Enterprise Application Integration Una decisione aziendale

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1 W INDOWS S ERVER MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Disponibile anche sul sito: Enterprise Application Integration Una decisione aziendale

2 W INDOWS S ERVER INDICE Introduzione 3 Prima parte: un ponte verso il futuro 3 Seconda parte: integrazione nell organizzazione 7 MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Conclusioni 11

3 INTRODUZIONE Oggi le aziende devono far fronte a pressioni esterne sempre più forti, dovute a una crescente competitività, a fusioni e acquisizioni, a normative statali e all andamento economico generale. Per questo è indispensabile accrescere il livello di soddisfazione dei clienti, rendere più agile il business e ridurre i costi. Molte delle inefficienze delle aziende odierne sono causate dal persistere di processi manuali, dall assenza di integrazione tra le applicazioni interne, dalla necessità di immettere più volte gli stessi dati e da errori di elaborazione. Per esempio, più dell 80% di tutti gli ordini acquisiti tramite Internet vengono reimmessi manualmente nei sistemi di elaborazione degli ordini e di warehousing utilizzati nelle aziende per l evasione degli ordini. A problemi di questo tipo si è fino ad ora cercato di dare risposta tramite soluzioni point-to-point e personalizzate, che in linea di massima si sono rivelate poco flessibili e dispendiose in termini sia di tempo, sia di costi di gestione e manutenzione. Oggi il mercato offre numerose soluzioni che permettono ai clienti di risolvere i problemi di integrazione più velocemente e con maggiore rapidità di quanto fosse possibile in passato, evitando i problemi legati alle connessioni point-to-point. Di norma, le funzioni di integrazione di queste soluzioni sono basate su due modelli: Enterprise Application Integration (EAI) e Business-to-Business Integration (B2Bi). Il modello Enterprise Application Integration riguarda l integrazione delle applicazioni interne all azienda. Il modello Business-to-Business Integration, invece, riguarda l integrazione di applicazioni con partner e fornitori esterni. Sebbene in molte realtà siano necessarie le funzioni di integrazione offerte da entrambi i modelli, in genere le organizzazioni preferiscono creare l infrastruttura EAI prima di passare a progetti di tipo B2Bi, essenzialmente per due motivi. In primo luogo è più semplice, dal punto di vista tecnico, estendere i processi aziendali interni a clienti e partner esterni se esistono già servizi EAI riutilizzabili. Inoltre, il ROI è in genere più alto del ROI dei progetti B2Bi, grazie all enorme riduzione dei costi resa possibile dall automazione di processi interni prevalentemente manuali. In genere l infrastruttura EAI diventa la base su cui sviluppare le strategie di integrazione a lungo termine. Questo documento contiene indicazioni utili per decidere se acquistare o meno la tecnologia EAI. Nella prima parte verrà descritta la tecnologia EAI, verrà spiegato in che modo è in grado di integrare le applicazioni interne e verrà illustrato perché EAI rappresenta la soluzione ottimale per l integrazione all interno di un organizzazione. Nella seconda parte verrà descritto come scegliere e implementare una soluzione EAI che offra sia i vantaggi migliori a lungo termine sia il migliore ROI possibile. Dal punto di vista concettuale, il modello EAI è semplice, ma al momento dell attuazione può porre alcuni problemi importanti, in particolare in aziende distribuite con molti sistemi e applicazioni diversi. Solo comprendendo la natura del modello EAI e i vantaggi che può portare all organizzazione è possibile guidare con successo la propria azienda lungo il processo di integrazione, che può comportare una riduzione significativa dei costi organizzativi e un aumento della competitività in un mercato globale in costante evoluzione. Prima parte: un ponte verso il futuro LACUNE A LIVELLO DI ORGANIZZAZIONE Le aziende e gli enti statali hanno effettuato enormi investimenti in tecnologia informatica, finalizzati all acquisto e alla distribuzione di applicazioni di qualità, in grado di svolgere funzioni specifiche, per esempio nei campi della produzione, della gestione del magazzino, della contabilità, della gestione delle buste paga e delle vendite. Se valutati in modo indipendente, questi sistemi hanno dato ottimi risultati e hanno contribuito in modo significativo ad aumentare la produttività. Tuttavia, oggi le aziende si trovano in un momento di stasi e di difficoltà. Molti dei processi aziendali più importanti vengono ancora svolti in modo prevalentemente manuale, con alti rischi di errore e spreco di tempo. Inoltre, nelle aziende moltissimo tempo viene tuttora dedicato a trasferire i dati da un sistema all altro a mano, stampandoli e ridigitandoli, e questo modo di procedere dà luogo a moltissimi errori. Raccogliere le informazioni dalle varie parti dell azienda per creare report consolidati è ancora un impresa molto difficile, e le lacune a livello di integrazione dei sistemi vengono colmate con fax, fogli e molto lavoro umano. Operazioni RU Risorse umane s s s Vendite Lavorazione 3

4 Nonostante i numerosi e notevoli sforzi volti a automatizzare i processi end-to-end, l integrazione delle informazioni all interno delle aziende continua a rappresentare una grande sfida. In realtà, se da un lato i sistemi tradizionali tendono ad essere efficaci nell esecuzione di funzioni specialistiche, dall altro si dimostrano incapaci di garantire scambi e condivisioni automatizzati delle informazioni fra i settori aziendali. Con la specializzazione dei sistemi aumenta il valore delle funzioni da essi offerte, ma non aumentano le capacità di integrazione con altri sistemi, fattore essenziale per garantire il supporto per processi aziendali realmente completi e integrati. Nell odierna economia globale, altamente competitiva, ogni parte di un organizzazione è strettamente correlata alle altre attraverso meccanismi di causa-effetto, in modo che l efficienza complessiva di un sistema può essere più importante dell efficienza delle singole parti. Un semplicissimo ordine di vendita ha una serie di ripercussioni sul magazzino, sulle spedizioni, sulla contabilità, sugli acquisti e sulla gestione delle buste paga. Se i vari sistemi software funzionano in modo isolato, questi effetti devono essere trasmessi a mano: l output di un sistema deve essere ordinato, elaborato e immesso in un altro sistema. Nel tempo, l esecuzione manuale di queste operazioni incide in modo negativo sulla competitività di un azienda. Se quindi un azienda investe anche milioni di euro in sistemi IT, che non sono integrati in modo efficiente, una parte notevole dei processi aziendali rimane a carico dell uomo. PROCESSI MANUALI Le organizzazioni che svolgono manualmente le operazioni necessarie a integrare i sistemi devono far fronte a due problemi. In primo luogo, i processi manuali sono molto onerosi dal punto di vista amministrativo. Nelle varie aree è necessario dedicare dipendenti alla raccolta dei dati, al trasferimento delle informazioni tra i reparti e alla reimmissione delle informazioni in altri sistemi. Questi processi manuali consumano tempo e risorse e lasciano ampio spazio all errore umano. Di conseguenza, i cicli lavorativi risultano lunghi e comportano processi inefficienti. Un esempio è il caso delle aziende che mantengono livelli di scorte al di sopra del massimo necessario per far fronte alle perdite che potrebbero derivare dall esaurimento delle stesse. Questa inefficienza è la causa del secondo problema, cioè la mancanza di vantaggio strategico rispetto alla concorrenza. I processi manuali rendono più difficile consolidare i dati necessari a prendere decisioni veloci e mirate, modificare e adottare processi aziendali a supporto di nuovi programmi per clienti e partner, nonché rispondere alle sfide del mercato. Se l obiettivo di un azienda è offrire i prezzi più bassi possibili, la mancanza di integrazione dei sistemi IT comporterà un aumento dei costi, così come la necessità di interventi manuali comporterà un rallentamento dei processi. Se la missione aziendale è offrire innovazione costante, la mancanza di integrazione fra i reparti interni renderà più difficile lanciare nuovi prodotti sul mercato. In breve, la mancanza di integrazione in un infrastruttura IT rallenta il business, fa aumentare i costi e ostacola il raggiungimento degli obiettivi strategici. Lavorazione Operazioni 4

5 SOLUZIONI BASATE SU CODICE PERSONALIZZATO Le aziende che vogliono evitare gli svantaggi derivanti dall assenza di integrazione e dalla necessità di affidarsi a processi manuali costosi hanno due opzioni: fare o acquistare. Nel contesto dell integrazione, la prima soluzione significa scrivere interfacce point-to-point personalizzate per integrare le applicazioni. La seconda soluzione, invece, comporta che le aziende acquistino una soluzione EAI che offra una serie riutilizzabile di servizi di integrazione. In passato le imprese non avevano molte possibilità di scelta se volevano acquistare una soluzione EAI sufficientemente complessa da poter soddisfare esigenze di integrazione specifiche. Le aziende innovative che cercavano il vantaggio competitivo optavano per soluzioni personalizzate, sviluppate internamente. All epoca, questa era la migliore soluzione possibile. Oggi, grazie ai progressi fatti nel settore EAI, è possibile risolvere con successo i problemi di integrazione adottando prodotti di terze parti. In realtà, le organizzazioni che continuano a seguire un approccio personalizzato all integrazione delle applicazioni si trovano di fronte a sfide e rischi notevoli. Complessità. Le soluzioni personalizzate tendono ad affrontare il problema dell integrazione mediante connessioni point-to-point tra le applicazioni. Dal momento che una transazione può avere ripercussioni su molti sistemi, ogni applicazione deve poter condividere i dati con tutte le altre. Se in un organizzazione vi sono pochi processi eseguiti su pochi sistemi, sviluppare e gestire connessioni personalizzate non crea problemi. Al contrario, l integrazione di una decina di processi che coinvolgono vari sistemi è una questione diversa, perché per ogni sistema in più diventa sempre più complesso sviluppare e, soprattutto, gestire le connessioni point-to- point. Nel tempo, la compresenza di varie soluzioni poco efficienti dà luogo a situazioni impossibili da gestire in modo efficiente e senza sprechi a livello di costi. Tempi necessari per l integrazione. Se il team IT di un azienda deve provvedere alla connessione di ogni punto di contatto tra i sistemi, i tempi di completamento del progetto diventano esageratamente lunghi soprattutto se confrontati con i tempi spesi dalle organizzazioni che scelgono forme di integrazione più efficienti. Mentre il reparto IT è concentrato a sviluppare ex-novo soluzioni per l integrazione delle applicazioni, il resto dell organizzazione deve continuare a trasferire manualmente i dati tra le applicazioni, con il rischio di errori. Inoltre, le iniziative strategiche basate sull integrazione dei sistemi devono attendere, così come il rendimento del capitale investito. Ottimizzazione dei costi. I costi di una soluzione EAI personalizzata sono alti e difficili da contenere, in particolare se commisurati ai risultati. La creazione a mano di una soluzione personalizzata richiede moltissime risorse IT, sicuramente nelle fasi di pianificazione e sviluppo, ma anche successivamente per la gestione e la manutenzione. Prendendo in esame tempi e risorse, creare un codice personalizzato comporta un costo di proprietà alto e un rendimento del capitale investito basso. Mancanza di flessibilità. Con questa moltitudine di connessioni fisiche, i sistemi personalizzati non sono flessibili e sono difficili da modificare. L interconnessione delle applicazioni comporta, in genere, che quando si modifica un applicazione occorra spesso intervenire anche su altre applicazioni. È comprensibile che le organizzazioni che hanno scelto di sviluppare autonomamente una soluzione per l integrazione delle applicazioni siano restie ad abbandonare questa strada. Tuttavia, dopo aver sperimentato che cosa significhi mantenere una soluzione personalizzata costosa e non flessibile, molte organizzazioni capiscono perché una strategia di integrazione dinamica fornita da una soluzione EAI costituisce un alternativa decisamente migliore. Contabilità Lavorazione Vendite Risorse umane Operazioni Magazzino Non perdete di vista gli obiettivi aziendali Gli sforzi volti a realizzare un infrastruttura EAI personalizzata sottrarranno necessariamente energie agli obiettivi primari dell azienda. È consigliabile avvalersi del supporto specialistico e dedicato offerto da un fornitore EAI, anziché distrarre il personale IT interno dai suoi compiti. RU 5

6 PIATTAFORME ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION Le aziende che vogliono valutare l opportunità di acquistare una soluzione EAI devono innanzitutto capire come funzionano le piattaforme EAI e quali funzioni offrono. Sono disponibili soluzioni EAI di molti tipi, con una gran varietà di funzioni, ma ovviamente tutte condividono alcune funzionalità di base. Nella forma più semplice, tutti i sistemi EAI svolgono almeno due attività essenziali: offrono un modello comune per la ricezione, la trasformazione e il trasferimento di documenti aziendali fra le applicazioni e forniscono un meccanismo per la consegna di questi documenti alle applicazioni di destinazione (meccanismo che generalmente va sotto il nome di messaggistica o, più specificatamente, servizi di trasporto). In genere l integrazione EAI viene conseguita nel modo seguente: i dati (che possono essere o meno nel formato di un documento digitale con una struttura prevedibile) vengono inviati da una data applicazione operativa all intermediatore per l integrazione. I dati possono avere un formato personalizzato, utilizzato principalmente (o solo) dall applicazione aziendale in questione, oppure possono essere basati sullo standard Internet denominato XML (Extensible Markup Language). Il sistema EAI si basa su determinate regole predefinite per stabilire come elaborare il documento, quindi esegue i passaggi di convalida, trasformazione e protezione necessari. A questo punto il sistema EAI invia i dati convertiti lungo la rete a una o più applicazioni che richiedono i dati nell ambito del processo aziendale globale. Per semplificare il processo di integrazione vengono spesso utilizzate schede, o connettori specifici per applicazioni, che consentono alle applicazioni di sfruttare i servizi offerti da un dato sistema EAI. In breve, i sistemi EAI gestiscono la conversione del flusso di dati tra le applicazioni, in modo che ogni sistema riceva le informazioni di cui ha bisogno nel momento appropriato e nel formato corretto. La capacità delle soluzioni EAI di trasformare e instradare i dati è solo una parte, sebbene importantissima, del puzzle EAI: oggi la maggior parte dei prodotti EAI offrono servizi complementari a questa funzionalità di base. Per esempio, è possibile rappresentare i processi aziendali in un ambiente grafico, offrendo il cosiddetto modello di gestione dei processi aziendali (Business Process Management). Si tratta di una funzionalità di particolare importanza, perché una soluzione EAI non dovrebbe limitarsi a semplificare la connessione di varie applicazioni nell organizzazione, ma dovrebbe anche consentire agli utenti di rappresentare e visualizzare i processi business a un livello superiore. In ultima istanza, oltre a garantire servizi specifici di integrazione e strumenti di sviluppo complementari, una soluzione EAI completa dovrebbe anche fornire i servizi di messaggistica, comunicazione e protezione, nonché i meccanismi necessari per automatizzare la distribuzione, il monitoraggio e la gestione del sistema. Lavorazione RIEPILOGO RU Risorse umane Operazioni Vendite Componenti tipici delle soluzioni EAI Messaggistica Servizi che supportano la trasformazione dei dati, il trasporto di documenti e il routing Gestione dei processi aziendali Servizi che supportano la rappresentazione dei processi aziendali in un ambiente grafico Schede, connettori Servizi che supportano la connettività con applicazioni specifiche, nonché connettori per vari sistemi mainframe e midrange Piattaforma di supporto Servizi che supportano più piattaforme e sistemi operativi e offrono meccanismi per comunicazioni, protezione e faulttolerance Gestione e amministrazione Servizi che supportano la distribuzione, il monitoraggio e la gestione del sistema EAI Di fronte ai costi che occorre sostenere per sviluppare soluzioni ex-novo con cui gestire le interazioni fra applicazioni, processi, dipendenti e sistemi, sono sempre di più le aziende che scelgono soluzioni di terze parti, sviluppate specificatamente per colmare le lacune tra i contenitori di applicazioni e offrire alle aziende un vantaggio competitivo permettendo di svolgere il business in tempo reale. Per poter adottare una soluzione di integrazione di successo è essenziale capire quali sono gli elementi che compongono un sistema EAI, quali elementi sono necessari per rendere operativo il sistema e in che modo le funzioni specifiche di un prodotto EAI possono promuovere oppure ostacolare gli obiettivi aziendali. Questi argomenti verranno affrontati nella seconda parte. 6

7 Seconda parte: integrazione nell organizzazione COME SCEGLIERE IL SISTEMA EAI Nella prima parte sono stati descritti gli aspetti tecnici e strategici che rendono necessario, per le aziende di grandi dimensioni, adottare soluzioni di integrazione. Connettendo i sistemi IT e sostituendo processi manuali e prevalentemente cartacei, gli strumenti EAI consentono alle aziende di ridurre i costi operativi e raggiungere gli obiettivi strategici. Nella seconda parte verrà descritto come scegliere il prodotto EAI più adatto alle esigenze della propria azienda. Una soluzione EAI non è semplicemente un applicazione da installare, bensì è composta da una serie di strumenti e servizi di integrazione riutilizzabili che possono essere combinati in vari modi per soddisfare una data esigenza di integrazione. Dal momento che i processi aziendali sono in costante evoluzione, anche le soluzioni EAI devono evolversi, in modo da poter sempre garantire la connettività necessaria. Se gli obiettivi aziendali cambiano, per esempio perché si desidera instaurare rapporti organizzativi stretti con i fornitori, il sistema EAI deve essere sufficientemente flessibile ed estensibile per adattarsi a un nuovo processo e garantire connessioni business-to-business. Scegliere un sistema EAI, dunque, è una decisione che per l azienda ha implicazioni molto importanti, sia a breve che a lungo termine, a livello di costi e vantaggi per l azienda. Per scegliere il prodotto più appropriato per l azienda, è ugualmente importante sapere scegliere il sistema EAI e conoscere il prodotto. Nella seconda parte vengono fornite indicazioni utili per orientarsi nella scelta della soluzione migliore per la propria azienda. 1. Definizione degli obiettivi. Come per la maggior parte degli investimenti IT, è opportuno definire con chiarezza gli obiettivi prima di scegliere il prodotto. Nel caso di EAI, gli obiettivi saranno di tipo primario, relativi al business, cioè definiranno quello che l implementazione EAI deve permettere all azienda di ottenere, e di tipo secondario, relativi al prodotto, cioè volti all ottimizzazione del ROI e alla riduzione del TCO. Questi obiettivi verranno discussi nella sezione seguente, Definizione degli obiettivi. 2. Valutazione. Dopo aver definito gli obiettivi è necessario scegliere il prodotto EAI più adatto per conseguirli. Per questo è indispensabile conoscere bene i fondamenti del modello EAI e sapere in che modo alcune funzioni dei prodotti EAI possono agevolare oppure ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Queste funzioni verranno discusse nella sezione Valutazione. 3. Progetto pilota. È sempre consigliabile svolgere progetti pilota, in modo da poter accertare come funziona realmente il prodotto e quali competenze è necessario acquisire per diventare produttivi. I progetti pilota riducono drasticamente i rischi insiti in ogni grande progetto IT e consentono di organizzare le fasi di installazione 7

8 e distribuzione individuando in anticipo i potenziali problemi. Un progetto pilota condotto con competenza prevederà vari scenari, che permetteranno di ottenere una visione complessiva del prodotto. Considerato che lo svolgimento di questi progetti può essere inferiore a un mese, l investimento in termini di tempo è realmente molto fruttuoso. I progetti di integrazione sono sempre complessi e in genere alquanto onerosi. Conoscere bene il prodotto prima di assumere un impegno di questo tipo è fondamentale e consentirà di evitare ostacoli nel corso dell attuazione del progetto. Nella sezione Progetto pilota verranno trattate le fasi dettagliate dei progetti pilota. 4. Implementazione. Indipendentemente dal fatto che il lavoro venga svolto da consulenti esterni o da personale interno, di norma la fase di implementazione di un sistema EAI è quella più onerosa. La velocità di implementazione della soluzione, gli sforzi richiesti e il costo finale dell integrazione dell infrastruttura IT possono variare notevolmente a seconda del prodotto EAI scelto. La capacità di affrontare queste quattro fasi con cognizione di causa contribuisce in modo rilevante al successo del progetto EAI e al contenimento dei costi. DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI Definire in modo chiaro gli obiettivi all inizio del processo EAI è una delle fasi più importanti per ottenere risultati di successo. Precisando gli obiettivi si definiscono anche la forma e la direzione del progetto EAI e si gettano le basi per misurarne i progressi. Gli obiettivi devono essere sia a lungo che a breve termine. Gli obiettivi a lungo termine devono prevedere l implementazione di una piattaforma di integrazione nell intera organizzazione, in grado di supportare le unità e i processi aziendali chiave. La visione del progetto sul lungo termine deve essere il più completa possibile, magari prevedendo anche sviluppi B2Bi che coinvolgano partner e fornitori. Si può giungere a prevedere un ambiente in cui applicazioni, dipendenti, partner, fornitori e clienti siano connessi tramite processi aziendali articolati e integrati. Nella fase di valutazione dei prodotti EAI è importante dedicare attenzione agli obiettivi a lungo termine, in modo da scegliere un prodotto che all occorrenza possa essere ampliato aggiungendo moduli o prodotti aggiuntivi. È importante valutare gli obiettivi a lungo termine, per avere la certezza che il prodotto scelto possa essere esteso senza dover acquistare moduli e componenti aggiuntivi. All interno di questa infrastruttura è possibile individuare gli obiettivi a breve termine, definendo progetti più piccoli, distinti, da realizzarsi intorno ai processi aziendali che si desidera automatizzare. In altre parole, l obiettivo di questi progetti deve essere l integrazione di processi aziendali distinti, e non semplicemente applicazioni distinte, per agevolare il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Se, per esempio, si definisce come primo progetto EAI la vendita sul Web, sarà necessario prendere in considerazione tutti i sistemi e i processi che vengono coinvolti da una vendita effettuata su Internet, ovvero e-commerce, elaborazione degli ordini, gestione dei crediti, magazzino e spedizioni. Il progetto non deve prevedere l integrazione completa del sistema di elaborazione degli ordini con tutti gli altri sistemi coinvolti, bensì deve seguire un ordine Web dall inizio alla fine. Se si sviluppano i progetti EAI intorno ai processi aziendali, sarà possibile misurare l impatto e il successo della soluzione EAI con maggiore facilità e precisione. Di conseguenza sarà più semplice scegliere e giustificare i progetti EAI da implementare in futuro. Inoltre, i progetti EAI sviluppati intorno ai processi aziendali rappresentano meglio le sfide che le soluzioni EAI devono affrontare. Di norma un vero processo aziendale end-to-end coinvolge molti sistemi operativi distribuiti, quindi è importante ricordare che la semplice integrazione di un applicazione con un altra e così via non è sufficiente a garantire risposte efficaci alle sfide che si presenteranno nel tempo. Ogni produttore di sistemi EAI tende a mettere in evidenza le aree e le funzioni di eccellenza del suo prodotto. È di fondamentale importanza valutare con accuratezza i punti di forza e di debolezza di un prodotto, in modo da capire come potrà rispondere alle varie esigenze di integrazione nel tempo e attuare uno scenario diverso nella fase di prova del concetto oppure basare questa fase su vari scenari completamente diversi. Definendo gli obiettivi a lungo termine e a breve termine si individuano i criteri per la valutazione delle soluzioni EAI. 8

9 VALUTAZIONE Dopo aver definito gli obiettivi a breve e a lungo termine, la fase successiva consiste nell individuare la soluzione EAI che consentirà di attuarli. Durante la fase di valutazione è opportuno prendere in considerazione i punti seguenti. Soluzione completa e integrata. È importante cercare una soluzione che offra una piattaforma di integrazione completa. La soluzione EAI deve includere i requisiti di base per l integrazione (trasformazione dei dati e routing, gestione dei processi aziendali) e deve offrire un ambiente di sviluppo integrato, schede e connettori, nonché il supporto per importanti tecnologie di nuova generazione, quali i servizi XML Web Services. Per quanto riguarda gli strumenti, l intermediario per l integrazione, il database, la distribuzione, il monitoraggio, la gestione e la protezione, per alcune soluzioni di integrazione sono necessari almeno cinque fornitori. È fondamentale bilanciare con accuratezza il rischio con il rendimento atteso da ogni soluzione. La soluzione EAI deve adattarsi bene all infrastruttura esistente. Questo significa che deve poter funzionare con sistemi diversi, dai server desktop ai mainframe. L infrastruttura EAI non sostituirà l infrastruttura IT esistente, ma connetterà i sistemi esistenti. Sebbene l obiettivo a breve termine sia l integrazione di applicazioni e processi interni, l obiettivo a lungo termine deve essere quello di estendere la soluzione ai processi aziendali esterni. Pertanto, è importante individuare un prodotto EAI che possa essere esteso senza difficoltà, in modo da soddisfare anche i requisiti di B2Bi senza l acquisto di moduli o prodotti aggiuntivi. Inoltre, molte soluzioni EAI sono composte da prodotti di fornitori diversi, che purtroppo non sono integrati fra loro in modo efficiente. Un problema comune a molte soluzioni EAI è che alcuni fornitori dedicano più tempo a integrare i prodotti di integrazione che a integrare le applicazioni dei clienti nei processi aziendali, fattore, quest ultimo, che garantisce il vantaggio competitivo sul mercato. I prodotti migliori sono rappresentati da soluzioni nate specificatamente per offrire funzionalità sia EAI che B2Bi. Per utilizzare questi prodotti sono richieste competenze minime. Inoltre, questi prodotti possono supportare l automazione dei processi aziendali in modo efficiente e lineare. Affidabilità e solidità del fornitore. In passato il mercato dei prodotti di integrazione era dominato da pochi fornitori. Con il progredire della tecnologia, si è assistito al consolidamento delle offerte di prodotti, come dimostrato da una serie di fusioni e acquisizioni recenti, purtroppo prive di successo. La soluzione di integrazione deve costituire la piattaforma su cui realizzare la strategia aziendale di integrazione a lungo termine. Per questo motivo è importante scegliere un fornitore in grado di offrire supporto nel tempo, ogni volta che occorrerà modificare ed estendere la soluzione. Questa considerazione è particolarmente valida per quanto riguarda gli obiettivi aziendali a lungo termine, che possono prevedere l aggiunta di funzionalità B2Bi alla soluzione di integrazione. È importante fidarsi solo di fornitori con una situazione finanziaria e una base clienti molto solide. Rapporto qualità-costo. Una soluzione EAI sarà uno degli investimenti IT più significativi per l organizzazione, sia in termini di impatto sull azienda, sia in termini di costi. È vero che occorre essere preparati a investire molte risorse per la creazione di un infrastruttura EAI solida, ma è possibile ridurre al minimo il TCO ricorrendo ad alcuni semplici accorgimenti in fase di valutazione dei sistemi EAI. Cercate un sistema realizzato con strumenti, concetti e tecnologie ampiamente diffusi e condivisi. I sistemi che richiedono competenze di programmazione comuni, quali VB e COM, in genere consentono di utilizzare personale del proprio reparto IT per l implementazione e la manutenzione del sistema. Se non sono disponibili risorse interne, gli sviluppatori esterni competenti saranno moltissimi e, quindi, poco cari. Evitate soluzioni sviluppate con tecnologie proprietarie poco diffuse. In questi casi per sviluppare, implementare e gestire la soluzione saranno necessarie competenze molto specialistiche, per ottenere le quali occorrerà rivolgersi a consulenti esterni molto specializzati, e quindi costosi, oppure formare il proprio personale IT, con costi elevati in termini sia di tempo sia di denaro. Tutti i fornitori di soluzioni EAI presentano il supporto degli standard come fattore di differenziazione, ma in realtà molti utilizzano formati e tecnologie proprietarie per la rappresentazione interna di documenti, protocolli di comunicazione, routine di mapping dei dati e definizioni dei processi aziendali. Focalizzatevi sul TCO e richiedete al fornitore una descrizione dettagliata e completa dei costi per l estensione del sistema. Le piattaforme EAI devono essere una soluzione a lungo termine per le esigenze di integrazione delle aziende. In molti casi il prezzo di acquisto iniziale del software è solo una piccola parte del costo totale che l azienda dovrà sostenere nel tempo. Inoltre, i costi legati alla sostituzione dei prodotti dell infrastruttura EAI sono molto alti, quindi parecchi fornitori offrono la soluzione a un prezzo iniziale basso, contando di recuperare profitti nel medio e lungo termine. Tempi di implementazione e distribuzione. È importante scegliere un prodotto veloce da installare, configurare e iniziare a utilizzare. I sistemi con una curva di apprendimento molto ripida, che richiedono personalizzazioni costose o interventi di sviluppo di schede, oppure che si basano su processi di configurazione complessi, sono sistemi che richiederanno molti soldi e molto tempo. Una fase di implementazione prolungata comporta un aumento dei costi e una riduzione del rendimento del capitale investito. Inoltre, il time-to-market incide direttamente sull agilità aziendale. È necessario individuare una soluzione EAI che possa offrire rapidamente nuovi processi aziendali che rendano l azienda più competitiva. Quando si valutano i tempi di distribuzione, è importante: Cercare una soluzione che richieda competenze a livello di programmazione molto diffuse. Come già detto, le tecnologie proprietarie e i linguaggi di programmazione poco comuni comportano non solo un aumento dei costi, ma un allungamento dei tempi di implementazione. Poter contare su competenze comuni e diffuse consente, all occorrenza, di implementare, modificare ed estendere rapidamente la soluzione EAI. 9

10 Controllare che la soluzione includa un ampia libreria di schede. Le schede possono contribuire ad accelerare l implementazione, riducendo gli interventi di programmazione necessari per integrare i sistemi. Una soluzione EAI con un ampia libreria di schede pronte per l uso è garanzia di grande flessibilità. Tuttavia, quando valutate il vostro fabbisogno a livello di schede, considerate anche il fatto che molte soluzioni EAI non richiedono schede per gran parte dell integrazione e questo è un fattore positivo, perché riduce la complessità della soluzione e, dunque, riduce i costi e i tempi necessari per l implementazione. Cercare strumenti di configurazione facili da utilizzare, che consentano di ridurre i tempi di sviluppo. Sviluppare i processi aziendali e modificarli all occorrenza devono essere operazioni facili. Pertanto, la soluzione EAI deve prevedere strumenti che consentano di configurare e modificare i processi aziendali con facilità in un ambiente grafico. Scalabilità e affidabilità. Quando si valuta una soluzione EAI non è possibile prescindere dalle prestazioni. Man mano che verranno integrati i sistemi IT e verranno automatizzati i processi aziendali più importanti, l organizzazione dipenderà sempre più dal funzionamento della piattaforma EAI. Sfortunatamente, i fattori più difficili da valutare per un acquirente di una soluzione EAI sono la scalabilità e l up-time. In genere i fornitori presentano studi comparativi a dimostrazione della qualità della loro offerta. In questi casi, ogni studio sarà basato su variabili e presupposti che per lo meno favoriscono il prodotto in questione e, nella maggior parte dei casi, non rappresentano le condizioni realistiche di implementazione in ambienti aziendali. In questi studi, i valori relativi alle prestazioni dipendono da molte variabili, ad esempio dalle dimensioni dei documenti da trasmettere, dal formato dei dati da convertire, dal meccanismo di trasporto e dalla configurazione del sistema. Naturalmente i fornitori di software simuleranno un ambiente di testing che ottimizzerà le prestazioni del loro prodotto, ma voi dovrete pretendere dati affidabili sulle prestazioni nel vostro ambiente IT. Il modo migliore per stabilire se una soluzione EAI è in grado di soddisfare i vostri requisiti a livello di prestazioni consiste nello svolgere un progetto pilota che simuli uno scenario rappresentativo del vostro ambiente. PROGETTO PILOTA I progetti pilota sono altamente consigliabili per i grandi investimenti IT. La loro funzione principale consiste nel ridurre i rischi insiti in decisioni così importanti. Nel caso delle soluzioni EAI, un progetto pilota può contribuire a ridurre i rischi in molti modi: i progetti pilota consentono di convalidare la scelta della soluzione EAI; consentono di verificare le prestazioni della soluzione EAI nel proprio ambiente IT; consentono di valutare il numero di persone e il tipo di competenze necessarie per far funzionare la soluzione; consentono di valutare i tempi necessari per portare a termine un progetto di dimensioni maggiori; consentono di individuare presto i potenziali problemi, prima che si presentino in fase di implementazione su larga scala; consentono al personale IT di familiarizzare con gli strumenti e di documentare le procedure che dovranno essere attuate nella fase vera e propria di implementazione e distribuzione. Un progetto pilota efficace prevederà situazioni di vario tipo, in cui valutare l effettiva flessibilità e facilità d uso della soluzione EAI. Ciò che è realmente importante è scegliere un progetto sufficientemente piccolo da poter essere completato velocemente e a basso costo, ma che al tempo stesso rappresenti uno scenario realistico in grado di dimostrare se il prodotto EAI può soddisfare le esigenze dell azienda. Un progetto pilota efficace deve prevedere vari scenari, che consentano di valutare la flessibilità e la facilità d uso della soluzione EAI in contesti diversi. Dopo aver delineato la portata e gli obiettivi del progetto pilota, è necessario decidere in che modo valutare l efficacia sia del progetto pilota sia del prodotto. A questo scopo, nel corso del progetto è necessario monitorare e documentare in dettaglio i dati statistici, per esempio i tempi di sviluppo e i costi. Se per il progetto pilota ci si avvale di consulenti, è essenziale che alcuni dipendenti dell azienda lavorino con i consulenti, per tenere traccia del personale utilizzato e delle ore dedicate al progetto pilota. È importante anche tenere traccia delle parti del progetto realizzate nell azienda e delle parti portate già pronte dai consulenti. In questo modo sarà possibile effettuare calcoli e previsioni realistiche per una distribuzione su larga scala. 10

11 IMPLEMENTAZIONE Se il progetto pilota dimostra che il progetto analizzato è adeguato alle esigenze aziendali, si può passare alla fase di sviluppo e implementazione della soluzione nell ambiente di produzione. Pur essendo una fase di fondamentale importanza, l implementazione non rappresenta però la fine dell intero processo. L implementazione della soluzione EAI sarà infatti un processo continuo di modifiche ed estensioni. Man mano che l azienda cercherà di diventare sempre più efficiente ed agile, emergerà l esigenza di nuovi progetti EAI, e man mano che i processi aziendali si evolveranno, anche la soluzione EAI dovrà evolversi, per garantire all azienda l infrastruttura integrata necessaria per supportare i cambiamenti necessari. Sarà indispensabile, inoltre, valutare come sfruttare la soluzione EAI nell organizzazione e nelle unità aziendali. Spesso l impiego di soluzioni EAI viene sollecitato da singole unità che cercano una risposta alle loro esigenze di integrazione. Per ottimizzare l investimento è consigliabile sfruttare l infrastruttura EAI nell intera organizzazione. Infine, dopo aver realizzato un infrastruttura IT integrata interna, può essere utile includere funzionalità B2Bi. Se è stata scelta la soluzione EAI corretta, sarà possibile stabilire connessioni B2Bi con partner, clienti e fornitori con rapidità e flessibilità, in modo da giungere a processi aziendali realmente completi e integrati. Per questo motivo è molto importante scegliere la soluzione EAI con cognizione di causa, seguendo alcuni criteri importanti. Definire gli obiettivi, sia aziendali sia relativi al prodotto. Non dimenticate che integrazione non significa solo collegare le applicazioni, ma anche collegare i processi. Stabilire quali devono essere i requisiti di un prodotto EAI affinché possa permettervi di raggiungere gli obiettivi prefissati. Non trascurate fattori quali i tempi di implementazione, il rapporto complessivo qualità-costi, la flessibilità e caratteristiche quali la scalabilità e l affidabilità. Riducete i rischi svolgendo un progetto pilota prima di implementare l intera soluzione. Provate il sistema per verificare che soddisfi le vostre aspettative in termini di prestazioni. Non dimenticate che l implementazione di una soluzione EAI è un processo continuo: inizia con un progetto iniziale di integrazione e poi continua a crescere. Il sistema EAI deve essere in grado di evolversi al passo dell azienda e dovrà permettervi di integrare in futuro applicazioni e processi che ancora non esistono. Pur essendo una fase di importanza fondamentale, l implementazione non rappresenta la fine dell intero processo. CONCLUSIONI Nonostante negli ultimi anni si sia parlato molto di integrazione negli ambienti IT, le organizzazioni presentano ancora una scarsa integrazione. I sistemi funzionano come contenitori di informazioni che non consentono lo scambio delle informazioni con altri sistemi. I dati che dovrebbero viaggiare senza problemi fra i sistemi devono essere trasferiti tramite processi manuali faticosi e ad alto rischio di errori. Da un punto di vista aziendale, queste carenze a livello di comunicazione hanno un costo molto alto in termini di denaro, risorse, tempo e opportunità perse. Inoltre, rendono irraggiungibili tutti gli obiettivi strategici basati sull armonioso funzionamento dell organizzazione nella sua globalità e non solo nelle sue singole parti. I prodotti software EAI colmano queste lacune. Un buon prodotto EAI permette alle applicazioni di comunicare, rende disponibili strumenti e servizi che consentono di modellare l integrazione in base ai processi specifici dell azienda e offre la flessibilità necessaria per modificare, aggiornare ed estendere la soluzione in base ai cambiamenti dei processi e delle strategie aziendali. Il prodotto EAI avrà un impatto enorme sul successo della strategia di integrazione. 11

12 Le informazioni contenute in questo documento rappresentano la posizione di Microsoft Corporation sugli argomenti trattati alla data di pubblicazione. Dal momento che Microsoft deve seguire le mutevoli condizioni del mercato, questo documento non deve essere interpretato come un impegno da parte di Microsoft e Microsoft non può garantire l accuratezza delle informazioni qui presentate dopo la data di pubblicazione. Questo documento è esclusivamente per scopi informativi. MICROSOFT ESCLUDE OGNI GARANZIA ESPRESSA O IMPLICITA IN QUESTO DOCUMENTO Microsoft Corporation. Tutti i diritti riservati. Microsoft, Active Directory, Active X e Windows sono marchi o marchi registrati di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o negli altri paesi. Altri nomi di prodotti e società citati nel presente documento possono essere marchi dei rispettivi proprietari Microsoft Corporation. All Rights Reserved. Terms of Use. Gli altri marchi registrati sono di proprietà delle rispettive società.

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