai nomi dei file. Se queste regole non vengono rispettate, il programma provvede a segnalarlo con un messaggio: per esempio, il tentativo di utilizzare il nome esempio di nome errato con una data 31/12/1999 per salvare una cartella, servendosi della barra che Windows utilizza per separare i nomi delle varie cartelle, viene segnalato rispettivamente in Excel e in Lotus con il messaggio visibile nelle figure seguenti: Ricordatevi che il punto è un carattere al quale Windows assegna un significato particolare, per cui è decisamente meglio non utilizzarlo per i nomi delle cartelle. È probabile che nell esercitazione si debba aprire una cartella esistente per apportarvi alcune modifiche. Di essa verranno indicati nome e percorso per raggiungerla, compresa l indicazione dell unità o drive. Se, per qualunque ragione, non si riuscisse assolutamente a rintracciarla, esistono vari sistemi per risolvere la situazione.

6 M4 12 Foglio elettronico Il sistema migliore per accedere a una determinata cartella, soprattutto se il suo nome è lungo o contiene spazi, consiste nell utilizzare la lista Cerca in: posta nella parte più alta della finestra Apri. Si tratta di un eccellente strumento per raggiungere velocemente e senza problemi la cartella desiderata poiché, invece di digitare il percorso e il nome del documento da aprire, si agisce selezionando le varie cartelle da aprire: a questo punto il documento apparirà nella zona centrale della finestra Apri. Una volta aperto, il documento è pronto per essere utilizzato. Se invece la cartella non è ancora rintracciabile, si possono utilizzare gli strumenti messi a disposizione dal sistema operativo: dal pulsante Avvio di Windows si può accedere al comando Trova File o cartelle, che apre una finestra nella quale è sufficiente: Nella casella Nome, indicare il nome della cartella o una sua parte. Nella lista Cerca in, indicare il disco o i dischi sui quali la cartella risiede; specificando la voce Risorse del computer la ricerca si estende a tutti i dischi direttamente accessibili: sarà più completa ma anche un po più lunga. I file trovati, che corrispondono nel nome a quanto indicato, appariranno nella parte inferiore della finestra Trova; dopo aver individuato il file desiderato, per aprirlo è sufficiente un doppio clic sulla sua icona.

7 13 M4 Gli attuali sistemi operativi sono multitasking, ovvero possono svolgere più lavori contemporaneamente: approfittatene in caso di difficoltà avviando la ricerca con il sistema appena descritto e impiegando il tempo d attesa cercando manualmente il file attraverso il sistema che utilizzate di solito Aprire diverse cartelle Tutti i software di gestione dei fogli elettronici sono in grado di aprire più cartelle contemporaneamente. Questo è un vantaggio significativo, in quanto rende possibile lavorare con documenti complessi che accedono a dati contenuti in altri documenti. Per esempio, è possibile avere una cartella con un foglio che contiene tutti i coefficienti Istat per calcolare il potere di acquisto della lira, oppure il costo della benzina nel corso degli anni: queste informazioni possono essere utilizzate da più di un foglio e da più di una cartella, senza essere duplicate su ognuno di essi. Il vantaggio è evidente: ogni nuova modifica ai dati non dovrà essere ripetuta nei vari fogli e cartelle, con un notevole risparmio di tempo e, soprattutto, si ridurrà il rischio di commettere errori dovuti a dimenticanze o distrazioni durante la digitazione. Tecnicamente, l apertura di più cartelle avviene esattamente come per la prima, ovvero utilizzando il comando File Apri. L unico aspetto realmente importante consiste nella visualizzazione delle varie cartelle aperte: infatti ogni cartella occupa tutta la finestra, impedendo la visione delle altre.

8 M4 14 Foglio elettronico In questo caso si può agire: Rendendo attiva una cartella alla volta, mediante il menu Finestra che elenca nella parte inferiore i nomi delle cartelle aperte. Utilizzando le funzioni di riposizionamento automatico delle finestre messe a disposizione dal programma. Il passaggio da un foglio a un altro della medesima cartella avviene agendo sui cavalierini (o linguette) poste sul lato superiore o inferiore della cartella. Se la cartella contiene molti fogli e quindi i corrispondenti cavalierini non sono visibili, è possibile agire sui pulsanti posti alla loro sinistra (in Excel) o destra (Lotus 1-2-3): un clic su quello corrispondente al foglio desiderato permetterà di renderlo attivo e visualizzarlo Creare una nuova cartella e salvarla La creazione di una nuova cartella è un operazione molto semplice: anche solo avviando il programma si crea una nuova cartella vuota, immediatamente visualizzata, dove si può subito lavorare. Ma se invece è necessario crearne più di una, oppure quella creata automaticamente è già stata utilizzata o chiusa, allora si ricorre: In Excel, al comando File Nuovo, che apre una finestra con l icona Cartella di lavoro, corrispondente a una cartella vuota; probabilmente questo comando non sarà visibile se viene utilizzato Excel 2000 oppure Excel XP, perché queste versioni del programma visualizzano solo le voci più utilizzate dei menu: in tal caso è sufficiente attendere qualche secondo per vedere apparire il menu completo. In alternativa esiste il pulsante Nuovo, la cui icona è rappresentata da un foglio bianco: questo è il sistema più efficace poiché basta un clic sopra di esso per fare apparire la nuova cartella. In Lotus 1-2-3, al comando File Nuova cartella di lavoro, che apre una finestra con un elenco la cui prima voce, Cartella di lavoro vuota, provvede a creare la nuova cartella. Il pulsante Crea una nuova cartella di lavoro sulla barra degli strumenti è una scorciatoia per accedere alla stessa finestra.

9 15 M4 Una volta creata una cartella, essa è disponibile per essere utilizzata. Per salvarla si ricorre al comando File Salva come descritto in precedenza Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto Nell esame verrà probabilmente richiesto di utilizzare dischetti (floppy disk) per aprire o memorizzare le cartelle. Il salvataggio su dischetto è un compito che non comporta particolari difficoltà, ma è bene sottolineare alcuni aspetti, per esempio il dischetto: Potrebbe essere protetto dalla scrittura. Per accertarsene, è sufficiente verificare se l apposito foro è aperto ed eventualmente chiuderlo. Potrebbe non essere formattato. La verifica va fatta inserendolo nel computer e aprendolo attraverso Risorse del computer: se non è formattato, Windows lo segnalerà. Potrebbe non aver spazio sufficiente per contenere la cartella. In questo caso è possibile ottenere più spazio spostando temporaneamente sul disco fisso i file che contiene. Se non si riesce ancora a copiare la cartella, significa che la sua dimensione eccede la capacità massima del dischetto, ma è una situazione assolutamente improbabile perché durante l esame i dati da inserire nella cartella sono decisamente modesti. Sono opportune a questo punto due parole sulla formattazione dei floppy disk. La formattazione è un operazione mediante la quale il sistema operativo provvede a scrivere su un disco dati che verranno utilizzati al momento di leggere o scrivere le informazioni. In particolare, nella zona più esterna del disco viene preparata un area della FAT (File Allocation Table) dove verranno registrate le posizioni che i vari file occuperanno. Questa operazione distrugge completamente qualunque informazione precedentemente memorizzata sul disco, rendendone impossibile il recupero, per cui è necessario accertarsi che esso sia effettivamente da formattare. Un altro importante scopo della formattazione consiste nell analizzare se il disco contiene parti difettose: in caso affermativo, esse verranno marcate affinché i dati non vengano mai memorizzati sopra di esse Chiudere una cartella La chiusura di una cartella è un operazione alquanto semplice, che viene eseguita chiudendo la finestra di lavoro secondaria corrente, con una delle seguenti sequenze operative: File Chiudi. Combinazione di tasti Ctrl+F4.

10 M4 16 Foglio elettronico Clic sul pulsante a forma di X nell angolo superiore destro della finestra secondaria, ossia quello che appare sotto la barra del titolo di Excel. Quando una cartella viene chiusa, non è più disponibile per essere visualizzata o modificata, ma i suoi dati possono comunque essere utilizzati da altre cartelle aperte, a condizione che essa sia accessibile dal computer. In altre parole, una cartella aperta può utilizzare le informazioni contenute in cartelle chiuse senza aprirle, perché il software vi accede automaticamente, ma solo se sono memorizzate su un disco disponibile: per esempio, se si trovano su un dischetto che non è più all interno del computer, il programma non sarà in grado di accedervi e quindi di utilizzare tali informazioni. Se la cartella ha subìto modifiche rispetto a quando è stata aperta, il programma stesso segnalerà la necessità di salvare la cartella prima di chiuderla Usare la funzione di Help Il software mette a disposizione interi manuali di aiuto semplicemente premendo il tasto F1. Ne consegue che durante il test è possibile utilizzare l Help, ma questa operazione ha un costo, ovvero il tempo necessario a trovare l informazione: è importante allora familiarizzare con esso prima di presentarsi all esame. L attivazione dell Help può avvenire in diversi modi, ma quello più semplice è proprio il tasto F1: esso apre una finestra tramite la quale si accede a una serie di argomenti, oppure si possono scrivere nell apposito spazio le parole principali relative al dubbio da risolvere. Un buon esercizio può essere proprio quello di effettuare ricerche su specifici argomenti dei quali approfondire la conoscenza Chiudere il foglio elettronico Dopo aver chiuso i fogli di calcolo sui quali si stava lavorando, è opportuno chiudere anche il foglio elettronico per liberare spazio in memoria, utilizzando i metodi tipici delle applicazioni Windows: File Esci. Combinazione di tasti Alt+F4. Clic sul pulsante a forma di X nell angolo superiore destro della finestra.

11 17 M4 1.2 Modificare le impostazioni di base Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo L impostazione di visualizzazione dello schermo che si trova normalmente è quella standard: in caso contrario è possibile chiamare la persona che vi assisterà durante l esame per farla sistemare, oppure provvedere autonomamente. L importante è saper riconoscere la situazione per capire come intervenire. In figura è disponibile un esempio di visualizzazione alterata dallo zoom: per sistemarla, si deve agire attraverso il menu Visualizza Zoom 100%. La figura che segue si contraddistingue per non avere i menu né le barre degli strumenti. In questo caso è stata abilitata la visualizzazione a schermo intero. Per eliminarla, si deve agire sul pulsante Chiudi schermo intero, posto generalmente all interno di una piccola finestra collocata in basso a sinistra, oppure visibile su uno dei quattro lati dello schermo. Tra le varie possibilità di modifica della visualizzazione, ne troviamo una particolarmente utile per creare fogli da stampare senza problemi, attivata dal comando Visualizza Anteprima di interruzioni. Questo comando modifica la modalità con cui il foglio viene mostrato, riducendo la dimensione delle celle e riportando chiare delimitazioni di come verranno interrotte

12 M4 18 Foglio elettronico le righe e le colonne tra le pagine. A differenza dell anteprima di stampa, che vedremo in seguito, questa modalità permette di modificare il contenuto delle celle per riorganizzare il foglio ed evitare nella stampa risultati poco gradevoli: per esempio, nella figura seguente è visibile un documento la cui ultima colonna verrà stampata su un foglio separato.

13 19 M Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina La risoluzione del monitor indica la quantità di punti che possono essere visualizzati contemporaneamente: generalmente si utilizza la risoluzione Ma potreste incontrare anche computer impostati per lavorare a risoluzioni maggiori quali o addirittura Risoluzioni molto elevate devono essere sempre accompagnate da monitor di grandi superfici quali i 17 o i 19 pollici, altrimenti i caratteri diventerebbero piccolissimi e quasi illeggibili. Cosa fare se si trova un monitor piccolo, impostato con una risoluzione che non permette di vedere chiaramente quello che si sta scrivendo all interno delle celle? Escludendo la possibilità di cambiare le impostazioni della risoluzione del computer, si può agire sulla modalità di visualizzazione utilizzando il menu Visualizza Zoom e impostando una percentuale, per esempio, del 200%: questo modificherà le celle e non i menu, ma sarà sufficiente per lavorare con maggiore tranquillità Modificare la barra degli strumenti Può accadere anche che sulla Barra degli strumenti di Excel manchino tutti i soliti pulsanti. Niente panico: è sufficiente andare sulla Barra del menu e fare un clic con il tasto destro del mouse per veder apparire un menu a discesa con cui riattivare le barre degli strumenti che servono, ovvero: Standard Formattazione In alternativa, è possibile ricorrere a una finestra da attivare mediante il comando Strumenti Personalizza: un sistema più facile da ricordare e più potente, in quanto permette di controllare anche altre impostazioni di Excel.

14 M4 20 Foglio elettronico 1.3 Scambiare documenti Salvare una cartella con un altro formato Quando si chiede al software di salvare una cartella, esso provvede a scrivere i dati sul disco utilizzando uno schema ben preciso detto formato. Ogni software utilizza un proprio formato, ma è in grado di gestire anche quelli di altri programmi, soprattutto se sono molto noti e diffusi. Per esempio, alcuni tipici formati o software che hanno imposto il proprio standard sono: WK4, WK3 e WKS, per i fogli di calcolo creati con Lotus DBF, uno standard mondiale per i database. HTM, utilizzato per le pagine pubblicate in Internet. A questi se ne possono aggiungere molti altri, ma è sufficiente sapere che il software può leggere o scrivere dati in formati diversi da quello nativo, ovvero quello che i costruttori hanno previsto venga utilizzato in mancanza di indicazioni diverse. Le successive versioni (o release) dei programmi possono utilizzare formati diversi, che rendono impossibile ai software più vecchi leggere i nuovi dati. Si potrebbe ipotizzare che si tratti di una strategia commerciale, per imporre ai clienti l acquisto delle ultime versioni o complicare la vita ai concorrenti, che dovranno ogni volta mettere i propri programmi in grado di gestire i nuovi tipi di file: quali che siano i motivi, è fondamentale ricordare che esiste questo tipo di inconveniente. Un esempio pratico potrebbe essere il seguente: salvare su dischetto la cartella così ottenuta e aprirla su un altro computer che utilizza il programma Excel 5. Se il primo computer utilizza una versione successiva di Excel o un altro software, allora si deve intervenire per salvare la cartella in un formato che possa essere aperto sul secondo computer, cioè quello della versione 5 di Excel.

15 21 M4 Per fare ciò si utilizza il menu File Salva con nome, che mette a disposizione la lista Tipo di file con numerose opzioni di formato quali: Cartella di lavoro Lotus versione 9 Cartella di lavoro Lotus versione 97 Cartella di lavoro Microsoft Excel versione 5-95 Cartella di lavoro Microsoft Excel versione 2000/XP Verrebbe da chiedersi perché non utilizzare sempre la versione più vecchia, leggibile e scrivibile dai programmi più recenti. Due sono i motivi: Il programma propone sempre per default il salvataggio nella versione più recente, per cui ogni volta si renderebbe necessario andare a modificare manualmente il tipo di file. Se vengono utilizzate caratteristiche che non erano disponibili nelle versioni precedenti, queste non verranno salvate: per esempio, le versioni di Excel precedenti alla 4 erano in grado di memorizzare un solo foglio di lavoro per cartella, quindi salvare una cartella composta da dieci fogli in formato Excel 4 significa perderne nove. Su questo punto vale la pena di spendere ancora due parole. I diversi formati utilizzati dai vari programmi per salvare i dati sono un esigenza dovuta a problemi legali, in quanto lo schema con cui i dati vengono inseriti nel file è protetto da copyright quindi non riutilizzabile senza un preciso consenso; inoltre ogni programmatore adotta tecniche diverse che possono non essere adattabili agli stessi formati di memorizzazione. Per esempio, se un programmatore crea un foglio elettronico in cui i valori e le caratteristiche di ogni cella (come la formattazione) sono mantenuti insieme, troverà più semplice memorizzare i dati seguendo tale logica, mentre chi crea un software in cui i valori sono tenuti separati dalle formattazioni avrà difficoltà nell utilizzare lo stesso schema. Tra le varie versioni dello stesso programma la situazione è invece decisamente diversa: ogni nuova release aggiunge alcune funzionalità o caratteristiche che non erano disponibili in quella precedente, per cui lo schema del file cambia per consentirne la memorizzazione. Se si cerca di utilizzare una versione precedente per leggere un nuovo schema, non sarà in grado di farlo correttamente perché diverso da quanto atteso Salvare un documento in un formato appropriato per invio a un web site In pochissimi anni Internet ha acquisito una crescente importanza ed è sempre più facile trovare persone che si collegano alla Rete per motivi di lavoro o di semplice divertimento. Il problema per coloro che decidono di rendere disponibili informazioni attraverso Internet consiste nel trovare un formato che possa essere letto da tutti. Fortunatamente, nel caso dei fogli elettronici i formati di Excel e di Lotus sono mondialmente riconosciuti e non presentano problemi pratici per un utente, sia di personal compu-

16 M4 22 Foglio elettronico ter sia di Macintosh, che disponga di un software di gestione dei fogli elettronici. Esistono inoltre programmi detti viewer, reperibili su Internet e distribuiti gratuitamente come freeware, che permettono di aprire un file, guardarlo e stamparlo senza però la possibilità di modificare o salvare i dati: in pratica sono versioni ridottissime di programmi, tra cui anche Excel. Tuttavia, per avere la certezza che tutti siano in grado di leggere i dati è necessario convertire la cartella di lavoro nel formato Html, lo standard di Internet. Excel provvede automaticamente a effettuare tale conversione, applicando i seguenti passi: 1. Attivare, mediante il menu File Salva con nome, l omonima finestra. 2. In Tipo di File, selezionare la voce Pagine Web. 3. In Salva, indicare se si vuole pubblicare l intera cartella di lavoro o solo il foglio attivo. 4. Fare clic sul pulsante Pubblica per aprire la finestra successiva ed eseguire le eventuali modifiche.

17 23 M4 5. Fare clic sul pulsante Pubblica per terminare l operazione. A questo punto la cartella (o il foglio) selezionata è stata utilizzata per creare un file in formato Html, pronto per essere aperto utilizzando il browser preferito, per esempio Internet Explorer oppure Netscape Navigator.

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