Servizi di MAIL ROOM. MAIL ROOM : La gestione della corrispondenza. Milano, Gestione evoluta della corrispondenza

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1 Servizi di MAIL ROOM MAIL ROOM : La gestione della corrispondenza Milano, Gestione evoluta della corrispondenza

2 Servizi di MAIL ROOM Armonizzare tutti i canali della corrispondenza aziendale in un ottica di efficienza, innovazione e «cost cutting»; attraverso la gestione di : Corrispondenza in uscita Cartacea ( Massiva, Prioritaria, Raccomandata AR ) Batch ( gestione dei flussi e dei layout ) On line composition Corrispondenza in ingresso Riservata e commerciale ( non smaterializzata ) Ordinaria Altri documenti ( Fatture, Contratti ) Di ritorno ( Resi, Cartoline AR ) Pagina 2

3 Il contesto attuale Svantaggi del metodo e del supporto cartaceo corrispondenza in ingresso Ritardi di consegna interna e lavorazione Inefficienze di archiviazione e successiva ricerca Documenti e posta tradizionali IN INGRESSO Occupazione spazio fisico Spreco di tempo e risorse per la distribuzione Antiecologico Fax Assenza di protocollazione unica perché il recapito avviene con modalità non codificate Fragile Oltre alla corrispondenza tipica postale vanno considerate le tipologie documentali interne quali le fatture passive, le buste paga, i documenti legali ed amministrativi ( indipendentemente dal canale con il quale sono veicolati ) ecc. Pagina 3

4 Il contesto attuale Svantaggi della lavorazione interna o «single» outsourcer corrispondenza in uscita Costi di manutenzione dei device utilizzati Documenti cartacei Inefficienze di archiviazione e successiva ricerca Inacessibilità a nuovi sistemi di comunicazione IN USCITA Spreco di tempo e risorse per stampa, invio e distribuzione Flussi Dipendenza dal singolo recapitista Assenza di protocollazione unica perché il recapito avviene con modalità non codificate Office Fragile La lenta liberalizzazione del mercato del recapito cartaceo in Italia e la legislazione su nuovi canali di comunicazione rappresenta un elemento importante di «saving» per le organizzazioni con grandi e medi volumi di corrispondenza in uscita. Pagina 4

5 I vantaggi perseguiti Obiettivi raggiunti attraverso i servizi di Mail Room Migliorare l efficienza e la velocità nello scambio delle comunicazioni aziendali interne ed esterne. Fruire di un unico «cruscotto» per il monitoraggio di kpi e scorecard Introdurre l uso dei nuovi canali della corrispondenza digitale con conseguente riduzioni dei costi e degli sprechi. Gestione semplificata e controllata anche per grandi quantità di documenti. Visibilità immediata dei costi aziendali di corrispondenza già allocati per i rispettivi centri di costo. Garanzia dei tempi di ricezione dei documenti secondo gli standard di qualità concordati. Tracciabilità del flusso documentale, archiviazione digitale ed estrazione dati automatizzata. Garanzia di poter disporre di un unico interlocutore per risolvere tutti i problemi legati alla gestione della corrispondenza «inbound» e «outbound». Pagina 5

6 Particolarità della Mail Room Dataexpert Elementi distintivi del servizio Piattaforma integrata di servizi Unico punto di gestione e fruizione Monitoraggio e KPI insiti nella piattaforma Sistema centralizzato per la protocollazione della corrispondenza Corrispondenza in uscita Bilanciamento del carico di stampa ( business continuity ) Utilizzo selettivo di molteplici gestori di recapito Digitalizzazione ed archiviazione elettronica della corrispondenza Indipendenza dall operatore postale Corrispondenza in ingresso OCR, Work flow e BPO partecipativo sulle singole tipologie documentali Conservazione Ottica sostitutiva Notarile Riconciliazione cartoline AR con verifica dei sospesi Pagina 6

7 La Piattaforma Una piattaforma integrata, costruita attorno al cliente evoluta piattaforma di gestione che permette, attraverso i propri moduli ( anche custom per il cliente ) l amministrazione, la fruizione e la rendicontazione di tutti gli elementi coinvolti nel processo ( PEC ) Documento Elettronico Soluzione Data Capture permette la digitalizzazione dei documenti cartacei e l estrazione delle informazioni rilevanti,. Supporto continuo a tutto il processo aziendale di gestione Software per la gestione dei documenti in outbound: automatizza la creazione del layout ed il reperimento dei dati con cui popolare i campi, minimizzando risorse usate e possibilità di errori. Altri Canali Corrispondenza cartacea in uscita Pagina 7

8 Corrispondenza in Ingresso Tutta la posta in arrivo viene recapitata ed archiviata con velocità e razionalità Corrispondenza riservata non aperta Destinatario finale Documenti e posta tradizionali Corrispondenza ordinaria Scanner Distribuzione gestibile internamente tramite palmare Protocollazione unica Indicizzazione classificazione per tipologie documentali Fax Archiviazione digitale della corrispondenza Servizi B.P.O. attivabili gestiti Word, Excel Documenti digitali Powerpoint, Classificazione tipologie documentali Indicizzazione Archiviazione WORKFLOW EDI, SAP Documenti elettronici Fatture elettroniche, Archiviazione fisica e invio al macero a fine validità Pagina 8

9 spedizione Corrispondenza in Uscita Gestione multicanale della posta Integrazione con sistemi di clienti e fornitori Documento elettronico In formato compatibile con clienti e fornitori. PEC Altri Documenti elettronici Es: Fatture elettroniche EDI Doc. elettronici: Word Excel HTML Xml TAG Dati massivi da database Linedata ASCII-EBCDIC CC DJDE SAP [RDI-OTF-GOF] ISIS PAPYRUS Load Balancing e gestione colore - B/W a seconda dei destinatari Stampatori Istituzionali Dest. Interno Posta in uscita Distribuzione gestibile internamente tramite palmare Gestione e Archiviazione e automazione del indicizzazione layout documentale e del flusso di approval. Gestione opportunità di TransPromo (es. estratti conto) Stampa Imbustamento Postalizzazione Pagina 9

10 La Piattaforma Il modulo 4GED Definizione Ruoli I ruoli permettono la creazione di pacchetti di autorizzazioni su funzionalità, documenti e tipologie documentali, da applicare agli utenti al fine di snellire le attività di amministrazione. Definizione Relazioni Le relazioni rappresentano uno strumento che consente di creare associazioni fra documenti, utenti, metadati e tipologie documentali. Definizione Tipologie Documentali Costituiscono il contenitore virtuale in cui far confluire insiemi omogenei di documenti, e file. Le tipologie possono essere create, modificate o eliminate. Durante la creazione o modifica è possibile definire il set di metadati da applicare ai documenti archiviati, riutilizzando quelli già definiti per altre tipologie o definendone di nuovi. Fascicolazione Permette la creazione di cartelle di lavoro virtuali, ovvero fascicoli, in cui è possibile raggruppare documenti in base ai metadati a cui sono associati. Ricerca Tradizionale Search Engine I documenti vengono ricercati impostando i La ricerca viene effettuata tramite criteri di ricerca in un form, scegliendo gli operatori logici opportuni e valorizzando i l interfaccia google like. Il potente motore di ricerca integrato restituisce i risultati sulla metadati necessari, ottenendo i risultati della base del page rank attribuito. Questa ricerca sotto forma di griglia dalla quale è possibile visualizzare i documenti scelti. La ricerca impostata potrà essere effettuata modalità risulta particolarmente gradita agli utenti per la sua caratteristica user friendly. Anche in questo caso, la ricerca impostata indistintamente su una, più o tutte le potrà essere effettuata indistintamente su tipologie documentali. una, più o tutte le tipologie documentali. Versionamento Documenti E possibile conservare traccia delle diverse versioni di un documento al fine di poterlo ripristinare ad una precedente versione. Le funzioni di Checkin e di Checkout consentono di aggiornare un documento e di contrassegnare la versione. Pagina 10

11 La Piattaforma Il modulo ABBYY Classificazione, riconoscimento ed estrazione intelligente del dato Soluzione Data Capture che permette la digitalizzazione dei documenti cartacei e l estrazione delle informazioni rilevanti, avvalendosi di tecnologie di riconoscimento intelligente dei documenti per la classificazione, la separazione, l'estrazione dei dati e l'indicizzazione. Percentuale di riconoscimento data extraction su tipologie tipiche del servizio : Tipologia CAMPI RATE > 900 RATE RATE < 700 Fatture % 18% 10% Posta Indirizzo 78% 14% 8% Ricevute A.R 2 87% 5% 7% LEGENDA RATE: > 900 Riconosciuto, Verifica da operatore, < 700 Data entry manuale da operatore Pagina 11

12 La Piattaforma Il modulo ISIS Output Management : AFP, multicanalità ed evoluzione Politiche differenziate di trattamento documenti a seconda del cliente AZIENDA flusso delle comunicazioni MAIL ROOM Layout composition bianco/nero colore Stampatore 1 Stampatore 2 Stampatore 3 Direzione marketing multicanalità Marketing back office sms, fax, mail pdf colore portale azienda utilizzo pool di stampatori cliente Pianificazione media Pdf/A per archiviazione sostitutiva web adv viral call center in outbound mobile bank Pagina 12

13 Una piattaforma WorkFlow «inside» Ad ogni tipologia documentale è assegnato un differente workflow : Tipologie documentali Flusso documenti Destinatario finale Fatture passive Amministrazione Classificazione tipologie documentali Lettere di reclamo Ufficio Legale Il workflow documentale rappresenta un sistema di riorganizzazione dei processi di lavoro aziendali con l'obiettivo della completa automazione del flusso documentale, dalla gestione del protocollo alla ricerca e movimentazione in archivio. Il workflow permette di gestire i flussi di lavoro con una conseguente ottimizzazione della qualità del lavoro in termini di: risparmio economico, tempestività, sicurezza e professionalità. 4GED supporta la definizione di workflow documentali, semplici (gestione di code di lavoro) o complessi (sequenziali, condizionali, time driven o paralleli), tipicamente finalizzati alla gestione di iter approvativi sui documenti. Pagina 13

14 Esempio di WorkFlow applicabile Gestione corrispondenza commerciale «fatture passive» MAIL ROOM Azienda Ordine bonifico Richiesta sostituzione prodotto Pagamento Richiesta reso e storno Postalizzazione Prodotto non ordinato Ordine e fattura sono coerenti? no Fornitore Fattura passiva Scanner Impiegato addetto al censimento fatture Ufficio Acquisti ricerca ordine si estrazione ordine Richiesta conferma genuinità e conformità prodotto Utilizzatore finale Controllo qualità ok Prodotto difettoso o non conforme Amministrazione Pagina 14

15 Il valore legale dei dati digitali Firma digitale, Marca Temporale, Conservazione sostitutiva Notarile Il sistema consente di tenere una prova di tutte le comunicazioni online, siano esse con allegati o trasmissioni di files, in quanto il Notaio rilascia un certificato, con data, ora certa e sua firma elettronica qualificata, di avvenuta transazione. I documenti originali unici vengono inviati al Centro Scansioni Dataexpert dove si procede alla scansione e indicizzazione Datazione e Certificazione Ufficiale del Notaio nei confronti di terzi ewitness è un servizio informatico semplice e sicuro che consente di tenere una prova di tutte le comunicazioni online, siano esse con allegati o trasmissioni di files. La tecnologia ewitness è basata su codice Open Source e combina in modo estremamente innovativo strong authentication, VPN (Virtual Private Network) e firma digitale per garantire l autenticità di transazioni, contratti e documenti fiscali. Pagina 15

16 Sicurezza e Business Continuity Poter contare su un Data Center di primaria importanza Per tutti i servizi di connettività, Dataexpert si avvale dei servizi di BT (Inet - Italia), leader internazionale nella fornitura di servizi Webfarm. Poter contare su un Data Center di primaria importanza significa garantirsi : Disponibilità della connessione: SLA 99,98% su base annua (interfaccia con 4 reti internet a livello Internazionale). Hardware di ultima generazione, Cage Privata ad accesso controllato, 200 MByte dedicati, Firewall e Intrusion Dection Sicurezza: Tempi di risposta immediati Presidio 11 ore su 24 (dalle 9 alle 20), 7 giorni su 7. Videosorveglianza. Sistemi automatici di rilevamento guasti quando non presidiato. Tempi di intervento: 30 min dalla segnalazione. Continuità energetica garantita. Gruppo di continuità e generatore interno. Condizioni termiche ottimali Pagina 16

17 Monitoring & KPI Controllare il processo in ogni momento attraverso un piattaforma comune ed integrabile a tutti i servizi erogati. Pagina 17

18 Modello di attuazione Un approccio «sartoriale» al progetto congiunto che prevede : l analisi e la valutazione di requirements ed esigenze specifiche; la redazione condivisa di un documento progettuale di uno o più moduli operativi; l avvio di un progetto pilota che prevedrà l attivazione dei moduli con maggiore valore prioritario per il cliente; fase di delivery ; misurazione risultati e presentazione rendiconto sui moduli applicati. Pagina 18

19 Grazie per l attenzione info@dataexpert.it All rights reserved Il presente documento è da ritenersi di esclusiva proprietà della DATAEXPERT Srl e non può essere divulgato e/o riprodotto senza esplicita autorizzazione scritta da parte della direzione aziendale. Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi da considerarsi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato.