Allegato 2 DESCRIZIONE FISICA DEI LOCALI E DELLE LORO CARATTERISTICHE DI RISCHIO PER GLI ARCHIVI IVI CONSERVATI

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1 Documento programmatico sulla sicurezza (ai sensi D.L.vo 196 del 30/06/03) Allegato 2 DESCRIZIONE FISICA DEI LOCALI E DELLE LORO CARATTERISTICHE DI RISCHIO PER GLI ARCHIVI IVI CONSERVATI La scuola è articolata nelle seguenti sedi, aventi le caratteristiche sotto esposte: SEDE N. 1 - centrale G. Curioni sc. Sec. di I grado sita nel comune di Romagnano Sesia in vicolo Asilo n. 3, dove frequentano N. 194 alunni, e lavorano N. 34 Docenti, N. 1 Direttore Generale dei Servizi Amministrativi, N. 5 Assistenti Amministrativi, N. 5 Collaboratori Scolastici (1 a scavalco). SEDE N. 2* - periferica : scuola M. Crespi sc. Sec. di I gr. sita nel comune di Ghemme in via Vittorio Veneto n.20 dove frequentano N. 112 alunni, e lavorano N. 23 Docenti, N. 3 Collaboratori Scolastici; SEDE N.3* - periferica : scuola A. Antonelli Scuola Primaria sita nel comune di Ghemme in via Rosmini, dove frequentano N. 123 alunni, e lavorano N. 17 Docenti, N. 3 Collaboratori Scolastici (1 a scavalco). * La sede N.2 e la sede N. 3 condividono lo stesso edificio SEDE N.4 - periferica : scuola T. Grassi Scuola Primaria sita nel comune di Romagnano Sesia in via Gramsci N. 2, dove frequentano N. 134 alunni, e lavorano N. 19 Docenti, N. 3 Collaboratori Scolastici. SEDE N.5 - periferica : scuola L. Pedrana Scuola Primaria sita nel comune di Sizzano in via Partigiani N. 18, dove frequentano N. 63 alunni, e lavorano N. 9 Docenti, N. 2 Collaboratori Scolastici (1 a scavalco). SEDE N.6 - periferica : scuola Scuola Primaria sita nel comune di Prato Sesia in via De Amicis N. 1, dove frequentano N. 76 alunni, e lavorano N. 9 Docenti, N. 2 Collaboratori Scolastici (1 a scavalco). SEDE N.7 - periferica : scuola Ing. A. Crespi Scuola dell Infanzia sita nel comune di Ghemme in via Rosmini N. 10, dove frequentano N. 75 alunni, e lavorano N. 8 Docenti, N. 7 Collaboratori Scolastici. SEDE N.8 - periferica : scuola G. Rodari Scuola dell Infanzia sita nel comune di Romagnano Sesia in via Agarla N. 4, dove frequentano N. 91 alunni, e lavorano N. 8 Docenti, N. 2 Collaboratori Scolastici. 1

2 Elenco dei locali che contengono archivi cartacei e strumentazione elettronica utilizzabile per trattare dati personali SEDE N. 1: Il settore di questo edificio in cui risiedono tutti gli archivi e i computers: a) è protetto da sistema elettronico antifurto b) è protetto da sistema di rilevazione incendi non collegato ad allarme in grado di allertare interventi esterni c) non ha un custode d) non è sottoposto a periodica ispezione antifurto durante le ore notturne e) dispone di un sistema di infissi rivolti verso l esterno che assicurano un grado di resistenza all intrusione f) complessivamente la protezione antifurto è discreta g) Definizione sintetica del grado di sicurezza di questo settore dell edificio: DISCRETO Elenco delle stanze contenenti archivi, registri o computers: stanza Dirigente scolastico, con archivio parziale corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a taluni studenti, taluni dipendenti, taluni professionisti collaboratori esterni, talune ditte fornitrici di materiali e servizi; inoltre il registro di protocollo riservato con relativo archivio, con dati comuni e la possibilità di contenere anche dati sensibili e giudiziari. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 1 computer. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n 1 armadio per archivi cartacei, n. 2 scaffali per archivi cartacei. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: basse 2) Giudizio sul grado di protezione da incendi, che potrebbero danneggiare dati: Definizione sintetica della stanza: 1.1. DDDD stanza del DGSA - Segreteria Finanziaria, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi ai professionisti e collaboratori esterni e a tutte le ditte fornitrici di materiali e servizi, con la relativa contabilità a fini fiscali e di tenuta del Bilancio. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computer, n. 2 stampanti. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n 2 armadi per archivi cartacei, n. 3 scaffali per archivi cartacei. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: basse 2

3 2) Giudizio sul grado di protezione da incendi, che potrebbero danneggiare dati: Definizione sintetica della stanza: 1.2. DDDD stanza della Segreteria Alunni - Personale, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a tutti gli studenti, a tutti docenti in servizio a tempo indeterminato e a tempo determinato, a tutti i dipendenti non-docenti in servizio a tempo indeterminato e a tempo determinato, a taluni professionisti collaboratori esterni, a talune ditte fornitrici di materiali e servizi; tutti i documenti relativi al rapporto di lavoro, compresi in taluni casi documenti con dati particolari (informazioni reddituali a fini fiscali, quali mod. 101, certificazioni di sostituto d imposta, ecc.) nonché eventuali cartelle sanitarie personali sigillate ai fini dell applicazione del D.Lgs 626/1994. Transitano documenti in busta chiusa da inoltrare senza aprirli al Caf, contenenti dati sensibili o particolari: informazioni reddituali, patrimoniali, indirette sullo stato di salute perché ci sono ricevute di acquisti di medicinali e per visite sanitarie e altre informazioni particolari relative a oneri deducibili. Stanza dell ufficio protocollo, dove transitano per la protocollazione e in taluni casi per l archiviazione: si tratta di dati comuni ma è e possibile la presenza di dati sensibili e giudiziari. Sono depositati i registri di classe durante le ore di chiusura della scuola Dotazione di dispositivi elettronici: n. 6 computer, n. 3 stampanti, n. 1 modem, n 1 telefax, n. 1 Server, n. 1 scanner. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 CASSAFORTE, n. 5 armadi per archivi cartacei, n. 1 mobile con cassetti per archivi cartacei, n. 2 scaffali per archivi cartacei, n. 3 schedari per archivi cartacei (titolari), 2 cassettiere. 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti, terremoti o altro) che potrebbero danneggiare dati: basso Definizione sintetica della stanza: 1.3. DDBB Sala insegnanti, con armadietti chiudibili a chiave dove i docenti tengono i registri contenenti i seguenti dati : annotazione delle assenze alunni per motivi di salute, voti e giudizi sul profitto degli alunni; i registri degli insegnanti di religione contengono l elenco alunni che hanno scelto di avvalersi dell insegnamento della religione cattolica; gli insegnanti di materie letterarie conservano i temi svolti, che in rari casi contengono dati personali scritti dall alunno su se stesso, la sua famiglia e altri. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadio per archivi cartacei, n. 1 scaffale per archivi cartacei (riviste didattiche). 3

4 basso Definizione sintetica della stanza: 1.4. DDBB Stanza ARCHIVIO GENERALE nella stanza dei collaboratori scolastici sono contenuti gli archivi degli anni 2008 e Nell archivio sito sopra la palestra è collocato l archivio storico che comprende: alunni / docenti in servizio e non più in servizio / dati finanziari / registri di classe / registri esami / progetti didattici. Nella stanza dei collaboratori scolastici si trovano dispositivi elettronici: n. 1 fotocopiatore, n. 1 fotostampatore. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 2 armadi per archivi cartacei, n. 4 scaffali per archivi cartacei. (solo la stanza dei collaboratori e non l archivio storico) Definizione sintetica della stanza: 1.5. DDBD Stanza Aula Fotografia n. 1 armadietto piccolo per archiviare pratiche relative agli alunni diversamente abili trasferiti o non più frequentanti. Durante i periodi di chiusura della scuola è/non è chiusa a chiave dell edificio e di quelle specifiche della stanza e di quelle dei contenitori: elevato 2) Giudizio sul grado di protezione da incendi, che potrebbero danneggiare dati: basso Definizione sintetica della stanza: 1.6 DEDB 4

5 SEDE N. 2 / SEDE N.3 ISTITUTO COMPRENSIVO "G. CURIONI" 2.1. Stanza PRESIDENZA con archivio storico e registro protocollo riservato Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 cassaforte, n. 1 armadio con serratura, n. 2 armadi a giorno Stanza SEGRETERIA con cassaforte, vecchio inventario, registri di classe, elenchi nominativi alunni, diplomi. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadio metallico con registri vecchi, 2.3. Stanza ARCHIVIO con i vecchi documenti. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 3 scaffali Sala Insegnanti con armadietti chiudibili a chiave dove i docenti tengono i registri contenenti i seguenti dati : annotazione delle assenze alunni per motivi di salute, voti e giudizi sul profitto degli alunni; i registri degli insegnanti di religione contengono l elenco alunni che hanno scelto di avvalersi dell insegnamento della religione cattolica; gli insegnanti di materie letterarie conservano i temi svolti, che in rari casi contengono dati personali scritti dall alunno su se stesso, la sua famiglia e altri. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: armadietti chiudibili a chiave, n. 1 armadio a scaffale Per la scuola primaria: ogni aula è dotata di cattedre con cassetto a chiave per ritirare il registro personale dell insegnante e i registri di classe. SEDE N Nell atrio del secondo piano: armadio in legno con serratura contenente registri e documenti d archivio. 4.2 Ogni aula è dotata di cattedre con cassetto a chiave per ritirare il registro personale dell insegnante e i registri di classe. SEDE N Ogni aula è dotata di cattedre con cassetto a chiave per ritirare il registro personale dell insegnante e i registri di classe. Nel corridoio al primo piano n. 1 cassaforte con documenti cartacei. SEDE N Ogni aula è dotata di cattedre con cassetto a chiave per ritirare il registro personale dell insegnante e i registri di classe Sala insegnanti con armadio di sicurezza contenente documenti cartacei. SEDE N Vano al piano terreno (rientranza refettorio) con armadio di sicurezza contenente registri e documenti cartacei. SEDE N Stanza Archivio storico dell ex Direzione Didattica nel piano seminterrato Armadio di sicurezza contenente registri e documenti cartacei sito nell atrio della stanza contenente i documenti dell archivio storico. 5