RISERVATEZZA E MARKETING IN FARMACIA facciamo il punto!

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1 RISERVATEZZA E MARKETING IN FARMACIA 0 RISERVATEZZA E MARKETING IN FARMACIA facciamo il punto! Il rispetto del carattere confidenziale delle informazioni idonee a rivelare lo stato di salute costituisce un principio essenziale del sistema giuridico di tutti i Paesi europei aderenti alla Convenzione. Non soltanto al fine di proteggere la vita privata delle persone malate ma anche per salvaguardare la fiducia delle persone nei confronti del personale medico e dei servizi sanitari in generale. (Corte Europea Diritti dell Uomo CEDU, Z v. Finland, sentenza 25 febbraio 1997). A cura avv. Paola Maddalena Ferrari

2 1 SOMMARIO Rispettare la riservatezza è la prima regola di marketing... 2 La riservatezza è obbligo deontologico... 2 il farmacista deve acquisire un consenso scritto al trattamento dei dati?... 2 ci sono regole da seguire nella conservazione delle ricette e/o referti?... 2 scontrino parlante e necessario il consenso?... 2 In quali circostanze va data l informativa?... 3 Il farmacista titolare è responsabile del trattamento? cosa significa?... 4 formazione come regola... 4 Il personale non ha alcuna responsabilità?... 5 e necessario un esplicito consenso scritto del cliente per chiamare il medico in caso di dubbi sulla prescrizione del farmaco?... 5 i medici possono lasciare le ricette compilate in farmacia con il consenso del paziente?... 5 E possibile comunicare informazioni a persone della famiglia dell assistito o ad altro medico che ha in cura il paziente?... 6 Un cliente minorenne si presenta in farmacia per richiedere un contraccettivo o un esame per malattia sessualmente trasmissibile. il farmacista e obbligato ad informare la famiglia se la conosce?... 6 La farmacia vuole istituire il cup ci sono delle regole da rispettare?... 7 Vorrei mettere delle telecamere in farmacia e lecito?... 7 E lecito mettere in farmacia impianti antitaccheggio?... 7 Per le telecamere ci sono altre regole da rispettare?... 7 Ci sono regole da rispettare per l impianto di videosorveglianza se ci sono lavoratori?... 8 Vorrei fidelizzare la clientela attraverso una fidelity card e newsletter. e lecito?... 9 E possibile informare i clienti attraverso sms e/o mail di eventi promozionali?... 9 E obbligatorio mettere barriere che impongano la distanza con il banco di vendita?... 9 LETTERA INCARICO/RESPONSABILE telecamere INFORMATIVA DA ESPORRE esempio Distanza di cortesia

3 2 Rispettare la riservatezza è la prima regola di marketing La farmacia sta cambiando. La necessità di introdurre nuovi servizi, proteggere il patrimonio e gli strumenti di comunicazione massiva comportano vantaggi e qualche responsabilità. Molta e varia è la documentazione che contiene dati sensibili presente nelle farmacia: prescrizioni mediche, certificati, fatturazioni fatte al paziente, contabilizzazione dei presidi, elaborazione delle schede riferibili allo specifico paziente, gestione del servizio di noleggio, screening, referti medici ecc. Porre attenzione all uso dei dati dei clienti vuol dire da una parte salvaguardare il paziente ed il cliente, limitando gli errori che possono derivare da un errata o superficiale gestione della documentazione stessa, dall altra preservarlo dai rischi di un discriminato utilizzo e conoscenza delle informazioni che lo riguardano. Preservare la riservatezza è un atto di rispetto che, sicuramente, sarà premiata dalla fiducia del cliente. Questo lavoro non ha la presunzione della completezza ma riassume le molte domande che mi vendono rivolte dai farmacisti. La riservatezza è obbligo deontologico Per il farmacista l obbligo di riservatezza non deriva esclusivamente dal dovere di rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali ( d.lgs196/2003), ma costituisce anche un obbligo deontologico che qualifica l agire del professionista. TITOLO XIII - RISERVATEZZA E SEGRETO PROFESSIONALE - Art. 36 La conservazione del segreto su fatti e circostanze dei quali il farmacista sia venuto a conoscenza per ragione della sua attività professionale, oltre che un obbligo giuridico è un imprescindibile dovere morale, che il farmacista deve esigere anche dagli incaricati del trattamento dei dati personali. il farmacista deve acquisire un consenso scritto al trattamento dei dati? No, per erogare un farmaco il farmacista non deve raccogliere alcun consenso. Si, nel caso di servizi diversi dalla dispensazione del farmaco che comportino trattamento di dati personali e sensibili soprattutto se comunicati ad altri professionisti non medici ( es. autoanalisi, noleggio ausili sanitari, forniture su misure ecc.) oppure nel caso di specifiche attività di marketing. ci sono regole da seguire nella conservazione delle ricette e/o referti? Devono essere seguite scrupolose regole di conservazione. In particolare le ricette non ripetibili che obbligano il medico ad individuare il paziente, nonché quelle che riguardano farmaci stupefacenti e/o che siano indicative di comportamenti sessuali e/o malattie sessualmente trasmissibili, devono essere conservate con maggiore attenzione in luoghi chiusi a chiave con accesso limitato solo a coloro che hanno ricevuto un espressa lettera di incarico al trattamento dei dati. scontrino parlante e necessario il consenso? No. 2

4 3 Dal 2010 lo scontrino parlante non deve contenere il nome del farmaco in quanto può essere emesso attraverso l'utilizzo del "numero di autorizzazione all'immissione in commercio" (Aic) presente sulla confezione del farmaco. Il codice alfanumerico, rilevabile anche mediante lettura ottica, consente infatti di identificare in modo univoco ogni singola confezione farmaceutica venduta. In quali circostanze va data l informativa? Al di fuori di quanto esplicitamente indicato sopra, il codice della privacy, decreto legislativo 196/2003, all art. 13, specifica che il paziente deve essere sempre informato sulle modalità e finalità del trattamento dei dati e sull uso che di questi dati ne viene fatto. In farmacia i dati vengono utilizzati e raccolti per finalità diverse: dispensazione del farmaco, sicurezza degli operatori, attività di marketing, prenotazione degli esami clinici attraverso il cup, screening ecc. Ogni tipo di trattamento richiede una specifica informativa. Art. 13. Informativa 1. L'interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati personali sono previamente informati oralmente o per iscritto circa: a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere; d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l'ambito di diffusione dei dati medesimi; e) i diritti di cui all'articolo 7; f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell'articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione o le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l'elenco aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato un responsabile per il riscontro all'interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all'articolo 7, è indicato tale responsabile. 2. L'informativa di cui al comma 1 contiene anche gli elementi previsti da specifiche disposizioni del presente codice e può non comprendere gli elementi già noti alla persona che fornisce i dati o la cui conoscenza può ostacolare in concreto l'espletamento, da parte di un soggetto pubblico, di funzioni ispettive o di controllo svolte per finalità di difesa o sicurezza dello Stato oppure di prevenzione, accertamento o repressione di reati. 3. Il Garante può individuare con proprio provvedimento modalità semplificate per l'informativa fornita in particolare da servizi telefonici di assistenza e informazione al pubblico. 4. Se i dati personali non sono raccolti presso l'interessato, l'informativa di cui al comma 1, comprensiva delle categorie di dati trattati, è data al medesimo interessato all'atto della registrazione dei dati o, quando è prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione. 5. La disposizione di cui al comma 4 non si applica quando: a) i dati sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria; b) i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; 3

5 4 c) l'informativa all'interessato comporta un impiego di mezzi che il Garante, prescrivendo eventuali misure appropriate, dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli, a giudizio del Garante, impossibile. 5-bis. L'informativa di cui al comma 1 non è dovuta in caso di ricezione di curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro. Al momento del primo contatto successivo all'invio del curriculum, il titolare è tenuto a fornire all'interessato, anche oralmente, una informativa breve contenente almeno gli elementi di cui al comma 1, lettere a), d) ed f). (1) Il farmacista titolare è responsabile del trattamento? cosa significa? Si. Il "titolare", secondo la definizione di legge è la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, competono le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. In pratica: è il titolare della farmacia responsabile per il trattamento dei dati nel suo esercizio. Il trattamento dei dati, ai sensi del combinato dell art. 15 del dlgs 196/2003 e dell art del codice civile è considerata un attività pericolosa. Questo vuol dire che il danneggiato deve limitarsi a dimostrare il danno mentre il professionista deve dimostrare di avere fatto tutto il necessario per evitarlo. Art. 15. Danni cagionati per effetto del trattamento 1. Chiunque cagiona danno ad altri per effetto del trattamento di dati personali è tenuto al risarcimento ai sensi dell'articolo 2050 del codice civile. formazione come regola Non esiste consapevolezza senza formazione. Il farmacista è tenuto a formare ed obbligare il proprio personale e tutti coloro, anche lavoratori autonomi esterni alla struttura, dell obbligo di rispettare le misure di sicurezza e di rispettare il segreto professionale. La lettera d incarico e/o la nomina quale responsabile del trattamento, nel caso siano affidati dati ad una persona e/o ad un azienda una parte dei dati anche per finalità di conservazione, oltre ad essere obbligatoria, è anche un sistema per obbligare i terzi alla massima responsabilità. 4

6 5 Il personale non ha alcuna responsabilità? Si, attraverso la lettera d incarico e la formazione specifica, il farmacista potrà dimostrare di avere fatto tutto quanto necessario per proteggere il paziente. Per questo la lettera d incarico deve essere scritta e controfirmata. Naturalmente non basta scrivere le regole ma è necessario anche controllare le regole. Inutile scrivere lunghe lettere se poi le ricette vengono abbandonate in ogni angolo. e necessario un esplicito consenso scritto del cliente per chiamare il medico in caso di dubbi sulla prescrizione del farmaco? No, in quanto la dispensazione deve avvenire in modo sicuro, ma è sempre opportuno che il cliente sia informato della necessità di rivolgersi al medico per risolvere un dubbio che possa influire sulla sua sicurezza. i medici possono lasciare le ricette compilate in farmacia con il consenso del paziente? La consegna di documentazione clinica va fatta al paziente e/o ad un suo delegato con atto scritto. Con nota in data 14/11/2014 il garante ha chiarito che le procedure consentono ai medici di lasciare ai pazienti ricette e i certificati presso le sale d'attesa dei propri studi o presso le farmacie, senza doverglieli necessariamente consegnare di persona. Per impedire la conoscibilità da parte di estranei di dati delicati, come quelli sanitari, è però indispensabile che ricette e certificati vengano consegnati in busta chiusa. La busta chiusa è tanto più necessaria nel caso in cui non sia il paziente a ritirare i documenti, ma una persona da questi appositamente delegata. In ogni caso è necessario ricordare che la consegna al farmacista di documentazione del singolo paziente dovrà essere preceduta da esplicita richiesta dello stesso. La prassi di lasciare le ricette al farmacista, senza richiesta esplicita, non dovrà essere sistematizzata per evitare di sconfinare nell art. 15 del codice deontologico che vieta l accaparramento di ricette. In tal senso si è anche espressa Federfarma con circolarein data 20/11/2014 che ha chiarito con una prospettazione che ritengo corretta: La pratica di recapitare le ricette del medico direttamente in farmacia «dovrebbe essere circoscritta a quei casi, del tutto eccezionali, nei quali il paziente è obiettivamente impossibilitato a recarsi di persona in ambulatorio». 5

7 6 In una circolare diramata ieri, però, Federfarma ha ritenuto opportuno integrare le disposizioni dell Authority con una serie di indicazioni tratte dalle normi vigenti e dalla deontologia professionale, che ovviamente esula dai riferimenti del Garante. I titolari non devono, infatti, dimenticare l articolo 15 del Codice deontologico, dove si stabilisce che «il farmacista non deve promuovere, organizzare o aderire a iniziative di accaparramento di prescrizioni mediche comunque e dovunque poste in essere». Per accaparramento di ricette, in particolare, si intende ogni iniziativa diretta a convogliare le prescrizioni in una determinata farmacia senza preventiva ed esplicita autorizzazione dell interessato. Anche perché all articolo 15 della legge 475/1968 viene sancito il diritto del cittadino alla libera scelta della farmacia alla quale rivolgersi. Per tale motivo, le indicazioni del Garante non autorizzano il medico a decidere di propria volontà se e a quale farmacia recapitare le ricette di un paziente. Spetta soltanto a quest ultimo scegliere se avvalersi di tale opzione, nel qual caso deve delegare per iscritto un incaricato (che può anche essere il collaboratore della farmacia). A tale persona il medico deve consegnare le ricette in busta chiusa e in questa busta devono rimanere fino a quando il paziente la ritira, anche in farmacia. Art. 15 codice deontologico Divieto di accaparramento di ricette 1. Il farmacista non deve promuovere, organizzare o aderire a iniziative di accaparramento di prescrizioni mediche comunque e dovunque poste in essere. E possibile comunicare informazioni a persone della famiglia dell assistito o ad altro medico che ha in cura il paziente? No, qualunque passaggio di informazione deve essere autorizzato dal paziente/cliente. Nel caso di consegna di documentazione la stessa dovrà essere data al paziente e/o a persona dallo stesso delegato. Non è necessario raccogliere la delega ogni volta. Il paziente può delegare stabilmente una e/o due persone a tale procedura. In tal caso è opportuno farsi firmare un consenso generale. Esempio documentazione clinica cup : Io sottoscritto ( nome paziente) delego il signor..alla ritiro della documentazione clinica presso la farmacia da valersi da ora fino a revoca Per ritiro della farmacia della ricetta del paziente: Io sottoscritto.( nome paziente) delego il signor ( nome del farmacista)..quale mia persona di fiducia a ritirare presso il dott.mio medico curante, le ricette relative ai farmaci prescritti. Chiedo, inoltre, allo stesso che provveda appena ritirata alla prenotazione del farmaco in questione. La presente vale fino a revoca Data e firma del paziente. Un cliente minorenne si presenta in farmacia per richiedere un contraccettivo o un esame per malattia sessualmente trasmissibile. il farmacista e obbligato ad informare la famiglia se la conosce? No. 6

8 7 Il cliente minorenne che abbia comunque compiuto i 14 anni puo legittimamente praticare atti sessuali nei limiti di legge. Il Garante della Privacy, in data 17/11/2010, in risposta alla domanda di una struttura ha chiarito: Il motivo della norma è evidente: garantire l'anonimato al minore che non voglia o non possa mettere a parte i genitori dei suoi problemi e si rivolga alle strutture autorizzate per evitare che lo stesso possa rivolgersi clandestinamente a soggetti privi della necessarie garanzie di serietà e di professionalità, il cui intervento potrebbe provocare gravi danni alla salute fisiopsichica del minore". Ha proseguito: dalla ratio della norma dovrebbe desumersi che il genitore in questione non possa accedere alla documentazione richiesta; e ciò neppure con il consenso della figlia, per l'evidente probabilità che la volontà della minore venga coartata. "; La farmacia vuole istituire il cup ci sono delle regole da rispettare? Si, prima di tutto il farmacista deve organizzare il servizio seguendo alcune regole che sono contenute nel provvedimento generale n. 19 del 19 gennaio 2011, che qui si sintetizza: a) Obbligo di rendere l'informativa all'interessato ai sensi dell'articolo 13 del Codice secondo le indicazioni che dovrebbero essere fornite dalle singole asl. b) E' necessario prevedere che anche gli operatori della farmacia, individuati quali incaricati del trattamento dei dati nell'ambito del sistema CUP, non tenuti per legge al segreto professionale, siano sottoposti a regole di condotta analoghe al segreto professionale, in analogia a quanto previsto in ambito sanitario (art. 83, comma 2, lett. i), del Codice c) Le farmacie devono prevedere postazioni dedicate e prevedano distanze di rispetto; d) Il referto, anche digitale, deve essere consegnato all interessato cioè al cliente o ad un suo delegato munito di documento di riconoscimento e delega scritta. e) Non possono essere create banche dati di referti digitali presso la farmacia. f) Nel caso in cui il sistema CUP preveda l'invio di SMS o messaggi di posta elettronica all'utente concernenti i servizi resi, tali comunicazioni non debbano contenere indicazioni di dettaglio circa la tipologia di prestazione, l'esito e le credenziali di accesso. Vorrei mettere delle telecamere in farmacia e lecito? Si, nel rispetto della normativa per il trattamento dei dati personali ed in particolare l art. 13 che prevede l obbligo di informativa e del Provvedimento in materia di videosorveglianza - 8 aprile 2010 (Gazzetta Ufficiale n. 99 del 29 aprile 2010) Nel caso di dipendenti, vanno rispettate anche le regole imposte dell art. 4 della legge 300/70 ( statuto dei lavoratori). Non è invece necessario la notifica al Garante, fatto salvo che non siano muniti di riconoscimento biometrico. E lecito mettere in farmacia impianti antitaccheggio? Si, anche in questo caso gli impianti devono essere segnalati all ingresso della farmacia. Per le telecamere ci sono altre regole da rispettare? Si, queste sono le regole imposte dal Garante: B) IMPIANTO DI SORVEGLIANZA. il sistema informativo ed il relativo programma informatico deve essere conformati già in origine in modo da non utilizzare dati relativi a persone identificabili quando le finalità del trattamento possono essere realizzate impiegando solo dati anonimi (Lo impone il principio di necessità, il quale 7

9 8 comporta un obbligo di attenta configurazione di sistemi informativi e di programmi informatici per ridurre al minimo l'utilizzazione di dati personali (art. 3 del Codice); B ) NON INQUADRARE E ZUMARE SUI FARMACI EROGATI: l'attività di videosorveglianza deve essere effettuata nel rispetto del c.d. principio di proporzionalità nella scelta delle modalità di ripresa e dislocazione (es. tramite telecamere fisse o brandeggiabili, dotate o meno di zoom), nonché nelle varie fasi del trattamento che deve comportare, comunque, un trattamento di dati pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice). C) IL SUPPORTO CON L'INFORMATIVA: deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti. D) INDIVIDUAZIONE RESPONSABILI ED INCARICATI : Il titolare o il responsabile devono designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del trattamento, autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini (art. 30 del Codice). Deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti, specie quando il titolare si avvale di collaboratori esterni. Occorre altresì individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite ad ogni singolo operatore, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l'angolo visuale, modificare lo zoom, ecc.) e) DURATA DELL'EVENTUALE CONSERVAZIONE: La conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Ci sono regole da rispettare per l impianto di videosorveglianza se ci sono lavoratori? Si, le regole sono comuni anche ad altri sistemi di sorveglianza che permettono il controllo a distanza dell attività del lavoratore. Nelle attività di sorveglianza occorre rispettare il divieto di controllo a distanza dell'attività lavorativa, pertanto è vietata l'installazione di apparecchiature specificatamente preordinate alla predetta finalità: non devono quindi essere effettuate riprese al fine di verificare l'osservanza dei doveri di diligenza stabiliti per il rispetto dell'orario di lavoro e la correttezza nell'esecuzione della prestazione lavorativa (ad es. orientando la telecamera sul badge). Vanno poi osservate le garanzie previste in materia di lavoro quando la videosorveglianza è resa necessaria da esigenze organizzative o produttive, ovvero è richiesta per la sicurezza del lavoro: in tali casi, ai sensi dell'art. 4 della l. n. 300/1970, gli impianti e le apparecchiature, "dai quali può derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l'ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l'uso di tali impianti" (v., altresì, artt. 113 e 114 del Codice; art. 8 l. n. 300/1970 cit.; art. 2 d.lg. n. 165/2001). Il mancato rispetto di quanto sopra prescritto comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice. L'utilizzo di sistemi di videosorveglianza preordinati al controllo a distanza dei lavoratori o ad effettuare indagini sulle loro opinioni integra la fattispecie di reato prevista dall'art. 171 del Codice. 8

10 9 Sotto un diverso profilo, eventuali riprese televisive sui luoghi di lavoro per documentare attività od operazioni solo per scopi divulgativi o di comunicazione istituzionale o aziendale, e che vedano coinvolto il personale dipendente, possono essere assimilati ai trattamenti temporanei finalizzati alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi ed altre manifestazioni del pensiero. In tal caso, alle stesse si applicano le disposizioni sull'attività giornalistica contenute nel Codice (artt. 136 e ss.), fermi restando, comunque, i limiti al diritto di cronaca posti a tutela della riservatezza, nonché l'osservanza del codice deontologico per l'attività giornalistica ed il diritto del lavoratore a tutelare la propria immagine opponendosi, per motivi legittimi, alla sua diffusione (art. 7, comma 4, lett. a), del Codice). Vorrei fidelizzare la clientela attraverso una fidelity card e newsletter. e lecito? Si, ma con alcune regole. E opportuno implementare Card generiche e non riferite ad uno specifico prodotto che identifichi una patologia. E necessario rispettare quanto indicato dal garante nel provvedimento del 24 febbraio non è lecito utilizzare a fine di profilazione dati idonei a rivelare la stato di salute e la vita sessuale (cfr. autorizzazioni generali del Garante nn. 2 e 5/2004, in G.U. 14 agosto 2004, n. 190). L'utilizzazione di dati sensibili (art. 4, comma 1, lett. d), del Codice) non è di regola ammessa per alcuna delle finalità indicate, fatta salva l'ipotesi eccezionale nella quale il trattamento di dati sia realmente indispensabile in rapporto allo specifico bene o servizio richiesto e sia stato autorizzato dal Garante, oltre che acconsentito per iscritto dall'interessato. Ciò, vale anche per eventuali ricerche di mercato, sondaggi ed altre ricerche campionarie. E obbligatorio fornire informazione preventiva e raccogliere esplicito consenso scritto. E possibile informare i clienti attraverso sms e/o mail di eventi promozionali? Si, a patto si sia raccolto specifico consenso scritto preventivo e che sia garantita la possibilità di cancellazione. Naturalmente andranno rispettate le regole che vietano determinati comportamenti pubblicitari per gli esercenti le professioni sanitarie e/o per determinate categorie di prodotti. E obbligatorio mettere barriere che impongano la distanza con il banco di vendita? Si, la regola è contenuta nel dlgs 196/2003 all art. 83 Art. 83. Altre misure per il rispetto dei diritti degli interessati 1. I soggetti di cui agli articoli 78, 79 e 80 adottano idonee misure per garantire, nell'organizzazione delle prestazioni e dei servizi, il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati, nonché del segreto professionale, fermo restando quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia di modalità di trattamento dei dati sensibili e di misure minime di sicurezza. 2. Le misure di cui al comma 1 comprendono, in particolare: a) soluzioni volte a rispettare, in relazione a prestazioni sanitarie o ad adempimenti amministrativi preceduti da un periodo di attesa all'interno di strutture, un ordine di precedenza e di chiamata degli interessati prescindendo dalla loro individuazione nominativa; b) l'istituzione di appropriate distanze di cortesia, tenendo conto dell'eventuale uso di apparati vocali o di barriere; c) soluzioni tali da prevenire, durante colloqui, l'indebita conoscenza da parte di terzi di informazioni idonee a rivelare lo stato di salute; 9

11 10 d) cautele volte ad evitare che le prestazioni sanitarie, ivi compresa l'eventuale documentazione di anamnesi, avvenga in situazioni di promiscuità derivanti dalle modalità o dai locali prescelti; e) il rispetto della dignità dell'interessato in occasione della prestazione medica e in ogni operazione di trattamento dei dati; f) la previsione di opportuni accorgimenti volti ad assicurare che, ove necessario, possa essere data correttamente notizia o conferma anche telefonica, ai soli terzi legittimati, di una prestazione di pronto soccorso; g) la formale previsione, in conformità agli ordinamenti interni delle strutture ospedaliere e territoriali, di adeguate modalità per informare i terzi legittimati in occasione di visite sulla dislocazione degli interessati nell'ambito dei reparti, informandone previamente gli interessati e rispettando eventuali loro contrarie manifestazioni legittime di volontà; h) la messa in atto di procedure, anche di formazione del personale, dirette a prevenire nei confronti di estranei un'esplicita correlazione tra l'interessato e reparti o strutture, indicativa dell'esistenza di un particolare stato di salute; i) la sottoposizione degli incaricati che non sono tenuti per legge al segreto professionale a regole di condotta analoghe al segreto professionale. 2-bis. Le misure di cui al comma 2 non si applicano ai soggetti di cui all'articolo 78, che ottemperano alle disposizioni di cui al comma 1 secondo modalità adeguate a garantire un rapporto personale e fiduciario con gli assistiti, nel rispetto del codice di deontologia sottoscritto ai sensi dell'articolo 12. (1) 10

12 11 I FORMAT 11

13 12 LETTERA INCARICO/RESPONSABILE Il sottoscritto dott.. SOSTITUTO) in qualità di Titolare/Responsabile del trattamento dei dati ( ES. MEDICO INCARICA.. (inserire dati anagrafici: nato il a ) al trattamento dei dati sensibili, sanitari ed amministrativi nonché nell'ambito delle funzioni di.. A tal fine vengono fornite informazioni ed istruzioni per l'assolvimento del compito assegnato: - Il trattamento dei dati deve essere effettuato in modo lecito e corretto; - i dati personali e sensibili devono essere raccolti e registrati unicamente per finalità inerenti l'attività svolta e per la gestione della corretta manutenzione delle cartelle cliniche e dati conseguenti; - è necessaria la verifica costante dei dati ed il loro aggiornamento, non è ammessa cancellazione non autorizzata; - è necessaria la verifica costante della completezza e pertinenza dei dati trattati; - devono essere rispettate le misure di sicurezza predisposte dal Titolare/Responsabile ed i dati non devono essere mai lasciati incustoditi. - e vietato diffondere e/o acconsentire la visione dei documenti conservati in farmacia, siano essi contenenti dati sensibili e/o commerciali, ad altre persone senza autorizzazione del titolare. - Il collaboratore è tenuto al segreto professionale su qualunque informazione acquisisca direttamente e/o indiriettamente. Per ogni operazione del trattamento deve essere garantita la massima riservatezza ed in particolare: a) divieto di comunicazione o diffusione dei dati senza la preventiva autorizzazione del Titolare/Responsabile; b) Le informazioni cliniche già registrate non possono in alcun modo essere modificate. c) Il personale infermieristico deve annotare gli interventi assistenziali effettuati sul paziente. d) L accesso ai dati per funzioni amministrative devono essere limitate a quanto effettivamente necessario per la gestione dell agenda e per la corretta gestione delle attività finanziarie ed amministrative. Non può in alcun modo modificare i dati inseriti nella scheda clinica. e) La documentazione clinica e le ricette non possono essere lasciate abbandonate in farmacia ma consegnate, in busta chiusa, direttamente al paziente oppure ad un suo delegato e conservata in luogo non accessibile al pubblico o al personale di pulizia. f) l'accesso ai dati è autorizzato limitatamente all'espletamento delle proprie mansioni ed esclusivamente negli orari di lavoro e nessun dato può essere comunicato a terzi per alcuna ragione senza il consenso esplicito del titolare del trattamento. g) in caso di interruzione, anche temporanea, del lavoro verificare che i dati trattati non siano accessibili a terzi non autorizzati; h) le proprie credenziali di autenticazione sono strettamente personali e devono rimanere riservate. associazione e univocamente associate all incaricato al quale sono state fornite e gli strumenti informatici devono essere scrupolosamente controllati. i) Non è consentito l accesso ad internet per accedere a siti e-commerce e/o social network se non per finalità connesse all attività lavorativa e con autorizzazione del responsabile e/o titolare del trattamento. j) Nessun dato e/o file di dati può essere scaricato dai sistemi informatici senza autorizzazione. 12

14 13 k) Le chiavi di accesso ai locali riservati ed alle ricette o altri documenti sanitari dovrà essere custodita con cura e non potrà essere ceduta a terzi per nessuna ragione. Solo gli incaricati al trattamento possono accedere agli spazi riservati per ragioni strettamente connesse alla propria mansione. l) La documentazione sanitaria, a fine giornata, deve essere chiusa negli appositi spazi chiusi a chiave. m) E vietato scattare fotografie e fare filmati con cellulari all interno dei locali della farmacia. n) E vitato pubblicare su social network qualunque immagine, suoni e/o informazione relativa a fatti relativi all attività lavorativa e/o relativi ai pazienti o terze persone. Gli obblighi relativi alla riservatezza, alla comunicazione ed alla diffusione dei dati dovranno essere osservati anche in seguito a modifica dell'incarico e/o cessazione del rapporto di lavoro. Qualsiasi altra istruzione può essere fornita dal Titolare che provvede anche alla formazione degli incaricati. Per ogni altra misura qui non prevista si fa riferimento al documento programmatico sulla sicurezza adottato dall Associazione. TRATTAMENTO CONSENTITO a) raccogliere, registrare e conservare i dati presenti negli atti e documenti nei supporti informatici avendo cura che l'accesso ad essi sia possibile solo ai soggetti autorizzati; b) qualsiasi accesso e trattamento espressamente previsto dal profilo di autorizzazione associato alle sue mansioni e nei limiti dell indispensabilità. c) qualsiasi altra operazione di trattamento nei limiti delle proprie mansioni e nel rispetto delle norme di legge. TELECAMERE Per scaricare i format: INFORMATIVA DA ESPORRE ESEMPIO 13

15 14 FARMACIA dr... Indirizzo INFORMATIVA ART. 13 D.LGS. N.196/2003 PER IL TRATTAMENTO DI DATI SENSIBILI GENT.MO/A CLIENTE, DESIDERIAMO INFORMARLA DEI SUOI DIRITTI TRATTAMENTO DEI SUOI DATI I dati personali dall'utente forniti, ovvero altrimenti acquisiti, nell'ambito della nostra attività e potranno formare oggetto di trattamento, nel rispetto degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l'attività della farmacia e solo per adempiere alle richieste che ci vorrà rivolgere solo per raggiungere lo scopo che Lei ci comunicherà di volta in volta (es. prenotazione farmaci, prescrizioni farmaceutiche, prenotazione esami ecc.). La informiamo, inoltre, che nel negozio è presente un impianto di videosorveglianza finalizzato alla tutela del patrimonio, dei prodotti esposti e dell incolumità del personale e dei clienti stessi ed un impianto antitaccheggio per evitare il furto dei prodotti. I dati saranno resi intelleggibili solo nel caso di evento delittuoso e/o su richiesta delle autorità di pubblica sicurezza e/o giudiziarie. CHI AVRA ACCESSO AI SUOI DATI Solo il personale della farmacia potrà avere accesso ai dati sanitari per finalità di diagnosi, cura, amministrativi, fiscali e statistico-epidemiologici e di formazione. I dati potranno essere trasmessi, se ciò fosse necessario per adempiere alla prestazione sanitaria, ad articolazioni del servizio sanitario nazionale al fine della contabilizzazione delle stesse. I suoi dati potranno essere condivisi con altri sanitari e/o personale che opera in farmacia per far fronte alle esigenze che Lei stesso richiederà e nei limiti dell indispensabilità della richiesta e per quanto indispensabile per fornirle i servizi che ci chiederà Nel caso di prenotazione di esami e/o prestazioni cliniche, i dati saranno condivisi per quanto utile e necessario per fornirle la prestazione richiesta. Il personale è obbligato alla massima riservatezza e non potrà utilizzare i dati per finalità diverse da quelle necessarie alla Sua cura. I Suoi dati potranno essere scambiati all interno del Servizio Sanitario Regionale, per le finalità di cura necessarie alla Sua salute nonché per finalità di rimborso del farmaco e gestione conseguente. SICUREZZA DEI SUOI DATI Il Farmacista custodirà i Suoi dati in archivi cartacei ed informatici ed ha adottato le misure di sicurezza tecniche e regolamentari imposte dalla legge per la protezione dei dati personali, così come previsto dal D.lgs 196/2003. I dati potranno essere conservati anche attraverso servizi di hosting esterni esplicitamente incaricati alla protezione dei dati e nominati responsabili del trattamento ai sensi dell art.29 del codice. QUALI SONO I SUOI DIRITTI 14

16 15 1. Conoscere i Suoi dati 2. Sapere come i dati vengono utilizzati e per quali finalità 3. Conoscere il nome della persona che ha il compito di conservarli e proteggerli 4. Sapere a chi vengono comunicati i dati 5. Chiedere la cancellazione o l aggiornamento o la rettifica dei suoi dati 6. Chiedere la cancellazione ( purchè non debbano essere conservati per legge), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione alla legge, nonché opporsi per giusti motivi al loro utilizzo. 7. Potrà esercitare i Suoi diritti presentando una richiesta scritta al suo medico. DISTANZA DI CORTESIA PER IL RISPETTO DELLA TUA RISERVATEZZA E DI QUELLO DEGLI ALTRI CLIENTI E NECESSARIO ATTENDERE IL PROPRIO TURNO TENENDOSI A DISTANZA DAL BANCO DI VENDITA 15

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