Guida alla costruzione di tavole con i database

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1 Guida alla costruzione di tavole con i database Al fine di fornire all utente uno strumento di analisi flessibile, oltre a rendere disponibili alcune tavole riepilogative in questo volume, viene data la possibilità all utilizzatore di costruire proprie tavole personalizzate a partire dai cinque database scaricabili in formato excel (http://www.rgs.mef.gov.it/versione I/Servizio s/studi e do/la spesa d/): il DB Formazione, contenente informazioni relative alla spesa prevista dalla legge di bilancio (e proposta dal disegno di legge di bilancio); il DB Serie storica Formazione riclassificata, contenente i dati della spesa prevista anno per anno riclassificata in base alla struttura del bilancio dello Stato per missione e programmi più recente; il DB Consuntivo, contenente informazioni relative alla spesa effettivamente realizzata come contabilizzata a consuntivo nel Rendiconto generale dello Stato; il DB Serie storica Consuntivo riclassificato, contenente i dati della spesa effettivamente realizzata anno per anno riclassificata in base alla struttura del bilancio dello Stato per missione e programmi più recente; il DB Trasferimenti AAPP, contenenti informazioni più dettagliate sulla spesa trasferita dallo Stato alle altre amministrazioni pubbliche come contabilizzata a consuntivo nel Rendiconto generale dello Stato. Le tavole a doppia entrata pubblicate per il complesso del bilancio dello Stato sono facilmente riproducibili e possono essere ulteriormente specializzate (ad esempio per una Amministrazione, missione/programma, categoria economica, etc) utilizzando qualsiasi software per elaborazioni di dati, tra cui lo strumento excel del rapporto di tabella pivot. Questa Guida vuol consentire all utente la costruzione di proprie tavole personalizzate (paragrafi A e B) o la riproduzione delle tavole pubblicate (paragrafo C) attraverso l uso di tabelle pivot. Operazioni concettuali da compiere per costruire un rapporto di tabella pivot Il rapporto di tabella pivot è uno strumento disponibile nel software excel che consente di riepilogare in una tabella di sintesi una grande quantità di informazioni archiviate in un data base di excel. Rinviando alle istruzioni di dettaglio rese disponibili nell ambito dello stesso software excel, qui si richiamano le istruzioni fondamentali che consentono di riprodurre sia le tabelle pubblicate sia altre tabelle definite dall utente. 1. La prima operazione da effettuare è scegliere il data base di partenza contenente i dati che si vogliono riepilogare in una tabella: ad esempio il DB che contiene i dati relativi alla Formazione del bilancio. 192

2 2. I campi (colonne) del data base costituiscono gli elementi scegliendo i quali si definisce lo scheletro del rapporto di tabella pivot: in particolare si sceglie un elemento di riga (o più) e un elemento di colonna (o più). Le informazioni contenute nei campi del data base che sono scelti come elementi di riga e colonna costituiranno le etichette di riga e colonna del rapporto di tabella pivot. Si può inoltre scegliere un campo come filtro del rapporto di tabella pivot, qualora una certa tabella debba essere riprodotta tante volte quante sono le modalità del campo scelto come filtro: ad esempio una tabella fatta per ogni esercizio finanziario (esercizio finanziario = filtro rapporto), oppure per ogni amministrazione (amministrazione = filtro rapporto), ecc. 193

3 3. Infine occorre scegliere: la variabile da riepilogare all interno del rapporto di tabella pivot (ad esempio gli stanziamenti di competenza da disegno di legge di bilancio) e la funzione con cui riepilogare (ad esempio somma, conteggio, media, varianza, ecc.) Come si svolgono le operazioni in excel Le tre operazioni sopra descritte sotto il profilo concettuale si effettuano in excel nel modo seguente (si fa riferimento alla versione di excel 2007) 1. Scelta del data base di partenza contenente i dati che si vogliono riepilogare: aprire il file excel contenente i dati di interesse e posizionarsi sul foglio di lavoro contenente i dati stessi 194

4 2. Definizione dello scheletro del rapporto di tabella pivot, ossia scelta dei campi (colonne) del data base di partenza contenenti le etichette di riga e colonna del rapporto di tabella pivot: dal menu Inserisci selezionare il comando Tabella pivot in alto a sinistra, quindi scegliere Tabella pivot. Effettuate le operazioni di cui al punto 2 si apre una schermata come quella sottostante. Sul lato destro della schermata ci sono gli strumenti per la costruzione della tabella pivot: in alto c è l elenco dei campi del data base di origine; trascinando i campi nelle finestre sottostanti si selezionano rispettivamente i campi filtro e le etichette di colonna e di riga. Mano a mano che si scelgono e si trascinano i campi nei rispettivi riquadri sul lato sinistro si compone la tabella pivot. 195

5 3. Scelta della variabile e della funzione di riepilogo: trascinare il campo nell area valori, quindi cliccare sulla freccetta nera a destra con la quale si apre un menu a tendina da cui scegliere il comando impostazioni campo valore. A seguito di questo comando si apre una finestra che consente di scegliere la funzione di riepilogo (somma, conteggio, media, ecc.) 196

6 197

7 N.B.: i comandi qui sinteticamente descritti consentono di effettuare le operazioni base per la costruzione di un rapporto di tabella pivot. Esistono molti altri comandi, per i quali si rinvia alle istruzioni fornite dal software excel, che permettono di costruire rapporti più complessi e di scegliere il formato di presentazione dei rapporti. Come si riproducono le tavole Le tavole fornite in questo volume, con eccezione delle Tavole Scostamento tra stanziamenti iniziali e stanziamenti definitivi per Missione e per tipologia di variazione di bilancio possono essere ricavate tramite pivot di excel a partire dai database forniti, come indicato di seguito con alcuni esempi. Esempio 1 198

8 Esempio 2 199

9 Esempio 3 200

10 Esempio 4 Esempio 5 201

11 Esempio 6 Esempio 7 202

12 Esempio 8 Esempio 6 Esempio 9 203

13 Esempio 10 Esempio 11 La tavola è derivata dalla Tavola Es

14 Esempio 12 La tavola è derivata dalla Tavola Es. 10 Esempio

15 Esempio

16 Esempio

17 Esempio

18 Esempio

19 Esempio

20 Esempio

21 Esempio 20 Esempio 19 Esempio 5) 212

22 Esempio

23 Esempio 22 Esempio 21 Esempio 5) 214

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