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1 ABI ASSONIME ASSOSIM Linee guida per l invi delle cmunicazini assembleari ex art. 22 del Prvvediment cngiunt Banca d Italia/Cnsb del 22 febbrai 2008 recante la disciplina dei servizi di gestine accentrata, di liquidazine, dei sistemi di garanzia e delle relative scietà di gestine, aggirnat cn att Banca d Italia/Cnsb del 24 dicembre 2010 DICEMBRE Definizini a) Prvvediment Pst Trading: Prvvediment cngiunt Banca d Italia/Cnsb del 22 febbrai 2008 recante la disciplina dei servizi di gestine accentrata, di liquidazine, dei sistemi di garanzia e delle relative scietà di gestine, aggirnat cn att Banca d Italia/Cnsb del 24 dicembre 2010; b) Cmunicazine/i: la cmunicazine dagli Intermediari agli Emittenti prevista ai sensi degli artt. 83-sexies d.lgs. n. 58/1998 (di seguit Tuf ) e 22 del Prvvediment Pst Trading per l intervent in assemblea e l esercizi del diritt di vt; c) Cmunicazine/i tardiva/e: la cmunicazine di cui alla lett. b) pervenuta all Emittente dp la Data termine, csì cme in prsiegu definita; d) Data termine: data entr cui devn pervenire agli Emittenti le Cmunicazini, csì cme previst dall art. 83-sexies, cmma 4 Tuf (vver entr la fine del terz girn di mercat apert precedente la data fissata per l assemblea in prima cnvcazine); e) Depsitari centrale: la scietà che gestisce il sistema di gestine accentrata ai sensi dell art. 80 Tuf; f) Intermediari/Intermediari: sggetti abilitati alla tenuta dei cnti sui quali sn registrati gli strumenti finanziari e i relativi trasferimenti, csì cme definiti all art. 1, lett. n) del Prvvediment Pst Trading; g) Intermediari partecipante: intermediari partecipante ad un sistema di gestine accentrata; h) Ultim Intermediari: l intermediari che tiene i cnti sui quali sn registrati gli strumenti finanziari di pertinenza di sggetti che nn peran in qualità di intermediari (investitri finali) di sggetti nn residenti, csì cme definiti all art. 1, lett. kk) del Prvvediment Pst Trading; 1

2 i) Emittente/Emittenti: le scietà gli enti che emettn strumenti finanziari ammessi al sistema di gestine accentrata, csì cme definiti all art. 1, lett. j) del Prvvediment Pst Trading; j) Recrd date: data di registrazine che legittima all intervent e al vt in assemblea, che l art. 83-sexies Tuf fissa al termine della girnata cntabile del settim girn di mercat apert precedente la data fissata per l assemblea in prima unica cnvcazine; k) Girnata cntabile: l intervall temprale all intern del quale il reglament delle perazini è effettuat cn medesima valuta (art. 1, cmma 1, lett. m) Prvvediment Pst Trading); l) Reti telematiche cllegamenti infrmatici: sistemi di cmunicazine infrmatica tra Intermediari ed Emittenti per la messa a dispsizine delle Cmunicazini; m) Psta elettrnica certificata: il sistema di psta elettrnica nel quale è frnita al mittente e/ al ricevente dcumentazine elettrnica attestante l invi e la cnsegna di dcumenti infrmatici, il cui utilizz è disciplinat dal DPR n. 68 dell 11 febbrai 2005 e successive mdificazini; n) Sistemi infrmatici: sistemi dedicati che prvvedn a raccgliere dagli Intermediari aderenti le infrmazini necessarie e, previ cntrll frmale e di cngruenza, mettn a dispsizine degli Emittenti, le Cmunicazini, accessibili gratuitamente agli Emittenti via internet. 2. Premessa Obiettiv del presente dcument è definire linee guida unifrmi utilizzabili: dagli Emittenti per far pervenire agli Intermediari/Ultimi intermediari le infrmazini necessarie affinché essi pssan prvvedere agli adempimenti cnseguenti alle richieste di Cmunicazine; dagli Intermediari partecipanti/ultimi intermediari per effettuare le Cmunicazini. 3. Cnvcazine dell assemblea 3.1 Per le scietà italiane cn azini ammesse alla negziazine nei mercati reglamentati nei sistemi multilaterali di negziazine italiani di altri paesi dell'unine eurpea cn il cnsens dell'emittente, alla data di pubblicazine dell avvis di cnvcazine dell assemblea, l Emittente cmunica al Depsitari Centrale mediante frmulari standardizzat almen le seguenti infrmazini: tiplgia dell assemblea; date, re e lughi delle diverse cnvcazini; Cd. ISIN del/degli strumenti finanziari che legittiman l intervent in assemblea; Recrd date e Data termine; sintesi schematizzata delle dispsizini statutarie dell Emittente cncernenti: l eventuale ammissibilità del vt per crrispndenza; 2

3 l eventuale ammissibilità del vt mediante mdalità elettrnica; riferimenti ed indirizzi di psta elettrnica dei sggetti autrizzati dall Emittente alla ricezine delle Cmunicazini mediante cllegament infrmatic; indirizz di psta elettrnica certificata dell Emittente; sit web dell Emittente; sintesi degli argmenti all rdine del girn; nminativ dell eventuale rappresentante designat ai sensi dell art. 135-undecies Tuf. in allegat, il test dell avvis di cnvcazine in Italian e, per le scietà aventi azinariat internazinale, in una lingua straniera (si raccmanda l us della lingua Inglese). 3.2 Per le scietà diverse da quelle descritte al punt 3.1 in aggiunta a quant spra riprtat, l Emittente cmunica al Depsitari Centrale mediante frmulari standardizzat le seguenti infrmazini: sintesi schematizzata delle dispsizini statutarie dell Emittente cncernenti: l eventuale termine di preventiv depsit degli strumenti finanziari il termine per effettuare la Cmunicazine; l eventuale diviet di ritir degli strumenti finanziari fin al termine dell assemblea; l eventuale richiesta di esibizine della cpia della Cmunicazine; 3.3 Il Depsitari Centrale dvrà ripetere immediatamente le infrmazini ricevute agli Intermediari partecipanti 1. Cstr dvrann ripetere le istruzini agli eventuali Ultimi intermediari cn cui intrattengn rapprt di sub-depsit a custdia e amministrazine di strumenti finanziari. 3.4 Limitatamente alle assemblee delle scietà di cui al punt 3.2 gli Emittenti effettuan la cmunicazine di chiusura dell assemblea al Depsitari Centrale al più prest pssibile e cmunque entr le re 9 del girn successiv a quell dell assemblea, affinché tale infrmazine venga diffusa agli Intermediari cn usuali canali telematici. 4. Cmunicazine Il prcess di legittimazine dell azinista per l intervent in assemblea, mediante l strument della Cmunicazine inviata all Emittente, si svlge cn le seguenti mdalità e tempistiche: a) l Ultim Intermediari, raccglie le richieste di cmunicazine dei prpri clienti avanzate ai sensi dell art. 21 Prvvediment Pst Trading e, dp aver accertat la lr legittimazine, prvvede ad inviare tali infrmazini, laddve nn sia anche partecipante dirett al Sistema di Gestine Accentrata, al prpri Intermediari Partecipante di riferiment. Il termine per la presentazine della richiesta da parte del cliente è stabilit dall Ultim Intermediari, cmpatibilmente cn quant previst dall art. 22 del Prvvediment Pst Trading (al cmma 1, per le assemblee delle scietà per le quali è previst il meccanism della recrd date, e al cmma 2 per le assemblee delle altre scietà) e cn la tempistica necessaria per l invi delle cmunicazini all Emittente, tenend anche in cnsiderazine il termine stabilit 1 Questi ultimi intesi, in tale fattispecie, anche cme i depsitari centrali esteri che aderiscn al Depsitari Centrale. 3

4 dall Intermediari Partecipante di riferiment per il cui tramite dette cmunicazini vengn eventualmente inviate all Emittente (vedi successiv punt d); b) l Intermediari Partecipante, cui ai sensi dell art. 27, cmma 1, del Prvvediment Pst Trading cmpete la respnsabilità per l invi agli Emittenti delle Cmunicazini, predispne tali Cmunicazini e prvvede all invi mediante fluss infrmatic standardizzat (FIS) strutturat secnd le specifiche rese dispnibili dal Depsitari Centrale (salv la pssibilità di delegare un intermediari divers, cme descritt al punt f); c) il fluss deve cntenere i riferimenti di tutti i sggetti che fin al mment dell invi all Emittente hann richiest la cmunicazine ex art. 83-sexies e che sn legittimati per l intervent in assemblea alla recrd date, nel cas di scietà in cui nn è previst tale meccanism, che abbian le azini registrate sui prpri cnti a partire dal termine eventualmente indicat nell statut dell Emittente. Anche eventuali Cmunicazini tardive (vedi successiv punt d) verrann effettuate mediante successiv e distint invi, utilizzand cmunque la mdalità standard FIS; d) le Cmunicazini devn pervenire entr la fine del terz girn di mercat apert precedente la data fissata per l assemblea in prima unica cnvcazine (Data termine) ppure entr il termine successiv stabilit nell statut delle scietà per le quali nn è previst il meccanism della recrd date. Resta ferma la legittimazine all intervent e al vt qualra le Cmunicazini sian pervenute ltre la Data termine, purché entr l inizi dei lavri assembleari della singla cnvcazine. Gli Emittenti e gli Intermediari cllabrerann al fine di prevedere sistemi di segnalazine in grad di avvisare gli Emittenti dell avvenut invi delle Cmunicazini tardive; e) ciascun Intermediari Partecipante indica agli Emittenti la Rete telematica il cllegament infrmatic che intende utilizzare, se divers dalla Psta elettrnica certificata e in particlare il Sistema infrmatic prescelt. Tali sistemi devn almen sddisfare gli standard relativi alle caratteristiche e le mdalità per l ergazine e la fruizine di servizi di trasmissine di dcumenti infrmatici mediante Psta elettrnica certificata, stabiliti dalla nrmativa vigente pr-tempre e devn essere predispsti per: i) cnsentire all Emittente la ricezine cntempranea su un unica pstazine di lavr delle Cmunicazini da parte dei differenti sistemi; ii) trasmettere un avvis di avvenuta messa a dispsizine della Cmunicazine del sistema stess; iii) rilevare, ed evidenziare agli Intermediari, la presa in caric a cura degli Emittenti delle Cmunicazini messe lr a dispsizine; f) ferma restand la respnsabilità dell Intermediari Partecipante vers l Emittente per la crrispndenza del numer di azini cmunicate cn quant depsitat sui prpri cnti press il Depsitari Centrale, l stess Intermediari Partecipante ptrà decidere, per l invi all Emittente dei dati relativi agli investitri finali che hann richiest la Cmunicazine, di incaricare direttamente l intermediari cn cnti aperti press di sé in qualità di subdepsitari e sui quali sn depsitati i titli ggett di cmunicazine. In tale ultim cas, l Intermediari Partecipante dvrà, in via preventiva, far pervenire infrmazine della delega all Emittente. Cn riferiment al precedente punt e), l eventuale intermediari delegat ptrà utilizzare una mdalità trasmissiva diversa rispett a quella utilizzata dall Intermediari Partecipante; g) gli Intermediari effettuan una sla Cmunicazine per ciascun cnt apert dall investitre finale legittimat; nel cas di cnti cintestati la Cmunicazine è effettuata a nme del titlare del diritt di vt degli strumenti finanziari nminativi e di entrambi i cintestatari nel cas di titli al prtatre; 4

5 h) gli Emittenti pssn richiedere ai gestri dei Sistemi infrmatici di ricevere le Cmunicazini press una casella di Psta Elettrnica Certificata sstenend gli neri cnnessi. Parimenti, gli Intermediari che nn si avvalgn dei suddetti sistemi infrmatici utilizzan quale cllegament infrmatic la Psta Elettrnica Certificata utilizzand l indirizz di psta indicat nelle istruzini dall Emittente; i) in prssimità del termine ultim per l invi delle Cmunicazini e in cas di malfunzinamenti del Cllegamenti infrmatici, al fine di garantire il diritt di partecipazine all assemblea del richiedente, le Cmunicazini sn inviate all Emittente mediante fax altr mezz di cmunicazine preventivamente cncrdat cn l emittente (es. scansine), previ preavvis. La Cmunicazine è cmunque effettuata appena pssibile utilizzand le vie rdinarie. 5. Cnferma di ricezine Cpia della Cmunicazine A richiesta del legittimat a intervenire in assemblea, l Ultim Intermediari rilascia cnferma di avvenuta richiesta di Cmunicazine (Cnferma di ricezine) Cpia della Cmunicazine stessa, eventualmente avvalendsi del supprt dell Intermediari Partecipante di riferiment dell eventuale intermediari delegat all invi della Cmunicazine, cme previst al punt f) del precedente paragraf. Tale dcument riprta le infrmazini essenziali cntenute nel fluss infrmativ standardizzat e cmunque, ltre i riferimenti (cd. Abi e Cab) degli intermediari interessati, almen le infrmazini di cui alle lettere a), b), c), d) e f) dell art. 21, cmma 2 del Prvvediment cngiunt. 6. Cmunicazini di rettifica In cas di errre materiale, per tale intendendsi l errre che cade su almen una delle infrmazini di cui all art. 21, cmma 2 del Prvvediment Pst Trading nella fase di elabrazine del FIS, in cas di variazine della quantità azini effettuata su richiesta del sggett titlare del diritt di intervent e di vt, è pssibile rettificare (nel sens ampi di mdificare cancellare) una Cmunicazine già inviata. L intermediari effettua tale Cmunicazine di rettifica cn gli stessi mezzi utilizzati per la precedente. La mdifica può essere effettuata esclusivamente mediante cancellazine e ripristin e ptrann susseguirsi, pertant, diverse Cmunicazini ltre la prima. La Cmunicazine di rettifica cstituisce Cmunicazine separata rispett a quella precedente e, pertant, ad essa è assegnat un divers numer prgressiv; essa menzina il numer prgressiv della Cmunicazine precedentemente effettuata che deve essere annullata. Limitatamente alle assemblee delle scietà di cui al punt 3.2 nei casi in cui nn è previst il diviet di ritir degli strumenti finanziari, dvrà essere effettuata una Cmunicazine di rettifica a seguit della cessine degli stessi, ai sensi dell art. 83-sexies cmma 3 del TUF. ABI, ASSONIME e ASSOSIM si riservan la facltà di riesaminare il cntenut delle presenti linee guida alla luce delle esperienze di applicazine delle stessa da parte degli Emittenti e degli Intermediari. 5

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