ACQUISTO ED INSTALLAZIONE SISTEMA PER IL MONITORAGGIO E CONTROLLO DELLE TEMPERATURE DEI DISPOSITIVI INSTALLATI PRESSO LE STRUTTURE DELL ASL BR

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1 ACQUISTO ED INSTALLAZIONE SISTEMA PER IL MONITORAGGIO E CONTROLLO DELLE TEMPERATURE DEI DISPOSITIVI INSTALLATI PRESSO LE STRUTTURE DELL ASL BR Oggetto: Acquisto, fornitura ed installazione di un sistema di rilevazione, di archiviazione e di allarme per la temperatura di frigoriferi, frigoemoteche, congelatori e termostati dedicati alla conservazione di materiale biologico (in particolare sangue), tessuti, diagnostici e farmaci presso l U.O.C. di Medicina Trasfusionale dello S.O. A. Perrino di Brindisi, l Ambulatorio Vaccinazioni ex Di Summa del Dipartimento di Prevenzione Servizio Igiene e Sanità Pubblica e l Ufficio Vaccinale dello S.O. di Fasano. Art.1 Premessa Il sistema in oggetto deve, come previsto dal Regolamento Regionale del 2 Luglio 2013 n.15 - Definizione dei requisiti minimi organizzativi, strutturali e tecnologici delle attività sanitarie delle strutture di Medicina trasfusionale, permettere il controllo e la registrazione della temperatura, nonché l allarme acustico, visivo e remotizzato in caso di escursioni anomale rispetto alle temperature di esercizio definite per le apparecchiature destinate alla conservazione del prodotto. Pertanto il sistema deve monitorare e registrare l andamento della temperatura dei dispositivi elencati nel presente documento e in particolare, in caso di allarme, deve essere almeno in grado di inviare un messaggio tramite linea telefonica ad almeno due numeri telefonici impostabili dall amministratore. I numeri telefonici varieranno in base al dispositivo che genera l allarme. Il messaggio dovrà specificare almeno: l ubicazione ed il numero identificativo del frigorifero. Il numero identificativo del frigorifero dovrà essere un campo modificabile esclusivamente dall amministratore del sistema. I dispositivi che dovranno essere monitorati sono: per l U.O.C. di Medicina Trasfusionale dello S.O. di Brindisi: - n. 7 frigoemoteche, range di funzionamento [2;6] C; - n. 6 frigoriferi biologici, range di funzionamento [4;8] C; - n. 8 congelatori da laboratorio -30 C; - n. 2 congelatori da laboratorio -80 C; - n. 2 oscillatori piastrinici, range di funzionamento [22;24] C; per l Ambulatorio Vaccinazioni ex Di Summa del Dipartimento di Prevenzione Servizio Igiene e Sanità Pubblica: - n. 3 frigoriferi biologici; per l Ufficio Vaccinale situato presso lo S.O. di Fasano: - n. 4 celle frigorifere. Al fine di implementare il sistema sopra richiesto ciascun fornitore dovrà presentare un proprio progetto che tenga conto dei locali e della disposizione attuale dei frigoriferi e che comprenda: - un numero adeguato di dispositivi che permettono la rilevazione della temperatura a bordo macchina (data-logger); - un software client/server che permetta di gestire i dati e le funzioni richieste; - un server fisico dove archiviare in maniera sicura e secondo le normative vigenti i dati. Ovvero sarà a discrezione del fornitore offrire componenti aggiuntivi che implementano il progetto al fine di rispondere ai requisiti minimi richiesti. La presente richiesta non disciplina e non elenca le caratteristiche di ripetitori, di ricevitori e/o di combinatori telefonici, poiché sarà a discrezione dell azienda fornitrice inserirli per rendere il sistema funzionante e correttamente installato presso le strutture ospedaliere descritte sopra. Per questo motivo si ritiene necessario fissare un sopralluogo obbligatorio il giorno 29/01/2015 alle ore 10:00 in cui il fornitore potrà prendere visione dei locali, dei dispositivi, degli impianti elettrici,

2 ecc Si sottolinea, infatti, che il fornitore dovrà a sua spese installare, collaudare e formare l utilizzatore sul sistema offerto. Il luogo dove ci si incontrerà per il sopralluogo è l Ufficio Tecnico dell ASL Brindisi, situato in Piazza di Summa, n1, Brindisi Ufficio UOS Ingegneria Clinica. Le caratteristiche tecniche minime che dovranno essere garantite, pena l esclusione, sono identificate nei capitoli successivi. Art.2 Sistema di monitoraggio: a. deve prevedere l'acquisizione dei dati in tempo reale o a intervalli prestabiliti (secondo le procedure delle UU.OO. interessate) fermo restando che eventuali allarmi verificatisi in tale lasso di tempo siano segnalati in tempo reale; b. deve avere una frequenza di campionamento impostabile dall amministratore tra [1;60] min; c. deve poter individuare e trasmettere automaticamente gli allarmi per mezzo , telefono, SMS, con identificazione della sonda, dell'apparecchio e del tipo di allarme; d. inviare l allarme in tempo reale ovvero anche quando questo evento accade durante il periodo di campionamento; e. deve avere la possibilità di configurare almeno i seguenti allarmi sul valore della temperatura: allarme soglia minima, allarme presoglia minima, allarme presoglia massima, allarme soglia massima; ed allarme di connessione dati interrotta. Queste soglie devono poter essere singolarmente stabilite secondo le esigenze delle UU.OO.; f. deve avere la possibilità di temporizzare l allarme; g. l'allarme non deve essere in alcun modo silenziato manualmente dal trasmettitore, ma al contrario deve essere sempre gestito da postazioni client, attraverso il relativo software; h. deve garantire una schedulazione giornaliera/oraria in grado di definire dove inviare l'allarme, sulla base della disponibilità del personale; i. deve gestire automaticamente le procedure di backup di tutti i dati e di tutti i data logger. Ovvero gestire la condizione di mancata comunicazione tra data logger e server. Questo per essere sicuri di inviare e quindi memorizzare all interno del server tutti i dati e quindi l andamento della temperatura nel tempo con la frequenza stabilita. In particolare la trasmissione e/o la registrazione dei dati delle temperature deve essere garantita in duplice modalità: tempo reale e data-logger; j. non deve, quando il supporto di memoria è pieno, riscrivere automaticamente i dati; k. la trasmissione potrà essere in duplice modalità: radiofrequenza (wireless) ed ethernet; l. se la trasmissione avviene in modalità wireless questa deve avvenire con la frequenza di trasmissione "protetta" secondo le norme ISM; quindi non dovrà interferire con altri sistemi installati presso le UU.OO; m. deve poter essere esteso anche al monitoraggio di altre grandezze (umidità relativa, pressione, CO2, ph ).

3 Art.3 Data logger dispositivo per la rilevazione temperatura: a. devono essere dotati di display da cui è possibile visualizzare la temperatura registrata, lo stato di allarme, la potenza di trasmissione; b. una memoria interna, utile quando il sistema di collegamento dati è interrotto, almeno di 4000 dati; c. utilizzare dei sensori digitali; d. i sensori digitali dovranno garantire una misurazione affidabile nel range [-100;+40] C con accuratezza di circa ± 0.2 C; e. i sensori digitali devono garantire misurazioni senza perdite di segnale anche in condizioni di collegamento sonda/trasmettitore con cavi e prolunghe; f. i sensori digitali devono essere accompagnati da un report di taratura con incertezza massima di +/-0,25 C (nel campo di temperatura da 0 C a 50 C); g. i sensori digitali devono poter essere tarati in gruppi omogenei su più punti di temperatura con correzione automatica senza intervento del fornitore; h. i sensori digitali utilizzati non devono alterare (forare o danneggiare) in alcun modo le attrezzature soggette a controllo per non fare decadere la garanzie del produttore. Art.4 Software a. deve essere server/client e quindi compatibile con i vari sistemi operativi in uso presso l'asl; b. deve essere disponibile in lingua italiana e non deve possedere limiti nel numero di data-logger configurabili; c. deve consentire diversi livelli di accesso con login e password, ovvero deve permettere di configurare diversi utenti in funzione dei ruoli di competenza; d. deve consentire la tracciabilità di tutte le operazioni effettuate; e. deve consentire la visualizzazione dei dati sia in grafico che in tabella e la frequenza di acquisizione dei dati deve essere programmabile per ciascun sensore in basse alle singole esigenze; f. deve permettere di visualizzare in maniera rapida gli allarmi e quindi anche lo storico degli allarmi per ciascuna macchina; g. deve possedere strumenti per la manutenzione del data base; h. deve essere configurato in modalità multiutente, senza limite di postazioni client che consentono l'accesso ai dati, implementabili senza limiti e senza necessità di licenze software aggiuntive. La licenza software proposta deve essere unica, vale a dire una sola licenza per tutte le postazioni client utilizzate; i. deve permettere di associare in maniera univoca il data logger al dispositivo dove questo è installato tramite una mappa che indica il locale e l U.O. ed il numero di inventario della apparecchiatura;

4 j. l'allarme non deve scomparire sino a quando l'utente non individua la causa che lo ha generato e la specifica su modulo dedicato; k. deve permettere di esportare i dati relativi all andamento delle temperature per ciascun data logger in formato excel in modo da permettere di eseguire un backup su supporti esterni. Art.5 Server In grado di memorizzare i dati registrati dai data logger forniti con la possibilità di aumentare la memoria in base alle implementazioni successive. La memoria dovrà avere una capacità non inferiore per l archiviazione dei dati registrati in 5 anni di attività. Questo dovrà garantire la sicurezza dei dati ed il funzionamento in varie condizioni di primo guasto come ad esempio mancata alimentazione o guasto ad una parte della componente hardware. Art.6 Garanzia 24 mesi. Durante il periodo di garanzia, l azienda fornitrice dovrà eseguire la manutenzione preventiva secondo i protocolli previsti dal produttore, che dovranno essere consegnati - unitamente al piano per l esecuzione degli interventi concordati con il reparto - al servizio di Ingegneria Clinica al momento del collaudo dell apparecchiatura. Tutti gli oneri relativi alla manutenzione preventiva (compresi tutti i materiali la cui sostituzione è prevista nel protocollo sopra citato) saranno a carico della ditta. Art.7 Messa in servizio e collaudo La fornitura delle apparecchiature dovrà essere effettuata con rischi e spese a carico del fornitore, in base alle disposizioni impartite dal competente Servizio di Ingegneria Clinica dell ASL Brindisi. La ditta aggiudicataria dovrà fornire prima del collaudo: Manuale Operatore in lingua italiana, Service Manual, Part List e schemi elettrici integrali e copia dell eventuale software installato con le relative chiavi d accesso. Tali manuali dovranno essere forniti prima del collaudo al ns. Servizio di Ingegneria Clinica, secondo intese che dovranno essere concordate con il medesimo. Comunque il termine ultimo per la presentazione dei succitati manuali e della documentazione attestante la rispondenza alle Direttive di riferimento (certificati e dichiarazione della destinazione d uso di tutte le apparecchiature oggetto della fornitura) dovrà essere anteriore alla data del collaudo. Si ricorda che essendo obbligatoria la fornitura del Manuale Operatore in lingua italiana, Service Manual, Part List e schemi elettrici integrali e copia dell eventuale software installato con le relative chiavi d accesso, la mancata presentazione degli stessi comporterà la risoluzione ope legis dell affidamento della fornitura. L installazione, il montaggio e l avvio dell apparecchiatura sarà a carico della ditta aggiudicataria. In particolare l azienda aggiudicataria dovrà provvedere: - ad eseguire un sopralluogo preliminare per verificare la compatibilità del sistema con in nostri ambienti; - all installazione delle sonde e dei data logger sugli strumenti da noi indicati; - all installazione e configurazione del software; - a predisporre le diverse planimetrie dei locali in formato idoneo e relativo inserimento delle stesse all interno del software. Inoltre, prima del collaudo definitivo dovranno essere fornite al Servizio di Ingegneria Clinica dell ASL ed alle UU.OO. destinatarie del bene, tutte le istruzioni per un corretto utilizzo e per la manutenzione ordinaria del sistema fornito in funzione del ruolo di competenza. Le apparecchiature offerte dovranno essere costruite a regola d arte, in conformità alle vigenti disposizioni in materia di sicurezza internazionali e nazionali e di destinazione d uso, e di ciò la ditta dovrà fornire i relativi certificati. La ditta dovrà farsi carico del ritiro e smaltimento degli imballaggi del materiale fornito ai sensi dell art. 38 del D Lgs. n. 22/1997.

5 Art. 8 Caratteristiche dell offerta L offerta dovrà essere composta da: - un file pdf, firmato digitalmente dal legale rappresentante, in cui vengono elencati i dispositivi offerti; - un file pdf in cui vengono inseriti per ciascun dispositivo offerto (inteso anche il software): dichiarazione CEE; schede tecniche; - il manuale d uso delle apparecchiature offerte; - un progetto, firmato digitalmente dal legale rappresentante, che evidenzi: i cablaggi dati ed elettrici già presenti da utilizzare ed i cablaggi da effettuare e le relative modalità di attuazione. Si precisa che non sarà accettato nessun progetto che modifichi l impianto rete dati e l impianto elettrico esistente, ma sarà possibile aggiungersi ad essi come utenze esterne; - le fasi di lavoro con un cronoprogramma di massima; - un prospetto tecnico riassuntivom, dal legale rappresentante, che ricalchi l elenco delle caratteristiche descritte negli articoli: Art.2, Art.3, Art.4, Art.5, Art.6, Art.7.; per ciascun punto si richiede di riportare la corrispondenza (Si/No) e quindi una breve descrizione della caratteristica intrinseca del prodotto offerto. Art.9 Aggiudicazione dell offerta L aggiudicazione avverrà a favore della ditta che avrà offerto un sistema che abbia le caratteristiche minime richieste e quindi l importo più basso per l Ente Appaltante.