Guida a EasyCard 6- desktop Riferita alla versione del 02/09/2015 Ultimo aggiornamento della guida effettuato il 03/09/2015

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1 Guida a EasyCard 6- desktop Riferita alla versione del 02/09/2015 Ultimo aggiornamento della guida effettuato il 03/09/2015 Indice PREMESSA DATABASE: creazione, stringhe di connessione, autenticazione utente ISTITUTO: inserimento dati, circolari avvisi per alunni e docenti, calendario riunioni, assemblee sindacali, gestione supplenze, anteprima dati INVALSI SEDI: inserimento CLASSI: gestione indirizzi di studio e inserimento classi ALUNNI: importazione o aggiornamento dati ALUNNI e FAMIGLIARI: ricerca ed esportazione dati ALUNNI: modifica rapida attributi DISCIPLINE: inserimento DOCENTI: inserimento nuovi docenti, aggiornamento dati o sostituzione docenti/importazione e definizione dei loro incarichi ATTRIBUZIONE docenti-discipline-classi (creazione del RED) AMMINISTRATORE: 1. Credenziali CLASSI: inserimento orario AMMINISTRATORE: 2. Calendario a.s AMMINISTRATORE: 3. Registri di classe (creazione) REGISTRO DI CLASSE (REC): utilizzo come amm.re REGISTRO DEL DOCENTE (RED): utilizzo come amm.re SCRUTINI (I): scrutini per alunno SCRUTINI (II): giudizi globali o annotazioni SCRUTINI (III): situazione di partenza SCRUTINI (IV): valutazioni infra-periodiche SCRUTINI (V): tabelle dei risultati ESAME DI STATO CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE AMMINISTRATORE: 4. Menu primaria AMMINISTRATORE: 5. Menu sec. I grado AMMINISTRATORE: 6. Menu voti AMMINISTRATORE: 7. Menu IRC ed esito finale AMMINISTRATORE: 8. Blocchi e preferenze AMMINISTRATORE: 9. Passaggio di a.s

2 30. ALUNNI: accesso genitori (risultati) ALUNNI: dati per INVALSI REPORT CLASSI: gestione gruppi alunni (~) CLASSI: gestione lezioni str. musicale (~) CLASSI: creazione dei flussi dati da inviare al SIDI SMS GESTIONE DELLA PERDITA DELLA CONNESSIONE AL DATABASE STRUMENTI: Blocca/sblocca accesso all'host o ai docenti STRUMENTI: Backup e ripristino del database STRUMENTI: FTP_Client NAVIGAZIONE RAPIDA E MENU CONTESTUALI BARRA DEI MENU

3 PREMESSA AVVERTENZA I frequenti aggiornamenti del programma e conseguentemente della guida possono causare una non sempre perfetta sincronizzazione fra le immagini riportate nella guida e quelle che vedete realmente usando il software. Le immagini stesse differiscono a seconda del sistema operativo utilizzato (la maggior parte di quelle presenti in questa guida sono state catturate usando Windows 7). La versione a cui si riferisce la guida è segnalata in prima pagina. Saremo comunque grati a tutti coloro che ci vorranno gentilmente segnalare errori o mancanze della guida o proporre approfondimenti di alcune parti di essa. ARCHITETTURA DI EASYCARD 6 WEB EasyCard 6-WEB (d'ora in poi EC6) è composto da due applicazioni: 1. applicazione desktop: (è quella a cui si riferisce questa guida) va installata nel PC di coloro che amministrano il programma e che stampano utilizzando i numerosi report disponibili. L'applicazione desktop serve a creare il database o aggiornare il database esistente e a gestire tutti i dati che saranno poi utilizzati nel corso dell'a.s. In caso di blocco del server web o di interruzione della linea internet può essere utilizzata per le operazioni di scrutinio utilizzando una copia del database precedentemente scaricata dal server. Pagina di avvio della versione desktop: N.B. Nella parte inferiore abbiamo posizionato il pannello denominato EasyCard: notizie più recenti che viene costantemente aggiornato via web in modo da informarti in tempo reale su tutti gli aggiornamenti, eventuali bug, modifiche e novità a cui stiamo lavorando. Se vuoi utilizzare la versione più aggiornata dell'applicativo prima che venga pubblicata ufficialmente fai clic sul link (a fianco del titolo Versione in corso) * download last build del gg/mm/aaaa *. -3-

4 Comparirà una finestra da cui potrai aprire o salvare la cartella compressa (zip) contenente un file *.exe e un file *.txt con le note relative all'installazione del file, molto semplice da eseguire). Sulla parte superiore nel lato dx del pannello si trovano due pulsanti che possono essere utili durante l'a.s. il pulsante * Download ultimi report * permette infatti di scaricare gli ultimi report disponibili senza necessità di installare completamente l'applicazione web. Il secondo pulsante con l'icona della freccia serve a ricaricare la pagina con le ultime notizie. 2. applicazione web: (la cui guida è consultabile direttamente dal web) non va installata in quanto vi si accede attraverso un browser. I nostri test vengono effettuati con i tre browser più diffusi: Explorer (ora Edge), Firefox e Chrome. L'applicazione web viene utilizzata soprattutto dai docenti per l'accesso e l'inserimento dei dati riguardanti i registri elettronici e gli scrutini e dai genitori per la visualizzazione delle assenze, pagelle e attività del proprio figlio e per la prenotazione dei colloqui. Pagina di avvio dell'applicazione web: COME INIZIARE Per iniziare è necessario preparare il database che conterrà tutte le informazioni che servono alla scuola. Le fasi iniziali di configurazione di un nuovo database richiedono tempo, attenzione e precisione nella sequenza degli interventi. Ti consigliamo di seguire quest'ordine: 1. Creazione del nuovo database. 2. Inserimento delle sedi. 3. Creazione delle classi da attribuire alle varie sedi. 4. Importazione dei dati anagrafici degli alunni 5. Inserimento delle discipline. 6. Inserimento degli indirizzi di studio e loro attribuzione alle classi. 7. Inserimento o importazione dei docenti e definizione dei loro incarichi. 8. Attribuzione dei docenti alle discipline e alle classi: creazione dei registri dei docenti (RED). -4-

5 9. Creazione delle credenziali di accesso per i docenti, genitori e utenti ATA o amministratori. 10. Creazione dei registri di classe (REC): calendario scolastico, pagine del registro, orario delle lezioni. 1. DATABASE: creazione, stringhe di connessione, autenticazione utente Per utilizzare EC6 inserendo i dati del proprio istituto segui i seguenti passi: 1. avvia EC6 e fai clic sul pulsante * Nuovo *, si aprirà una finestra in cui potrai inserire il nome del database; quindi fai clic sul pulsante Crea: Il database appena creato verrà salvato nella cartella EC6_Data 2. Fai poi clic sul pulsante * Apri * e seleziona il database che hai appena creato nella cartella EC6_Data. Ad esempio se il nome che ha dato al database è TEST, e usi Windows 7 o 8, dovresti ottenere un stringa di connessione al database locale come questa: C:\Users\Public\EasyCard_6\EC6_Data\TEST.FDB N.B. La stringa di connessione a un database locale inizia con la lettera del disco fisso del proprio PC. ATTENZIONE. Ricordiamo che quanto viene registrato in un database locale può essere letto o aggiornato solo dal PC in cui è stato installato EC6. Solo nella fase iniziale può essere utile utilizzare la connessione locale, che rimane la più veloce, in seguito, all'avvio dell'a.s. è necessario caricare il database sull'host di ValleMediaTime tramite FTP_Client (vedi in seguito il capitolo Strumenti). Una volta scaricato inviateci un mail e provvederemo a inserirlo nel web-server in modo tale che tutti gli utenti accreditati possano poi connettersi da entrambe le versioni. Le due stringhe di connessione al database in remoto vi verranno fornite da noi; una servirà per la connessione all'applicazione web via browser (chiamata stringa host) e una per la connessione dall'applicativo desktop. 3. Dopo aver inserito una stringa di connessione fai clic su entrambi i pulsanti In questo modo la stringa di connessione al database verrà salvata sul file di configurazione e non sarà più necessario ripetere tale operazione. 4. Fai clic sul pulsante * Apri connessione *: -5-

6 ti troverai così sulla pagina Autenticazione utente da cui potrai inserire le sedi del tuo istituto mediante il pulsante: che ti porterà sulla pagina per l'inserimento delle sedi (vedi in seguito il capitolo che tratta dell'inserimento Sedi). Una volta terminato l'inserimento delle sedi chiudi la connessione mediante il pulsante * Chiudi * (in alto a sx) e riavvia la connessione con il pulsante * Apri connessione *: Nella pagina di avvio sono presenti anche altri pulsanti: pulsante * Demo *: permette di aprire un database locale con dei dati fittizi già inseriti, è utile per farsi un'idea iniziale di come funziona il programma desktop. casella di controllo Controlla connessione ogni nn secondi: permette di attivare una funzione di EC6 che produce automaticamente un'interrogazione al database ogni nn secondi. Serve nei casi in cui la linea internet si scollega frequentemente anche per pochi attimi ed evita un crash del programma. Per ulteriori informazioni vedi il capitolo riguardante la Gestione della perdita di connessione. pulsante * Assistenza v.3.4 *: avvia un programma freeware che permette di effettuare l'assistenza tramite desktop remoto. In fondo alla pagina d'avvio puoi inserire la stringa di connessione al tuo host e registrarla mediante il pulsante a fianco (icona con penna che scrive). Gli altri pulsanti disponibili sono: pulsante * Default *: inserisce automaticamente la stringa dell'host collegato al database dimostrativo per il web. pulsante * Versione web...*: avvia il vostro browser di default e vi porta alla pagina di avvio del vostro host. pulsante * Velocità di connessione *: avvia il vostro browser di default e vi porta a una pagina da cui è possibile effettuare uno dei più diffusi test che calcolano il PING e la velocità di connessione in download e in upload. Ovviamente maggiore è la velocità della vostra connessione e maggiore sarà anche la velocità con cui potrete lavorare, specialmente dall'applicazione desktop. -6-

7 AUTENTICAZIONE UTENTE Dopo aver inserito per la prima volta le sedi è necessario chiudere e riaprire la connessione al database. Il database naturalmente viene protetto mediante due credenziali: nome utente e password. Per default alla creazione di un nuovo database vengono create, per il ruolo di amministratore, le seguenti credenziali: Nome utente = admin Password = 123 Finché il database è in locale, cioè situato sul vostro PC, puoi mantenere le credenziali di default e utilizzare il pulsante * Default * per accedervi senza doverle inserire ogni volta. Quando invece il database viene condiviso su un server remoto o locale è assolutamente necessario modificare le credenziali dell'amministratore. Vedi il capitolo Amministratore: creazione credenziali di accesso. Se non vuoi inserire a le credenziali di amministratore ogni nuova connessione puoi registrarle mediante il pulsante Memorizza le credenziali nel file di configurazione e fare poi clic sul pulsante * Entra * per connetterti senza dover digitare ogni volta le credenziali. -7-

8 2. ISTITUTO: inserimento dati, circolari avvisi per alunni e docenti, calendario riunioni, assemblee sindacali, gestione supplenze, anteprima dati INVALSI. Una volta entrati nel programma come amministratori hai a disposizione una serie di pulsanti di navigazione sulla parte superiore del programma: Fai clic sul pulsante * Istituto * della barra principale di navigazione ti troverai nella pagina istituto contenente sette schede: Scheda 1. Istituto È composta da vari campi che non presentano vincoli particolari. -8-

9 Scheda 2. Circolari per REC (Registro Elettronico di Classe) Mediante questa scheda è possibile inserire e/o allegare circolari e avvisi da inviare alle classi selezionate. Le circolari o avvisi appaiono sul registro di classe sotto forma di pulsante lampeggiante che una volta cliccato dal docente in servizio permette di accedere al suo contenuto e di inserire la firma del docente. Nella parte sinistra della scheda sono disponibili i campi e i pulsanti per l'inserimento delle circolari, nella parte a dx puoi selezionare a quali classi inviare la circolare e controllare se sono state firmate. N.B. I campi il cui nome viene etichettato con testo di colore rosso sono sempre obbligatori. Il numero della circolare deve essere sempre univoco. Si possono allegare file in formato pdf, docx, doc, odt, txt. -9-

10 Scheda 3. Circolari docenti Mediante questa scheda è possibile inserire e/o allegare circolari e avvisi da pubblicare nei registri personali dei docenti elencati nella tabella * Registri dei docenti in cui pubblicare *. Le circolari o avvisi appaiono sul registro di ogni singolo docente sotto forma di pulsante lampeggiante chiamato * Circolari * che una volta cliccato dal docente permette di accedere al suo contenuto e di inserire la data e ora che vale come presa visione del docente. Nella parte sx della scheda sono disponibili i campi e i pulsanti per l'inserimento delle circolari, nella parte a dx puoi selezionare a quali docenti inviare la circolare e controllare se sono state lette. Per selezionare gruppi di docenti puoi utilizzare il menu a tendina: oppure uno dei cinque pulsanti: N.B. il pulsante * Selezionati * o il corrispondente comando da menu Selezionati in tabella filtra automaticamente i docenti selezionati nella tabella mediante i comandi Ctrl+clic. N.B. I campi il cui nome viene etichettato con testo di colore rosso sono sempre obbligatori. Il numero della circolare deve essere sempre univoco. Si possono allegare file in formato pdf, docx, doc, odt, txt. -10-

11 Scheda 4. Calendario riunioni In questa scheda puoi comunicare a tutti i docenti il calendario delle varie riunioni e mostrarle a tutti i docenti oppure ai docenti del grado scolastico selezionato. I docenti vedranno nel loro registro personale il numero di riunioni inserite e potranno consultarle facilmente mediante un solo clic. -11-

12 Scheda 5. Assemblee sindacali Le assemblee sindacali vanno inserite per ottenere il calcolo esatto delle ore di assenza. Dopo aver registrato un'assemblea sindacale (data e orario) la puoi attribuire a tutte le classi selezionate nella tabella Classi del pannello laterale di sx. -12-

13 Scheda 6. Gestione supplenze In questa scheda (simile alla scheda Credenziali docenti utilizzata dall'amministratore) il personale ATA può gestire i supplenti in base alla data di scadenza della supplenza. Per sostituire un docente in congedo con un supplente segui i seguenti passi: 1. seleziona il docente da supplire nella tabella docenti e supplenze; 2. seleziona la data in cui scadrà la supplenza; 3. inserisci l'alias del supplente (ad esempio il suo cognome e nome); 4. genera le credenziali del supplente (o inseriscile manualmente); 5. salva. N.B. Appena registrata la supplenza il docente titolare non potrà più utilizzare il suo registro fino alla data di scadenza della supplenza. -13-

14 Scheda 7. Anteprima dati INVALSI Ogni anno l'invalsi richiede alle scuole di inviare le informazioni di contesto per le classi della scuola primaria e secondaria di I e II grado che devono affrontare le prove INVALSI. EC6 permette di inserire dati necessari per ciascuna classe e di inviarli all'invalsi tramite l'applicazione web, per l'inserimento dei dati vedi il capitolo riguardante i Dati per INVALSI. La scheda Anteprima dati INVALSI mostra la tabella con tutti i dati registrati (eccetto i voti) in modo da agevolare il di controllo visuale dei dati eventualmente mancanti. La verifica dei dati viene poi compiuta sia dalla nostra applicazione WEB e sia dal server dell'invalsi che in pochi secondi convaliderà o meno l'avvenuto invio dei dati. -14-

15 3. SEDI: inserimento Fai clic sul pulsante * Sedi * della barra principale di navigazione: Inserisci almeno la descrizione della sede, l'ordine di scuola e il suo codice meccanografico, quindi salva mediante clic sul pulsante con la spunta verde (Registra modifiche sul record attivo) Per aggiungere altre sedi fai clic sul pulsante (Inserisci nuovo record) e inserisci i dati della nuova sede nei due campi obbligatori. N.B. Per usare il database la prima volta è necessario aver inserito almeno una sede. Per accedere al database scegli una sede e fai clic sul pulsante * Default *. N.B. Il pulsante * Default * permette di accedere al database come amministratori con le credenziali di default. Nella fase di preparazione del database è più rapido mantenere le credenziali di default; una volta terminata la configurazione del database ricordati però di modificare (vedi in seguito). Se la tua scuola utilizza la prenotazione dei colloqui on line da parte dei genitori puoi avvisare direttamente i genitori (ad es. di improvvise assenze di un docente o di interruzione dei colloqui durante gli scrutini, ecc.), mediante il campo evidenziato nella figura più in alto. -15-

16 4. CLASSI: gestione indirizzi di studio e inserimento classi Fai clic sul pulsante * Classi * della barra principale di navigazione ti troverai nella pagina classi contenente sei schede: Scheda 1. Gestione indirizzi di studio EC6 permette di inserire automaticamente tre indirizzi di studio mediante il menu a tendina: * Inserisci indirizzo di studio * o di resettarli mediante il menu a tendina * Reset indirizzo di studio *. Per ogni indirizzo scelto vengono create le abbreviazioni e i codici SIDI di ciascuna disciplina. Nella scuola secondaria è possibile specificare la seconda lingua straniera. Nel caso abbiate due seconde lingue comunitarie nella stessa classe potete lasciare come disciplina SECONDA LINGUA COMUNITARIA e specificare poi nel report di stampa la lingua seguita dal ciascun alunno. Le discipline numerate da 13 a 16 servono per le discipline dell'autonomia. Le discipline 17 e 18 sono per default dedicate al COMPORTAMENTO e all'irc o AAIRC. Sulla parte dx della scheda devi inserire le date di chiusura dei vari periodi di valutazione per ciascun indirizzo di studio utilizzato in modo che il calcolo delle assenze possa essere effettuato correttamente. Infine è necessario attribuire a ciascuna classe il proprio indirizzo di studio. -16-

17 Per attribuire velocemente un indirizzo di studio comune a più classi: 1. seleziona le classi con lo stesso indirizzo di studio (Ctrl+clic nella tabella classi del pannello laterale sx); 2. seleziona l'indirizzo di studio che vuoi attribuire dalla tabella che mostra gli indirizzi di studio disponibili e fai clic sul pulsante * Attribuisci *. -17-

18 Scheda 2. Inserimento classi Per aggiungere velocemente le classi a un nuovo database usa il panello a sx: 1. Creazione automatica delle classi per la sede selezionata. Innanzitutto completa i campi descritti in colore verde: Grado scolastico Numero frazioni ai fini della valutazione (2 o 3) e quindi inserisci il numero di classi prime, seconde, terze, ecc. che appartengono alla sede selezionata; infine fai clic sul pulsante * Crea classi *. Utilizzando il pulsante (Mostra nascondi pannello sedi-classi-alunni) posto in alto a sx prima del pulsante * Chiudi * puoi verificare l'avvenuto inserimento delle classi abbinate alla sede: A questo punto puoi attribuire gli indirizzi di studio alle classi, oppure rimandarlo a una fase successiva e passare all'importazione dell'anagrafica alunni. Dal pannello 2. Inserimento ultima frazione temporale (codice SIDI) apri il menu a tendina * Ultima frazione temporale * e scegli il codice SIDI corrispondente alla frazione temporale finale utilizzata dalle classi selezionate. Il dato registrato serve a fine anno per l'invio al SIDI dei dati relativi agli esiti degli scrutini finali analitici di tutte le classi della scuola secondaria. Per inserire una nuova classe o correggere eventuali errori su singole classi usa invece il panello a dx in alto denominato: 1. Modifica/inserisci classi con indirizzi ministeriali N.B Da questo pannello puoi anche eliminare la classe selezionata mediante il pulsante con il segno (meno); prima di procedere all'eliminazione della classe comparirà un messaggio con la richiesta di conferma: -18-

19 se la classe contiene alunni il messaggio sarà diverso: N.B. Puoi eliminare le classi anche mediante un clic con il tasto destro del mouse direttamente sulla tabella contenente l'elenco delle classi. Per le schede 3, 4, 5, 6 presenti su Classi vedi i capitoli specifici. -19-

20 5. ALUNNI: importazione o aggiornamento dati Fai clic sul pulsante * Alunni * della barra principale di navigazione: e poi clic sulla scheda 8. Importazione dati: EC6 può importare i dati anagrafici da file in formato Microsoft Excel e da tutti i file di testo delimitati da un carattere separatore a scelta in cui vi sia una colonna con l'anno di corso della classe (1, 2, 3 ecc.) e una per la sezione. Nel caso il file excel o txt sia formato da colonne con classe e sezione non suddivise siete pregati di contattarci in modo da risolvere facilmente il problema. Per aprire il file di testo fai clic sul pulsante * Apri file XLS... * o sul pulsante* Apri file TXT... * e seleziona il file contenente i dati da importare. N.B. I file excel vengono normalmente creati dai file esportati dai più diffusi programmi utilizzati dalle scuole SISSI e SIDI compresi. -20-

21 Se hai aperto un file txt, l'anteprima del file di testo in EC6 potrebbe apparire con i dati ben incolonnati oppure disordinati. Questo dipende dal carattere separatore utilizzato per creare il file txt. Mediante l'uso del menu a tendina Carattere separatore puoi comunque trovare il carattere che permette di incolonnare i dati nelle rispettive colonne. Dopo aver ottenuto la corretta suddivisione in colonne basta abbinare a ciascuna colonna il numero del campo corrispondente; nell'esempio in figura la colonna 3 corrisponde al cognome dell'alunno e pertanto basterà scegliere il numero 3 dal menu a tendina Cognome. Una volta compreso il meccanismo di collegamento fra i vari menu a tendina con i nomi dei campi usati da EC6 e le colonne ottenute dal file di testo si procede con l'abbinamento di tutti i campi che si intende importare. Avvertenza: alcuni database esportano i dati relativi alla data di nascita dell'alunno o dei genitori con il formato gg-mm-aaaa al posto di gg/mm/aaaa. In questo caso basta fare clic sui pulsanti con icona a forma di stella per convertire automaticamente il formato data con separatore data con il trattino al separatore data con barra obliqua. Attenzione: se la prima riga del file di testo contiene il titolo della colonna sarà necessario rimuoverlo mediante il pulsante * Rimuovi 1ª riga *. Dopo aver impostato tutti i parametri di collegamento fra i campi di EC6 e le colonne potete salvarli per eventuali riutilizzi tramite il pulsante * Salva tutti i parametri come Set1 *. -21-

22 Per riutilizzarli usate invece il pulsante * Carica tutti i parametri salvati come Set1 *. In EC6 avete a disposizione anche un Set2. Per completare l'importazione seleziona il tipo di importazione o di aggiornamento (dai due menu disponibili). Il menu * Importa dati di alunni e famigliari * presenta 4 opzioni: Opzione 1: esegue l'importazione dei dati di tutti gli alunni su tutte le classi presenti nella sede selezionata. Se sono già presenti altri alunni EC6 vi chiederà se volete sovrascriverli. Per utilizzare l'opzione 1 è necessario che i dati presenti sul file di testo presentino una colonna con l'anno di corso e una colonna con la sezione e che siano statti attribuiti tutti i dati obbligatori specificati. Opzione 2: esegue l'importazione dei dati di tutti gli alunni solo sulla classe selezionata. Per utilizzare l'opzione 2 è necessario che i dati presenti sul file di testo presentino una colonna con l'anno di corso e una colonna con la sezione e che siano statti attribuiti tutti i dati obbligatori specificati. Gi alunni eventualmente già presenti nella classe che hanno lo stesso codice fiscale del file di testo saranno scartati (i loro dati non subiranno modifiche). Opzione 3: esegue l'importazione dei dati di tutti gli alunni con diverso codice fiscale nella classe 1ªU (classe unica provvisoria che serve a inizio anno prima che siano state formate le nuove classi prime) senza cancellare eventuali alunni presenti nella classe. Opzione 4: esegue l'importazione dei dati di tutti gli alunni aggiungendoli solo sulle classi prime scartando gli alunni che hanno lo stesso codice fiscale. Serve ad esempio a importare i neo iscritti dal SIDI senza cancellare gli alunni interni che sono stati spostati dalle classi quinte della primaria alla classe prima della sec. I grado. Terminata l'importazione vengono visualizzati alcuni dati relativi al numero di alunni importati. N.B. il menu si attiva solo in presenza di un file di testo precedentemente aperto e visualizzato sulla tabella di sx. Il menu * Aggiorna/aggiungi dati di alunni e famigliari * presenta 3 opzioni: Opzione 1: esegue l'aggiornamento dei dati degli alunni che hanno lo stesso codice fiscale. Opzione 2: esegue l'aggiornamento dei dati degli alunni che hanno lo stesso codice SIDI. Opzione 3: esegue l'aggiornamento dei dati degli alunni che hanno lo stesso cognome e nome. Durante l'aggiornamento vengono elencati gli alunni i cui dati vengono allineati. -22-

23 6. ALUNNI e FAMIGLIARI: ricerca ed esportazione dati Per trovare la scheda di un alunno senza conoscere in quale classe si trova puoi utilizzare la finestra Cerca Alunno: Per aprire la finestra Cerca alunno fai clic sul pulsante * Alunni * della barra principale di navigazione e quindi clic sul pulsante * Cerca... * (icona con la lente) della scheda 1. Anagrafe: La finestra Cerca alunno mostra un pulsante per il caricamento di tutti gli alunni dell'istituto, il tempo di caricamento (più lungo alla prima apertura) è variabile in base alla connessione, al numero di alunni e all'utilizzo o meno delle foto. Dopo aver caricato gli alunni vi si presenterà la scheda 1. Alunni su cui potrete effettuare ricerche secondo vari filtri. Ricerca alunni. Per effettuare la ricerca di un alunno seleziona una delle due voci dal menu * Seleziona il campo di ricerca * e inizia a digitare il comune di residenza o il cognome o il codice SIDI o il codice fiscale dell'alunno: la tabella alunni si aggiornerà automaticamente mostrando solo gli alunni appartenenti al criterio di ricerca. Per visualizzare la scheda anagrafica di un alunno fai clic sulla corrispondente riga della tabella. Per effettuare una ricerca per ID dell'alunno inserisci il numero sul campo Cerca tramite ID alunno e quindi fate clic sul pulsante Cerca. Per visualizzare nuovamente tutti gli alunni dopo aver effettuato una ricerca fai clic sul pulsante * Reset *. -23-

24 È possibile filtrare ulteriormente la ricerca utilizzando il menu a tendina denominato * Seleziona tipo di ricerca *: Ordinamento dati della tabella alunni. Avviene mediante clic sull'intestazione delle colonne della tabella. Esportazione tabella alunni o famigliari. Per esportare i dati della tabella fai clic sulla scheda 3. Esportazione dati Scegli i dati che vuoi esportare fra alunni o famigliari e quindi fai clic sul pulsante * Carica tutti i dati * e infine clic sul pulsante * Esporta tabella *. -24-

25 7. ALUNNI: modifica rapida attributi Per inserire più rapidamente i dati che si ripetono sugli alunni della stessa classe utilizza la scheda 5. Modifica rapida attributi. Il suo funzionamento è intuitivo: prima seleziona le righe degli alunni su cui vuoi inserire un determinato attributo fra quelli disponibili e poi fai clic sul pulsante o sui comandi disponibili nei vari menu a tendina. Per selezionare tutti gli alunni fai clic sul pulsante in alto a sx: per selezionare solo alcuni alunni usa la combinazione di tasti Ctrl + clic sulle righe della tabella. Il menu a tendina * Seleziona stato frequenza * dispone di quattro voci: Frequentante, Trasferito, Abbandono, Cancella. Il menu a tendina * Seleziona IRC-AAIRC-SA * dispone di sei comandi: Frequenta IRC, Non frequenta IRC, Frequenta AAIRC, Frequenta studio assistito, Cancella, Converti da formato MediaSoft. Il menu a tendina * Seleziona str. musicale * mostra tutti gli strumenti musicali inseriti dall'amministratore nel relativo menu più il comando * Riporta a indirizzo ordinario (MX01) *. N.B. quando viene inserito uno strumento musicale viene automaticamente assegnato all'alunno anche il relativo codice di indirizzo didattico musicale SIDI (=MX02), se invece si usa il comando * Riporta a indirizzo ordinario (MX01) * viene cancellato il nome dello strumento musicale e il codice di indirizzo didattico SIDI diventa quello ordinario (=MX01). Il menu a tendina * Codice ind. didattico SIDI * permette di scegliere fra i due indirizzi (ORDINARIO e MUSICALE) i cui codici devono esser inseriti in ogni alunno selezionato.. Il menu a tendina * Codice autonomia * permette di specificare un numero da 1 a 5 utile, nel caso si utilizzino più discipline dell'autonomia, a fine anno per l'invio degli esiti degli scrutini finali al SIDI. Il menu a tendina * Seleziona disciplina per formazione gruppo * permette di specificare in quale gruppo inserire l'alunno nel caso di bilinguismo o attività dell'autonomia per classi parallele. -25-

26 Il menu a tendina * Seleziona lingua comunitaria * permette di specificare quale seconda lingua viene seguita dall'alunno. I due pulsanti * Sostegno * e * DSA * permettono di inserire/cancellare il relativo flag (X) per tutti gli alunni selezionati. Nel pannello Orario differenziato per alunno puoi inserire l'orario di entrata posticipata o di uscita anticipata degli alunni che per vari motivi usufruiscono di un orario differenziato. Per visualizzare le relative colonne nella tabella metti il segno di spunta sulla casella Orario. Per attribuire (o cancellare) l'orario differenziato a un giorno della settimana innanzitutto inserisci l'ora e i minuti mediante e due tendine poi seleziona uno o più alunni e quindi usa il menu * Attribuisci orario differenziato * per registrare o cancellare l'orario differenziato relativamente al giorno selezionato dal menu, il menu dispone di 19 comandi: Per visualizzare le colonne relative ai giorni in cui gli alunni usufruiscono della mensa fai clic sulla casella Mensa. Il menu a tendina * Seleziona giorno mensa * dispone di undici comandi che permettono di attribuire o cancellare il giorno in cui gli alunni selezionati frequentano la mensa: -26-

27 8. DISCIPLINE: inserimento Fai clic sul pulsante * Discipline * della barra principale di navigazione: EC6 permette di inserire automaticamente tutte le discipline normalmente insegnate nella scuola primaria e sec. di I grado mediante un clic sul pulsante * Inserisci discipline di default *. Puoi modificare o eliminare le discipline utilizzando i pulsanti del pannello di gestione della tabella che trovi in quasi tutte le sezioni del programma: ATTENZIONE: gli alias delle discipline IRC, AAIRC e STRUMENTO MUSICALE non devono essere modificati. -27-

28 9. DOCENTI: inserimento nuovi docenti, aggiornamento dati o sostituzione docenti/importazione e definizione dei loro incarichi. Fai clic sul pulsante * Docenti * della barra principale di navigazione ti troverai nella pagina Docenti contenente cinque schede: Scheda 1. Inserimento docenti Per aggiungere nuovi docenti manualmente fai clic sul pulsante * Aggiungi * (+) e inserisci i campi obbligatori Cognome, Nome e seleziona la sede; l'alias del docente viene creato automaticamente. Per i docenti di strumento musicale specifica lo strumento che insegnano. Dal pannello a dx denominato Attribuzione dei docenti di sostegno e in commissione d'esame di stato puoi attribuire il sostegno e l'appartenenza alla commissione d'esame mediante la selezione multipla dei docenti interessati (Ctrl+clic sulla tabella dei docenti) seguita da un clic sul pulsante per l'inserimento simultaneo dell'attributo X per il sostegno e da un clic sul pulsante per la commissione d'esame (da effettuare preferibilmente poco prima dell'esame). -28-

29 Scheda 2. Aggiornamento dati o sostituzione docenti Da questa scheda (divisa in due pannelli) è possibile, solo dopo aver selezionato una data dal menu * Data inizio sostituzione *, modificare i dati del docente selezionato o sostituire un docente con un nuovo docente avente diritto la cui nomina sia stata effettuata ad a.s. già iniziato. Per salvare le modifiche usa il pulsante * Salva * che diventerà attivo solo dopo aver selezionato una data dal calendario. Utilizzando la sostituzione hai la possibilità di passare tutti i registri personali dal docente che viene sostituito al docente di nuova nomina usando il pannello di sx, oppure passare singoli registri da un docente all'altro usando il panello di dx. Scheda 3. Attribuzione docenti-discipline-classi (creazione RED) Vedi il capitolo

30 Scheda 4. Composizione dei C.d.C. e coordinatori Da questa scheda (divisa in due pannelli sx e dx) è possibile visualizzare sulla sx l'elenco dei coordinatori o referenti di classe e sulla dx la composizione del C.d.C. o del team. I due pulsanti di anteprima stampa creano i relativi report collegati all'editor FastReport. -30-

31 Scheda 5. Importazione docenti Da questa scheda è possibile importare i nominativi dei docenti nel caso in cui il loro cognome e nome siano provenienti da un file di Excel o da un file di testo delimitato da carattere separatore. Nell'esempio in figura docenti sono stati importati dal file txt di esempio (contenuto nella cartella EC6_Allegati > file EC6_Importa dati docenti.txt ) in cui il cognome e il nome sono sono suddivisi dal carattere (pipe) in questo modo: ROSI DAVIDE MILAN GIUSEPPE ACCARDI SAMUELE Attenzione: il file (excel o txt) deve contenere il cognome del docente nella prima colonna e il nome del docente nella seconda colonna. Puoi importare da file txt anche usando altri caratteri separatori secondo gli standard più utilizzati modificando il carattere separatore dall'apposito menu a tendina. Per importare fai clic sul pulsante * Apri XLS... * o * Apri TXT... *,controlla la corretta suddivisione in due colonne (Cognome e nome) e infine fai clic sul pulsante * Importa *. -31-

32 10. ATTRIBUZIONE docenti-discipline-classi (creazione del RED) Fai clic sulla scheda 3. Attribuzione docenti-discipline-classi (creazione RED) della pagina Docenti. Ti si presenta una delle schede più complesse di EC6 da cui potrai creare il registro elettronico di ciascun docente (RED). Per creare un registro devi attribuire per ciascun docente la disciplina (una per volta) di cui è titolare selezionando una o più classi in cui il docente è titolare della disciplina selezionata. La procedura di attribuzione va svolta con attenzione, segui i seguenti passi: 1. Fai clic sulla colonna (Ord.= ordine della tabella Discipline) in modo da posizionare ITALIANO in alto e di seguito le altre discipline nell'ordine in cui si è già abituati anche per le pagelle. 2. Dopo aver ordinato le discipline seleziona il primo docente dalla tabella Docenti e seleziona la disciplina che insegna dalla tabella Discipline. 3. Passa alla tabella Classi e seleziona tutte le classi in cui il docente è titolare della disciplina selezionata. Per i docenti di Lettere sarà necessario attribuire loro i registri di Italiano, Storia e Geografia, idem per gli latri docenti che insegnano più di una disciplina. 4. Infine fai clic sul pulsante * Attribuisci (crea RED) *. Per verificare la composizione di un C.d.C. fai clic su una delle righe della tabella Classi. Ripeti con attenzione i passi precedenti per ciascun docente. -32-

33 Per visualizzare l'elenco dei registri attributi a ciascuna classe fai clic sulla classe elencata nella tabella del pannello laterale sx. Oppure seleziona una classe dalla tabella Classi contenuta nel pannello omonimo di questa scheda e clic clic sul pulsante * Docenti della classe *. Per visualizzare i registri già assegnati a ciascun docente fai clic sul nome del docente che appare in tabella Docenti. I registri già attribuiti compaiono nel pannello in basso a dx denominato Registri attribuiti al docente selezionato. Mediante un clic su ciascuno dei registri puoi ottenere il numero di verifiche registrate dal docente; nell'esempio in figura si vede che il docente BENNI di STORIA ha registrato 42 verifiche in 3ªA. Per eliminare un registro fai clic sul pulsante * Elimina*. Per attribuire il ruolo di coordinatore (necessario per l'accesso agli scrutini ed altro dalla piattaforma web) basta selezionare il docente e fare clic sul pulsante * C *. N.B. È possibile attribuire anche il ruolo di segretario mediante clic sul pulsante * S *; tale ruolo è però attualmente utile solo per eventuali stampe prodotte da EasyCard in quanto non sono state ancora previste nè richieste particolari funzioni associate ai soli docenti segretari. -33-

34 11. AMMINISTRATORE: 1. Credenziali Le credenziali di accesso (nome utente + password) sono fondamentali per il corretto uso dei registri e la loro consultazione da parte dei genitori. EC6 può generare automaticamente tre tipologie di credenziali (da un primo livello più semplice da memorizzare a un terzo livello più complesso ma anche più sicuro). Le credenziali possono essere attribuite ai genitori (tramite i relativi figli-alunni), al personale ATA, agli amministratori di sede, all'amministratore di istituto, al dirigente scolastico e al servizio mensa. Per accedere alle schede relative alle credenziali fai clic sul pulsante * Amm.re * della barra principale di navigazione e quindi clic sulla scheda 1. Credenziali. La scheda 1. Credenziali è suddivisa in tre sotto-schede: 1.1 Credenziali utenti, 1.2 Credenziali docenti, 1.3. Credenziali genitori. La sotto-scheda 1.1 Credenziali utenti permette di inserire manualmente le credenziali utenti (solitamente gli utenti che vanno abilitati sono poco numerosi). Gli utenti possono avere cinque ruoli diversi: 1. utente con codice A = Personale ATA (ha accesso a tutti i pulsanti ad esclusione di REC, REC, Scrutini e Amm.re). 2. utente con codice S = Amministratore di sede (ha accesso a tutti i pulsanti ad esclusione di RED ma non può creare nuovi utenti); per questo ruolo è necessario selezionare anche la sede. 3. utente con codice I = Amministratore di istituto (ha accesso a tutti i pulsanti ad esclusione di RED e può inserire nuovi utenti). 4. utente con codice P = Dirigente scolastico (ha accesso a tutti i pulsanti e può inserire nuovi utenti). 5. utente con codice M = Mensa (ha accesso solo al pulsante Mensa dell'applicazione web). -34-

35 Il nome utente e la password SIDI sono per ora campi facoltativi che serviranno in futuro per la nuove tipologie di sincronizzazione dati con il SIDI La sotto-scheda 1.2 Credenziali docenti permette di inserire manualmente o automaticamente le credenziali dei docenti. Per generare, modificare o cancellare le credenziali dei docenti utilizza il menu a tendina * Genera, modifica o cancella credenziali docenti * e scegli il comando da utilizzare fra i dieci disponibili: ATTENZIONE: dopo aver selezionato il tipo di credenziali e confermata l'intenzione di proseguire al relativo messaggio di richiesta conferma, le eventuali credenziali precedenti verranno sovrascritte e pertanto non saranno più utilizzabili. Vi consigliamo pertanto di crearvi una copia delle credenziali su file di testo prima di procedere utilizzando il pulsante con l'icona della stampante. A tale scopo puoi utilizzare il pulsante * Esporta su TXT * che salva le credenziali (in un formato poi direttamente importabile) nella cartella chiamata EC6_DatiEsportati. N.B. Le credenziali vengono generate solo per i docenti della sede selezionata e pertanto è necessario ripetere l'operazione per le altre sedi. -35-

36 INSERIMENTO DELLE CREDENZIALI PER I SUPPLENTI TEMPORANEI È possibile generare automaticamente anche le credenziali per il supplente che sostituisce temporaneamente un docente. Procedura: 1. seleziona il docente da sostituire sulla tabella del pannello di sx; 2. seleziona la data in cui termina la supplenza dal menu * Seleziona data *; 3. inserisci un alias per il supplente (ad es. Supplente di ACCAMO o meglio il cognome e nome del supplente); 4. seleziona il tipo di credenziali da utilizzare dal menu * Genera o cancella credenziali supplente *. N.B. Utilizzando questa procedura al termine della supplenza vengono automaticamente ripristinate le credenziali del docente titolare mentre quelle del supplente vengono cancellate. Per cancellare i dati del supplente, seleziona la riga della tabella e quindi scegli il comando Cancella credenziali supplente dal menu * Genera o cancella credenziali supplente *. -36-

37 La sotto-scheda 1.3 Credenziali genitori permette di inserire manualmente o automaticamente le credenziali dei genitori. Per generare o cancellare le credenziali genitori utilizza il menu a tendina * Inserisci o cancella credenziali genitori * e scegli il comando da utilizzare fra gli otto disponibili: ATTENZIONE: dopo aver selezionato il tipo di credenziali e confermata l'intenzione di proseguire al relativo messaggio di richiesta conferma, le eventuali credenziali precedenti verranno sovrascritte e pertanto non saranno più utilizzabili. Vi consigliamo pertanto di crearvi una copia delle credenziali su file di testo prima di procedere utilizzando il pulsante con l'icona della stampante. A tale scopo puoi utilizzare il pulsante Esporta su TXT... che salva le credenziali (in un formato poi direttamente importabile) nella cartella chiamata EC6_DatiEsportati. Per importare le credenziali salvate usate il pulsante Apri TXT e quindi fate clic sul pulsante * Importa *. N.B. Le credenziali vengono generate solo per la classe selezionata è pertanto necessario ripetere l'operazione per classi successive. -37-

38 12. CLASSI: inserimento orario L'inserimento dell'orario definitivo di ciascuna classe permette di ottenere dei registri di classe già pronti per un utilizzo più rapido da parte dei docenti. Ogni pagina del registro infatti conterrà, per ogni ora, sia la disciplina sia il nome del docente titolare. N.B. Nel caso in cui nell'orario manchino la disciplina e il docente verrà data la possibilità, al docente interessato, di inserire il proprio orario definitivo, tramite la piattaforma web. Per inserire l'orario definitivo entra in EC6 come amm.re e seleziona una classe dal pannello laterale sx. Fai clic sul pulsante * Classi * della barra di navigazione principale e clic sulla scheda 3. Inserimento orario: Inizia dal lunedì inserendo il totale delle lezioni, e il loro orario di inizio e fine delle lezioni. Per inserire l'orario hai due menu a tendina: il primo inserisce le ore, il secondo specifica i minuti. Se l'orario del lunedì si ripete anche per gli altri giorni della settimana fai clic sul pulsante * Duplica orario del lunedì * escludendo o includendo il sabato mediante il segno di spunta sulla casella di controllo Escludi sabato. Per ogni ora di lezione utilizza il menu a tendina che ti permette di inserire sia la disciplina sia il docente che gli è stato attribuito creando i registri dei docenti. Nel caso in cui il nome del docente non sia stato ancora attribuito al suo posto verrà inserito <NA> = non attribuito. Prosegui nello stesso modo per tutti i giorni della settimana. Per copiare l'orario delle lezioni di una classe (senza le discipline e i docenti) e incollarlo nelle altre classi che hanno lo stesso orario puoi utilizzare i pulsanti * Copia * e * Incolla * (quest'ultimo va usato dopo aver selezionato le classi in cui lo si deve incollare). -38-

39 Sul lato destro della pagina trovi la tabella con l'elenco dei docenti che sono stati attribuiti alla classe e il pannello per l'inserimento degli orari degli intervalli e della mensa. Il pulsante * Duplica orari * effettua la duplicazione degli orari su tutte le classi della sede selezionata. Il pulsante * Includi nel calcolo assenze * serve per includere il tempo mensa nel calcolo del monte ore annuale delle assenze. -39-

40 13. AMMINISTRATORE: 2. Calendario a.s. Per accedere alla creazione del calendario scolastico entra in EC6 con il ruolo di amministratori e fai clic sulla scheda 2. Calendario a.s.. Nella parte sx della finestra (pannello Creazione calendario scolastico 20015/2016) puoi creare il calendario scolastico (giorni effettivi di scuola) utilizzando le varie opzioni disponibili relative ai sabati e ai vari giorni e periodi di vacanza. Per inserire il calendario scolastico della tua scuola puoi utilizzare il menu a tendina * Seleziona calendario scolastico regionale * e quindi aggiungere eventuali festività locali o modificare qualche data in base a quanto stabilito dal Consiglio di Istituto. -40-

41 N.B. Le date che vengono escluse dal calendario scolastico sono tutte quelle in cui la casella di testo ha il segno di spunta. Dopo aver controllato la data di inizio, le varie opzioni e la data di fine a.s. fai clic sul pulsante * Crea calendario *. Il pannello centrale (Calendario) comprende la tabella con tutti i giorni dell'a.s. e, sopra, un filtro Tutti i mesi, tramite cui puoi controllare tutte le date o filtrarle mese per mese. Sul pannello posto a dx puoi eliminare la data selezionata o aggiungere nuove date e ottenere il conteggio dei giorni effettivi di scuola mese per mese mediante il pulsante * Mostra *. È possibile aggiungere nuove date anche durante l'a.s. mediante i pulsanti presenti nel pannello di dx Inserimento data singola. L'aggiunta di nuove date richiederà però l'aggiornamento delle pagine del registro di classe e dei relativi periodi di lezione. -41-

42 14. AMMINISTRATORE: 3. Registri di classe (creazione) N.B. Prima di creare i registri di classe è necessario aver creato il calendario scolastico. La creazione dei registri di classe è abbastanza lunga e va eseguita con molta attenzione. I principali passi da seguire sono: 1. creazione delle pagine del registro di classe; 2. inserimento dei periodi e orario delle lezioni; 3. inserimento/aggiornamento delle discipline e dei relativi docenti per ciascuna ora del registro di classe. Per accedere alla creazione dei registri di classe entra in EC6 con il ruolo di amministratore e fai clic sulla scheda 3. Registri di classe. I registri di classe, a differenza della creazione del calendario scolastico, uguale per tutte le classi, possono essere differenti da classe a classe. Pertanto conviene aprire il pannello laterale sx che mostra le tabelle sedi-classi-alunni e selezionare una classe per volta. Inizia dalla scheda 3.1 Creazione registro di classe (REC) e inserisci, per ogni ora, la rispettiva durata (in minuti). Puoi anche usare anche il menu * Seleziona durata unica ore di lezione * e scegliere il numero di minuti. -42-

43 Nel caso di ore con diversa durata modifica manualmente le rispettive ore. N.B. La durata delle lezioni può essere diversificata per ciascuna classe. Dopo l'inserimento della durata delle ore di lezione, controlla quale classe è selezionata e fai clic sul pulsante * Crea pagine * Tramite questa procedura verranno inserite per ogni data del calendario scolastico una pagina con la data del calendario, il giorno abbreviato, l'identificativo della classe e le durate di ciascuna ora di lezione. È possibile modificare le durate delle lezioni utilizzando il pulsante * Aggiorna durata ore di lezione *. Per eliminare un registro inserito erroneamente utilizza il pulsante * Elimina pagine *. Per aggiungere nuove pagine al registro nel caso siano stati aggiunti altri giorni di scuola in corso d'anno (vedi Calendario a.s. su come aggiungere nuove date) usa il menu * Scegli data *, seleziona tutte le classe e fai clic sul pulsante * Aggiungi pagina *. -43-

44 Terminata la creazione delle pagine dei registro, passa alla scheda 3.2. Gestione periodi di lezione (PDL): La scheda è divisa in 5 pannelli. Il pannello denominato 1. Inserimento del n di PDL per ciascun giorno della settimana permette di inserire il numero di periodi di lezioni (PDL) per ciascun giorno della settimana differenziandoli, se necessario, per ogni classe; viene aggiornata automaticamente quando si seleziona una classe. Mediante clic sul pulsante * Aggiorna il n dei PDL come da orario della classe * ottieni automaticamente il numero di lezioni memorizzato nell'orario definitivo della classe. In caso di orario provvisorio puoi invece fare clic su uno dei pulsanti numerati da 4 a 8 per inserire lo stesso numero di PDL in tutti i giorni e poi apportare modifiche manualmente. Per azzerare fai clic sul pulsante con l'icona X di colore rosso. Il pannello denominato 2. Inserimento dei PDL serve per inserire, mediante il pulsante * Inserisci * i PDL per ciascuna pagina del registro di classe. Il pulsante * Inserisci PDL * si abilita solo dopo aver scelto la data di inizio e di fine calendario scolastico in cui inserire i PDL. Questo permette di inserire l'orario provvisorio e di cambiare anche gli orari definitivi durante l'a.s. Per ottenere automaticamente la prima e l'ultima data del calendario scolastico fai clic sul pulsante * Inserisci date inizio e fine a.s. * N.B. Se il database è su web-server questo comando comporta un periodo di attesa abbastanza lungo per cui consigliamo di utilizzarlo con il database off-line a inizio anno scolastico. In caso di errori puoi eliminare tutti i PDL mediante il pulsante * Elimina tutti i PDL della classe * oppure eliminare solo i PDL selezionati mediante il pulsante * Elimina i PDL selezionati *. Il pannello denominato 3. Inserimento discipline e docenti permette di aggiungere a ciascun PDL il nome della disciplina con il relativo docente oppure solo il nome della disciplina. N.B. La procedura ha effetto solo se è stato registrato l'orario definitivo. Per inserire le discipline e i docenti ai periodi di lezione seleziona le date di inizio e fine e quindi fai clic sul pulsante * Inserisci discipline+docenti *. Per inserire solo le discipline (senza i nomi dei docenti) ai periodi di lezione seleziona le date di inizio e fine e quindi fai clic sul pulsante * Inserisci solo discipline *. Per cancellare le discipline e i docenti fai invece clic sul pulsante * Elimina discipline e docenti dai PDL del giorno selezionato * o sul pulsante * Elimina discipline e docenti da tutti i PDL *. Per modificare l'orario di un giorno solo usa il pannello 4. Inserimento/modifica discipline e docenti dei PDL registrati nel giorno selezionato. -44-

45 Per scegliere il giorno usa il menu * Scegli giorno * (oppure fai clic su una riga della tabella Pagine del registro di classe) e quindi clic sul pulsante * Inserisci-modifica *. Il pannello 5. PDL registrati nella pagina del REC selezionata permette di visualizzare l'anteprima dei dati registrati nei PDL appartenenti alla pagina del REC selezionata e di cancellare i PDL registrati per errore secondo varie opzioni. L'uso di ciascun pulsante è intuitivo e illustrato al passaggio del mouse sopra di esso. Andando sulla scheda 3. Dati registrati nel REC e nei PDL è possibile visualizzare in anteprima le firme dei docenti e le attività registrate. -45-

46 15. REGISTRO DI CLASSE (REC): utilizzo come amm.re Per accedere al registro di classe fate clic pulsante * REC * posto sulla barra principale di navigazione. Il registro di classe è composto da quattro schede: Tramite la scheda 1. Modifica è possibile intervenire e correggere quanto inserito nei seguenti campi: N.B. Nella versione web i campi docente 2, docente 3 e docente 4 vengono nascosti quando non contengono alcun carattere. La scheda 2. Assenze mostra, sulla sx, le assenze degli alunni e, sulla dx, l'elenco delle assenze dell'alunno selezionato sulla tabella di sx. -46-

47 La scheda 3. Verbali mostra tutti i verbali della classe selezionata inserti mediante l'applicativo web. Per poterli visionare prima fate clic sul pulsante * Verbale * in modo da scaricare il verbale nella cartella EC6_VerbaliScaricati e quindi fate doppio clic sul nome di uno dei file elencati sul pannello di dx denominato Elenco dei verbali scaricati. I verbali scaricati vengono memorizzati nella cartella EC6_VerbaliScaricati di EasyCard. La cartella può essere ispezionata direttamente mediante il pulsante * Apri * Per eliminare un file dalla cartella senza aprirla selezionate il file e fate clic sul pulsante * Elimina *. Per vedere i verbali di un'altra classe cambiate classe mediante clic sulla tabella Classi del pannello a scomparsa Sedi-Classi-Alunni visibile sul lato sx. La scheda 4. Note, provvedimenti disciplinari (di tutte le classi) permette di selezionare una data dal calendario scolastico e di visualizzare tutte le registrazioni effettuate sul campo note, provvedimenti disciplinari nel REC di tutte le classi. È inoltre possibile filtrare le classi in base alla sede e stampare la tabella tramite FastReport. Selezionando una riga della tabella si potrà visualizzare il testo della nota in modo più completo e ingrandito direttamente sopra la tabella. -47-

48 16. REGISTRO DEL DOCENTE (RED): utilizzo come amm.re Per accedere al registro elettronico del docente (RED) devi selezionare un docente dal menu a tendina situato in alto a dx: Il registro elettronico del docente (RED) è composto da 5 schede: Nella scheda 1. Verifiche è possibile visionare tutte le verifiche e le osservazioni sistematiche registrate dal docente selezionato tramite il menu a tendina posto in alto sulla destra: -48-

49 Nella scheda 2. Colloqui sono riportati i colloqui del docente con i genitori. Nella scheda 3. Riepilogo attività sono riportate tutte le registrazioni effettuate dal docente sul registro di classe. Nella scheda 4. Programmazione e relazione finale è possibile scaricare e aprire i relativi documenti inseriti dai docenti in uno dei seguenti formati: txt, doc, docx, odt, pdf. Se il documento è stato inserito ne viene mostrato il nome del file registrato nel database. Tramite il pulsante Mostra vengono mostrati tutti i documenti salvati nella cartella * EC6_DocumentiScaricati *; tramite un doppio clic è possibile aprirli con il programma di default installato nel PC dell'utente che vi accede. -49-

50 Attenzione: se la cartella * EC6_DocumentiScaricati * non è abilitata a visualizzare le estensioni dei file l'apertura con il doppio clic non funzionerà. Per abilitare la visualizzazione dei file in Windows 7 apri una cartella qualsiasi, in modo da aprire una finestra dell Esplora Risorse, clicca sul pulsante Organizza (collocato in alto a sinistra) e seleziona la voce Opzioni cartella e ricerca nel menu che compare. Nella finestra che si apre, clicca sulla scheda Visualizzazione, togli il segno di spunta che si trova accanto alla voce Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti e clicca prima su Applica e poi su OK per salvare i cambiamenti. Nel caso l'agenda del docente sia stata usata e formattata in HTML è possibile leggerla in formato testo semplice facendo clic sul pulsante * Mostra come testo semplice *; per tornare alla precedente visualizzazione fai nuovamente clic sullo stesso pulsante diventato * Mostra come testo HTML * Nella scheda 5. Allegati alunni (PDF, PEI, PDP) è possibile scaricare i relativi documenti del docente e visionarli. -50-

51 17. SCRUTINI (I): scrutini per alunno Fai clic sul pulsante * Scrutini * della barra di navigazione, ti troverai sulla pagina scrutini composta da cinque schede: Dalla scheda 1. Scrutini per alunno è possibile inserire le valutazioni di tutti i periodi di valutazione deliberati dal Collegio Docenti. EC6 utilizza i termini primo periodo, secondo periodo e periodo finale per distinguere le possibili variabili. Ad esempio se una scuola adotta i trimestri verranno usati tutti e tre i periodi; se invece adotta i quadrimestri o un trimestre più un pentamestre verranno usati solo il primo periodo e il periodo finale. Vi ricordiamo che l'inserimento del numero di periodi (o frazioni) in cui è suddiviso l'anno scolastico ai fini della valutazione va effettuato sulla pagina Classi scheda n 2. Selezionando una classe dal pannello a scomparsa laterale sinistro EC6 individua sia il set-discipline attribuito alla classe, sia il numero di periodi di valutazione; pertanto nella pagina degli scrutini verranno visualizzate le discipline appartenenti al set-discipline della classe selezionata e, nel caso si utilizzino due periodi di valutazione anziché tre, verrà automaticamente nascosto il pannello contenente le valutazioni del secondo periodo. La scheda Scrutini per alunno presenta quattro (o cinque, se si usano i tre periodi) pannelli. I primi due (o tre) pannelli sono dimensionabili mediante trascinamento con il mouse o tramite un clic sui pulsanti in alto con la freccia a sx. Sul primo pannello a sx vengono riportati i nomi delle discipline appartenenti al set-discipline attribuito alla classe. Le prime 12 discipline sono dedicate agli insegnamenti curricolari. Le discipline fra la 13 e la 16 (in colore verde) sono dedicati alle discipline dell'autonomia per le quali è possibile specificare anche il nome dell'attività specifica seguita da ciascun alunno. Le discipline numero 17 e 18 sono invece attribuite di default al COMPORTAMENTO e all'irc o AAIRC e non possono essere modificate. Per l'irc è possibile specificare una eventuale annotazione al giudizio. Nella parte inferiore del pannello sono situati altri pannelli per la gestione del consiglio orientativo e per la visualizzazione dei voti di comportamento eventualmente inseriti da ciascun docente. -51-

52 SCRUTINI DEL PRIMO (E SECONDO) PERIODO Le modalità di svolgimento degli scrutini del primo e secondo periodo sono identiche per cui ci riferiremo a quelle del primo. All'avvio dello scrutinio è bene inserire subito la data che, una volta inserita, viene salvata automaticamente. Per cancellarla fate clic sul pulsante con la X rossa a fianco del calendario. Se i docenti hanno inserito i voti per lo scrutinio dal loro registro personale sarà necessario leggerli e approvarli durante lo scrutinio, in caso contrario si potranno inserire o modificarli usando il seguente menu a tendina: -52-

53 Nella scuola primaria il menu relativo al comportamento viene caricato come elenco di giudizi al posto dei voti usati nella scuola secondaria. I descrittori possono essere liberamente gestiti dall'amministratore. Esempio di menu relativo al comportamento per la scuola primaria: Il menu relativo al comportamento per la scuola secondaria è invece fisso come da normativa con voti che vanno dal DIECI AL CINQUE. N.B. Contemporaneamente alla valutazione in lettere viene inserito anche il voto in numero, per le altre voci previste viene inserita una abbreviazione. N.B. Le valutazioni vengono salvate automaticamente. INSERIMENTO DELLE ASSENZE PER DISCIPLINA La normativa attuale (vedi la C.M. n. 20 del 4/3/2011) non prevede il calcolo e l'inserimento del numero di ore-lezioni di assenza per ciascuna disciplina. Constatato che però in alcune scuole ciò viene ugualmente effettuato abbiamo predisposto una serie di campi per l'inserimento delle ore di assenza per disciplina con la loro somma automatica. Nel caso le assenze siano state registrate mediante il registro elettronico di classe è possibile ottenere il calcolo delle assenze in varie modalità (su questo punto rimandiamo alla guida dell'applicazione web). ATTIVITÀ SVOLTE PER LE DISCIPLINE DELL'AUTONOMIA Se desiderate inserire le valutazioni per le discipline dell'autonomia e specificare anche quale attività specifica è stata seguita da un alunno utilizzate le discipline posizionate dal numero 13 al 16 (sono contraddistinte dal colore verde). Tali attività generalmente vengono effettuate suddividendo la classe in due o più gruppi e variando le attività durante i diversi periodi di valutazione. -53-

54 Per specificare l'attività seguita dal singolo alunno utilizzate i menu sotto al pannello Ass.HM-Media: Nella figura sopra abbiamo aperto il menu per l'inserimento della disciplina dell'autonomia numero 13. N.B. Il menu contenente le attività viene gestito dall'amministratore tramite la scheda 5. Menu sec. I grado + scheda 1. Cons. orientativo, disc. Autonomia e str. musicali -54-

55 CALCOLO DELLA MEDIA Il calcolo della media viene effettuato da EC6. Oltre alle discipline curricolari potete decidere se includere nel calcolo della media anche il Comportamento, le discipline dell'autonomia e l'ircaairc. Per aggiungere una o più di queste tre variabili usate la scheda 1. Gestione indirizzi di studio raggiungibile dal pulsante * Classi *. N.B. Per l'irc il voto può essere calcolato solo se si usa una corrispondenza numerica nella gestione del menu dell'irc-aairc (vedi scheda 7. Menu IRC ed esito finale in amministratore). N.B. Generalmente l'irc-aairc non viene incluso nel calcolo della media, anche il COMPORTAMENTO (nella scuola sec. di I grado) non andrebbe incluso nel calcolo della media (mentre è invece previsto per la sec. di II grado), le discipline dell'autonomia sono a discrezione delle scuole. -55-

56 18. SCRUTINI (II): giudizi globali o annotazioni La scheda 2. Giudizi globali o annotazioni permette di inserire rapidamente tutti i gli indicatori che servono a descrivere il profilo globale dell'alunno che attualmente è previsto solo per la scuola primaria. Per inserire i globali procedi in questo modo: 1. selezionate l'elenco degli indicatori da utilizzare (predisposti dall'amministratore) mediante un clic sul pulsante Primaria o Secondaria posizionato su ciascun periodo; 2. fate clic sulla casella di controllo dell'indicatore che ritenete più adatto all'alunno: vedrete che sul lato dx verrà ricopiato il testo dell'indicatore con il segno di spunta. In caso di errore deselezionate la casella di controllo: il testo sul lato dx verrà rimosso. Se lo preferite potete anche predisporre i giudizi globali su Word e quindi incollarli dentro al campo dx. Opzioni di stampa immediata: potete stampare, tramite file di testo, sia il globale di un singolo alunno sia i globali di tutta la classe: -56-

57 19. SCRUTINI (III): situazione di partenza La scheda 5. Situazione di partenza è analoga, nel funzionamento, a quella per i giudizi globali a cui rimandiamo per i dettagli. 20. SCRUTINI (IV): valutazioni infra-periodiche La scheda 4. Valutazioni-infra-periodiche consente di inserire le valutazioni anche per i periodi intermedi agli scrutini. Le valutazioni infra- periodiche possono essere inserite tramite i menu che danno la possibilità di utilizzare anche i mezzi voti: -57-

58 21. SCRUTINI (V): tabelle dei risultati La scheda 5. Tabelle dei risultati offre la possibilità di visualizzare in un'unica schermata tutte le valutazioni riportate da ogni singolo alunno. Sul lato dx di ciascun periodo di lezione trovate il relativo pulsante per l'anteprima di stampa della tabella che permette di visualizzare e stampare la tabella con le valutazioni di tutta la classe. -58-

59 22. ESAME DI STATO EC6 gestisce le prove dell'esame di Stato in maniera flessibile e permette al C.d.C. di avere sempre sotto controllo il quadro di tutte le valutazioni riportate dall'alunno sia nel corso dell'a.s. sia durante le prove d'esame. La pagina Esame (a cui si accede tramite il pulsante * Esame * che si attiva solo quando si seleziona una classe 3ª della scuola secondaria) è costituita da otto pannelli. 1. Voti riportati negli scrutini precedenti. Nella parte superiore della scheda vengono riportate tutte le valutazioni riportate dall'alunno negli scrutini dell'a.s. in corso e la media aritmetica. 2. Preferenze sul calcolo della media EC6 permette di calcolare la media delle prove d'esame in due modalità: a) media aritmetica (è quella prevista dalla normativa vigente); -59-

60 b) media ponderata (è quella che si usava in precedenza). Per l'uso della media ponderata vedi in seguito. N.B. Sotto alle preferenze viene riportato il giudizio di idoneità con cui l'alunno è stato ammesso a sostenere le prove d'esame. 3. Voti riportati nelle prove d'esame I voti delle varie prove d'esame vanno inseriti mediante il menu a tendina. Il calcolo della media viene effettuato in tempo reale. Il campo Media finale aritmetica (o ponderata nel caso si optasse per la media ponderata) mostra la media di tutte le prove con la casella di controllo attivata mediante il segno di spunta (tutte le prove hanno la casella di controllo attivata per default). 4. Voto finale approvato In questo campo viene inserito il voto finale (ricordiamo che i voti che hanno un 5 come decimale vanno arrotondati al voto superiore; ad es. 6,5 diventa 7). Nel caso il voto finale sia DIECI è possibile assegnare la lode inserendo dal menu: DIECI E LODE oppure DIECI/LODE. 5. Risultato dell'esame In questo campo va inserito il risultato dell'esame; il licenziato è stato recentemente sostituito dall'espressione esito positivo, ma non è detto che rimanga così anche per quest'anno. 6. Grado di maturazione In questo campo va inserito il grado di maturazione. Non ci sono espressioni specifiche da utilizzare in base a una normativa; noi proponiamo le seguenti espressioni di default ma l'amministratore può modificarle tramite la scheda 5. Menu sec. I grado + scheda 4. Esame di stato al pannello Grado di maturazione. - Completamente positivo - Positivo - Adeguato all'età - In evoluzione. 7. Consiglio orientativo Nel pannello superiore viene mostrato il consiglio orientativo precedente in quello inferiore potete confermarlo mediante il pulsante Conferma oppure modificarlo selezionando un'altra scuola dal menu a tendina. 8. Data della ratifica Va inserita un'unica data (quella della ratifica) per tutte le sottocommissioni anche se gli scrutini si svolgono in date diverse. N.B. Il numero progressivo degli alunni che vengono ammessi all'esame viene aggiornato automaticamente ed evita di contare gli alunni non ammessi. Nei report di stampa predisposti per l'esame è necessario selezionare solo gli alunni ammessi in modo da ottenere la lista effettiva degli alunni che sostengono l'esame. -60-

61 LA MEDIA PONDERATA Per utilizzare la media ponderata delle prove d'esame fai clic sulla casella di controllo Usa media ponderata : In questo modo avrai accesso alla colonna (*) composta da sette campi in cui potrai inserire la percentuale di peso da assegnare a ciascuna prova. In figura che abbiamo assegnato un 30% al giudizio di idoneità un 20% al colloquio e un 10% a tutte le altre prove. Ogni scuola può decidere di assegnare percentuali diverse, ricordiamo che l'attuale normativa però impone la media aritmetica. -61-

62 23. CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE La certificazione delle competenze viene effettuata per le classi quinte della primaria e terze della secondaria di I grado. Vi si accede tramite il pulsante * CC * (che si abilita solo quando si selezionano le classi appropriate). N.B. Attualmente la certificazione delle competenze è ancora in fase di sperimentazione, per cui è possibile assegnare, per ciascun ordine di scuola, 15 campi liberamente compilabili per la descrizione delle competenze e un menu liberamente adattabile per la valutazione tramite voti o altri descrittori. -62-

63 24. AMMINISTRATORE: 4. Menu primaria La gestione dei vari menu dalla scheda 4 alla scheda 7 permette di configurare in modo flessibile tutta una serie di dati che vengono poi utilizzati da entrambe le applicazioni quando si utilizzano determinati menu a tendina. La gestione dei menu è suddivisa in quattro schede (dalla numero 4 alla numero 7): La scheda 4. Menu primaria è costituita da quattro schede. Scheda 1. Giudizio di comportamento. Permette di gestire il giudizio di comportamento per la scuola primaria ordinandone i descrittori in base alla posizione. Scheda 2. Situazione di partenza. Permette di gestire gli indicatori da utilizzare per la formulazione della situazione di partenza di ciascun alunno. -63-

64 Gli indicatori possono essere importati da un file TXT predisposto in precedenza (vedi scheda 3. Giudizi globali) Scheda 3. Giudizi globali Permette di gestire i menu dei giudizi globali in modo molto flessibile determinando quali indicatori vanno usati per ciascuna delle cinque classi della primaria. Per iniziare puoi importare da un file di testo tutti gli indicatori che la scuola utilizza. Procedura: 1. clic sul pulsante * Apri TXT * 2. clic sul pulsante * Importa * Compariranno tutti gli indicatori contenuti nel file txt selezionato preceduti da un valore di default per il campo Pos (posizione). Per stabilire un ordine diverso degli indicatori selezionali mediante il Ctrl+clic nella tabella e poi seleziona una lettera dal menu a tendina A. In questo modo potrai riposizionare tutti gli indicatori selezionati assumendo come posizione la lettera iniziale selezionata + un numero a tre cifre da 000 a 999. Tutti gli indicatori con il campo AC (anno di corso) privo di valore vengono caricati nel menu per l'inserimento dei giudizi globali. -64-

65 Se invece preferisci suddividere gli indicatori a seconda dell'anno di corso della classe puoi, sempre dopo aver selezionato gli indicatori mediante il Ctrl+clic nella tabella, utilizzare il menu a tendina per l'inserimento dell'anno di corso. Il menu a tendina * Tutti * permette di filtrare gli indicatori mediante le varie opzioni che presenta. Scheda 4. Competenze Permette di gestire sia l'elenco delle competenze sia la loro valutazione mediante l'inserimento delle voci stabilite dalla scuola. Sono disponibili due pulsanti per l'inserimento automatico di due esempi di voci per la valutazione. -65-

66 25. AMMINISTRATORE: 5. Menu sec. I grado La scheda 5. Menu sec. I grado è costituita da cinque schede. Scheda 1. Cons. orientativo, disc. autonomia e str. musicali. È formata da tre pannelli in cui puoi gestire tre diversi menu: Ciascun menu è formato da un solo campo descrizione. Il menu Consiglio orientativo e Strumenti musicali dispongono di un pulsante per l'inserimento automatico delle descrizioni di default. Scheda 2. Situazione di partenza. Analoga all'omonima scheda per la primaria a cui si rimanda. Scheda 3. Giudizi globali. Permette di gestire i giudizi globali per la scuola secondaria che, sebbene non più previsti dall'attuale normativa, possono essere comunque utilizzati per inserire note e indicazioni di vario genere. Anche questa scheda è analoga all'omonima scheda della scuola primaria a cui si rimanda. L'unica differenza è che per la scuola se. di I grado non è prevista la possibilità di differenziare gli indicatori anche per anno di corso e che le posizioni degli indicatori vanno da 0 a

67 Scheda 4. Esame di Stato. È formata da tre pannelli in cui puoi gestire tre diversi menu: 1. Descrittore per l'esito dell'esame; 2. Grado di maturazione con possibilità di deciderne l'ordinamento mediante il campo posizione: 3. Globale Esame di Stato (puoi gestirlo in modo analogo agli altri globali della secondaria di I grado). I due menu il Descrittore per l'esito dell'esame e il Grado di maturazione possono essere facilmente creati usando le voci di default inseribili mediante il pulsante con la freccia rivolta verso il basso. Scheda 5. Competenze. Permette di gestire sia l'elenco delle competenze sia la loro valutazione mediante l'inserimento delle voci stabilite dalla scuola ed analoga a quella della scuola primaria alla quale si rimanda. -67-

68 26. AMMINISTRATORE: 6. Menu voti La scheda 6. Menu voti è formata da tre pannelli: Il primo pannello da sx mostra i voti che si utilizzeranno durante lo scrutinio per tutti gli ordini di scuola. Come per altri menu puoi creare due menu con le voci di default inseribili mediante i pulsanti con la freccia rivolta verso il basso. Ogni voto/giudizio è descritto da cinque campi obbligatori e da due campi non obbligatori ma molto utili. Il campo obbligatorio Grado scolastico serve ad stabilire quale ordine di scuola utilizzerà il voto. Il campo obbligatorio Tipo di menu serve a stabilire quali voti appartengono al menu esteso, sintetico e giudizi. Il campo obbligatorio Voto visualizzato serve a stabilire il voto numerico o il carattere che apparirà sul relativo menu. Il campo obbligatorio Voto registrato serve a stabilire il valore numerico attribuito al voto visualizzato, in modo da permettere il calcolo della media anche per i giudizi o altri caratteri liberamente utilizzabili. Il campo obbligatorio Descr. mouse serve a descrivere la voce del menu quando il mouse si trova sopra una voce del menu a tendina dell'applicazione web. Il campo non obbligatorio Evidenzia in rosso voto negativo permette di attribuire a ciscun voto/giudizio l'attributo di negativo che serve a colorare in rosso il voto visualizzato. Il campo non obbligatorio Posizione permette di dare l'ordine voluto ai voti/giudizi. N.B. Mediante il menu Filtra per è possibile controllare meglio i voti inseriti. Tutti i voti/giudizi inseriti vengono visualizzati nella tabella che si trova sul pannello a dx -68-

69 27. AMMINISTRATORE: 7. Menu IRC ed esito finale La scheda 7. Menu IRC ed esito finale è formata da tre pannelli: Nel pannello Giudizi IRC o AAIRC (tutte) si possono inserire i giudizi di IRC o AAIRC dando a ciascuno una posizione per l'ordinamento e una abbreviazione. Nella figura vedi i giudizi di default. Nel pannello Menu per il tabellone finale (tutte) si possono inserire le voci più adatte a descrivere il risultato finale dell'alunno. Nella figura vedi le voci di default per il tabellone finale. Nel pannello Menu per l'attestato finale (tutte) si possono inserire le voci più adatte a descrivere l'esito dello scrutinio che verrà riportato sull'attestato finale di ogni alunno. -69-

70 28. AMMINISTRATORE: 8. Blocchi e preferenze La scheda 8.Blocchi e preferenze è suddivisa in due schede: scheda 8.1 Gestione blocchi e scheda 8.2 Preferenze: La scheda per la gestione dei blocchi è suddivisa in 5 pannelli. Pannello 1. Blocchi di accesso alle valutazioni per classe selezionata o tutte Contiene i pulsanti da cui puoi bloccare/sbloccare la modifica a tutte le valutazioni distinte per scrutini, infra-periodiche, esame di stato e competenze Pannello 2. Gestione delle pagine consultabili dai genitori Contiene i pulsanti da cui puoi bloccare/sbloccare l'accesso dei genitori alle varie aree del registro di classe, del docente, delle assenze e alla prenotazione dei colloqui. -70-

71 Pannello 3. Blocco del menu per la visione delle pagelle on line Contiene i pulsanti da cui puoi bloccare/sbloccare il menu da cui i genitori possono scegliere i documenti da visualizzare (documenti di valutazione e circolari). Pannello 4. Gestione blocchi modifiche pagine del REC Contiene tutti i comandi da cui è possibile stabilire i vari tipi di blocco da esercitare sul REC. A partire dall'alto verso il basso trovi il blocco del REC in base ai giorni che precedono la data: puoi inserire un numero da 0 a 30. Lo 0 disattiva il blocco. Più sotto hai la possibilità di bloccare/sbloccare tutte le classi o solo la classe selezionata in base a una data. Sul lato destro viene visualizzata una tabella con tutte le pagine del registro; se nella colonna a dx compare un X significa che il blocco è attivo. Pannello 5. Gestione blocchi modifiche pagine del RED Contiene i comandi da cui è possibile bloccare/sbloccare la modifica al peso delle verifiche che vengono usate dai docenti nei propri registri. Bloccare/sbloccare l'accesso ai docenti non coordinatori da una data a scelta. Bloccare/sbloccare l'accesso ai dati in Esame e Competenze ai docenti coordinatori da una data a scelta. La scheda 8.2 Preferenze, presenta tre piccoli pannelli: 1. Colore dei voti inferiori a 6. Permette di modificare il colore di sfondo con cui vengono poi evidenziati i voti negativi. 2. Percorso della cartella EC6_Report. Permette di personalizzare il percorso in cui risiede la cartella EC6_Report. Utile nel caso si voglia condividere la stessa cartella in rete locale. 3. Estendi il calendario mensile per la data delle verifiche. Permette di inserire il numero di giorni del calendario scolastico del mese successivo che saranno aggiunti al menu per la scelta della data delle verifiche. -71-

72 29. AMMINISTRATORE: 9. Passaggio di a.s. Il passaggio di a.s. va utilizzato solo dalle scuole che hanno utilizzato EC6 lo scorso a.s. Prima di procedere al passaggio devi ottenere una copia del database dello scorso a.s. (vedi capitoli denominati Strumenti) e poi connetterti ad essa in locale. Il passaggio all'a.s. successivo permette di mantenere tutti i dati utili relativi agli alunni che hanno frequentato la scuola escludendo solo gli alunni che hanno superato l'esame di Stato della scuola se. di I grado. I passi per il passaggio di a.s. sono: -72-

73 1. Cancellazione dati alunni licenziati e dei dati superflui. Fai clic sul pulsante * Cancella *. La cancellazione richiede pochi minuti ed elimina tutti i dati relativi agli alunni licenziati e tutti i dati contenuti nelle tabelle che dovranno contenere i dati del nuovo a.s. 2. Passaggi di classe per la scuola secondaria di I grado. Fai clic sul pulsante * Sposta classi secondaria * (attenzione a non ripetere due volte il clic). Dopo aver eseguito lo spostamento otterrai classi terze raddoppiate. Alcune di esse possono contenere alunni che non sono stati licenziati o che erano stati nascosti. Sarà pertanto necessario spostare gli alunni nelle rispettive classi dell'a.s. in corso e quindi eliminare le classi terze prive di alunni o con alunni nascosti che non frequentano più la scuola (vedi capitolo 4. Classi: gestione indirizzo di studi e inserimento classi). 3. Creazione della classe 1ªU (unica e provvisoria). Serve a creare la classe in cui saranno poi inseriti provvisoriamente tutti gli alunni delle classi V della primaria. Una volta formate le classi prime della secondaria, sarà quindi necessario assegnare gli alunni della classe 1ªU alle rispettive classi prime (vedi punto 6). È possibile usare lo stesso sistema anche per gli alunni della scuola dell'infanzia che passano alla classe prima della primaria. Procedura: seleziona una sede mediante il menu a tendina * Seleziona sede *; seleziona una voce (1. Per secondaria selezionata o 2. Per primaria selezionata) dal menu a tendina * Crea classe 1ªU *: 4. Passaggi di classe per la scuola primaria. Seleziona una sede della primaria mediante il menu a tendina * Seleziona sede della scuola primaria * e fai clic sul pulsante * Sposta alunni classi V *. Dopo aver eseguito lo spostamento otterrai classi quinte raddoppiate. Alcune di esse possono contenere alunni che erano stati nascosti. Sarà pertanto necessario spostare gli alunni nelle rispettive classi dell'a.s. in corso e quindi eliminare le classi quinte prive di alunni o con alunni nascosti che non frequentano più la scuola (vedi capitolo 4. Classi: gestione indirizzo di studi e inserimento classi). 5. Passaggi di classe per la scuola dell'infanzia. Seleziona una sede della primaria mediante il menu a tendina * Seleziona sede della scuola primaria *, seleziona una classe della scuola dell'infanzia sulla tabella Classi del pannello laterale sx e fai clic sul pulsante * Sposta classe dell'infanzia *. -73-

74 6. Funzioni di completamento del passaggio di anno scolastico. Fai clic su Classi, vai alla scheda 2. Inserimento classi e inserisci le nuove classi prime mediante il pulsante * Aggiungi nuove classi prime * inserendo prima il grado, il n di frazioni ai fini della valutazione, e il numero di classi prime da aggiungere. Per modificare la lettera della sezione utilizza il pannello a destra della stessa scheda. Ora dovrai assegnare gli alunni della classe 1ªU nelle varie nuove classi prime appena create. Per spostare gli alunni segui le indicazioni a video: Se hai la necessità di spostare una classe della scuola sec. in un'altra sede usa i due menu disponibili nel pannello 6.2 Sposta la classe selezionata in un'altra sede della scuola sec. di I grado e infine fai clic sul pulsante * 6.2 Sposta *. 7. Ottimizza il database mediante backup e ripristino locale. A questo punto il nuovo database è quasi pronto ma le sue dimensioni sono rimaste invariate, nonostante la cancellazione di gran parte dei dati. Per poter ottenere un database ridimensionato occorre ottimizzarlo mediante un suo backup e ripristino in locale. Per aprire lo strumento appropriato fai clic sul pulsante * Backup e ripristino * (per il suo utilizzo vedi il capitolo dedicato intitolato Strumenti: backup e ripristino). 8. Carica il database del nuovo a.s. tramite FTP_Client. Una volta che hai ottenuto il file con il database 1516 di dimensioni notevolmente ridotte rispetto al file iniziale puoi inviarlo tramite FTP_Client (per il suo utilizzo vedi il capitolo dedicato intitolato Strumenti: FTP_Client). Per accedere all'ftp_client fai clic sul pulsante * FTP_Client * Per l'importazione di alunni delle classi provenienti da scuole diverse e iscritti al primo anno della primaria vedi il capitolo riguardante l'importazione dati degli alunni. N.B. Per spostare un alunno da una classe a un'altra ma su sedi diverse è necessario andare sulla scheda 1. Anagrafe di Alunni. -74-

75 30. ALUNNI: accesso genitori (risultati) La scheda 7. Accesso genitori raggiungibile dal pulsante * Alunni * permette di controllare quanti genitori utilizzano il loro account per accedere al servizio web. Il servizio web dedicato ai genitori offre la possibilità di: 1. ottenere in pdf tutte le assenze, i ritardi, le uscite e le giustificazioni del proprio figlio; 2. modificare i propri recapiti (residenza, telefono, mail, ecc.). N.B. Quando il genitore salva le modifiche viene invitata automaticamente una mail all'istituto che riporta tutti i dati aggiornati. 3. visualizzare tutte le attività svolte e previste che sono state registrate dai docenti nel registro di classe. 4. ottenere in pdf tutti i risultati delle verifiche registrate dai docenti nel loro registro personale 5. ottenere in pdf vari documenti tra cui quelli di valutazione (pagelle). N.B. I punti 3 e 4 possono essere abilitati o disabilitati dall'amministratore del sistema. Figura relativa alla pagina dei genitori nell'applicazione web. N.B. Quando un genitore accede al servizio web, lascia traccia della data e dell'istante in cui ha effettuato l'accesso. In questo modo è possibile constatare il reale utilizzo di tale servizio. Tramite i tre filtri Alunno, Tutti e Filtro per per data di accesso è possibile ottenere il numero di accessi effettuati. Il filtro Alunno viene attivato automaticamente quando si cambia alunno. -75-

76 31. ALUNNI: dati per INVALSI Ogni anno l'invalsi richiede alle scuole di inviare le informazioni di contesto per le classi della scuola primaria e secondaria di I e II grado che devono affrontare le prove INVALSI. Le informazioni di contesto riguardano dati diversi provenienti dalle classi, gli studenti, i genitori degli studenti e i voti di italiano e matematica. Affinché i dati risultino completi e poi accettati dal sistema INVALSI è necessario che nel database di EC siano stati registrati i seguenti dati: 1. codice meccanografico dell'istituto; 2. codice meccanografico di tutti i plessi con le classi oggetto della trasmissione dati; 3. la sezione della classe; 4. il codice SIDI di ogni studente; 5. il numero progressivo di elenco; 6. lo stati di frequenza (viene comunque attribuito direttamente da EC); 7. il sesso; 8. il mese di nascita dello studente; 9. l'anno di nascita dello studente; 10. il luogo di nascita dello studente; 11. l'età che aveva lo studente al momento del suo arrivo in Italia; 12. la sua eventuale disabilità; 13. il voto in italiano; 14. il voto in matematica; 15. la frequenza all'asilo nido; 16. la frequenza alla scuola dell'infanzia; 17. il luogo di nascita del padre; 18. il titolo di studio del padre; 19. la professione del padre; 20. il luogo di nascita della madre; 21. il titolo di studio della madre; 22. la professione della madre. N.B. I dati vanno però codificati mediante i nuovi codici stabiliti quest'anno dall'invalsi per cui, a parte alcuni dati è necessario utilizzare gli appositi menu a tendina presenti nelle due schede (raggiungibili dal pulsante * Alunni *) chiamate: 2. Residenza, recapiti, INVALSI; 4. Famiglia, INVALSI. -76-

77 I dati INVALSI relativi all'alunno sono inseribili dalla scheda 2. Residenza, recapiti, INVALSI. I campi da compilare per l'invalsi sono stati differenziati dagli altri tramite il colore verde. Ciascun menu mostra le descrizioni da utilizzare per registrare i nuovi codici utilizzati da quest'anno dall'invalsi. Per i dati che si ripetono per tutti gli alunni della classe puoi, come di consueto, inserire solo il primo dato selezionandolo dal menu e quindi usare il pulsante posto sul lato dx del menu a tendina: Ricordati che per il monte ore di italiano e matematica nella la scuola primaria e sec. di I grado devi fare clic sul pulsante Non applicabile: Per un migliore controllo i dati registrati vengono visualizzati anche nella tabella in fondo alla scheda che viene mostrata o nascosta mediante il pulsante * Mostra/nascondi tabella *. N.B. Mediante il clic su una riga della tabella ci si porta direttamente ai dati dell'alunno selezionato. -77-

78 I dati INVALSI relativi ai genitori sono inseribili dalla scheda 4. Famiglia, INVALSIAnche qui i campi da compilare per l'invalsi sono stati differenziati dagli altri tramite il colore verde. L'inserimento dei dati avviene con le stesse modalità della scheda precedente. Per un migliore controllo i dati registrati vengono visualizzati anche nella tabella in fondo alla scheda che viene mostrata o nascosta mediante il pulsante * Mostra/nascondi tabella *. N.B. Mediante il clic su una riga della tabella ci si porta direttamente ai dati dell'alunno selezionato. Dopo aver registrato tutti dati necessari per ciascuna classe puoi inviarli all'invalsi tramite l'applicazione web. L'accesso all'invio dei dati è limitato all'amministratore o al personale ATA. Una volta entrati nell'applicazione web fai clic sul pulsante INVALSI: E quindi clic sul pulsante * Esporta dati INVALSI *. -78-

79 32. REPORT I report (di stampa) sono dei modelli, liberamente modificabili, che permettono di stampare o salvare in PDF e altri formati tutta una serie di documenti (pagelle, cartellini, verbali ecc.) contenenti i dati del database. Per accedere ai report fai clic sul pulsante * Report * della barra principale di navigazione: La finestra è suddivisa in 4 pannelli. Pannello 1. Organizzazione e gestione dei report. Presenta sulla sx tutto l'albero con le cartelle e i report già predisposti. Se l'albero dei report non viene visualizzato correttamente significa che il percorso della cartella dei report non è stato individuato o è stato modificato. In tal caso fai clic sul pulsante * Default *. Se vuoi condividere la cartella EC6_Report fra più postazioni vai come amministratore sulla scheda 8. Blocchi e preferenze. Per aprire un report fai clic sul pulsante * Anteprima di stampa * oppure doppio clic direttamente sul nome del report stesso. Per modificare un report selezionalo e fai clic sul pulsante * Modifica report * si aprirà così il programma FastReport che è un potente editor dei report utilizzati dalla versione desktop di EasyCard. Per l'utilizzo di FastReport puoi consultare i video tutorial ad esso dedicati. Se vuoi eliminare un report selezionalo e fai clic sul pulsante * Elimina *. -79-

80 I primi tre pulsanti dell'immagine superiore (da sx a dx) permettono di aprire tutto l'albero delle cartelle per visualizzare tutti i report in esse contenuti, di chiudere tutte le cartelle e con il pulsante * Apri... * di aprire una finestra che mostra il contenuto della cartella contenente i report; tramite questa finestra è possibile ad esempio rinominare o spostare i file. Descrizione dei sette pulsanti e del controllo presente nella seguente immagine: 1. il pulsante * Aggiorna * ha la funzione di resettare la visualizzazione dell'albero dei report dopo aver rinominato o spostato o salvato una copia di un report. 2. il pulsante * Esporta 1 * permette di esportare direttamente in PDF il report selezionato creando una pagina distinta per ogni alunno, va utilizzato per i report costituiti solo da una pagina con solo fronte (senza retro). 3. il pulsante * Esporta + * permette di esportare direttamente in PDF il report selezionato creando un numero di pagine distinte per ogni alunno, secondo quanto impostato nel successivo controllo numerico che va da 2 a 10 pagine. 4. il pulsante con l'icona della cartella permette di creare automaticamente una cartella denominata MioIstituto all'interno della cartella EC6_Report. Nella cartella MioIstituto, rinominabile a piacere, puoi inserire tutti i report che utilizzi con maggiore frequenza o che hai personalizzato. 5. il pulsante * Classi * permette di creare ed esportare, dal report scelto, un file PDF per tutte le classi selezionate. N.B. Per selezionare ed esportare velocemente più classi, tieni sempre premuto il tasto CTRL, quindi scegli il report e quindi fai clic sul pulsante Classi, una volta avviata la procedura di esportazione puoi rilasciare il tasto CTRL. 6. il pulsante con l'icona Acrobat (PDF) di colore nero serve per aprire il programma Ultra PDF merger (incluso in EC6). Il programma, molto semplice da utilizzare (potete eventualmente visionare il video tutorial pubblicato sul nostro sito), permette di unire file PDF diversi in un unico file: ciò permette di procedere poi alla stampa o all'archiviazione delle pagelle in modo molto più veloce e comodo. Ad esempio si possono memorizzare tutte le pagelle degli alunni in un unico file pdf. -80-

81 Pannello 2. Seleziona alunni da stampare. Si trova in alto al centro della finestra report contiene un menu a tendina con 12 tipi di selezione. L'elenco degli alunni ottenuti mediante la selezione viene mostrato nella tabella sottostante. L'anteprima di stampa del report selezionato (se collegato alla tabella alunni) produrrà solo le pagine relative a tali alunni. ATTENZIONE: le scuole che stampano e/o esportano i documenti di valutazione sono tenute a effettuare un controllo preliminare a campione prima di consegnarli ai genitori o prima di archiviarli. Pannello centrale 3. Filtro alunni con lo stesso strumento musicale: N.B. Per filtrare gli alunni della stessa classe in base allo stesso strumento musicale è necessario mettere la spunta sulla casella di controllo Classe. -81-

82 Pannello 4.Filtro docenti: Il filtro docenti va utilizzato quando si desidera utilizzare i report dedicati ai verbali d'esame. Il pannello contiene due pulsanti e un menu a tendina che permette di selezionare i docenti di tutte le sedi o di una sede in particolare. Il pulsante * In comm. Esame * serve a filtrare i docenti a cui è stato attribuito il parametro X in comm.ne Esame: in figura vedi il docente ALBERTI LIVIA con la colonna Esame = X. Filtrando i docenti che sono stati attribuiti alla comm.ne Esame si possono utilizzare i report relativi all'esame con l'elenco automatico dei docenti impegnati durante l'esame. Per adattare le colonne della tabella al testo fai clic sul pulsante *Adatta colonne *: -82-

83 33. CLASSI: gestione gruppi alunni (~) N.B. Questa scheda è accessibile solo quando si seleziona una classe definita come gruppo di alunni. La gestione dei gruppi di alunni permette di formare gruppi di alunni che frequentano la stessa attività ma che non sono necessariamente inseriti nella stessa classe. I gruppi più consueti sono generalmente costituiti da alunni che studiano lo stesso strumento musicale, o che studiano due lingue comunitarie diverse nella stessa classe (bilinguismo) o che frequentano attività definibili come discipline dell'autonomia. Prima di creare i gruppi di alunni è necessario specificare lo strumento musicale che studiano o la seconda lingua o la disciplina dell'autonomia. Tali dati possono essere inseriti velocemente andando su Alunni > 5. Modifica rapida attributi: Seleziona gli alunni che frequentano lo stesso strumento e dal menu * Seleziona strumento musicale * e attribuiscilo agli alunni selezionati. Se ci sono alunni della stessa classe che non frequentano l'indirizzo musicale selezionali e usa il comando * Riporta a indirizzo ordinario (MX01) *. Fai la stessa cosa per gli alunni del bilinguismo o per le discipline dell'autonomia utilizzando il menu * Seleziona disciplina per formazione gruppo * -83-

84 Dopo aver attribuito lo strumento musicale o la disciplina a tutti gli alunni di ciascun gruppo vai su Classi > 2. Inserimento classi e usa il pannello in basso a dx: Per creare un gruppo fai clic sul pulsante + e poi clic sul pulsante 2 o 3 per inserire il numero di frazioni ai fini della valutazione; infine scegli uno strumento dal menu * Seleziona str. musicale * oppure una disciplina dal menu * Seleziona disciplina per formazione gruppo *. Verrà così creata una classe con un alias di 4 caratteri (tilde ~ più le prime 3 iniziali dello strumento o della disciplina; VIO per violino e VLC per violoncello). Nel caso sia necessario creare più di una classe per lo stesso strumento o disciplina puoi fare clic sul pulsante 1, 2, 3, 4 per differenziare i gruppi. Dopo aver creato tutti i gruppi puoi passare all'inserimento degli alunni in ciascun gruppo; seleziona la classe contenente un grippo specifico di alunni e vai alla scheda Classi > 4. Gestione gruppi di alunni (~). Seleziona la classe di strumento musicale dal pannello laterale sx (sono le classi precedute dal carattere tilde ~) e dal menu * Filtra str. musicale * scegli lo strumento da attribuire alla classe oppure scegli la disciplina mediante il menu * Filtra per 2ª lingua o disciplina autonomia * -84-

85 Se tutti gli alunni appartengono allo stesso gruppo selezionali tutti (puoi usare il pulsantino apposito) e fai clic sul pulsante * Attribuisci * posto nel pannello di dx denominato Attribuzione alunni ai gruppi. Se invece gli alunni sono attribuiti alla stessa disciplina ma la frequentano in gruppi diversi devi selezionarli e attribuirli al loro gruppo specifico ad es. ~CH1 per chitarra classi prime, ~CH2 per chitarra classi seconde, ecc. Dopo aver formato i gruppi di alunni puoi inserire il loro orario di lezione. L'orario di lezione di gruppo va inserito tramite la scheda Classi > 3. Inserimento orario (vedi il relativo capitolo della guida); ricordarsi di attribuire il docente di strumento musicale o di altre discipline anche ai gruppi e non solo alla classe da cui provengono gli alunni. Per fare in modo che anche i docenti di strumento musicale, bilinguismo e discipline dell'autonomia possano utilizzare le pagine del registro di classe con i relativi periodi di lezione procedete allo stesso modo delle altre classi vedi il capitolo relativo dedicato all'amministratore per la creazione dei registri di classe. -85-

86 34. CLASSI: gestione lezioni str. musicale (~) N.B. Questa scheda è accessibile solo quando si seleziona una classe definita come gruppo di alunni. L'orario delle lezioni individuali di strumento musicale va inserito dalla scheda 5. Gestione lezioni str. musicale. Per inserire le lezioni individuali seleziona l'alunno presente nel pannello 1. Seleziona alunno e fai clic sul pulsante + presente sul pannello 2. Inserimento orario lezioni individuali di strumento musicale. Quindi seleziona il giorno, l'orario di inizio e la durata della lezione. È possibile inserire due lezioni individuali settimanali (Giorno 1 e Giorno 2). Per modificare in corso d'anno l'orario delle lezioni individuali di strumento musicale usa il pannello 3. Modifica orario lezioni individuali di strumento musicale. Per inserire un nuovo orario devi: 1. selezionare la classe e l'alunno; 2. selezionare la data da cui inizierà il nuovo orario (scegli sempre un lunedì); 3- fare clic sul pulsante +; 4. selezionare il giorno, l'orario di inizio e la durata della lezione. È possibile inserire due lezioni individuali settimanali (Giorno 1 e Giorno 2). -86-

87 35. CLASSI: creazione dei flussi dati da inviare al SIDI ValleMediaTime è certificata presso il SIIS per l'invio dei flussi relativi agli esiti degli scrutini finali. Per la creazione del flusso dati è pertanto possibile utilizzare EasyCard mediante clic su * Classi * e quindi clic sulla scheda 6. SIDI: esiti finali scrutini Vi ricordiamo che l'invio dei flussi relativi agli esiti finali degli scrutini dati è previsto solo per la scuola secondaria di I e II grado. PREREQUISITI Prima di iniziare a creare i flussi dati, controllate di avere inserito il codice meccanografico della scuola in ciascuna sede di scuola secondaria e che tutti gli alunni abbiano il relativo codice SIDI. In caso di mancanza del codice SIDI potete importarlo facilmente (vedi il Cap. 5. Alunni: importazione e aggiornamento dati). -87-

88 I passaggi necessari per la creazione di un flusso per ogni classe si effettuano utilizzando i comandi presenti nel pannello sinistro della scheda 6. SIDI: esiti finali scrutini Prima di procedere a creare l'anteprima dati devi controllare di aver inserito: per ogni sede della scuola sec. di I o II grado: il suo codice meccanografico; per ogni classe: il codice SIDI dell'ultima frazione temporale (Es. 5 per il II quadrimestre). Lo puoi inserire andando su Classi alla scheda 2. Inserimento classi); per ogni alunno, il suo codice SIDI e il suo codice dell'indirizzo di studio. Per il codice SIDI dell'alunno basta importarlo dopo averlo esportato dal SIDI stesso; Per il codice dell'indirizzo di studio vai su Alunno alla scheda 5. Modifica rapida attributi. Ovviamente è importante che i voti finali siano congrui (non ci devono essere voti inferiori al 6 se l'alunno è stato ammesso alla classe successiva) e registrati per tutte le discipline. Non si possono lasciare vuoti i voti di qualche disciplina ad eccezione del Trattenimento. In caso di alunni senza qualche voto è necessario inserire ESONERATO se è stato ammesso o anche NON CLASSIFICATO se non è stato ammesso. -88-

89 Passaggio 1 di 3 (da effettuare per ciascuna classe). È il passaggio che, se effettuato sul database in remoto richiede un paio di minuti, ti consiglio pertanto di fare un backup del database e di connetterti direttamente in locale, le prestazioni diventeranno così velocissime. Fai clic su uno dei quattro pulsanti in base all'indirizzo attribuito agli alunni della classe selezionata: 1. Scegli il pulsante * Stesso indirizzo * se tutti gli alunni della classe hanno lo stesso codice di indirizzo didattico SIDI (ovvero tutti MX01 oppure tutti MX02); 2. scegli il pulsante * Indirizzo misto * se nella stessa classe ci sono alunni con codice MX01 e codice MX02; 3. scegli il pulsante * Inglese pot. * se gli alunni della classe frequentano l'indirizzo a inglese potenziato che non prevede quindi la seconda lingua comunitaria; 4. scegli il pulsante * Ordinario con autonomia * se nella classe ci sono alunni che frequentano solo l'indirizzo ordinario (MX01) e altri alunni che frequentano discipline dell'autonomia inserite nel SIDI. Durante la creazione dell'anteprima vedrai che sul pannello più a dx verranno mostrati i nomi degli alunni i cui dati sono in elaborazione. Al termine del processo verrà visualizzata la tabella con l'anteprima dei dati da inviare. Passaggio 2 di 3 (facoltativo ma fortemente consigliato e da effettuare per ciascuna classe). Prima di creare il file con il flusso dati puoi verificare se nella tabella ci sono celle prive di dati o celle con il valore NA (Non Attribuito) mediante clic sul pulsante * Esegui verifica dati dell'anteprima *. N.B. Se si presentano righe contenenti dati errati è inutile procedere e creare il file da inviare al SIDI. Ti consiglio di correggere i dati oppure di eliminare le righe con errori mediante l'omonimo pulsante posizionato più in basso. N.B. Eliminando le righe con errori e inviando poi il file al SIDI è probabile che vengano accettati una parte degli alunni, ma sarà comunque necessario completare (manualmente) in una seconda fase l'inserimento degli esiti per quelli alunni i cui dati non sono stati inviati. Passaggio 3 di 3 (da effettuare per ciascuna classe). Fai clic sul pulsante * Crea file flusso dati *. Al termine ti verranno mostrati uno o due messaggi che ti indicano dove è stata creata la cartella e il nome del file in essa contenuto. La cartella principale, che viene creata solo la prima volta nella directory principale del programma, si chiama Flussi_SIDI_2015. Al suo interno verranno man mano create varie cartelle denominate con il nome della sede r l'alias della classe. All'interno di ciascuna cartella si troverà un file TXT denominato con il codice meccanografico della sede più altri caratteri necessari al SIDI per identificare il tipo di flusso, l'anno e il fornitore. Il file non va naturalmente rinominato. Utilità Tramite il pulsante-filtro * Alunni senza codice SIDI * è possibile trovare eventuali alunni privi del codice. Nel caso si ottenga un elenco con uno o più nomi diventa possibile inserire e salvare direttamente il codice SIDI senza andare alla scheda Alunni. -89-

90 NOTE TECNICHE Il SIDI, anche il 2015 ha previsto che i flussi inviati vengano elaborati nel pomeriggio e che durante l'elaborazione non possano essere inviati altri flussi. Alla fine dell'elaborazione di un flusso viene mostrato un pallino blu con un pulsante di * Preview * tramite il quale potete visualizzare se il flusso inviato conteneva errori funzionali o errori non funzionali. Nel solo caso in cui il flusso contenga errori non funzionali è possibile confermare l'invio del flusso, anche se non è detto che venga poi validato completamente. Il flusso viene validato quando non viene riscontrato alcun errore, prima di questa fase comparirà un messaggio con scritto Conferma dati in corso (abbiamo constatato che anche la conferma richiede tempi molto lunghi). Per velocizzare l'invio dei flussi e controllarne l'esito (in pratica si può inviare un solo flusso al mattino e un altro, forse, alla sera) consigliamo di creare i flussi delle diverse classi e poi di incollare il contenuto di ciascun flusso (che è in formato txt) sotto al precedente formando così un file unico contenete il flusso di più classi. Non lasciate righe vuote fra le varie classi. Se preferisci non dover incollare manualmente le righe di ciascun file una sotto l'altra puoi utilizzare dei programmi freeware che ti permettono di unire il contenuto dei file in un file unico che alla fine dovrai rinominare come previsto dal SIDI. Un programma facile da usare che ti consigliamo è TXTCollector che puoi liberamente scaricare da vari siti. Per l'invio del file al SIDI dovete scegliere la modalità e la ditta fornitrice; attenzione se cambiate modalità dovete poi attendere il giorno dopo per modificare nuovamente la scelta. Tracciato dati richiesto dal SIDI per ogni alunno e per ogni disciplina: 1. Codice scuola = corrisponde al codice meccanografico che dovete inserire in sede; 2. Anno scolastico = 2014, è già automatizzato 3. Ultima frazione temporale = selezionalo dal menu omonimo (Passo 1); 4. Codice alunno = è il codice alunno attribuito dal SIDI. Abbiamo constatato che alcune scuole non hanno importato tale codice a inizio a.s. è possibile comunque aggiornare il database aggiungendo il codice SIDI per ogni alunno utilizzando la procedura di aggiornamento dati che si trova su Alunni > 8. Importazione dati. 5. Anno di corso = 1 per le classi prime 2 per le seconde e 3 per le terze, è già automatizzato. 6. Codice indirizzo didattico ministeriale = selezionalo dal menu omonimo (Passo 2); 7. Validità a.s. = es. codice 0 se l'alunno ha frequentato per almeno tre quarti dell'orario annuale, viene creato automaticamente in base all'esito dello scrutinio. 8. Codice esito scrutinio = è un codice numerico creato automaticamente in base ai dati inseriti; le sue specifiche sono: 2 = AMMESSO/A ALLA CLASSE SUCCESSIVA per le classi prime e seconde; 11 = NON AMMESSO/A ALLA CLASSE SUCCESSIVA per le classi prime e seconde; 1 = AMMESSO/A ALL'ESAME DI STATO per le classi terze; 10 = NON AMMESSO/A ALL'ESAME DI STATO per le classi terze; 7 = LICENZIATO/A per le classi terze dopo l'esame; 14 = NON LICENZIATO/A per le classi terze dopo l'esame; 52 = TRATTENIMENTO. Attenzione per i non ammessi è importante controllare che durante lo scrutinio finale sia stato inserito il valore X sull'alunno non ammesso: 9. Codice materia ministeriale = es = ITALIANO 10. Codice materia locale = es = ITALIANO 11. Descrizione materia = es. ITALIANO. 12. Descrizione voto = il SEI viene convertito automaticamente in SEX. 13. N assenze per materia in ore = somma delle assenze per materia (non sono necessarie nella scuola sec. di I grado). -90-

91 36. SMS EC6 permette di inviare facilmente fino a 1000 sms contemporaneamente. Per l'acquisto di pacchetti di SMS vedere il listino prezzi. Per accedere all'invio degli SMS fai clic sul pulsante * SMS * della barra principale di navigazione. La finestra SMS è costituita da due schede: Scheda 1. Gestione SMS. Serve per inserire e registrare nel database il testo dei messaggi che pensate di inviare più frequentemente. Per inserire un nuovo messaggio fate clic sul pulsante +, scrivete un nome abbreviato del messaggio (deve essere univoco, ovvero il nome abbreviato non può essere inserito più di una volta nel database), che servirà poi per essere richiamato dalla modalità di invio SMS, e il testo del messaggio. Il conteggio dei caratteri inseriti (utile per calcolare il consumo degli SMS) viene effettuato automaticamente. -91-

92 Scheda 2. Invio SMS. È costituita da due pannelli. Il pannello a sx, denominato Modulo di invio SMS serve a: 1. registrare le proprie credenziali di accesso e il nome del mittente per poter inviare i messaggi; le credenziali vi vengono fornite da noi, il nome del mittente è a libera scelta. Le credenziali e il mittente vanno salvate mediante clic sul pulsante: 2. selezionare il messaggio da inviare da quelli già registrati o inserirlo manualmente; 3. inviare il messaggio mediante il pulsante * Invia SMS *. -92-

93 Il pannello a dx, denominato Lista dei numeri a cui inviare il messaggio permette di scegliere a quali numeri inviare il messaggio. Per scegliere uno o più numeri di cellulare selezionate le righe della tabella corrispondenti agli alunni (Ctrl+clic sulla tabella per la selezione multipla) e quindi fate clic su uno o più pulsanti denominati Tel.1 o Tel.2 o Tel.3 e che sono posizionati sopra la tabella. Ognuno dei pulsanti copia automaticamente nella lista i numeri che trova nella tabella sulle righe selezionate relative alla propria colonna. Dopo aver inserito i numeri nella lista passate al pannello di sx, selezionate il messaggio da inviare dal menu a tendina * Seleziona un messaggio predefinito * e infine fate clic sul pulsante * Invia SMS *. -93-

94 37. GESTIONE DELLA PERDITA DELLA CONNESSIONE AL DATABASE Quando la connessione al database viene interrotta per qualche motivo, solitamente dopo alcuni minuti in cui non eseguite alcuna operazione sul database, e provate a eseguire un comando vedrete che il cursore continuerà a girare in modalità di attesa per circa 20/30 secondi nel tentativo di eseguire il comando fino a che comparirà una finestra con il seguente messaggio: mediante un clic sul pulsate Sì potrete riprendere immediatamente la connessione, mentre con un clic sul pulsante No potrete solamente continuare a visualizzare i dati rimasti in memoria. Esiste la possibilità di prevenire le interruzioni di connessione quando sono troppo frequenti. Per farlo devi abilitare, mettendo un segno di spunta, la casella di controllo Controlla connessione ogni... secondi che si presenta all'avvio del programma. Puoi modificare il numero di secondi da 20 a 59, in caso di interruzioni piuttosto frequenti imposta il valore a numero più basso e viceversa. -94-

95 38. STRUMENTI: Blocca/sblocca accesso all'host o ai docenti... Per bloccare/sbloccare l'accesso all'host o ai docenti apri il menu strumenti e fai clic sul comando omonimo: si aprirà la finestra EasyCard 6-Gestione HOST: Le istruzioni per l'accesso all'host sono presenti nella stessa finestra. Attenzione: il blocco dell'host comporta l'impossibilità da parte di qualsiasi utente di accedere al database. Inoltre causa la perdita delle registrazioni in corso se un utente è connesso e non ha ancora salvato. Si consiglia pertanto di bloccare il database nelle ore in cui si prevede il minor afflusso possibile degli utenti. -95-

96 39. STRUMENTI: Backup e ripristino del database Attenzione: i processi di backup e ripristino non sono compatibili con Windows XP. Per accedere alla finestra Backup e ripristino apri il menu Strumenti e fai clic sul comando omonimo. La finestra di backup e ripristino presenta due schede. Scheda 1: Database remoto La copia ottenuta mediante backup e ripristino di un database remoto serve principalmente a: 1. conservare un'ulteriore copia del database in luoghi diversi dal server in cui si trova normalmente; 2. a utilizzare il database in locale (e quindi molto più velocemente) per la stampa dei numerosi report di stampa già predisposti o personalizzati da te o da altro personale della tua scuola. Ti consigliamo quindi di utilizzare le funzioni di stampa mediante la copia ripristinata del database in almeno in due momenti: alla fine del I quadrimestre e alla fine dell'anno scolastico. Nota: prima di effettuare il backup la Firebird Foundation ( consiglia di disconnettersi dal database. Nel nostro caso diventerebbe pertanto necessario bloccare l'host (vedi capitolo precedente). Dai nostri test abbiamo constatato che il processo di backup a caldo non ha mai provocato alcun problema al database on line e pertanto, specie a fine a.s. puoi procedere anche senza bloccare l'host. (Ti ricordo che una copia di backup del database on line viene sempre effettuata quotidianamente dal nostro server, escluso un breve periodo fra luglio e agosto come specificato nella brochure). La finestra di backup e ripristino è formata da due schede la prima è dedicata al database remoto la seconda al database locale: Scheda 1. Database remoto. Serve a effettuare il backup a caldo e poi il ripristino del database remoto. Per effettuare il backup devi inserire il nome completo del database della tua scuola e quindi fare clic sul pulsante * Esegui backup e il ripristino del database *. Il processo di backup (che richiede più tempo di quello di ripristino) crea un file con estensione *.fbk sulla cartella * GBAK_Data * contenuta nella directory principale in cui è stato installato EasyCard 6. Durante il backup sulla parte destra della finestra vengono visualizzate tutte le attività che vengono svolte. Naturalmente se la connessione internet si blocca dovete cercare di chiudere l'esecuzione del processo e probabilmente sarà necessario avviare la Gestione attività del sistema operativo. Attenzione: anche se l'esecuzione del backup sembra bloccarsi e/o sul titolo della finestra compare scritto * (Non risponde) * aspettate comunque fino alla sua conclusione che viene segnalata da un messaggio di errore o al contrario da un messaggio di successo più altre informazioni riguardanti la dimensione del database e del tempo trascorso dall'avvio dei due processi. -96-

97 Dai diversi test effettuati la durata complessiva necessaria per completare il backup e ripristino di un database di 100 MB è di circa 10 minuti. Se il backup non avviene con successo sei pregato di contattarci. Ti ricordo però che i test non vengono più effettuati su Windows XP per cui sei invitato a eseguire il backup solo da sistemi operativi Windows 7, 8.1 e 10. Se il backup avviene con successo la finestra verrà aggiornata come da figura: Per visualizzare direttamente il database ripristinato fai clic sul pulsante * Mostra *. Per eliminare tutti i file contenuti nella cartella GBAK_Data fai clic sul pulsante * Elimina *. Scheda 2. Database locale (ottimizzazione). Serve a ridurre la dimensione del database dopo aver applicato le procedure di passaggio all'a.s. successivo; va effettuato sul database locale quando non è connesso a EasyCard. N.B. La durata per l'esecuzione dei due processi eseguiti in locale è molto più breve. Per iniziare seleziona il database locale, lo puoi fare mediante il pulsante con i tre puntini che apre la finestra per la selezione dei database con estensione *.FDB. In figura vedi che abbiamo selezionato un database locale che si trova sul disco C:\ ecc. Dopo aver selezionato il database fai clic sul pulsante * Esegui backup e il ripristino del database *. Come per il database remoto (ma in tempi molto più rapidi) potrai vedere tutte le informazioni sui processi in corso; al loro termine ti verranno fornite informazioni sulla dimensione del database, del tempo trascorso e sul percorso di archiviazione dei file. Per visualizzare direttamente il database ripristinato fai clic sul pulsante * Mostra *. Per eliminare tutti i file contenuti nella cartella GBAK_Data fai clic sul pulsante * Elimina *. -97-

98 40. STRUMENTI: FTP_Client Per accedere alla finestra con FTP_Client apri il menu strumenti e fai clic sul comando omonimo,si aprirà la finestra EasyCard: FTP Client: tramite la quale potrai scaricare e caricare la copia dei tuoi database dal sito ValleMediaTime. La copia dei database è utile nelle operazioni di avvio dell'a.s. in quanto mediante le funzioni di passaggio all'a.s. successivo si lavora inizialmente su una copia del database dell'a.s. precedente. Per fare un esempio: per creare il database per l'a.s. 2015/2016 scarica la copia del database 1415 e procedi secondo le istruzioni dedicate al passaggio di a.s. presenti in questo manuale; se hai incertezze o non sei sicuro su come procedere contattaci ti aiuteremo a farlo in pochi minuti. Per scaricare il database devi inserire il nome del tuo host (se non viene caricato automaticamente). Il nome del tuo host è tutta la parte compresa prima del punto che precede vmt.goldnet.it Es. se il tuo host si chiama icalighieri.vmt.goldnet.it dovrai scrivere solo * icalighieri *. Inserito il nome dell'host fai clic sul pulsante * Scarica *. Collegati quindi al database scaricato sul tuo PC mediante connessione locale (vedi Capitolo 1) e applica tutte le funzioni per il passaggio dell'a.s. Alla fine rinomina il file del database cambiando solo i 4 numeri di riferimento all'a.s. (1415 diventerà 1516) e caricalo sul nostro sito mediante il pulsante * Carica *. Dopo averlo caricato avvisaci tramite mail in modo che il nuovo database possa essere caricato sul server dei database. Attenzione al nome che assegni al file del database: il nome che assegni al database non deve contenere caratteri speciali e spazi vuoti. Al posto degli spazi vuoti usa casomai il trattino basso (underscore): * _ * Esempio Esempio Esempio Esempio di di di di nome nome nome nome valido: nomedatabase1516.fdb valido: nomedatabase_1516.fdb NON valido: nomedatabase 1516.FDB NON valido: nome$database FDB -98-

99 41. NAVIGAZIONE RAPIDA E MENU CONTESTUALI Per passare da una sezione all'altra del programma potete usare le seguenti scorciatoie da tastiera: F1 = Guida Alt+F1 = Istituto F2 = Sedi F3 = Classi F4 = Alunni F5 = Discipline F6 = Docenti F7 = Report F8 = SMS F9 = Scrutini Alt+F10 = Esame Alt+F11 = CC (Certificazione Competenze) F10 = Amministratore F11 = Ridimensiona la finestra a 1024 x 750 F12 = Ridimensiona alla massima dimensione I più importanti pulsanti della barra principale di navigazione sono dotati di menu contestuali che permettono di accedere direttamente alla scheda selezionata. I menu contestuali vengono visualizzati mediante un clic con il tasto dx del mouse sul pulsante a cui sono stati collegati: -99-

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102 42. BARRA DEI MENU La barra principale di EasyCard è composta da sei menu: 1. Menu File Da menu File puoi accedere ai comandi che vedi in figura; da notare il comando Forza chiusura programma che in caso di crash permette quasi sempre di chiudere EasyCard senza dover avviare la Gestione attività di Windows. 2. Menu Modifica Il menu Modifica è comune a tutti i programmi, se ancora non usi le scorciatoie da tastiera provale. 3. Menu Strumenti I primi tre comandi del menu Strumenti sono molto importanti in quanto permettono di aprire le finestre omonime già trattate nei capitoli precedenti

103 4. Menu Visualizza Il menu Visualizza permette di accedere al Contratto di licenza d'uso e presenta le scorciatoie da tastiera per navigare fra le varie sezioni del programma senza dover utilizzare il mouse. 5. Menu Esplora Il menu Esplora è molto utile in quanto permette di accedere direttamente a numerose cartelle che fanno parte del programma