Software per la Rilevazione delle deleghe sindacali. Manuale d uso anno 2010

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1 Software per la Rilevazione delle deleghe sindacali Settore Farmacie Manuale d uso anno

2 PREMESSA Il documento di seguito presentato descrive le caratteristiche ed il funzionamento del software per la rilevazione delle deleghe sindacali per il settore delle farmacie (SRDF). SRDF è un applicazione Excel implementata con l ausilio di visual basic (VB). Per il corretto funzionamento del software è necessario abilitare la propria versione di Excel all utilizzo delle macro. Nella versione di Microsoft Office 2007 andare su Opzioni di Excel dal menù principale, cliccare Centro protezione e nelle impostazioni ( Impostazioni Centro protezione ) selezionare l opzione Attiva tutte le macro. Chiudere e riaprire Excel. codice visual basic N.B. i dati riportati nelle tabelle che seguono non hanno alcuna attinenza con la realtà e sono da intendersi esclusivamente a titolo di esempio. 2

3 INDICE DEI CONTENUTI 1. STRUTTURA DEL SOFTWARE 2. MODULO AZIENDE SANITARIE 3. FUNZIONAMENTO E PROCEDURE 3

4 1. STRUTTURA DEL SOFTWARE A. Pagina di avvio B. SCHEDA_1 C. SCHEDA_2 D. Scheda di immissione dati (SCHEDA 2) 4

5 1. STRUTTURA DEL SOFTWARE A. Pagina di avvio B. SCHEDA_1 C. SCHEDA_2 D. Scheda di immissione dati (SCHEDA 2) 5

6 2. MODULO AZIENDE SANITARIE A. Copertina B. SCHEDA 1 C. SCHEDA 2 6

7 2. MODULO AZIENDE SANITARIE A. Copertina B. SCHEDA 1 C. SCHEDA 2 7

8 3. FUNZIONAMENTO E PROCEDURE A. Utilizzo del modulo aziende sanitarie B. Password di accesso, apertura e chiusura del software di rilevazione(srdf) C. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_1 D. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_2 E. Procedura di immissione dati F. Eliminazione schede e modifica dei dati inseriti G. Sistema di controllo e protezione del software H. Procedura di stampa e di acquisizione della firma sindacale I. Trasmissione della rilevazione alla SISAC 8

9 A. Utilizzo del modulo aziende sanitarie Il modulo aziende sanitarie consiste in un file.pdf che riproduce puntualmente la struttura delle schede di rilevazione (SCHEDA 1 e SCHEDA 2) presenti in SRDF. Il modulo può essere impiegato per acquisire le informazioni da ogni azienda sanitaria e per facilitare l inserimento dei dati nel software di rilevazione. Il delegato responsabile potrà pertanto distribuire il modulo in formato elettronico (.pdf) alle aziende sanitarie presenti nel territorio regionale e una volta terminata la rilevazione a livello periferico (ASL), potrà utilizzare i moduli restituiti dalle aziende, debitamente compilati e pervenuti in formato cartaceo, per eseguire l inserimento dei dati in SRDF. N.B. Il delegato regionale ha il compito di verificare la correttezza dei dati trasmessi dalle aziende sanitarie. 9

10 B. Password di accesso, apertura e chiusura del software di rilevazione (SRDF) SRDF è protetto da password, pertanto per eseguire la rilevazione il delegato regionale dovrà essere in possesso della password di accesso. All apertura di SRDF viene visualizzata la pagina di avvio, per iniziare la rilevazione premere il tasto avvio. Alla chiusura di SRDF, a prescindere da quale sia stato l ultimo salvataggio eseguito dall utente, il sistema ritorna alla pagina di avvio e concede un ulteriore possibilità per effettuare il salvataggio dei dati. 10

11 C. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_1 La SCHEDA_1 è una scheda di riepilogo nella quale vengono riportati i dati relativi al numero delle farmacie e delle deleghe sindacali per ogni azienda presente nel territorio regionale. LaSCHEDA_1ècompostadaunaschedadirilevazione(1)edaunapulsantiera(2). La scheda di rilevazione viene utilizzata principalmente per rilevare il numero delle Farmacie(Pubbliche, Private, di cui Rurali) ed i riferimenti del delegato regionale responsabile della rilevazione (Cognome, Nome, Telefono, e Fax); il numero delle deleghe, riportato nella scheda e calcolato automaticamente dal sistema, viene invece rilevato, come vedremo più avanti, tramite la procedura di immissione dati. La pulsantiera permette di compiere le seguenti operazioni: stampare di rilevazione (Scheda 1), stampare tutta la rilevazione, andare al DB Scheda 2 e andare alla scheda di immissione dati(scheda 2)

12 C. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_1 La scheda di rilevazione Al primo avvio di SRDF la scheda di rilevazione risulta essere completamente vuota e sotto l intestazione compare la dicitura evidenziata con il colore rosso SELEZIONARE LA REGIONE!. È pertanto necessario selezionare la regione per la quale si deve effettuare la rilevazione servendosi dell apposito menù a tendina. Non appena viene eseguita tale operazione, il sistema inserisce automaticamente nella scheda le aziende sanitarie appartenenti alla regione selezionata e indica(colore grigio) le celle da compilare.* * Questa funzionalità, meramente di controllo, non è supportata nelle versioni di Microsoft Office precedenti all anno 2000, il corretto funzionamento è perciò garantito solo nelle versioni successive. 12

13 C. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_1 La scheda di rilevazione Nella scheda di rilevazione sono stati implementati strumenti di controllo* diretti a facilitare l inserimento dei dati, questo riduce notevolmente il potenziale errore umano e, di conseguenza, crea maggiore efficienza. Le celle relative al numero delle deleghe verranno evidenziate con il colore rosso se non verrà indicato un numero positivo di farmacie. In assenza di farmacie non è possibile rilevare un numero positivo di deleghe. Le celle relative al numero di farmacie Rurali verranno evidenziate con il colore rosso se il numero totale di farmacie risulterà essere inferiore. Il numero delle farmacie Rurali non può essere maggiore del numero totale delle farmacie presenti nel territorio. * Queste funzionalità, meramente di controllo, non sono supportate nelle versioni di Microsoft Office precedenti all anno 2000, il corretto funzionamento è perciò garantito solo nelle versioni successive. 13

14 D. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_2 La SCHEDA_2 è un foglio di calcolo nel quale vengono inseriti i dati relativi alle schede particolari(scheda 2). LaSCHEDA_2èformatadalDBScheda2(1)edaunapulsantiera(2). Il DB Scheda 2 è un Data Base che riporta concretamente tutte le informazioni relative alle schede particolari inserite, ad ogni riga (record) corrisponde una scheda. Tale DB non è direttamente modificabile dall utente, il foglio è protetto e non è possibile eseguire alcun tipo di operazione, e viene alimentato esclusivamente tramite la procedura di immissione dati (si veda più avanti). La pulsantiera consente di eseguire diverse operazioni: inserire una nuova scheda, modificare una scheda esistente, stampare tutte le schede inserite, ritornare alla scheda di riepilogo (Scheda 1), eliminare l ultima scheda inserita e eliminare tutte le schede inserite

15 D. Caratteristiche e descrizione della SCHEDA_2 Il DB Scheda 2 Le variabili del DB scheda 2 riportano le informazioni rilevate nei campi della scheda di immissione dati (SCHEDA2). n_scheda indica il numero identificativo della scheda particolare regione indica la Regione di riferimento azienda indica l Azienda di riferimento sindacato indica la denominazione del sindacato sigla indica la sigla del sindacato n_deleghe_pubb indica il numero di deleghe afferenti al sindacato- farmacie pubbliche trat_pubb indica l importo complessivo totale annuo della trattenuta sindacale farmacie pubbliche annot_pubb indica le eventuali annotazioni farmacie pubbliche n_deleghe_priv indica il numero di deleghe afferenti al sindacato farmacie private trat_priv indica l importo complessivo totale annuo della trattenuta sindacale farmacie private annot_priv indica le eventuali annotazioni farmacie private firma indica la presenza o meno della firma del rappresentante sindacale motivaz_mancata_firma indica la motivazione dell assenza della firma sindacale nome_firma: indica il nome e cognome del rappresentante sindacale 15

16 E. Procedura di immissione dati L inserimento dei dati nel DB scheda 2, come già anticipato, avviene per mezzo della procedura di immissione dati, per aprire la scheda di immissione dati premere il tasto INSERIRE SCHEDA 2 se si sta visualizzando la SCHEDA_1 oppure il tasto INSERIRE SCHEDA se ci si trova nella SCHEDA_2. SCHEDA_1 SCHEDA_2 Scheda di immissione dati (SCHEDA 2) 16

17 E. Procedura di immissione dati La scheda di immissione dati Di seguito vengono descritti i campi e le funzionalità della scheda di immissione dati. Il camporegione non è modificabile e viene compilato automaticamente dal sistema dopo che l utente avrà selezionato la Regione di riferimento nella SCHEDA_1. Il numero identificativo (Numero scheda) non è modificabile e viene assegnato alla scheda automaticamente dal sistema. Il campo Aziendadeve essere compilato a cura dell utente utilizzando l apposito menù a tendina, nel quale saranno elencate le aziende sanitarie presenti nel territorio regionale. Nei campi Sindacato (denominazione per estesoe Sindacato (sigla) devono essere indicati rispettivamente la denominazione e la sigla del sindacato a cui sono state rilasciate deleghe. Il Codice Struttura non è modificabile e viene attribuito automaticamente dal sistema una volta selezionata l Azienda di riferimento. Inserire nel campo Numero deleghe (farmacie pubbliche e private) il numero delle deleghe in essere alla data del 1 gennaio A tal riguardo si fa presente che dovranno essere contabilizzate anche le deleghe rilasciate o revocate nel mese di dicembre Utilizzare il campoannotazioni (farmacie pubbliche e private) per fornire maggiori dettagli e/o chiarire eventuali casi atipici sopraggiunti nella rilevazione, ad esempio: presenza di trattenute in assenza di deleghe; importo della trattenuta sindacale palesemente incongruo, troppo alto o troppo basso, in relazione al numero delle deleghe; specifica delle deleghe rilasciate o revocate nel mese di dicembre 2009; In riferimento al campo relativo alla trattenuta sindacale (Complessivo totale annuo trattenuta del sindacato), si precisa che il dato richiesto è il complessivo totale annuo trattenuto dal sindacato nell anno solare segue 17

18 In caso la firma sia assente, indicare la motivazione (Motivazione assenza firma), quest ultima può esclusivamente far riferimento ad una delle opzioni selezionabili dal menù a tendina ( Rappresentante sindacale sconosciuto, Rappresentante sindacale non reperibile, Rappresentante sindacale non presente alla convocazione ). Il campo Motivazione assenza firma scomparirà dalla scheda se la firma sarà presente (opzione SI nel campo Firma). N.B. si consiglia di lasciare vuoto questo campo e di procedere alla sua compilazione solo dopo aver acquisito la firma sindacale sulla scheda stampata. SISAC Rilevazione deleghe sindacali Settore Farmacie E. Procedura di immissione dati La scheda di immissione dati Nel campo Firmadeve essere indicata (SI/NO) la presenza o meno della firma del rappresentante sindacale. N.B. si consiglia di lasciare vuoto questo campo e di procedere alla sua compilazione solo dopo aver acquisito la firma sindacale sulla scheda stampata. Dopo aver terminato l inserimento dei dati nella scheda, l utente dovrà necessariamente trasferire le informazioni immesse nel DB Scheda 2, questa operazione viene compiuta con il tasto INSERISCI SCHEDA. Premendo tale tasto i dati saranno concretamente trasferiti nel DB e non saranno più visibili sulla scheda. N.B. il numero delle deleghe rilevato (farmacie pubbliche e private) verrà elaborato e riportato automaticamente dal sistema nelle rispettive caselle della scheda di rilevazione in SCHEDA_1. Contestualmente al trasferimento dei dati, il sistema creerà automaticamente una copia della scheda appena inserita (nell esempio 1 ) utile ai fini dell acquisizione della firma del rappresentante sindacale. In caso la firma sia presente, riportare il nome ed il cognome del rappresentante sindacale. Il campo Nome e cognome rappresentante sindacale scomparirà dalla scheda se la firma sarà assente (opzione NO nel campo Firma). N.B. si consiglia di lasciare vuoto questo campo e di procedere alla sua compilazione solo dopo aver acquisito la firma sindacale sulla scheda stampata. L etichetta Firma non è compilabile ed è necessaria esclusivamente ai fini dell acquisizione della firma del rappresentante sindacale nella scheda in formato cartaceo. Tale etichetta scomparirà dalla scheda di immissione dati se nel campo Firmaverrà selezionata l opzione NO. Premere il tasto CHIUDI, per chiudere la scheda di immissione dati, alternativamente è possibile premere l abituale tasto di chiusura di Microsoft Windows posizionato in alto a destra. Si fa presente che chiudendo la scheda tutte le informazioni non trasmesse al DB andranno perse. 18

19 F. Eliminazione schede e modifica dei dati inseriti Durante l inserimento dei dati può capitare di commettere degli errori di compilazione e/o di dover correggere alcune informazioni già rilevate. A tal riguardo è possibile attuare diverse procedure in grado di permettere all utente di modificare i dati trasferiti nel DB. Se l utente vuole rimuovere l ultima scheda inserita, dovrà eseguire la procedura di ELIMINAZIONE DELL ULTIMA SCHEDA, questa procedura, attuabile premendo il tasto ELIMINARE ULTIMA della pulsantiera in SCHEDA_2, consente di cancellare L ULTIMA riga (record) immessa nel DB e di rimuovere la corrispondente scheda generata dal sistema. ATTENZIONE! La scheda eliminata ed i dati in essa contenuti non potranno essere recuperati in alcun modo! Se l utente vuole rimuovere tutte le schede inserite, dovrà eseguire la procedura di ELIMINAZIONE DI TUTTE LE SCHEDE, questa procedura, attuabile premendo il tasto ELIMINARE TUTTE della pulsantiera in SCHEDA_2, consente di cancellare TUTTE le righe (record) immesse nel DB e di rimuovere TUTTE le schede generate dal sistema. ATTENZIONE! Le schede eliminate ed i dati in esse contenuti non potranno essere recuperati in alcun modo! ELIMINARE ULTIMA ELIMINARE TUTTE 19

20 F. Eliminazione schede e modifica dei dati inseriti Se invece l utente vuole semplicemente modificare una qualsiasi scheda inserita, senza necessariamente doverla eliminare e ricompilare, allora potrà servirsi della procedura di MODIFICA DEI DATI. Per effettuare la modifica dei dati premere il tasto MODIFICARE SCHEDA della pulsantiera in SCHEDA_2. La procedura di modifica dei dati prevede l apertura di una scheda di rilevazione (scheda di modifica dei dati) molto simile alla scheda di immissione dati precedentemente descritta. SCHEDA_2 Scheda di modifica dei dati (SCHEDA_2) 20

21 F. Eliminazione schede e modifica dei dati inseriti La scheda di modifica dei dati Di seguito vengono descritti i campi e le funzionalità della scheda di modifica dei dati. La scheda di modifica dei dati ha praticamente le medesime caratteristiche della scheda di immissione dati, risulta perciò ridondante analizzare ogni campo e funzionalità presente nella scheda. Vi sono però alcuni elementi distintivi tra le due schede, evidenziati nella figura con il colore rosso, sui quali è necessario soffermarsi per comprendere con maggiore chiarezza l utilità ed il funzionamento della scheda di modifica dei dati. All apertura della procedura di modifica tutti i campi della scheda risultano vuoti. L utente dovrà scegliere la scheda particolare da modificare selezionando il numero identificativo nell apposito menù a tendina, così come viene suggerito dal messaggio (colore verde) riportato sulla scheda. Non appena viene selezionato il numero identificativo, il messaggio di colore verde non sarà più visualizzato ed i campi della scheda verranno automaticamente compilati dal sistema con i relativi valori presenti nel DB Scheda 2. A questo punto l utente può procedere con la modifica dei dati, effettuando le dovute correzioni sui campi della scheda. Terminate le correzioni, l utente renderà effettive le modifiche apportate premendo il tasto MODIFICA SCHEDA, in questo modo verrà eseguito il trasferimento dei nuovi dati nel DB e verrà aggiornata la corrispondente scheda particolare precedentemente generata dal sistema. Trasferimento dati in DB Scheda 2 Aggiornamento scheda particolare generata dal sistema 21

22 G. Sistema di controllo e protezione del software SRDF è dotato di un efficace sistema di controllo e protezione dei dati in grado di monitorare e di salvaguardare da eventuali episodi accidentali, il lavoro svolto dal delegato regionale. Insieme alla funzionalità di salvataggio alla chiusura (pag. 10), agli strumenti di controllo nella SCHEDA_1 (pagg. 12 e 13) e all elaborazione automatica delle deleghe (pagg. 11 e 18) già illustrati precedentemente, SRDF dispone di tre adeguati sistemi di protezione dei dati: la protezione del DB Scheda 2, la protezione delle schede particolari e la protezione della struttura. Laprotezione del DB Scheda 2, permettendo all utente di inserire i dati nel DB esclusivamente per mezzo della procedura di immissione o modifica dei dati, impedisce di intervenire direttamente sul DB. In questo modo viene preservata la correttezza dei dati rilevati da eventuali operazioni impreviste e non espressamente volute. La protezione delle schede particolari, generate dal sistema durante la fase di immissione o modifica dei dati, garantisce la perfetta corrispondenza tra i dati inseriti nel DB Scheda 2 e quelli visibili sulle schede stesse. Tali schede possono essere consultate/stampate, ma non possono in alcun modo essere modificate. Laprotezione della struttura prevede la definizione di un preciso ordine nella struttura delle componenti del software, in tale contesto l utente è impossibilitato a creare autonomamente delle schede ed a spostare/eliminare le schede che compongono il software (SCHEDA_1, SCHEDA_2 e schede particolari generate dal sistema). 22

23 H. Procedura di stampa e di acquisizione della firma sindacale Al termine della rilevazione stampare tutte le schede inserite utilizzando l apposito tasto STAMPARE SCHEDE della pulsantiera in SCHEDA_2. SCHEDA_2 Acquisire su ogni scheda in formato cartaceo l informazione relativa alla presenza della firma(si/no), la firma stessa, il nome ed il cognome del rappresentante sindacale oppure indicare la motivazione ostativa che ha determinato l assenza della firma. Tornare sul software (SRDF) per effettuare su ogni scheda della rilevazione la procedura di modifica dei dati illustrata in precedenza. Selezionare nel campo Firma, SI o NO a seconda che sia rispettivamente presente ovvero assente la firma del rappresentante sindacale. In entrambi i casi verrà visualizzato l apposito campo dove indicare il nome ed il cognome del rappresentate sindacale o la motivazione dell assenza della firma. Quest ultima può esclusivamente far riferimento ad una delle opzioni selezionabili dal menù a tendina ( Rappresentante sindacale sconosciuto, Rappresentante sindacale non reperibile, Rappresentante sindacale non presente alla convocazione ). Premere infine il tasto MODIFICA SCHEDA per trasferire i dati modificati nel DB e per aggiornare la corrispondente scheda particolare precedentemente generata dal sistema. N.B. la rilevazione potrà considerarsi conclusa SE E SOLO SE ci sarà una perfetta corrispondenza tra le schede particolari in formato cartaceo e quelle in formato elettronico generate dal software. 23

24 H. Procedura di stampa e di acquisizione della firma sindacale Il delegato regionale dovrà a questo punto, dopo essersi assicurato che non vi siano celle evidenziate in rosso (si veda pag. 13), stampare la scheda di rilevazione della SCHEDA_1(scheda di riepilogo), firmarla ed accluderla alle schede particolari già stampate. Per stampare la scheda utilizzare l apposito tasto STAMPARE SCHEDA 1 della pulsantiera in SCHEDA_1. SCHEDA_1 N.B. Il documento stampato (scheda 1 + schede particolari) deve essere conservato agli atti della Regione a cura del delegato responsabile. N.B. Le schede, debitamente compilate e sottoscritte dal rappresentante sindacale, devono essere notificate in formato cartaceo alla organizzazione sindacale di pertinenza e non anche alla SISAC. In caso di necessità il delegato regionale può stampare tutta la rilevazione (scheda 1 + schede particolari), premendo il tasto STAMPARE RILEVAZIONE della pulsantiera in SCHEDA_1. In caso di necessità il delegato regionale può stampare una qualsiasi scheda particolare inserita, premendo il tasto STAMPARE SCHEDA presente in ogni scheda generata dal sistema. 24

25 I. Trasmissione della rilevazione alla SISAC Terminata la rilevazione ed eseguite tutte le procedure fin qui descritte, il delegato regionale deve procedere all invio del software alla SISAC. Effettuare il salvataggio finale modificando il nome del software nel modo seguente: SRDF_2010_REGIONE.xls dove REGIONE sta per la Regione nella quale è stata effettuata la rilevazione (ad esempio nel caso della Regione Lazio il software verrà salvato con il nome SRDF_2010_LAZIO.xls ). Trasmettere il software all indirizzo di posta elettronica: Per ulteriori richieste di informazioni sull utilizzo del software si prega voler fare riferimento alla SISAC al seguente numero telefonico 06/

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