IL SOFTWARE PER L ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA E IL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI

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1 DOCUMATIC IL SOFTWARE PER L ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA E IL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI DOCUMATIC acquisisce e archivia dcumenti di gni genere. É in italian, semplice da installare ed usare. Si adatta a qualsiasi cmputer e scanner. Il su ambiente ideale è la rete lcale Internet. DOCUMATIC trasfrma i dcumenti cartacei in file di tip standard (PDF, TIF, JPEG, ) utilizzand un scanner e li archivia nel disc fiss del cmputer persnale del server di rete. E inltre in grad di archiviare dcumenti creati da altre applicazini, mantenend il frmat riginale e generand un'anteprima in frmat immagine per una cnsultazine più velce. In qualsiasi mment è pssibile trvare e leggere i dcumenti direttamente sull scherm del prpri cmputer (client). DOCUMATIC per l'archiviazine dei dati utilizza database standard, affidabili e ptenti, quali Micrsft SQL SERVER e SUN MySQL. I vantaggi dell archiviazine elettrnica dei dcumenti L archiviazine elettrnica dei dcumenti cmprta mlti innegabili vantaggi: Un cntenitre unic Cnsultare immediatamente la dcumentazine aziendale è di fndamentale imprtanza, ma spess è sparsa nei cmputer degli utenti della rete. Cn l'archiviazine elettrnica è pssibile raggruppare in un unic cntenitre cndivis dcumenti acquisiti da scanner, dcumenti elettrnici in qualsiasi frmat e messaggi di psta elettrnica. Eliminazine della carta Le recenti nrmative in materia di dcument infrmatic hann res pssibile la sstituzine del dcument cartace cn il più pratic dcument elettrnic. Più rdine sulla scrivania Cn l'archiviazine elettrnica dei dcumenti si riduce al minim il disrdine sulla scrivania. Ntevle riduzine degli spazi dedicati all'archivi dei dcumenti Migliaia di dcumenti pssn essere riversati in un disc fiss su supprt ttic, senza alcuna perdita di infrmazini, liberand spazi utile su scaffali, stanze e magazzini. Csti di gestine ridtti al minim Un semplice cmputer e un addett nn specializzat sn sufficienti per gestire ntevli quantità di dcumenti. Reperibilità immediata dei dcumenti Basta digitare una parla chiave per trvare e quindi cnsultare il dcument cercat. Inalterabilità dei dcumenti Il dcument digitalizzat rimane nel temp uguale all'riginale e nn può essere smarrit accidentalmente. Riservatezza e sicurezza degli archivi I dcumenti ed i dati ad essi assciati nn sn alla prtata di tutti, ma sn accessibili sl alle persne autrizzate. Cndivisine degli archivi L stess dcument può essere cnsultat da più persne cllegate in rete (lcale Internet) senza passaggi di carte da una scrivania all'altra. Tutela dell'ambiente Diam una man alla salvaguardia dell'ambiente cnsumand men carta SftWrks Pag. 1

2 Campi di applicazine illimitati È pssibile archiviare gni tip di dcument. L acquisizine dei dcumenti DOCUMATIC acquisisce i dcumenti in tutti i mdi pssibili: Digitalizzazine dei dcumenti cartacei attravers un scanner un altr dispsitiv cmpatibile cn gli standard TWAIN Caricament di immagini dcumenti creati da altre applicazini (Micrsft Office, , pagine HTML ) Cattura dell'utput di una stampante virtuale che trasfrma un qualsiasi dcument inviat alla stampa in un file immagine in frmat PDF, TIFF JPEG Acquisizine di immagini e dati da spl di stampa in frmat Adbe Acrbat PDF standard Avvi di prgrammi esterni per la digitalizzazine la creazine di immagini di dcumenti Acquisizine di file tramite Drag&Drp (Clicca&Trascina) Acquisizine di immagini cntenute negli Appunti di Micrsft Windws (clipbard) E' inltre pssibile inserire un dcument senza dverne acquisire necessariamente l'immagine, mantenend cmunque la pssibilità di acquisirla successivamente. DOCUMATIC registra i dcumenti nei frmati grafici più diffusi: BMP - Bitmap PNG - Prtable Netwrk Graphics JB2 - JBIG2 PDF - Prtable Dcument Frmat JPG - JPEG TIF - TIFF Nn cmpress TIF - TIFF CCITT Grupp 3 Fax TIF - TIFF CCITT Grupp 4 Fax TIF - TIFF LZW TIF - TIFF JPEG Specifica TIFF 6.0 TIF - TIFF JPEG Specifica TIFF TechNte2 TIF - TIFF Packed bits I mduli aggiuntivi espandn le pssibilità di acquisizine di DOCUMATIC. La classificazine dei dcumenti DOCUMATIC archivia i dcumenti cn gli stessi metdi del lavr di gni girn. I dcumenti, cmpsti da una più pagine, sn memrizzati negli archivi e identificati in md univc da un cert numer di campi chiave. E' pssibile gestire un numer illimitat di archivi e, in gnun di essi, é pssibile creare un numer infinit di destinazini per il dcument. Le destinazini ( vci di Titlari) sn aree virtuali nelle quali sn inseriti i dcumenti acquisiti. Le destinazini hann una struttura ad alber che può essere estesa fin a quant si desidera. É pssibile definire un grupp di destinazini divers per gni archivi di DOCUMATIC. Ecc alcuni esempi di destinazini: 2015 SftWrks Pag. 2

3 Dcumenti aziendali Titlari Pubblica Amministrazine Per dare maggire strutturazine all'archivi dei dcumenti è pssibile creare un grupp di fascicli suddivisibili in tipi e stttipi. Un fascicl può cntenere tutti i dcumenti che si desidera e un dcument può essere cntenut in più fascicli diversi. Al dcument può essere assciata una scheda dati cmpletamente persnalizzabile. Nella scheda dati è pssibile inserire: Testi di lunghezza fissa illimitata, numeri, date, re e dati di tip lgic (Si/N, Ver/Fals) Campi assciati a tabella cn senza multiselezine (es. rubrica clienti e frnitri,...) Campi assciati a struttura cn senza multiselezine (es. lista di distribuzine, tip di dcument strutturat,...) Campi prgressivi sia autmatici che nn autmatici Campi cn valre predefinit Campi bbligatri, a sla lettura prtetti da passwrd I dati pssn essere inseriti: Prima dell'acquisizine del dcument nel cas, per esempi, di acquisizine di un dcument alla vlta Dp l'acquisizine del dcument nel cas, per esempi, di acquisizine massiva di dcumenti (più dcumenti alla vlta) Dp l'acquisizine del dcument da una pstazine di indicizzazine che può essere diversa da quella di acquisizine Per ciascun archivi si può definire un criteri divers di classificazine dei dcumenti. La ricerca dei dcumenti DOCUMATIC mette a dispsizine dell'utente tutti i tipi pssibili di ricerca SftWrks Pag. 3

4 Ricerca per chiave singla Cn quest sistema si può trvare un dcument un grupp di dcumenti utilizzand una delle chiavi cn cui sn stati classificati. Ad esempi, in un ARCHIVIO DOCUMENTI FISCALI si ptrebbe trvare una fattura impstand un criteri sul camp Numer fattura ppure sul camp Ragine sciale. In un ARCHIVIO PROTOCOLLO si ptrebbe trvare una lettera impstand un criteri sul camp Numer prtcll ppure sul camp Respnsabile del prcediment. Ricerca per chiave multipla Un dcument un grupp di dcumenti pssn essere trvati utilizzand cntempraneamente più chiavi. Ad esempi, in un ARCHIVIO PROTOCOLLO si ptrebber trvare tutte quelle lettere inviate ad una determinata persna e in un intervall di date, mentre in un ARCHIVIO DOCUMENTI FISCALI si ptrebber trvare tutte quelle fatture emesse a caric di un cert cliente e/ cn un imprt maggire di una certa cifra. I criteri di ricerca pssn essere registrati per essere riutilizzati in qualsiasi mment. Ricerca libera Cn quest sistema si può trvare un dcument un grupp di dcumenti cercand una parla indipendentemente dal camp nel quale ptrebbe essere stata inserita. Ricerca sulla lista visuale Naturalmente è pssibile scrrere l'elenc dei dcumenti sia rizzntalmente sia verticalmente fin a trvare il dcument desiderat che può essere immediatamente visualizzat stampat. E' anche pssibile scrrere visivamente le pagine del dcument fin a trvare quell desiderat. La cnsultazine dei dcumenti DOCUMATIC permette di cnsultare il dcument memrizzat in md naturale ed intuitiv. Le pagine del dcument elettrnic si sfglian esattamente cme quelle di un dcument fisic. Si può passare da una pagina alla seguente alla precedente, saltare alla prima pagina del dcument all'ultima, passare direttamente a una certa pagina. Per rendere più agevle la lettura dei dcumenti, DOCUMATIC mette a dispsizine diverse funzini per ingrandire, ridurre rutare la pagina. É inltre pssibile adattare la pagina alla finestra sia rizzntalmente che in entrambe le direzini, prtarla alle dimensini reali, visualizzare la pagina a tutt scherm, utilizzare una lente di ingrandiment zmare la przine desiderata della pagina. Durante la cnsultazine é pssibile aggiungere, inserire sstituire una pagina acquisendla cn i vari metdi fferti da DOCUMATIC. La stampa dei dcumenti Oltre che visualizzate, le pagine pssn essere anche stampate cn una qualsiasi stampante cllegata al sistema, ttenend una cpia cnfrme all'riginale, cme se si stesse usand una ftcpiatrice. E' pssibile: Stampare una più cpie di un più dcumenti dei sli dcumenti marcati. Stampare la pagina crrente tutte le pagine le sle pagine marcate quelle che rientran in un cert intervall. Stampare prima le pagine pari e pi quelle dispari per ttenere un dcument frnte-retr. Stampare la scheda dei dati assciati al dcument. Stampare il riepilg dei dati assciati al dcument. Quest riepilg, utilizzabile per stampare, ad esempi, l'indice delle pagine, é ampiamente persnalizzabile ptendne cntrllare il titl, l'rdinament e il raggruppament dei campi, i campi da stampare, il separatre dei campi, il test che precede il numer pagina, il test per l'intestazine e il piè di pagina cn i relativi allineamenti, la stampa men di una crnice. Stampare sulla pagina, ad una psizine e cn un tip di carattere persnalizzat, tutta una serie di infrmazini quali la prpria ragine sciale, la destinazine del dcument, il numer di pagina, il ttale pagine, la data di stampa e i dati assciati al dcument (imprinting) SftWrks Pag. 4

5 Stampare le pagine del dcument adattandle al frmat della stampante ad un ad un frmat a scelta. Questa caratteristica è utile, per esempi, per stampare su fgli in frmat A4 dei dcumenti acquisiti in frmat A3. Stampare 2 pagine per fgli. Stampare in frnte-retr se si dispne di una stampante che supprti questa mdalità. L invi dei dcumenti per psta elettrnica DOCUMATIC permette all'utente di inviare cmdamente i dcumenti archiviati per psta elettrnica utilizzand il client di psta predefinit direttamente. É pssibile inviare i dcumenti sia in fase di acquisizine che in fase di cnsultazine. Grazie alla prcedura integrata in DOCUMATIC è pssibile: Inviare un messaggi di psta elettrnica cn un più dcumenti in allegat. E' pssibile creare un messaggi cn più dcumenti in allegat più messaggi cn un dcument in allegat. Inviare i dcumenti nel frmat di archiviazine riginale cnvertendli in un frmat a scelta. Inviare i dcumenti cmprimendli in un unic file ZIP standard. Utilizzare delle regle predefinite per l'invi dei dcumenti in base alle chiavi di classificazine cn le quali sn stati archiviati. Impstare i destinatari del messaggi (A, CC, CCN) a liste di distribuzine selezinandli dalla rubrica interna se questi nn sn stati impstati autmaticamente in base alle chiavi di classificazine. Inserire l'ggett e il test del messaggi se questi nn sn stati impstati autmaticamente in base alle chiavi di classificazine. Aggiungere altri file alla liste degli allegati. Archiviazine della psta elettrnica Cn DOCUMATIC la psta elettrnica può essere scaricata dal server di rete ed archiviata, più men autmaticamente, anche applicand appsiti filtri definiti dall'utente. Grazie al mdul DOCUMATIC SAVER è pssibile: Imprtare ed archiviare un file in frmat EML MSG standard. Scaricare direttamente dal server di psta ed archiviare i messaggi. Assciare autmaticamente i dati identificativi del messaggi di psta (Mittente, Oggett, Test del messaggi,...) alle chiavi di classificazine definite in DOCUMATIC. Impstare filtri per la psta che nn deve essere archiviata. Grazie al mdul DOCUMATIC PRINT&SAVE è pssibile: Creare un dcument PDF unic cmprendente il messaggi di psta e gli allegati (tutti slamente alcuni scelti dall'utente). L esprtazine e l imprtazine dei dcumenti La prcedura di esprtazine estrae parte di un archivi DOCUMATIC creand un nuv archivi prducend un disc autnm, ciè dtat di un prpri sftware per la visualizzazine dei dcumenti (DOCUMATIC READER). I dati e le immagini sn cpiati su un percrs di appggi (disc fiss lcale in rete) che sarà pi utilizzat per il trasferiment sul supprt definitiv (CD-ROM / DVD-ROM). E pssibile esprtare direttamente su un disc ttic riscrivibile. Una cmda autcmpsizine guida l utente attravers tutte le fasi dell esprtazine dei dcumenti. Le pagine dei dcumenti pssn essere anche esprtate cme file grafici per essere riutilizzate, per esempi, da prgrammi per l elabrazine di testi, per l OCR per il ftritcc. Grazie al mdul DOCUMATIC IMPORTER è inltre pssibile imprtare dati ed immagini creati da 2015 SftWrks Pag. 5

6 prgrammi applicativi esterni, per esempi, i dati da un file indice in frmat test, generat in utput da un sftware OCR, cn le relative immagini. La prcedura di imprtazine carica i dati e le immagini da archivi DOCUMATIC esterni in una destinazine fissa ricreand la destinazine di rigine. La prtcllazine dei dcumenti DOCUMATIC gestisce il prtcll generale e i prtclli dipartimentali per tutti i dcumenti archiviati. E inltre in grad di gestire il prtcll anche per i fascicli. L attribuzine del numer e della data di prtcll generale avviene autmaticamente cntestualmente all acquisizine del dcument. La prtcllazine può essere eseguita slamente dalle persne autrizzate a gestire il prtcll dei dcumenti. Nelle seguenti figure sn visualizzate le finestre di inseriment dei dati del prtcll I dati inseriti nei campi chiave sn assciati all immagine del dcument e nn pssn essere mdificati successivamente. E tuttavia pssibile definire alcuni campi, ad esempi NOTE, cme mdificabili da determinati utenti. In qualsiasi mment si pssn inserire nuvi campi chiave utente, mdificare le prprietà dei campi chiave utente esistenti eliminare i campi chiave utente nn più necessari. Sl il respnsabile del prtcll può eseguire tale perazine. Cn una stampante a gett d inchistr prtatile (attualmente sn supprtate KPR PRINTAPEN 5000 e REINER JETSTAMP 791 ) cn una qualsiasi stampante per etichette è pssibile effettuare la segnatura di prtcll sul dcument cartace. Nel prim cas i dati del prtcll sn stampati direttamente sul 2015 SftWrks Pag. 6

7 dcument cartace, nel secnd cas sn stampati su un etichetta (bianca trasparente) da incllare sul dcument cartace. Il dcument prtcllat nn può essere cancellat, ma il numer di prtcll può essere annullat dal respnsabile del prtcll. Grazie alla gestine della lista di distribuzine è pssibile assegnare i dcumenti ai relativi destinatari in md rapid ed intuitiv. Slamente i destinatari del dcument ptrann leggerl. Il dcument può essere definit cme pubblic, riservat ad una più persne, riservat ad un più gruppi di persne dipartimenti. E anche pssibile creare una serie di dipartimenti, gnun cn il prpri prtcll distint da quell generale, assciare una più persne ad un dipartiment ed abilitare, per queste persne, la funzine di attribuzine del prtcll. In fase di acquisizine l imprnta infrmatica delle pagine del dcument è generata per essere salvata in frma nn mdificabile nel database. L imprnta infrmatica è la rappresentazine sintetica del dcument stt frma di successine finita di caratteri ed è calclata in md tale che nn pssan esistere imprnte infrmatiche uguali per dcumenti diversi. Grazie agli strumenti di DOCUMATIC si pssn cercare i dcumenti prtcllati impstand una cndizine di ricerca su un più campi chiave. La cndivisine dei dcumenti attravers la rete lcale e Internet DOCUMATIC é sprattutt pssibilità di lavrare sui dcumenti in rete (lcale Internet) in tutta sicurezza grazie alla gestine e alla prfilazine degli utenti. I dcumenti e i fascicli nn sn accessibili a tutti. L'access è basat su precise regle stabilite nel prfil dell'utente. Nell stess md è pssibile limitare l'peratività degli utenti vver permettere impedire che pssan svlgere determinate perazini sui dcumenti. Tramite la gestine degli archivi in rete, é pssibile rganizzare il fluss lgic dei dcumenti in md che le stazini di acquisizine pssan digitalizzare i dcumenti e che gli utenti pssan visualizzarli nelle pstazini di cnsultazine. Grazie a DOCUMATIC CLOUD è pssibile cnsultare gli archivi dcumentali creati da DOCUMATIC tramite un cmune brwser. Gli utenti si cllegherann al WEB server attravers la rete intranet Internet e ptrann cnsultare i dcumenti dal prpri cmputer da un dispsitiv mbile (smartphne, tablet,...). Altre caratteristiche DOCUMATIC gestisce inltre (tra parentesi i mduli aggiuntivi richiesti): L'invi della psta elettrnica La ricezine della psta elettrnica (mdul DOCUMATIC SAVER) Il prtcll generale dei dcumenti e i prtclli dipartimentali La segnatura di prtcll (cn timbratrice cn stampante di etichette) Il prtcll fascicli Il ricnsciment ttic dei caratteri (OCR) sulle immagini dei dcumenti acquisiti (mdul DOCUMATIC OCR) Il ricnsciment dei cdici a barre (barcde) presenti nelle immagini dei dcumenti acquisiti (mdul DOCUMATIC BARCODE) La firma digitale dei dcumenti e la firma digitale interna dei dcumenti in frmat PDF (mdul DOCUMATIC FIRMA DIGITALE) Gli allegati e le versini Le scadenze e gli iter prcedurali L archiviazine sstitutiva dei dcumenti (DOCUMATIC ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA) 2015 SftWrks Pag. 7