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1 IL MESSAGGIO

2 It s ok? Any questions?

3 La differenza tra informazione e comunicazione è che quest ultima è a due vie, costituisce cioè una relazione, uno scambio: ci sono un emittente e un ricevente. Saper ascoltare significa essere concretamente disposti ad accogliere l idea degli altri, se è migliore della nostra

4 LA COMUNICAZIONE ESTERNA Le parole chiave dei linguaggi di comunicazione esterna: INFORMARE COMUNICARE PUBBLICIZZARE IL MEZZO E IL MESSAGGIO

5 LE CARATTERISTICHE DEL MESSAGGIO A)OBIETTIVITA C) PERSUASIVITA B) RICONOSCIBILITA D) CREDIBILITA E) ACCESSIBILITA F) CHIAREZZA G) TEMPESTIVITA

6 PERCORSO DEL MESSAGGIO INDIVIDUAZIONE DELL OBIETTIVO DEFINIZIONE DEL PUBBLICO SCELTA DEL CONTENUTO SCELTA DEL MEZZO SCELTA DEL LINGUAGGIO ASCOLTARE E VALUTARE LE REAZIONI DEL DESTINATARIO VERIFICA DEL RISULTATO NON BISOGNA MAI DIMENTICARE CHE OGNI MESSAGGIO AVRA MAGGIORI POSSIBILITA DI SUCCESSO SE TRA EMITTENTE E RICEVENTE AUMENTERA IL GRADO DI FIDUCIA!!

7 La FIDUCIA è fondamentale: pensate al PARACADUTE! Prima di un lancio, fareste preparare il Paracadute a vostra suocera? J

8 I nuovi linguaggi invadono il mondo E sempre più difficile farsi capire. I giovani, ad esempio, hanno stimoli comunicativi ovunque, sempre diversi, sempre nuovi! (Ki6? J, ecc.) Gli slogan abbondano (La mia banca è differente ) Viviamo in un momento di DILUVIO comunicativo. Come si fa a rendere la nostra comunicazione efficace?

9 Mi chiedono cosa metto nella mia arte per scolpire: non metto nulla, levo il superfluo. Dentro la pietra c è la statua. Michelangelo Bonarroti

10 Occorre semplificare, togliere le inutili sovrastrutture Una comunicazione efficace, è d impatto, ma semplice.

11 RICORDIAMOCI: L efficacia della comunicazione si misura all arrivo Ciò che abbiamo comunicato è ciò che l altro ha capito. Se non riusciamo a colpire il bersaglio, purtroppo la colpa non è mai del bersaglio!

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19 PROVIAMO A CREARE UN ALFABETO DELLA COMUNICAZIONE EFFICACE : CAMBIAMO COLORE

20 A come ANALISI

21 Quando si ha a che fare con qualsiasi attività di comunicazione (dalla relazione al capo alla lista della spesa) è bene sempre analizzare il contesto, i trend, i pubblici di riferimento sotto quattro aspetti: i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità, le minacce. Occorre, cioè, fare un analisi di ciò che in gergo chiamiamo : STRENGHT (Punti di forza) S.W.O.T. WEAKNESS (Punti di debolezza) OPPORTUNITY (Opportunità) THREAT (Minacce)

22 Nel caso di una relazione scritta, ad esempio, avremo questa esemplificazione, ispirandoci ad una swot per i piani di comunicazione d impresa: Punti di Forza Il ruolo istituzionale, l autorevolezza. Opportunità Provare ad essere modello di riferimento. Mostrare il proprio valore senza.. sbavature Punti di Debolezza Il ritardo nell applicare una comunicazione efficace, l eccessiva lunghezza. Minacce L eccessivo burocratese, uno stile non proprio impeccabile.

23 B come BENCHMARKING

24 Bench mark= punto di riferimento Benchmarking= confronto con i MIGLIORI DELLA CLASSE (Best-in-Class) Un po di storia. Nel 1979 Robert Camp, attaccato dalla concorrenza giapponese che aveva dapprima imitato e poi migliorato le performances dei prodotti Xerox, reagì applicando in modo vincente la stessa tecnica della concorrenza! CIOE : Inutile fare la fatica di riscoprire ciò che già viene fatto, dagli altri, meglio di noi Ma questo NON VUOL DIRE COPIARE!!

25 Per fare un corretto benchmarking occorre: individuare i propri punti deboli scoprire chi fa meglio di noi utilizzare questa prassi, migliorandola. Cioè occorre chiedersi non COME FACCIO?, ma COME POSSO FARE MEGLIO?, guardando con attenzione a CHI LO FA MEGLIO DI ME

26 C come COMPLESSITA

27 Occorre ridurre la COMPLESSITA!!! Essere o non essere? La risposta di oggi è esserci. La nostra società ha portato in auge l apparire rispetto all essere, quindi: sempre più presenzialismo, sempre più eccessi. Insomma: il diluvio informativo. Il miglior modo di ridurre la complessità è quello di non aggiungere rumore, bensì portare soluzioni! PER OGNI PROBLEMA, 3 SOLUZIONI!

28 D come DIALOGO

29 La differenza tra informazione e comunicazione, come abbiamo visto, è che quest ultima è a due vie, costituisce cioè una relazione, uno scambio. Saper ascoltare significa essere concretamente disposti ad accogliere l idea degli altri, se è migliore della nostra.

30 E come ETIMOLOGIA

31 Diapositiva tratta dalle lezioni del Prof.Cogno al corso di specializzazione per responsabili Urp e Uffici Stampa di FERPI-Maggioli

32 F come FEED BACK

33 Abbiamo visto che l efficacia della comunicazione si misura all arrivo. Ciò che abbiamo comunicato è ciò che l altro ha capito.

34 G come GOVERNARE

35 Una comunicazione efficace richiede il governo delle relazioni (GO.REL.) con i suoi pubblici influenti ASCOLTO ATTUAZIONE PROGETTAZIONE

36 I come INFLUENTI

37 Le persone «INFLUENTI»: STAKEHOLDER: è chi sa di avere titolo e interesse a dialogare con l organizzazione INFLUENTE: è chi l organizzazione ritiene influente sul raggiungimento dei suoi obiettivi DECISORE: è chi detiene il potere di decidere in funzione degli obiettivi dell organizzazione Sono soggetti talvolta, ma non sempre, sovrapposti e richiedono sovente l applicazione di modelli relazionali diversificati.

38 Newsletter per gli stakeholder: un MUST!

39 L come LIBERA

40 Comunicazione Libera: Le libertà sono tutte solidali. Non se ne offende una senza offenderle tutte. La libertà è come il potere: non si dona, si conquista. Solo una comunicazione libera può essere efficace.

41 M come MEMORABILE

42 Se gli altri non ricordano quello che abbiamo comunicato, non abbiamo comunicato.

43 N come NOTIZIA

44 Nell epoca dell apparire fanno notizia gli aspetti legati ai grandi tabù culturali, le cose interdette che iniziano con la S: Successo, Soldi, Sesso, Salute. Ma ogni eccesso stanca: ora si può invertire la tendenza e fare notizia con la cultura, l innovazione, l aggiornamento professionale, l efficacia della comunicazione.

45 O come OBIETTIVI

46 Non vanno confuse le finalità (che sono generiche) con gli obiettivi, che sono specifici e misurabili. Se non è misurabile non chiamatelo obiettivo. Per poterlo misurare, un obiettivo deve essere formulato secondo due parametri: 1) Tempo 2) Quantità.

47 Esempio: Ottenere entro 3 mesi che il 50% del target group consideri migliorata l efficienza del servizio erogato. Un sondaggio ex ante/ex post può fornire gli estremi per la misurazione del raggiungimento dell obiettivo

48 P come PERSUASIONE

49 Potete portare il cavallo alla fontana sperando che beva, ma non potete obbligarlo a bere Più avanti vedremo come fare per provare a persuadere i nostri interlocutori

50 Q come QUALITA

51 Il punto più alto della qualità di una comunicazione è dato dal livello più basso della sua qualità. L anello più debole regola la forza di tutta la catena. In un coro di 100 persone la sola presenza di un corista stonato rende stonati anche gli altri 99 bravi coristi.

52 R come ROVESCIAMENTO

53 Se esiste l ombra, c è la luce. Rovesciando il negativo, si ottiene il positivo. Da un errore può nascere una soluzione creativa, com è stato per la scoperta del vaccino di Pasteur, del pallone aerostatico e per il Post It della 3M. L innovazione si ottiene smettendo di fare le cose come si sono sempre fatte, spesso agendo per dicotomia: lento/ veloce, push/pull, lungo/corto, ecc.

54 S come SINTESI

55 RICORDIAMOCI DI MICHELANGELO!!!

56 T come TECNOLOGIA

57 Possiamo considerare la tecnologia come la grande modificatrice della fine del secondo millennio. Ha apportato: velocità, interconnessione, dialogo, approfondimento, ricerca. E sempre più necessaria una maggiore semplificazione. In una parola: più usabilità.

58 U come USABILITA

59 L USABILITA deve essere intesa come: semplificazione del linguaggio approccio amichevole rimando ad altra parte per gli approfondimenti (nel web: tramite l ipertesto, nei testi cartacei: tramite dei richiami a fondo pagina) SE NON E CHIARO, E FATTO MALE

60 V come VOLERE

61 Viva il verbo VOGLIO, abbasso il verbo DEVO. Dovere significa obbligo, coercizione. Volere significa motivazione, slancio, energia, volontà: sono i pre-requisiti di un lavoro ben fatto.

62 W come WEB

63 Nelle Lezioni Americane (1985) Calvino già indicava i 5 punti essenziali della scrittura web: 1) Leggerezza 2) Rapidità 3) Esattezza 4) Visibilità 5) Molteplicità.

64 LA SCRITTURA ON LINE Ricordarsi che la video-lettura è più lenta del 25% In una pagina usare massimo caratteri, divisi in blocchi di 20 righe (in Verdana) Ogni tre blocchi usare un sotto-titolo Fare blocchi autonomi (niente collegamenti: Pertanto, Ecco perché ) Per gli approfondimenti usare un link Attenti alla revisione: (Vi piocerebbe ricetere una pena di erori solo perch+ è stata scritte in freta?)

65 Z come ZAPPING

66 La mania di saltare da un canale televisivo all altro ha determinato una frenesia ricettiva che ha ridotto la fruibilità della comunicazione. Di conseguenza, o si è fortemente attrattivi, o i nostri interlocutori (mentalmente), cambiano canale e cercano una nuova immagine. A proposito di immagini.

67 L utilizzo dell immagine nella comunicazione Specchio, specchio delle mie brame

68 Quando l immagine è parte di un racconto e ne diventa strumento L importanza della comunicazione verbale

69 E dai, racconta lo STORYTELLING per la comunicazione sul web

70 Cieco dalla nascita Un cieco riceveva poche elemosine. Passò di lì un pubblicitario che gli modificò il cartello. Poiché le offerte fioccavano, il cieco, quando lo incontrò nuovamente, volle sapere cosa avesse scritto. Il messaggio è lo stesso, ho solo cambiato la strategia di comunicazione. E cosa hai scritto?

71 E il primo giorno di primavera, e non posso vederlo. Da E.Cogno Semplificare senza Impoverire. Roma, AICUN

72 Noi ricordiamo ciò che ci emoziona. E facile ricordare la prima volta che abbiamo incontrato il nostro partner. Non altrettanto rammentare i numeri di telefono che abbiamo fatto quel giorno. Le memoria labile viene cancellata, la memoria emozionale è eterna. La comunicazione efficace usa le emozioni, sentimenti, parla alla testa, ma anche al cuore.

73 Se gli altri non ricordano quello che abbiamo raccontato, non abbiamo comunicato. Se dobbiamo gridare evidentemente il messaggio è debole. Se dobbiamo ripeterlo, è perché non siamo stati chiari la prima volta: quante volte dovete dire Corri a casa tua, che sta bruciando?

74 Potete portare il cavallo alla fontana sperando che beva, ma non potete obbligarlo a bere Potete sperare che il vostro racconto persuada, ma non potete obbligare gli altri ad essere persuasi. La persuasione è una difficile conquista, ma se una comunicazione non persuade, a cosa serve?

75 Come fare? Proviamo insieme ad individuare qualche piccola regola Non parlare, ma farsi ascoltare. Non scrivere, ma farsi leggere.

76 In sostanza: comunicare (mettere in comune) condividere, scambiare

77 Per qualsiasi pubblico, la chiave per comunicare è anzitutto l esempio. Quando ci si rivolge ad un pubblico per comunicare è bene sempre mettere PRIMA l esempio e poi il postulato

78 BANALE ma VERO! Le frasi lunghe (con più di 25 parole) che contengono parole lunghe (con molte sillabe) sono più difficili da comprendere rispetto alle frasi brevi con parole corte.

79 AIUTINO: Indice GULPEASE e test GUNNING S FOG Il primo è un indice di leggibilità utilizzando la lunghezza delle parole in lettere anziché in sillabe E consigliabile raggiungere Un indice compreso tra 60 e 70, in una scala Con val. max=0 Il secondo classifica la leggibilità del testo In base ai livelli della scuola superiore USA E consigliabile raggiungere un indice compreso Tra 7 e 8.

80 Non utilizzare MAI gergo tecnico Il gergo trae origine dai codici criptati per la difesa delle corporazioni. La sua natura è difensiva: non-comunicativa

81 Cambiare il contesto del messaggio: Un inizio, banale per un racconto, è innovativo per l inizio di un discorso. (C era una volta ) Il verso di una canzone, può essere l incipit di una lettera. (Caro amico ti scrivo..) Un messaggio pubblicitario, può essere l ironico finale di un articolo. (Perché l italiano non compra mai a scatola chiusa..) Il titolo di un articolo può essere un claim pubblicitario.

82 In definitiva, le parole sono tutto quello che abbiamo, perciò è meglio che siano quelle giuste, con la punteggiatura nei posti giusti, in modo che possano dire quel che devono dire, nel modo migliore Raymond Carver, Il mestiere di scrivere Vi assicuro: non è sempre così!! Qualche esempio

83 Il fonogramma La mancanza di W.C. Il bicchiere scagliato

84 Occorre esprimersi in maniera chiara: Farsi capire, eliminando i disturbi della comprensione Parole semplici e comuni Linearità del discorso: poche subordinate Smontare il linguaggio burocratico: frasi fatte, i gerghi, i luoghi comuni, l antilingua!

85 Usate espressioni dirette Tutte le volte SEMPRE Nel caso in cui SE In relazione a SU Nel momento in cui QUANDO In data odierna OGGI In un futuro molto prossimo PRESTO Di natura confidenziale CONFIDENZIALE Occorre ricordare quella che è LA RAGIONE E la ragione E nostro intendimento INTENDIAMO

86 La forma? Meglio personale E contemplata l istituzione di una commissione preposta alla valutazione dell effettivo raggiungimento degli obiettivi previsti e allo svolgimento di apposite verifiche finalizzate al servizio del cittadino Tradurre, prego!! Il brigadiere e l antilingua

87 Organizzare la struttura Potenziate la struttura del testo scritto o della relazione in base all obiettivo: INFORMARE? NEGOZIARE? CONVINCERE?

88 Organizzare la struttura BLOB: Bottom line on the bottom BLIM: Bottom line in the middle BLOT: Bottom line on the top

89 Vola solo chi osa farlo! (L.Sepulveda)) Buon lavoro!

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